A gestão de documentos envolve o planejamento e controle da produção, classificação e destinação de documentos, visando assegurar a informação governamental e a eliminação adequada de documentos sem valor. O documento discute as fases básicas da gestão, como a produção, utilização e avaliação de documentos, além de apresentar sistemas e recomendações para uma gestão documental integrada. Também aborda características do protocolo e a importância da classificação documental para otimizar a recuperação de informações na administração pública.

1. GESTÃO DOS DOCUMENTOS
CONCEITO;
CONSISTE NO PLANEJAMENTO E CONTROLE DAS ATIVIDADES
DE PRODUÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E RECUPERAÇÃO, AVALIAÇÃO,
DESCRIÇÃO E DIFUSÃO, PROTEÇÃO E DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO, VISANDO À RACIONALIZAÇÃO EFICAZ DOS
DOCUMENTOS DESDE SUA PRODUÇÃO ATÉ O DESTINO FINAL,
QUE PODE SER A ELIMINAÇÃO OU A GUARDA PERMANENTE

2. OBJETIVOS:
• Assegurar de forma eficiente, a produção
administração, manutenção e destinação de
documentos.
• Garantir que a informação governamental esteja
disponível quando e onde seja necessário ao
governo e aos cidadãos.
• Assegurar a eliminação dos documentos que não
tem valores administrativos, fiscais , legais ou para
pesquisa científica.

3. FASE BÁSICA DA GESTÃO
DOS DOCUMENTOS
• Produção dos documentos: Inclui a
elaboração de formulários, implantação de sistema de
organização da informação, aplicação de novas
tecnologias aos procedimentos administrativos.
• Utilização de documentos: Implantação dos sistemas
de arquivos, seleção dos sistemas de reprodução,
autorização do acesso ,mobiliário, materiais, local.
• Avaliação e destinação final: Programa de avaliação
que garante a proteção dos conjuntos documentais de
valor permanente e a eliminação de documentos
rotineiros e desprovidos de valor probatório e
informativo.

4. FUNÇÕES ARQUIVISTICAS VOLTADAS PARA
A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Os precursores desse estudo são os canadenses Rousseu e Couture
(1998) que apontam que um programa integrado de gestão
documental só terá sentido se as funções arquivisticas
•A criação/produção,
•Aquisição,
•Conservação/
•preservação,
•classificação,
• avaliação e descrição.

5. GESTÃO DO ARQUIVO
CORRENTE
• ARQUIVO CORRENTE:
Abrangem documentos de uso funcional,
jurídico sua tramitação legal, sua utilização
ligada às razões pelas quais foram criados.
A permanência dos documentos nesses
tipos de arquivos depende da tipologia e
principalmente da vigência.

6. O QUE É PROTOCOLO?
• Entende-se por protocolo o conjunto de operações
visando o controle dos documentos que ainda
tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata
localização e recuperação dos mesmos, garantindo,
assim, o acesso à informação.

7. ATIVIDADES DE CONTROLE
PROTOCOLO (PAES, 2004B, P.55)
a. Recebimento e classificação, registro e movimentação;
a. Expedição;
b. Arquivamento-o arquivo propriamente dito;
c. Empréstimo e consulta;
d. Destinação final

8. SISTEMA DE PROTOCOLO DO ESTADO DO
PARÁ
• O sistema do e- protocolo criado pela instrução normativa
n. 1, de 11 de agosto de 2011. Dispõe sobre procedimentos
acerca da constituição, organização e tramitação de
processos no âmbito da Administração Pública Estadual e
dá outras providências.Respnsavel pelo processos a SEAD.

9. SISTEMA DE PROTOCOLO DO ESTADO
DO PARÁ
• O PAE é um sistema de criação e tramitação de
documentos de forma eletrônica, que nos permite a
economia tanto de insumos utilizados para a
geração/criação, como papel e tinta (toner), bem como
para a entrega dos mesmos, reduzindo o uso de
combustível por parte dos órgãos que o utilizam
(https://www.uepa.br/sites/default/files/1_manual_do_p
ae.pdf0)

10. SUGESTÕES E RECOMEDAÇÕES
PAE-PA
• Criar um programa de gestão documental integrado.
• Criar um comitê gestor multidisciplinar.
• Criar uma comissão de documentos sigilosos.
• Atender ao modelo de requisitos do E-ARQ BRASIL1 ,
publicado pelo CONARQ.
• Adaptar as ferramentas do sistemas em conformidade com
os requisitos da resolução n 20/2004 CONARQ.

11. GESTÃO DO ARQUIVO
INERMEDIÁRIO
• Arquivo da primeira Idade ou Semi- Ativo. São Arquivos que
aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua
destinação final. Apresentam pequena frequência de uso pela
administração.
ATENÇÃO: A QUALQUER MOMENTO A DIREÇÃO
PODE SOLICITAR UM DOC. PUBLICA PATA
CONSULTA.

12. GESTÃO DE ARQUIVO
PERMAMENTE
• Também conhecido como de segunda Idade ou
Histórico. São os conjuntos documentais custodiados
em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso
é público.
ATENÇÃO!!
TEM VALOR INFORMATIVO,
PROBATÓRIO, CIENTÍFICA E
TESTEMUNHAL

13. SISTEMA DE ARQUIVO
• Conjunto de arquivos que, independente da posição que
ocupam nas respectivas estruturas administrativas,
funcionam de modo integrado e articulado na persecução
de objetivos comuns.
• Trata-se da integração de todos os arquivos, rotinas e
técnicas de gestão documental de uma mesma instituição.

14. FLUXO DOCUMENTAL
• Os Arquivos Correntes respondem, muitas vezes, pelas
atividades de: recebimento, registro, distribuição,
movimentação e expedição.
•
• Nas organizações, há um setor encarregado de receber,
registrar, distribuir e tramitar documentos, chamado
PROTOCOLO.

15. PROTOCOLO:
O serviço encarregado do recebimento, registro,
classificação, distribuição, controle da tramitação e
expedição de documentos, com a função de controlar
a documentação e informar, rápida e eficientemente,
onde estão os documentos que existem na instituição.
Atenção: As atividades de protocolo e arquivo
devem funcionar de forma integrada visando a
racionalização das tarefas em comum.
(Leite, 2004)

16. CARACTERÍSTICAS DO
PROTOCOLO:
A Unidade Protocolizadora é o protocolo responsável pela
autuação de documentos, ou seja, caracteriza a abertura
de processo.
O processo tratar de assuntos como: prestação de contas,
petições, requerimentos e outros que impliquem em
responsabilidade técnico-financeira e administrativa,
sendo que cada peça constitui um auto.

17. CARACTERÍSTICAS DO
PROTOCOLO
• Não são autuados documentos como convites,
comunicações de cortesia, de cumprimentos, de
agradecimentos, pedidos de informação, ou
requerimentos que devam ser encaminhados a unidade
correspondente.
• Atenção: documentos sigilosos não devem ser
protocolados.

18. TERMINOLOGIA:
Processos: São documentos reunidos
oficialmente de natureza diversa, decorrente da
ação administrativa ou jurídica, formando um
conjunto materialmente indivisível.
Autuação: transformação de documentos em
processos.
(Dicionário de terminologia arquivistica,1996).

19. ARQUIVOS SETORIAS E CENTRAIS
Setoriais: Instalados nos próprios setores que utilizam os
documentos no dia a dia;
Centrais/gerais: Estão localizados fora dos setores de
trabalho e acumulam, em um único local, documentos
provenientes de diversos setores da organização, de forma
centralizada. CENTRAL
FINANCEIRO RH

20. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS E
SUA IMPORTÂNCIA
• Classificação é a sequência de operações que, de acordo
com as diferentes estruturas e atividades da entidade
produtora, visam a distribuir os documentos de um
arquivo.

21. IMPORTÂNCIA DA
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL
• dar visibilidade às funções e as atividades do organismo
produtor do arquivo;
• Racionalização do fluxo documental;
• Agilidade e a segurança na recuperação de informações ;
• Organização da documentação acumulada,

22. PLANO/CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
DOS DOCUMENTOS DA
ADMINISTRAÇÃO PUBLICA
Esquema de distribuição de documentos em
classes, subclasses agrupandos os documentos
com mesmo tema do geral para particular
visando a recuperação da informação
facilitando as tarefas de avaliação, seleção e
eliminação atividades atípicas da gestão
documental. ( coelho,2020)

23. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
No Código de Classificação de
Documentos para a Administração Pública:
atividades-meio, as funções, atividades,
espécies e tipos documentais
genericamente denominados assuntos,
encontram-se hierarquicamente
distribuídos de acordo com as funções e
atividades desempenhadas pelo órgão.
(conarq,1997)

24. AS DEZ CLASSES PRINCIPAIS
• Classe 100
• Classe 200
• Classe 300
• Classe 400
• Classe 500
• Classe 600
• Classe 700
• Classe 800
• Classe 900

25. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
.
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

26. CLASSES PRINCIPAIS DO CÓDIGO
• possui duas classes comuns a todos os
seus órgãos: a classe 000, referente aos
assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e
a classe 900, correspondente a
ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes
(100 a 800) destinam-se aos assuntos
relativos às atividades-fim do órgão.

27. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
000 – Administração Geral
000 – Administração Geral
100
100
200
200
300
300
400
400 destinam-se aos assuntos relativos às
destinam-se aos assuntos relativos às
500
500 atividades-fim do órgão.
atividades-fim do órgão.
500
500
600
600
700
700
800
800
900 – Assuntos Diversos
900 – Assuntos Diversos