Projeto 5 Doc

Grupo 1 - Turma 1 - Inova Gestão
Sergio Ferreira de Souza - SPST
Rafael Reimberg - SPPA
Miriã Romano - SPVP
Lúcia Maria Amorim - SPCT
Débora Rosana da Silva - SPCS
Cláudio de Melo - SPPE
Armando Fabrício Ghini Jorge – SPSÉ

Nossos agradecimentos:

A valiosa contribuição dos profissionais da Fundap, pelo conteúdo apresentado
em sala de aula, nos diversos temas, mesmo que em tempo mínimo, os quais
assinalamos. Marilda, Vânia, Pepe, Veruska, Gabriela, Sergio, Álvaro, Bruno,
Fernando, Cristiane, Karina, Laura e demais colaboradores que implementaram a
grade curricular.

Ao Senhor Prefeito, Eng. Gilberto Kassab, que possui a visão da inovação e
transparência como política de Governo.

Ao Secretário de Gestão, Sr. Rodrigo Garcia, pela viabilização e por ter
proporcionado momentos de novos conhecimentos e porque não dizer: pela grata
satisfação de conhecer e reconhecer nos novos amigos que fizemos servidores
com muita vontade de levantar a bandeira da ética e da qualidade na coisa
pública.

Aos Srs. Subprefeitos que nos indicaram e dispuseram de nossos serviços, que
não são poucos, embora sejamos poucos, para agregar novos conhecimentos
que, com certeza, multiplicaremos em nosso ambiente de trabalho.

Aos nossos colegas de turma que tanto colaboraram com as trocas de
experiências adquiridas durante anos de serviço público.

2

ÍNDICE

Agradecimentos............................................................ 02

Descrição do Projeto..................................................... 04

Contexto......................................................................... 05

Análise Swot.................................................................. 08

Árvore de Problemas.................................................... 09

Árvore de Objetivos...................................................... 10

Seleção do Projeto........................................................ 11

Detalhamento do Projeto.............................................. 12

Cronograma Executivo................................................. 17

Recursos Necessários.................................................. 18

Stakeholders.................................................................. 19

Monitoramento e Indicadores...................................... 20

Anexo:

Pesquisa de nº de funcionários x escolaridade da SMSP

3

Breve Descrição do Projeto

Criar rede social entre funcionários de cada uma das 31 Subprefeituras e da
Secretaria Municipal de Coordenação das Subprefeituras, através de canais de
comunicação efetivos e funcionais, com a participação de seus gestores maiores,
os Subprefeitos e o Secretário, com o objetivo de promover a circulação de
informações e conhecimento com transparência e efetividade.
O projeto tem como objetivo criar um novo espaço para compartilhamento de
experiências, informações, idéias, de forma participativa e colaborativa, em um
universo de mais de 10.400 servidores da administração das Subprefeituras.
A participação dos funcionários dar-se-á através de uma plataforma operacional
interativa e intuitiva.
Na rede social o funcionário/servidor assume papel de protagonista da rede,
gerando conteúdo de forma autônoma.
O projeto viabiliza-se pelo baixo custo de implantação onde propomos a utilização
das ferramentas sociais da Web 2.0 já disponíveis, sendo utilizadas por diversas
organizações no mundo..
Público alvo: Funcionários das Subprefeituras.
Total: 10.430 funcionários (fonte: SGM).
Área: Município de São Paulo.

4

Contexto
Em sala de aula e nas dependências das subprefeituras constatamos que os
funcionários, em todos os níveis, não estão totalmente inteirados dos serviços
prestados e executados por sua subprefeitura, a não ser por canais como: jornais
de grande circulação e de bairro, e-mail corporativo, jornal mural e outras
ferramentas geradas pelo portal da PMSP, este pouco intuitivo.
Um item importante que notamos é a falha na comunicação dos principais
gestores com seus colaboradores, em todos os níveis.
Com base nesse contexto é que propomos um veículo de comunicação atual e de
baixo custo.
Não temos como negar o impacto que a rede global de computadores, a internet,
tem exercido sobre a sociedade. Movimentos sociais, comportamento humano e
até a linguagem utilizada pelos usuários no ambiente da web tem gerado
profundas mudanças em nosso cotidiano.
Entendemos que não existam mais fronteiras e barreiras após a inserção da WEB
2.0 e suas ferramentas sociais.

Deve-se ainda realizar um exercício de pensamento ao voltarmos no tempo e
imaginarmos que há apenas sete anos não existiam Orkut e Facebook, entre
outros sites de relacionamentos, utilizados por milhões de pessoas no mundo.
Pergunta-se: será que nossos filhos e netos viveriam hoje sem essas
ferramentas?

A facilidade de propagação de informações geradas pela conectividade é um
fenômeno irreversível, portanto a sociedade tende a mudar cada vez mais e mais
rápida por conta desse movimento.
A governança é importante para criar regras de utilização e estratégia visando o
aumento da capilaridade, evitando-se os gargalos de informação.
Em especial nas intuições públicas, revela-se a importância de aprender de forma
colaborativa e participativa através de servidores das diversas hierarquias.
Hoje a transmissão de trabalho e de outras atividades é feita de maneira
verticalizada. Pesquisas efetuadas medem necessidades de mudanças culturais e
organizacionais.

5

Uma vez que o fenômeno de interação e troca de informações na sociedade só
tende a aumentar, cabe às instituições e organizações públicas fazer uso racional
de ferramentas de comunicação, utilizando-se deste ambiente para criar estímulo
e promover a troca de conhecimento na mesma forma e conteúdo que a
sociedade.
Os órgãos públicos, cada vez mais deverão se fazer presentes nesse contexto
como forma de contribuir para que consigam estabelecer relacionamentos
estratégicos e salutares com seu público, gerando resultados satisfatórios para as
partes interessadas.
Procura-se então o alinhamento governo e sociedade, neste caso o cidadão
funcionário, pois se a sociedade se organiza em rede, então o órgão público
deverá também se organizar da mesma forma.
Nada será inventado, porém pensamos que possuímos o direito e a necessidade
do uso da inovação e das ferramentas da WEB 2.0, que significa: gente falando
com gente gerando interatividade com competência, disponibilização, atualização,
integridade e segurança nas trocas das informações.
Nas pesquisas de clima realizadas nas subprefeituras, evidencia-se que a falha
na comunicação interna é fator gerador de problemas no desenvolvimento do
trabalho, resultando em baixa qualidade na prestação serviços.
Segue abaixo alguns resultados de pesquisas disponibilizadas e realizadas nos
anos de 2008/2009 de algumas subprefeituras, o que justifica todo o arrazoado
descrito acima:

SP.ST - Comunicação - Média 6,3
27.5% estão satisfeitos totalmente, 72,5%, parcialmente satisfeitos/insatisfeitos e
totalmente insatisfeitos.
Analisando as afirmativas que compõem esse Indicador, constata-se que a
comunicação efetuada pelos colegas e pela chefia é melhor que o sistema interno
de comunicação.

6

SP-PE - Comunicação - Média 6,2
24,2 % estão totalmente satisfeitos, 73,8 % estão parcialmente satisfeitos,
insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que compõem
esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas e pela
chefia é melhor que o sistema interno de comunicação.

SP - CT - Comunicação - Média 6,5
38,89 % estão totalmente satisfeitos, 61,1 % estão parcialmente
satisfeitos,insatisfeitos e totalmente insatisfeitos. Analisando as afirmativas que
compõem esse Indicador, constata-se que a comunicação efetuada pelos colegas
e pela chefia é melhor que o sistema interno de comunicação.

SP-VP - Comunicação - Média 6,5
24,12% estão totalmente satisfeitos, 75,88% estão parcialmente satisfeitos,
chefia é melhor que o sistema interno de comunicação.

SP- SÉ - Sistema de Comunicação Interna
24,12% estão totalmente satisfeitos, 75,82 % estão parcialmente satisfeitos,
chefia é melhor que o sistema interno de comunicação

7

ANÁLISE DE RISCOS - MÉTODO SWOT

AVALIAÇÃO INTERNA AVALIAÇÃO EXTERNA

PONTOS FORTES PONTOS FRACOS OPORTUNIDADES AMEAÇAS

FORÇA DE NECESSIDADE DE ACESSO A MOBILIDADE DA
TRABALHO CAPACITAÇÃO INFORMAÇÕES LIDERANÇA

ANSEIO POR DIFICULDADE DE DESCOBERTA DE
MUDANÇA IMPLANTAÇÃO DOS NOVOS TALENTOS
PROJETOS INICIAIS

EXPERIÊNCIA MOTIVAÇÃO PELA
PROFISSIONAL QUALIDADE DE
DESMOTIVAÇÃO SERVIÇO

8

Árvore de problemas
Será introduzida em folha própria a parte
Já esta pronta

9

Árvore de Objetivos
Será introduzida em folha própria a parte
Já esta pronta

10

Seleção do Projeto

A insuficiência de canais de comunicação e interatividade em tempo real entre as
diversas unidades e servidores da PMSP, neste projeto consideradas as 31
Subprefeituras e a própria Secretaria, entendemos prejudicar o aproveitamento
mais eficiente do potencial representado pelo conhecimento acumulado e a
diversidade multidisciplinar dos funcionários da nossa Administração Municipal.
A ação decorre da elaboração de uma árvore de problemas em sala de aula, com
o tema central: Comunicação Corporativa Deficiente nas Subprefeituras.
De uma série de ações que poderiam ser empreendidas, escolhemos para o
equacionamento do problema central a ação da criação de um canal ágil,
moderno e eficaz na interatividade e transparência:
1. Uso da Web 2.0 e de ferramentas sociais gratuitas e de fácil aprendizado, que
são utilizadas no dia a dia pelo cidadão.
2. Uso de Equipamento Net móvel, de manuseio fácil e de custo reduzido.

WEB 2.0: o que traz de novo?
Imagine que você precisa reformar o piso da cozinha, mas acha que sua família
também deveria dar opinião.
Como todos têm diferentes horários na casa e pouco se encontram, você decide
escrever um bilhete para cada um, contando o que pretende e pedindo sugestões.
No dia seguinte, percebe que deixaram uma pilha de bilhetes para você em res-
posta. No entanto, como os outros não conversaram entre si, acabaram dando
idéias repetidas, muitas vezes inviáveis.
Então, você se dá conta de que seria muito mais fácil pegar uma cartolina branca,
colocar no centro o tema da conversa (reforma do piso da cozinha), pendurar na
parede da sala e convidar a sua família a deixar todas as sugestões no mesmo
lugar. No final de dois dias você não apenas vê que todos participaram e
contribuíram para a decisão, como percebe que foi mais produtivo.

A web 2.0 estimula essa possibilidade de compartilhar. Com suas possibilidades
interativas e colaborativas, acentua a participação dos usuários na web,
aproveitando a inteligência coletiva para organizar mais eficientemente a rede,
mas, principalmente, elegendo este usuário como o seu principal produtor de
conteúdo.

11

É um projeto inovador no âmbito da
PMSP, ao propor a criação de uma rede
de canais de comunicação entre diversos atores das subprefeituras, ou seja,
gente falando com gente e com o governo, de forma a permitir que este
intercâmbio de conhecimento, experiências e informações possam ser
compartilhados e apropriados por todos, inclusive pelo governo municipal,
contribuindo assim, para o aperfeiçoamento da máquina administrativa e
melhoria de qualidade dos serviços prestados a sociedade.

Detalhamento do Projeto

Objetivos Específicos:
Criação de redes internas de comunicação na SMSP e em cada uma das 31
Subprefeituras e da Secretaria, esta será o 32º site, que é o da iSMSP que será o
site de integração, apresentando o índice do que melhor ocorreu em um período,
nas subprefeituras, seja semanal quinzenal ou mensal, gerando uma competição
saudável entre as subprefeituras, utilizando ambiente Web 2.0, com o seguinte
conteúdo:
- Vídeo institucional de mensagem do gestor maior (secretário e subprefeitos)
dirigido aos funcionários, com freqüência de postagem a critério do gestor.
- Área de postagem institucional de cada uma das coordenadorias e gabinete,
com de acordo com a necessidade, conveniência e oportunidade do tema, a ser
definido pelo gestor de cada área.
- Área de postagem para informações de interesse dos funcionários, como
legislação, cursos, eventos, fotos, vídeos, e links direcionados aos assuntos de
interesse..
- Áreas de postagem de sugestões, idéias, histórias pessoais ou coletivas,
revelação de talentos e outros.

12

- Áreas de comunidades: fórum, chat e outras atividades a serem propostos pelos
colaboradores e gestores do projeto.

Algumas ferramentas gratuitas que poderão ser utilizadas

Escritório virtual: espaço de trabalho digital.
- Agenda: Google Calendar.
- Mapas: Google Maps.
- Atualizações: Google Alert.
- Aplicações: Google Doc´s e Zoho doc´s.
- Cronograma e gestão de produtos: Ganti Project.

Blog: espaço de publicação de conteúdo:
- Blogger, Terra blog, WordPress, Uol blog.

Criação de Sites:
- Google sites, Yahoo, Geocities, Webs, Wetpaint.

Editor de fotos:
- Flickr, Picasa, Photoscape, Photoshop Express.

Gerenciamento de favoritos.
- Delicious, Simpy, Pagestacker.
- Microblog.
- Twuitter, Jaiku, Yammer.

Compartilhamento de Documentos:
- Textos: Google doc´s, Scrib.
- Fotos: Flicker, Picasa.
- Slides: Slideshare.
- Vídeos: Youtube, Vimeo, Google Vídeos.

13

Rede Social:
- Orkut, Myspace, Facebook, Ning, Linkedin

Atividades e Tarefas

Fase de Implantação:

Definição do Gerente de Projeto - GP:
• Escolha do Gerente do projeto na Secretaria - indicado pelo secretário
SMSP.

Divulgação do projeto:
• Preparar tema para evento de divulgação do projeto, tratando-se de
palestra sobre gestão do conhecimento e web 2.0 pelo GP.
• Definir palestrante, tratando-se de figura de notório saber na área da
gestão do conhecimento - GP.
• Contratar palestrante – GP.
• Definir data do evento - Secretário SMSP.
• Convidar os 31 subprefeitos para o evento de apresentação do projeto -
Secretário SMSP.
• Realizar o evento - GP.

Definir Gerentes de Projeto (GPSP) nas Subprefeituras:
• Escolha do gerente - Subprefeito.
• Encaminhar nome do gerente à SMSP - Subprefeito.

Criação de comitê provisório para implantação do projeto:
• Criar comitê de implantação formado pelo gerente de SMSP (GP) e
gerentes das subprefeituras (GPSP) - Secretário.
• Escolher webmaster para auxiliar comitê de implantação - GP.

14

Definição de ferramentas sociais a serem empregadas:
• Agendar reunião do comitê de implantação - GP.
• Convidar gerentes das subprefeituras para reunião - GP.
• Convocar webmaster para reunião - GP.
• Reunir comitê para definir ferramentas sociais, hospedagem e manutenção
das redes - Gerentes e Webmaster.

Criação de comitês editoriais nas 31 Subprefeituras e SMSP:
• Criar comitê composto pelo gerente, Secretário, Subprefeitos, Chefes de
Gabinete e Coordenadores.
• Definir manual de ética para utilização da rede - comitê editorial

Definição dos Gestores de Conteúdo - GC:
• Escolher gestores de conteúdo representantes de cada uma das unidades.
- Subprefeitos, Coordenadores e chefias das unidades.

Capacitação:
• Realizar treinamentos/Oficinas em operação de web 2.0 para os gestores
de conteúdo – SUGESP + Informática..
• Realizar treinamentos básicos/Oficinas em web 2.0 para funcionários
usuários e colaboradores – SUGESP + Informática.

Desenvolver a página da rede:
• Indicar webdesigner para elaboração do site - GPSP
• Layout do site - webdesigner e comitê editorial.

Adequar equipamentos:
• Levantar situação dos equipamentos existentes - informática.
• Dimensionar necessidades de atualização de hardware - informática.
• Adquirir hardware - Subprefeito/Informática/Suprimentos.
• Instalação do hardware necessário a operação da rede - Informática.

15

Implantar a rede:
• Implantar a rede - GPSP e Webdesigner.

Divulgar a rede:
• Preparar evento de lançamento da rede, tratando-se de palestra em local a
ser definido pela subprefeitura GP/GPSP.
• Realizar evento de divulgação da rede GP/GPSP.
• Divulgar a rede através dos meios de comunicação disponíveis. –
SUGESP/Assessoria de Comunicação.

Fase de Operação

Inserir vídeo institucional do Secretário/Subprefeito:
• Criar vídeo – Secretário/Subprefeito e Assessoria de Imprensa.
• Postar vídeo - Webdesigner.

Inserir informações institucionais:
• Definir informações a serem inseridas - Gestor da Unidade.
• Inserir informações Gestor de Conteúdo.

Inserir informações de interesse funcional:
• Definir informações - SUGESP.
• Inserir informações - Gestor de Conteúdo.

Inserir informações de conteúdo pessoal:
• Alimentar áreas de postagem de conteúdo pessoal – Colaborador.
• Inserir sugestões, idéias, histórias, talentos - Colaborador.

Efetivar conversação:
• Acessar fórum e chat – Funcionários colaboradores.

Monitorar e controlar a utilização da rede:
• Monitorar a utilização - GPSP e Webdesigner.
• Controlar e efetuar a regulação da utilização - Comitê editorial.

16

Cronograma Executivo

Programa
DETALHAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO
ATIVIDADES GOVERNANÇA PRAZO (DIAS)
Definir o gerente do projeto (SMSP) Secretário 15
Divulgar o projeto Gerente 15
Definir os gerentes do projeto GPSP's e Webdesigner Subprefeitos 15
Contratação do WebMaster por 60 dias SMSP
Criar comitê provisório de implantação formado pelos gerentes SMSP 45
Definir ferramentas sociais Comitê Provisório
Criar comitês editoriais Subprefeitos
30
Definir gestores de conteúdo Subprefeitos
Capacitar Gestores de Conteúdo Subprefeituras
Adequar equipamentos Subprefeituras
Desenvolver a página da rede Subprefeituras 60
Implantar a rede Subprefeituras
Divulgar a rede Subprefeituras

TOTAL 180
Em horas/homem/funcionários PMSP foi apropriado um custo de R$ 350.000,00.
Custo de contratações:- palestrante para palestra de sensibilização: R$ 3.000,00.
- webmaster para consultoria no desenvolvimento do site: R$ 20.000,00.
- capacitação de gestores de conteúdo e colaboradores: R$ 25.000,00.
- adequação de equipamentos para melhoria no desempenho da rede: R$ 100.000,00
- Os recursos serão da própria dotação orçamentária da PMSP.

FundapEgap Fundação do Desenvolvimento Administrativo

17

Recursos Necessários

Recursos Humanos na fase de Implantação:

Número de Pessoas para desenvolvimento das informações:
01 Gerente de Projeto
01 Webdesigner

Gestores de Conteúdo:
01 Assessor de comunicação.
02 Estagiários de comunicação.
02 Informática.
03 Coordenadores CPDU/CPO/CAF.
02 Representantes do gabinete
01 Sugesp
01 Praça de atendimento
01 Gestor de Qualidade

Recursos Materiais:
Equipamentos Hardware - usar os microcomputadores das Subprefeituras.
Atualização de Software para uso dos diversos meios de transmissão.
CAMERA DE VIDEO DIGITAL hdtv COM TRIPÉ E ASSESSÓRIOS.
Aquisição de Internet móvel – banda larga 3G

18

Recursos Financeiros
Recursos próprios da Prefeitura e parcerias em faculdades setoriais no sentido de
oferecer oficinas em prédios próprios – Ex.: Escola do Servidor Público.
Gerente de Projeto SMSP. R$ 20.000,00
Custo de Webdesigner SMSP: R$ 1.500,00/ mês.
Capacitação dos gestores de conteúdo: R$ 80,00 h/aula.
Divulgação e Capacitação dos colaboradores: R$ 80,00 h/aula.
Campanha de divulgação nas Subprefeituras: R$ 80,00 h/aula.
Capacitação dos usuários: Sugesp prazo 60 dias p/ sub. R$ 80,00/hora professor
sala de 30 alunos.
Aquisição de banda larga móvel para os gerentes de conteúdo e colaboradores,
sendo que os gerentes de conteúdo poderão ficar com o equipamento 24horas
diário e os demais estariam disponibilizados em cada setor da subprefeitura com
finalidade de total independência da rede atual.
O total dos recursos estimados encontram-se na folha 16.

Stakeholders
Comitê Editorial: Secretário SMSP e Assessoria Técnica
Subprefeitos e Assessoria Técnica
Coordenadores
Gerente do Projeto
Estagiários de Comunicação
Gerente da Praça de Atendimento
Webmaster
Webdesigner
Operadores de Informação
Instrutores para capacitação

19

Monitoramento do Projeto
Número de acessos.
Número de idéias/sugestões/críticas.
Número de vídeos produzidos.
Número de postagens realizadas.
Ganhos com efetividade nas compras obtidos através de comunidades de prática.

Indicadores
Número de acessos por mês por mês.
Número de idéias/sugestões aproveitados pela administração por semestre.
Número de vídeos por semana.
Número de postagens semanal
Redução de gastos: custo de compra atual / compra anterior.

“Você deve ser a mudança que deseja ver no mundo.”
Mahatma Gandhi

20

Projeto 5 Doc

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Destaque

Semelhante a Projeto 5 Doc

Mais de Inova Gestão

Projeto 5 Doc