Este documento fornece sugestões práticas para a organização de eventos, abordando questões como planejamento, convites, comunicação social, equipa, receção, sala, segurança, higiene, ensaios, composição da mesa, curso da sessão, cenários de contingência e recursos necessários.

1. Organização de eventos Sugestões práticas

2. As perguntas essenciais O quê? Para quê? Qual é o resultado final desejado? Para quem? Onde? Como? Quando? Quem faz o quê? Que recursos? Concorrência?

3. Planeamento do evento Definição exacta do que se pretende fazer e de quais são os resultados finais a alcançar (metas) Definir um Guião com descrição de etapa-a-etapa. Cronograma, com tempos bem definidos. O quê? / Para quê?

4. Planeamento (cont.) Fluxo dos convidados. (entrada, passagem, saída,..alternativas de segurança). Quem conduz a comitiva (á frente) Gráficos de disposição de elementos. Responsáveis por etapa. O quê? / Para quê?

5. Convites Definição do universo de convidados. Mailing-list bem trabalhada, com a devida segmentação. Utilização de NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos formais. Mensagem do convite. Não esquecer informação essencial (data, dia da semana, hora, local/morada…). Para quem?

6. Convites (cont.) Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall 72 h. antes. Publicitação abrangente para eventos de espectro largo: anúncio media, site institucional,.. Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro, google maps)+local de estacionamento + próximo.. Para quem?

7. MCS Lista segmentada de jornalistas. Convite (2 semanas antes) com press-realese (Curto, incisivo, indo do mais importante para o menos – pirâmide invertida). Informação para as agendas e recall dos convites com 72 horas de antecedência. (á chegada) pasta de imprensa – resumos / comunicações integrais / documentação acessória, imagens digitais,...) Para quem?

8. MCS (cont.) Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e imagem. Prever momento para fotógrafos. Cuidar do enquadramento para fotografias. (no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas após o evento, com as entidades presentes de maior interesse jornalístico. Cuidar do enquadramento para imagem e de sossego suficiente. Para quem?

9. Equipa Quem faz o quê –cuidado com as “bolas para terra de ninguém..” Quem coordena. Reunir competências diversas: relações públicas, operação som/luz/computador, comunicação,.. Guião mt detalhado com toda a informação.. Mecanismo de inter-comunicação ( do gesto/olhar, à mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..) Reuniões: De arranque e planeamento De monitorização da preparação De véspera (ensaios / testes) De pré-execução ( 1 hora antes inicio da operação) De avaliação Quem faz o quê?

10. Recepção / Acolhimento Prever uma zona de acolhimento. As boas-vindas são o primeiro passo de transformar um evento num acontecimento “quente”. Colocar indicações óbvias, ou “sinaleiros” no trajecto até à sala; prever “buracos negros”. Onde? Como? Quando?

11. Recepção / Acolhimento (cont.) Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de materiais informativos gerais, de identificador; mas não de comunicações a serem apresentadas. Registar as presenças. Pedir contactos para BD (pp. E-mail) Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera para que tudo esteja a postos para começar. Onde? Como? Quando?

12. Sala Disposição da sala: sentados/de pé... ; plateia, semicírculo, círculo; Canais de circulação (publico e convidados): meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados.. Cálculo da capacidade para gestão de entradas. Cadeiras: conforto, ruído, distância,.. Iluminação: natural/artificial; garantir destaque para centro do evento; redução com projecções; Onde? Como? Quando?

13. Sala (cont.) Temperatura: procurar equilíbrio. Calor mata um evento; frio também. Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp. depois de algum tempo e para eventos com mt gente. Projecção: suficientemente legível da última fila. Operador ou apoio técnico sempre presente. Apresentações previamente instaladas e testadas. Onde? Como? Quando?

14. Segurança Verificação de extintores mais próximos. Saídas de emergência desimpedidas. Contactos de Bombeiros e polícia em local acessível. (VIP) Garantir vigilância do circuito de transito com atenção a qualquer elemento estranho Protocolo de acção para indisposições, desmaios,.. Onde? Como? Quando?

15. Higiene Verificar existência de WC próximos, bem indicados e limpos. Garantir a sua higiene: antes, durante e depois – piquete de limpeza Não falhar pormenores: papel higiénico, sabonete líquido, toalhas de papel, caixotes de lixo.. Ter alternativas identificadas em caso de avarias, sobrelotação,.. Onde? Como? Quando?

16. Ensaios e testes Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 min. antes. O som deve ser testado 1 min. antes de começar, ligando os micros e verificando que estão a funcionar bem. Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajectos,…). Onde? Como? Quando?

17. Composição da mesa Precedências: mesa Plateia 1 2 3 4 6 5 7 Onde? Como? Quando?

18. No centro da mesa fica o convidado mais importante. A distribuição protocolar dos lugares é feita com o nº 2 à direita do nº1, o nº 3 à esquerda do nº1, … O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no último lugar (é esse que nós preferimos…) Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem ascendente de importância. Depois do convidado principal – último a falar – mais ninguém intervém. Um apresentador declara aberta a sessão, dá as entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão. Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador seguinte. Onde? Como? Quando?

19. Curso da sessão Cumprimento do guião Atenção ao ritmo e combate aos tempos mortos. Papel do moderador e da organização. Controle on-going Comunicação de olhares: chefe do evento - lugar tenente - equipa. Importância essencial dos factores de conforto e de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projectados,… Onde? Como? Quando?

20. Cenários de contingência Pouca participação – distribuição malhada, tirar cadeiras alargando espaços, chamar figurantes,.. Excesso de participantes – retirar cadeiras para dar lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição fora de portas,.. Falha de conferencistas – o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sessão Falha de som e de audiovisuais. – microfones suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas adicionais, portátil alternativo,… Falha de electricidade. – saídas de emergência, luz de presença,.. Onde? Como? Quando?

21. Materiais de apoio Plateia: cadeiras dispostas com espaço suficiente de passagem (– 2 palmos) Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenário fundo. Audiovisuais: projector, tela, sistema som Computador portátil Bandeiras Cenário de fundo. Plantas e flores. Placas comemorativas. Bastidores e mesa de apoio organização. Águas e copos para conferencistas. (Atenção ás substituições e reabastecimentos.) Identificadores ( toblerones ) de dupla face para conferencistas qd existe mesa. Recursos?

22. Som Microfones – com (ligação dos cabos) /sem fios (pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido,.. Pés e suportes – capacidade de ajustamento. Amplificador e colunas. Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é necessário compensar. Feed-back – retroalimentação: o som das colunas está a reentrar nos micros. Ruídos parasitas. Operador sempre presente (depois do último teste – 1 min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para monitorizar o som, tendo disponível mesa de controle Recursos?

23. Decoração Do espaço: sóbria, com referências à imagem corporativa (cartaz, logotipo..); sem nada que distraia. mesa presidencial: Plantas: base da mesa. Flores: em cima da mesa (que não tapem, nem incomodem..) Recursos?

24. Tradução simultânea Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de tradução. indicação dos canais por língua. Disponibilização de textos (qd existem) para facilitação do trabalho dos tradutores. Avisar conferencistas para falarem + lento. Recursos?

25. Concorrência Verificação prévia de: Datas incompatíveis (feriados) ou inconvenientes (6º feira à tarde; dia de ponte) Outros eventos agendados, na mesma área temática Outros eventos de grande impacto mediático Greves marcadas. Concorrência?