50 perguntas e respostas em eventos

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50 perguntas e respostas em
eventos
Reginaldo Rispoli
Agosto -2015

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Olá...
O setor de eventos é um dos maiores contribuintes na formação
do Produto Interno Bruto Brasileiro, gera empregos e dignidade
a um universo expressivo de cidadãos. As empresas utilizam os
eventos como ferramenta de difusão e consolidação de suas
marcas, consequentemente a indústria do turismo têm nos
eventos uma das maiores fontes de arrecadação de divisas.
No intuito de democratizar o conhecimento e favorecer o acesso
à informação o autor brasileiro de maior vendagem de livros de
eventos Professor: Reginaldo Rispoli lança o e-book
50 perguntas e respostas em Eventos. Projeto que tem por
finalidade difundir a importância do segmento de eventos para
as cidades, empresas, entidades e cidadãos.

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1-Qual o papel do produtor, do idealizador, do produtor executivo,
gestor em eventos, personal em eventos, cerimonialista, do
coordenador do evento, do coordenador de montagem entre outros?
O gestor ou produtor executivo são os cabeças da comissão central
organizadora que também poderá receber outra denominação.
Distribuem funções e coordenam os trabalhos, em especial monitoram
as ações que acontecem no pré-evento.O produtor é segundo homem
do staff. O idealizador nem sempre executa, regularmente terceiriza a
produção.
O cerimonialista faz o mesmo papel do gestor ou produtor executivo,
entretanto assim é chamado nos eventos sociais.
O personal é uma nova denominação aos profissionais que executam
projetos ou idealizam para empresas ou famílias.O coordenador pode
ser um profissional que assumirá a execução e controlará as ações na
semana, no período ou no dia ou até mesmo em toda a preparação da
produção. O cargo de coordenador de montagem regularmente é
ocupado por um profissional que em sua expertise acumula
conhecimentos sobre vários itens pertinentes a montagem.
A ausência de uma terminologia padrão fará com que você perceba a
ausência de citação de alguns profissionais, porém nossos
regionalismos e a falta de regulamentação nos impede de melhor
especificar, entretanto, buscamos na base etimológica a
fundamentação da ideia.
2-Que ações devo fazer para que o credenciamento do meu evento
seja um sucesso e aconteça de forma prática e moderna?
 Orientar e treinar a equipe que distribuirá as credenciais. Criar
caderno de orientações;
 Elaborar a lista de prováveis credenciados;
 Confeccionar os modelos que serão utilizados por todos os
envolvidos. Recomenda-se a utilização de cores diferentes para
cada função. Caso tenha condições utilize código de barras ou

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sequências numéricas perfuradas para a leitura na entrada e
saída.
 Defina vários pontos para a execução do credenciamento;
 Imprima previamente as credenciais;
 Solicite a imagem dos participantes na operação dos eventos
ou utilize webcam que favoreça a impressão das credenciais da
equipe de trabalho
 Crie o regulamento do credenciamento e o disponibilize no
hotsite do evento;
 Marque a data específica e avise através de circular o dia que a
imprensa deverá retirar junto à organização as credenciais de
sua equipe de trabalho.
3-Em venda de ingressos o que adotar para evitar a falsificação?
Você deverá utilizar na produção de ingressos:
 Papel moeda ou papéis especiais;
 Selos holográficos;
 Sequências numéricas perfuradas;
 Marcas d’água;
 Código de barras ou cartões em plástico rígido com tarja
magnética e demais dispositivos de leitura ótica etc.
4- Que maquiagem e esmaltes deve utilizar a recepcionista em
atuação, bem como deve ser arrumado o cabelo para eventos de
várias tipologias?
A maquiagem deve ser sóbria assim como deve ser a recepcionista
(leve pó compacto e batom cor de boca). Seus cabelos devem ser
presos no estilo coque ou até mesmo “rabo de burro”. As unhas
devem ser pintadas na cor rosa claro ou base.

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5-Quais são os critérios para a escolha e contratação de uma empresa
de segurança para atuar nos eventos e qual a média necessária para
atender a demanda do evento?
As empresas de segurança devem ser autorizadas pela Policia Federal e
deve ser escalado um profissional para cada cem participantes.Cabe
afirmar que para shows deverão ser escalados seguranças sem coletes
em locais estratégicos (palco, camarins, caixas de energia,
proximidades dos caixas e sanitários)
6-Quais são os principais tipos de coquetéis?
 Party – salgados e bebidas;
 Souper – salgados e bebidas acrescidos de um prato quente;
 Volante – bebidas;
 Buffet – todas as iguarias ficam colocadas à mesa.
7-Qual a função dos brunchs?
Os brunchs, que vieram contribuir com as reuniões de longa duração
ou mesmo substituir os almoços de negócios, cumprem também com o
papel de pausa ou forma de encontro e são tratados por outros
autores como eventos.
8-Quantos garçons devem trabalhar em coquetéis com assentos à
mesa?
Escale um garçom para cada cinco mesas, ou para atender o máximo
de vinte pessoas.
9-Qual a quantidade ideal de salgados, doces, vinho, cerveja e uísque
deverão ser servidos para um coquetel que não contará com o
serviço de jantar?
Quantifique quinze salgadinhos (depende do tamanho), dez docinhos,
400ml de vinho, 600ml de cerveja e três doses de uísque (valores
médios) por pessoa

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Obs:. Cabe lembrar que tais referenciais devem contar com uma
margem extra de segurança de no mínimo de 20%, assim como o
quantitativo de bebidas variará de acordo com o clima e faixa etária
dos convidado.
10-Qual a quantidade de queijos devem ser servidos nos eventos?
Sirva entre 250g e 300 g de queijo por convidado, sendo que a
primeira opção para as mulheres e segunda para os homens.
11-Porque devemos servir sorbês em queijos e vinhos?
O sorvete de tangerina propiciará aos participantes a sensação de
assepsia nas papilas gustativas.
12-Para que todos tenham a mesma possibilidade de conforto o que
deve fazer o gestor em eventos na fase de preparação dos eventos?
Quantificar o universo de materiais, mobiliários etc. Torna-se
necessário deixar quantidade de reserva para as necessárias
substituições. Em relação à distribuição de materiais e mobiliários é
preciso criar instrumentos que possibilitem o controle e a devolução.
13- Em relação ao fornecimento de opções alternativas para lanches
o que deve articular a Comissão de alimentação?
 Fazer a previsão do quantitativo de público e informar aos
responsáveis pelos bares e restaurantes envolvidos.
Preferencialmente, criar tabela de preços na intenção de evitar
a cobrança de preços abusivos;
 Estabelecer o padrão de higiene e as normas disciplinares.
14- A praxe de mercado em eventos de capacitação ou coorporativos
determina que sejam servidos pelo menos água e café em lanches
intervalos de pausa. O que pode dinamizar ou programar o gestor
caso tenha orçamento restrito?

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Definir a quantidade de coffee-break necessário e buscar parcerias de
degustação com empresas fabricantes de alimentos.
15-Qual o tempo mínimo ideal para pausa?
Defina o tempo mínimo de intervalo de vinte minutos a cada turno do
evento.
16-Servir água mineral em copos ou garrafas de 500ml para grande
universo de pessoas além de onerar os custos de produção requer
uma logística mais complexa. O que deve planejar o gestor ou a
comissão de infraestrutura?
Instalar bebedouros em locais estratégicos e ponto com água potável
em eventos de massa e ao ar livre.
17-Em determinados períodos do ano conviveremos com o risco de
sol muito forte ou chuva, o que fazer para minimizar tais problemas?
Fazer a previsão da utilização de toldos, marquises, lonas de circo e
pirâmides distribuídos em locais estratégicos de circulação, entrada e
saída e estacionamentos.Crie croqui dispondo tais acessórios.
18-Prever e dotar de condições os ambientes são pré requisitos
mínimos que devem ser planejados pelos gestores. Cite pelo menos
três itens fundamentais em todos os eventos?
 Eliminar utilização de pisos acarpetados em locais de grande
tráfego;
 Limpar o piso sempre que necessário, jamais o piso deverá
estar escorregadio.Limpar todas as áreas antes da realização e
com constante regularidade;
 Revisar e isolar os fios de eletricidade. De preferência deverão
ficar fora do alcance das pessoas.

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19-Conservação de sanitários sempre foi tido pelos participantes em
eventos como um ponto falho do planejamento em eventos o que
não devermos esquecer em hipótese alguma ao elaborar o
planejamento?
A previsão de uma bateria de banheiros para cada trezentos
participantes.Deverão ser planejados de forma diferenciada a inclusão
de sanitários adaptados;
Escalar um profissional para supervisionar a limpeza dos banheiros.Os
banheiros deverão estar limpos, conter papel higiênico (Rolos
industriais), toalhas descartáveis e sabonete líquido. Deverá contar
com a luminosidade necessária.
20-Em que deve ser fundamentado o estudo de viabilidade de um
evento?
 Componha a equipe de profissionais que atuarão no pré-
evento;
 Aplique a técnica brainstorming focando na temática e
identifique e defina o perfil do evento e do público;
 Faça simulações e cruzamento de dados e análise:
 A viabilidade financeira do evento;
 Os custos estimados com locações, contratações e demais
serviços e necessidades. Aplique pelo menos 20% a mais nos
valores obtidos, como margem de erro;
 O nível de risco mercadológico;
 O prazo hábil para a execução;
 O universo de público que demanda para que o evento não
seja considerado um fracasso financeiro ou de retorno para os
patrocinadores e apoiadores;
 Avalie se as áreas físicas atenderão à demanda de público e aos
interesses (áreas e infraestrutura) e necessidades da produção
(quantitativo de público necessário para a obtenção de retorno
financeiro);

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 Os custos de transporte aéreo, hospedagem e alimentação para
a equipe de trabalho, atrações e convidados. Cruze os dados e
avalie a viabilidade de ser realizado na cidade escolhida;
 Prováveis patrocinadores ou apoiadores;
 O grau de relevância cultural e se o projeto será registrado nas
leis de incentivo.
21-Quais são os primeiros passos para a execução de eventos de
qualquer tipologia?
Faça a leitura e interpretação do briefing e agilize as tramitações ou
consulte a memória da edição anterior;
Avalie as condições de trabalho e observe se será possível distribuir o
trabalho em comissões ou compor uma equipe multiprofissional;
Distribua competências e funções;
Componha a memória do evento atual.A memória deverá ser
composta a partir da aplicação do brainstorming como estratégia de
investigação e registrar as ações do pós evento.
Obs:. Caso você nunca tenha executado um evento, sugiro que você
prepare algumas perguntas para dinamizar o brainstorming.A técnica
também poderá ser aplicada como referência básica no estudo de
viabilidade.
22- Como identificar os pontos problemáticos ou que colocam em
risco a integridade física do participante do evento?
Ao fazer a vistoria de escolha do Centro de eventos anote os pontos
problemáticos no que se refere a áreas físicas (fios desencapados,
buracos no piso, guarda corpo solto, degraus de escada maiores entre
muitos.
23-Caso não consiga fazer todas as mudanças ou agilizar as
providências em tempo hábil que solução adotar?

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Isolar os locais vulneráveis a acidentes. Coloque placas de identificação
ou escale profissionais para auxiliar o público em deslocamento de
pessoas.
24-Em relação a energia elétrica o que fazer?
 Avaliar a capacidade de carga dos disjuntores e fazer as trocas
necessárias;
 Revisar as tomadas e conferir a voltagem de equipamentos
elétricos;
 Evitar a permanência de fios desencapados e cabos de energia
passando pelo chão.A legislação de alguns estados prevê que
os fios e cabos de energia deverão passar por via aérea;
 Isolar as caixas de energia. Em especial as mesmas deverão
ficar distante do contato com o público;
 Teste o telhado de palcos e observe se há goteiras pois a água
é condutora de energia. Toda e qualquer goteira deverá ser
consertada independente do local onde se encontra. É
inconveniente e desagradável.Direcione as calhas de
escoamento de água para locais seguros e longe de fios e cabos
elétricos;
 Revise os brinquedos de parques de diversão regularmente,
bem como, deverão ter a sua fonte de alimentação de energia
ou de inflar brinquedos isoladas.
25-Cite aspectos importantes na prevenção de acidentes e que
muitas vezes passam despercebidos pela equipe de produção?
 Avaliar o estado das louças dos banheiros. É conveniente
observar se as louças não estão quebradas ou soltas;
 Utilizar apenas pisos antiderrapantes em sanitários de teatros,
centros de eventos e outros;
 Evitar que os responsáveis pela limpeza apliquem excesso de
cera no piso;

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 Conferir e substituir cadeiras de auditórios com pranchetas que
possuem barra antipane e que estejam quebradas;
 Substituir mesas com pés em falso ou desniveladas.
26-Em relação a extintores de incêndio o que fazer?
 Utilizar sempre os extintores ABC que atenderão a várias
demandas;
 Manter em local visível e bem sinalizado extintores para
equipamentos elétricos;
 Destinar para cada botijão de gás de cozinha um extintor de
incêndio.Ao montar praças de alimentação respeite a distância
mínima estabelecida pela legislação;
 Destinar extintores para as peças de decoração que recebam
materiais inflamáveis, velas ou fogo.
27- É fundamental contratar brigada de incêndio para todos os tipos
de eventos?
A produção deverá contratar brigada de incêndio para o controle e
acompanhamento do desenvolvimento do evento, onde a demanda de
público e equipamentos exigir.O Corpo de Bombeiros Militar poderá
auxiliar na identificação da necessidade.
28-Que papel ocupa o coordenador de plenária em eventos técnico
científicos?
Dar condições ao palestrante ou conferencista de fazer sua
explanação, bem como controla o tempo e faz a triagem das
perguntas. O auxiliar de plenária distribui os formulários de perguntas
e os recolhe. Faz a leitura e passa para o coordenador. Deve utilizar
efeitos sonoros, de iluminação ou visuais na intenção de informar o
tempo hábil que ainda resta ao palestrante.
29-Que papel ocupa o auxiliar de plenária em eventos técnico
científicos?

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Suprir as necessidades do palestrante, debatedor e outros, todavia,
cumprir com o rito do controle de tempo, distribuição e recolhimento
de formulários de perguntas, contato com o helpdesk e equipe técnica
de operação de instrumentos.
30-Qual a função do despachante em eventos no que se refere a
tramitação burocrática?
Protocolar toda a documentação junto aos órgãos públicos e
acompanhar a tramitação bem como vistoria de aprovação.Contratar
seguros e pagar taxas de liberação de realização de eventos,
31- Que papel ocupa o moderador em debates?
Evitar o conflito entre os debatedores, assim como combinar as regras
antes do evento. Em alguns casos apresenta a síntese dos temas
debatidos.Faz a leitura do currículo dos debatedores ou a encaminha
para o Mestre de cerimônias.
32-Que trajes utiliza a recepcionista em eventos, que acessórios
pode usar e evitar?
Tailleur ou terninho e blusa branca de pequeno decote, como
acessórios deve evitar utilizar brinco longos e argolas.Utiliza ainda
bottom ou broche de identificação.Cabível a utilização de tubinho com
scarpin e echarpe.Os trajes devem ser azuis ou preto.Caso a produção
do evento ou o contratante decida uma cor especial deverá arcar com
os custos.
33-O que deve fazer o gestor de um evento na fase preliminar de
produção?
Visitar os centros de eventos e fazer o levantamento de todas as
necessidades baseado no que foi solicitado pelo seu cliente ou
definido no brainstorming.

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34-Como é solicitado o alvará temporário?
A produção elabora um oficio e solicita o alvará temporário do evento
junto a prefeitura ou órgão público compatível. Deverá Informar no
oficio o universo de público, a data ou período, o local e o tipo de
equipamentos que utilizará.
35-Após a apresentação do oficio deverá tomar quais providências?
 Procurar identificar junto as entidades responsáveis quais são
as solicitações e providências que deverão ser cumpridas em
nível de exigências;
 Dotar as áreas com os equipamentos e recursos exigidos pelos
órgãos reguladores da saúde pública, segurança pública
(bombeiros e defesa civil);
 Instale os extintores de incêndio e tarjas de identificação;
 Instalar extintores de incêndio próximos a fogões e fornos
elétricos;
 Instale extintores nos palcos de shows e em outros locais
necessários.
36-Em relação a portas de entrada e saídas de emergência?
 Observar o estado de conservação das barras e trancas de
portas de saída de emergência(anti-pânico). As barras deverão
facilitar a saída do público ao primeiro toque de mãos nas
barras. Caso estejam emperrando a saída deverão ser ajustadas
ou substituídas;
 Sinalizar as saídas de emergência;
 Orientar aos responsáveis pela segurança que evitem deixar as
saídas de emergência obstruídas;
 Instalar indicadores de saída de emergência que não dependam
de energia elétrica. Existem sinalizadores que funcionam a base
de bateria recarregável até pelo período de vinte e quatro
horas.

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37-Quanto a sanitários que providências agilizar?
Avaliar as condições dos banheiros e fazer as trocas e adaptações no
intuito de possibilitar conforto aos usuários. Observe: se os vasos
sanitários estão bem afixados, se não existem vazamentos, se as
descargas funcionam e se o piso é antiderrapante e instalar banheiros
de tratamento químico caso o universo não atenda as exigências.
Recomendo a instalação de banheiros específicos para portadores de
necessidades especiais, mais vividos e crianças. Os banheiros para
estes públicos deverão ser adaptados e em especial possuir rampas,
portas mais largas, barras de apoio e instalados no mesmo nível do
piso. Empresas de locação possuem traillers adaptados (oferecem
maior conforto ao público).
38-É preciso instalar containers para a colocação de lixo?
Sim é necessário a instalação de containers para armazenamento de
lixo em área especifica e lixeiras em pontos estratégicos.
39-É obrigatório instalar geradores em qualquer tipo de eventos?
Nem sempre, porém contribui com a diminuição de riscos, assim como
favorece a manutenção da imagem e o custo é justificável.
40-Ao final do evento é preciso fazer uma nova vistoria?
Sim, após desmontagem e escoamento dos materiais, faça uma nova
vistoria no centro de eventos antes de entrega-lo aos responsáveis e
verifique se tudo se encontra em ordem e em condições de devolução.
41-Quais são os primeiros passos a serem agilizados pela comissão de
segurança de um evento?
Conhecer a área onde o evento será realizado.Mapear os pontos
estratégicos fundamentais e listar as necessidades (profissionais
armados (patrimoniais) e desarmados.

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Preparar a minuta de orçamento e enviar para as empresas que
poderão atender as necessidades.
42-Qual o prazo mínimo para tramitar documentos junto a secretaria
de segurança?
Tramite os documentos com a antecedência mínima de 40 dias e
realize reuniões de planejamento das ações com os órgãos
pertinentes;
43-O que fazer após o orçamento?
 Selecionar a empresa de segurança, em especial a de menor
preço e que tenha regularidade de mercado. Antes de firmar
contrato procure saber se a empresa possui cadastro junto a
secretaria de segurança e está autorizada a funcionar;
 Planeje as ações de segurança em conjunto com a empresa
contratada;
 Marque reunião com os envolvidos traçando as estratégias e
prioridades.
 Solicita a empresa de menor preço a relação dos profissionais
que atuarão no evento.
44- Qual a importância de participar de reuniões junto a secretaria de
segurança e contar também com profissionais da empresa
contratada?
A possibilidade de planejar e definir em conjunto as táticas ideais.
Quantificar o universo de policiais necessários, todavia articular o
trabalho de orientação do tráfego de veículos, definir as ações
preventivas e de controle e segurança para os participantes.
45-Quando um evento recebe autoridade do primeiro escalão qual é
a praxe?

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Caso seu evento receba autoridades do primeiro escalão deverá haver
vistoria preventiva pela área de segurança da autoridade e planejar em
conjunto as ações de segurança.
46-Antes de lançar o evento no mercado devo tomar que decisões?
Credibilidade é fundamental para a sobrevivência de qualquer
produtor no emergente mercado de eventos,portanto,avalie com
segurança se é viável executar o evento, antes de sair assumindo
compromissos com fornecedores e recursos humanos.A condição de
franco atirador deverá ser ceifada do mercado comercial.Estudo de
viabilidade eis a estratégia pertinente.Sei que a avidez e o desejo de
empreender e realizar é altamente fascinante.Avaliar as variáveis
universo e perfil de público, os prováveis apoiadores, se o local
favorece a ida do público com menor custo para o mesmo e comporta
o quantitativo ideal de pessoas, a escolha da data, o quantitativo de
eventos com as mesmas características a serem realizados no período
são algumas das principais avaliações que são necessárias para que
tenhamos a certeza se o evento é exequível e apresentará os
resultados esperados.Infelizmente em nível mercadológico o estudo de
viabilidade ainda é muito pouco utilizado.
47-Que pré-requisitos devo avaliar antes de realizar um evento,
assim como comprar ou locar materiais?
Cruzar os dados: Valores, gastos, equipamentos utilizados, locação de
áreas e público beneficiado são apenas alguns dos referenciais básicos
para decisão na hora de locar materiais, contratar atrações ou adquirir
bens materiais permanentes. Quanto ao item valores gastos é preciso
registrar os dados referentes a conservação e a manutenção de
materiais e equipamentos, o número de horas de utilização, os
honorários dos profissionais, o custo com o pagamento de cachês e
honorários das atrações etc.

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48-Como devo proceder em relação a preparação de solicitação de
orçamentos para fornecedores?
 Articule os orçamentos de forma bem detalhada e envie por fax
ou e-mail para os fornecedores. Procure identificar todas as
necessidades das comissões, assim como referenciais e
parâmetros de qualidade;
 Elabore o memorial descritivo de forma que os fornecedores
possam apresentar orçamento real e que atenda sua demanda.
49-Quantos orçamentos devem ser feitos?
 Faça o mínimo de três orçamentos;
 Decida o fornecedor de menor preço após apresentação dos
orçamentos e firme contratos.Solicite descontos.
50-Como é feito o pagamento de cachês de artistas?
Pague os cachês de artistas (50% no ato da assinatura do contrato e o
restante conforme estipulado no contrato)

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Bruno Brito Santos
Soteropolitano - BA, 37 anos, radicado em Campinas - SP, produtor de
eventos, professor dos Cursos & Treinamentos: Cerimonial & Protocolo
em Eventos, Básico em Organização de Eventos, Eventos Promocionais,
Marketing em Eventos, Noções Básicas de Captação de Recursos para
Eventos, Plano de Negócios Canvas para PME e está lançando o Curso
Marketing para Cerimonialistas de Eventos Sociais.
Bacharel em Turismo, Pós-graduado em Relações Públicas e Especialista
em Marketing Organizacional pela Unicamp - SP.
Planejou, Organizou e Executou mais de 50 eventos do zero, deste a
concepção da ideia, analise financeira, captação de recursos,
comercialização de ingressos e execução.
É fundador do Blog e Agência de Eventos Fórmula dos Eventos
Co-fundador do Portal Tudo Sobre Eventos
Contatos:
Email: formuladoseventos@gmail.com
Whatsaap :19 99170-0865
http://www.formuladoseventos.com/

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Reginaldo Rispoli
Mineiro, 55 anos, radicado no Distrito Federal, produtor de eventos,
professor universitário das disciplinas: planejamento e organização de
eventos;
Trabalha em projetos como consultor para empresas e prefeituras
(assinou mais de 300 projetos);
Palestrou em mais de quinhentas cidades brasileiras.
Autor dos livros, aqui citados:
• Desmistificando o Lazer (1995) - Esgotado;
• Produção e Organização de Atividades de Lazer (2000) -
Esgotado;
• Lazer na Escola, Forte Aliado no Combate a Violência (2001);
• A Força Econômica do Turismo e o Pujante Mercado de
Eventos (2003);
• Eventos Passo a Passo uma abordagem prática (2005);
• Manual Brasília Capital de Eventos (2008);
• Requinte ao alcance de todos (2011);
• Eventos Como Fazer (Edição 2011-revisada e ampliada 105.000
livros vendidos);
• 1000 perguntas sobre eventos(2014).
Contatos:
Email: reginaldorispoli@ig.com.br
Whatsaap :61-8143-8082

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