Cerimonial - Karime Kamel

FACOP – Fundação do Asseio e Conservação do
Estado do Paraná
Cerimonial
Karime Kamel
karime.kyara@gmail.com

Eventos Empresariais
Para falarmos de Cerimonial, antes é
necessário entendermos o que é

Eventos são todos os acontecimentos previamente
planejados, organizados e coordenados de forma a
contemplar o maior número de pessoas em um
mesmo espaço físico e temporal, com informações,
medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou
produto, apresentando os diagnósticos de resultados
e os meios mais eficazes para se atingir determinado
objetivo. (MARTIN, 2008).

Você provavelmente já organizou
um evento!
 Shows
 Feiras e exposições
 Formaturas
 Artes
 Campanha de saúde
 Casamentos
 Chá de bebê
 Aniversário

Tipos de Eventos
Eventos científicos, associativos e profissionais
Universidades, associações profissionais.
Eventos institucionais
Colações de grau,
feiras de cursos e profissões, homenagens.
Eventos empresariais
Iniciativa privada, empresas, capacitação
de funcionários, lançamento de novos
produtos, promoção da marca da empresa.

Tipos de Eventos
Eventos culturais
Agregam valores culturais aos
participantes: exposições,
concursos,
lançamento de livros.
Eventos sociais
Casamentos, aniversários,
almoços, jantares,
comemorações diversas.

Ao conjunto das formalidades para os atos públicos e
solenidades chamamos de CERIMONIAL; já o PROTOCOLO é a
regra dentro das formalidades do cerimonial que são
estabelecidos por decretos ou pelos costumes.
(Baseado em Cerimonial & Protocolo – Juan DarriChón-2000-UNASP-SP)

Personalidade e
Comportamento:
Sou como devo ser?
 Gerenciar seus relacionamentos de forma madura;
 Adaptar-se e ser resiliente;
 Tomar decisões e ser responsável por elas;
 Alto grau de conhecimento e envolvimento;
 Foco e atenção;
 Trabalhar sob pressão;
 Improvisar se necessário;
 Etiqueta impecável.

Dentre as atribuições que o Cerimonial estabelece, devem ser
observadas algumas regras, como:
 Normas éticas (das boas maneiras, dos valores e da etiqueta);
 Normas disciplinares (onde são enquadrados os gestos, as
formas de tratamento , a comunicação, as honrarias devidas,
bem como a sincronização organizacional com todo o evento);
 Normas de linguagem (poderá ser formal, diplomática ou
internacional; as formas de cortesias e a etiqueta de
tratamento social deverão ser observadas).

Fases do evento
1. Planejamento;
2. Organização;
3. Realização;
4. Pós-evento.

1. Planejamento
 Explicitar objetivo/tema do evento;
 Definir local (infraestrutura e facilidade de acesso);
 Definir data e horário (observar se não coincide com outro evento destinado ao mesmo
público);
 Definir público-alvo (quais as características dos convidados);
 Definir tática de abordagem;
 Definir esquema de divulgação;
 Definir necessidade de infraestrutura;
 Definir cronograma e responsabilidades;
 Definir esquema de treinamento;
 Elaborar orçamento.

2.Organização
 Enviar carta/convite
Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participação dos
convidados. Além disso, devem conter elementos básicos como:
 Cargo e instituição da pessoa que convida;
 Para que convida (nome do evento);
 Local, data, hora;
 Nome completo do convidado e, se for o caso, mencionar o cônjuge;
 Informações para contato (telefone,e-mail);
 Pedido de confirmação, se necessário;
 Tipo de traje.
IMPORTANTE: A distribuição, para autoridades regionais e outros participantes, deve ser feita com
10 dias de antecedência. No caso de representantes de instituições públicas e privadas em âmbito
estadual e federal, o convite requer uma antecedência maior.

Decoração
O local deverá ser decorado conforme o caráter do evento. Os
locais poderão ser decorados com painéis, flores, banners, faixas,
balões.
Uma decoração/ornamentação discreta geralmente dá melhores
efeitos: utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposição
de forma a não dificultar a movimentação dos microfones e
encobrir a visão das pessoas; escolher as cores para enfeitar o local
de acordo com o tipo de evento e com as da instituição; além do
senso estético e da criatividade.

Montar
secretaria/recepção
A recepção aos participantes é o momento em que eles têm a
primeira impressão sobre o evento e a entidade promotora. Os
processos de credenciamento dos participantes já inscritos,
inscrições no ato e a entrega do material individualizado (pastas,
caneta, folheteria) requerem uma eficiente e organizada equipe,
para evitar o transtorno das grandes filas, da desinformação e o
decorrente atraso no início do evento.
Você, como organizador do evento, não deve ficar responsável
por esta tarefa.

Escolha do
Mestre de Cerimônias
É o profissional qualificado e experiente que conduz a cerimônia,
seguindo o roteiro.
Recebe o roteiro do cerimonial do cerimonialista.

O Cerimonialista
Profissional responsável pela coordenação de um cerimonial
 Elabora o roteiro e o texto do cerimonial;
 Composição da mesa de autoridades;
 Cuida de todos os detalhes do evento.
O Cerimonialista trabalha nos bastidores!

 Fazer telemarketing de confirmação;
 Fazer “check-list” do material promocional/apoio;
 Confeccionar crachás;
 Confeccionar/montar pastas do evento;
 Fazer check-list de todos os itens de infraestrutura
 Preparar formulário de responsabilidades;
 Treinar equipes de trabalho;
 Preparar lista de presença de participantes;
 Elaborar lista de participantes e verificar precedência.

O que é precedência?
 São as regras que determinam a ordem ou hierarquia de uma
pessoa sobre a outra. É o princípio básico do cerimonial.
Utilidade da precedência:
 Identifica pessoas importantes perante o público.
 Ordena:
1. A apresentação de autoridades;
2. Registro de presença;
3. Montagem de mesas oficiais em um evento.

Critérios da Precedência privada
 Anfitrião – pessoa mais importante da empresa;
 Executivos mais ligados ao centro de decisão (diretores);
 Importância nas áreas da empresa (diretorias industrial,
comercial etc.);
 Cargos iguais: relação com o tema do evento, idade, tempo
de serviço prestado.

Composição de Mesa
Mesas ímpares
Inicia-se ao centro e alterna-se a distribuição na ordem “direita e
esquerda”, do mais importante para o menos importante.
Mesas pares
Não existe o “centro” da mesa.
Imagine uma linha cortando a mesa ao meio. A pessoa mais importante
fica à direita do centro imaginário. A segunda pessoa mais importante fica
à esquerda do centro imaginário. A terceira mais importante, à direita da
primeira. E assim sucessivamente.

Ordem de fala
Do menos importante para o mais importante.
O presidente da cerimônia fecha o evento, dá a última
palavra.

3. Realização
 Recepcionar/registrar participantes entregando crachás/pastas;
 Cerimoniar o evento;
 Encaminhar participantes aos seus lugares;
 Demonstrar serviços;
 Prestar informações sobre serviços/aplicações;
 Registrar oportunidades de negócios;
 Supervisionar as atividades/infraestrutura durante o evento (limpeza,
banheiros, água, iluminação etc.);
 Administrar material promocional/apoio;
 Administrar distribuição de tickets refeição e vaucher de transportes;
 Registrar anormalidades.

4. O Pós-evento
 Desmontar;
 Analisar;
 Registrar e arquivar.

Desmontar
 Recolher material promocional/apoio em excesso;
 Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem
retirados;
 Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos;
 Coordenar o desmonte/transporte do stand;
 Entregar o local ao fornecedor.

Analisar
Durante as etapas de pré-produção e produção o organizador deve
estar atento e tomar nota:
 do feedback do público, equipe, técnicos, funcionários,
patrocinadores, imprensa e prestadores de serviços.
 dos incidentes ocorridos
Após a entrega do espaço é importante fazer uma reunião de
avaliação com os demais organizadores para trocar estas informações
e ver o que pode ser melhorado no próximo evento.

Registrar e arquivar
Monte uma pasta física ou virtual. Guarde nela a ata da
reunião de avaliação junto com as principais informações
utilizadas para organizar o show. Desta forma, você poderá
Medir seus avanços.

Trajes
Um qualificador do evento

Traje Esporte
É uma produção mais caprichada, mas simples. É apropriado para
um almoço entre amigas, festinhas de criança, batizados, chás da
tarde, exposições, happy hour. Eventos sóbrios durante o dia.
Casual, para situações mais descontraídas.
Homens: camisa discreta ou polo com calça jeans, tênis,
mocassim ou “sapatênis”.
Mulheres: calça comprida ou vestido; saia e blusa; sapato baixo;
bolsa grande.

Traje Passeio
Esporte Fino / Tenue de ville
Usado em eventos mais formais como almoços
executivos/empresariais/sociais, conferências, vernissages, etc.
Opte por: vestidos, tailleurs, blusas e calças em tecidos mais
elegantes, sapato de salto médio a alto, bolsas de tamanho médio
se o evento for diurno, ou em tamanhos menores se for noturno.
Não use: brilho em excesso, decotes profundos e transparência.

Traje Passeio
Esporte Fino / Tenue de ville

Traje Social
Passeio Completo
Usado em jantares, casamentos, formaturas, aniversários, bodas,
coquetéis, concertos.
Opte por: vestidos curtos (pelo joelho) ou longos, saias, blusas,
tecidos mais sofisticados, acetinados e com brilho. Os acessórios
que acompanham são sapatos altos e bolsa pequena.

Traje de Gala
Black-Tie/ Rigor/ Tenue de Soirée
Produção com requinte e sofisticação. Usado em bailes de gala,
bailes de formatura, casamentos que pedem o traje, premiações,
baile de debutantes, eventos especiais.
Opte por: vestidos longos, de tecidos sofisticados com bom
caimento, transparências, decotes, estolas, peles, rendas, joias ou
bijuterias sofisticadas, penteados diferenciados, sapatos de salto
alto, bolsas pequenas estilo carteira no mesmo estilo do tecido do
vestido ou com brilho.

Traje de Gala
Black-Tie/ Rigor/ Tenue de Soirée

Estilos de Mesa
O que servir?
Como servir?

Brunch
É o estilo que mistura pratos de café da manhã e almoço.
Traz itens como leite, café, chás, sucos, tortas, panquecas, ovos,
suflês, carnes e até alguma bebida alcóolica.
Oferecido geralmente em forma de buffet.

Almoço
Serviço com mais requinte que o brunch.
É servido no formato americano (buffet) ou empratado (o prato é
servido pronto ao convidado).

Coquetel
É o coringa dos eventos, podendo ser servido em qualquer
horário e com diversos estilos de comes e bebes.

Jantar
É a forma mais sofisticada de servir.
Pode ser oferecido em estilo americano ou empratado.

Negociação
Inteligência em ação
Para poder negociar, você precisa de informação. Antes
de sair propondo valores, pesquise que valores os
profissionais de sua região costumam cobrar.
Não aceite cegamente argumentos como “este é o meu
preço no mercado” ou "é o valor da tabela do sindicato". Mas
também não explore ninguém. Quanto mais uma pessoa for
capacitada, mais se justifica o pagamento de valores maiores
pelos serviços prestados.

Negociação
1. Comece você a negociação.
Quem controla o início das negociações tende a controlar quando
elas acabam.
2. Negocie sempre por escrito.
3. Mantenha-se frio.
Quem tem maior controle emocional raciocina melhor.
4. Esteja no seu terreno.

Negociação

Respeito às diversidades
A organização de eventos traz o contato com pessoas de várias
faixas etárias, de diferentes lugares, culturas e etnias, com
formações, opções políticas, religiosas e sexuais diferentes da sua.
Aproveite para aprender e melhorar sua formação humana.

“O melhor jeito de ser mais atento e menos
ingênuo, é ler demais e assistir de menos.”
(Satre Júnior)

Cerimonial - Karime Kamel

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Destaque

Semelhante a Cerimonial - Karime Kamel

Cerimonial - Karime Kamel