Este documento fornece informações sobre um workshop de formação para líderes do Lions Clubs sobre o Programa de Excelência do Clube (CEP). O workshop é dividido em três etapas:
1) Discute as necessidades da comunidade e como os Lions fazem a diferença.
2) Determina as características de um clube excelente e como tornar o próprio clube mais eficaz.
3) Analisa os resultados de uma avaliação para determinar as necessidades do clube.
O workshop tem como objetivo preparar os líderes dos clubes para
1. GMT – Global Membership Team & CEP – Clubs Excellence
Process
HONRAR O PASSADO PREPARAR O FUTURO
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2. DISTRITO 115 CS - REGIÃO F
Workshop
Formação GMT / CEP – Liderança - Março 31,12
Duração: 120 - 240 minutos
Objectivo: PREPARAR O FUTURO
Programa:
1 - GMT / CEP overview
2 - Liderança no Lions
Facilitador: CL Jaime F. Ribeiro
jaimefribeiro@zonmail.pt
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3. GMT – Global Membership Team
Companheiros,
Para lá de todos os esforços desenvolvidos pelo
LCI, a verdade é que temos vindo a assistir a uma
redução significativa do número sócios.
No nosso Distrito 115 CS, de cerca de 1750 CL´s
no AL 2006-07 eramos, no início do actual AL,
cerca de 1550 CL’s ( 11% de perda em 5 anos,
mais de 20 % nos últimos 10 anos !) e a tendência,
em termos Globais, não é muito diferente.
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4. GMT – Global Membership Team
Em 2008 o LCI criou uma nova estrutura,
intitulada de GMT /GLT– Global Membership Team /
Global Leadership Team, que tem vindo a ser
implementada e aperfeiçoada, com o OBJECTIVO
de inverter aquela tendência pela criação, em
TODOS OS CLUBES, de
EQUIPAS FOCADAS NO AUMENTO e
CONSERVAÇÃO DE SÓCIOS, LIDERANÇA e
NOVOS CLUBES
Comissão de sócios com 3 membros
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5. GMT – Global Membership Team
Pretende-se, que esta nova estrutura Lionística,
comece a ser implementada no Clubes
portugueses, no presente AL . Como Assessor GMT
compete-me colaborar, obviamente, com o
Governador, com a Coordenadora do GLT e
também com os Presidentes de Região, Divisão e
Clubes através de acções de divulgação e
formação necessárias à criação, no prazo de 2/3
anos, de EQUIPAS DE AUMENTO DE SÓCIOS, em
todos os Clubes do nosso Distrito 115 CS.
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6. GMT – Global Membership
Team
Equipa Global de Sócios
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7. LCI - estrutura GMT / GLT
Comissão Executiva
Presidente Internacional
1º Vice-Presidente 2º Vice-Presidente
Coordenador Internacional do GMT
Comissão de Operações Conjuntas : Aumento Sócios, Liderança e Serviços a Distritos e Clubes
11 Líderes de Área Jurisdicional do GMT 11 Líderes de Área Jurisdicional do GLT
36 Líderes de Área do GMT 36 Líderes de Área do GLT
GMT - Distrito Múltiplo – 3/4 GLT - Distrito Múltiplo 3/4 ?
GMT - Distrito 8/10 GLT - Distrito 4/5 ?
Divisões e Clubes ( 3 sócios )
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8. GMT/GLT – estrutura do DM aos Clubes
PCNG
C. GMT C. GLT
Equipa
DM
Des. Sócios Equip. Suc. Liderança
CL
e Clubs Clubs
Governador
1º Vice 2º Vice
Equipa
D115CS
C. GMT
C. GLT
Des. Sócios Equip. Suc.
Liderança
e Clubs Clubs
CLUBS ?
Com. 3 8
Sócios
9. GMT – Global Membership Team
Um programa para dinamizar...
…Equipas Eficazes, de Sócios !
10. GMT – Comissão de sócios nos clubes
Segundo o LCI, as comissões de sócios – GMT -
formada por três ( 3 ) companheiros, nos casos onde
se encontram implementadas, estão a contribuir
fortemente para focar os clubes, nas Metas de
Crescimento e Desenvolvimento.
IMPORTANTE:
Os 3 membros da comissão são eleitos pelos CL’s
do Clube para mandatos de 3 anos, numa base rotativa.
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11. GMT - Comissão de Sócios nos clubes
Processo de constituição da comissão de sócios, eleitos
para um mandato de 3 anos:
Para facilitar o processo recomendo, que no arranque, o presidente
da comissão seja eleito por um ano, o vice – presidente por dois e o
vogal por três. A partir daqui um novo membro ( vogal ), será eleito
todos os anos, para servir rotativamente por três anos.
Nota: Para garantir os objectivos da comissão, os sócios eleitos para
um e dois anos devem ser Lions experientes e activos.
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12. GMT – Comissão de sócios nos clubes
OBJECTIVOS E METAS da
comissão de sócios de 3 CL’s
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13. GMT – Comissão de sócios nos clubes
Objectivos
• O clube passa a dispor de uma comissão de sócios focada no seu
desenvolvimento e crescimento.
• A direcção do clube passa a dispor da ajuda de CL’s na elaboração de
metas e planos de acção para o crescimento do clube.
• Dinamizar acções de formação em liderança e lionística nos clube.
• Acompanhar, com os “padrinhos”, a orientação de novos sócios.
• Realizar um evento anual dedicado à formação dos novos sócios
• Assegurar, de forma continuada um enfoco dos CLs, nos quatro
aspectos vitais da vida do clube; aumento de sócios, liderança,
conservação e extensão de clubes.
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14. GMT - Comissão de Sócios formada por 3 membros
Síntese das Responsabilidades de cada membro:
• Membro de primeiro ano
Responsável pelo quadro social- aumento sócios
Vogal da Comissão
• Membro de segundo ano
Foca-se na liderança do clube e conservação
Vice-presidente da Comissão
• Membro de terceiro ano
Concentra-se na extensão
Presidente da Comissão
Membro da Direcção do Clube
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15. Aumento de Sócios
Membro de primeiro ano
Detalhes sobre F’s & R’s :
– Foca-se no aumento do quadro associativo
– Disponibilidade para cumprir, na comissão, o mandato
de três anos.
– Usar o relacionamento, com os sócios do clube, como
oportunidade de preparação para cargos futuros.
– Colaborar com o clube e membros de outras
comissões em projetos de aumento de sócios
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16. Aumento de Sócios
…Membro de primeiro ano
Motivar os sócios a estabelecerem objectivos de
recrutamento
Coordenar e realizar actividades ( workshops), de
aumento de sócios
Manter a direcção do clube regularmente informada
da sua actividade
Trabalhar com os ex-presidentes da comissão no
desenvolvimento de programas
Realizar a Orientação de Novos Sócios
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17. Aumento de Sócios
Recursos disponíveis para o membro de primeiro
ano, responsável pelo Quadro Social
• Formulário de Inscrição de Sócios
• As 30 Ideias de Marketing (MK-97)
• Como Criar Materiais Promocionais
• Desenvolvimento de planos de acção
para o recrutamento de novos sócios
Nota: Tudo disponível no site : www.lionsclubs.org
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18. Liderança e Conservação
Membro de segundo ano:
Detalhes sobre F’s & R’s :
• O membro de segundo ano deve se Lion há, pelo menos, 3
anos e já ter sido presidente do Clube
• Irá ter mais dois anos de serviço na comissão
• Servirá como vice-presidente da comissão
• Promove a formação em liderança e lionística
• Trabalha para manter o quadro social (conservação)
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19. Liderança e Conservação
…Membro de segundo ano:
• Promover a formação anual dos dirigentes do clube
• Organiza e coordena workshops e seminários sobre
liderança e conservação
• Oferece assistência aos presidentes das comissões do
clube no desenvolvimento de workshops e seminários
• Escreve artigos sobre a liderança e conservação de
sócios para publicações do clube e do distrito
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20. Liderança e Conservação
Recomenda-se:
A escrita de artigos sobre liderança e
conservação de sócios, para publicações do clube e
do distrito:
– Divulga o clube e suas actividades
– Cria oportunidades de liderança, no clube
– Aumenta o conhecimento pessoal e lionístico,
( aprender fazendo !... ).
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22. Liderança e Conservação
Recursos disponíveis para membros, do
segundo ano, responsáveis pela liderança e
conservação:
• Sede de Lions Clubs International
• Website de Lions Clubs International
www.lionsclubs.org
• Acções de desenvolvimento em Liderança do LCI
• Oportunidades e-learning do LCI
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23. Recursos de Liderança
Contactos na sede do LCI :
Divisão de Liderança
○ Leadership@lionsclubs.org
Centro Leonístico de Aprendizagem
○ llcpo@lionsclubs.org
Institutos e Seminários
○ institutes@lionsclubs.org
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24. Recursos de Liderança
Desenvolvimento em Liderança
Institutos de Liderança para Lions Seniores
○ Procuram aperfeiçoar as competências em liderança dos
líderes Lions, para que ocupem cargos nos níveis de divisão,
região e distrito.
Institutos Regionais de Liderança Lionística
○ Permite que os distritos múltiplos solicitem
financiamento e apoio na formação em liderança
para os institutos realizados em seus próprios distritos
múltiplos
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25. Extensão
Membro de terceiro ano:
• Foca-se na extensão do quadro associativo, pela
formação de novos clubes e/ou núcleos
• É o membro mais antigo da comissão, a um ano de
cumprir o seu mandato de 3 anos
• É o Presidente da comissão
• Faz parte da Direcção do Clube
26. Extensão
Detalhes sobre F’s & R’s :
• Analisar e identificar oportunidades para acções de
extensão.
• Trabalhar com os CL’s Lions envolvidos nos esforços de
extensão , Gabinete e Regiões / Divisões
• Comunicar regularmente à direcção todos os assuntos
relativos a oportunidades de extensão ( clubes e núcleos )
• Participar nos workshops de extensão do distrito e distrito
múltiplo
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27. Recursos de Extensão
Recursos
• Publicações
○ Guia do Assessor de Relações Públicas
○ Os Lions fazem a diferença (ME-40)
○ Eu sou um Lion (ME-37)
○ Guia de organização de novos clubes (TK1)
○ Sede de Lions Clubs International
Newclubs@lionsclubs.org
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28. Benefícios
Da equipa de aumento de sócios :
• Desenvolve metas comuns, cria espírito de equipa, motivação e
confiânça, entre os CLs e membros da comissão.
• O clube passa a ter uma equipa focada no processo de melhoria
do seu quadro social.
• Os CLs que sucessivamente integrarem a equipa de aumento de
sócios vão adquirir novas competências que inevitavelmente
os qualificarão para melhor desempenharem futuras funções
lionísticas.
• Trata-se de uma equipa reconhecida e apoiada pelo LCI
• Foca os CLs, nos quatro aspectos vitais da vida do clube;
Aumento de sócios, Liderança, Conservação e Extensão
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29. Mãos à Obra !...
• Assim que a comissão / equipa de sócios , de três
membros, for instituída, será vital que cada membro
estabeleça as suas metas e objectivos.
• O estabelecimento de metas, objectivos e planos de
acção, bem como o compromisso em cumpri-los, são
a chave do sucesso.
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30. Metas / Objectivos
e
Planos de Ação
Voltaremos a este assunto quando
apresentarmos o programa CEP
33. Visão Geral do Programa
Etapa 1: Por que estamos aqui? •Descobrir as necessidades da comunidade e preencher o Avaliação das
(45-60 minutos) Necessidades Comunitárias
•Debater como os Leões fazem a diferença
•Falar sobre as realizações dos Leões
•Fazer sugestões para futuras realizações Leonísticas
Etapa 2: O que faz um clube ser
excelente? •Determinar as características de um clube excelente
(75-90 minutos) •Falar sobre os obstáculos que nos impedem de atingir a excelência
• Debater sobre as possíveis maneiras de tornar o seu clube mais eficaz
•Descobrir a classificação do seu clube usando o questionário Como você classificaria
o seu clube?
Etapa 3: Como podemos determinar
as nossas necessidades? •Analisar a Avaliação das Necessidades Comunitárias
(45-60 minutos) •Analisar os resultados do questionário “Como você classificaria o seu clube?”
• Informar-se sobre os recursos disponíveis para atingir a excelência
Etapa 4: O que podemos fazer
depois? • Estabelecer metas 33
41. Objectivos da Etapa 1
• Definir porque estamos aqui
• Falar sobre o que os Lions podem realizar
• Discutir as necessidades da sua
comunidade e como atendê-las
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43. Avaliar necessidades
É recomendável que uma vez por ano os clubes realizem um exercício de
reflexão sobre os programas e serviços que oferecem à sua comunidade
Processo com consulta à comunidade:
1- Apresentação e aprovação da ideia , pelos CL’s, em reunião de trabalho
2- Criação de uma equipa de 3 elementos para alcançar o objectivo
3- Criar um questionário e carta de apresentação. ( ver modelos LCI )
4- Identificar pessoas e entidades da comunidade a contactar. Fazer lista
5- Entrar em contacto com as pessoas, entregando o questionário e carta
6- Recolha e análise de resultados
7- Apresentação de resultados aos CL’s e pedido de sugestões de melhoria
8- Agradecer às pessoas que responderam ao questionário e questioná-las
sobre a sua disponibilidade para continuarem a colaborar com os Lions.
Táctica de recrutamento !
47. Objectivos da Etapa 2
• Determinar as características de um clube
excelente
• Falar sobre os obstáculos que nos impedem de
atingir a excelência
• Debater sobre as possíveis maneiras de tornar
seu clube mais eficaz
• Descobrir a classificação do seu clube usando o
questionário Como você classificaria o seu clube?
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49. Características dum Clube de Excelência
1. Ser dedicado à prestação de
serviço
2. Ter boa comunicação
3. Ter um programa de aumento
de sócios positivo
4. Conservar os sócios
5. Ter liderança, gestão e
actividades eficazes
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50. Obstáculos à excelência do serviço
Actividade em Grupo
Faça uma lista dos obstáculos que estão a
impedir o clube de obter as características de
excelência. Que impede o clube de:
- Oferecer um bom serviço?
- Comunicar bem?
- Ter um programa de aumento de
sócios eficaz?
- Conservar os sócios?
- Ter lideranças e gestão eficazes ?
52. Elementos que tornam o clube mais eficaz
• Projectos de serviço
• Comunicação
• Aumento de sócios
• Desenvolvimento do clube
• Formação em liderança
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53. Actividade em Grupo
Vamos formar grupos.
Cada grupo encarregar-se à de um ou
mais do seguintes elementos:
1.Projetos de serviço
2.Comunicação
3.Aumento de sócios
4.Formação em liderança
5.Desenvolvimento de clube
54. Resultados da Pesquisa de Satisfação de Sócios
Ouvindo os sócios, pode-se ter ideias sobre o
que pode ser melhorado:
Exemplos :
• “Meu clube parece mais um grupo de angariação de
fundos do que realmente uma organização de serviço.”
• “Gostaria de me ter envolvido em projectos mais
relevantes .”
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56. Como classifica o seu clube?
• É recomendável fazer avaliações para se obter
informação sobre oportunidades de melhoria para o
clube.
• Já alguma vez usaram o questionário “Como você
classifica o seu clube “?
Quais foram os resultados?
Fizeram alguma mudança que tenha derivado dos
resultados?
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57. Como classifica o seu clube?
• Complete o questionário ; “Como você classifica o seu
clube “ ?
Dê as respostas que acredita os sócios do seu clube
dariam
Depois do seu clube completar o questionário, compare-o
com aquele que você respondeu
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58. Como você classifica o seu clube?
•Questionário “Como
classifica o seu clube”
dará uma boa ideia da
situação do clube,
mostrando tanto os seus
pontos fortes como os
pontos fracos.
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60. Objetivos da Etapa 3
• Analisar a “Avaliação das Necessidades
da Comunidade”
• Analisar os resultados do questionário
“Como você classificaria o seu clube?”
• Aprender sobre os recursos disponíveis
para atingir a excelência
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62. Análise da Avaliação das Necessidades
• Que tipos de serviço são necessários na sua
comunidade ?
• Que projectos deve o clube alterar para melhor
satisfazer as necessidades da comunidade ?
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63. Análise de “Como classifica o seu clube “?
• Quais as áreas indicadas que precisam melhorar?
• Que acções deve o clube tomar para ser mais
eficaz?
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64. Atividades de Grupo
• Indique as necessidades prioritárias, da
comunidade
• Analise os resultados da pesquisa
• Determine as áreas nas quais o seu clube
pode melhorar
• Compartilhe suas conclusões com os
outros grupos
65. Recursos: ( ver www.lionsclubs.org)
• Recursos de Serviço
• Recursos de Comunicação
• Recursos de Aumento de Sócios
• Recursos para o Desenvolvimento de Clube
• Recursos para Liderança e Operações do Clube
67. Objetivos da Etapa 4
• Estabelecer metas / objectivos
• Criar planos de ação
• Analisar o programa
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68. Análise das Características de Excelência
Ainda se lembram das 5 características de um clube
excelente?
1- Ser dedicado à prestação de serviço
2- Ter boa comunicação
3- Ter um programa de aumento de sócios forte
4- Conservar os sócios
5- Ter gestão de clube e liderança eficazes
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70. Declarações de Meta / Objectivos Eficazes
• Específicas
• Mensuráveis
• Viáveis
• Realistas
• Datadas
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71. Exemplo de Declarações de Metas
• Serviço – “Concluir o projecto de apoio à APPACDM em
junho”. Resp:. J. da Silva
• Comunicação – “Criar e distribuir comunicados à imprensa
para os últimos três eventos de clube, neste AL, até 1 de maio”
Resp.: J. António
• Aumento de sócios – “Recrutar cinco novos sócios até 15
de Junho deste ano “ - Resp.: todos os CL’s. Facilitador: JJ
• Liderança – “Organizar uma acção de formação para os novos
dirigentes de clube, antes da tomada de posse ”. Resp.: JFR
• Desenvolvimento de clube – “Ter uma agenda prévia, para
cada reunião do clube”. Resp.: Presidente
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72. Atividades em Grupo
Com um CL, crie uma declaração de metas para
cada área que você acha que pode ser melhorada,
de acordo com o questionário Como você
classificaria o seu clube?
73. Plano de Acção Eficazes
Seja específico:
O Que, Quem, Quando, Como, Onde...
74. Conteúdo do Plano de Acção
• Que acções devemos tomar ?
• Quem vai estar envolvido ou será responsável?
• Quais os recursos necessários?
• Quando estará concluído?
• Como vamos saber que está concluída; ou como
vamos conhecer os resultados?
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75. Modelo de Plano de Ação
O que? Quem? Recursos? Quando? Resultados?
(Etapas da ação) (pessoa encarregada) (o que é necessário) (qual é a data limite) (como sabemos que está
concluído)
Recrutamento de Todos os Leões Folhetos e cartazes 15 de abril de 2010 Quando 5 pessoas
5 novos sócios para distribuição entregarem um
formulário
Manual de 1º de julho de 2010 W
Treinamento Dirigentes atuais dirigentes de clube
dos novos
dirigentes do clube
antes que assumam
o cargo
75
76. ST
ITE AT
M ACTIVIDADE COORD. BENEF. INÍCIO FIM US COMENTÁRIO
2 4 6 8 0
1 Reunião de Reflexão sobre o LCS Jaime R Clube 29.06.07 14.07.09 X X X X X Ver Conclusões apresentadas Café de Julho e
Plano Actividades para 2007/08
2 Campanha SightFirst II Jorge R LCIF Jul-07 Jun-08 X X X X Previsão : 3000 $
2.1 - Donativo Óptica Modelo 10.10.07 X X X X X 250 € @ 1.5 = 375 $
2.2 - Contribuição dos CL?s Dez. 07 X X X X X 673 € @ 1.5 = 1009.5 $
2.3 - Contribuição Melvin Jones Dez. 07 X X X X X 1000$ usa de M. do Rosário
2.4 - Contribuição J. Raposo - Rifas Fev. 08 X X X previsão: 500€ @ 1.5 = 750 $
3 Celebrar Dia /Mes Mundial da Visão Norberto G LCIF 01.09.07 11.10.07 X X X X X Notícias ne imprensa local sobre o Programa Visão Lions
e Comunidade
3.1 - Jantar Out. c/ CL R. Taveira Jaime R 28.08.07 09.10.07 X X X X X Completo !
3.2 - Convidar R.Taveira Jaime R 28.08.07 28.08.07 X X X X X Convite Aceite
3.3 - Convidar A. Inocentes Jaime R 09.09.07 14.09.07 X X X X X Aceite
3.4 - Identificar e Convidar Cego Local Dir 11.09.07 X X X X X Dr. José Henriques - Alcacer
3.5 - Colocar uma Caixa p/ rec.
Óculos Norberto G 10.09.07 01.10.07 X X X X X Optica Modelo - InstitutOptico- Sr Neto
3.6- Identificar um evento de dádiva Norberto G A identificar 18.09.07 30.10.07 X X X X X Mediset / Farmácia Portugal
4 Feira da Ladra - Out.27/28 José T Casa do gaiato 01.09.07 28.10.07 X X X X X Resultado: 5.210 Euros !!!!!!!!
4.1 - Securitas JR 15.10.07 226.10.07 X X X X X
5 Cartaz e Texto da Paz Jorge R Escolas 01.09.07 15.11.07 X X X X X 4 Escolas, 6 concursos cerca de 150 participações
5.1 Selecção vencedores M- José 12.11.07 12.11.07 X X X X X Juri: Jraposo; M.José; G.Esteves; Miti e J. Ribeiro
5.2 Entrega no Distrito Frasquilho 12.11.07 15.11.07 X X X X X J.Raposo
5.3 Entrega de prémios JR/FF/JFR Jan.08 X X X X X 2º, 3º lugares e uma M. Honrosa no D115 CS
Concurso de Fotografia sobre
6 Qualidade Antunes D 01.09.07 30.06.08 X X X X X Usar sugestões do Site do Lions Int'l e definir perfil dos
do Meio Ambiente, para CL Lions concorrentes
6.1 Entrga de Fotos no D115CS JFR 30.01.08 X X X X X Aguarda-se resultados das 4 fotos entregues
7 Bolsa de Estudo Jaime R Bolseiro 01.09.07 30.06.08
7.1 Processar transf. Mensal Albano 29.06.07 30.09.07 X X X X X Executado
7.2 Indentificar uma actividade fundos JFR 20.06.08 X Sardinhada de convívio em Junho
77. Actividade em Grupo
Com um CL, pegue numa
das declarações de metas
que pensa apresentar, ao
seu clube, e desenvolva
um plano de acção.
79. Análise e Finalização do Programa
• Por que estamos aqui?
• Necessidades da comunidade ?
• Características de Excelência
• Melhoria da eficácia
• Classificação do clube ?
• Análise dos questionários
• Definição de metas/ objectivos
• Planos de acção
79
A primeira parte do Workshop do CEP é para se dar as boas-vindas aos participantes.
O Processo de Excelência de Clube (CEP) é um workshop com quatro etapas do qual qualquer clube pode participar. Os clubes, orientados por um facilitador treinado localmente, aprendem sobre as características dos clubes excelentes. Aprendem como se tornar mais eficaz nos serviços, comunicações, convites a novos sócios, conservação de sócios e operações do clube e de liderança. Esta apresentação oferece uma visão geral do workshop do CEP e contém slides realmente mostrados no Workshop do CEP.
Isto é uma ideia geral sobre o que o clube aprenderá no workshop do CEP. Como você pode ver, cada etapa baseia-se na anterior. Na etapa 1, o clube participante do CEP falará sobre necessidades comunitárias. Na etapa 2, o clube participante do CEP analisará as necessidades do clube e falará sobre o que é preciso para ser excelente. Nas etapas 3 e 4, o clube se aprofundará nas necessidades comunitárias e do clube e então usará os recursos e um plano para se tornar excelente.