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Webinares iProcess 2015
Webinar #4
Desafios Típicos de um
projeto de BPM
Apresentado por:
Eduardo Britto
Diretor da iProcess
eduardo.britto@iprocess.com.br
Apresentando a iProcess
A iProcess é uma empresa especializada em soluções de
Gestão por Processos e tecnologias habilitadoras de
BPM, SOA e ECM/GED
14 anos dedicados a
soluções de BPM e
SOA
Uma das consultorias
brasileiras mais
premiadas em soluções
para processos
Centenas de processos
modelados, otimizados
e automatizados
Apresentando Eduardo Britto
Eduardo Britto
 Diretor da iProcess
 Mais de 18 anos de experiência em BPM, SOA e ECM/GED
 Graduado e Mestrado em Ciência da Computação pela UFRGS
 Professor no MBA em Gestão por Processos do Senac (SC) e da
Unisinos (RS) e do Curso preparatório BPM BootCamp da ABPMP.
 Certificações:
 CBPP: Certified Business Process Professional, ABPMP
 OCEB: OMG Certified Expert in BPM™ - Business e Technical Intermediate
 CDIA+ : Certified Document Imaging Architect, CompTIA
 PMP: Project Management Professional, PMI
 Participou ativamente das soluções premiadas da iProcess.
www.iprocess.com.br/portal-do-conhecimento
Programa deste Webinar
• Breve Apresentação do Ciclo de Vida da Gestão por
• Principais desafios de cada etapa
Webinares iProcess 2015
Desafios Típicos de um Projeto de BPM
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Webinares iProcess 2015
DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
É uma disciplina de
gestão que entende a
empresa como uma
articulação de seus
processos
A empresa é estruturada,
gerenciada, avaliada,
compreendida e
vivenciada através de
seus processos
Os processos são os
ativos da organização
Os objetivos
organizacionais podem
ser alcançados através da
definição, desenho,
controle e transformação
dos seus processos
BPM é a aplicação dos conceitos de gestão em um ou mais processos
específicos da empresa.
Webinares iProcess 2015
DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Implementação
e Automação
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Relevante
Tenha
Insatisfações
Visibilidade
Ganhos
Ligado à
Estratégia
Apoio áreas
Envolvidas
Requisitos para a Escolha do Processo
Principais Desafios – Fator Humano
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
Perda de
poder
Perda de
controle
Medo de
ser
Medido
Medo que
os
problemas
venham à
tona
Saída da
zona de
conforto
Descrença
por
iniciativas
anteriores
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Através da modelagem
podemos documentar o
processo transformando o
conhecimento da “cabeça de
algumas pessoas” em
conhecimento da
organização.
O modelo do processo como
acontece atualmente é o que
chamamos de modelo AS-
IS.
Modelagem de Processos
Implementação
e Automação
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Abordagens para o Levantamento de Processos
Expectativas sobre a Modelagem
Webinares iProcess 2015
Desafios Típicos de um Projeto de BPM
O Que esperar do Modelo?
• Que represente e formalize o processo como ele efetivamente é feito!
• Que traga uma visão clara das diferenças de como ele é executado.
O que Esperar dos Envolvidos?
• Que saibam descrever o processo como ele realmente acontece
• Que gestores passem uma visão ponta a ponta
• Que executores passem uma visão do dia-a-dia
Desafios Típicos da Modelagem de Processos
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
MO
• Não modelar somente o caminho feliz
DE
• Convergir visões divergentes
LA
• Fazer a Modelagem da Verdade
GEM
• Ter Apoio da Liderança Executiva
!
• Representar o Processo no Nível de detalhe desejado
Mais sobre Modelagem?
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Através da análise de
processos podemos
identificar as verdadeiras
origens dos problemas do
processo e elaborar um
diagnóstico do quanto o
processo está atingindo o
desempenho esperado.
Análise do Processo
Implementação
e Automação
Técnicas para Análise de Processo
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
•Atividade 1
•Atividade 2
•Atividade 3
•Atividade 5
Caminho Crítico
(10 dias)
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
O Que esperar da Análise?
• Que identifique quais são os problemas do processo.
• Que avalie quais as expectativas de desempenho e o quanto o processo
está conseguindo cumprí-las.
O que Esperar dos Envolvidos?
• Que saibam quais são os principais problemas do processo
• Que conheçam as dificuldades do dia-a-dia
• Que tenham uma visão mais ampla que permita ver o todo
• Que não queiram ocultar ou esconder os problemas
• Que tenham contatos para conversar com as pessoas certas sobre os
problemas do processo
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
o Trabalhar sobre os fatos e não sobre as opiniões
o Conseguir levantar informações confiáveis
o Analisar o Processo com base nos seus Indicadores
o Evitar o desenho durante a análise
o Ter o tempo apropriado e com alocação de
recursos
Recomendações para a Análise de Processos
Compreensão da Cultura Organizacional
Webinares iProcess 2015
Desafios Típicos de um Projeto de BPM
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Implementação
e Automação
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
A partir do diagnóstico obtido
na Analise, podemos propor
uma visão futura para o
processo,
onde a proposição de novas
formas de fazer o trabalho
torne
o processo mais econômico,
eficiente e otimizado.
Esta visão futura do processo
é chamada de modelo TO-BE.
Redesenho
Webinares iProcess 2015
DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
O Desenho de Processos pode trabalhar a perspectiva de
Negócio
identificando melhorias que podem ser
feitas a nível de negócio
Questiona “O quê” é feito no processo,
suas atividades, papéis envolvidos e
responsabilidades
Tecnologia
identificando melhorias que podem ser feitas
a nível de sistemas e configurações
Questiona “Como é feito” o processo e busca
otimizar a sua execução a partir do uso da
tecnologia
Mudança Orientada no Foco do Cliente
Webinares iProcess 2015
Desafios Típicos de um Projeto de BPM
• A experiência do cliente é o ponto
focal para o desenho
• Processo é desenhado em torno da
interação com o cliente
• Percepção do cliente é a referência
sobre a efetividade do Processo
• Preocupação com a “experiência do
cliente”
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Benchmarking
Compara o desempenho do processo da
organização com desempenho de
processos similares em organizações do
mesmo ramo de atividade.
Essas avaliações ajudam na escolha
das melhores práticas.
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
o Manter o foco no Alinhamento com a Estratégia
o Realizar Analise de ROI sobre as Melhorias Propostas
o Trabalhar com uma Equipe Multifuncional
o Envolver a TI na análise de alternativas e
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o Planejar a Implantação das Melhorias em
Pacotes priorizando os QuickWins
Recomendações para a Melhoria de Processos
Mais sobre Análise e Redesenho?
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Implementação
e Automação
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Na implementação são tomadas as ações
que irão viabilizar a efetivação das
mudanças no modelo TO BE.
A implementação pode envolver
a automatização do processo
de modo a prover maior eficiência,
melhor integração das informações,
maior controle na integridade do fluxo e
melhoria na comunicação entre
participantes.
Na implementação também é realizada
a preparação de campanhas para
instruir os participantes sobre as
mudanças no processo.
Implementação e
Automação
Benefícios da Automação: Maior Eficiência
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
Benefícios da Automação: Maior Eficiência
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
Benefícios: Melhor Monitoramento
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
Recomendações: Análise de Impacto nos sistemas de informação
Webinares iProcess 2015
Desafios Típicos de um Projeto de BPM
Webinares iProcess 2015
DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
o Investir no planejamento da preparação das
mudanças
o Não subestimar o esforço para a Automação
o Garantir que todas as exceções estão identificadas
o Investir na Homologação da Solução
o Executar Processos Reais
Recomendações para a Implementação
Mais sobre Automação?
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
Webinares iProcess 2015
DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
Implantação
Modelagem
Análise
Redesenho
Implementação
e Automação
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Tendo o novo processo
implementado e testado,
chega o esperado e difícil
momento da virada de
chave, onde a gestão da
mudança deve atuar de
forma efetiva para viabilizar
a adoção do novo processo.
Implantação
Recomendações para Implantação
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
• A implantação de um novo processo envolve reflexões importantes,
onde podemos destacar entre elas:
o Execução de Ações de Gestão da mudança
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Mais sobre Projetos de BPM?
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Desafios Típicos de um Projeto de BPM
Conclusões
Webinares iProcess 2015
Desafios Típicos de um Projeto de BPM
• Devido ao impacto que gera para o negócio, a abrangência da iniciativa e
muitas vezes a inexperiência em realizar mudanças em seus processos,
projetos de melhoria de processos costumam trazer novos desafios.
• Cada etapa do ciclo da gestão por processos possui características e
objetivos distintos, e por isso, diferentes desafios.
• A realização de ações preventivas, o planejamento adequado e a atenção
a possíveis focos de problemas podem ser fatores fundamentais para o
sucesso dos projetos de melhoria de processos na Organização.
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DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM
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Cursos da iProcess - 2015
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Desafios de um projeto de BPM [Webinares iProcess 2015]

  • 1. Webinares iProcess 2015 Webinar #4 Desafios Típicos de um projeto de BPM Apresentado por: Eduardo Britto Diretor da iProcess eduardo.britto@iprocess.com.br
  • 2. Apresentando a iProcess A iProcess é uma empresa especializada em soluções de Gestão por Processos e tecnologias habilitadoras de BPM, SOA e ECM/GED 14 anos dedicados a soluções de BPM e SOA Uma das consultorias brasileiras mais premiadas em soluções para processos Centenas de processos modelados, otimizados e automatizados
  • 3. Apresentando Eduardo Britto Eduardo Britto  Diretor da iProcess  Mais de 18 anos de experiência em BPM, SOA e ECM/GED  Graduado e Mestrado em Ciência da Computação pela UFRGS  Professor no MBA em Gestão por Processos do Senac (SC) e da Unisinos (RS) e do Curso preparatório BPM BootCamp da ABPMP.  Certificações:  CBPP: Certified Business Process Professional, ABPMP  OCEB: OMG Certified Expert in BPM™ - Business e Technical Intermediate  CDIA+ : Certified Document Imaging Architect, CompTIA  PMP: Project Management Professional, PMI  Participou ativamente das soluções premiadas da iProcess.
  • 5. Programa deste Webinar • Breve Apresentação do Ciclo de Vida da Gestão por • Principais desafios de cada etapa Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 7. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM É uma disciplina de gestão que entende a empresa como uma articulação de seus processos A empresa é estruturada, gerenciada, avaliada, compreendida e vivenciada através de seus processos Os processos são os ativos da organização Os objetivos organizacionais podem ser alcançados através da definição, desenho, controle e transformação dos seus processos BPM é a aplicação dos conceitos de gestão em um ou mais processos específicos da empresa.
  • 8. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM Implantação Modelagem Análise Redesenho Ciclo de melhoria contínua do Processo de Negócio Implementação e Automação
  • 9. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM Relevante Tenha Insatisfações Visibilidade Ganhos Ligado à Estratégia Apoio áreas Envolvidas Requisitos para a Escolha do Processo
  • 10. Principais Desafios – Fator Humano Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM Perda de poder Perda de controle Medo de ser Medido Medo que os problemas venham à tona Saída da zona de conforto Descrença por iniciativas anteriores
  • 11. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM Implantação Modelagem Análise Redesenho Ciclo de melhoria contínua do Processo de Negócio Através da modelagem podemos documentar o processo transformando o conhecimento da “cabeça de algumas pessoas” em conhecimento da organização. O modelo do processo como acontece atualmente é o que chamamos de modelo AS- IS. Modelagem de Processos Implementação e Automação
  • 13. Expectativas sobre a Modelagem Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM O Que esperar do Modelo? • Que represente e formalize o processo como ele efetivamente é feito! • Que traga uma visão clara das diferenças de como ele é executado. O que Esperar dos Envolvidos? • Que saibam descrever o processo como ele realmente acontece • Que gestores passem uma visão ponta a ponta • Que executores passem uma visão do dia-a-dia
  • 14. Desafios Típicos da Modelagem de Processos Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM MO • Não modelar somente o caminho feliz DE • Convergir visões divergentes LA • Fazer a Modelagem da Verdade GEM • Ter Apoio da Liderança Executiva ! • Representar o Processo no Nível de detalhe desejado
  • 15. Mais sobre Modelagem? Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 16. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM Implantação Modelagem Análise Redesenho Ciclo de melhoria contínua do Processo de Negócio Através da análise de processos podemos identificar as verdadeiras origens dos problemas do processo e elaborar um diagnóstico do quanto o processo está atingindo o desempenho esperado. Análise do Processo Implementação e Automação
  • 17. Técnicas para Análise de Processo Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM •Atividade 1 •Atividade 2 •Atividade 3 •Atividade 5 Caminho Crítico (10 dias)
  • 18. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM O Que esperar da Análise? • Que identifique quais são os problemas do processo. • Que avalie quais as expectativas de desempenho e o quanto o processo está conseguindo cumprí-las. O que Esperar dos Envolvidos? • Que saibam quais são os principais problemas do processo • Que conheçam as dificuldades do dia-a-dia • Que tenham uma visão mais ampla que permita ver o todo • Que não queiram ocultar ou esconder os problemas • Que tenham contatos para conversar com as pessoas certas sobre os problemas do processo
  • 19. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM o Trabalhar sobre os fatos e não sobre as opiniões o Conseguir levantar informações confiáveis o Analisar o Processo com base nos seus Indicadores o Evitar o desenho durante a análise o Ter o tempo apropriado e com alocação de recursos Recomendações para a Análise de Processos
  • 20. Compreensão da Cultura Organizacional Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 21. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM Implantação Modelagem Análise Redesenho Implementação e Automação Ciclo de melhoria contínua do Processo de Negócio A partir do diagnóstico obtido na Analise, podemos propor uma visão futura para o processo, onde a proposição de novas formas de fazer o trabalho torne o processo mais econômico, eficiente e otimizado. Esta visão futura do processo é chamada de modelo TO-BE. Redesenho
  • 22. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM O Desenho de Processos pode trabalhar a perspectiva de Negócio identificando melhorias que podem ser feitas a nível de negócio Questiona “O quê” é feito no processo, suas atividades, papéis envolvidos e responsabilidades Tecnologia identificando melhorias que podem ser feitas a nível de sistemas e configurações Questiona “Como é feito” o processo e busca otimizar a sua execução a partir do uso da tecnologia
  • 23. Mudança Orientada no Foco do Cliente Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM • A experiência do cliente é o ponto focal para o desenho • Processo é desenhado em torno da interação com o cliente • Percepção do cliente é a referência sobre a efetividade do Processo • Preocupação com a “experiência do cliente”
  • 24. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM Benchmarking Compara o desempenho do processo da organização com desempenho de processos similares em organizações do mesmo ramo de atividade. Essas avaliações ajudam na escolha das melhores práticas.
  • 25. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM o Manter o foco no Alinhamento com a Estratégia o Realizar Analise de ROI sobre as Melhorias Propostas o Trabalhar com uma Equipe Multifuncional o Envolver a TI na análise de alternativas e tomada de decisões o Planejar a Implantação das Melhorias em Pacotes priorizando os QuickWins Recomendações para a Melhoria de Processos
  • 26. Mais sobre Análise e Redesenho? Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 27. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM Implantação Modelagem Análise Redesenho Implementação e Automação Ciclo de melhoria contínua do Processo de Negócio Na implementação são tomadas as ações que irão viabilizar a efetivação das mudanças no modelo TO BE. A implementação pode envolver a automatização do processo de modo a prover maior eficiência, melhor integração das informações, maior controle na integridade do fluxo e melhoria na comunicação entre participantes. Na implementação também é realizada a preparação de campanhas para instruir os participantes sobre as mudanças no processo. Implementação e Automação
  • 28. Benefícios da Automação: Maior Eficiência Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 29. Benefícios da Automação: Maior Eficiência Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 30. Benefícios: Melhor Monitoramento Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 31. Recomendações: Análise de Impacto nos sistemas de informação Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 32. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM o Investir no planejamento da preparação das mudanças o Não subestimar o esforço para a Automação o Garantir que todas as exceções estão identificadas o Investir na Homologação da Solução o Executar Processos Reais Recomendações para a Implementação
  • 33. Mais sobre Automação? Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 34. Webinares iProcess 2015 DesafiosTípicosdeumProjetodeBPM Implantação Modelagem Análise Redesenho Implementação e Automação Ciclo de melhoria contínua do Processo de Negócio Tendo o novo processo implementado e testado, chega o esperado e difícil momento da virada de chave, onde a gestão da mudança deve atuar de forma efetiva para viabilizar a adoção do novo processo. Implantação
  • 35. Recomendações para Implantação Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM • A implantação de um novo processo envolve reflexões importantes, onde podemos destacar entre elas: o Execução de Ações de Gestão da mudança o Definição de uma Estratégia de implantação o Disponibilidade de uma Equipe de apoio
  • 36. Mais sobre Projetos de BPM? Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM
  • 37. Conclusões Webinares iProcess 2015 Desafios Típicos de um Projeto de BPM • Devido ao impacto que gera para o negócio, a abrangência da iniciativa e muitas vezes a inexperiência em realizar mudanças em seus processos, projetos de melhoria de processos costumam trazer novos desafios. • Cada etapa do ciclo da gestão por processos possui características e objetivos distintos, e por isso, diferentes desafios. • A realização de ações preventivas, o planejamento adequado e a atenção a possíveis focos de problemas podem ser fatores fundamentais para o sucesso dos projetos de melhoria de processos na Organização.
  • 39. Cursos da iProcess - 2015 Introdução a BPM e BPMN com Bizagi Primeiros passos no mundo da Gestão por Processos e modelagem de processos de negócio Modelagem de Processos de Negócio Entendendo e documentando processos de negócio de forma clara e completa Transformação e Otimização de Processos Otimizando processos através de melhores práticas em análise e melhoria, simulação e avaliação de retorno de investimento em BPM Modelagem de Processos para Automação Implementando a Visão de Futuro: um curso prático para vencer a barreira existente entre negócio e TI Dominandoo Map. de Processos com BPMN 2.0 Representando processos de negócio com a notação mais poderosa do mercado – prático e avançado. Ciclo BPM: Da Estratégia à Medição
  • 40. Cursos da iProcess - 2015 Workshop Seleção de Plataforma de BPM Como escolher de forma assertiva a plataforma de BPM na medida certa para sua organização SOA – Arquitetura Orientada a Serviços Obtendo o melhor desempenho da TI com adoção de uma Arquitetura de Sistemas Orientada a Serviços Desafios dos Processos de Integração Compreendendo a complexidade de processos com integração entre sistemas
  • 42. Agradecemos sua presença! Saiba antes sobre as datas dos próximos treinamentos e webinares: www.facebook.com/iprocesseducation Acompanhe nossos artigos sobre BPM e SOA no Blog da iProcess blog.iprocess.com.br www.linkedin.com/company/iprocess-education www.linkedin.com/company/iprocess-solucoes-em-tecnologia Assista aos vídeos produzidos pela iProcess em nosso canal no YouTube: www.youtube.com/iprocessbpm Fale com a agente! contato@iprocess.com.br