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Webinar
Do Modelo TO BE
para a Automação
– o que é preciso repensar
sobre o processo
Apresentado por:
Kelly Sganderla
Consultora de Processos da iProcess
kelly.sganderla@iprocess.com.br
Apresentando a iProcess
A iProcess é uma empresa especializada em soluções de
Gestão por Processos e tecnologias habilitadoras de
BPM, SOA e ECM/GED
16 anos dedicados a
soluções de BPM e
SOA
Uma das consultorias
brasileiras mais
premiadas em soluções
para processos
Centenas de processos
modelados, otimizados
e automatizados
Apresentando Kelly Sganderla
Kelly Sganderla
 Consultora de Processos de Negócio da iProcess
 Mais de 14 anos de experiência em BPM, Workflow e ECM/GED
 Graduada em Ciência da Computação pelo UNILASALLE
 Coordenadora e Instrutora dos cursos da iProcess Education
 Mapeamento de Processos com BPMN 2.0
 Modelagem de Processos de Negócio
 Transformação e Otimização de Processos
 Análise para Automação de Processos
 CBPP: Certified Business Process Professional, ABPMP
 Gestora Regional da ABPMP no Rio Grande do Sul
 Coautora do livro Análise e melhoria de Processos de Negócios e autora de
diversos artigos do blog da iProcess
 Participou ativamente das soluções premiadas da iProcess.
www.iprocess.com.br/portal-do-conhecimento
Programa deste Webinar
• O ciclo de melhoria de processos
• Visão geral sobre automação com BPMS
• Refletindo sobre o modelo TO BE a ser automatizado
• Papéis e habilidades que precisam ser envolvidos
nesta transformação
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oqueépreciso repensarsobreoprocesso
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oqueépreciso repensarsobreoprocesso
Monitoramento
Modelagem
Análise e
Redesenho
Implementação
Implantação
e execução
Ciclo de
melhoria
contínua do
Processo de
Negócio
Modelo
AS IS
Modelo
TO BE
Modelo TO DO
Análise,
Identificação
de problemas
e soluções
novo
AS IS
O Desenho/Redesenho de Processos pode trabalhar a perspectiva de
Negócio
identificando melhorias que podem ser
feitas a nível de negócio
Discute “O quê” é feito no processo,
suas atividades, papéis envolvidos e
responsabilidades
Tecnologia
identificando melhorias que podem ser feitas
a nível de sistemas e configurações
Discute “Como é feito” o processo e busca
otimizar a sua execução a partir do uso da
tecnologia
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oqueépreciso repensarsobreoprocesso
Modelagem Automação Execução Medição
Como se automatiza um processo em um BPMS
Confira o webinar anterior:
O que a automação pode fazer por seus processosTarefas feitas por pessoas:
• Definir a interface
• Definir lógica de atribuição
• Definir regras para finalizar a tarefa
Tarefas executadas automaticamente:
• Definir método de comunicação com outros sistemas
• Definir dados enviados e recebidos dos outros sistemas
Controles de eventos
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oqueépreciso repensarsobreoprocesso
Formulário com:
• Dados do viajante
• Dados do CC responsável
• Dados viagem (ida, volta, destino)
• Passagem? sim/não
• Hospedagem? sim/não
• Adiantamento? Quanto?
1
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oqueépreciso repensarsobreoprocesso
O que acontece se...
...não houver disponibilidade de
hospedagem para o período das
passagens compradas?
...a hospedagem mais próxima de
outro aeroporto está mais em
conta?
E se há oportunidade de integrar
com sistema de compra de
viagens na web?
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Formulário com:
• Dados da solicitação
• Dados da cotação
Para roteamento, gateway usa:
• Resultado da tarefa anterior
1
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Quem decide...
... é uma identificação de usuário
que vem de um sistema que não
está integrado ao login
Buscar no sistema que possui
a informação!
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Quem decide...
... é uma identificação de usuário
que vem de um sistema que não
está integrado ao login
Buscar no sistema que possui
a informação!
1
2
3
Para tomar a decisão, precisa destes
dados:
• Dados do viajante
• Dados viagem (ida, volta, destino)
• Adiantamento? Quanto?
• Valores das passagens/hospedagem
• Quanto tem de orçamento para
viagens no seu Centro de Custo
Buscar no sistema orçamentário!
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Email com dados da viagem
e motivos da rejeição...
... enviar automático!
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Sistema orçamentário já possui interface de
serviço que recebe:
• Dados do CC responsável
• Dados viagem (ida, volta, destino)
• Valor da Viagem
(Passagem + Hospedagem + Adiantamento)
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Email com dados da viagem e aprovação...
... enviar automático!
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Tela com formulário para
fazer a aquisição...
... e envio automático dos
anexos por e-mail!
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Informação usada pelo gateway
para fazer o roteamento:
• Adiantamento? Quanto?
7
Já existe no formulário
de solicitação da viagem!
Se $ 0 = não,
maior que $0 = sim
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Fluxo implementado no BPMS
Integração com sistema de cotação/aquisição viagens
Integrações com sistema orçamentário
Consulta de saldo do CC para rubrica de viagem
Reserva de valor
Integração com sistema de RH
Escopo do projeto de automatização do Processo de Viagens:
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oqueépreciso repensarsobreoprocesso
Problema
O operador da agência e o analista de
documentos estão fisicamente distantes.
Dependendo da agência, pode levar 0,5 dia
até 10 dias para o documento chegar.
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Problema
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documentos estão fisicamente distantes.
Dependendo da agência, pode levar 0,5 dia
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Solução 1
Uma regra de negócio calcula
a distância entre a origem e o
destino do documento e define
quantos dias leva para os
documentos chegarem.
Problemas
1) Documentos podem chegar antes (processo travado)
2) Carga dos documentos pode atrasar por problemas logísticos
(analista ainda não tem os documentos para analisar!)
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Solução 2
Além do cálculo do
prazo, uma tela foi
desenvolvida para
verificar o código de
barras da capa do
processo físico,
garantindo que de fato
os documentos
chegaram à sede
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Foco do Redesenho Tecnológico
Experiência de uso (UX) das
tarefas dos usuários
Automatizar para diminuir
trabalho redundante
Estruturação da inteligência
da informação
Regras de negócio para mais
inteligência e flexibilidade
Garantir a integridade do
processo de negócio
Prever e tratar exceções de
negócio
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oqueépreciso repensarsobreoprocesso
Habilidade: Analista de Processos
• Responsável pelo AS IS e TO BE
• Expertise na visão do negócio
• Conhece o processo a ser automatizado
• Participa do redesenho tecnológico garantindo a
integridade do processo, ou seja, o quê tem
que ser feito pelo processo
Conhecimentos e habilidades envolvidas no
Redesenho Tecnológico
Webinares iProcess
DoModelo TOBEparaaAutomação
oqueépreciso repensarsobreoprocesso
Conhecimentos e habilidades envolvidas no
Redesenho Tecnológico
Habilidade: Analista de Sistemas
• Conhece o BPMS adotado pela organização,
suas funcionalidades, recursos e limitações
• Expertise em visão sistêmica
• Participa do redesenho tecnológico avaliando
como os recursos do BPMS podem ser utilizados
para automatizar o processo e a viabilidade das
soluções
• Responsável pelo TO DO (durante a implementação)
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Redesenho
tecnológico do TO BE
de sucesso:
Um trabalho feito a
quatro-mãos!
Perguntas
&
Respostas
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Cursos da iProcess
Introdução a BPM e BPMN com Bizagi
Primeiros passos no mundo da Gestão por Processos e modelagem de
processos de negócio
Modelagem de Processos de Negócio
Entendendo e documentando processos de negócio de forma
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Modelagem de Processos para Automação
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Representando processos de negócio com a notação mais
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Webinares iProcess 2015
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Webinar iProcess - Do modelo TO BE para a automação - um repensar sobre o processo

  • 1. Webinares iProcess Webinar Do Modelo TO BE para a Automação – o que é preciso repensar sobre o processo Apresentado por: Kelly Sganderla Consultora de Processos da iProcess kelly.sganderla@iprocess.com.br
  • 2. Apresentando a iProcess A iProcess é uma empresa especializada em soluções de Gestão por Processos e tecnologias habilitadoras de BPM, SOA e ECM/GED 16 anos dedicados a soluções de BPM e SOA Uma das consultorias brasileiras mais premiadas em soluções para processos Centenas de processos modelados, otimizados e automatizados
  • 3. Apresentando Kelly Sganderla Kelly Sganderla  Consultora de Processos de Negócio da iProcess  Mais de 14 anos de experiência em BPM, Workflow e ECM/GED  Graduada em Ciência da Computação pelo UNILASALLE  Coordenadora e Instrutora dos cursos da iProcess Education  Mapeamento de Processos com BPMN 2.0  Modelagem de Processos de Negócio  Transformação e Otimização de Processos  Análise para Automação de Processos  CBPP: Certified Business Process Professional, ABPMP  Gestora Regional da ABPMP no Rio Grande do Sul  Coautora do livro Análise e melhoria de Processos de Negócios e autora de diversos artigos do blog da iProcess  Participou ativamente das soluções premiadas da iProcess.
  • 5. Programa deste Webinar • O ciclo de melhoria de processos • Visão geral sobre automação com BPMS • Refletindo sobre o modelo TO BE a ser automatizado • Papéis e habilidades que precisam ser envolvidos nesta transformação Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 6. Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso Monitoramento Modelagem Análise e Redesenho Implementação Implantação e execução Ciclo de melhoria contínua do Processo de Negócio Modelo AS IS Modelo TO BE Modelo TO DO Análise, Identificação de problemas e soluções novo AS IS
  • 7. O Desenho/Redesenho de Processos pode trabalhar a perspectiva de Negócio identificando melhorias que podem ser feitas a nível de negócio Discute “O quê” é feito no processo, suas atividades, papéis envolvidos e responsabilidades Tecnologia identificando melhorias que podem ser feitas a nível de sistemas e configurações Discute “Como é feito” o processo e busca otimizar a sua execução a partir do uso da tecnologia Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 8. Modelagem Automação Execução Medição Como se automatiza um processo em um BPMS Confira o webinar anterior: O que a automação pode fazer por seus processosTarefas feitas por pessoas: • Definir a interface • Definir lógica de atribuição • Definir regras para finalizar a tarefa Tarefas executadas automaticamente: • Definir método de comunicação com outros sistemas • Definir dados enviados e recebidos dos outros sistemas Controles de eventos Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 9. Formulário com: • Dados do viajante • Dados do CC responsável • Dados viagem (ida, volta, destino) • Passagem? sim/não • Hospedagem? sim/não • Adiantamento? Quanto? 1 Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 10. O que acontece se... ...não houver disponibilidade de hospedagem para o período das passagens compradas? ...a hospedagem mais próxima de outro aeroporto está mais em conta? E se há oportunidade de integrar com sistema de compra de viagens na web? 1 2 Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 11. 1 2 Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso Formulário com: • Dados da solicitação • Dados da cotação Para roteamento, gateway usa: • Resultado da tarefa anterior
  • 12. 1 2 3 Quem decide... ... é uma identificação de usuário que vem de um sistema que não está integrado ao login Buscar no sistema que possui a informação! Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 13. 1 2 3 Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso Quem decide... ... é uma identificação de usuário que vem de um sistema que não está integrado ao login Buscar no sistema que possui a informação!
  • 14. 1 2 3 Para tomar a decisão, precisa destes dados: • Dados do viajante • Dados viagem (ida, volta, destino) • Adiantamento? Quanto? • Valores das passagens/hospedagem • Quanto tem de orçamento para viagens no seu Centro de Custo Buscar no sistema orçamentário! Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 16. 1 2 4 3 Email com dados da viagem e motivos da rejeição... ... enviar automático! Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 17. 1 2 3 4 5 Sistema orçamentário já possui interface de serviço que recebe: • Dados do CC responsável • Dados viagem (ida, volta, destino) • Valor da Viagem (Passagem + Hospedagem + Adiantamento) Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 18. 1 2 3 4 5 6 Email com dados da viagem e aprovação... ... enviar automático! Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 19. 1 2 3 4 5 6 Tela com formulário para fazer a aquisição... ... e envio automático dos anexos por e-mail! 7 Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 20. 1 2 3 4 5 6 8 Informação usada pelo gateway para fazer o roteamento: • Adiantamento? Quanto? 7 Já existe no formulário de solicitação da viagem! Se $ 0 = não, maior que $0 = sim Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 21. 1 2 3 4 5 6 7 8 Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 22. 1 2 3 4 5 6 7 8 Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 23. Fluxo implementado no BPMS Integração com sistema de cotação/aquisição viagens Integrações com sistema orçamentário Consulta de saldo do CC para rubrica de viagem Reserva de valor Integração com sistema de RH Escopo do projeto de automatização do Processo de Viagens: Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 24. Problema O operador da agência e o analista de documentos estão fisicamente distantes. Dependendo da agência, pode levar 0,5 dia até 10 dias para o documento chegar. Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 25. Problema O operador da agência e o analista de documentos estão fisicamente distantes. Dependendo da agência, pode levar 0,5 dia até 10 dias para o documento chegar. Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 26. Solução 1 Uma regra de negócio calcula a distância entre a origem e o destino do documento e define quantos dias leva para os documentos chegarem. Problemas 1) Documentos podem chegar antes (processo travado) 2) Carga dos documentos pode atrasar por problemas logísticos (analista ainda não tem os documentos para analisar!) Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 27. Solução 2 Além do cálculo do prazo, uma tela foi desenvolvida para verificar o código de barras da capa do processo físico, garantindo que de fato os documentos chegaram à sede Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso
  • 28. Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso Foco do Redesenho Tecnológico Experiência de uso (UX) das tarefas dos usuários Automatizar para diminuir trabalho redundante Estruturação da inteligência da informação Regras de negócio para mais inteligência e flexibilidade Garantir a integridade do processo de negócio Prever e tratar exceções de negócio
  • 29. Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso Habilidade: Analista de Processos • Responsável pelo AS IS e TO BE • Expertise na visão do negócio • Conhece o processo a ser automatizado • Participa do redesenho tecnológico garantindo a integridade do processo, ou seja, o quê tem que ser feito pelo processo Conhecimentos e habilidades envolvidas no Redesenho Tecnológico
  • 30. Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso Conhecimentos e habilidades envolvidas no Redesenho Tecnológico Habilidade: Analista de Sistemas • Conhece o BPMS adotado pela organização, suas funcionalidades, recursos e limitações • Expertise em visão sistêmica • Participa do redesenho tecnológico avaliando como os recursos do BPMS podem ser utilizados para automatizar o processo e a viabilidade das soluções • Responsável pelo TO DO (durante a implementação)
  • 31. Webinares iProcess DoModelo TOBEparaaAutomação oqueépreciso repensarsobreoprocesso Redesenho tecnológico do TO BE de sucesso: Um trabalho feito a quatro-mãos!
  • 33. Cursos da iProcess Introdução a BPM e BPMN com Bizagi Primeiros passos no mundo da Gestão por Processos e modelagem de processos de negócio Modelagem de Processos de Negócio Entendendo e documentando processos de negócio de forma clara e completa Transformação e Otimização de Processos Otimizando processos através de melhores práticas em análise e melhoria, simulação e avaliação de retorno de investimento em BPM Modelagem de Processos para Automação Implementando a Visão de Futuro: um curso prático para vencer a barreira existente entre negócio e TI Dominandoo Map. de Processos com BPMN 2.0 Representando processos de negócio com a notação mais poderosa do mercado – prático e avançado. Ciclo BPM: Da Estratégia à Medição
  • 34. Webinares iProcess 2015 Migração de Processos EPC para BPMN Perguntas & Respostas
  • 35. Agradecemos sua presença! Saiba antes sobre as datas dos próximos treinamentos e webinares: www.facebook.com/iprocesseducation Acompanhe nossos artigos sobre BPM e SOA no Blog da iProcess blog.iprocess.com.br www.linkedin.com/company/iprocess-education www.linkedin.com/company/iprocess-solucoes-em-tecnologia Assista aos vídeos produzidos pela iProcess em nosso canal no YouTube: www.youtube.com/iprocessbpm Fale com a agente! contato@iprocess.com.br