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Reuniões Efetivas 
Gianne Lucchesi Gianne Lucchesi
Regras para uma reunião efetiva 
1. Gerenciamento de Tempo 
2. Estimular a participação de todos 
3. Foco no Objetivo 
4. Distribuição de pendência 
5. Comprometimento de todos 
6. Construir as regras para as próximas 
reuniões
Telefonemas e interrupções 
É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria 
estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo. 
A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu 
mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você 
deve ser privilegiado com a sua atenção.
Polarização e monólogos 
• Reuniões devem garantir voz e vez a todos os 
integrantes, pois as conclusões comprometerão 
igualmente a todos. 
• Ao perceberem que um debate está se polarizando ou 
mesmo que algum participante está tentando impedir 
que outro conclua suas idéias, intervenham! 
Certifiquem-se que todos terão oportunidade de se 
expressar. 
• O OUTRO TAMBÉM QUER FALAR
Temas fora da pauta 
• Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos 
da pauta mas apropriados ao público presente, o 
secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue 
sobre os pontos originais da pauta. 
• Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser 
colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este 
agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
Duração 
IDEAL : 60 minutos 
• As reuniões são “cronófagas” (“consumidoras de tempo”) e 
devem por conseguinte ser o mais curta possível e 
efetuadas com uma preocupação de eficácia, para 
resultarem em ações concretas. 
• O nível de atenção do ser humana tem limites 
individuais, porém a média é de uma hora. 
• O tempo deve ser dividido pelo número de participantes. 
• Ex: 60/6 = 10 min. para cada 
Reuniões sem hora para terminar são exaustivas.
Evitar 
• Atrasos – Se não puder comparecer avise 
previamente para o grupo não ficar a sua 
espera 
• Discurso – Evite histórias pessoais, mesmo que 
relacionadas ao tópico. Vamos trocar o “eu” pelo 
“nós”. 
Seja breve na sua exposição – Tem mais gente 
para falar. 
• Perder o foco – O Hospital é importantíssimo 
por isso existem diversos tipos de reuniões. Por 
isso, foque nos assuntos previamente 
escolhidos.
Pauta 
Construir o compromisso : 
Horário e pontualidade 
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Freqüência ( Dos participantes) 
Duração (Quanto tempo?) 
Número ideal de participantes 
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A T E N Ç Ã O 
• DIA 28/10 
• SALA: Anexa do 
Gabinete 
• Horário: 9 Horas
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Como convocar para reuniões efetivas (1)

  • 1. Reuniões Efetivas Gianne Lucchesi Gianne Lucchesi
  • 2. Regras para uma reunião efetiva 1. Gerenciamento de Tempo 2. Estimular a participação de todos 3. Foco no Objetivo 4. Distribuição de pendência 5. Comprometimento de todos 6. Construir as regras para as próximas reuniões
  • 3. Telefonemas e interrupções É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo. A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.
  • 4. Polarização e monólogos • Reuniões devem garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões comprometerão igualmente a todos. • Ao perceberem que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas idéias, intervenham! Certifiquem-se que todos terão oportunidade de se expressar. • O OUTRO TAMBÉM QUER FALAR
  • 5. Temas fora da pauta • Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta. • Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
  • 6. Duração IDEAL : 60 minutos • As reuniões são “cronófagas” (“consumidoras de tempo”) e devem por conseguinte ser o mais curta possível e efetuadas com uma preocupação de eficácia, para resultarem em ações concretas. • O nível de atenção do ser humana tem limites individuais, porém a média é de uma hora. • O tempo deve ser dividido pelo número de participantes. • Ex: 60/6 = 10 min. para cada Reuniões sem hora para terminar são exaustivas.
  • 7. Evitar • Atrasos – Se não puder comparecer avise previamente para o grupo não ficar a sua espera • Discurso – Evite histórias pessoais, mesmo que relacionadas ao tópico. Vamos trocar o “eu” pelo “nós”. Seja breve na sua exposição – Tem mais gente para falar. • Perder o foco – O Hospital é importantíssimo por isso existem diversos tipos de reuniões. Por isso, foque nos assuntos previamente escolhidos.
  • 8. Pauta Construir o compromisso : Horário e pontualidade Agendamento (Qual antecedência?) Freqüência ( Dos participantes) Duração (Quanto tempo?) Número ideal de participantes Pendências da documentação e divisão de tarefas Googlegroups
  • 9. A T E N Ç Ã O • DIA 28/10 • SALA: Anexa do Gabinete • Horário: 9 Horas
  • 10. A T E N Ç Ã O • DIA 28/10 • SALA: Anexa do Gabinete • Horário: 9 Horas