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1. MÓDULO III
REUNIÕES ESPECÍFICAS
Algumas reuniões podem ser classificadas pelo período de tempo em que acontecem:
Reuniões diárias:
São rápidas, com foco operacional. Servem para determinar ações que acontecerão no
próprio dia. São realizadas normalmente de manhã, reunindo equipes que trabalham numa
mesma área.
• Pontos positivos:
Se bem realizadas, deixam a equipe com alto grau de atenção ao trabalho e permitem medir
resultados passo a passo.
• Pontos negativos:
Viram rotina. Em momentos de baixa produtividade, podem evidenciar ainda mais a situação,
comprometendo o ânimo dos colaboradores.
Reuniões semanais e quinzenais:
Idéias para grupos que trabalham separadamente, que não se encontram todos os dias.
• Pontos positivos:
Permitem uma visão menos operacional e mais tática do negócio, criando a oportunidade de
antever os passos seguintes com certa antecedência. Permitem que os participantes
enxerguem o processo todo com mais clareza.
• Pontos negativos:
Podem se tornar mais focadas no passado do que no futuro. Podem predominar conversas
pessoais sem foco nos resultados.
Reuniões mensais:
Pode se enxergar um período de tempo relativamente extenso e determinar as metas e
objetivos das equipes envolvidas. São excelentes oportunidades para avaliar os processos
dentro das organizações.
• Pontos positivos:
Permitem observar o trabalho realizado, com a possibilidade de medir resultados e avaliar os
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facilitadores e as dificuldades do processo. Oferecem uma visão estratégica, orientando
metas e redefinindo caminhos.
• Pontos negativos:
Tendem a se distanciar do dia-a-dia da empresa, enfocando resultados isolados e não a
evolução do processo como um todo.
Reuniões bimestrais, trimestrais, semestrais e anuais:
• Pontos positivos:
Proporcionam um ponto de vista mais distanciado do processo e dos resultados. Geralmente
são realizados para o fechamento de períodos determinados e para ajustes de rotas. Tendem
a ser reuniões formais.
• Pontos negativos:
Podem ser reuniões informativas, em que um grupo apresenta e outro apenas assiste.
Podem se tornar expositivas demais e com baixo grau de interação entre os participantes.
Outros tipos de reuniões não tem uma freqüência específica, mas podem ser diferenciadas
pelas pessoas presentes ou pela forma de comunicação:
Reuniões com clientes:
Levar para a reunião um número de profissionais equivalente ao número de clientes
convidados. Utilizar recursos de tecnologia e multimídia para produzir uma percepção
saudável de que a empresa detém conhecimentos e tem material de ponta.
Ser direto na relação com o cliente, sem rodeios, com firmeza e segurança. Definir
previamente com o cliente a duração da reunião, se possível, terminar antes do combinado.
Reuniões por telefone:
Quando utilizado corretamente, o telefone pode ser um ótimo instrumento para ganhar tempo.
Antes de fazer uma chamada, listar os itens que serão tratados. Falar ao telefone somente o
necessário e usando palavras de fácil entendimento. Evitar interromper a conversa. Fazer
perguntas objetivas, mostrar interesse e usar tom profissional.
Áudio e videoconferência:
Utilizadas para equipes que trabalham em diferentes regiões, impossibilitando de se reunirem
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fisicamente. Para isso são usados equipamentos (câmeras, microfones e softwares de
comunicação) disponíveis no mercado. E que são eficientes e fáceis de usar.
são
Mas problemas podem ocorrer na conexão entre as localidades, como no som e na imagem.
Algumas tecnologias usam linhas dedicadas para teleconferência, o que resolve boa parte
dos problemas.
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