Aqf apresentação

Metodologia
de Análise e
Descrição de Funções
FORMAÇÃO

1
Objectivos da Acção de Formação 3

2
Enquadramento
Função: O Conceito
Contexto da Metodologia
4

3
Análise e Descrição de Funções
Descritivo de Função: O Conceito
Descritivo de Função: Domínios de Aplicação
4
11
7

Descrição de Funções: O Processo 12
Descritivo de Funções: Elementos Técnicos 17

Objectivos da Acção de Formação
OBJECTIVOS DA ACÇÃO DE FORMAÇÃO

No final desta ação de formação, deverá ser capaz de

compreender
o processo de descrição de Funções e respectivos pontos críticos
os domínios aplicacionais da Metodologia de Descrição de Funções

identificar
as diferentes formas de comunicação na realização de um projeto de descrição de Funções
as vantagens da utilização da metodologia no processo de transformação das organizações

interpretar
a informação contida num Descritivo de Função e efetuar a respectiva análise transversal

realizar
uma entrevista de Descrição de Função, conduzindo-a
um Descritivo de Função

Enquadramento
EXERCÍCIO 1

Defina numa frase :

FUNÇÃO

É o conjunto de responsabilidades que,
de uma forma mais ou menos estável,
se atribuem a uma Função
para conseguir um resultado que se integre no objectivo global da Organização.

Enquadramento

Princípio da Metodologia: cada Função é uma parte fundamental da estrutura organizacional

Estrutura
CONTEXTO

RESULTADOS

Função

ESTRATÉGIA
Recursos Processos


Descritivo de Função

Consiste na sistematização das principais responsabilidades inerentes a uma Função, contemplando
diversa informação, como seja, indicadores de actividade, reportes, competências necessárias à
consecução dos objectivos associados ao desempenho da Função, entre outros.

O documento (Descritivo de Função) é realizado com base num processo de recolha de informação.

A informação levantada é o suporte para diversos instrumentos no âmbito dos Recursos Humanos na
Organização, e outros, como sejam, temas relacionados com a estrutura e processos.


Descrição de Funções: a Matéria-Prima para a Avaliação de Funções

Analisa-se a Função exatamente como existe hoje na Organização (conteúdo real e atual da
Função);
Analisa-se o conteúdo funcional, não o desempenho da pessoa;
Requer uniformidade na técnica;
Ausência de juízos de valor;
Analisa-se o tipo de resultados que a Função traz para a organização e o plano em que actua:

Plano Estratégico A actuação afecta as Políticas e Planos
O que fazer Globais da Empresa.

Plano Táctico A actuação afecta Políticas amplas e
Como fazer específicas que estabelecem e controlam
Planos de acção.

Actuação em actividades e procedimentos
Plano Operativo
cujo objectivo é a consecução dos Planos
Fazer
de Acção.


O Conceito

Focus na Realidade Prática
É o reflexo documental do conteúdo organizacional de uma determinada Função

Visão Fotográfica
É o retrato da Função num dado momento, ou seja, a descrição do que cada titular faz, na prática,
no desempenho da sua Função

Objectividade
Retrata de forma objectiva e metódica Funções

Enquadramento Organizacional
Permite analisar a relação entre as Funções existentes e a estrutura da Organização
Torna clara a partilha de responsabilidades
É um instrumento de suporte à gestão


Função
Resultado Objectivo
definida
A Descrição de Funções
permite reduzir este gap

comunicação
Gap que detecta a eficácia de Gestão

Função
percepcionada

adesão
motivação

Função
assumida

competência
motivação

Função
Resultado Atingido
desempenhada

Descritivo de Função: Domínios de Aplicação

Equilíbrio funcional da
Definição de Perfis
estrutura funcionais
Organizacional

Política Retributiva Mobilidade

Análise e
Descrição de
Funções Recrutamento
Gestão de
e Selecção
Desempenho

Formação e
Desenvolvimento
Profissional

Descrição de Funções: O Processo

1 2
Levantamento
de Informação
3
Produção dos
4
Validação dos
Preparação Descritivos de Descritivos de
relativa a cada
Função Função
Função

Conhecimento do
Mercado, Contexto Validação do
Validação do
Organizacional, Descritivo de
layout e pontos a
principais players, Função
contemplar no
compreensão da 1. Por parte do
Descritivo de
cadeia de valor, Decisão da forma próprio Titular
Função
entre outros segundo a qual 2. Por parte da
Produção dos
Conhecimento dos este levantamento Chefia
Descritivos de
principais processos é realizado: Clarificação de
Função
da Organização, 1. individual com 0 expectativas
Levantamento e
focus da titular da Função Informação de
sistematização de
Organização, 2.Com a Chefia suporte a
informação
orientação 3. Sessão de Grupo diversos
organizacional
estratégica, visão, instrumentos e
(zonas cinzentas
missão e valores políticas de
e/ou
Enquadramento da Recursos
sobreposições)
Função na Humanos
Organização,

1 2
Levantamento
3
Produção dos
4
Validação dos
Preparação
de Informação DF s DF s

Para compreender uma Função ou uma família de Funções, é necessário conhecer o contexto em que a
Função é desempenhada. É então necessário criar desde o início um processo de compreensão da
informação da envolvente.
Esta informação pode ser fornecida pelo titular durante a entrevista, pela chefia ou por pesquisa própria.
A informação recolhida depende do conteúdo funcional e pode incluir três vertentes:

Envolvente Contextual
Envolvente Transaccional
Organização

Integração da Função na Cadeia de Valor
Onde se enquadra a Função para gerar resultados para a Organização

1 2
Levantamento
3
Produção dos
4
Validação dos
Preparação

Formato da Entrevista

1. Individual com o Titular da Função
realiza-se uma entrevista com o próprio Titular da Função
no caso de a Função ser ocupada por mais que um Titular, deverá ser apontado um
representante da mesma
2. Com a Chefia
realiza-se uma sessão de trabalho com a Chefia que descreve cada uma das Funções da
sua área/ direcção
3. Sessão de Grupo
realiza-se uma sessão com 5 a 9 pessoas titulares da Função

Notificar antecipadamente
COMUNIC AÇÃO

Comunicar com antecedência:
Lugar, dia, hora
Duração aproximada
Objetivo da entrevista
Sala própria - sem interrupções
Explicação do objetivo
Explicação do formato da descrição e de cada uma das suas componentes
Demonstração de exemplos

1 2
Levantamento
3
Produção dos
4
Validação dos
Preparação

Fases da Entrevista

1. Início
Explicar o motivo da entrevista, alertando para a responsabilidade inerente
Destacar que se vai ajudar
2. Durante a Entrevista
Gestão do Tempo
saber escutar, concedendo tempo suficiente e não perdendo tempo
Garantir a Recolha de Informação
Manter o controlo da entrevista, garantindo a recolha de informação objetiva
Assegurar a obtenção de toda a informação necessária
Formulação de Questões
Não formular perguntas diretas antes de ter a convicção de que o entrevistado está disposto a fornecer com
exatidão a informação desejada
Permitir que o entrevistado exponha à sua maneira os acontecimentos e depois ajudá-lo a utilizar a
terminologia adequada
Colocar uma questão de cada vez e formular as questões de forma compreensível
Analisar as respostas obtidas e assimilar o seu significado
Escuta Ativa
Manter-se alerta a observações casuais que forneçam dados adicionais
Manter-se alerta para perceber erros nas informações facilitadas
Anotar as informações a medida que vão sendo obtidas

3. Conclusão da Entrevista
Pedir informação adicional, deixando aberta a possibilidade de novos contactos
Explicar o processo seguinte

1 2
Levantamento
3
Produção dos
4
Validação dos
Preparação

Fases Posteriores à Entrevista

Produção dos Descritivos de Função
A produção dos Descritivos de Função ocorre após a realização da entrevista, e é efectuada de acordo
com o layout anteriormente aprovado.
Nesta fase pode contactar-se novamente com o entrevistado no sentido de esclarecer eventuais questões
e/ou solicitar o envio de informação adicional.

1 2
Levantamento
3
Produção dos
4
Validação dos
Preparação

Validação dos Descritivos de Função
Após o envio dos Descritivos de Função para o Titular, este deve analisar a informação, acrescentado
e/ou corrigindo o seu conteúdo, enviando posteriormente o DF para a sua chefia hierárquica, que deverá
proceder à sua validação.
É com base no Descritivo de Função devidamente validado que assentam diversos instrumentos de
recursos humanos, como sejam, a Avaliação de Funções.

O Descritivo de Função: Elementos Técnicos

I. Identificação
Elementos II. Organograma
Core
III. Dimensões

IV. Missão

V. Finalidades Principais
Qual o Objectivo
de aplicação da VI. Envolvente Transaccional e Contextual
Descrição de
Função? VII. Key Performance Indicators (KPI s)

VIII. Perfil da Função
Que informação
adicional pode IX. Perfil de Competências Comportamentais
fornecer?
X. Informação Específica da Organização


I. Identificação
Conjunto de informações que permitem situar a Função dentro da Organização.

Organização: ____________________________________
- nome da Organização onde a Função se encontra inserida -

Unidade Operacional: _____________________________
- nome da Direcção/ Unidade/ Departamento/ Núcleo/ em que a Função se
enquadra -

Função: _________________________________________
- nome da Função -

Nome do Titular: __________________________________
- nome do(s) titular(es) da Função -

Função a que Reporta: _____________________________
- nome da Função a que a Função descrita reporta

Nome do Titular: __________________________________
- nome do Titular da Função superior

Descrição Aprovada em: ___________________________
- data de aprovação do documento de Descrição de Função

Aprovações: _____________________________________
- campo para Assinaturas do(s) Titular(es) e Chefia(s) -


II. Organograma
No Organograma da Função devem constar três níveis:
Função superior à Função analisada.
Funções colaterais, que dependem da mesma Função superior.
Funções que reportam à Função analisada.

Função Superior

Função
Função Colateral Função Analisada
Colateral

Função x


III. Dimensões

n Número de Colaboradores, tanto directos como os que
deles dependem.
Dimensões Humanas
n Número de pessoas que dependem funcionalmente (se
Relação de
aplicável).
magnitudes
associadas à
Função
n Variáveis económicas (orçamentos, despesas de
Dimensões funcionamento, investimentos, objectivos, volumes de
Financeiras vendas, etc..) sobre as quais a Função impacta.
n Referidas a um exercício anual, e em Euros.

n Dimensões materiais, ou de outro tipo, relacionadas
directa ou indirectamente com a actividade da Função
Outras Dimensões (indicadores de actividade, número de
clientes/fornecedores, número de contratos, indicadores
por segmento de negócio, ...).


III. Dimensões
Exemplo:

Gestor de Vendas Regional Chefe do Departamento Informático

Dimensões Financeiras: Dimensões Financeiras:
Volume de Vendas (líquido) 2010: Orçamento de Despesas (Budget 2010)
1 300 000,00 Euros 3000 euros
Orçamento de Investimentos (Budget
Dimensões Humanas 2010)
Nº Colaboradores Hierárquicos: 70 000 euros
Directos = 4.
Dimensões Humanas
Outras Dimensões Hierárquicos: Diretos = 4
Nº de Clientes Actuais: 124 Funcionais: 0
Nº de Novos Clientes (Jan.a Dez.2010)4):
2

EXERCÍCIO 2

III. Dimensões

Preencha:
Identificação
Organograma
Dimensões
referentes à sua Função

5 minutos


IV. Missão
Diz-nos a razão de ser da Função na Organização, bem como os limites e guias de actuação no
desempenho da mesma.

Acção Objecto Guias Resultado
O que faz? Sobre o que incide? Para quê? Para quê?
Verbo de Acção Área de actividade Output a assegurar Output a assegurar

Área de actividade ou Aponta as normas/ Indica a responsabilidade
Tipologia de acções parcela da organização orientações/ instruções que assumida directamente pela
exercidas pelo titular. sobre a qual o titular exerce orientam o exercício da Função no âmbito da
as suas acções. acção. Organização.

Exemplo: Coordenar e Exemplo: as Exemplo: de acordo com Exemplo: por forma a
controlar a realização de Demonstrações Financeiras a estratégia da Organização, garantir a prestação de
(Balanços e Demonstração normas e procedimentos informação contabilística
de Resultados) internos e legislação fiável e rigorosa, quer por
e outras documentações aplicável... imposições legais, quer
exigidas como suporte à tomada de
decisões.


IV. Missão
Exemplo:

Diretor Ambiente Higiene e Segurança

Planear, coordenar e controlar as atividades da área de Ambiente Higiene e Segurança, de acordo com as
normas internas da Empresa, normativo e regulamentação nacional e comunitária, no sentido de
sensibilizar, prevenir a ocorrência e minorar os riscos de acidentes, garantindo a otimização dos Recursos
Humanos e técnicos disponíveis e salvaguardando o cumprimento rigoroso de todos os normativos legais
no âmbito da sua atuação.

EXERCÍCIO 3

IV. Missão

Gestor de Vendas Regional

1. Construa, com base na informação disponível, a missão da Função.


Trabalhe em grupos de 2-3
Planear, coordenar e controlar a atividade comercial da equipa, relativas à região onde opera, de acordo
com o plano de vendas e as políticas comerciais da empresa, grupo apresentaoos resultados e a
O líder do no sentido de atingir volume de vendas
rentabilidade definidas para o negócio.
15 minutos


Diz-nos quais as responsabilidades da Função, em termos de acções/resultados mais
significativos que o titular deve alcançar, por forma a cumprir a sua missão, gerando valor
acrescentado para a Organização, de forma permanente e sustentada.

Características Procedimentos de Análise

Identifica todos os outputs-chave Identificar as principais actividades e
Focus nos resultados - reflecte o quê respectivos resultados da Função;
e não o como Estabelecer uma relação entre o que
Não se refere a um período de tempo faz e para que o faz ,
específico Perceber de que forma a Função
Passível de mensuração contribui para o alcance de objectivos
da organização.

Descritivo de Função: Elementos Técnicos


Acção Objecto Resultado
O que faz? Sobre o que incide? Para quê?
Verbo de Acção Área de actividade Output a assegurar

Área de actividade ou Indica a responsabilidade
Tipologia de acções parcela da organização assumida diretamente pela
exercidas pelo titular. sobre a qual o titular exerce Função no âmbito da
as suas acções. Organização.

Exemplo: Coordenar e Exemplo: as Exemplo: por forma a
controlar a realização de Demonstrações Financeiras garantir a prestação de
(Balanços e Demonstração informação contabilística
de Resultados) fiável e rigorosa, quer por
e outras documentações imposições legais, quer
exigidas como suporte à tomada de
decisões.


Exemplos:

Responsável de Logística

Seleccionar e contratar os transportadores, no sentido de procurar a solução mais eficiente e competitiva que
permita minimizar os custos totais de matérias-primas.

Key Account Agentes

Analisar os mapas mensais de performance do Canal Horeca Agentes, nomeadamente os consumos dos pontos
de venda, bem como controlar a evolução do real versus o previsto, apresentando as respectivas justificações, no
sentido de propor eventuais medidas preventivas/ correctivas que assegurem o cumprimento dos objectivos
definidos.

EXERCÍCIO 4



1. Agrupe o conjunto de tarefas por áreas de responsabilidade

2. Construa as finalidades correspondentes

Trabalhe em grupos de 2-3
O líder do grupo apresenta os resultados
15 minutos


VII. Key Performance Indicators (KPI s)

Key Performance Indicators (KPI s) são medidas quantitativas, previamente definidas, que devem
reflectir os factores críticos de sucesso numa Organização/ Direcção/ Função.

Indicadores de Desempenho da Função:
Indicador Forma de Cálculo Target Unidade

Rentabilidade Bruta MB/Vendas Líquidas 18 %

Vendas sem IVA e
Vendas Líquidas líquidas de descontos
13.000.000 Euros

Número de Saídas da
Rotatividade da Equipa
Equipa
0 Nº Colaboradores

Nº avaliações positivas/
Satisfação do Cliente Nº Total de Avaliações
70 %



Habilitações Académicas
Licenciatura (ex: Gestão)
Conjunto de qualificações exigidas ao titular da 12º Ano de Escolaridade
Função para o normal desempenho da mesma.

Experiência Profissional Período de Tempo (ex: 2 anos)
Função (ex: Funções na mesma área ou
com determinado grau de
Tipologia de actividade profissional exigida ao titular responsabilidade / coordenação de
da Função para o normal desempenho da mesma. recursos)

Conhecimentos Informáticos (ex: na
Conhecimentos Técnicos óptica do utilizador)
Conhecimentos em temas específicos
Conjunto de competências técnicas específicas (ex: Técnicas Comerciais, Negociação)
exigidas ao titular da Função para o seu Línguas (ex: Inglês)
desempenho a um nível normal. Técnicas de Motivação, de Comunicação,


IX. Perfil de Competências Comportamentais
Conjunto de competências ao nível comportamental que podem ser exigidas ao titular da Função,
como forma de suporte ao seu desempenho, numa lógica de padrão normal.
O perfil comportamental traçado neste âmbito pode ser efectuado com base num eventual
Dicionário de Competências previamente desenvolvido para a Organização.
Frequentemente, o perfil comportamental associado a cada Função é a base para o apuramento
de eventuais necessidades de desenvolvimento, definição de planos de formação, apoio à
sistematização de critérios de selecção, entre outros.

Exemplos de Competências Comportamentais:
Flexibilidade
Identificação com a Empresa
Procura de Informação
Proatividade
Orientação para o Cliente
Liderança
Desenvolvimento de Outros


DESCRIÇÃO DE FUNÇÃO
1. I D E N T I F I C A Ç Ã O

Empresa ABC Data Julho de 2005
Direcção Financeira e Administrativa Código DFA.001
Localização Lisboa
Va lid a çã o
Função Director Financeiro e Administrativo
Superior Hierárquico Director Geral

2. M I S S Ã O
Responsabilidades Guias Resultados
Planear, coordenar e controlar as actividades desenvolvidas nas áreas de Contabilidade, Revenue Estratégia da Empresa Plano de Garantir a correcção dos processos
Assurance, Controlo de Créditos/Débitos, Gestão de Contratos e Apoio à gestão de negócios, efectuando Actividades aprovado, políticas contabilísticos, mecanismos de controlo da
directamente gestão do outsourcer nas questões contabilísticas e financeiras, a gestão operacional de financeiras e contabilísticas do, receita, maximizar a cobrança comercial,
tesouraria da Organização e a resolução das questões de maior complexidade/sensibilidade. legislação aplicável e normas salvaguardar os interesses da Empresas
comunitárias. relativamente a contratos celebrados e apoiar
financeiramente.

3. R E S P O N S A B I L I D A D E S

Responsabilidade Resultado esperado
1 Planear, coordenar e controlar as actividades desenvolvidas na área de Contabilidade, designadamente a realização de Garantir a correcção dos processos contabilísticos
especializações de negócio, análise de contas no encerramento contabilístico, prestação interna e externa de contas e associados à empresa e a disponibilização de informação
implementação das normas IAS (International Accounting Standards ), interagindo com auditores e ROC's (Revisores Oficiais de fidedigna.
Contas) e Direcções de Negócio nas questões de maior complexidade.
2 Planear, coordenar e controlar as actividades no âmbito do Revenue Assurance/ Controlo Interno, nomeadamente a análise de Assegurar a existência de mecanismos internos que
incoerências dos sistemas de facturação e qualidade da facturação, assumindo nesta vertente a interacção com auditores internos e promovam a optimização da receita de facturação.
externos, bem como acompanhar as melhores práticas nacionais e internacionais.
3

N OTAS

Direcção: ABC Versão: 1.0
Departamento: Financeira e Administrativa Autor: Hay Group
Código do Documento: DFA.001 Criado em: Julho de 2005


DESCRIÇÃO DE FUNÇÃO

4. I N D I C A D O R E S D E A C T I V I D A D E
Número de funções com reporte directo 3 Número de reportes funcionais (internos e externos) 0
Número de titulares com reporte directo 4 Nota explicativa reportes funcionais
Número total de titulares 12

E C O N Ó M IC O - F I N A N C E I R O S

INDICA DOR VALOR UNIDADE DE MEDIDA
Volume Negócios (2004) 100 milhões de Euros

NOTAS
Fontes de Informação relativa aos Indicadores Económico-Financeiros
- Relatório e Contas Consolidadas 2004
- Direcção de Planeamento e Controlo

5. V A L I D A Ç Õ E S

Direcção ABC
Assinatura do Titular
Departamento Financeira e Administrativa
Função Director Financeiro e Administrativo Assinatura do Director
Nome do titular --- Geral

Direcção: ABC Versão: 1.0
Departamento: Financeira e Administrativa Autor: Hay Group
Código do Documento: DFA.001 Criado em: Julho de 2005


I. Identificação
Elementos II. Organograma
Core
III. Dimensões

IV. Missão

Qual o objetivo de
aplicação da VI. Envolvente Transaccional e Contextual
Descrição de
Função? VII. Key Performance Indicators

Que informação
adicional pode
fornecer?
IX. Perfil de Competências Comportamentais

X. Informação Específica da Organização


Função: Director Industrial
Titular: ---
Reporte Hierárquico: Director Geral
Titular: ---
Data de Elaboração: 11-07-2010
Data de Validação: 27-07-2010

MISSÂO Planear, coordenar e
Gerir todas as actividades industriais, de acordo com os planos e
O controlar
procedimentos de produção aprovados, de forma a garantir a
linhas de orientação estratégica emanadas pela
produção atempada dos produtos requeridos pelo mercado, a Administração, Plano Estratégico, orçamento
rentabilidade das unidades industriais e a optimização dos níveis de anual e planos de produção
qualidade e competitividade dos produtos.

FINALIDADES
Planear e coordenar
Controlar as actividades do processo produtivo das Unidades
Industriais, de forma a garantir o cumprimento dos objectivos
traçados nos respectivos Planos de Produção, nos níveis de
qualidade, quantidade, custos e prazos de entrega previstos.
Elaborar e propor
Elaborar o orçamento anual para a Direcção Industrial, alocando de superiormente,
uma forma eficaz os custos operativos relativos a recursos
humanos, materiais e financeiros, de modo a assegurar o a eliminar
cumprimento dos planos de produção aprovados. com vista a garantir os meios tecnológicos e
materiais necessários ao desenvolvimento
O
Propor o plano de investimentos para a área industrial. sustentado do negócio.


Função: Assistente Técnico
Titular: ---
Reporte Hierárquico: Dir. Sistemas de Informação dos Serviços Partilhados
Titular: ---
Data de Elaboração: 11-09-2010
Data de Validação: 07-10-2010

MISSÂO
Executar as actividades de Apoio Funcional, de acordo com o Plano
de Actividades da área, orientações superiores, normas e
procedimentos internos, tendo em vista maximizar a rentabilidade Resultado mais Adequado: potenciar a utilização
dos investimentos em SI. do software PHC e assegurar a satisfação das
necessidades dos seus utilizadores.

FINALIDADES
Apoiar continuamente os utilizadores internos do software PHC, por Estabelecimento do interface com .
forma a otimizar a utilização dos diversos módulos deste software.

Desenvolver o sistema SAP, por forma a otimizar a utilização dos
Parametrizar
diversos módulos deste software e contribuir para a prestação do
suporte necessário aos objetivos de contínua melhoria operativa das
Empresas do Grupo XXXX.
Definir e implementar
Assegurar as acções de formação dirigidas às necessidades
diagnosticadas pelos utilizadores, com vista a potenciar um nível de
autonomia cada vez mais elevado.

EXERCÍCIO 5

Técnico de Recursos Humanos

1. Simulação de Entrevista e elaboração de draft do DF.

Entrevista e elaboração draft 15 minutos
Discussão 15 minutos

Ideias Chave

1. Consiste na sistematização das principais responsabilidades inerentes a uma Função, contemplando,
nomeadamente:
Elementos Core
Identificação, Organograma, Dimensões, Missão e Finalidades Principais
Objecto de Aplicação
Envolvente Transaccional e Contextual e Key Performance Indicators (KPIs)
Informação Adicional
Perfil da Função, Perfil de Competências Comportamentais e Específica da Organização

2. O Descritivo de Função deve obedecer a um conjunto de princípios, como sejam a objetividade,
ausência de juízos de valor, retrato da Função e não do titular e visão fotográfica.

3. A comunicação é um aspecto crucial no desenvolvimento de todo o processo de Descrição de
Funções, devendo por isso ser previamente estudadas as suas diversas formas.

4. Os Descritivos de Função, devidamente validados, são a base para diversas aplicações no âmbito
da gestão não só dos recursos humanos tais como Políticas de Recrutamento e Seleção,
Retribuição, Gestão de Desempenho, Análise Organizacional, Mobilidade e Formação.

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