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1. Organização e
Controle de
Documentos
Curso Técnico em Assistente Administrativo
Tutora Ana Paula Goulart
2025 – Web Conferência 2

2. Bem-vindos a web conferência da
UC Organização e Controle de Documentos!!

3. Objetivo Geral da UC
“ Executar as rotinas relacionadas à organização e controle de
documentos conforme os procedimentos da empresa. ”

4. O que vimos no
encontro
anterior?
 Rotinas de Documentos
 Triagem e Distribuição de
Documentos

5. O que vamos ver
neste
Encontro?
 Técnicas de Arquivamento
 Organograma, fluxograma e
cronograma

6. Como você
costuma arquivar
seus documentos
pessoais, contas
da casa, contrato
do apto/casa,
notas fiscais, etc?

7. Técnicas de Arquivamento

8. Conceito de arquivo
Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da
natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das
atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou provadas.
Associação de Arquivistas Brasileiros (AAB/2007)

9. Sua função é ...
Preservar e restaurar a documentação, contando com
técnicas e ações de conservação preventiva ou curativa,
voltando sua função à prestação de serviços à sociedade
(privada ou pública)

10. Classificação de arquivos
Segundo a
Entidade
Segundo a
natureza
dos
documentos
Segundo os
estágios de
evolução
Segundo a
extensão de
atuação

11. Segundo a Entidade
Arquivos Públicos
Arquivos Institucionais
Arquivos Comerciais
Arquivos Pessoais
Características de atendimento a sociedade/ alguns documentos sigilosos ou
reservados. Classifica-se por federal, estadual e municipal.
Podem ser considerados privados. Sua origem não está ligada a administração
pública. São arquivos de sociedade, igrejas, clubes, associações e escolas.
São de característica administrativas, são de suporte as necessidades comerciais.
Serve como garantia fiscal, funcional, econômica e social.
São constituídos com documentação de figuras significativas na sociedade. São
integrados com outras coleções como os museus. Mais comum: fotos e cartas.

12. Segundo a Natureza dos Documentos
Arquivo Especial
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Arquivo Especializado
Processa e serve de documentos cujos
suportes não são em papel.
Exemplos: Fitas, fotografias, slides,
etc, merecendo por isso tratamento
especial( forma de acondicionamento,
conservação, etc
Dois significados:
1.º focado como tipo documental:
arquivos de escritura, registros, etc
2.º focado na característica de um tipo
de instituição: eclesiástico, sindical,
universitário, militar, etc. Também
conhecido como arquivo técnico.

13. Segundo os Estágio de evolução
São os chamados arquivos
de primeira idade. São
documentos de uso
frequente, sendo
conservados nas
repartições ou setores da
empresa.
Arquivos Correntes:
Arquivos Intermediários:
São os chamados arquivos
de segunda idade. São
documentos que deixam de
ter uso frequente,
Normalmente guarda-se
esses documentos entre 15
e 30 anos.
São os chamados arquivos
de terceira idade. São
documentos que perderam
seu valor administrativo ou
jurídico, porém são
mantidos pelo valor histórico
e comprobatório.
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14. Segundo a Extensão de atuação
Arquivos Gerais ou Centrais Arquivos Setoriais
Centralizam as atividades de um
arquivo corrente ou de primeira
idade. Tem como objetivo assegurar
a guarda, a preservação, a
classificação, o arranjo, a descrição e
o gerenciamento da documentação
que foi produzida ou custeada.
Descentralizam as atividades do
arquivo corrente porém a gestão
permanente do documento será no
arquivo central. O arquivo setorial
administra os fundos documentais.

15. Sistemas ou tipos de classificação de
documentos
Conjunto de inter-relações que trabalha de forma dinâmica não visando somente
as suas prateleiras ou seus depósitos, mas a unidade que reflete as suas
funções vitais, suas atividades e seus objetivos de organização.
Orgânicos
Por
funções
Assuntos/
temáticos

16. Outros tipos de sistemas de classificação:
Classificação alfabética
Classificação numérica
Classificação alfanumérica
Classificação cronológica
Classificação geográfica
Classificação ideológica
Classificação decimal
Classificação Decimal
Universal (CDU)
Classificação Decimal de
Dewey (CDD)
Classificação Automática

17. Catalogação de Documentos
É um dos processos de descrição do
documento que passa também pela
descrição física do mesmo.
Vai contar com a representação descritiva de
documentos e conjuntos documentais,
enfocando os elementos e as áreas de
descrição e normas

18. Catalogação: 9 áreas específicas
Localização
Identificação
Descrição física
Acesso e utilização
Conteúdos e estrutura
Edição
Contexto
Notas
Controle

19. Estrutura Básica do Arquivo
Recursos Humanos Instalações
Será responsável pela
execução das operações do
arquivo. Arquivistas,
documentalistas,
administrativo, técnicos
para higienização dos
documentos, estagiários,
profissionais de informática
Devem atender a alguns
critérios mínimos de
segurança documental.
Controle de temperatura
entre 22°C, iluminação em
50lux e 75uw/l de radiação
UV, umidade relativa de
55% entre outros.

20. Recursos Materiais Necessários
Mobiliário Acessórios

21. Organograma, Fluxograma e
Cronogramas

22. Organograma
É uma representação em forma gráfica da estrutura hierárquica formal de um
organização.
Mostram a disposição das unidades funcionais (órgãos e
departamentos) com funções definidas, a hierarquia da organização e
como estas unidades se comunicam.

23. Objetivos do Organograma
Destacar a relação entre superior e subordinado e a forma de delegação de autoridade e
responsabilidade
Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade
Facilitar a análise organizacional
Traçar planejamentos e ações práticas dos departamentos e setores
Servir de base para novas incorporações, alteração de estrutura, departamento, etc

24. Tipos mais usuais de Organograma
Organograma clássico Organograma em Barras Organograma em Setores
Organograma Radial (circular) Organograma Lambda Organograma Bandeira

25. Fluxograma
É a representação gráfica de um determinado fluxo ou processo de trabalho.
Ferramenta de gestão utilizada para compreender como os processos
funcionam, permitindo ao gestor organizar os dados e as informações,
facilitando um melhor entendimento dos setores.

26. Objetivos do fluxograma:
Padronizar a representação dos métodos e procedimentos administrativos
Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos
Facilitar a leitura e o entendimento
Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes
Maior flexibilidade
Melhor grau de análise

27. Forma Gráfica:

28. Tipos de Fluxograma
Diagrama de blocos
Fluxograma de Processo
Simples
Fluxograma Funcional
Fluxograma Vertical Fluxograma ANSI

29. Cronograma
É uma representação em forma gráfica do tempo a ser despendido em uma tarefa ou
projeto.
Auxilia no controle e na visualização de progressos de trabalho,
contemplando em uma tabela, o tempo de realização de atividades

30. Modelos de Cronogramas
Gráfico Gantt Gráfico PERT –
(Program Evolution Review Technique)

32. Dúvidas?

33. Qual o aprendizado
de hoje?