O documento aborda a organização e guarda de documentos e correspondências em um contexto empresarial, apresentando conceitos essenciais da arquivística, classificação de documentos e práticas de arquivamento. Destaca a importância de um setor de arquivos bem estruturado para a eficiência administrativa e o correto gerenciamento de informações, além de fornecer recomendações para a instalação física dos arquivos. No contexto atual, também menciona a gestão de documentos eletrônicos, ressaltando a necessidade de procedimentos adequados para garantir a disponibilidade e segurança da informação.

1. Componente Curricular
Organização de documentos
e correspondências

2. Estrutura
Unidade 1 – Organização de documentos
Unidade 2 – Organização e guarda de documentos
Unidade 3 – Recomendações para as instalações físicas do arquivo
Organização de documentos e
correspondências

3. Objetivos
-Conhecer e identificar os conceitos e procedimentos necessários para
trabalhar com a organização de documentos e de correspondências.
UNIDADE 1: Organização de documentos

4. Conceitos e definições importantes
• • ARQUIVÍSTICA/ ARQUIVOLOGIA: é a ciência que estuda o gerenciamento
das informações que podem ser registradas em documentos e arquivadas.
•• ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física e jurídica,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Lei
Federal nº 8.159/91, art. 2º).
•• ACERVO: totalidade dos documentos sob custódia (responsabilidade) de
um arquivo.
UNIDADE 1: Organização de documentos

5. Conceitos e definições importantes
• • CORRESPONDÊNCIA: correspondência é a forma de comunicação
escrita que é estabelecida entre pessoas - físicas ou jurídicas - para tratar de
assuntos de mútuo interesse.
•DOCUMENTO: é material escrito impresso, gráfico ou digital que trata de uma
informação, uma situação ou que sintetiza uma afirmação. No meio jurídico, os
documentos são tratados como atos, cartas ou escritos que servem para
comprovar determinada ação ou situação.
•• GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos
documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente (Lei Federal nº 8.159/91, art. 3º).
UNIDADE 1: Organização de documentos

6. Conceitos e definições importantes
• • ARQUIVAMENTO: sequência de operações que visam à guarda
ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a
guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
•Na era digital em que vivemos, o arquivamento é cada vez mais
realizado em meio eletrônico, em computadores da empresa. É
importante mencionar que em 10 de julho de 2012, foi publicada a lei
12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o
arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
UNIDADE 1: Organização de documentos

7. Tipos de documentos e correspondências
•• DOCUMENTO CORRENTE: são aqueles documentos que estão em curso
na empresa ou que, mesmo sem movimentação, constituem objetos de consulta
frequente. São armazenados em Arquivos Correntes. Exemplos: contas de
eletricidade, telefone, notas fiscais de compras, recibos, orçamentos, propostas de
serviços etc.
•• DOCUMENTO INTERMEDIÁRIO: documento que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. São armazenados em
Arquivos Intermediários. Exemplos: contratos de prestação de serviços,
correspondências, ofícios, declarações de imposto de renda, RAIS (Relação anual
de informações sociais) etc.
•• DOCUMENTO PERMANENTE: documento de valor histórico, probatório e
informativo, que deve ser definitivamente preservado. É armazenado no arquivo
permanente. Exemplos: contratos sociais, alterações contratuais da empresa,
estatuto, regimento etc.
UNIDADE 1: Organização de documentos

8. Classificação das correspondências
Correspondência particular: é aquela estabelecida entre pessoas físicas e
pode ter ou não caráter de intimidade.
Correspondência oficial: é a que ocorre entre órgãos da administração direta
ou indireta do serviço público civil ou militar, no âmbito municipal, estadual ou
federal, e da Administração Direta para particulares.
Correspondência empresarial: é aquela através da qual as empresas ou
quaisquer entidades se comunicam com as pessoas físicas ou jurídicas, tendo
em vista as mais diversas finalidades.
UNIDADE 1: Organização de documentos

9. Entrada dos documentos na empresa
O registro de entrada do documento é efetuado no setor de protocolo, que tem
como atividade principal executar as atividades de movimentação, controle e
expedição de requerimentos, processos e outros documentos, atendendo com
presteza às solicitações dos usuários sobre o andamento dos processos e
papéis de seu interesse.
A informação necessita ser classificada e organizada da fonte geradora à
armazenadora, para que o produto final seja repassado aos usuários
satisfatoriamente. Ter o documento certo e no local correto é de grande
importância para as decisões administrativas.
UNIDADE 1: Organização de documentos

10. Entrada dos documentos na empresa
No setor de protocolo, a ausência de técnicas e métodos apropriados, bem
como usos inadequados, prejudicam o correto arquivamento do documento no
seu destino final, após a tramitação. Consequentemente, os usuários e
administradores serão penalizados com a lentidão, a imprecisão e a falta de
confiança quando solicitarem informações.
Antes de guardar qualquer documento, a empresa ou a área responsável pelo
arquivo da empresa deve elaborar um quadro de avaliação de documentos. O
quadro de avaliação de documentos consiste em orientações para o
tratamento dos documentos por tipo de documento (corrente, intermediário,
permanente). Neste quadro devem constar os seguintes dados: a origem do
documento, a descrição do grupo de classificação deste documento, o
conteúdo ou assunto de cada documento, a data de chegada e o destino do
documento na empresa.
UNIDADE 1: Organização de documentos

11. Exemplo de quadro de avaliação e de triagem dos documentos
UNIDADE 1: Organização de documentos
DATA DO
DOCUMENTO
ORIGEM TIPO (corrente,
intermediário,
permanente)
CONTEÚDO/
ASSUNTO
DESTINO
20/10/2013 CLIENTE X CORRENTE PEDIDO ÁREA DE
VENDAS

12. Tramitação dos documentos na empresa
Após o registro no protocolo, o documento é encaminhado ao setor ou à
autoridade pertinente para as providências necessárias em função da
conclusão do assunto. Ele pode sair do setor de protocolo sob a forma original
em que deu entrada, ou sob a forma de processo, recebendo uma capa. Neste
último caso, será montado um dossiê, até chegar à conclusão do processo,
passando por diversas autoridades, recebendo pareceres e até anexos.
UNIDADE 1: Organização de documentos

13. Objetivos
- Apresentar os procedimentos para a guarda e
conservação dos documentos;
- Dar noções do tempo de armazenamento do documento;
- Conhecer as maneiras de guarda dos documentos
eletrônicos.
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos

14. Procedimentos de guarda e conservação
• Fazer o arquivamento diário de pastas e papéis;
• No momento de arquivar um documento,
confrontar o conteúdo e o número da pasta para evitar
engano;
• Manter uma sequência estritamente cronológica
- não grampear e não arquivar juntas a
correspondência recebida e a expedida;
• Não sobrecarregar as caixas-arquivo ou pastas;
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos

15. Procedimentos de guarda e conservação
• Abrir uma segunda pasta, tão logo seja
necessário; ou, se for o caso, uma caixa, seguindo a
numeração ou classificação da pasta anterior;
• Manter uma pasta miscelânea ou diversos, para
onde irão os documentos cujos assuntos não são
rotineiros;
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos

16. Procedimentos de guarda e conservação
• Não deixar assuntos sem definição; classificá-
los quando não houver definição clara ou não
existirem assuntos assemelhados em: Assuntos
Administrativos diversos, Assuntos de pessoal
diversos e Assuntos Financeiros diversos, definindo-
os em uma área que tenha pertinência;
• Jamais permitir que pessoas alheias ao serviço
procedam ao arquivamento, salvo sob supervisão nas
fases de treinamento.
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos

17. Tempo de Armazenamento
• A tabela de temporalidade documental deve ser
elaborada pela área responsável pelo arquivo da empresa.
Nela devem constar o tipo de documento, o setor onde o
documento deve ser arquivado e o prazo de guarda.
Também deve constar na tabela se, após a vigência do
período de armazenamento, o documento deve ser
descartado (de que forma) ou reanalisado.
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos

18. Tempo de Armazenamento
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos
DOCUMENTO Tipo: Corrente,
Intermediário,
Permanente
Local de
arquivo
Prazo de
Guarda
Destino
após a
validade
Doc 1
Doc 2
Doc 3

19. Arquivamento dos documentos na empresa
O arquivamento de documentos consiste na colocação
do documento no lugar a ele destinado (estante,
arquivo, prateleira ou pasta), e deve ser feito
diariamente, pois, quando os documentos se
acumulam, acabam ocorrendo problemas (perda,
extravio ou dano). Se, por acaso, houver documentos
que necessitem ficar para arquivamento no dia
seguinte, recomenda-se a sua guarda em armários.
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos

20. Arquivamento dos documentos na empresa
Tanto no caso de espaço físico próprio quanto no de armários, as pastas
suspensas ou fichas ou outro tipo de pastas podem ser arquivadas por rigorosa
ordem alfabética do assunto tratado no documento. Por exemplo: a pasta que
contém contratos será colocada no arquivo antes da pasta que abriga
correspondências, a qual virá antes da pasta que contém notas fiscais, e assim
por diante.
Pode-se optar também por organizar os fichários ou arquivos conforme os
seguintes critérios, além do alfabético:
b) Ordem geográfica;
c) Ordem numérica (simples ou cronológica);
d) Ordem de assunto.
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos

21. Arquivamento dos documentos na empresa
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos
Classificação por Assunto Método Geográfico
Financeiro – Bancos Rio de Janeiro
Distrito Federal
Santa Catarina
Clientes – Faturamento Método Alfabético
Deus, João de
Marques, Augusto
Contabilidade – notas fiscais,
faturas, contas de energia elétrica,
de telefone etc.
Método Cronológico
Janeiro a dezembro de 2012
Julho a dezembro de 2011
Contabilidade – notas fiscais,
faturas, contas de energia elétrica,
de telefone etc.
Método Cronológico
Pedidos Método Numérico
1
2

22. Arquivamento de documentos eletrônicos
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos
Uma das soluções mais usadas e fáceis de utilizar é criar
diretórios de documentos no Internet Explorer do Windows ou em
outro sistema operacional como o dos computadores da Apple.
Lembre-se de que você estudou as técnicas e ferramentas para
lidar com o computador em componente curricular anterior deste
curso. Caso tenha dúvidas, revisite as noções de informática
recebidas anteriormente.

23. Arquivamento de documentos eletrônicos
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos

24. Conclusão
UNIDADE 2: Organização e guarda de documentos
A manutenção de um setor de arquivos bem estruturado é de
fundamental importância para uma organização, pois esse setor
fornece informações e documentos necessários ao desenvolvimento
das atividades, facilita o acesso aos documentos, preserva a
documentação da empresa, possibilita o controle da produção de
documentos, auxilia o administrador na tomada de decisões, confere
segurança aos documentos e à instituição. Além disso, coloca à
disposição dos usuários documentos que fornecem informações de
caráter probatório ou simplesmente informativo, e permite encontrar e
exibir os documentos no momento necessário.

25. Objetivos
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
- Apresentar dicas para a instalação física do arquivo;
- Indicar atividades práticas a serem desenvolvidas na
empresa.

26. Introdução
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
-Em geral, numa empresa de transporte não existe
necessidade de reserva de um espaço físico específico para
organizar um arquivo, dado que a própria atividade da empresa
não lida com grande volume de papéis a exemplo de uma
biblioteca, um cartório e outras atividades econômicas.
-Desta maneira, na maioria dos casos, basta reservar uma
pequena sala com um ou dois armários próprios, para o
armazenamento de documentos.

27. Escolha do local para o arquivo
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
-Como regra geral, o lugar adequado para abrigar um arquivo
estará próximo dos setores da administração da empresa. São
esses setores que geram, recebem e expedem a maioria dos
documentos da empresa.
-Assim, em empresas de transporte, que não têm como
atividade principal a guarda e a geração de documentos, o
arquivo pode constituir-se de um ou dois armários próprios
para o armazenamento de documentos. Os armários podem
ser instalados perto de uma secretaria da empresa, ou numa
pequena sala exclusiva próxima à área administrativa.

28. Ambiente
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
O ambiente do arquivo deve ser planejado por um técnico
especialista em layout, de forma que possibilite a integração
entre as áreas para guarda e armazenamento da
documentação, as áreas de circulação, a área de atendimento
ao público, a área de separação e classificação de documentos
e a área onde fica o arquivista, assim facilitando o
funcionamento e a operação da atividade.

29. Ambiente - Dicas
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
•O ambiente para o pessoal deve ter uma distribuição de
móveis próximo à porta de entrada; se houver mais de uma,
perto da porta principal. Deve ter uma iluminação mais intensa
do que na área do acervo, um balcão para atendimento que
não permita a entrada de pessoas alheias ao local do acervo,
mesas que facilitem a separação e a classificação dos
documentos recebidos armários fechados e em aço para a
guarda de documentos.
•O ambiente de armazenamento de documentos deve ter
umidade relativa acima de 45 % e abaixo de 65 %; temperatura
em torno de 22º C (+/-1 são aceitáveis).

30. Ambiente - Dicas
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
•Quanto à iluminação, é recomendável o uso de persianas e
filtros de luz em áreas muito ensolaradas; não se deve usar
lâmpadas de mercúrio ou sódio devido à alta radiação
ultravioleta. A iluminação pode ser incandescente ou
fluorescente, com o mais baixo nível possível de radiação
ultravioleta.
•O ambiente para o acervo documental deve ter uma
iluminação monitorada, com controle nos locais de penetração
dos raios solares para que estes não incidam nos documentos,
mas sem aboli-los. Para organizar e dispor os documentos
podem ser usadas estantes em aço (o uso de equipamentos de
madeira para a guarda de documentos não é aconselhável).

31. Os cuidados nas construções e nas instalações
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
•Na construção ou adaptação de instalações físicas para
Arquivo, deve-se considerar os seguintes aspectos: o terreno
tem que ser seco, sem riscos de inundações, deslizamentos ou
de infestação de cupins; evitar condutos de alta tensão, áreas
de poluição (indústrias, usinas químicas, entrepostos de
materiais inflamáveis e explosivos) e de tráfego terrestre
intenso.
•Recomendam-se revestimento isolante nas paredes para
evitar a umidade e limpeza periódica no acervo.

32. Os cuidados nas construções e nas instalações
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
•Recomenda-se que os andares de depósitos tenham
resistência para as seguintes cargas: 1000 kg/m2 para a
instalação de estantes metálicas fixas de 2,20m de altura; 2000
kg/m2 para estante compacta móvel; 800 kg/m2 para
estruturas de bibliotecas.
•Recomenda-se, também, que as janelas nas paredes externas
tenham boa vedação, mas que possam ser abertas para a
ventilação natural, e que permitam a entrada de alguma luz
solar devido às propriedades germicidas.

33. Os cuidados nas construções e nas instalações
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
•Para as instalações elétricas e hidráulico-sanitárias no
ambiente de armazenamento de documentos, deve-se tomar
todas as precauções para evitar riscos de acidentes do tipo
incêndios, choques, curtos-circuitos, vazamentos, inundações,
penetração de água no solo próximo ao edifício.
•Em síntese, o local do arquivo deve ser um lugar livre da
umidade, de perigo de ruptura de canos, ser ventilado, com
controle da luz solar e da artificial e com instalações elétricas
que não ofereçam riscos de acidentes.

34. Guarda de documentos eletrônicos
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
•Atualmente, a troca de informações e de documentos entre as
empresas também é feita por meio eletrônico. Pode-se fazer
pedidos, trocar correspondências, enviar ofícios e
memorandos, entre outras trocas de informações tudo via e-
mail ou pela Internet. Também há possibilidade de se
receberem documentos armazenados em DVD, CD, Pen drive e
outros meios eletrônicos.

35. Conclusão
UNIDADE 3: Recomendações para
as instalações físicas do arquivo
•É de fundamental importância conhecer os procedimentos
para a guarda e conservação dos documentos da empresa.
Isso é a garantia de que as informações de que a empresa
necessita, atualmente e no futuro, estarão disponíveis com a
qualidade desejada.