Este documento discute a criação de um ambiente colaborativo para compartilhamento de boas práticas internas por meio de benchmarking. Ele explica como grupos colaborativos podem ser usados para mapear processos, identificar oportunidades de melhoria e desenvolver planos de implementação de novas práticas. A ênfase é dada à importância da consciência, confiança e comunicação entre os membros para que o compartilhamento de conhecimento ocorra de forma efetiva.
PROJETO DE EXTENÇÃO - GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS.pdf
Ambiente Colaborativo Benchmarking Interno Compartilhamento De Boas PráTicas.
1. AMBIENTE COLABORATIVO
Benchmarking interno
Compartilhamento de Boas Praticas
Patricia de Sá Freire Msc,
Engenharia e Gestão do Conhecimento /UFSC
1
2. internalização
construção
expressão
Conhecimento Conhecimento Conhecimento Cultura
organiza
individual de grupos Organizacional
cional
compartilhamento
2 patricia de sa freire, Msc Eng
3. ORGANIZAÇÃO É FEITA DE PESSOAS
COMPARTILHAR SIGNIFICA PESSOAS COMPARTILHANDO + EM
GRUPO >>>>> CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL
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4. PLANO DE MELHORIA
Elaborar RELATÓRIO de BENCHMARKING que destaque:
Objeto e objetivos do estudo de boas práticas;
Descrição da metodologia e um resumo de como cada etapa
foi executada;
Detalhes próprios do parceiro;
Oportunidades de melhoria identificadas;
Recomendações com as alternativas de melhoria;
Análise de viabilidade técnica e econômica das alternativas;
Relação das propostas com a estratégia da entidade;
Benefícios e impactos de cada alternativa.
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5. IMPLEMENTAÇÃO e METAS
Definição de Equipe para Acompanhamento da
Implementação
Plano de Implementação – processos e pessoas envolvidas
Plano de metas com indicadores
Monitorar os Resultados
Benchmarking Proativo
Reavaliar as Metas pelos novos Referenciais
Retroalimentação dos caminhos
Melhoria Continua
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6. DIFICULDADES PARA O
BENCHMARKING
FATORES PARA O INSUCESSO
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7. • Das suas metas e responsabilidades
• Dos seus pontos críticos
consciência NECESSÁRIA
ATENÇÃO • Das suas deficiências
• Das suas dificuldades
Falta de comprometimento dos líderes maiores;
Ausência de coordenação e gerenciamento do processo;
Não entendimento do conceito; os parceiros
• Entre
Não conseguir identificar suas próprias deficiências; grupo de trabalho
• Entre os membros do próprio
confiança • Nos dados
Processos críticos não selecionados;
• Na capacidade e autonomia de implementação
Foco somente em indicadores e seus resultados;
Indicadores-chave de desempenho não identificados;
Processo a ser comparado •não compreendido;e objetiva
Comunicação clara
Equipe inadequada, com vontade, mas sem especialistas;
• Diálogo aberto e franco
comunicação
Parceiros de Benchmarking Respeito e Consideração
• inadequados ou não encontrados;
Excesso de dados coletados, de difícil seleção;
Causas essenciais não identificadas;
Práticas não adaptadas à realidade da organização;
• Cultura de compartilhamento
Plano de melhoria não detalhado;
• Liberação de acesso à informações e conhecimentos
conhecimento
Dificuldade de implementaçãoalémde acompanhamento;
• Ir ou dos conhecimentos explícitos formalizados
Melhorias impossíveis de se implementar.
• Explicitar conhecimentos tácitos dos especialistas
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8. GRUPO COLABORATIVO
Como ferramenta de
benchmarking interno
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9. GRUPO
COLABORATIVO
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patricia de sa freire, Msc Eng
10. OBJETIVO
COLABORATIVOS Construção de um Canal de
Compartilhamento de
Estratégias e Ações para
GRUPOS
identificação de boas
práticas internas e
externas
Criando um Poderoso Ambiente
de Aprendizagem Coletiva
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11. P COMPARTILHAMENTO de informações e
AMBIENTE COLABORATIVO conhecimentos;
R
O Facilita o processo de comparação de práticas e processos;
M Permite o mapeamento de diferenças;
O CRIAÇÃO de CONHECIMENTOS novos;
V
Tomada de DECISÕES mais Conscientes e com menos
E Risco na Rede.
D Nível de CONSCIÊNCIA do indivíduo e do Grupo,
E
Da CONFIANÇA entre os pares e,
P
E da abrangência e eficiência do sistema de
N COMUNICAÇÃO INTERNA;
D
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12. AMBIENTE PARA COLABORAÇÃO
•Auto Consciência
•Noção Holística
•Reduzir a vulnerabilidade
•Equilibrar a expectativa
CONSCIÊNCIA •Visão Sistêmica
•Visão Compartilhada
•Aumentar a reciprocidade
C
O
N
CONFIANÇA
Q
U
CONSTRUIR
I
COMUNICAÇÃO
S
T
(DIÁLOGO)
A
R
•> saber ouvir e ver o outro
•>entender as pressões e
• Construir Conhecimentos necessidades do outro
•Ver a realidade objetivamente
•Desconstruir Modelos Mentais
- Boas Práticas
C ONHECIMENTOS
•> quebra de orgulho e inveja
•> Espaço de integração real
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13. COMBINADOS :
Criar métodos comuns
APRENDER A OUVIR: Compartilhar dúvidas, esperanças e descobertas;
RESPEITAR OS COMBINADOS: Gerar processos;
Para compartilhamento das BOAS PRÁTICAS -
Trabalhar em PROBLEMAS REAIS de cada um;
Valorizar detalhes das estratégias e técnicas de
Fortalecer VÍNCULOS pessoais
trabalho que não entram nos processos modelados
PREVER E ADMINISTRAR CONFLITOS gerados por diferentes visões de
mundo
na empresa, mas economizam tempo e eliminam
erros
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14. START UP!
CADA ENCONTRO
SEGUE AS SEGUINTES ETAPAS:
Reflexão Individual (questionário, dinâmica e/ou exercício);
Discussão em Grupos;
Apresentação para o Grupo;
Reflexão Coletiva;
Busca de Soluções Coletivas;
Sistematização das Soluções;
Reflexão Individual;
Definições para o Próximo encontro. patricia de sa freire, Msc Eng
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15. Objeto de Estudo, pode ser...
Alcance das Metas
Realização de Tarefas
Planejamento estratégico
Integração entre áreas
Integração entre empresas
Integração de Área;
Formação de Rede;
Atendimento ao cliente
MAPEAMENTO DAS BOAS PRÁTICAS
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16. O QUE FAZEMOS?
NO ENCONTRO
Objetivo: Auto
Separados por pequenos grupos, por
Diagnóstico áreas da organização,
Pré Requisito: Identificação do objeto de estudo;
Conhecer a rotina e Selecionar os objetos de estudo que o
processos de sua área grupo enfrenta dificuldade na sua
Tempo mínimo realização;
necessário: Dois Identificação dos problemas e dificuldades
Encontros relacionadas ao objeto de estudo;
Identificação das causas desses problemas
e dificuldades;
Seleção das causas essenciais seguindo a
técnica de Pareto;
patricia de sa freire, Msc Eng
Montagem da lista das causas dos
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problemas e dificuldades
17. O QUE FAZEMOS?
NO ENCONTRO
Objetivo: Auto
Separados por pequenos grupos, por
Diagnóstico
áreas da organização,
Pré Requisito:
Identificação do objeto de estudo;
Conhecer a rotina e
processos de sua área Resgatar as facilidades;
Tempo mínimo
Mapear as causas da facilidade;
necessário: Dois Desenhar o processo que leva à
Encontros facilidade;
Elencar os pontos críticos, de valor, as
boas práticas;
Apresentação das boas práticas;
Montagem de listagem com as boas
17 patricia de sa freire, Msc Eng práticas de todos.
18. O QUE FAZEMOS?
Objetivo: Auto NO ENCONTRO
Diagnóstico Em grande grupo, apresentação da listagem dos
problemas e dificuldades identificados e das causas
Pré Requisito: essenciais elencadas;
Conhecer a rotina e Apresentação da listagem das boas práticas
processos de sua área identificadas;
Encontrar entre as boas práticas listadas, uma que,
Tempo mínimo se aplicada, poderá eliminar as causas dos
necessário: Dois problemas e dificuldades existentes;
Encontros Análise da necessidade de adaptação de boas
práticas;
Montagem de Quadro Causas x Boas Práticas x
Adaptação;
Elaboração de Plano de Implantação das Boas
Práticas nas oportunidades identificadas.
Definição da grupo que gerenciará a implantação;
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19. O QUE FAZEMOS?
Objetivo: Auto NO ENCONTRO
Diagnóstico
Em grande grupo, Identificação das
Pré Requisito: Causas que não foram ainda contempladas
Conhecer a rotina e com as boas práticas existentes na
processos de sua área empresa;
Tempo mínimo
necessário: Dois DAR INICIO AO PLANO DE
Encontros BENCHMARKING EXTERNO...
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20. ATENÇÃO NECESSÁRIA PARA O BENCHMARKING
Falta de comprometimento dos líderes maiores;
Ausência de coordenação e gerenciamento do processo;
Não entendimento do conceito;
Não conseguir identificar suas próprias deficiências;
Processos críticos não selecionados;
Foco somente em indicadores e seus resultados;
Indicadores-chave de desempenho não identificados;
Processo a ser comparado não compreendido;
Equipe inadequada, com vontade, mas sem especialistas;
Parceiros de Benchmarking inadequados ou não encontrados;
Excesso de dados coletados, de difícil seleção;
Causas essenciais não identificadas;
Práticas não adaptadas à realidade da organização;
Plano de melhoria não detalhado;
Plano de melhoria não compartilhado;
Dificuldade de implementação ou de acompanhamento;
Melhorias impossíveis de se implementar.
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