TREINAMENTO DE ANÁLISE E SÍNTESE                  NÍVEL INome: _____________________________________     Data:____________...
Análise e SínteseDialéticaConceito: do conflito entre tese e antítese surge a síntese, que é uma situação novaque carrega ...
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Hipótese = Causa raizAnalise das ações = decomposição em possíveis para eliminar a causa raizA síntese e a eficácia das aç...
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Solução de ProblemasDefinir corretamente os verdadeiros problemas de uma organização é tão difícil quantosolucioná-los. É ...
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Fatores que interferem na solução dos problemas:     Abordagem incorreta     Uso impreciso de informações     Causa presum...
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3. Implicar ao máximo as pessoas envolvidas.4. O processo é tão importante como o resultado.5. Fazer um plano utilizando o...
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Etapa 1: Escolher o assunto A primeira etapa na resolução de problemas é de encontrar um problema e atribuir-lheum nome qu...
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Exemplo:· Utilizar “Melhorar o conhecimento do produto da equipa de vendas” ao invés de“Melhorar a educação produto para a...
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Pontos chaves:1. Recolher tantos dados quanto possível2. Basear-se nos fatos3. Classificar por ordem de prioridade4. Geral...
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Etapa 4 : Definir os objetivos Um objetivo é um valor que indica o nível de melhoria que deverá ser atingido. Ele édetermi...
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Identificar precisamente as verdadeiras causas nos diz o que fazer na etapa seguinte:procurar e aplicar as ações corretiva...
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Sempre que possível os efeitos devem ser convertidos em ganhos monetários(dinheiro). Os efeitos diretos devem ser reconhec...
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Ferramentas da QualidadeAs ferramentas da qualidade são métodos analíticos largamente utilizados para a solu-ção de proble...
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Atenção:      Nunca criticar idéias;      Escrever as palavras do participante. Não interpretar;      A geração de idéias ...
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Outra característica importante dos processos é a interfuncionalidade. A maioria dosprocessos importantes das empresas (es...
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Método:1.Defina o problema / efeito de maneira clara e concisa.2. Faça o levantamento das possíveis causas.Reúna o grupo q...
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5 PORQUESDevemos nos perguntar continuamente „Por quê?‟ até chegar à causa raiz do problema.Para cada causa pergunte Por q...
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4) Na coluna "viabilidade", pontuar os itens listados com os valores descritos na tabela   1 (tabela de pontuação), de aco...
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5W2HFerramenta auxiliar no planejamento e acompanhamento de ações, que organizainformações em forma de matriz. Tais inform...
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Aplicação     Para planejamento e acompanhamento de ações;     Para padronização de rotinas de trabalho.ExemploElaboração ...
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O que?                  Por quê?                   Como?                                     Quem?                 Onde?  ...
PDCAO ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japãoapós a guerra, idealizado por Shewhart e d...
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A principal compreensão é a de que uma contramedida de curto prazo quer dizerque se trata de uma ação temporária, um “cura...
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A   P                                                            C   D                                            A   P   ...
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Trabalhar em equipe “o que fazer”;  Ter atenção para o fato de que fazer não significa checar;  Definir métodos para ating...
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Síntese de textoA síntese de texto é um tipo especial de composição que consiste em reproduzir, empoucas palavras, o que o...
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O resumo indicativo apresenta uma visão geral do texto, porém utiliza somente     os pontos principais como destaque.     ...
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Princípios de Comunicação     Escreva para ser lido - Pressuponha que está escrevendo para pessoas com     interesses vari...
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O PARÁGRAFO      Os parágrafos também não devem ser longos.      A coerência está na conexão entre as frases, com ênfase n...
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2. Traduzi-las em imagens interessantes e colocar em uma ordem coerente.   3. Utilizar textos significativos e revelar o c...
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1. Após compilar as informações e resumir o conteúdo da apresentação em            um documento, é necessário definir o pu...
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4. Destaque o que é mais importante: o propósito dos gráficos no slide não é      mostrar TODOS OS DADOS, mas transmitir d...
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Espaço em branco: é preciso deixar espaços vazios no slide, isso determina suaeficácia. Qualquer slide sem espaço ficara m...
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Movimento: como instinto natural o ser humano acompanha qualquer movimento, logotoda animação afeta a capacidade de compre...
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Evitar fumar;     Usar roupas leves e evitar condimentos, refrigerantes e gorduras;     Postura de cabeça e corpo.     Ori...
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Há um problema que envolve pessoas de diferentes grupos;      Há um problema e não esta claro do que se trata, ou não se s...
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Preparação     Definição dos Objetivos em termos de resultados;     Definição do tipo de reunião;     Seleção de metodolog...
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Dar as boas vindas e apresentar os convidados novos;      Anunciar as regras e pauta da reunião;      Leitura da ata da re...
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Os Pilotos são 100% responsáveis pela ORGANIZAÇÃO, CONTEUDO e EFICÁCIA deseu respectivo Comitês;     Os Pilotos devem trab...
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Tempo de escuta - falamos cerca de 125 palavras por minuto e escutamos cerca de500 palavras por minuto. É preciso manter a...
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS    ARIOLI, Edir Edemir (1998). Análise e solução de problemas.    BRASSARD, Michael. The memory...
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  1. 1. TREINAMENTO DE ANÁLISE E SÍNTESE NÍVEL INome: _____________________________________ Data:____________________________ 1
  2. 2. Análise e SínteseDialéticaConceito: do conflito entre tese e antítese surge a síntese, que é uma situação novaque carrega dentro de si elementos resultantes desse embate. A tese é uma afirmação ou situação inicialmente dada. A antítese é uma oposição à tese. A síntese, então, torna-se uma nova tese, que contrasta com uma nova antítesegerando uma nova síntese, em um processo em cadeia infinito.Análise é a ação de decompor um todo em suas partes.Síntese é a obtenção de um todo a partir dos seus componentes ou elementosessenciais.Nosso treinamentoAnálise e Solução de ProblemasProblema = HipóteseAnalise de causa = decomposição das causasA síntese da analise de causas e a causa raiz 2
  3. 3. 3
  4. 4. Hipótese = Causa raizAnalise das ações = decomposição em possíveis para eliminar a causa raizA síntese e a eficácia das ações propostas para eliminar a causa raiz, transformadas empadrão.Hipótese = Resultado do trabalhoAnalise dos resultados = decomposição em etapas e condiçõesA síntese são os aprendizados e as possíveis capitalizaçõesReuniãoHipótese = Reunião muito produtivaAnalise = Necessidade de uma reunião, preparação de pauta, convocação das pessoas,preparação de materiais e recursos, condução.Síntese = Ata com as definições corretas, avaliação da reunião.ApresentaçãoHipótese = apresentaçãoAnalise = analise do publico alvo, informações relevantes, construção de story board.Síntese = Apresentação atrativaSó será possível realizar uma síntese caso eu tenha bons elementos para análise.Quanto mais tese e antítese eu tiver melhor ficará o resultado. 4
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  6. 6. Solução de ProblemasDefinir corretamente os verdadeiros problemas de uma organização é tão difícil quantosolucioná-los. É comum encontrar casos em que as organizações não estãoinstrumentalizadas para identificar precisamente as causas dos problemas econsequentemente, acabam não utilizando adequadamente métodos e ferramentasespecíficas que auxiliam na estruturação do pensamento e o conduzem a uma soluçãoorientada e formal.Muitas vezes também, as organizações não têm uma clara compreensão de conceitoscomo processo, problema, causa e efeito. Ao tentar solucionar um problema, aspessoas trabalham em cima de um dos efeitos, negligenciando a(s) verdadeira(s)causa(s). Antes de solucionar um problema, é fundamental identificá-lo corretamente,conhecer suas verdadeiras causas e somente depois implementar as mudançasnecessárias.Mas o que é um Problema? Problema é quando você reconhece que determinadoobjetivo, meta ou padrão – isto é, uma situação desejada como alvo – não foi ou nãovai ser alcançada. É um resultado indesejado de um processo.Problema também pode ter origem no desejo de melhorar o existente: uma novaoportunidade ou um novo objetivo definido.Para a caracterização de um problema precisamos responder a três perguntas de formaafirmativa: 1. Me incomoda? 2. Quero resolver? 3. Tenho governabilidade sobre?Quando um problema ocorre não existe um culpado, existem causas que devem serdescobertas.Problema x Causa x Efeito: Causa - Razão, motivo, origem que determina um acontecimento. Efeito - Efetivação, execução, realização, resultado de um ato qualquer. 6
  7. 7. 7
  8. 8. Fatores que interferem na solução dos problemas: Abordagem incorreta Uso impreciso de informações Causa presumida Uso continuado de soluções provisórias PrecipitaçãoQC StoryLiteralmente falando, o termo « QC » significa « Quality Control » mas raramente éexpresso na íntegra, nem nos livros, nem na expressão corrente. Este termo passou aser um termo genérico, que hoje em dia faz parte da família dos outros métodos dequalidade tais como TQC, SQC, "QC 7 tools", QC new 7 tools, etc. O termo « story » lembra que a « vida » de um problema é contada segundo umapequena história que qualquer pessoa possa facilmente compreender e transmitir.QC Story: uma metodologia de resolução de problemasQC Story é uma metodologia de resolução de problemas, baseada em dados e fatos,sem especulação, de um problema que é causado por numerosos elementos. O QC Story é aplicável não somente aos problemas de qualidade, mas também aosde produtividade, de custos, de logística, de energia, de segurança, etc.Pontos chave para o sucesso do QC StoryAlém de seguir uma abordagem estruturada, o sucesso na aplicação da metodologiado QC Story depende dos seguintes pontos chave:1. Considerar os fatos e os dados, sem especulação.2. Ter em conta as variações (não somente a média). 8
  9. 9. 9
  10. 10. 3. Implicar ao máximo as pessoas envolvidas.4. O processo é tão importante como o resultado.5. Fazer um plano utilizando o ciclo PDCA e segui-lo.6. Conservar as 9 etapas, e utilizar as ferramentas habituais.7. As melhorias só serão úteis se forem duráveis (padronizar).8. Não ter medo da mudança nem dos erros.9. Ninguém se mexe sem motivação e sobretudo : praticar, praticar, praticar, ..9 Etapas do QC StoryEtapa 1. Escolher o assunto: encontrar um problema e atribuir-lhe um nomeEtapa 2. Explicar as razões da escolha: os fundamentos, a importância e a urgência doproblema.Etapa 3. Compreender a situação atual: Fazer uma observação precisa do problema ereunir dados.Etapa 4. Definir os objetivos: um valor que indica o nível de melhoria que deverá seratingido.Etapa 5. Analisar: Identificar precisamente as verdadeiras causas e definir as medidasque serão tomadas.Etapa 6. Implementar medidas corretivas: aprovar as ações com a hierarquia, ensaiá-lase verificar seus efeitos.Etapa 7. Confirmar a eficácia: Comparar com as condições iniciais (etapa 3) com aajuda de dados (gráficos).Etapa 8. Padronizar: Rever ou estabelecer o padrão de trabalho.Etapa 9. Sintetizar e planejar ações futuras: elaborar um resumo que leva a umareflexão sobre o aprimoramento da aplicação do QC Story. 10
  11. 11. 11
  12. 12. Etapa 1: Escolher o assunto A primeira etapa na resolução de problemas é de encontrar um problema e atribuir-lheum nome que permita a todos compreender claramente a sua natureza. Como certaspessoas podem trabalhar em conjunto sobre este problema, é importante selecionarum tema motivante e que represente um desafio.Também, se nós comunicarmos o problema dentro da empresa, a maneira pela qualserá expresso o tema será importante para que as outras pessoas compreendam bem anatureza do problema e para obtermos assim mais favoravelmente as suasparticipações.Para exprimir o tema, os seguintes itens devem ser descritos: AÇÃO (verbo) OBJETO(nome) LUGARDeve-se notar 7 pontos a propósito da descrição dos temas : 1. Estabelecer onde se situa a melhoria (nome do processo, título do trabalho, nomedo produto, etc.)2. Exprimir no título do tema o que há para fazer e qual é o objetivo.3. Exprimir o problema explicitando o que de ruim deve ser atacado, de formaespecífica. Pode-se descrever na forma de melhorar qualquer oportunidade, porém estasituação tende a fazer com que as pessoas eliminem a possibilidade da realização dealgo ideal.Exemplos:· Utilizar “Reduzir a não qualidade” ao invés de “Melhorar a qualidade”· Utilizar “ Reduzir o número de dias de atraso” ao invés de “Melhorar os prazos”.4. Exprimir, de preferencia, em termos de resultados e não de métodos.Exemplo:· Utilizar “Reduzir o tempo de atendimento das reservas de quartos por telefone” aoinvés de “Preparar um manual de instruções para as reservas de hotel”5. Não confundir as soluções e os problemas: 12
  13. 13. 13
  14. 14. Exemplo:· Utilizar “Melhorar o conhecimento do produto da equipa de vendas” ao invés de“Melhorar a educação produto para a equipa de vendas”.· Utilizar “reduzir o tempo de acesso aos documentos” ao invés de “Arranjar oescritório”.6. Utilizar os verbos no infinitivoExemplo:· Utilizar “Reduzir os defeitos”, ao invés de “Tentativa de reduzir os defeitos”7. Escolher um tema que satisfaça as seguintes condições:· Fortemente necessário e necessário a todos· Difícil mas possível.· Ligado à política e aos objetivos da divisão e do departamento.Além disso, se a atividade se desenrola em grupo, o sujeito deverá· Ser comum a todos os membros do grupo· Permitir abranger o nível prático do grupo.Etapa 2: Explicar as razões da escolhaExplicar os fundamentos, a importância e a urgência do problema. As perguntasabaixo auxiliam a justificar a escolha: O problema está ligado à política do departamento/do serviço? É um problema importante? Apareceu subitamente ou é crônico? É visível ou oculto? 14
  15. 15. 15
  16. 16. Pontos chaves:1. Recolher tantos dados quanto possível2. Basear-se nos fatos3. Classificar por ordem de prioridade4. Geralmente usar os diagramas Pareto para explicar as razões da escolha. Deve-sedemonstrar o interesse, a importância, do tema com elementos visuais (gráficos,diagramas,…).Etapa 3: Compreender a situação atualEsta etapa é essencial no conjunto do QC Story e é determinante para o resultado final.A etapa de análise (etapa 5) depende da qualidade da etapa 3.Nesta etapa alguns fatores devem ser observados: Tempo: turno que o problema acontece, dia da semana, mês a mês, estação do ano; Local: onde o problema acontece, onde estão localizados; Tipo: mesmo problema em produtos diferentes, semelhantes; Efeito: o problema causa diferenças na forma, no modo como o problema acontece.Para fazer uma observação precisa do problema deve-se ir até o local onde eleapareceu para visualiza-lo ( na linha, na máquina, no aprovisionamento das peças, …).É importante observar alguns fatores sobre a coleta de dados:· Observar sem julgamento prévio, nem ter ideias preconcebidas;· Verificar sobre o terreno nós mesmos tanto quanto possível;· Comparar os bons e os maus resultados para esclarecer as diferenças;· A dispersão é uma informação útil. A média não é tudo. 16
  17. 17. 17
  18. 18. Etapa 4 : Definir os objetivos Um objetivo é um valor que indica o nível de melhoria que deverá ser atingido. Ele édeterminado por um compromisso entre o ideal e algumas limitações como o tempo, amão de obra e o custo que é possível investir no projeto. Por isso, é mais fácil fixar osobjetivos de melhoria uma vez que tenhamos delimitado corretamente a situação atual,existente na etapa 3.No caso de um problema conhecido, ele deverá, no mínimo, voltar à situação normal.O objetivo deve ser expresso por meio do estabelecimento das características decontrole, limite no tempo e valor.·O quê? (característica de controle)Exemplo: Reduzir o número de defeitos na montagem de portas· Para quando? (limite no tempo)Exemplo: para Novembro· De quanto? (valor objetivo)Exemplo: passar de 8 para 0·O quê? (característica de controle)Exemplo: Reduzir a quantidade de reclamações de clientes· Para quando? (limite no tempo)Exemplo: para Dezembro· De quanto? (valor objetivo)Exemplo: passar de 5 para 0Etapa 5: Analisar as CausasUma vez que os objetivos foram decididos a etapa seguinte é analisar as causas. Esta éa etapa mais importante do método. 18
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  20. 20. Identificar precisamente as verdadeiras causas nos diz o que fazer na etapa seguinte:procurar e aplicar as ações corretivas. Se nós não identificarmos corretamente ascausas, nos arriscamos a perder tempo e dinheiro em ensaios diversos de soluçõesineficazes.Analisar as causas significa procurar os fatores principais que criam os problemas eque parecem influenciar os resultados do processo. Nesta etapa, é preciso ter afinidadecom a abordagem científica da relação entre causas e feitos. Para isso, devemosutilizar as ferramentas à nossa disposição ou aquelas que sabemos manipular (hámuitas ferramentas de análise, mas em 90% dos casos, as 7 ferramentas da qualidadesão suficientes).Para fazer a análise de causa é preciso considerar alguns itens: Estabelecimento de hipóteses - brainstorming; Confirmação das hipóteses; Capacidade de se reproduzir o problema/efeito; Evitar que se investigue a causa através da ação; Causas que não afetam o efeito são eliminadas; Processo científico e não democrático;Etapa 6: Implementar medidas corretivasDevem ser estabelecidas e implementadas contramedidas para as causas identificadas.Antes de aplicar as ações corretivas, elas deverão ser aprovadas pela hierarquia.Depois, ensaiá-las e verificar seus efeitos sobre os outros processos ou os outrosfatores e, se são bons antes, então aplicá-las.É estritamente necessário verificar se a medida aplicada não cria um outrodefeito/problema em outro lugar! Às vezes pode aparecer lenta a aplicação das açõesuma por uma e de verificar o seu impacto. Mas nós não podemos permitir que segaste dinheiro na aplicação de ações que não tenham mostrado a sua eficácia.Etapa 7: Confirmar a eficáciaDeve-se verificar se os objetivos (Estabelecidos na etapa 04) foram atingidos. 20
  21. 21. 21
  22. 22. Sempre que possível os efeitos devem ser convertidos em ganhos monetários(dinheiro). Os efeitos diretos devem ser reconhecidos por meio da avaliação doresultado final. Também deve-se identificar os efeitos indiretos (repercussões) obtidosda solução do problema.Etapa 8: PadronizarA ação corretiva deverá ser padronizada para evitar que os erros cheguem novamente,é necessário então: Rever ou estabelecer o padrão de trabalho. Se o problema é originário do modo de realização, formar o executor neste novo padrão. Preparar as comunicações necessárias para que o padrão seja seguido; Sempre que possível utilizar ferramentas visuais para padronização; Garantir que os treinamentos sejam ministrados; Definir o responsável para assegurar que o padrão esteja sendo cumprido; Se possível, estender as ações corretivas outras praças, processos ou operações similares.Etapa 9: Sintetizar e planejar ações futuras Após o objetivo ter sido atingido, o progresso e os resultados são transmitidos àhierarquia. Mas poderá haver aspectos sobre os quais o QC Story não pode seraplicado, ou bem há causas que não podemos resolver atualmente. Esta etapa permitede assinalar para o tratamento futuro.Nesta etapa os participantes devem fazer uma reflexão sobre as coisas quetranscorrem bem ou mal durante o processo de melhoria.Observa-se que o ciclo PDCA deve ser rodado constantemente para a melhoriacontínua. O método é tão importante como o resultado, e ele também pode sermelhorado. É necessário então assinalar as observações para a próxima vez. Assim, e a fim de fechar o ciclo do P(S)DCA, cada utilizador deverá terminar a suamissão do QC Story fazendo um resumo da maneira como o praticou. Este resumodeverá levar a uma reflexão sobre o aprimoramento das competências necessárias àrealização de um «QC Story» cada vez melhor, notoriamente no que cabe asferramentas de análise. É o papel do piloto ajudar o (os) praticante(s) do QC Story acolocar em evidência os pontos a melhorar. 22
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  24. 24. Ferramentas da QualidadeAs ferramentas da qualidade são métodos analíticos largamente utilizados para a solu-ção de problemas em qualidade. O uso dessas ferramentas possibilita objetividade eclareza no trabalho e, fundamentalmente, a “administração através de fatos”, em vezde opiniões. As ferramentas da qualidade, portanto, são utilizadas para observar,gerenciar e medir fatos e dados na busca de solução de problemas.Um processo estruturado para a solução de problemas, usando as ferramentas daqualidade, produz melhores soluções que um processo desordenado. As pessoas,trabalhando em equipe e aplicando as ferramentas, visualizam com maior facilidade oproblema, suas variações e importância.A seguir estarão conceituadas estas técnicas para identificação, análise e solução deproblemas.BrainstormingA tradução mais comum é “tempestade de idéias”, que é uma técnica utilizada porgrupos de trabalhos para encorajar a geração, o esclarecimento e a avaliação de idéias,problemas ou tópicos, de forma criativa e rápida, a respeito de um determinadoassunto.Atenção: A ênfase do brainstorming é na quantidade de idéias, e não na qualidade.O brainstorming é usado: Para identificar problemas; Para estratificar um problema (identificar as causas de um problema); Para definir e desenvolver um projeto de melhoria; Para elaborar um plano de ação.Existem dois tipos de métodos que podem ser utilizados na condução do processo deBrainstorming: Estruturado: nesta forma, todas as pessoas do grupo devem dar uma idéia a cada rodada ou “passar” até que chegue sua próxima vez. Isso obriga até mesmo os tímidos a participarem, mas pode criar alguma pressão sobre as pessoas. Não-estruturado: nesta forma, os membros do grupo simplesmente dão as idéias conforme elas surgem em suas mentes. Isso tende a criar uma atmosfera mais relaxada, mas também há risco de dominação pelos participantes mais extrovertidos. 24
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  26. 26. Atenção: Nunca criticar idéias; Escrever as palavras do participante. Não interpretar; A geração de idéias deverá ter duração de 5 a 30 minutos, no máximo, por assunto; Formar um grupo de no máximo 12 pessoas; Todos devem ter um entendimento comum quanto ao problema.Antes do início da atividade de brainstroming, o líder deve: Explanar ao grupo quanto a origem e motivo do encontro, ou seja, esclarecer o problema que será analisado; Relembrar as regras e itens importantes da metodologia.O processo de brainstorming é composto de 4 fases:1. Fase de geração: o líder esclarece o assunto a ser abordado, escrevendo-o em umflip-chart ou em um quadro e lista todas as idéias apresentadas, até não surgir maisnenhuma.2. Fase de classificação: o grupo faz uma revisão da lista, certificando-se que todosentendem cada item da mesma forma, a fim de condensar/eliminar duplicações.3. Fase de avaliação: o grupo discute a lista e procura eliminar itens sem importânciaou fora de escopo.4. Fase de agrupamento de idéias: o grupo discute a lista e procura juntar as idéiassimilares ou afins. Se necessário, o grupo pode escrever uma nova frase querepresente a idéia geral das frases contidas em cada um dos grupos.ProcessoProcessos são um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas quetransformam insumos em produtos, com repetibilidade e feedback, estas são as duascaracterísticas essenciais de processos. A primeira significa que a mesma coisa é feitavárias vezes. A segunda, significa que existe retroalimentação. Feedback significaalimentação – volta. As atividades são interelacionadas e por isso é possível ter oretorno das mesmas. 26
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  28. 28. Outra característica importante dos processos é a interfuncionalidade. A maioria dosprocessos importantes das empresas (especialmente os processos de negócio)atravessa as fronteiras das áreas funcionais. Além disso, também é importanteobservar o dato de que os processos têm clientes.Um processo é a transformação de um insumo em um produto. Esta transformaçãopode ser no aspecto físico do insumo ou na localização do mesmo.Outra definição é que um processo é um conjunto de causas que provoca um ou maisefeitos. O efeito é o produto - o resultado do processo - e as causas são todos osinsumos usados para gerar este produto.Para uma fábrica de lápis, por exemplo, temos o seguinte:PROCESSO: Fabricar lápisEFEITO PRINCIPAL: Lápis de ponta macia e borracha durávelCAUSAS: Equipamentos de medição, máquinas, matéria prima, luminosidade do local(6M)Este é o conceito de processo utilizado pelo diagrama de causa e efeito, que seráexplicado a seguir.DIAGRAMA CAUSA DE EFEITOÉ uma ferramenta usada para representar a relação entre um determinado efeito(problema) e todas as suas possíveis causas (também conhecido como Diagrama deCausa e Efeito).As várias causas em potencial podem ser organizadas em categorias principais esubcategorias, de maneira que seu formato se assemelhe a um esqueleto de peixe (daíser conhecido como Diagrama Espinha de Peixe). Ele também é conhecido comoDiagrama de Ishikawa, devido ao nome de seu inventor, Kaoru Ishikawa.As causas são divididas em “famílias”, podendo compreender a mente-de-obra,métodos, materiais, máquinas (4Ms) e, às vezes, também medidas e meio ambiente(6Ms).O diagrama de Ishikawa é utilizado para analisar relações de causa e efeito e pode terduas finalidades: Descobrir causas de problemas; Mapear processo. 28
  29. 29. 29
  30. 30. Método:1.Defina o problema / efeito de maneira clara e concisa.2. Faça o levantamento das possíveis causas.Reúna o grupo que está envolvido na análise do problema para uma sessão debrainstorming e faça o levantamento de todas as possíveis causas de problema,observando todos os aspectos.3. Organize as informações dentro das categorias principais de possíveis causas (4 ou6 Ms) . Meio-ambiente: listar as condições do ambiente ideal. Por exemplo: Arejado, iluminado, limpo, climatizado, etc.; Máquinas: listar todos os equipamentos e ferramentas necessários, estes elementos não se transformam durante o processo; Materiais: listar todos os materiais e informações que se transformam durante o processo; Medidas: listar a quantidade de todos os materiais, máquinas e mente-de-obra necessários para atingir o resultado. Geralmente este item é descrito no Método como especificações; Métodos: listar todos os procedimentos e planejamentos necessários para o atingimento do resultado esperado; Mão-de-obra/mente-de-obra: descrever os cargos e pré-requisitos das pessoas que participam do processo.4. Construa o diagrama de causa e efeito dispondo o problema (efeito), as categoriasprincipais de possíveis causas e as respectivas causas conforme segue:5. Reflita sobre cada causa, perguntando: por que isto acontece? 6. No sentido depesquisar as causas básicas do problema: Observe as causas que aparecem repetidamente; Obtenha o consenso do grupo; Colete os dados para determinar a freqüência relativa das diferentes causas. 30
  31. 31. 31
  32. 32. 5 PORQUESDevemos nos perguntar continuamente „Por quê?‟ até chegar à causa raiz do problema.Para cada causa pergunte Por que isso acontece?. A cada ideia dada, escreva como umasub-causa, ramificando da primeira causa. Pergunte a cada sub-causa Por que issoacontece?. Repita os passos 4 e 5 ao menos até o quinto nível, ou quando não forpossível mais respostas.DIAGRAMA DE ÁRVOREO diagrama de árvore é utilizado para descobrir as causas do problema. Tem a mesmafinalidade do Diagrama Causa-Efeito, é apenas uma nova forma de representação.Possui um forma visual no formato de uma árvore e reflete a relação das causas, atéchegar à causa raiz. Deve ser utilizado exercitando os 5 porquês.MATRIZ DE PRIORIZAÇÃOA Matriz de Urgência, Viabilidade e Eficácia é uma ferramenta comumente utilizadapara a priorização de atividades. O objetivo da matriz é avaliar os itens conforme a suaUrgência (U), Viabilidade (V) e Eficácia (E), pontuando os itens de acordo com o grau deimportância.Utiliza-se a matriz de priorização para: Estabelecer prioridade de problemas a serem resolvidos; Estabelecer prioridades das ações para eliminação de causas de problemas; Estabelecer prioridades das ações de melhoria.Esta ferramenta é frequentemente utilizada quando não se tem dados numéricos refe-rentes aos itens a serem priorizados.Método:1) Criar uma matriz com 6 colunas com os seguintes tópicos: item, urgência, viabilidade, eficácia, total, classificação.2) Preencher na primeira coluna da matriz com os itens a serem priorizados.3) Na coluna "urgência", pontuar os itens listados com os valores descritos na tabela 1 (tabela de pontuação), de acordo com o grau de urgência. 32
  33. 33. 33
  34. 34. 4) Na coluna "viabilidade", pontuar os itens listados com os valores descritos na tabela 1 (tabela de pontuação), de acordo com o grau de viabilidade.5) Na coluna "eficácia", pontuar os itens listados com os valores descritos na tabela 1 (tabela de pontuação), de acordo com o grau de eficácia.6) Após preenchidas as colunas "urgência", "viabilidade" e "eficácia", preencher a coluna "total". A coluna "total" é a soma das pontuações dadas na "urgência", "viabilidade" e "eficácia" (Total = U + V + E).7) O item com o maior valor numérico na coluna "total" terá a prioridade máxima, recebendo a primeira colocação na coluna "classificação", e assim por diante, até que todos os itens listados na matriz estejam classificados. 34
  35. 35. 35
  36. 36. 5W2HFerramenta auxiliar no planejamento e acompanhamento de ações, que organizainformações em forma de matriz. Tais informações são determinadas pelas “perguntaschaves” contidas no 5W2H, que nada mais senão as iniciais de palavras em inglês (vertabela abaixo). Além de nortear o plano de ação, a utilização desta ferramenta tambémajuda a delinear a abrangência do problema. 5W2H 7 PerguntasWhat O quê - O que será feito? - Que materiais e equipamentos utilizar? - Quais as especificações a serem seguidas? - O que envolve o serviço?Why Por que - Por que esta tarefa é necessária? - Por que deve-se verificar o serviço? - Quais os riscos da falta de controle?How Como - Como executar o serviço? - Como verificá-lo?Who Quem - Quem deve fazer o serviço? - Quem deve verificar?Where Onde - Onde será feito o serviço? - Onde armazená-los? - Onde guardar os equipamentos?When Quando - Quando iniciar o serviço? - Quando verificar?How Far* Até Quando (prazo) - Qual é o prazo de execução?*Algumas Quanto Custa - Quanto custa fazer de maneira ou de outra?literaturas utilizam - Quanto custa se não for feito?How Much 36
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  38. 38. Aplicação Para planejamento e acompanhamento de ações; Para padronização de rotinas de trabalho.ExemploElaboração de um plano de ação para substituição da central PABXMétodo Estabelecer um objetivo ou meta; Convocar as pessoas que contribuirão com o planejamento ou padronização; Levantar as ações a serem tomados; Definir a sequência de implantação das ações; Construir a matriz 5W2H, preenchendo as ações na sequência definida e em seguida demais campos.Características de um bom plano de açãoOs planos de ação devem conter no seu detalhamento (o que e como) ações queabranjam os seguintes itens: Ação de contenção; Ação para eliminar a causas; Evidencias de execução das ações; Ações de treinamento; Ações de padronização; Meio para verificação da eficácia. 38
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  40. 40. O que? Por quê? Como? Quem? Onde? Quando? Até Quando?Pesquisar Para poder dimensionar Verificar pontos não atendidos e Assistente Em todas 01/10/98 20/11/98necessidades central possíveis expansões. Elaborar planilha Administrativo as áreas de necessidadesDimensionar nova Para evitar aquisição Solicitar especificações, orçamentos e Gerente Junto aos 20/11/98 20/12/98central incorreta visitas. Elaborar planilha comparativa Administrativo fornecedor esAvaliação das Para obter validação da Avaliar planilha comparativa Diretores e Gerente Matriz 05/01/99 10/01/99propostas solução AdministrativoAquisição da central Para resolução do Qualificar fornecedor e emitir Ordem de Gerente Matriz 12/01/99 15/01/99 problema Compra AdministrativoInstalação da central Para ativação da central Refazer todo o cabeamento e atender Fornecedor Em todas 01/02/99 20/02/99 ao disposto na planilha de necessidades as áreasInspeção da central Para liberar serviço e Verificar todos os ramais instalados Assistente Em todas 18/02/99 20/02/99 evitar problemas (defeitos, facilidades) com o usuário e Administrativo as áreas futuros com o fornecedor 40
  41. 41. PDCAO ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japãoapós a guerra, idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, queefetivamente aplicou-o. O ciclo de Deming é uma técnica simples que visa ocontrole do processo, podendo ser usado de forma contínua para ogerenciamento das atividades de uma organização.O ciclo PDCA é um método que visa controlar e conseguir resultados eficazes econfiáveis nas atividades de uma organização. É composto por quatro palavras,do inglês: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Action (Agir).Todo gerenciamento do processo consta em estabelecer a manutenção nasmelhorias dos padrões montados na organização, que servem como referênciaspara o seu gerenciamento.Lembrete: Introduzir o gerenciamento do processo significa implementar ogerenciamento repetitivo via PDCA.O PDCA é um modo eficiente de apresentar uma melhoria no processo. Elepadroniza as informações do controle da qualidade, evita erros lógicos nasanálises, e torna as informações mais fáceis de se entender.Passo 1. Traçar um plano (PLAN)Quando traçamos um plano, temos três pontos importantes para considerar:a - Estabelecer os objetivos (determinar o “o que”).b - Estabelecer o caminho para atingi-los (determinar o “como”).c - Decidir quais os métodos a serem usados para consegui-los.Após definidos os objetivos, deve-se estabelecer uma metodologia adequadapara atingir os resultados.Lembrete: As ações do planejamento podem ser divididas em dois grupos:Contramedidas de curto prazoContramedidas de longo prazo 41
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  43. 43. A principal compreensão é a de que uma contramedida de curto prazo quer dizerque se trata de uma ação temporária, um “curativo” que oferecerá alíviopassageiro até que uma solução mais eficaz ou mais abrangente possa serimplementada.Passo 2. Executar o plano (DO)Vamos abordar três pontos importantes:a - Treinar o método a ser empregado.b - Executar o plano conforme o método.c - Coletar os dados para verificação do processo.Nesta etapa, as tarefas devem ser executadas como estão previstas nos planos.Passo 3. Verificar os resultados (CHECK)Agora, verificamos o processo e avaliamos os resultados obtidos:a - Verificar se o trabalho está sendo realizado de acordo com o padrão.b - Verificar se os valores medidos variaram, e comparar os resultados com opadrão.c - Verificar se os itens de controle correspondem com os valores dos objetivos.Atenção: Não há como verificar se houve melhoria se não houver nenhum pontode comparação. A pressa por solucionar o problema faz com que não coletemosdados do “antes” das ações/contramedidas.Passo 4. Fazer ações corretivas e/ou preventivas (ACTION)Finalmente, tomamos ações baseadas nos resultados apresentados no passo 3.a - Se o trabalho desviar do padrão, tomar ações para corrigir estes.b - Se um resultado estiver fora do padrão, investigar as causas e tomar açõespara prevenir e corrigi-lo.c - Melhorar o sistema de trabalho e o método.d - Se as ações solucionarem o problema, padronizar as melhorias. 43
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  45. 45. A P C D A P C D MELHORIA CONTÍNUA A P C D TEMPOO ciclo PDCA só faz sentido se for “rodado” continuamente, pois está embasado noconceito de melhoria contínua (Kaizen). Quando se conclui um ciclo, deve-seimediatamente iniciar outro, almejando o melhoramento do processo atual. Cadamelhoria corresponde ao estabelecimento de um novo nível.O conceito do ciclo PDCA é utilizado também na solução de problemas, conformemostra a figura a seguir:O ciclo PDCA não se restringe às atividades inerentes às organizações formais,podendo ser assimilado como filosofia para melhoria contínua em qualquer ambiente,em qualquer situação, inclusive na vida pessoal.Atenção Conhecer o problema e sua amplitude; Entender o processo; Sempre planejar antes de fazer; 45
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  47. 47. Trabalhar em equipe “o que fazer”; Ter atenção para o fato de que fazer não significa checar; Definir métodos para atingir as metas; Definir o que fazer e preparar o pessoal que deve executar; Não ficar imobilizado no planejamento; Durante o planejamento, definir os meios de avaliação; Fazer, checar e não se esquecer de implantar as ações corretivas; Não parar após um ciclo (uma volta), rodar o ciclo PDCA continuamente; Ao término de cada ciclo, especificar os procedimentos de maneira clara eobjetiva de forma a assegurar a padronização e evitar retrocessos. 47
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  49. 49. Síntese de textoA síntese de texto é um tipo especial de composição que consiste em reproduzir, empoucas palavras, o que o autor expressou amplamente. Desse modo, só devem seraproveitadas as ideias essenciais, dispensando-se tudo o que for secundário.Como resumir temas Resumir um texto significa reduzi-lo em poucas palavras mantendo o seuobjetivo, ou seja, o seu tema central. Para que o objetivo seja mantido é importante identificar o tema do texto, osdados importantes e as palavras desconhecidas para conhecer o significado dasmesmas. As vantagens de se resumir um texto é retirar dele somente o conteúdonecessário a ser conhecido. Assim, existe a participação ativa da aprendizagem dequem resume e de quem lê o resumo, além de diminuir o tempo da leitura.Tipos de resumoUm resumo pode ser indicativo, informativo ou crítico (resenha). 49
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  51. 51. O resumo indicativo apresenta uma visão geral do texto, porém utiliza somente os pontos principais como destaque. O resumo informativo, o mais utilizado em universidades, exige do produtor um profundo conhecimento da obra original a ser resumida. Objetiva transmitir ao leitor o maior número de informações relacionadas ao texto, de maneira que sua leitura original seja dispensada. O resumo crítico ou resenha também exige profundo conhecimento sobre o assunto a ser resumido, pois associa os fatos e a crítica pessoal de quem escreve.Extensão de resumoDe acordo com a intenção do resumo feito é que se determina a extensão do mesmo. Para notas e indicações breves determina-se a utilização de no máximo 100 palavras; Para artigos de periódicos utiliza-se no máximo 250 palavras; Para livros, relatórios técnico-científicos e trabalhos acadêmicos utiliza-se no máximo 500 palavras;Procedimentos 1. Leia atentamente o texto, a fim de conhecer o assunto e assimilar as ideias principais; 2. Leia novamente o texto, sublinhando as partes mais importantes, ou anotando à parte os pontos que devem ser conservados; 3. Resuma cada parágrafo separadamente, mantendo a sequência de ideias do texto original; 4. Faça seu próprio resumo, unindo os parágrafos, ou fazendo quaisquer adaptações conforme desejar; 5. Evite copiar partes do texto original. Procure exercitar seu vocabulário. Mantenha, porém, o nível de linguagem do autor; 51
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  53. 53. Princípios de Comunicação Escreva para ser lido - Pressuponha que está escrevendo para pessoas com interesses variados. Procure o melhor modo de comunicar suas ideias – Procure atrair a atenção visual do leitor, estruturando suas ideias. Seja original – A originalidade está no tratamento do assunto, desenvolvido de um modo que ainda não foi experimentado, numa redação autônoma, agradável e criativa, numa perspectiva pessoal. Concentre-se no significado das palavras. Cultive a simplicidade – Quanto mais se conhece o idioma, mais se escreve com simplicidade. Quem escreve bem despreza o enfeite gratuito, a falsa erudição, as frases que apenas dão impressão de brilho, cheio de palavras de uso raro, quando há as de uso comum e de mesma eficácia.Qualidades a serem alcançadas Clareza - Escreva para ser entendido. Concisão – Procure dizer o máximo no mínimo. Correção – Respeite as regras gramaticais. Precisão – Seja preciso nas palavras e nos conceitos. Consistência – Mantenha coerência nos termos. Contundência – O texto deve ser direto. Correção Política – Escreva de modo politicamente correto. Fidelidade – Seja honesto com o assunto, com as fontes e com o leitor.Para escrever melhorA FRASE Cada frase deve conter apenas uma ideia forte e a informação indispensável. Evite recursos como “sendo que”, “fazendo com que”, e pronomes relativos (“o qual”, “cujo”). Evite aumentativos, diminutivos e adjetivos em demasia. 53
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  55. 55. O PARÁGRAFO Os parágrafos também não devem ser longos. A coerência está na conexão entre as frases, com ênfase na ideia principal.Assertividade na Síntese Na produção de uma síntese de texto, o processamento e seleção das ideiasprincipais são identificadas com maior precisão por meio das Ferramentas de Análise. Por meio de um processo lógico e reflexivo desenvolvido no QC Story, as etapasPlan / Do / Check / Amend - PDCA permitem identificar quais são as Ferramentas deAnálise necessárias para indicar o caminho da solução de problemas. Assim, as Ferramentas de Análise garantem que a síntese apresente os fatos edados mais relevantes, e com os resultados já analisados logisticamente.ApresentaçõesEmpresas, produtos e ideias são criados ou não pela qualidade da sua apresentação.Uma boa apresentação pode fazer a plateia comprar a sua ideia enquanto uma ruimpode vetar uma grande ideia.“Muitas vezes, as apresentações são a última impressão que um cliente tem de umaempresa antes de fechar negócio.” Nancy Duate É comum a apresentação ser feita em cima da hora, e acaba sendo um reflexo daagenda do apresentador e, ao invés de ajudar na comunicação da mensagem, servecomo apoio para ele. A qualidade da apresentação é igual a qualidade doapresentador, pois bons slides mostram mais confiança e a plateia fica atenta. Por maisque seu produto ou ideia seja excelente, o visual e a forma que ele se apresenta aocliente, ou no caso, plateia, faz diferença sim.Para fazer uma boa apresentação, existem alguns cuidados que devem ser tomados. 1. É preciso estruturar as ideias como se fosse uma historia sendo contada, onde os slides REFORÇAM a mensagem do apresentador. Por isso é preciso criar ideias originais sobre o tema. 55
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  57. 57. 2. Traduzi-las em imagens interessantes e colocar em uma ordem coerente. 3. Utilizar textos significativos e revelar o conteúdo junto com o discurso do orador, despertando a curiosidade da plateia. 4. Desenvolver um roteiro conduzindo a plateia pela linha de raciocínio desejada. 5. Criar slides agradáveis de olhar, com uma composição harmoniosa e equilibrada que não canse a plateia e nem tire a atenção do apresentador, pois o foco é ele. Uma boa apresentação faz a plateia mergulhar no assunto, ficando encantada. É comum serem utilizados SLIDOCUMENTS: telas cheias de texto, inúmerosbullets (marcadores) com tópicos e subtópicos intermináveis. Slides com mais de 75palavras são considerados documentos. Muitos dados, gráficos e tabelas na maioriadas vezes ilegíveis por causa do tamanho da fonte, falta de espaço em branco e muitasanimações sem sentido deixam a apresentação confusa e não transmitem a mensagemde maneira eficaz. Reestruturar a forma de apresentação é importante pois é natural do ser humanoprestar atenção simultaneamente na comunicação oral e Visual. A plateia nãoconseguirá assimilar o conteúdo se ela quiser ler e ouvir ao mesmo tempo. Ou um ououtro. Portanto todo aquele texto pode não estar fazendo o efeito desejado natransmissão da mensagem. Pode estar até atrapalhando, pois não incentiva a plateia ea faz pensar que a apresentação será de inúmeros e inacabáveis slides chatos iguaisaquele. Por mais que seja uma facilidade esse tipo de slide, ele não é eficiente, poispode não dizer nada para a plateia. Criar as apresentações assim é cômodo, por causa do vicio e facilidade de fazerdessa maneira. Então primeiro temos que admitir o problema e que os slides estão forade controle. Para isso é preciso entender que o slide não é uma muleta para oapresentador, e sim uma referencia visual para a plateia. Você consegue falar sobre otema sem os slides? As palavras usadas para lembrar as falas podem não significarnada para a plateia. Essa mudança requer trabalho e comprometimento. É preciso analisar se todoesse conteúdo é realmente necessário nesse slide, e pensar em alternativas paramelhorar isso, como por exemplo dividir um slide em vários. Para mudar o modelo das apresentações o processo para a criação deve ser: criarideias -> traduzi-las em figuras -> ordena-las corretamente -> exibi-las. Ou seja,traduzir a expressão oral para visual. 57
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  59. 59. 1. Após compilar as informações e resumir o conteúdo da apresentação em um documento, é necessário definir o publico que irá assisti-la. Assim é possível priorizar as informações mais importantes para cada tipo de expectador. 2. A partir daí é possível rabiscar ideias, fazer braistorming, mapa mental, ou o que ache melhor, para achar uma que satisfaça o objetivo da visão ou conceito que se quer comunicar. Nessa fase é legal usar papel e lápis, pois a mão é uma extensão direta do cérebro, onde as ideias começam. É importante juntar o Máximo de ideias possível, e não ficar com a primeira que vem a cabeça, mas com a que melhor atenda a os objetivos. 3. O próximo passo é fazer um storyboard da apresentação, que nada mais é que um esquema, como se fosse uma história em quadrinhos, que define como serão os slides, o que contém em cada um, e ainda serve como uma prova de conceito. Ele tem que ser rápido de fazer, se está muito complicado, sua ideia é muito complexa. Para montá-lo pode ser usado rabiscos, boneco palito ou imagens do Google, contanto que você entenda. E então começar a montá-la em um software de apresentações, definindo o que é mais importante e o que vai para cada slide. 4. Geralmente é apresentado muitos dados e a plateia não tem como examiná-los enquanto o apresentador fala. E, muitas vezes, a quantidade de dados é tanta por slide que a fica ilegível. Portanto é preciso manter o foco e ter clareza. Porque os dados não são realmente sobre eles, mas dizem respeito a alguma coisa ligada a eles. Quando for realmente importante mostrar todos os dados, entregar impresso. E utilizar somente se for ajudar a ilustrar suas conclusões e de forma simples.Existe 5 regrinhas para utilizar dados nas apresentações: 1. Diga a verdade: Sempre apresentar dados verdadeiros e ter como prová-los. 2. Vá direto ao ponto: você tem que saber aonde quer chegar com o gráfico e destacar a informação importante para isso. IMPORTANTE: Destaque não é sinônimo de vermelho/amarelo/laranja/ seta e afins. Uma sutil diferença já destaca. Usar cores da paleta definida. 3. Escolher as ferramentas certas: se você quer mostrar apenas uma informação principal, sem comparar com outras, utilize somente ela! Aumenta o impacto. Se possuir muitos gráficos, alinhá-los sempre no mesmo eixo. Gráficos pizza é indicado para mostrar grandes diferenças e ter no máximo 8 “fatias”. A primeira informação deve estar sempre na posição 12h. 59
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  61. 61. 4. Destaque o que é mais importante: o propósito dos gráficos no slide não é mostrar TODOS OS DADOS, mas transmitir discernimento e conclusões. Separe-o em 3 camadas. Fundo, contem marcas assinaladas, legendas, escalas e linhas de grade. Usar cores neutras. Dados, utilizar uma cor com contraste suficiente para enxergar. Ênfase, destaca a mensagem principal dos dados. 5. Manter simples: resista a todos os recursos oferecidos pelo Power Point, só usar quando for agregar algo. Guarde a decoração para o Natal. Usar cores neutras.Dicas: não usar sombra, não usar 3D, e dar preferência para cores neutras, pois muitascores escuras ocultam o foco da informação.O design eficaz depende do domínio de 3 coisas: disposição, elementos visuais emovimento. “Muita informação não significa que o slide está claro.” O que faz com queisso aconteça são as escolhas certas de conteúdo e organização correta dos elementosno slide.Contraste: qualquer diferença sugere algo, destaca ou chama a atenção para algo.Pode ser tamanho, forma, tonalidade, cor e proximidade.Fluxo: Utilizamos o padrão de leitura ocidental da esquerda para a direita de cima parabaixo, e é esse que as pessoas vão utilizar para ver a apresentação. Caso queira queseja diferente, conduza a plateia por meio dos elementos.Hierarquia: Definir diferenças de fonte para titulo e subtítulo, como tamanho de fonte,cor ou estilo.Unidade: fazer com que os slides pareçam fazer parte de um todo.Proximidade: perceber significado pela localização. Aproximar elementos que tenhamassociação, enfatizar coisas importantes. 61
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  63. 63. Espaço em branco: é preciso deixar espaços vazios no slide, isso determina suaeficácia. Qualquer slide sem espaço ficara muito cheio. O valor não está na quantidadede informações, mas na clareza com a qual comunica a mensagem.Elementos visuais: os elementos são fundo, cor, texto e imagem. O fundo de slide deveutilizar cores neutras e não utilizar elementos que interfiram na acomodação doconteúdo. Ele serve como uma tela para a apresentação e não como uma obra de arte.Deve-se seguir a paleta de cores proposta pela empresa, geralmente tem a ver com ascores da marcaTexto: A plateia precisa conseguir entender do que se trata o slide em 3 segundos, ouseja, a mensagem precisa ser processada nesse tempo, antes de voltar a atenção parao apresentador. Sempre que puder tente reduzir o texto se perguntando: “o que possotirar sem alterá-lo? Onde posso dividir o slide?” 1. Seleciona um slide que contenha muitas palavras. 2. Destaque uma palavra-chave por marcador e ensaie o slide até se lembrar de todo o conteúdo ao olhar apenas a palavra realçada. 3. Remova o resto do texto do slide, deixando apenas as palavras-chave como mnemônica.Pode ser difícil se livrar do texto no começo. Não existe regra de quantidade depalavras, use quantas quiser, mas com moderação. Não se deixe cair na tentação deusar modelos oferecidos pelo Power Point, pois são documentos.Depois de reduzir consideravelmente o texto dos slides, estabeleça a ordem com que otexto devera aparecer e a rapidez que você que você quer que a plateia leia. Não usaranimação a menos que isso acrescente valor, significado e emoção a apresentação.Depois de reduzir, organize o texto, definindo hierarquias utilizando tamanhos eespaçamentos diferenciados. Tente não usar subtópicos. Marcadores não sãosinônimos de apresentação, se for usar, pense neles como manchetes de jornal. Evitarcapslock. Usar a fonte proposta pela empresa, que também geralmente tem a ver coma logo. Prestar atenção para manter a fonte de um tamanho legível até para as pessoasque estão no fundo da sala. 63
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  65. 65. Movimento: como instinto natural o ser humano acompanha qualquer movimento, logotoda animação afeta a capacidade de compreensão, então use somente se agregaralgo. Equilibrar -> +slides, - tempo em cada um | - slides, + tempo em cada um.Esse processo de criação interfere no resultado final da apresentação. Umaapresentação bem feita faz com que o espectador saia da palestra com a sua ideia nacabeça.Estudos mostram que empresas que se preocupam com o design se saem melhor eque o design e inovação andam lado a lado com sucesso financeiro. O design resolveproblemas de maneira conveniente, simples e elegante. Focando na experiência,deixando-a mais bonita e memorável possível.O melhor é ter uma relação de interdependência entre você e o slide, e também com aplateia. As apresentações são um meio maravilhoso para expressar sua paixão. Você setorna humano e se conecta com a sua plateia de modo emocional e analítico.Considere abordagens diferentes, olhe para o conteúdo com os olhos da plateia,conduza-os, mostre-os e comunique humanamente, não apenas com dados econceitos.Foco é fundamental!Regras para ApresentaçõesPostura Tom de voz - volume e ritmo variável; Linguagem (expressão) corporal - contato com o olhar gestos e movimentos moderados; Postura - manter-se de pé e não falar de costas para a plateia; Manter o entusiasmo, a confiança e a clareza; Ao usar um bastão na tela, lembre-se de não ficar se movimentando.Orientações Vocais Beber 7 a 8 copos de água por dia; Repouso vocal pós uso da voz; Pastilhas, sprays ou medicamentos, só indicado por médico; 65
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  67. 67. Evitar fumar; Usar roupas leves e evitar condimentos, refrigerantes e gorduras; Postura de cabeça e corpo. Orientação VocalAquecimento Vocal rrrr... fraco; auhm... mastigando; rrrr... glissado; zzzz... fraco; Mbahn, Mbahn... ;ReuniõesConceitoA reunião é um instrumento para gerar ideias, compartilhar informações e tomardecisões coletivas.Quando realizar uma reunião? É necessário obter uma informação ou um parecer do grupo; Deseja envolver o grupo na solução de um problema ou na tomada de uma decisão; Há uma questão que precisa ser esclarecida; Você está com problemas e quer compartilhá-los com o grupo; O próprio grupo quer uma reunião; 67
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  69. 69. Há um problema que envolve pessoas de diferentes grupos; Há um problema e não esta claro do que se trata, ou não se sabe quem ficou com a responsabilidade de lidar com ele; Existe a necessidade de compartilhar informações.Tipos de reuniõesPlanejamento – Para solucionar problemas orientados para o futuro. Duração – Mais de 4 horas. Participantes – 2 a 7 pessoas.Deliberativa - Tomada de decisão e solução de problemas Duração – Até 4 horas. Participantes – 2 a 7 pessoas.Informativa - Para compartilhar dados e informações Duração – Até 1 hora. Participantes – até 50 pessoas.Fases das reuniões Preparação - estabelecer os objetivos da reunião, selecionando os participantes, planejar e divulgar a agenda e finalmente preparar os tópicos que serão abordados na reunião. Condução - estabelecer os papéis dos participantes, tratar dos assuntos dentro do tempo estabelecido sempre caminhando para o fechamento do mesmo (decisão). Ação final - dar feedback para os participantes da reunião. 69
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  71. 71. Preparação Definição dos Objetivos em termos de resultados; Definição do tipo de reunião; Seleção de metodologias e ferramentas; Quem irá participar e pôr que; Definição dos papéis; Elaboração da agenda; Definição do local; Definição dos equipamentos e materiais; Convocar os participantes com antecedência; Solicitar dos participantes leitura e elaboração de materiais, quando necessárioCheck List antes do início da reunião; Toda estrutura necessária, tais como: Conexões, Vídeo Conferencia e e-conf, é de responsabilidade dos Pilotos e devem estar prontas no horário de INICIO dos Comitês; Adaptar os participantes ao conteúdo, se necessários convocar o especialista do assunto e evitar presenças desnecessárias; O piloto é responsável pelo cumprimento dos horários dos comitês, programando o tempo para as apresentações e discussões; Coordenar o processo de recepção; Receber pessoalmente os participantes e convidados;Condução Abertura; 71
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  73. 73. Dar as boas vindas e apresentar os convidados novos; Anunciar as regras e pauta da reunião; Leitura da ata da reunião anterior; Desenvolvimento; Gerenciamento da Reunião; Encerramento; Estabelecer com a ajuda do secretário a agenda preliminar; 10 minutos antes do fim do Comitê, o piloto apresenta a síntese das decisões e a lista dos temas da “To Do List”, AO VIVO!! A Síntese da decisões + a To Do List compõem a Ata de Reunião, que deve ser enviada aos envolvidos; Avaliar a reunião; Agradecer a participação de todos.Gerenciamento da Reunião: - Administrar o tempo com a ajuda do secretário; - Manter a discussão dentro do objetivo; - Assegurar que todos contribuam; - Manter todos envolvidos; - Utilizar liderança compartilhada; - Administrar conflitos com habilidade; - Tomar decisões competentes e com aceitação; - Estimular e valorizar a contribuição de cada um e do grupo; - Direcionar todos os esforços para atingir o resultado; - Manter a discussão no nível das ideias;Papéis na reunião - o coordenador deve estabelecer os papéis na reunião: 73
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  75. 75. Os Pilotos são 100% responsáveis pela ORGANIZAÇÃO, CONTEUDO e EFICÁCIA deseu respectivo Comitês; Os Pilotos devem trabalhar nos Comitês SEPT, na lógica PDCA (Plan / Do / Check/ Amend), ou seja, dar CONTINUIDADE entre os Comitês e Ciclos, além de realizar oseguimento da implantação e desdobramentos das decisões tomadas nos comitês. Manter sempre o foco no DESDOBRAMENTO das informações e ações.Regras de ouro Garantir a manutenção do foco (metodologia e rigor); Criar um clima positivo; Priorizar os assuntos; Garantir o cronograma (início, assuntos e finalização); Exercitar o ato de ouvir;Cuidados!Preconceito - Ao desenvolver a comunicação, é preciso estar disponível para os outros,mantendo-se em posição neutra em relação a situações que não pertencem aocontexto da reunião.Egocentrismo - Preocupados com o que tem a dizer, falta tempo para pensar no que osoutros pensam. O egocêntrico diz "Eu...".Resistência a mudanças - Se compreendermos bem a sua natureza. Quando existirinformações que, normalmente, provocariam uma modificação no comportamento oudos hábitos dos outros, será necessário usar argumentos coerentes, e garantir umperíodo de adaptação ao novo modelo. 75
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  77. 77. Tempo de escuta - falamos cerca de 125 palavras por minuto e escutamos cerca de500 palavras por minuto. É preciso manter a concentração no orador paracompreender a ideia.Avaliação Quanto ao desempenho dos papéis Peça e dê feedback sobre os papéis; Verbalize: como me senti no papel; Quanto ao Clima da Reunião Identifique os fatores positivos e negativos que ocorreram; Como foram tratados e/ou neutralizados esses fatos pelo coordenador e/ou pôr qualquer outro membro do grupo; Quanto ao Resultado do Grupo Atribua uma nota ao resultado obtido no final do trabalho da reunião (0 a 10 pontos); Justifique e explique a sua nota; 77
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  79. 79. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARIOLI, Edir Edemir (1998). Análise e solução de problemas. BRASSARD, Michael. The memory jogger, Qualidade Ferramentas para uma melhoria contínua. CAMPOS, Vicente Falconi, 1940. TQC – Controle de Qualidade Total (no estilo japonês. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1999. CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia-a-dia. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 2001. DELLARETTI e DRUMOND, Osmario Filho e Fátima Brant. TQC – Itens de Controle e Avaliação do Processo. Belo Horizonte: Fundação Cristiano Ottoni, 1994. WERKEMA, Maria Cristina (1995). As ferramentas da qualidade no gerenciamento de processos. 79

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