Conceitos e regras básicas de organização de documentos

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Conceitos e regras básicas de organização de documentos via sistema ou manualmente.
Revisa conceitos de ECM e GED.

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Conceitos e regras básicas de organização de documentos

  1. 1. Regras básicas de organização de documentos Porque organizar documentos e importante para mim?
  2. 2. Objetivo Descrever regras simples para organizar nossos documentos no trabalho ou em casa, facilitando o nosso trabalho e organização pessoal. Acredito que com essas regras simples, podemos aumentar a nossa produtividade; com a redução de tempo; pois TEMPO É DINHEIRO.
  3. 3. Inicio, o que é um documento? “Um documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las” conforme definição descrita no site Wikipedia.org. Documento é um nome utilizado para representar arquivos gerados no computador; exemplo: arquivos de texto, planilhas ou imagens (desenhos ou fotos), Documentos também podem ser impressos/físicos, como exemplo: contratos; contas de luz, celular e etc; analises, relatórios.
  4. 4. Eu utilizo organização de documentos? Agora que sabemos a definição de um documento; esta claro que SIM, seja na vida pessoal ou no trabalho NÓS organizamos os documentos que temos que tratamos diariamente ou mensalmente. Mesmo que você não tenha se dado conta que utiliza isso no trabalho; na vida pessoal utilizamos para organizar as contas de luz; água; IPTU; financiamento entre outras.
  5. 5. Exemplos de organização de documentos Exemplo no trabalho Organizar e-mails por cliente e/ou projeto; Contratos de venda de produtos e serviços para clientes; Contrato de aluguel do escritório; Documento de analise; relatórios de status; termo de aceite; termo de fechamento. Exemplo na vida particular Organizar contas de luz; água; IPTU; aluguel; condomínio; financiamento
  6. 6. Porque organizar documentos? Organizar traz resultados de produtividade; reduzindo TEMPO para o acesso à informação armazenada em um documento. Se tempo é dinheiro, ter acesso mais rápido se torna vantajoso. No trabalho é mais que lógico; pois todos os dias somos cobrados para fazer mais com o mesmo tempo. Em casa, somos um pouco mais flexível, tenha certeza que quem declara o IRPF primeiro é uma pessoa organizada.
  7. 7. Abaixo segue as principais regras para organização de documentos; seja no trabalho ou em casa. Em empresas com a disponibilidade de recursos financeiros, é possível a aquisição de sistemas para auxiliar nesta atividade de gerenciamento e controle de documentos, sistemas denominados de ECM ou GED.  Nome do arquivo padronizado  Pasta onde vai ser armazenado o documento  Classificação por tipo / categoria  Ciclo de vida/Workflow Regras básicas de organização de documentos
  8. 8. Antes de vermos os detalhes Alguns dos conceitos são exclusivamente para documentos/arquivos existentes no computador, mas podemos adaptar muita coisa para casos domésticos. Esses conceitos também podem ser utilizados em e-mails; colocando um título adequado ao conteúdo do e-mail. Em casa, podemos organizar as contas e/ou correspondências por envelopes.
  9. 9. Nome de arquivo padronizados Imagine que todos os documentos/arquivos que você trabalhe durante o dia tenha um código e através deste código, você consiga identificar qual a empresa; qual o projeto; qual a disciplina e qual o tipo de documento?
  10. 10. Exemplo 1 nome padronizado Exemplo “100-010SAP-Infra-Infra-00010.docx” Empresa: 100 – Matriz Projeto: 010 atualização do SAP Disciplina: Infraestrutura Tipo documento: Infraestrutura Sequencial: Documento numero 10 Extensão: docx – tipo Word
  11. 11. Exemplo 2 nome padronizado Exemplo “100-010SAP-SO-Conf-00012.docx” Empresa: 100 – Matriz Projeto: 010 atualização do SAP Disciplina: Sistema Operacional Tipo documento: Configuração Sequencial: Documento numero 12 Extensão: docx – tipo Word
  12. 12. Exemplo 3 nome padronizado Exemplo “100-010SAP-BlueP-Conf-00033.docx” Empresa: 100 – Matriz Projeto: 010 atualização do SAP Disciplina: BluePrint Tipo documento: Configuração Sequencial: Documento numero 33 Extensão: docx – tipo Word
  13. 13. Exemplo 4 nome padronizado Exemplo “100-045Out-SO-Conf-00053.docx” Empresa: 100 – Matriz Projeto: 045 Migração Outlook Disciplina: Sistema Operaciona Tipo documento: Configuração Sequencial: Documento numero 53 Extensão: docx – tipo Word
  14. 14. Resumo dos exemplos Pelos exemplos podemos verificar que 3 dos 4 documentos fazem parte do mesmo projeto. 100-010SAP-Infra-Infra-00010.docx 100-010SAP-SO-Conf-00012.docx 100-010SAP-BlueP-Conf-00033.docx 100-045Out-SO-Conf-00053.docx
  15. 15. Pasta onde será organizado Organizar documentos separados por pasta visa facilitar a busca e pesquisa dos documentos. Essa organização podemos fazer via computador/sistema ou manualmente em casa. Visão sistema /computador Cliente 1 - Maria Cliente 2 - José Projeto construção residência Projeto construção residência Projeto construção casa campo Projeto ampliação garagem Esquema elétrico Requisitos de decoração Contas à pagar / Em aberto Contas pagas
  16. 16. Ciclo de vida / Workflow Como o nome diz “Ciclo de vida” de um documento é utilizado normalmente em empresas; via descrever qual o passo a passo de criação de um documento. Criar documento Criar projeto elétrico Revisão documento Revisão e comentários cliente Ajustes Revisão e aprovação cliente Criar projeto de decoração Revisão e aprovação clienteOBS: Alguns sistemas ECM ou GED, possuem recursos de notificação por e-mails; relatórios; controle de acesso entre outros recursos.
  17. 17. Exemplo – Ciclo de vida / Workflow Quem irá fazer o desenho da planta? Quem irá fazer o projeto elétrico? Quem irá fazer a revisão antes de enviar para o cliente? Revisão e comentários do cliente Quem irá fazer os ajustes descritos pelo cliente? Quem irá fazer o projeto de decoração após aprovação do projeto básico?
  18. 18. Resumo Acredito que a revisão destes conceitos mostre que você já os utilize, seja alguns conceitos ou todos os conceitos com mais ou menos intensidade. Caso os conceitos sejam totalmente novos, fico contente em agregar conhecimento; mas a revisão de informação sempre nos auxilia a nós reciclar e nos mantermos atualizados.
  19. 19. http://pt.slideshare.net/renatoatos/resumo-implantao-ecm-ged-co Mais sobre organização documentos Link para material sobre instalação e requisitos de sistema GED/ECM para organização de documentos.
  20. 20.  Você organiza seus e-mails da empresa por pastas?  Você organiza as suas contas particulares por envelope ou caixa em casa?  Você já viu algum e-mail com o título de um assunto e o conteúdo descreve outro conteúdo? Isso é mais normal quando o e-mail tem várias replicações sem se atualizar o título  Na empresa, você armazena os documentos da empresa num sistema? Numa pasta na rede centralizada? Atenciosamente, Renato Rodrigues br.linkedin.com/in/renatorodriguess

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