atividade certificadora

1. TERMO DE IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA
Data de registro
Responsável Gloria Regina Silva Ribeiro
Situação-problema
Descreva a percepção da empresa sobre a natureza e causas da situação-problema enfrentada e da
proposta de solução a ser eventualmente implantada.
Devido ao processo de trabalho baseado em envio de emails entre os colaboradores, muitas vezes,
ocorre o retrabalho, oriundo da falta de estruturação e método do fluxo de emails. Isso causa prejuízos e
problemas pessoais entre os colaboradores, devido a falhas de comunicação que evoluem para
questões pessoais mal resolvidas.
Oportunidade de mudança/melhoria
Descreva a percepção da empresa sobre a oportunidade de mudança/melhoria das práticas adotadas
em sua área e dos benefícios que podem ser proporcionados ao negócio.
Considerando a situação-problema descrita acima, percebemos que existe a oportunidade de
implantarmos em nosso ambiente de trabalho ferramentas e metodologias que evitem os fluxos
desordenados de informação, agregando controle e criando processos ordenados. Isso irá diminuir o
retrabalho, melhorar a produtividade, aumentar a confiança e diminuir problemas de ordem pessoal, que
impactam nossa produtividade.
Relações sistêmicas
Identifique causas subjacentes da situação-problema e/ou benefícios adicionais associados à
oportunidade de mudança que contribuem para explicar de modo mais amplo a necessidade da
empresa e os impactos sobre o negócio.
As causas subjacentes do problema enfrentado atualmente pela empresa estão todos ligados à falhas
de comunicação e processos. As pessoas enviam documentos e planilhas através de emails, como
anexos. Essa prática desestrutura completamente a comunicação, pois não raro, pessoas recebem
emails com anexos errados, apagam documentos, etc. Isso gera retrabalho e desconforto. Com o
projeto de mudança, será possível eliminar tais problemas, através de uma plataforma que irá
centralizar os documentos, evitando que os documentos trafeguem na rede, possibilitando auditoria e
aumentando a confiabilidade do processo.
Informações históricas de projetos/demandas semelhantes
Descreva projetos/demandas/experiências semelhantes já desenvolvidos/tratadas pela própria
empresa ou por outras organizações.
Nessa empresa ainda não foi realizado nenhum tipo de projeto desse tipo.
De acordo com pesquisas realizadas na internet sobre o tema, todas as empresas que implantaram
algum tipo de solução parecida obtiveram grandes ganhos de produtividade.
Resultado final esperado

2. Descreva, preliminarmente, as características gerais do resultado final a ser entregue.
Esperamos, como resultado, que haja aumento da produtividade, processos comunicacionais mais
confiáveis e menos retrabalho.
Características técnicas e funcionais do produto final
Descreva, preliminarmente, os requisitos do resultado final: funcionalidades esperadas e
características técnicas relevantes necessárias.
Tecnicamente, os colaboradores poderão contar com uma plataforma centralizada de distribuição de
informações, baseada no Google Apps for Domains, possibilitando o compartilhamento de diversos tipos
de documentos, análises de Gestores, auditoria nas modificações, amplo espaço de armazenamento e
maior flexibilidade, possibilitando ao colaborador trabalhar em qualquer estação de trabalho, e,
inclusive, podendo trabalhar a partir de casa.
Requisitos de desempenho do resultado final
Descreva, preliminarmente, o desempenho esperado do resultado final do projeto em termos de
capacidade, disponibilidade, segurança, produtividade, entre outros aspectos relevantes para o
atendimento da demanda identificada.
Com a nova solução, a empresa contará com um espaço bastante amplo para armazenar seus ativos
imateriais (conhecimento). Além disso, por se tratar de um serviço do Google, a disponibilidade é
praticamente de 100%. Os servidores são amplamente seguros e o aumento de produtividade é
manifesto, já que o retrabalho será praticamente levado a zero.
Requisitos de qualidade do resultado final
Descreva, preliminarmente, a qualidade esperada do resultado final do projeto em termos de utilidade,
usabilidade, manutenção, entre outros aspectos relevantes para o atendimento da demanda
identificada.
Por se tratar de um serviço sólido, a manutenção é quase inexistente. O máximo que deverá ser feito
são os ajustes de permissão de acesso à pastas e documentos, pelo administrador da rede ou
consultor contratado. A usabilidade é praticamente a mesma daquela encontrada nos programas de
edição de documentos off-line.
Ativos organizacionais que influenciam no desenvolvimento do resultado final
Descreva, preliminarmente, os processos, práticas de gestão, valores, características estruturais
e tecnológicas da empresa, entre outros aspectos relevantes que influenciam no atendimento da
demanda identificada.
Para que a demanda seja atendida, será necessário que a empresa possua uma visão mais moderna
em relação às relação trabalhistas, inclusive, no que diz respeito à horários e à formas de medir a
produtividade. As práticas de gestão deverão ser adequadas ao novo modelo, onde o colaborador
poderá, em tese, trabalhar até mesmo dentro do ônibus ou do metrô. Além disso, a empresa deverá
modernizar sua estrutura de TI, para evitar que a indisponibilidade de conectividade impeça os
colaboradores de produzir.