O documento fornece diretrizes para reuniões efetivas, incluindo a importância de gerenciar o tempo, envolver todos os participantes e se concentrar no objetivo. Também discute evitar distrações, assegurar que todos tenham voz e manter o foco na pauta estabelecida.

1. Reuniões Efetivas
Gianne Lucchesi Gianne Lucchesi

2. Regras para uma reunião efetiva
1. Gerenciamento de Tempo
2. Estimular a participação de todos
3. Foco no Objetivo
4. Distribuição de pendência
5. Comprometimento de todos
6. Construir as regras para as próximas
reuniões

3. Telefonemas e interrupções
É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria
estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo.
A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu
mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você
deve ser privilegiado com a sua atenção.

4. Polarização e monólogos
• Reuniões devem garantir voz e vez a todos os
integrantes, pois as conclusões comprometerão
igualmente a todos.
• Ao perceberem que um debate está se polarizando ou
mesmo que algum participante está tentando impedir
que outro conclua suas idéias, intervenham!
Certifiquem-se que todos terão oportunidade de se
expressar.
• O OUTRO TAMBÉM QUER FALAR

5. Temas fora da pauta
• Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos
da pauta mas apropriados ao público presente, o
secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue
sobre os pontos originais da pauta.
• Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser
colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este
agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).

6. Duração
IDEAL : 60 minutos
• As reuniões são “cronófagas” (“consumidoras de tempo”) e
devem por conseguinte ser o mais curta possível e
efetuadas com uma preocupação de eficácia, para
resultarem em ações concretas.
• O nível de atenção do ser humana tem limites
individuais, porém a média é de uma hora.
• O tempo deve ser dividido pelo número de participantes.
• Ex: 60/6 = 10 min. para cada
Reuniões sem hora para terminar são exaustivas.

7. Evitar
• Atrasos – Se não puder comparecer avise
previamente para o grupo não ficar a sua
espera
• Discurso – Evite histórias pessoais, mesmo que
relacionadas ao tópico. Vamos trocar o “eu” pelo
“nós”.
Seja breve na sua exposição – Tem mais gente
para falar.
• Perder o foco – O Hospital é importantíssimo
por isso existem diversos tipos de reuniões. Por
isso, foque nos assuntos previamente
escolhidos.

8. Pauta
Construir o compromisso :
Horário e pontualidade
Agendamento (Qual antecedência?)
Freqüência ( Dos participantes)
Duração (Quanto tempo?)
Número ideal de participantes
Pendências da documentação e divisão de tarefas
Googlegroups

9. A T E N Ç Ã O
• DIA 28/10
• SALA: Anexa do
Gabinete
• Horário: 9 Horas

10. A T E N Ç Ã O
• DIA 28/10
• SALA: Anexa do
Gabinete
• Horário: 9 Horas