Você sofre com a quantidade de reuniões? E elas tomam mais tempo do que deveriam? No ambiente de trabalho a reunião tem papel importante no alinhamento mas com frequência se torna cansativa, improdutiva e cara para a organização. Confira esse playbook com dicas práticas pra melhorar a qualidade das reuniões na sua equipe. Material produzido por: Poline Lottin e Fernanda Lorenzetti

1. Dicas rápidas para reuniões objetivas e eficazes.
● Recomendado para quem organiza e quem participa
● Buscamos eliminar desperdícios em reuniões improdutivas e
sem sentido
REUNIÃO

2. VOCÊ JÁ SENTIU QUE UMA
REUNIÃO SEM FIM
NÃO SAIU DO LUGAR
?

3. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/07/08/future-work-good-challenging-unknown/
SEGUNDO O ESTUDO DA MICROSOFT EM 2020,
EXCESSO DE VIDEOCONFERÊNCIA
LEVA À FADIGA MENTAL
E agora no remoto..
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4. Opa! Mesmo sendo participante você também é dono da reunião!
O sucesso de uma reunião é alcançado através do esforço
conjunto do organizador e de quem participa.
Participe ativamente e garanta o sucesso.
Se a reunião pode melhorar, coloque sua opinião na mesa
:)

5. 3 passos
para reuniões de sucesso!

6. Afinal, pra quê?
● Qual é o objetivo que tenho com esta reunião?
● Por que fazer esta reunião?
Garanta que o objetivo esteja claro e seja relevante.
Se for necessário apenas um acordo rápido, decisões simples
ou uma pequena votação, evite agendar reunião. Nestes
casos, os meios de comunicação podem te ajudar:
● Slack
● Email
● Outros..
1
Cuidado!
Fazer reunião para
combinar outra reunião é
um exemplo de objetivo
irrelevante.

7. Quem participa?
Certifique-se que no mínimo os decisores e
pessoas que orientam decisões estejam
presentes.
2
É custoso e improdutivo envolver pessoas que
não precisariam estar ali.
Se você sente que não está contribuindo, peça licença e explique ao grupo porque está saindo da reunião.

8. Um grupo menor facilita a discussão.
Quanto mais pessoas na reunião, maior será o
custo dela e mais difícil será convergir em decisões.
Calcule o custo da reunião:
nº pessoas x R$ hora médio
(utilize o valor da sua hora como referência)
Número de canais de comunicação de 3 a 14 pessoas
Se você é participante, seja ativo e pratique a escuta atenta. Não vá só pra vender peixe.

9. Timebox
O tempo de duração da reunião deve ser respeitado.
Considere de 30min a 1h para reuniões remotas.
Para cumprir o planejado, seja pontual. A reunião deve iniciar na hora marcada.
Esperar por todos para iniciar é desrespeitoso com quem chegou na hora correta.
3
Para reuniões mais longas, é indicado fazer um intervalo de 5 a 10 minutos.
O intervalo ajuda a equilibrar a energia dos envolvidos e despertar a
descoberta de novas ideias.

10. ● Planeje a pauta: um checklist simples de itens a serem discutidos e a duração
de cada item pode ajudar a guiar todos
O que fazer e quando
Passo a passo
Antes Início Meio Fim

11. ● Deixe o checklist explícito
● Garanta o entendimento do critério de sucesso da
reunião. Todos devem saber o objetivo
O que fazer e quando
Passo a passo
Antes Início Meio Fim

12. ● Discuta os itens previstos na reunião. Acompanhe o
andamento da pauta
● Utilize técnicas de facilitação para conseguir convergir
o grupo no assunto. Veja toolbox.
● Se necessário, faça um intervalo curto
O que fazer e quando
Passo a passo
Antes Início Meio Fim

13. ● Revisite se houve alguma decisão definida e se houve
comprometimento com ações posteriores
● Confira se o objetivo da reunião foi alcançado
O que fazer e quando
Passo a passo
Antes Início Meio Fim

14. Uso do celular, computador e outras
distrações
Material de apoio:
https://www.linkedin.com/pulse/how-linkedin-execs-run-meetings-brian-rumao
Desfocar do objetivo da reunião
Cuidado com as
armadilhas! Evite-as

15. Caixa de Ferramentas
Materiais úteis para tornar reuniões produtivas

16. ● Votação
● Dot voting: ajuda a priorizar de forma rápida dando uma
quantidade de votos a cada pessoa. Use quadros brancos online
para utilizar essa técnica
● Five fingers: votação com os dedos indicando nível de apoio:
5: concordo fortemente
4: concordo
3: vejo positivos e negativos, mas vou com o grupo
2: discordo
1: discordo fortemente e não apoiarei
Pra chegar no consenso:
Caixa de Ferramentas
by luis_molinero/Freepik

17. ● Timer visível com o tempo restante
● Parking lot: anotar assuntos fora do objetivo da
reunião. Revisá-los nos minutos finais.
● Agenda burnup: distribuir os temas num
gráfico de tempo e deixar visível.
● Levantar o braço
Pra manter o foco:
Caixa de Ferramentas

18. Escrito por: Fernanda Lorenzetti e Poline Lottin
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