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Dicas rápidas para reuniões objetivas e eficazes.
● Recomendado para quem organiza e quem participa
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Opa! Mesmo sendo participante você também é dono da reunião!
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custo dela e mais difícil será convergir em decisões.
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O tempo de duração da reunião deve ser respeitado.
Considere de 30min a 1h para reuniões remotas.
Para cumprir o planejado, seja pontual. A reunião deve iniciar na hora marcada.
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Para reuniões mais longas, é indicado fazer um intervalo de 5 a 10 minutos.
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● Planeje a pauta: um checklist simples de itens a serem discutidos e a duração
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O que fazer e quando
Passo a passo
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● Deixe o checklist explícito
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reunião. Todos devem saber o objetivo
O que fazer e quando
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● Discuta os itens previstos na reunião. Acompanhe o
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● Utilize técnicas de facilitação para conseguir convergir
o grupo no assunto. Veja toolbox.
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O que fazer e quando
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Materiais úteis para tornar reuniões produtivas
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● Dot voting: ajuda a priorizar de forma rápida dando uma
quantidade de votos a cada pessoa. Use quadros brancos online
para utilizar essa técnica
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5: concordo fortemente
4: concordo
3: vejo positivos e negativos, mas vou com o grupo
2: discordo
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Pra chegar no consenso:
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● Timer visível com o tempo restante
● Parking lot: anotar assuntos fora do objetivo da
reunião. Revisá-los nos minutos finais.
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gráfico de tempo e deixar visível.
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  • 2. VOCÊ JÁ SENTIU QUE UMA REUNIÃO SEM FIM NÃO SAIU DO LUGAR ?
  • 3. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/07/08/future-work-good-challenging-unknown/ SEGUNDO O ESTUDO DA MICROSOFT EM 2020, EXCESSO DE VIDEOCONFERÊNCIA LEVA À FADIGA MENTAL E agora no remoto.. Image by Freepik
  • 4. Opa! Mesmo sendo participante você também é dono da reunião! O sucesso de uma reunião é alcançado através do esforço conjunto do organizador e de quem participa. Participe ativamente e garanta o sucesso. Se a reunião pode melhorar, coloque sua opinião na mesa :)
  • 6. Afinal, pra quê? ● Qual é o objetivo que tenho com esta reunião? ● Por que fazer esta reunião? Garanta que o objetivo esteja claro e seja relevante. Se for necessário apenas um acordo rápido, decisões simples ou uma pequena votação, evite agendar reunião. Nestes casos, os meios de comunicação podem te ajudar: ● Slack ● Email ● Outros.. 1 Cuidado! Fazer reunião para combinar outra reunião é um exemplo de objetivo irrelevante.
  • 7. Quem participa? Certifique-se que no mínimo os decisores e pessoas que orientam decisões estejam presentes. 2 É custoso e improdutivo envolver pessoas que não precisariam estar ali. Se você sente que não está contribuindo, peça licença e explique ao grupo porque está saindo da reunião.
  • 8. Um grupo menor facilita a discussão. Quanto mais pessoas na reunião, maior será o custo dela e mais difícil será convergir em decisões. Calcule o custo da reunião: nº pessoas x R$ hora médio (utilize o valor da sua hora como referência) Número de canais de comunicação de 3 a 14 pessoas Se você é participante, seja ativo e pratique a escuta atenta. Não vá só pra vender peixe.
  • 9. Timebox O tempo de duração da reunião deve ser respeitado. Considere de 30min a 1h para reuniões remotas. Para cumprir o planejado, seja pontual. A reunião deve iniciar na hora marcada. Esperar por todos para iniciar é desrespeitoso com quem chegou na hora correta. 3 Para reuniões mais longas, é indicado fazer um intervalo de 5 a 10 minutos. O intervalo ajuda a equilibrar a energia dos envolvidos e despertar a descoberta de novas ideias.
  • 10. ● Planeje a pauta: um checklist simples de itens a serem discutidos e a duração de cada item pode ajudar a guiar todos O que fazer e quando Passo a passo Antes Início Meio Fim
  • 11. ● Deixe o checklist explícito ● Garanta o entendimento do critério de sucesso da reunião. Todos devem saber o objetivo O que fazer e quando Passo a passo Antes Início Meio Fim
  • 12. ● Discuta os itens previstos na reunião. Acompanhe o andamento da pauta ● Utilize técnicas de facilitação para conseguir convergir o grupo no assunto. Veja toolbox. ● Se necessário, faça um intervalo curto O que fazer e quando Passo a passo Antes Início Meio Fim
  • 13. ● Revisite se houve alguma decisão definida e se houve comprometimento com ações posteriores ● Confira se o objetivo da reunião foi alcançado O que fazer e quando Passo a passo Antes Início Meio Fim
  • 14. Uso do celular, computador e outras distrações Material de apoio: https://www.linkedin.com/pulse/how-linkedin-execs-run-meetings-brian-rumao Desfocar do objetivo da reunião Cuidado com as armadilhas! Evite-as
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  • 16. ● Votação ● Dot voting: ajuda a priorizar de forma rápida dando uma quantidade de votos a cada pessoa. Use quadros brancos online para utilizar essa técnica ● Five fingers: votação com os dedos indicando nível de apoio: 5: concordo fortemente 4: concordo 3: vejo positivos e negativos, mas vou com o grupo 2: discordo 1: discordo fortemente e não apoiarei Pra chegar no consenso: Caixa de Ferramentas by luis_molinero/Freepik
  • 17. ● Timer visível com o tempo restante ● Parking lot: anotar assuntos fora do objetivo da reunião. Revisá-los nos minutos finais. ● Agenda burnup: distribuir os temas num gráfico de tempo e deixar visível. ● Levantar o braço Pra manter o foco: Caixa de Ferramentas
  • 18. Escrito por: Fernanda Lorenzetti e Poline Lottin Mais conteúdos em https://www.katalise.com.br/blog