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Estou em reuniao (resumo)

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Estou em reuniao (resumo)

  1. 1. ESTOU EM REUNIÃO<br />Um guia para reuniões produtivas<br />
  2. 2. Características comuns das reuniões corporativas<br /><ul><li>Numerosas
  3. 3. Longas
  4. 4. Ineficientes
  5. 5. Desfocadas
  6. 6. Maçantes</li></ul>5 min<br />
  7. 7. Exemplo: <br /><ul><li>1 reunião quinzenal de 4h
  8. 8. com 5 gestores
  9. 9. ao custo de R$ 50,00/h</li></ul> <br />Custo da reunião<br /><ul><li>Em 15 dias = R$ 1.000,00
  10. 10. Em 1 mês = R$ 2.000,00
  11. 11. Em 1 ano = R$  25.000,00</li></ul>3 min<br />
  12. 12. Motivos para o insucesso das reuniões<br /><ul><li>Falta de foco?
  13. 13. Conversas paralelas?
  14. 14. Atrasos de horário?
  15. 15. Má condução?
  16. 16. Indefinição dos próximos passos?
  17. 17. Falta de clareza?</li></ul>5 min<br />
  18. 18. Todos são decorrência dos seguintes problemas<br />Necessidadehumana de se reunir;<br />Liderançasituacional;<br />Muitaação, poucasolução;<br />Necessidade de autovalorização.<br />3 min<br />
  19. 19. Dieta de reunião<br />A melhor reunião é... <br />A que não acontece!<br />Jan Fields, vice do McDonald´s, disse em entrevista à revista Exame: "Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão em uma reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer."<br />2 min<br />
  20. 20. Estratégias para reduzir a frequência ou aumentar a agilidade<br />Não faça reuniões sem um objetivo;<br />Tente resolver por email;<br />Sem a presença da pessoa-chave, é perda de tempo;<br />Para informar, envie informações antes por email;<br />Defina tarefas a realizar antes da reunião;<br />De preferência às conversas informais;<br />Use chat ou messenger;<br />Converse individualmente sempre que possível;<br />Utilize ferramentas de TI colaborativas<br />Se for somente para socializar, não participe.<br />5 min<br />
  21. 21. Plan, Act, Track !<br />Planejamento (PLAN)- Fase que antecede a reunião e envolve a convocação, elaboração, infraestrutura e logística.<br />Ação (ACT)- A mais importante, o momento da interação entre os participantes através de um condução adequada. <br />Acompanhamento (TRACK) - Finalização e pós-reunião, orienta os participantes na aplicação das ações definidas durante a reunião.<br />1 min<br />
  22. 22. Planejamento<br /> <br />
  23. 23. PlanejamentoRequisitos<br />Reunião precisa ser planejada.<br />Defina o tipo da reunião;<br />Estipule os horários;<br />Convoque os participantes;<br />Prepare a logística.<br /> Requisitos a serem cumpridos.<br />Existe um objetivo claro e uma pauta de assuntos para alcançar este objetivo?<br />Existe um condutor nomeado para liderar a reunião?<br />Existe uma previsão de duração adequada para todos os itens?<br />Os participantes tem de fato alguma contribuição a dar?<br />
  24. 24. PlanejamentoObjetivo<br />Reunião não precisa de pauta, precisa de objetivo. Precisa de algum tema ou problema que deve ser concluído e resolvido ao final da reunião. A pauta auxilia a atingir o objetivo. O objetivo deve responder às perguntas:<br />O quê?(O que será discutido na reunião especificamente?)<br />Por quê ? (Por quê ou para que estamos realizando essa reunião?)<br />Como?(Como iremos contribuir para atingir o objetivo proposto?)<br />
  25. 25. PlanejamentoExemplos de objetivo<br /><ul><li>Reunião de vendas para identificar as causas da perda de market share em 10% e criação do plano de ação para retomada da liderança no setor.
  26. 26. Reunião sobre o site, com foco na elaboração de proposta para o novo site institucional, além da análise dos pontos fracos do atual.
  27. 27. Reunião de projeto de implantação do SAP para apresentação e aprovação do plano de contas importado do sistema anterior e demonstração de uso.
  28. 28. Reunião de gestores para apresentação de técnicas de planejamento e condução que visam melhorar a produtividade das reuniões da empresa.</li></li></ul><li>PlanejamentoPauta<br />São os pontos a serem discutidos. A pauta e todos os itens do planejamento sempre derivam do objetivo da reunião. Caso contrário  a pauta fica solta e sem um resultado final.<br />Divida a pauta em itens;<br />Organize o debate de forma lógica;<br />Defina um tempo para cada item.<br />
  29. 29. PlanejamentoExemplo de uma convocação <br />Reunião: Nova metodologia de vendas da empresa<br />Participantes: x, y, z<br />Condutor: w<br />Objetivo: Determinar os próximos passos da implantação no CRM e revisar o resultado do novo modelo de vendas com base no processo de vendas consultivas de clientes acima de R$ 200 mil de faturamento.<br />Pontos a serem discutidos:<br />Apresentação do resultado do 1º mês com o novo modelo (10 min);<br />Revisão do modelo de vendas consultivas (30 min);<br />Feedback da equipe comercial e dúvidas (30 min);<br />Definição dos passos para processo de vendas no CRM (40 min); <br />
  30. 30. PlanejamentoDefinindo os participantes<br /><ul><li>Quem gosta de público é artista ou palestrante.
  31. 31. Mantenha a reunião curta para bons resultados e maior controle. 
  32. 32. Nãoconvidealguémparaaumentar a platéia.
  33. 33. Antes de convidaralguém, faça a simesmo as seguintesperguntas.</li></ul>O participante pode decidir ou influenciar no direcionamento do objetivo da reunião?<br />O participante conhece o assunto? Tem alguma contribuição a dar?<br />O participante terá responsabilidade ba aplicação das decisões?<br />
  34. 34. PlanejamentoPreparação<br />A preparação evita desperdício de tempo. Se for necessário algum trabalho prévio, inclua uma observação no ato da convocação e detalhe o que precisa ser feito. Recomendado para:<br />Reuniões informativas - envie as informações com antecedência para que a reunião seja um resumo dos itens mais importantes, com espaço apenas para tirar dúvidas e discutir a aplicação.<br />Reunião de vendas - peça que todos enviem por email os problemas que precisam ser resolvidos, dúvidas, melhores práticas, etc. Assim o condutor pode filtrar o que será discutido em grupo e o que será abordado individualmente.<br />Reunião de projeto - os participantes devem resolver o máximo de pendências previamente (lista de requisitos, sugestão de cronograma, indice de dificuldades  na execução das tarefas, etc).<br />
  35. 35. Ação<br /> <br />
  36. 36. AçãoA condução<br />Muitas reuniões são como um barco a vela à deriva, com as pessoas sendo levadas para onde os ventos sopram com mais força, sem direção ou rota definida.<br />Para um bom resultado, uma reunião precisa ser conduzida na direção do resultado pré-estipulado (fase de planejamento). <br />
  37. 37. AçãoO condutor e seu perfil<br />O condutor é o líder. É a pessoa que facilita e direciona o processo de discussão de um grupo durante uma reunião com o objetivo de obter o resultado planejado. Deve possuir algumas das seguintes qualidades.<br />Assertivo - Fala com segurança e postura. É firme sem ser grosseiro ou agressivo, apenas direto e objetivo.<br />Comunicativo - Fluência e clareza no falar.<br />Objetivo - Concentração e foco mesmo quando as pessoas se dispersam.<br />Atento - Escuta o que os outros falam.<br />Tranqüilo - Não perde o controle emocional.<br />Respeitoso - Respeita todas as opiniões e idéias.<br />Bem humorado - Mantém um clima agradável.<br />Direcionado à ação - Poosui iniciativa, síntese, transforma idéias em ações.<br />
  38. 38. AçãoO condutor deve estabelecer "rapport"<br />Rapport - afinidade, harmonia, compreensão. É uma forma de interação que demonstra conhecimento e interesse pelo outro. Dicas para o estabelerrapport.<br />Adapte-se ao ambiente;<br />Identifique-se com o outro;<br />Posicione-se corretamente na sala;<br />Registre idéias e ações;<br />Use um grande  cronômetro com contagem regressiva.<br />
  39. 39. AçãoOs três passos da condução<br />(1) Abertura<br /><ul><li>Seja pontual. Comece com quem estiver na sala.
  40. 40. Esclareça os objetivos e expectativas da reunião.
  41. 41. Reforce o papel de condutor.
  42. 42. Trabalhar de forma integrada e não indvidualizada;
  43. 43. Ser um ouvinte ativo, esforçando-se para compreender o ponto de vista da outra pessoa sem interrompê-la ou criticá-la.
  44. 44. Conversas paralelas não são permitidas.</li></li></ul><li>AçãoOs três passos da condução<br />(2) Discussão<br /><ul><li>Controle a comunicação
  45. 45. Passe a bola para outro jogador mas controle-a para que atinja o 'gol'.
  46. 46. Mantenha o silêncio quando outras pessoas falam.
  47. 47. Anote no flipchart os pontos discutidos.
  48. 48. Nunca passe para um novo item sem finalizar o anterior.
  49. 49. Corte imediatamente conversas paralelas.
  50. 50. Relembre o tempo restante.
  51. 51. De olho no foco e no relógio
  52. 52. Coloque o cronômetro no centro da mesa.
  53. 53. Se alguém dispersar, levante questões que o ajudem a focar.
  54. 54. Na insistência, registre o assunto no quadro para ser discutido em outra oportunidade.</li></li></ul><li>AçãoOs três passos da condução<br />(2) Discussão<br /><ul><li>Registre o que foi dito e decidido
  55. 55. Divida o flipchart em 2 partes: principais idéias, ações;
  56. 56. Resuma, confirme e anote;
  57. 57. Anote tudo, se a informação será usada é outra história;
  58. 58. Registre ações e atividades pós-reunião;
  59. 59. Estimule a participação
  60. 60. Mantenha a imparcialidade
  61. 61. Evite o envolvimento emocional;
  62. 62. Foque no objetivo e não na discussão;</li></li></ul><li>AçãoOs três passos da condução<br />(3) Encerramento<br /><ul><li>Seja simples e breve
  63. 63. Recapitule rapidamente o que foi discutido
  64. 64. Releia o objetivo, a pauta, as principais idéias registradas e as ações sugeridas
  65. 65. Na falta de uma solução ou item não discutido
  66. 66. Crie uma tarefa;
  67. 67. Estipule um prazo para realização;
  68. 68. Agradeça, ressalte os pontos fortes da reunião e encerre.</li></li></ul><li>AçãoProblemas<br />Falta de pontualidade, no início e/ou no fim;<br />Celulares e notebooks, fontes de distração;<br />Conversas paralelas;<br />Manter a concentração;<br />
  69. 69. Acompanhamento<br /> <br />
  70. 70. AcompanhamentoAta ou tracking?<br /><ul><li>A ata é um registro do que foi discutido e das ações que devem ser realizadas.
  71. 71. O tracking é um relatório estruturado com idéias, ações e tarefas delegadas, além de uma avaliação dos resultados.
  72. 72. Exemplo de tracking:</li></li></ul><li>AcompanhamentoExemplo de tracking<br />Reunião de mudança de layout do dpto. financeiro<br />Data: 03/11/08 / 10:00 - 11:00<br />Condutor: Caio Cesar<br />Participantes: Spartacus, Julius, Critius<br />Objetivo: Definir o novo layout do departamento financeiro e solicitar o orçamento para o fornecedor demóveis e para a arquiteta.<br />Pontos discutidos:<br />1) Necessidades do novo layout - 30 min<br /><ul><li>A sala deve comportar 9 pessoas;
  73. 73. É preciso ampliar o espaço de circulação;
  74. 74. Instalar as impressoras fiscais próximas do departamento de cobrança;
  75. 75. Cores claras com reforço da identidade visual da empresa;
  76. 76. Todos os cabos devem ficar escondidos e integrados nos móveis.</li></ul>2) Limites de orçamento, prazo e implantação - 30 min<br /><ul><li>O projeto deve estar pronto e implantado antes do término do ano fiscal;
  77. 77. O orçamento para esse projeto é de R$ 30 mil e os móveis retirados devem ser reaproveitados na área de logística.</li></li></ul><li>AcompanhamentoExemplo de tracking?<br />Próximos passos:<br />Ação: Enviar proposta do layout para aprovação da diretoria. <br />Data:07/11 Responsável:Spartacus<br />Ação: Enviar solicitação de orçamento para 3 fornecedores. <br />Data: 08/11 Responsável: Critius<br />Ação: Apresentação do projeto ao diretor financeiro. <br />Data: 15/11 Responsável: Caio<br />Agradeço a participação e contribuição de todos e o exemplo de conduta do grupo.<br />Atenciosamente,<br />Caio Cesar<br />

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