Reflexões sobre Reuniões Produtivas - Mario Antônio Porto 090223.pdf

REFLEXÕES SOBRE
REUNIÕES PRODUTIVAS
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MÁRIO A. PORTO FONSECA

1. Diagnóstico: Onde estamos em relação ao grau de produtividade de nossas reuniões?
2. POR QUE devemos buscar tornar as reuniões mais produtivas?
3. COMO podemos tornar as reuniões mais produtivas?
4. O QUE é uma reunião produtiva? QUAIS são as suas características?
5. DIRETRIZES>>>FERRAMENTAS, PARA TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS
6. PERGUNTAS E RESPOSTAS PARA AJUDÁ-LO A AMPLIAR SEU CONHECIMENTO DE FORMA
TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS
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INTRODUÇÃO

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1. Considerando que para se convocar uma reunião todos os envolvidos devem saber antecipadamente
o objetivo da mesma.
Você tem sido avisado, de forma sistemática, sobre o objetivo das reuniões?
SIM ( ) NÃO ( )
2. Considerando que para se convocar uma reunião todos os envolvidos devem saber antecipadamente
o que se espera de cada um (a contribuição a ser dada) para o alcance do(s) objetivo(s) da
reunião?
Você tem sido avisado, de forma sistemática, sobre o que se espera de você na reunião?
SIM ( ) NÃO ( )
1. DIAGNÓSTICO: ONDE ESTAMOS EM RELAÇÃO AO GRAU DE PRODUTIVIDADE DE
NOSSAS REUNIÕES?

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3. Hoje temos o hábito de analisar com detalhes quem deve participar das reuniões?
As pessoas que efetivamente podem contribuir são sistematicamente convidadas?
SIM ( ) NÃO ( )
4. Hoje quando você é convidado para uma reunião, você sabe antecipadamente os temas que serão
tratados? (Agenda)
SIM ( ) NÃO ( )
NOSSAS REUNIÕES?

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5. Hoje as reuniões iniciam e terminam no horário planejado?
SIM ( ) NÃO ( )
6. Você tem sido solicitado a participar (durante as reuniões) ativamente dos temas que estão sendo
tratados nas reuniões?
SIM ( ) NÃO ( )
7. As agendas das reuniões têm sistematicamente sido cumpridas?
SIM ( ) NÃO ( )
NOSSAS REUNIÕES?

6
NOSSAS REUNIÕES?
8. Ao terminar a reunião o condutor da mesma tem feito um breve sumário. Os pontos chaves
tratados, as decisões tomadas e os próximos passos têm ficado claro para os participantes?
SIM ( ) NÃO ( )
9. Ao terminar a reunião, quando pertinente, tem sido elaborado um plano de ação, ou definido
responsável para dar andamento às ações necessárias tratadas durante a reunião (follow up).
SIM ( ) NÃO ( )
10. Ao terminar a reunião é feita uma avaliação da qualidade da mesma?
SIM ( ) NÃO ( )

2. PORQUE DEVEMOS BUSCAR TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS?
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Porque as reuniões improdutivas são frustrantes para todos e é uma grande perda de
tempo. Enquanto as reuniões produtivas podem ser um meio extremamente efetivo de
comunicação, para solução de problemas, tomar decisões, planejar projetos e inspirar as
equipes.
Elas podem ser o lugar onde as atividades críticas podem acontecer.

3. O COMO PODEMOS TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS?
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Para que tornemos as reuniões produtivas devemos seguir um ritual que passa pela adoção da
agenda correta:
O convite a participantes chaves
A disciplina na execução do que foi planejado
A motivação da equipe
Gerenciamento dos conflitos e das tomadas de decisão
A acompanhamento efetivo das tarefas após as reuniões.

4. O QUE É UMA REUNIÃO PRODUTIVA? COMO PODEREMOS CARACTERIZÁ-LA?
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Uma reunião efetiva é aquela que:
É necessária
Não é chata
É realizada por um bom motivo
Tem uma duração adequada
É bem preparada
É bem conduzida
Os problemas foram resolvidos
As decisões foram tomadas
Ficou claro o que fazer após a reunião
A confiança foi construída.

5. DIRETRIZES PARA REUNIÕES PRODUTIVAS
“Mantenha as reuniões com o menor número de pessoas possíveis. Evite reuniões com mais de
sete pessoas”.
As pesquisas sobre o tema (reunião) não definem o número ideal de pessoas, porém as evidências sugerem
que quanto menor possível o número, maior será o benefício. Com menos pessoas podemos fazer a leitura da
linguagem corporal dos participantes, bem como eles poderão trazer as contribuições que desejarem mais
facilmente. Com muitas pessoas, alguns sentem inibição em contribuir. Interessante observar que quando
temos menos pessoas nas reuniões, as mesmas produzem mais.
Isso não quer dizer que uma reunião com vinte pessoas esteja fadada ao insucesso. Naturalmente, reuniões
com esse número de pessoas requer um cuidadoso planejamento.
Os especialistas concordam que se trata de uma boa diretriz por duas razões:
✔ Os celulares distraem as pessoas. (elas não são multitarefas). Estudos mostram que quando as pessoas
estão exercendo uma multitarefa elas necessitam 50% de mais tempo para realizar as mesmas, e
cometem 50% mais de erros.
✔ Os celulares também distraem os outros.
“Evite celulares”.

“Mantenha as reuniões mais curtas possíveis. Evite reuniões com duração maior do que uma
hora”.
Pesquisas mostram que existem vantagens em se realizar reuniões curtas. Uma das razões é que as pessoas
se tornem mais focadas durantes as reuniões mais curtas. Além do mais, os grupos que estão procurando
solucionar os problemas, em geral, se comunicam mais rápido e usam uma conduta mais autocrática no
processo decisório quando estão sob pressão do tempo, do que quando não o estão.
Uma vez que as pessoas sabem que o tempo é curto, evitam perguntas desnecessárias e focam no que deve
ser feito. Isso não quer dizer que devemos buscar programar todas as reuniões para 30 minutos.
Naturalmente, existem conversas que necessitam de mais tempo e não se deve comprometer aquilo que
exige mais tempo.
Resumindo, em reuniões mais curtas:
- As pessoas ficam mais participativas
- Todos chegam na hora marcada
- As pessoas se preparam melhor para a reunião
- A pressão do tempo conduz a uma maior atenção e foco.

“Inicie a reunião fazendo um follow up da reunião anterior”.
Faça uma leitura da ata da reunião anterior, caso exista, reforçando os pontos chaves, as decisões
tomadas e um acompanhamento da realização das ações definidas.

“Nunca realize uma reunião somente para atualizar as pessoas”.
Se você já está participando de uma reunião para tratar de outros tópicos, é natural que você procure
atualizar os presentes. Mas, se você está convocando uma reunião somente para atualizar as pessoas sobre
algum tema específico, repense antes de convocar a reunião.
Por que despender tempo e dinheiro com uma reunião que possa ser substituída por e-mail, talvez seja
melhor!
O tempo é o bem mais perecível e precioso que temos!
“Sempre defina uma agenda antes da reunião, e esteja claro sobre o propósito da reunião”.
Esse é um ponto crítico no que tange às reuniões. Planejar e definir claramente a agenda da reunião antes
de começar é algo crítico. Você pode falar para os participantes o que irá acontecer, mas eles querem
saber o que eles farão. A falta de um claro plano de ação dificulta muito o processo decisório.

6. FERRAMENTAS PARA AUXILIAR A TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS
CHECKLIST do Planejador da Reunião
Agenda da Reunião
Plano de Ação e Comunicação.

FERRAMENTAS PARA AUXILIAR A TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS
CHECKLIST DO PLANEJADOR DA REUNIÃO
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FERRAMENTAS PARA AUXILIAR TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS
AGENDA DA REUNIÃO
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FERRAMENTAS PARA AUXILIAR TORNAR AS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS
PLANO DE AÇÃO E COMUNICAÇÃO
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7. PERGUNTAS E RESPOSTAS PARA AJUDÁ-LO A AMPLIAR SEU CONHECIMENTO DE FORMA
TORNAR AS REUNIÕES MAIS EFETIVAS
“Teste você mesmo” oferece 10 perguntas de múltipla escolha para ajudá-lo a identificar seu
conhecimento básico de como Realizar uma Reunião. As respostas às perguntas são dadas no final
do teste.
1. Todos concordam que é importante manter a reunião a mais curta possível para alcançar os seus
objetivos. Para ser mais preciso, qual o intervalo de tempo razoável sugerido, a ser considerado
para uma reunião de negócios de um pequeno grupo?.
a) De trinta minutos a não mais de três horas (com pelo menos um intervalo se durar mais de uma hora).
b) O mais curto possível, com no máximo quatro horas (com intervalo, se durar mais de duas horas).
c) Planeje de 30 minutos a duas horas.
1, c. Planeje de 30 minutos a não mais de duas horas para uma reunião de negócios de um grupo
pequeno.
Informe aos participantes antes da reunião por quanto tempo a reunião está planejada e, em seguida,
revise a duração planejada na reunião novamente e procure fazer entender o compromisso com o
tempo.

7. PERGUNTAS E RESPOSTAS PARA AJUDÁ-LO AMPLIAR SEU CONHECIMENTO DE FORMA
do teste.
2. Ao criar uma agenda de reuniões você tem a oportunidade de sequenciar os itens para
discussão. Qual das alternativas a seguir NÃO é uma maneira sugerida de sequenciar os tópicos
de discussão das reuniões?
a) Do sequenciamento de questões fáceis às mais controversas ou complexas.
b) Separar os itens de compartilhamento de informações e de solução de problemas.
c) Passando do mais controverso para o menos controverso (para permitir tempo suficiente).
2, c. Ao planejar sua agenda de reuniões, NÃO é recomendado passar do mais controverso para o
menos controverso. Os métodos mais eficazes de sequenciar os itens da agenda são passar de
questões fáceis para as mais controversas ou complexas, separar o compartilhamento de informações
dos itens de solução de problemas e planejar para que os itens se construam uns sobre os outros.

do teste.
3. As dicas sugeridas para a abertura de uma reunião são começar no horário, revisar os tópicos
da agenda e os objetivos da reunião (ajustando-os, se necessário) e depois rever ou definir as
“regras básicas” para a reunião. O que são regras básicas?
a) As votações informais tomadas (em um pequeno grupo) para limitar os itens da agenda aos acordados na
reunião anterior e para manter a reunião curta.
b) Os comportamentos e princípios acordados pelos membros do grupo para garantir uma reunião
construtiva.
c) Regras de Robert para conduzir uma reunião: os membros do grupo concordam em usar as Regras de
Robert ou em selecionar um conjunto diferente.
3, b. As regras básicas são os comportamentos e princípios com os quais os membros do grupo
concordam para garantir uma reunião construtiva.
Isso pode incluir a definição de um limite para o tempo de discussão de cada tópico, a concordância
de maneiras de lidar com conflitos de ideias ou opiniões ou o compromisso de começar e terminar no
prazo. O esclarecimento das regras básicas no início de uma reunião libera os membros para se
concentrarem nos tópicos e pode evitar mal-entendidos.

do teste.
4. Em muitas reuniões, uma ampla gama de ideias e opiniões pode ser expressa. Qual é a
estratégia sugerida para acompanhar as ideias expressas e as decisões tomadas durante uma
reunião?
a) Registre os pontos principais em um ou mais flip charts ou quadros brancos e mantenha-os visíveis
durante toda a reunião.
b) Peça ao anotador da reunião que faça anotações e acompanhe a discussão; peça a ele que resuma,
conforme necessário, e envie a ata o mais rápido possível após a reunião.
c) Não é necessário anotar, pois cada participante deve ter anotado a sua parte.
4, a. Registrar pontos ou questões importantes em um flip chart ou quadro branco e mantê-lo visível
durante toda a reunião cria um ponto de foco para os membros e garante que cada indivíduo esteja de
acordo com o que esteja lá. Também minimiza a tendência de repetir os pontos que já tenham sido
abordados.

do teste.
5. Imagine que você está realizando uma reunião em torno de um tópico que você sabe que é
controverso. Por alguma razão, apenas um ponto de vista sobre o tópico foi levantado. Você
sabe que existem outras perspectivas e que elas precisam ser ouvidas. Qual das alternativas a
seguir NÃO é uma estratégia sugerida para obter diferentes pontos de vista?
a) Peça a alguém para bancar o advogado do diabo.
b) Convide aqueles que não contribuíram.
c) Divida o grupo em pares ou trios e peça a cada grupo que relate.
d) Observe em voz alta que há outras perspectivas que o grupo precisa considerar antes de votar; descreva
você mesmo as outras perspectivas.
5, a. Peça a alguém para bancar o advogado do diabo. Em se tratando de pontos controversos, não é
aconselhável o líder delegar a um “advogado do diabo” a condução da discussão.

do teste.
6. Quando é o momento de tomar uma decisão, um grupo pode votar ou chegar a um consenso, ou
o líder pode tomar a decisão. Embora cada abordagem tenha seus prós e contras, muitos de nós
têm receio de que o líder da reunião tome a decisão. Quais são os prós de ter o líder tomando
a decisão?
a) As decisões do líder podem levar a menor quantidade de tempo; o importante é lembrar que todos os
membros precisam sentir que seus pontos de vista foram ouvidos.
b) Quando o líder toma a decisão, nenhum indivíduo ou facção do grupo ganha ou perde; o importante é
lembrar que as decisões dos líderes podem não gerar consenso.
c) Quando o líder toma a decisão para o grupo, a discussão anterior ajuda a identificar quem está a bordo
e quem não está; é importante lembrar que o líder não deve anunciar nenhuma decisão até que todas as
perspectivas tenham sido ouvidas.
6, a. Se for entendido que o líder tomará a decisão e porque, as decisões do líder podem levar a
menor quantidade de tempo.
As decisões do líder são frequentemente apropriadas para situações de emergência ou situações em
que o líder é responsável pela decisão. No entanto, na tomada de decisão do líder, é importante que
todos os membros sintam que seus pontos de vista foram ouvidos.

do teste.
7. Conflitos construtivos podem ser a chave para obter as melhores respostas. No entanto,
conflitos de personalidade e brigas definitivamente não são construtivos. Para incentivar o
debate produtivo e a discussão, você precisa reforçar diretrizes positivas. Qual desses
reforçadores NÃO é uma maneira de incentivar discussões construtivas?
a) Enfatizar que as pessoas devem trazer pontos de vista controversos e que são importantes.
b) b. Afirmar que, se você, como líder, acredita que a discussão se tornou pessoal, você tem autoridade
para pedir às partes envolvidas que saiam.
c) c. Enfatizar que as pessoas não devem fazer comentários negativos, pessoais ou não profissionais sobre
as outras pessoas.
7, b. Embora seja apropriado lembrar ao grupo que, se duas pessoas não conseguem controlar seu
temperamento, elas podem ser solicitadas a lidar com suas opiniões fora da sala de reuniões. Você,
como líder, NÃO deseja impor o tipo de autoridade que diz a alguém na reunião para sair. Isso é um
abuso de autoridade entre colegas.

do teste.
8. As reuniões que terminam sem um plano de comunicação e de ação geralmente não produzem ações
fora da sala de reunião. Quais são os três elementos?
a) O quê / porque decisões específicas foram tomadas, incluindo as ideias de apoio.
Quem assumiu a responsabilidade de acompanhar a decisão
Como cada tarefa deve ser concluída.
b) Onde / quando as decisões foram tomadas, incluindo datas e tomadores de decisão.
Quais tarefas foram geradas, relacionadas a cada decisão.
Quem assumiu a responsabilidade por cada tarefa.
c) Quais decisões específicas foram tomadas e que acompanhamento é necessário.
Quem é responsável por cada tarefa.
Quando cada tarefa deve ser concluída.
8, c. Um plano de comunicação e ação deve conter três elementos: o quê, quem e quando. Um plano que
inclui os três fornece fechamento e um sentimento de realização. Também garante que todas as
partes interessadas estejam cientes da decisão ou das informações e ajuda a garantir que todos
tenham ouvido a mesma informação.
É um fato: é mais provável que os planos de ação sejam executados se forem vistos como
responsabilidades, obrigações ou contratos reais.

do teste.
9. Quem deve receber o plano de comunicação e ação?
a) Todos os participantes da reunião.
b) Todos os que participaram e outras partes interessadas que não estavam presentes.
c) Todas as partes interessadas que não estavam presentes na reunião. O plano resume os principais pontos
e decisões tomadas na reunião. Você pode ou não decidir enviá-lo aos participantes da reunião, pois eles
já sabem o que aconteceu durante a reunião.
9, b. Todos os envolvidos nas questões discutidas e nas decisões tomadas durante a reunião devem
receber informações sobre as conclusões e resoluções da reunião. Isso inclui os participantes da
reunião e quaisquer outras partes interessadas.

do teste.
10. Saber quando terminar uma reunião pode ser tão importante quanto saber como se preparar ou
conduzir uma reunião. Qual dessas alternativas NÃO é a hora sugerida para encerrar uma reunião?
10, d. Quando um importante tomador de decisão deve sair, NÃO é um dos momentos sugeridos para
encerrar uma reunião.
As dicas para quando terminar uma reunião são quando os objetivos são alcançados, quando o
progresso para alcança-los cessa ou quando o tempo acaba!
a) Termine quando os objetivos forem alcançados.
b) Termine quando o progresso em direção ao cumprimento dos objetivos terminar.
c) Terminar quando o tempo acabar.
d) Termine quando qualquer tomador de decisão chave precisar sair, mesmo que o tempo ainda não tenha
terminado.

BIBLIOGRAFIA
◼ Axelrod,Dick; Axelrod, Emily. Let’s stop meeting like this: Tools to save time and get more done.
San Francisco : BK,2014
◼ Fonseca, Mário A Porto . SUPERFOCO . Editora Do, 2017
◼ Harvard Business School Press - Running Meetings - Boston 2006
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