Este documento fornece dicas sobre gestão eficiente do tempo, incluindo definir objetivos e prioridades, planejamento, delegação de tarefas, lidar com interrupções e procrastinação. O foco é ajudar as pessoas a organizarem melhor seu tempo e reduzirem o estresse.

1. Centro de Integração Empresa Escola de Pernambuco

2. Objectivos
-Entender a importância de gerir o tempo
de forma eficaz
-Compreender, de uma forma prática, onde
gastamos o nosso tempo
-Como fazer uma boa gestão do tempo
tendo em conta as tarefas a realizar e as
necessidades individuais
-Transmitir algumas dicas e ferramentas
úteis para optimizar o tempo que dispomos

3. Estamos inseridos em um mundo de constante evolução. É
comum vermos pessoas correndo pra cá, correndo pra lá.
Uma verdadeira loucura!
E somos movidos a um único fator: O TEMPO!
“O problema não é o tempo, mas como você vivencia o tempo”
(Carlos Hilsdorf).

4. Você gostaria de gerenciar melhor seu tempo?
De ter tempo para tudo aquilo que deseja e precisa fazer?
De reduzir seu estresse?
De fazer mais esportes, ter mais
amigos e mais realizações?
Todos queremos!!!!

5. -Para entender o valor de um ano, pergunta a um estudante que repetiu o
curso...
-Para entender o valor de um mês, pergunta a uma mãe que olha para um
bebé prematuro...
-Para entender o valor de uma semana, pergunta ao editor de um semanário…
-Para entender o valor de uma hora, pergunta aos amantes que esperam para
se encontrar...
Valor do tempo
-Para entender o valor de um minuto, pergunta ao
viajante que perdeu o comboio...
-Para entender o valor de um segundo, pergunta a uma
pessoa que esteve a ponto de ter um acidente...
-Para entender o valor de uma milésima de segundo,
pergunta ao desportista que ganhou uma medalha de
prata nas olimpíadas…

6. Importância da gestão de tempo
"Lembrem-se que Tempo é dinheiro"
Benjamin Franklin 1748
"Não podes dar mais dias à tua vida, mas
podes dar mais vida aos teus dias“
Lothar J. Seiwert
- Permissividade em dar o nosso tempo, mas não o nosso dinheiro.
- "A fome de tempo"
- Má gestão de tempo = stress
- Satisfação pessoal

7. Importância da gestão de tempo
“Não trabalhe com esforço, trabalhe com inteligência”
-Life lidership = liderança da nossa vida:
aprender a sentir o tempo de forma consciente e a saboreá-lo.
-Movimento slow = criatividade acima da velocidade
-Gestão de tempo como:
-Controle do tempo
-gestão da energia
-gestão de velocidade
"Os únicos ladrões a quem a sociedade perdoa são os que nos roubam o tempo"
Napoleão

8. Como fazer uma boa gestão de tempo?

9. "Quantas pessoas houve que no leito de morte
desejaram ter tido mais tempo para trabalhar?"
Stephen R. Covey

11. -Declaração de missão e objetivos de vida:
- Apenas com um destino conseguimos obter uma direcção acertada. *
- Chapéus de vida
-Ter uma visão mais ampla a longo prazo e motivação a curto prazo*
-Sonhar desde pequenino  Visão, motivação, inspiração
-Salienta o que é desperdício ou não
-Antecipar obstáculos e distrações
-Avaliar e rever os de curto e longo prazo

12. Prioridades
- Questões a colocar sempre:
- Porque é que eu estou a fazer isto?
- Qual é o objetivo?
- Porque é que eu vou ter sucesso?
- O que é que acontece se eu não fizer isto?
- Importante Vs Urgente:
-Importante = valores, pessoas, ações, sucesso, objetivos, futuro
-Urgente = tempo, pressões de prazos, stress, interrupções, crises, problemas
Para além da nobre arte de fazer com que as coisas
sejam feitas, existe a nobre arte de deixar as coisas por
fazer. A sabedoria de vida está na eliminação do não-
essencial.
(Provérbio chinês)

14. Planejamento
- Com flexibilidade*: Ano  Mês  Semana  Dia
-Dicas*:
-Marcar as atividades fixas, depois restantes
-Consciência das nossas próprias características
(ritmos circadianos)
-Avaliar bem o tempo (nem 8 nem 80)
-Dividir tarefas grandes
-Plano geral – sequenciar
-Aproveitar bem tempos de intervalos
-Espaço para descanso/lazer
-Avaliação e respeito constante

15. Diferentes gestores de tempo
Monocrónico (1 de cada vez)
- dedicam-se a uma coisa de cada vez
- concentram-se no seu trabalho
- levam os prazos a sério
- empenham-se no trabalho com
preserverança
- não gostam de incomodar os outros
- preferem trabalhar sozinhas
- põem o trabalho em primeiro lugar
- tendem a construir relações de curto
prazo
Policrónicos (várias de cada vez)
-Fazem várias coisas ao mesmo tempo
- distraiem-se facilmente
- encaram os compromissos como algo
a cumprir se possível
- dedicam-se mais aos outros
- mudam de planos com muita
frequência
- valorizam as pessoas à sua volta
- tendem a construir relações de longa
duração

16. Ferramentas / Dicas

17. Papelada
- Manter tudo organizado
-não ter tudo empilhado (fator psicológico)
- bom sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel ou email*...)
-sitio esperado para o arquivo (o papelão também conta)
- O mundo é grande de mais para se ler tudo (reavaliar)
“o fato de alguém conseguir trabalhar na desarrumação não significa que a
desarrumação seja boa, assim como há pessoas que com 20 kgs de pesos em cima
correm mais depressa do que eu”
Randy Paush

18. Telefone
-Anunciar os objetivos do telefonema no início da
conversa
- Não ficar confortável enquanto se fala
-Ter qualquer coisa a fazer depois da chamada
- Telefonar antes da refeição
-Quando se quer desligar:
- Peço desculpa, mas tenho... para fazer
- Desligar enquanto se está a falar (a pessoa
pensa que foi abaixo)

19. Aprender a dizer “Não”
"Nada é mais difícil e requer mais
personalidade do que dizer um não,
de forma clara e sonora"
Kurt Tuholsky
- Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir.
-Para tentar facilitar o "não" diz que sim se não houver mesmo
mais ninguém (certifica-te que continuam à procura)
- Preserva a memória…

20. Interrupções
-Não só gastamos tempo com as interrupções em si, mas com o
voltar ao que se estava a fazer antes de ser interrompido.
-Compilar assuntos de conversa e outras tarefas
-Desligar ou silenciar telemóvel, msn, mails, etc
- 5 minutos são 5 minutos.

21. Procrastinação
-É o ladrão do tempo
-“não vai ter de se fazer” ou “dá pa
fazer depois”
- gera stress
- tentar arranjar um prazo fictício
- pedir ajuda/ conselhos

22. Delegar
- Ser específico no que se pede, prazo, penalização/prémio
- Delegar até se queixarem ou vermos que querem queixar-se
- A comunicação deve ser clara - passar a escrito
-(resumo/email)
- Na delegação dar objetivos e não procedimentos
- Ao delegar dizer a importância da tarefa (escala de 1 a 9, por exemplo)

23. Desafiar pessoas:
- Não deixar que tarefas voltem a nós
- Motivar a quem se delegou
- Reforçar comportamentos positivos com um agradecimento/
recompensa
-Ser ignorante para algumas coisas (assim não somos nós a fazer)

24. Reuniões
- fechar a porta, desligar telefones
- máximo uma hora e meia
- ter sempre uma planificação para a reunião
- no final alguém escrever um resumo breve

25. Tecnologias
- Agendas / calendários / alertas
- netvibes / podcasts (ouvi mais de 124 horas de podcasts em deslocações no último ano)
- Mails:
- enviar uma tarefa só para uma pessoa (várias não funciona)
- relembrar se não responderem 48hs depois
-cc as pessoas responsáveis

26. Férias
- Email, aviso de ausência:
-Não deixar ficar mensagem
- se importante relembrar dia X
- se for muito importante falar com pessoa Y
- a maioria das vezes, no regresso já está resolvido

27. Conselhos gerais
-Tentar ter alguém que nos dê conselhos e um feedback do que
estamos a fazer (honestidade à bruta)
-Tentar facilitar as coisas para não pensar muito:
- bom método de arquivo
- arranjar truques (chaves em cima do PC… para não esquecer o PC)
-Não permitir que uma tarefa atrase as outras em cadeia.
- Mudar aos poucos:
-"Se pensar que consegue, vai conseguir. Se pensar que não consegue, está
certo." Henry Ford

28. - Arranjar uma agenda, qualquer que ela seja
- diário de tempo, ou qualquer coisa parecida
- daqui a 30 dias, envio-vos este material
- O que é que mudaram?

29. Centro de Integração Empresa Escola de Pernambuco
Agradecemos sua participação!
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