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Como montar uma ata

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Ata de reuniões

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Como montar uma ata

  1. 1. Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio de um documento chamado “ata de reunião”. Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato, sua apresentação. O que antigamente se resumia a uma estrutura rígida, com linguagem até de difícil compreensão, hoje tem por objetivo democratizar o acesso às decisões tomadas. Algumas orientações gerais continuam válidas. Principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada. Mas no geral, a ata de reunião se tornou um documento muito mais simples de ser elaborado do que se imagina. Mas para encurtar a conversa, se o seu interesse é apenas encontrar um bom modelo de ata de reunião, sugiro que você clique aqui e vá direto ao link de download! O que escrever na ata? Em uma ata de reunião não podem faltar as seguintes informações básicas: · Data, local, horário de início e fim da reunião (é preciso que as pessoas saibam onde e quando as decisões foram tomadas) · Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas) · Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos principais interesses ao se ler uma ata de reunião) · Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram porque as decisões foram tomadas, porque algumas idéias foram abandonadas e evitam que a mesma discussão ocorra várias outras vezes) · Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os participantes) · Compromissos (onde são registrados os prazos para execução de tarefas e é estabelecido o dia, horário, local e participantes da próxima reunião) Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.
  2. 2. Layout Antigamente existiam várias regras para elaboração de atas de reunião. As principais eram: · Texto corrido, em um único parágrafo, com todas aquelas informações da lista anterior. · A ata deveria ser escrita à mão, pelo “secretário”, durante a reunião, e assinada por todos os presentes ao final da mesma. · Não era permitido nenhum tipo de rasura, e em caso de erro eram usadas expressões como “digo,”. Enfim, me atrevo a dizer que essas regras caíram. Desconheço a existência de norma para redação de atas (como as regras para redação oficial). Mas o que eu tenho visto nas empresas por aí é a preocupação em registrar suas atas em um layout que facilite a leitura e interpretação do documento. Alguns softwares até já apresentam modelos a serem meramente preenchidos com as informações da reunião. Qualquer que seja o caso, uma regra que permanece, além das informações que devem constar na ata, é aquela que exige que as informações sobre as discussões e decisões figurem exatamente na ordem em que ocorreram. Algumas empresas adotam padrões de layout para seus documentos. Manter este padrão para as atas de reunião é uma boa opção: ajuda a manter a identidade visual dos documentos da empresa, e as pessoas não se sentem intimidadas. Afinal, já conhecem estruturas de documento semelhantes. Dicas para redigir uma boa ata de reunião · Posicione-se em um local mais central, onde seja possível visualizar todos os participantes e ouví-los com clareza. · Leve papel e caneta. O papel deve ser em quantidade o suficiente para que você não precise economizar nas anotações e a caneta deve ser testada antes da reunião! · Se preferir fazer a ata diretamente no computador, certifique-se que: 1. Você digita rápido o suficiente 2. Seu teclado e seu digitar não são barulhentos (o barulho certamente atrapalhará a reunião) 3. Você terá condições de salvar as alterações de tempos em tempos para evitar a perda de informações por queda de energia/bateria. (Aliás, tenha de qualquer maneira um papel e uma caneta, caso isso ocorra. Assim, a reunião continuará independente do restabelecimento da energia elétrica.)
  3. 3. 4. Sempre que possível, faça uma gravação do áudio da reunião. Se você perder alguma informação, anote o tempo de gravação decorrido. Quando estiver revisando ou passando a limpo suas anotações, você saberá o momento certo da gravação para ouvir e complementar sua ata. Por último, vale lembrar que em uma ata de reunião, por mais grosseiro que pareça, sua opinião não interessa. As pessoas devem saber o que foi discutido e decidido, independente do seu posicionamento sobre os fatos. Dessa forma, você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa, como esperado por todos. Modelo de Ata de Reunião Para facilitar a sua vida ao criar suas atas e permitir que você visualize melhor tudo o que foi dito, criamos um modelo de ata de reunião elaborado de acordo com todas as dicas que foram dadas nesse texto.Clique aqui para fazer o download do modelo. Sucesso nas anotações!

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