Workshop Indicadores - GP Oeste 2015 em 27/julho/2015

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Workshop de indicadores de desempenho para um PMO realizado no GP Oeste 2015 em Foz do Iguaçu - PR.

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Workshop Indicadores - GP Oeste 2015 em 27/julho/2015

  1. 1. Como definir indicadores de desempenho para um PMO Rodrigo Thahira
  2. 2. Ed. 43 – Fev/Mar – 2012 São Paulo, Dez – 2011 São Paulo, Dez – 2012 - Workshop Rio de Janeiro, Maio – 2012 O Artigo: “Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO” Publicação do artigo atualizado em Dez/2015 PMO Value Ring
  3. 3. Luis Negreiros, PMP Mestre em Sistemas de Gestão e pós-graduado em Gerenciamento de Projetos. Já atuou como gerente de projetos e participou de implantações e reestruturações de PMOs em empresas como Siemens e Oi. Hoje é consultor do PMO e ministra aulas em MBAs e pós-graduações na UFRJ e FGV, em diversos cursos e disciplinas relacionadas ao Gerenciamento de Projetos. É autor de vários artigos sobre o tema e palestrante em diversos seminários. Rodrigo Thahira, PMP, PfMP Atua no Escritório de Projetos da Porto Seguro sendo responsável pela Gestão do Portfólio, Gestão de Indicadores e pela gestão de uma equipe de gerentes de projetos. Com 13 anos de experiência em Gestão de Portfólio de Projetos, Gestão de PMO e de Projetos atuou em organizações como Avanade, Accenture, CPM Capgemini, Brasilprev Seguros e Previdência e Leão Coca-Cola. É formado em Engenharia Elétrica (FEI), possui MBA em Gestão Empresarial (FGV), Pós-MBA em Gerenciamento Avançado de Projetos (FGV) Os Autores
  4. 4. 1. Conceitos 2. Workshop Dinâmica Indicadores Priorizar (AHP) Compartilhar 3. Encerramento
  5. 5. Uma nova proposta de tipificação de PMOs Fonte: Pinto, A., et al. (2011) In: Letavec, C., and Bolles, D., eds., The PMOSIG Program Management Office Handbook: Strategic and Tactical Insights for Improving Results. Fort Lauderdale, FL: J. Ross Publishing. Abordagemdeatuação Estratégica Tática Operacional Escopo de influência Corporativo Departamental Programa Projeto
  6. 6. Gestão estratégica Aprendizagem organizacional Serviço não agrupados Monitoramento e controle da performance dos projetos Desenvolvimento de competências em GP e metodologias Gestão de multiprojetos Grupos de serviços mais comuns em PMOs 4 4 5 5 6 3 27 Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Grupos de Serviços prestados pelo PMO
  7. 7. Gestão estratégica Aprendizagem organizacional Serviço não agrupados Monitoramento e controle da performance dos projetos Desenvolvimento de competências em GP e metodologias Gestão de multiprojetos 4 4 5 5 6 3 • Informar o status dos projetos para a alta gerência • Monitorar e controlar o desempenho de projetos • Implementar e operar sistemas de informação dos projetos • Desenvolver e manter um project scoreboard Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Grupos de Serviços prestados pelo PMO
  8. 8. Gestão estratégica Aprendizagem organizacional Serviço não agrupados Monitoramento e controle da performance dos projetos Desenvolvimento de competências em GP e metodologias Gestão de multiprojetos 4 4 5 5 6 3 • Desenvolver e implementar a metodologia padrão • Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento • Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização • Prover mentoring para os Gerentes de Projetos • Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de padronização Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Grupos de Serviços prestados pelo PMO
  9. 9. Gestão estratégica Aprendizagem organizacional Serviço não agrupados Monitoramento e controle da performance dos projetos Desenvolvimento de competências em GP e metodologias Gestão de multiprojetos 4 4 5 5 6 3 • Coordenar e integrar projetos de um portfólio • Gerenciar um ou mais portfólios • Identificar, selecionar e priorizar novos projetos • Gerenciar um ou mais programas • Alocar recursos entre os projetos Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Grupos de Serviços prestados pelo PMO
  10. 10. Gestão estratégica Aprendizagem organizacional Serviço não agrupados Monitoramento e controle da performance dos projetos Desenvolvimento de competências em GP e metodologias Gestão de multiprojetos 4 4 5 5 6 3 • Prover aconselhamento à alta gerência • Participar do planejamento estratégico • Gerenciar os benefícios de programas • Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Grupos de Serviços prestados pelo PMO
  11. 11. Gestão estratégica Aprendizagem organizacional Serviço não agrupados Monitoramento e controle da performance dos projetos Desenvolvimento de competências em GP e metodologias Gestão de multiprojetos 4 4 5 5 6 3 • Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO • Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos • Conduzir auditorias de projetos • Conduzir revisões pós- gerenciamento do projeto (lições aprendidas) • Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas - • Implementar e gerenciar banco de dados de riscos Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Grupos de Serviços prestados pelo PMO
  12. 12. Gestão estratégica Aprendizagem organizacional Serviço não agrupados Monitoramento e controle da performance dos projetos Desenvolvimento de competências em GP e metodologias Gestão de multiprojetos 4 4 5 5 6 3 • Gerenciar interfaces de clientes • Executar tarefas especializadas para os Gerentes de projeto • Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários dos Gerentes de Projetos Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute. Grupos de Serviços prestados pelo PMO
  13. 13. DESEMPENHO DOS PROJETOS DESEMPENHO DOS SERVIÇOS DESEMPENHO DO NEGÓCIO Qual o impacto do PMO numa organização e o que medir?
  14. 14. Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM, Edição 43. 51,4% 29,3% 15,8% 3,5% DNA do Indicador Serviço: Desenvolver e implantar a metodologia padrão Exemplo de indicador de serviço
  15. 15. 1. Conceitos 2. Workshop Dinâmica Indicadores Priorizar (AHP) Compartilhar 3. Encerramento
  16. 16. Dinâmica • Cada grupo receberá o material necessário para realizar o workshop, por atividade; • Explicação da Atividade com exemplo fictício; • Execução da Atividade pelos grupos
  17. 17. Dinâmica • Tempo previsto para cada atividade deve ser respeitado; • Ao final de cada atividade todos os grupos devem estar no mesmo ponto, não inicie para a próxima atividade antes da explicação.
  18. 18. O que esperamos? • Trabalho em Equipe; • Respeito a diversidade de opiniões; • Entendimento do processo; • Compartilhar os resultados de cada grupo ao final do workshop.
  19. 19. 1. Conceitos 2. Workshop Dinâmica Indicadores Priorizar (AHP) Compartilhar 3. Encerramento
  20. 20. Atividade 1 • Discutir o Serviço do PMO no grupo; • Definir 4 indicadores de desempenho para o serviço: • Nome do Indicador; • Descrição do Indicador; • Periodicidade de Medição do Indicador; • Meta esperada do Indicador.
  21. 21. SERVIÇO: Informar o status dos projetos para a alta gerência MEU EXEMPLO
  22. 22. 1. NOME DO INDICADOR Descrição do indicador Periodicidade de Medição Meta Esperada Representatividade do Indicador 1.Regularidade no fornecimento de reports Medir regularidade de reports a alta gerencia conforme planejamento. MENSAL Entregar 100% do planejado 2. Ações demandadas pela alta gerência Medir a qtd de ações demandadas a partir de informações relevantes dos reports MENSAL 10% dos projetos do report com ações demandadas 3. % de Projetos com informações nos reports Medir a qtd de projetos com reports vs total de projetos ativos MENSAL Acima de 80% de projetos nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção Medição da satisfação do serviço prestado ANUAL Acima de 90% de favorabilidade RESULTADO DA PLANILHA 1 – MEU EXEMPLO
  23. 23. 30 minutos
  24. 24. 1. Conceitos 2. Workshop Dinâmica Indicadores Priorizar (AHP) Compartilhar 3. Encerramento
  25. 25. • É um modelo matemático para apoio a tomada de decisão; • SAATY, T. L (1980). The Analytic Hierarchy Process. New York: McGraw-Hill International. • Existem softwares que automatizam esse modelo como o Expert Choice e o Microsoft EPM. AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS
  26. 26. • Une a análise qualitativa e quantitativa na escolha; • Avaliação comparativa entre todas opções, duas a duas; • Base matemática mas sem ser proibitiva; • Muito utilizado para definição de critérios de seleção de projetos e a própria seleção de projetos. AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS
  27. 27. ESCALA VALOR RECÍPROCO É extremamente mais importante 9,000 0,111 É muito mais importante que 6,000 0,167 É mais importante 3,000 0,333 Igualmente importante 1,000 1,000 É menos importante que 0,333 3,000 É muito menos importante que 0,167 6,000 É extremamente menos importante 0,111 9,000 AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS
  28. 28. 2.AVALIAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 1,000 9,000 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,111 1,000 3. % de Projetos com informações nos reports 1,000 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 1,000 TOTAL DE CADA COLUNA UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
  29. 29. 2.AVALIAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 1,000 9,000 3,000 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,111 1,000 3. % de Projetos com informações nos reports 0,333 1,000 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 1,000 TOTAL DE CADA COLUNA UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
  30. 30. 2.AVALIAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 1,000 9,000 3,000 1,000 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,111 1,000 3. % de Projetos com informações nos reports 0,333 1,000 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 1,000 1,000 TOTAL DE CADA COLUNA UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
  31. 31. 2.AVALIAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 1,000 9,000 3,000 1,000 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,111 1,000 0,167 1,000 3. % de Projetos com informações nos reports 0,333 6,000 1,000 0,111 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 1,000 1,000 9,000 1,000 TOTAL DE CADA COLUNA UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
  32. 32. 2.AVALIAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 1,000 9,000 3,000 1,000 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,111 1,000 0,167 1,000 3. % de Projetos com informações nos reports 0,333 6,000 1,000 0,111 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 1,000 1,000 9,000 1,000 TOTAL DE CADA COLUNA 2,444 17,000 13,167 3,111 SOMAR OS VALORES NAS COLUNAS:
  33. 33. 30 minutos
  34. 34. 2.AVALIAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 1,000 9,000 3,000 1,000 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,111 1,000 0,167 1,000 3. % de Projetos com informações nos reports 0,333 6,000 1,000 0,111 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 1,000 1,000 9,000 1,000 TOTAL DE CADA COLUNA 2,444 17,000 13,167 3,111 RESULTADO DA PLANILHA 2:
  35. 35. 3. NORMALIZAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 1/2,444 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,111/2,444 3. % de Projetos com informações nos reports 0,333/2,444 4. Pesquisa de satisfação com 1/2,444 NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL OBTIDO NA SOMA DA COLUNA
  36. 36. 3. NORMALIZAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 1/2,444 0,529 0,228 0,321 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,111/2,444 0,059 0,013 0,321 3. % de Projetos com informações nos reports 0,333/2,444 0,353 0,076 0,036 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 1/2,444 0,059 0,684 0,321 NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
  37. 37. 10 minutos
  38. 38. 3. NORMALIZAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 0,409 0,529 0,228 0,321 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,045 0,059 0,013 0,321 3. % de Projetos com informações nos reports 0,136 0,353 0,076 0,036 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 0,409 0,059 0,684 0,321 RESULTADO OBTIDO NA NORMALIZAÇÃO
  39. 39. 3. NORMALIZAÇÃO Regularidade no fornecimento de reports Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 0,409 0,529 0,228 0,321 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,045 0,059 0,013 0,321 3. % de Projetos com informações nos reports 0,136 0,353 0,076 0,036 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 0,409 0,059 0,684 0,321 4. MÉDIA * 100 37,20 % 10,96 % 15,02 % 36,82 % SOMAR OS VALORES NA LINHA, DIVIDIR POR 4 E MULTIPLICAR POR 100
  40. 40. 5 minutos
  41. 41. 3. NORMALIZAÇÃO 1.Regularidade no fornecimento de reports 2. Ações demandadas pela alta gerencia 3. % de Projetos com informações nos reports . Pesquisa de satisfação com a alta direção 1.Regularidade no fornecimento de reports 0,409 0,529 0,228 0,321 2. Ações demandadas pela alta gerencia 0,045 0,059 0,013 0,321 3. % de Projetos com informações nos reports 0,136 0,353 0,076 0,036 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção 0,409 0,059 0,684 0,321 4. MÉDIA * 100 37,20 % 10,96 % 15,02 % 36,82 % RESULTADO FINAL DA NORMALIZAÇÃO
  42. 42. 1. NOME DO INDICADOR Descrição do indicador Periodicidade de Medição Meta Esperada Representatividade do Indicador 1.Regularidade no fornecimento de reports Medir regularidade de reports a alta gerencia conforme planejamento. MENSAL Entregar 100% do planejado 37,20 % (1º) 2. Ações demandadas pela alta gerencia Medir a qtd de ações demandadas a partir de informações relevantes dos reports MENSAL 10% dos projetos do report com ações demandadas 10,96 % (4º) 3. % de Projetos com informações nos reports Medir a Qtd de projetos com reports vs total de projetos ativos MENSAL Acima de 80% de projetos nos reports 15,02 % (3º) 4. Pesquisa de satisfação com a alta direção Medição da satisfação do serviço prestado ANUAL Acima de 90% de favorabilidade 36,82 % (2º) TRANSPORTAR OS % OBTIDOS PARA TABELA 1 NOS RESPECTIVOS INDICADORES
  43. 43. 1. Conceitos 2. Workshop Dinâmica Indicadores Priorizar (AHP) Compartilhar 3. Encerramento
  44. 44. Apresentar o Serviço Indicadores sugeridos pelo grupo para o Serviço Representatividade dos Indicadores após AHP Comentários - Todos os grupos APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS – GRUPO
  45. 45. 1. Conceitos 2. Workshop Dinâmica Indicadores Priorizar (AHP) Compartilhar 3. Encerramento
  46. 46. O QUE LEVAMOS DESTE WORKSHOP? Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM. Edição 43. Entendimento da Missão e Visão do PMO Identificação dos Clientes e suas necessidades Identificação dos Serviços que geram benefícios aos clientes Definição dos Indicadores Definição do DNA dos Indicadores Seleção dos Indicadores mais representativos para o serviço (priorização) Monitoramento e Controle Melhoria Contínua
  47. 47. ?
  48. 48. Rodrigo Thahira rodrigothahira@uol.com.br rodrigo.thahira@portoseguro.com.br (11) 99263-6511 (11) LinkedIN : br.linkedin.com/in/rthahira Slideshare: pt.slideshare.net/RodrigoThahira Twitter: @rthahira CONTATOS

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