Controle De Créditos e Cobranças

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Apresentação final a juri RVCC secundário

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Controle De Créditos e Cobranças

  1. 1. carlos barata SA-02/08
  2. 2. Agenda Quarta-feira, 6 de Maio carlos barata - sa-02/08 2 de 2009
  3. 3. Desde o momento em que o Homem, no decorrer do seu processo evolutivo, teve vontade de possuir bens e/ou serviços pertencentes a outrem, que sentiu a necessidade de envolver uma moeda de troca que possibilitasse a tomada efectiva desses bens. Na Grécia, no século VIII a.C., faziam-se as contas tomando o boi como parâmetro. Servindo como meio de pagamento, o sal circulava em vários países (daí vem o termo salário), como exemplo, na Libéria onde trezentos torrões compravam um escravo. Foi na China do período Chou (1122-256 a.C.) que nasceram as moedas de bronze com formas variadas: peixe, chave ou faca (Tao), machado (Pu), concha e a mais famosa o Bu, que tinha a forma de uma enxada. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 3 Maio de 2009
  4. 4. Os primeiros registos da utilização do papel como moeda remontam ao ano 89. As matrizes para a impressão eram confeccionadas em tabuleiros de madeira ou de bambu, sobre as quais era aplicada uma pasta especial, feita de polpa vegetal amolecida e batida. A partir desta fase, por assim dizer, da vida comercial da Humanidade, propagou-se o costume de pagar as mercadorias ou os serviços com moedas o que vem generalizar o acesso aos bens a todo o tipo de indivíduos. Assiste-se então, com cada vez maior acuidade, à imperiosa necessidade de haver alguém que gerisse e controlasse os negócios emergentes, cabendo-lhe a árdua tarefa de cobrar as dívidas que então começavam a florescer decorrentes de más negociatas ou negociadores sem escrúpulos… Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 4 Maio de 2009
  5. 5. Ao longo da História a mentalidade do Homem, que com a sua inapta qualidade de tentar a todo o custo ludibriar o próximo, reflecte-se no cardápio de preocupações de uma empresa, quando vende um produto e tem como objectivo principal criar mais-valia, isto é, cobrá-lo. Foram desenvolvidos vários métodos e subterfúgios na tentativa de obviar estas situações. Actualmente, a admissão de um novo cliente deve revestir-se de enormes cuidados, sendo um dos actos administrativos mais importantes e cruciais da empresa, uma vez que, salvo imponderáveis, um cliente idóneo e financeiramente estável é meio caminho percorrido para uma parceria de sucesso. Evidencio algumas das técnicas utilizadas actualmente no recrutamento de novos clientes e os cuidados principais a ter ao longo da relação comercial: Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 5 Maio de 2009
  6. 6. Procurar rodearmo-nos do máximo de elementos de • carácter analítico-financeiro, utilizando para isso quer empresas das especialidade, quer informações prestadas pela banca ou até, caso seja possível, de parceiros comerciais e cruzá-las. Ter conhecimento adequado da implantação no terreno • dessa empresa bem como da própria qualidade do mercado colocado à sua disposição. Exigir sempre prestação de garantias que poderão ser de • vário tipo, aconselhando-se preferencialmente a garantia bancária, dimensionada ao mercado a trabalhar. Estabelecer um plafond de crédito baseado nas • expectativas de mercado e no valor e qualidade da garantia prestada. Definir com clareza as condições de comercialização do • produto, especialmente os deveres e as contrapartidas financeiras no caso de incumprimentos. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 6 Maio de 2009
  7. 7. É crucial para a saúde financeira de uma empresa, seja ela de maior ou menor dimensão, observar um conjunto de regras básicas que lhe permitam defender-se neste campo com sejam: Existência de uma estrutura montada capaz de  avaliar, prevenir e resolver problemas de âmbito financeiro da rede de clientes. Reuniões mensais de carácter deliberativo com a  presença dessa estrutura composta por representantes dos departamentos financeiro e vendas, de modo a elencar os problemas e arquitectar as soluções adequadas. Alimentação da rede de clientes de informação  actualizada e atempadamente, da sua conta corrente e respectivos movimentos. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 7 Maio de 2009
  8. 8. Na componente variável dos salários do pessoal de  vendas, relacionar a comissão devida com a boa cobrança do bem. Quer aquando da aprovação de um novo cliente,  quer no decorrer da parceria, implementar workshops conjuntos e localmente, tendo como finalidade o conhecimento recíproco dos respectivos programas contabilísticos, de modo a evitar discrepâncias e mal entendidos vistos por norma, com desconfiança pelas partes. Evitar protelar a feitura de documentação  contabilística, principalmente créditos a existirem, a favor do cliente – este é um erro comum que se pratica com graves dissabores na área da confiança mútua que deve imperar na relação comercial. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 8 Maio de 2009
  9. 9. Resolver localmente, sempre que possível, os  problemas existentes em matéria de cobranças com o envolvimento de três sectores da empresa – vendas pós- venda e financeiro. Promover uma política de incentivos financeiros à  utilização das novas tecnologias como sejam, pagamentos por transferência bancária via Internet, adesão a sistemas de Débitos Directos em conta, utilização do Email em detrimento do fax e telefone, etc. Evitar a todo o custo discrepâncias entre os acordos  negociados e o documento de facturação bem como o desconhecimento do próprio acordo por parte do departamento financeiro. Na área da Gestão e Controle de Créditos é  fundamental a informação disponibilizada reflectir a posição da conta do cliente naquele minuto, sempre que possível. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 9 Maio de 2009
  10. 10. Utilizar o corte de fornecimento a crédito das  mercadorias e/ou serviços sempre que o atraso supere o mês seguinte ao do vencimento e não com dívidas galopantes. Após a regularização, criar mecanismos de desbloqueio desta situação de forma imediata. Evitar fenómenos de sobre facturação que por  norma desembocam em sobre endividamento. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 10 Maio de 2009
  11. 11. A cobrança deverá começar sempre de forma  escrita; simples, directa e precisa. Esta por norma poderá ter vários escalões de  exigência mas, sempre na presunção da conservação do cliente. Só em ultimo caso se passa ao sistema oral de  cobrança, por norma mais informal e de consequências imprevisíveis. No acto da cobrança em si, agir com  objectividade, cordialidade mas sem rodeios e caso necessário ofereça ao cliente um acordo de pagamento faseado. Nunca acenar com as garantias prestadas se não  houver intenção de as utilizar e por consequência perder o cliente. Tenha sempre presente que recebe primeiro quem  cobra primeiro… Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 11 Maio de 2009
  12. 12. A empresa por norma é vista de dois prismas – os custos e os proveitos – os que geram uns e outros. Ainda há, bastante enraizada na classe de administradores de empresas, quem veja do lado dos custos todos os colaboradores que não fazem parte das vendas. Nada mais errado, uma vez que, por norma, este modus operandi, é gerador de conflitos internos nas empresas e desequilíbrios na sua orgânica desembocando a médio e longo prazo na minagem do principal alicerce de qualquer estrutura empresarial – a coesão da equipa. Se é LaPalissiana a verdade que, se não há vendas não pode haver cobranças, também não o é menos, que só é efectivamente uma venda depois de cobrada… Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 12 Maio de 2009
  13. 13. A gestão e controle de créditos, hoje em dia é uma ciência só ao alcance dos mais preparados e quando aplicada com rigor e objectividade, permite de per si, o incremento da venda saudável a clientes saudáveis. Claro está que, as empresas que seguem esta filosofia são, por norma as mais preparadas nestas alturas de crise para enfrentarem o mercado, também ele em geral mais débil financeiramente. Vai-se observando cada vez com maior insistência à valorização dos responsáveis por esta área ao ponto de, tal como os colegas das vendas, serem incentivados com uma parte remuneratória variável a depender das performances atingidas com o DSO da respectiva carteira de clientes. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 13 Maio de 2009
  14. 14. Eis algumas Boas Práticas aconselhadas às organizações que pretendem ter uma saúde financeira à altura dos grandes desafios: 1. Existência de política de cobrança claramente definida sem ambiguidades e cinzentismos. 2. Quadro de pessoal capaz de executá-la com formação adequada às exigências da empresa. 3. Uma vez definida a política financeira, implementá- la sem reservas e interferências externas o internas, dentro da razoabilidade que deve caracterizar o gestor de créditos. 4. Adequar o sistema de remuneração variável, vulgo comissões, a essa política, co-responsabilizando o comercial no percurso pós venda do bem. 5. Tornar clara e transparente, interna e externamente esta política e principalmente sem omissões dos detalhes dos negócios efectuados. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 14 Maio de 2009
  15. 15. Quarta-feira, 6 de carlos barata - sa-02/08 15 Maio de 2009

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