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POR QUE MICRO E PEQUENAS EMPRESAS NÃO CONTROLAM ADEQUADAMENTE
SEUS CUSTOS E FINANÇAS?
Ivan Tojal1
Muitos pequenos empresários não controlam adequadamente seus custos e finanças
e, por consequência, não formam seus preços de venda adequadamente. Tal
descontrole inicia por não apurar eficazmente vendas, mas, principalmente, as
despesas da empresa. Disciplina, um bom software gerenciador, um plano de contas
e o fechamento diário do caixa formam uma base sólida à gestão das finanças e dos
custos de qualquer empresa.
Disciplina
Segundo o dicionário online Priberam, disciplina significa “obediência a um conjunto
de regras explícitas ou implícitas”. Por outro lado, na micro e pequena empresa, quem
estabelece esse conjunto de regras é o empresário.
Logo, se o fechamento do caixa, nesse tipo de empresa, é responsabilidade do
empresário, ele precisa ter um nível de autodisciplina elevado para que, diariamente,
tal atividade seja fielmente cumprida.
Sistema gerenciador
Nesse sentido, o fechamento do caixa, mas também o controle de vendas, estoques,
finanças e outros aspectos de uma pequena loja que gira algumas dezenas de itens e
tem pequeno faturamento pode até ser realizado manualmente, apesar de muito
trabalhoso. Portanto, é fortemente recomendável a utilização de computador com um
sistema gerenciador.
Para tanto, há uma infinidade de softwares disponíveis no mercado, até mesmo
gratuitos. Aqueles mais abrangentes dispõem de recursos que vão muito além do
registro das vendas. Perpassam pelo controle dos estoques, compras, cadastros de
mercadorias, fornecedores, clientes, contas a pagar e a receber, relatórios diversos e
muito, muito mais. O investimento na aquisição e o custeio da manutenção de um
programa gerenciador são amplamente compensados pela qualidade das informações
obtidas para a gestão do negócio e aumento da produtividade.
Plano de contas
Entretanto, não é possível desconsiderar o axioma “a máquina não erra, quem erra é
o homem que utiliza a máquina”, ou seja, não adianta dispor de um bom sistema
gerenciador se quem o alimenta não o faz adequadamente.
1
Ivan Tojal é consultor em gestão empresarial.

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Nesse caso, infelizmente, é muito comum a empresa pagar a mensalidade de um
software gerenciador e utilizá-lo apenas para emitir a nota fiscal ou ainda registrar a
movimentação financeira de forma completamente aleatória, o que não permite a
geração de informações e relatórios adequados à análise e tomada de decisão. É aí
que entra o plano de contas.
Conforme a Treasy, o plano de contas “é uma lista que apresenta as contas
necessárias para que a empresa possa registrar todos os eventos e movimentações
econômicas e financeiras que acontecem durante suas atividades e operações”.
Para tanto, há as Normas Brasileiras de Contabilidade e a demonstração contábil das
grandes empresas “deve ser estruturada e apresentada de acordo com os preceitos
da Lei 6.404/76 (chamada “Lei das S/A”) e segundo os Princípios Fundamentais de
Contabilidade”.
Tal não o caso das pequenas empresas onde pode ser utilizado um plano de contas
gerencial (ver exemplo no Apêndice A), personalizado às necessidades de análise do
empresário. Dessa forma, ao cadastrar um evento no sistema utilizando a conta
correspondente, o empresário disporá de toda e qualquer informação de forma
organizada e estruturada de acordo com as suas necessidades, além de muita
facilidade no fechamento diário do caixa, atividade mor do controle financeiro.
Entretanto, é importante destacar que nem todos os softwares disponíveis no
mercado permitem a criação de um plano de contas personalizado.
Fechamento diário do caixa
Como dito, o fechamento diário do caixa é vital para o controle das finanças da
empresa. Tal atividade identifica ou previne diversas situações:
a) Troco errado,
b) Sangrias não foram registradas,
c) Troca de mercadorias sem a devida baixa,
d) Falta de registro de alguma transação e
e) Desvios de recursos
Mesmo que a empresa não disponha de um sistema gerenciador, para bem conduzir
o fechamento diário do caixa são necessárias três etapas:
a) Abertura do caixa, ou seja, o registro do fundo de caixa que será utilizado para
troco ou pagamento de pequenas despesas ao longo do dia.
b) Registro das entradas e saídas do caixa, ou seja, entradas (vendas e reforço de
caixa) e saídas (sangrias de caixa e despesas). Em todos os casos é recomendável
que para qualquer valor movimentado no caixa haja um papel correspondente:
 Para entradas:
o Notas de venda,
o Comprovantes de venda com cartão de débito,
o Comprovantes de venda com cartão de crédito,
o Cheques à vista,
o Cheques pré-datados,

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o Tickets de alimentação, compras e outros (quando a empresa aceitar),
o Notas/anotações de fundo de caixa e reforço de caixa, etc.
 Para saídas:
o Notas fiscais,
o Tickets de caixa,
o Comprovantes de depósitos bancários,
o Vales de empregados e sócios,
o Notas/anotações de sangria,
o Notas/anotações de retiradas de qualquer natureza.
c) Fechamento do caixa, ou seja, o ideal é que diferença entre entradas e saídas seja
zero. Quando este não for o caso, deve-se, na medida do possível, identificar e
corrigir os erros. Eventual diferença de caixa, seja para mais ou para menos, deve
ser registrada no fechamento.
Para facilitar tal operação, é fortemente recomendável que os comprovantes de
entradas e saídas sejam organizados separadamente ao longo do dia, com apoio de
clipes, inclusive por bandeira dos cartões de crédito, débito e empresas de tickets.
Toda essa operação pode ser realizada facilmente pelo sistema gerenciador. Entretanto,
quando este não for disponível, é interessante que o empresário crie um formulário
que o ajude a anotar o movimento do dia e fechar o caixa (ver exemplo no Anexo B).
Ao cumprir diariamente essa atividade, o empresário disporá de todas as informações
necessárias ao controle das finanças e dos custos de sua empresa.
Conclusão
Os tempos do empreendedorismo empírico estão findos. Na era moderna altamente
competitiva, o empresário precisa adotar métodos que garantam afetivamente a
sobrevivência de seu negócio. Para tanto, é básico o controle das finanças e dos
custos, os quais começam pelo fechamento diário do caixa. Para isso, a autodisciplina
do empresário é fundamental.
Referências
INSTITUTO DE DESENVOLVIMENTO EMPRESARIAL E TREINAMENTO. CDE – Curso de
desenvolvimento empresarial: módulo finanças. Vila Velha, [200-].
SBSISTEMAS. Como fazer o fechamento de caixa corretamente? Disponível em
https://www.sbsistemas.com.br/blog/como-fazer-o-fechamento-de-caixa-
corretamente/, acessado em 28/06/2017.
TREASY PLANEJAMENTO E CONSULTORIA. O que é um plano de contas. Disponível
em https://www.treasy.com.br/blog/o-que-e-um-plano-de-contas, acessado em
30/06/2017.

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APÊNDICE A: EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS
1 ENTRADAS DE CAIXA
1.01 RECEITAS OPERACIONAIS
1.01.01 VENDAS A VISTA EM DINHEIRO
1.01.02 VENDAS A VISTA EM CHEQUE
1.01.03 VENDAS A VISTA EM CARTÃO DE DÉBITO
1.01.04 VENDAS EM CARTÃO DE CRÉDITO
1.01.05 VENDAS EM CHEQUE PRÉDATADO
1.01.06 VENDAS EM BOLETO BANCÁRIO (OU CREDIÁRIO)
1.01.07 VENDAS FATURADAS
1.02 ANTECIPAÇÃO DE RECEBÍVEIS
1.02.01 CARTÕES DE CRÉDITO
1.02.02 CHEQUES PRÉDATADOS
1.02.03 BOLETOS BANCÁRIOS
1.03 RECEITAS NÃO OPERACIONAIS
1.03.01 JUROS RECEBIDOS
1.03.02 GANHOS DE CAPITAL
1.03.03 CHEQUES E BOLETOS DEVOLVIDOS
1.03.04 VENDAS DE IMOBILIZADOS
1.03.05 RECEBIMENTOS DE EMPRÉSTIMOS CONCEDIDOS
1.03.06 DEPÓSITOS NÃO IDENTIFICADOS
1.03.07 SOBRAS DE CAIXA
1.03.08 EMPRÉSTIMOS OBTIDOS
1.03.09 DESCONTOS OBTIDOS
2 SAÍDAS DE CAIXA
2.01 CUSTOS OPERACIONAIS
2.01.01 FORNECEDORES
2.01.02 FRETES SOBRE COMPRAS
2.01.03 DAS-SIMPLES NACIONAL
2.01.04 DAE-ICMS
2.01.05 DEVOLUÇÕES DE VENDAS
2.02 DESPESAS COM VENDAS
2.02.01 COMISSÕES SOBRE VENDAS
2.02.03 EMBALAGENS
2.02.04 FRETES SOBRE VENDAS
2.02.05 PROPAGANDA
2.02.06 PÁGINA NA INTERNET
2.02.07 CONSULTA SPC / SERASA
2.02.08 COBRANÇA
2.02.09 TAXAS DAS OPERADORAS DE CARTÕES DE CRÉDITO
2.02.10 PERDAS E DANOS
2.03 DESPESAS COM PESSOAL
2.03.01 SALÁRIOS
2.03.02 HORAS EXTRAS
2.03.03 FÉRIAS
2.03.04 13º SALÁRIO
2.03.05 VALE TRANSPORTE
2.03.06 DESPESAS COM UNIFORMES
2.03.07 ASSISTÊNCIA MÉDICA
2.03.08 AUXÍLIO REFEIÇÃO
2.03.09 SEGURO DE VIDA EM GRUPO
2.03.10 INDENIZAÇÕES TRABALHISTAS
2.03.11 RESCISÕES CONTRATUAIS

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2.03.12 PRÊMIOS E OUTROS BENEFÍCIOS
2.03.13 TREINAMENTOS
2.03.14 ADIANTAMENTOS SALARIAIS
2.03.14.01 Nome do empregado
2.03.14.02 Nome do empregado
2.03.14.03 Nome do empregado
2.03.14.04 Nome do empregado
2.04 DESPESAS COM PRÓ-LABORE
2.04.01 PRÓ-LABORE
2.04.02 ADIANTAMENTOS DE PRÓ-LABORE
2.04.02.01 Nome do sócio
2.04.02.02 Nome do sócio
2.05 ENCARGOS SOCIAIS
2.05.01 INSS - PREVIDÊNCIA SOCIAL
2.05.02 FGTS
2.05.03 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL
2.05.04 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL
2.06 DESPESAS TRIBUTÁRIAS
2.06.01 DAM-RECEITA MUNICIPAL
2.06.02 ALVARÁ
2.06.03 IPTU
2.06.04 DARF-RECEITA FEDERAL
2.06.05 MULTAS FISCAIS
2.07 DESPESAS FINANCEIRAS E BANCÁRIAS
2.07.01 JUROS SOBRE ANTECIPAÇÃO DE CHEQUES
2.07.02 JUROS SOBRE ANTECIPAÇÃO DE BOLETOS
2.07.03 JUROS SOBRE ANTECIPAÇÃO DE CARTOES
2.07.04 JUROS SOBRE EMPRÉSTIMOS
2.07.05 JUROS SOBRE FINANCIAMENTOS
2.07.06 JUROS SOBRE SALDO DEVEDOR
2.07.07 JUROS DE MORA (por atraso de pagamento)
2.07.08 IOF
2.07.09 CPMF
2.07.10 TARIFA DE MANUNTENÇÃO DAS CONTAS BANCÁRIAS
2.07.11 TAXAS E TARIFAS BANCÁRIAS
2.08 DESPESAS COM VEÍCULOS
2.08.01 COMBUSTÍVEL
2.08.02 MANUTENÇÃO (SERVIÇOS E PEÇAS)
2.08.03 LAVAGENS
2.08.04 ESTACIONAMENTO
2.08.05 PEDÁGIOS E BALSAS
2.08.06 MULTAS
2.08.07 PNEUS
2.08.08 LICENCIAMENTO
2.08.09 SEGURO
2.09 DESPESAS COM MANUTENÇÃO (SERVIÇOS E MATERIAL)
2.09.01 PREDIAL
2.09.02 SISTEMA DE AR CONDICIONADO
2.09.03 REDE DE COMPUTADORES
2.09.04 DEMAIS EQUIPAMENTOS
2.09.05 SOFTWARE GERENCIADOR
2.10 HONORÁRIOS E OUTROS SERVIÇOS PRESTADOS

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2.10.01 CONTADOR
2.10.02 ADVOGADOS
2.10.03 CONSULTORES
2.10.04 OUTROS SERVIÇOS PRESTADOS - PF
2.10.05 OUTROS SERVIÇOS PRESTADOS - PJ
2.11 DESPESAS COM VIAGENS
2.11.01 TRANSPORTE
2.11.02 ALIMENTAÇÃO
2.11.03 HOSPEDAGEM
2.12 AMORTIZAÇAO DE DÍVIDAS
2.12.01 EMPRÉSTIMOS BANCARIOS
2.12.02 CONSÓRCIOS
2.12.03 FINANCIAMENTOS
2.13 OUTRAS DESPESAS ADMINISTRATIVAS
2.13.01 ALUGUEL / TAXA DE CONDOMÍNIO
2.13.02 ENERGIA ELÉTRICA
2.13.03 ÁGUA
2.13.04 TELEFONE FIXO
2.13.05 CELULAR
2.13.06 INTERNET
2.13.07 SEGURO DA EMPRESA
2.13.08 SEGURANÇA, MONITORAMENTO E/OU ALARME
2.13.09 PUBLICIDADE INSTITUCIONAL
2.13.10 ASSOCIAÇÕES E SINDICATOS
2.13.11 DESPESAS COM CARTÓRIO
2.13.12 XEROX E AUTENTICAÇÕES
2.13.13 CORREIOS
2.13.14 LIVROS, REVISTAS E JORNAIS
2.13.15 MATERIAL DE LIMPEZA
2.13.16 IMPRESSOS PERSONALIZADOS
2.13.17 DESCARTAVEIS
2.13.18 OUTROS MATERIAIS DE EXPEDIENTE
2.13.19 ALIMENTAÇÃO
2.13.20 PATROCÍNIOS
2.13.21 DOAÇÕES
2.13.22 BRINDES
2.13.23 EMPRÉSTIMOS A TERCEIROS
2.13.24 OUTRAS DESPESAS COM OPERADORAS DE CARTÃO DE CRÉDITO
2.13.25 EMPRÉSTIMOS A TERCEIROS
2.13.26 DIFERENÇA DE CAIXA
2.14 INVESTIMENTOS E IMOBILIZADOS
2.14.01 VEÍCULOS
2.14.02 MÁQUINAS
2.14.03 MOBILIÁRIO
2.14.04 AÇÕES, TÍTULOS E CAPITALIZAÇÃO
2.15 DISTRIBUIÇÃO DE RESULTADOS
2.15.01 DISTRIBUIÇÃO DE RESULTADOS AOS SÓCIOS

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3 MOVIMENTAÇOES INTERNAS
3.01 SAÍDAS DE CAIXA
3.01.01 SAÍDA CAIXA / ENTRADA NO BANCO A
3.01.02 SAÍDA CAIXA / ENTRADA NO BANCO B
3.02 ENTRADAS NO CAIXA
3.02.01 ENTRADA NO CAIXA / SAÍDA DO BANCO A
3.02.02 ENTRADA NO CAIXA / SAÍDA DO BANCO B

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APÊNDICE B: EXEMPLO DE FORMULÁRIO DE FECHAMENTO DE CAIXA
DATA 14/09/2015
A) Saldo de caixa do dia anterior 92,50
RECEITA
Vendas (faturamento) 9.820,00
Receitas não operacionais -
B) Total da receita 9.820,00
ENTRADAS NO CAIXA
Dinheiro (inclusive saldo dia anterior) 1.126,50
Cheques do dia 200,00
Total dos recursos no caixa 1.326,50
Cartão de débito Cielo 3.546,00
Cartão de débito Redecard 95,00
Depósito bancário (vendas) -
Total dos recursos no banco 3.641,00
Cartão de crédito Cielo 1.934,00
Cheques prédatados 1.710,00
Vendas a prazo 1.301,00
Total dos recursos a prazo 4.945,00
C) Total dos recursos 9.912,50
SAÍDAS DO CAIXA
Depósitos bancários (sangria) 8.700,00
Recursos entregues (sangria) 1.000,00
Pagamentos -
Compras 12,50
D) Total de saídas 9.712,50
E) Saldo de caixa atual 107,50
F) Diferença de caixa -
G) Obs.:
Caixa
RELATÓRIO DO MOVIMENTO DIÁRIO DO CAIXA
Empresário/Gerente