Reunião de Análise Critica, como fazer?

1. Como tirar maior proveito das reuniões de análise das normas ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949?
Os requisitos 5.6 das normas ISO 9001 e ISO/TS bem como o item 4.6 da norma ISO 14001 são muitas vezes preteridos pelas organizações
Até mesmo as empresas que já são certificadas em um sistema de gestão ainda subutilizam o poder de uma reunião de análise de sistema de forma a extrair o máximo desta ferramenta.
A cada dia cresce o número de empresas certificadas ISO 9001 no Brasil. Empresas que divulgam freneticamente e com pompa seus sistemas de gestão da qualidade. Políticas de qualidade, valores, propostas de atender todos os requisitos de cliente e às vezes promessas de superar estas expectativas. Os materiais publicitários carregados de selos de “empresa certificada” ou os famosos “rumo a ISO”. Qualquer leigo deve saber que uma certificação ISO 9001 é um

2. trabalho sério que deve ter mobilização total da equipe, rigorosos controles de qualidade, procedimentos bem fundamentados e precisos, liderança, entre outros daqueles 8 princípios de que a norma trata. Um trabalho sério e que demanda transformação cultural exige tempo e disciplina sempre com apoio e participação total da direção. Curiosa é a forma como estes “selos” vêm sendo conquistados. Alguns diretores de empresas me solicitam a implantação em 2 meses ou menos, outros querem o certificado e não querem participar e muito menos encontrar o consultor, pensam em se tratar de um “assunto operacional” onde despenderiam muito do tempo deles os quais poderiam estar focando em “coisas mais importantes”. Mais curioso, é que, estes certificados são conquistados pelas empresas, não por falta de rigidez dos organismos certificadores, mas por muitas vezes criar um cenário fantástico que acontece apenas nos dias da auditoria e quase nunca na rotina da empresa. Passa a auditoria e parece que tudo foi esquecido. Alguns dizem, passamos na auditoria, agora vamos fazer o nosso trabalho! Como costumo perguntar a mim mesmo: Por que será que para alguns existe a ISO e o trabalho? A ISO não deveria estar intrínseca?? Às vezes até parece “geração de papel e arquivos de computador” sem muitas vezes saber o resultado e valor que é gerado com estes procedimentos. Então me questiono, uma certificação não acaba sendo muito cara apenas para isso? Evidentemente que sim! Há outras formas mais baratas de fazer marketing. A certificação não deve ser marketing, mas, em outras palavras tem o propósito básico que toda empresa existente possui. Ajudar a ganhar dinheiro! Como? Com marketing também, mas, além disto, com redução de custos internos, com ganhos em produtividade, com mais vendas, com funcionários mais satisfeitos e motivados, resultando tudo, em cliente mais satisfeito e por isso, gerando mais negócios e obtenção de lucro.
Creio que muitos sabem com clareza, outros nem tanto sobre: os custos da qualidade, ou não-qualidade. Quanto custa um retrabalho por dia? Um lote de material ou produto perdido por semana? E no ano? Quanto custa o excesso de

3. estoque, de movimentação e tempo gasto para encontrar uma ferramenta ou utiliza-la de forma errada? E um vendedor que não possui meta de visitas ou de vendas? Uma manutenção descuidada que imobiliza maquina com horas de atraso ou dias, quanto poderia custar? Um(a) recepcionista de mal humor e que não tem treinamento de atendimento como venderia a marca da sua empresa? O seu cartão de visita! Parecem problemas operacionais, mas estão afetando o lucro e retirando pouco a pouco o dinheiro do bolso do empresário. É realidade, mas ainda há muitas empresas que não medem estes fatores, fantasiam empurrando tudo para debaixo do tapete exclusivamente passar na auditoria e voltam ao estado anterior. Perguntamos mais uma vez: Sua ISO está trazendo dinheiro para a empresa?
Propomos a participação efetiva da direção, pois, está diretamente ligada a decisões estratégicas que afetam o lucro da empresa no médio e longo prazo.
O conjunto de objetivos da qualidade deve fazer parte do plano de negócios. Associamos geralmente os objetivos do planejamento estratégico BSC (Balanced Scorecard) contrabalanceando os objetivos financeiros, objetivos relacionados aos clientes, objetivos de operação e de recursos humanos e estrutura para que promovam os resultados.
Cada objetivo desdobrado em um conjunto de ações e programas com metas e responsáveis deverá impulsionar para maior lucratividade da organização. Se algum desvio ocorrer no meio do caminho, deve-se aplicar a famosa ação corretiva e, com percepção e visão empreendedora, as ações preventivas. Para isso, é preciso acompanhar de perto o andamento das atividades. Encontros semanais ou mensais podem ajudar a cumprir a lição de casa e avaliar os resultados a tempo de alterar a rota com a antecedência necessária.
Ao final de um período é preciso avaliar o efeito de ação-reação. Se não estiver gerando lucro ou impedindo despesas, há alguma coisa de errado com o sistema de gestão da qualidade e está sendo muito caro apenas para garantir o papel na parede. Será que este papel está trazendo dinheiro para empresa?

4. RB4 Consulting & Auditing
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