Eficiência e Eficacia na implantação de Sistemas de Gestão.

1. Como seria uma ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS bem implantada?
Nós da RB4 Consulting & Auditing, visitamos diversas empresas e através da realização de auditorias, treinamentos ou mesmo consultorias de manutenção, acabamos conhecendo diversos sistemas de gestão da qualidade e meio ambiente em empresas de diferentes setores. Do ramo químico a ferramentaria, metal mecânica em geral, prestação de serviços entre outros e, não muito raramente, nos deparamos com sistemas frequentemente pesados, em outras palavras, sistemas com uma documentação e controles que parecem não fazer muito sentido para aquele setor ou empresa em específico. A resposta das empresas acaba sendo a mesma: “foi nos passado e implantado desta forma e sempre achamos que seria necessário para cumprimento da norma.”. No entanto as empresas podem estar despendendo esforços desnecessários por carregar em sua gestão, um sistema engessado e burocrático. Esta é uma das causas das inúmeras manifestações e comentários de empresários referindo-se à ineficiência de seu sistema de gestão para contribuir com o retorno de investimento e tomas de decisão.

2. Percebemos que um sistema implantado erroneamente ou como usualmente dizemos, sistema comprado em “prateleira de supermercado” que se diz servir para qualquer empresa, “estilo blocão” sem conhecer as particulares da empresa para uma correta implantação, pode gerar este tipo de problema.
Não há uma receita específica para implantar um sistema de gestão da qualidade e ambiental. O que serve para uma empresa pode não servir para outra, o que deu certo, poderá dar muito errado e é isso que temos destacado em nossos serviços.
A necessidade de um bom diagnóstico observando os pontos fortes e fracos para trabalhar com objetividade é determinante! A cultura organizacional, tempo de empresa, modelo de negócio são alguns fatores que analisamos detalhadamente para implantar, auditar e mesmo treinar as empresas.
Por exemplo, uma organização high tech adequar-se-ia melhor com procedimentos e registros eletrônicos, ao passo que uma empresa mais tradicional se adequaria melhor aos procedimentos em meio físico. Organizações em setores específicos cujos profissionais são mais qualificados e formados demandariam menores quantidades de documentos operacionais para consulta. Outras empresas poderiam ter seu sistema de gestão centralizado em um único gestor

3. fazendo as tratativas com cada responsável de área, ao passo que outras já determinam que cada responsável de área também é responsável pela parte do sistema de gestão da qualidade ou ambiental. Controle de documentos e registros muitas vezes não mais necessitam das famosas listas mestras e nem mesmo as cópias controladas com os seus tradicionais carimbos e assinaturas. Procedimentos documentados para assuntos tais como reuniões de análise crítica, verificações de equipamentos de medição, elaboração de pesquisas de satisfação, bem como um procedimento documentado para cada item da norma já acabam se tornando densos e burocráticos para quem os tem. E quanto aos indicadores? Estes parecem ser os mais prolixos....excesso de indicadores de desempenho e baixa qualidade de informação para efetiva tomada de decisão tornam os em uma obrigação fútil. Mais um caso de desperdício. “sempre houve este controle, pois nos passaram assim!”. Costumamos dizer que se não sabemos por que algo é medido sem haver tomada de decisão, então este controle é errado e não é preciso. Se um sistema de gestão é denso, pesado e estes controles são feitos sem entender, gerando muito esforço e dedicação de tempo excessivo, então este sistema está implantado erroneamente. É preciso rever e adequar. Outro assunto que observamos é a qualificação de fornecedores. Os tradicionais questionários respondidos por fornecedores ainda reinam nos sistemas de gestão. Obviamente se há uma análise e comparação periódica com o desempenho do fornecedor, ele pode ser considerado útil, mas não é o que temos encontrado. Observamos esta ação feita e esquecida em suas pastas de registros. Até pode passar em uma auditoria, mas não é considerado eficaz e pertinente para a melhoria do fornecimento.

4. Enfim, sugerimos sempre o bom senso, os questionamentos frequentes sobre o porquê destes controles ou documentos. Exija em qual parte da norma é pedido e qual o verdadeiro resultado obtido com a pratica deste controle/documento. Uma consultoria séria sempre trará com profissionalismo aquele(s) itens que são importantes e que contribuirão para mais efetividade do seu negócio.
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