Arquivo

Apostila: CEFET - 1996

Organização de
Arquivos

ÍNDICE

Apresentação............................................................................................
03
Importância dos Arquivos.........................................................................
04
I. Documento, Informação, Comunicação e Documentação..............................
05
1.1.Documento.......................................................................................
05
1.2.Informação........................................................................................
05
1.3.Comunicação....................................................................................
05
1.4.Documentação.................................................................................
05
II. Arquivo...........................................................................................................
06
III. Funções do Arquivo......................................................................................
07
IV. Tratamento da Informação...........................................................................
08
V. Organização e Técnica de Arquivamento.....................................................
09
5.1.Segurança........................................................................................
09
5.2.Precisão............................................................................................
09
5.3.Simplicidade.....................................................................................
09
5.4.Flexibilidade......................................................................................
09
5.5.Acesso..............................................................................................
09
VI. Operações de Arquivamento........................................................................
10
6.1.Inspeção...........................................................................................
10
6.2.Estudo..............................................................................................
10
6.3.Classificação....................................................................................
10
6.4.Codificação.......................................................................................
10
6.5.Ordenação........................................................................................
10
VII. Avaliação da Documentação.......................................................................
11

 Luiz Carlos Martins Página 3


Organização de
Arquivos

VIII. Regras de Arquivamento............................................................................
12
8.1.Alfabetação......................................................................................
12
8.2.Método Numérico.............................................................................
15
8.3.Método Alfa-numérico......................................................................
16
8.4.Método Geográfico...........................................................................
16
8.5.Método Variedex..............................................................................
17
8.6.Método por Assunto.........................................................................
17
8.7.Método Decimal................................................................................
17
8.8.Método Mnemônico..........................................................................
17
IX. Localização Física e Armazenagem de Documentos...................................
18
X. Administração dos Arquivos..........................................................................
18
10.1.Seleção e Descarte........................................................................
18
10.2.Recuperação de Documentos........................................................
19
10.3.Manutenção do Sistema.................................................................
20
10.3.1.Treinamento................................................................................
20
10.3.2.Ficha de Orientação....................................................................
20
10.3.3.Empréstimos................................................................................
20
10.3.4.Reuniões de Trabalho.................................................................
20
Bibliografia.........................................................................................................
21

“...o cuidado que uma
nação devota à
preservação dos
monu m entos de seu
passado pode servir


Organização de
Arquivos

como uma verdadeira
medida do grau de
civilização que atingiu.
entre tais monu m entos.
E desfrutando o
primeiro lugar,em valor
e importância, estão os
arquivos...”
(Charles M.
Andrews - USA)
APRESENTAÇÃO

Os arquivos não são meros depósitos de papéis velhos,
arquivados apenas por tradição de tudo arquivar, embora isto ocorra
com freqüência. É comum encontrarmos arquivos tecnicamente mal
organizados, dificultando a localização das informações desejadas no
momento preciso.
A organização e a custódia da documentação emitida e
recebida pela Instituição está entre as inúmeras atividades
administrativas do setor de arquivos. Essa função, pode parecer de
pouca importância, mas não é, se considerarmos que poucas pessoas
- a não ser aquelas com formação específica, estão aptas a tornar
documentos elementos dinâmicos de prestação de informações.
Cada arquivo possui personalidade própria, individualidade
peculiar, com a qual é necessário que se familiarize o arquivista ou o
técnico de arquivo, antes de proceder a sua ordenação.
Da organização dos arquivos setoriais irá depender o
funcionamento do arquivo geral, pois o arquivista, o técnico de arquivo
ou o responsável pelo arquivo não é um funcionário com profundos
conhecimentos em todas as áreas de atuação da instituição, e, sim, o
elemento treinado para organizar e administrar a documentação vinda
dos arquivos setoriais.



Organização de
Arquivos

"Os arquivos de um
modo geral, não são
depósitos obscuros de
informação
ultrapassada ou
inutilizáveis; são
realmente instrumentos
efetivos da gestão da
instituição e da
consciência social."

IMPORTÂNCIA DOS ARQUIVOS

A memória humana é limitada e devemos sempre que possível
aliviar sua carga, transferindo uma parte do que necessitamos ao
arquivo, que é a memória mecânica da instituição.

A importância do arquivo pode ser sentida quando se possuímos
determinado documento, mas não conseguimos localizá-lo entre
milhares de outros papéis. Na frustração de quem possui algo que
necessita e não pode utilizar reflete-se a importância do arquivo.

O arquivo dá a possibilidade de manter o conjunto de
documentos devidamente ordenados e classificados de acordo com a
necessidade da instituição; permite encontrar o documento na hora
necessária, retirando dele as informações precisas; constitui todo um
passado da instituição.



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I.DOCUMENTO, INFORMAÇÃO, COMUNICAÇÃO E
DOCUMENTAÇÃO.

1.1.DOCUMENTO:

É algo corpóreo, em que já foi fixada ou gravada uma noção ou
mensagem.
Documento, em sentido amplo, é todo e qualquer suporte da
informação. Assim, além do documento convencional, podemos admitir
que um bem cultural como um monumento, um sítio paisagístico possa
ser, também, um documento.
Documento em sentido mais restrito é: livro, revista, relatório, fita
magnética, disco, microfilme, cartão perfurado, portanto, todo material
escrito, cartográfico, fotocinematográfico ou sonoro.

1.2.INFORMAÇÃO:

É a noção, idéia ou mensagem contida num documento, a informação é
sempre incorpórea, por isso precisa sempre de um suporte.



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1.3.COMUNICAÇÃO:

É o ato ou efeito de transmitir a informação num documento ou num
conjunto de documentos.

1.4.DOCUMENTAÇÃO:

É o conjunto ou cada um dos processos de elaboração e produção,
coleção e classificação, difusão e utilização da informação contida em
documentos de qualquer natureza.

II - ARQUIVO



Organização de
Arquivos

“Arquivo é um conjunto de documentos; organicamente

acumulados; produzidos ou recebidos por pessoa física e

instituições públicas ou privadas, em decorrência do

exercício de atividade específica, qualquer que seja o

suporte da informação ou a natureza do documento.”

III.FUNÇÕES DO ARQUIVO

Entre as principais podemos ressaltar:



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a) Restaurar rapidamente o passado;

b) Fornecer elementos para controle;

c) Transmitir experiência;

d) Disciplinar as ações; e

e) Conferir segurança aos documentos e a instituição

O arquivo organiza qualquer trabalho intelectual e não apenas em
tempo lucra o organizador.

Há outra vantagem ainda maior, que é a de ordenar os pensamentos,
processos mentais e, consequentemente, a própria existência.

IV. TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO

A informação é sempre o instrumento principal de uma organização
pública ou privada. Pouco se faz dentro de uma repartição pública que
não se torne objeto de um documento e, por conseguinte, uma
informação.



Organização de
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A falta de conscientização do valor da informação leva a verdadeiros
atos de vandalismo com os documentos, abandonando-os, na maioria das
vezes, em locais sem condições apropriadas.

Começar a dar uma roupagem nova aos sistemas documentais resultará
em uma enorme economia e racionalização de atividades: integrar
sistemas mais flexíveis e funcionais; menos burocracia; mais credibilidade
nas pessoas, em alguns casos, a comunicação escrita cedendo lugar ao
contato pessoal; rígida disciplina na tiragem de cópias; análise dos
documentos não representativos e sua eliminação; controle na
movimentação da documentação e normalização da informação. esses
são alguns dos procedimentos mais simples e indicados para a mudança
proposta, bem como buscar a microfilmagem como produto final da
organização documental, isto é, não ver no processo da microfilmagem
apenas um redutor de espaço, mas um auxiliar valioso na sistemática
arquivística.

Alguns fatores que evidenciam a desorganização dos documentos e dos
sistemas de arquivamento:

• Falta de disciplina na geração se documentos;

• Falta de questionamento das origens documentais para análise de seu
real valor.

• Falta de autoridade e desconfiança dos que submetem os documentos a
constantes reproduções

V.ORGANIZAÇÃO E TÉCNICA DE ARQUIVAMENTO

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições
de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:



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5.1.SEGURANÇA: O arquivo deve apresentar condições mínimas de
segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio,
roubo e deterioração. dependendo da natureza do arquivo é importante
cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos
confidenciais.

5.2.PRECISÃO: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na
consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer
documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido
retirado.

5.3.SIMPLICIDADE: O arquivo precisa ser simples e de fácil
compreensão. As possibilidades de erro são reduzidas em arquivos
simples e funcionais. O número e variedade de documentos não exigem
necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.

5.4.FLEXIBILIDADE: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento
ou o crescimento da empresa ou órgão público, ajustando-se ao
aumento do volume e a complexidade dos documentos a serem
arquivados.

5.5.ACESSO: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata,
proporcionalmente pronta localização dos documentos.

VI.OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

Antes do arquivamento propriamente dito é importantíssimo verificar as
etapas a seguir:

6.1.INSPEÇÃO: Consiste na verificação de cada documento quanto ao
seu destino, pois este pode chegar à seção por diversos motivos:



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• Para solicitar uma informação;
• Apenas para protocolar,
• Para ser anexado.

6.2.ESTUDO: É a leitura do documento a fim de verificar sob que
notação deverá ser feito o arquivamento, bem como a necessidade de
referencias cruzadas.

6.3.CLASSIFICAÇÃO: Interpretação do documento, com base no
conhecimento do usuário sobre o assunto.

6.4.CODIFICAÇÃO: Colocação de códigos.

6.5.ORDENAÇÃO: É a separação e agrupamento de um conjunto de
documentos de acordo com a codificação dada.

VII.AVALIAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

7.1. Redução ao essencial da documentação;



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7.2.Aumento do índice de recuperação da informação;

7.3.Garantia de condições de preservação da documentação de valor
permanente;

7.4.Facilidade de emprego de diversos suportes de registro;

7.5.Conquista de espaço;

7.6.Orientação no processo de produção documental;

7.7.Melhor aproveitamento de recursos humanos e materiais.

VIII.REGRAS DE ARQUIVAMENTO

8.1.ALFABETAÇÃO

8.1.1.Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e
depois o prenome.

Exemplo: Camila Peixoto

Arquiva-se: Peixoto, Camila



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8.1.2.Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do
prenome.

Exemplos: Paulo Junqueira
Hélio Junqueira

Arquiva-se: Junqueira, Hélio
Junqueira, Paulo

8.1.3.Sobrenomes compostos de um substantivo e adjetivo ou ligados pôr
hífen não se separam.

Exemplo: Camilo Castelo Branco

Arquiva-se: Castelo Branco, Camilo

8.1.4.Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou São não
se separam na classificação.

Exemplo: Waldemar Santa Rita

Arquiva-se: Santa Rita, Waldemar

8.1.5.As iniciais abreviativas de prenome tem precedência na classificação de
sobrenomes iguais

Exemplos: L. Monteiro
Leo Monteiro

Arquiva-se: Monteiro, L
Monteiro, Leo

.



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8.1.6.Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como: Filho, Sobrinho,
Neto, Júnior, são considerados parte integrantes do nome, mas não são
considerados na ordenação alfabética.

Exemplo: Antônio Almeida Filho

Arquiva-se: Almeida Filho, Antônio
ou: Almeida, Antônio (Filho)

8.1.7.Os títulos não são na alfabetação, são colocados após o nome completo,
entre parênteses.

Exemplo: Dr. Alfredo Mandini

Arquiva-se: Mandini, Alfredo ( Dr. )

8.1.8.Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.

Exemplo: Ronald Regan

Arquiva-se: Regan, Ronald

8.1.9.Os nomes orientais- japoneses, chineses e árabes são registrados como
se apresentam.

Exemplo: Li Yutang

Arquiva-se: Li Yutang

8.1.10.As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser
consideradas, o mais comum é considera-las como parte integrante,
quando escritas com letra maiúscula.

Exemplos: Pepino di Capri
Charles Du Pont

Arquiva-se: Capri, Pepino di


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Du Pont, Charles

8.1.11.Os nomes de empresas, instituições, devem ser transcritos como se
apresentam.

Exemplo: Fundação Getulio Vargas

Arquiva-se: Fundação Getulio Vargas

8.1.12.Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias etc.
Os números arábicos ou romanos, devem aparecer no fim entre
parênteses.

Exemplo: II Congresso de Geografia

Arquiva-se: Congresso de Geografia (II)



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.2.MÉTODO NUMÉRICO

Esse método é o que proporciona maior facilidade de organização e
rapidez para arquivar.

A consulta depende de um índice numérico, mas a localização é imediata.

No método numérico o documento recebe um número, uma pasta e sua
localização no arquivo

VANTAGENS:

• Menor possibilidade de arquivamento errôneo;
• Possui fichário que permite a centralização da informação;
• Maior sigilo;
• Expansão ilimitada.

DESVANTAGENS:

• Requer consulta indireta;
• Maior custo com uso de acessório.

Empresa X
documento 1



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Empresa X 002-2
documento 2
002-1
001-2
Empresa Y
001-1 documento 1
Empresa Y
documento 2

8.3.MÉTODO ALFA-NUMÉRICO

É o método que procura reunir as vantagens dos dois métodos
anteriores.
A divisão alfabética é subdividida numericamente.

002

001



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Am até
Az
002
Ad ate
001 Al

Ítens iniciados
com a letra
A

8.4.MÉTODO GEOGRÁFICO:

É utilizado para organizar documentos de acordo com a divisão
geográfica.

8.5.MÉTODO VARIEDEX

É uma variante do método alfabético comum, no qual foi
acrescentado o artifício da cor, seguindo uma sistemática, que consiste
na divisão do alfabeto em grupos caracterizados pelas cores do arco-iris,
na seguinte ordem:

CORES LETRAS
LARANJA a, b, c, d
AMARELO e, f, g, h
VERDE i, j, l, m, n
AZUL o, p, q
VIOLETA r, s, t, u, v, w, x, y, z

8.6.MÉTODO POR ASSUNTO



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É um dos mais difíceis. consiste em agrupar as pastas por assunto.
cada assunto deve ser muito bem escolhido , a fim de não se perder o
documento.

8.7.MÉTODO DECIMAL

Muito usado nas áreas de ação de bibliotecas e/ou centros de
informações. Consiste nas dez classes de conhecimentos humanos, as
quais, por sua vez, subdividem-se em outras dez, e assim por diante.
método elaborado por Melvin Dewey

8.8.MÉTODO MNEMÔNICO

É arte de utilizar a memória a fim de recuperar a informação e/ou
documento. é o mais usado em volumes pequenos de documento.

IX. LOCALIZAÇÃO FÍSICA E ARMAZENAGEM DE
DOCUMENTOS

Os documentos devem estar armazenado em invólucros adequados para
sua conservação e localizados o mais próximo possível de quem os
utiliza.

Sua armazenagem esta diretamente ligada ao tipo de espaço físico e ao
mobiliário disponível.

No espaço onde os arquivos ficarão localizados deve-se evitar:

a) umidade;
b) variações de temperatura muito bruscas;
c) incidência direta de luz solar;



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d) excesso de poeira, insetos e gases poluentes;

Além disso devem ser mantidos cuidados com relação à incêndios,
equipamentos, instalações elétricas, furtos, etc.

X.ADMINISTRAÇÃO DOS ARQUIVOS

10.1.SELEÇÃO E DESCARTE

Um dos grandes problemas do arquivo é a segurança de documentos
importantíssimos para a instituição.

Certos documentos não podem ser perdidos, destruídos ou danificados

O arquivo deve proporcionar confiabilidade quanto à preservação dos
documentos, seja a curto, a médio ou a longo prazo.

Os limites de espaço físico, no entanto, forçam uma revisão constante dos
arquivos.

O que manter e o que não manter? Essa decisão é muito particular,
depende essencialmente da rotina e necessidade de cada Instituição.

A regra básica é a seguinte: todo o documento que determina uma
obrigação permanente, direito permanente, de valor permanente ou
exigência legal deve ser conservado para sempre.

A obrigação ou o direito relacionados com o documento é que
devem estabelecer o prazo para sua conservação.
A validade legal é a exigência básica



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Dá-se o nome de transformação à operação que separa documentos
que perderam a sua atualidade, mas não o seu valor e que devem ser
transferidos do arquivo corrente para o arquivo geral.

A transformação é feita periodicamente a cada semestre ou a cada
ano dependendo do volume dos documentos ou da dinâmica do
negócio, podendo também ser chamada descarte.

O descarte envolve também a eliminação ou destruição de documentos
que já não tenham mais valor para a instituição

10.2.RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS

Ao ser arquivado, um documento deve ser facilmente recuperado.

A escolha do método e do sistema de arquivamento devem ser
baseadas nisso.

Quanto maior for a possibilidade de aumento do volume de
documentos, mais difícil será o uso do método alfabético, e maiores
serão as vantagens no uso do sistema indireto, ou seja, de um índice,
para a recuperação.

10.3.MANUTENÇÃO DO SISTEMA



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10.3.1.TREINAMENTO: É a capacitação da equipe interna no uso do
arquivo físico (incluindo seleção e descarte), no sistema de acesso
automatizado (incluindo pesquisa e localização da informação) e no
sistema de alimentação e controle das informações (incluindo digitação e
registro dos dados do sistema).

10.3.2.FICHA DE ORIENTAÇÃO: Ficha com resumo dos procedimentos
sobre a seleção, o descarte, e a indexação dos documentos inserida
dentro da pasta (em separadores) para consulta imediata.

10.3.3.EMPRÉSTIMOS: Definição da rotina de inclusão de um separador
no local de onde foi retirado um documento.
No separador serão registrados o nome de quem emprestou o material
e a data.
Na devolução, o separador retorna ao início da pasta, com uma
sinalização de que o documento foi devolvido (uma rubrica por exemplo).
Havendo necessidade, pode-se criar um controle automatizado de
empréstimos.

10.3.4.REUNIÕES DE TRABALHO: Criação de um espaço nas reuniões
de trabalho da equipe interna, para a discussão das questões relativas ao
arquivo e ao fluxo de informações na instituição (no setor ou
departamento).



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BIBLIOGRAFIA

PAES, Marilena Leite. Arquivo Teoria e Prática. Rio de Janeiro: Editora
da Fundação Getulio Vargas. 1986

CASTRO, Astréa de Moraes e; CASTRO, Andresa de Moraes e;
GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivística
Arquivologia. São Paulo: Ao Livro Técnico S. A. 1988

FURLAN, José D. e IVO, Ivonildo da M. Megatendências da Tecnologia
da Informação. São Paulo: Makron Books, 1992

LABASTIA, Elizabete; Atualização em Arquivos. São Paulo. 1995

ROSA, Márcia. Organização de Arquivos Técnicos Curitiba. 1996.



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