KANBAN E OS SEGREDOS DA GESTÃO DE SERVIÇOS E MUDANÇAS

KANBAN E OS
SEGREDOS DA GESTÃO
DE SERVIÇOS E
MUDANÇAS
RODRIGO OLIVEIRA, AKT, KCP, PMP

Kanban e o parque de cerejeiras
@rodrigoy

Mas Kanban não é só um quadro?

Práticas do Kanban
F
F
O
M
N
K
J
I
Ideas
D
I
Input
Queue
G
5
Ongoing
Business Process
Improvement
Technology
Development
Done
3 5
F
B
C
*
Training/
Rollout Delivered
3 ∞
Ongoing Done
1. Visualize
2. Limite o Trabalho em Progresso
4. Torne as Políticas
Explícitas
(o Kanban por si não tem regras)
Tem mais duas que
vou apresentar
mais tarde...
@rodrigoy

Escalando
Agilidade com
Kanban: Lição 1
Não faça ”Design” do
Processo
@rodrigoy

Tempo
Status Quo
Novo Status Quo
Por que Kanban?
Capacidade
@rodrigoy

Revolução
“Kaikaku”
Tempo
Status Quo
Novo Status Quo
Por que Kanban?
Capacidade
@rodrigoy

Capacidade
Revolução
“Kaikaku”
Tempo
Evolução
“Kaizen”
Status Quo
Novo Status Quo
Por que Kanban?
6. Melhore
colaborativamente,
evolua de forma
experimental
@rodrigoy

Princípios de
Gestão de
Mudanças
o Comece com o que você já faz hoje
o Concorde em buscar uma abordagem
evolucionária para mudanças
o Encoraje atos de liderança em todos os níveis
organizacionais
Kanban Method
@rodrigoy

”Não há julgamentos no Kanban”
- David J. Anderson

Escalando
Agilidade com
Kanban: Lição 2
Orientação a Serviços
(não times!)
@rodrigoy

Knowledge Work é Orientado a Serviços
Sua Empresa
Mercado
Oferta 1
Oferta 2
@rodrigoy

Oferta 1
Oferta 2
Marketing e Vendas
Área A Área B
Time Hub
@rodrigoy

Oferta 1
Oferta 2
Marketing e Vendas
Área A Área B
Time Hub

Oferta 1
Oferta 2
Marketing e Vendas
Área A Área B
Time Hub
Como gerenciar isso?
@rodrigoy

KANBAN NÃO É UM MÉTODO “TEAM LEVEL”
Oferta 1
Oferta 2
Marketing e Vendas
Áera A
Time Hub
Área B
COMO?
1. Kanbanize cada Serviço como ele é hoje
2. Trate cada Serviço, seus workflows, suas
capacidades e sua performance
separadamente. Não tente fazer um
”grande design” corporativo logo de
início! Não faça reorganização!
3. Use mecanismos de feedback para
melhorar os serviços de acordo com os
objetivos da organização
@rodrigoy

Princípios de
Entrega de
Serviços
o Concentre-se no cliente
o Gerencie o TRABALHO e deixe as pessoas se
auto-organizarem ao redor dele
o Evolua as políticas para melhorar os
resultados do cliente e do negócio
Kanban Method
@rodrigoy

Escalando
Agilidade com
Kanban: Lição 3
Tenha uma visão
”end-to-end”
@rodrigoy

https://stateofagile.com
61% já estão usando há
mais de 3 anos…
78% não institucionaliza
na empresa inteira…
Só 6% afirma que
está fazendo
diferença na
adaptabilidade às
condições do
mercado!
@rodrigoy

Discovery & Delivery Kanban
Ready
for
Engin-
eering
F
I
Comm-
itted
D
4 Ongoing
Development
Done
3
J
K
12
Testing
Verification
3
L
Commitment point
4 -
Requi-
rements
Analysis
2412 -
Risk
Analysis
4824 -
Pool
of
Ideas
∞
Committed WorkOptions
Discarded
O
Reject
P Q
Done
Delivery KanbanDiscovery Kanban
@rodrigoy

Escalando
Agilidade com
Kanban: Lição 4
Reflita!
@rodrigoy

Cadências/Ciclos de Feedback do Kanban
5. Implemente Ciclos de
Feedback
@rodrigoy

Kanban Escala Sozinho!
Oferta 1
Oferta 2
Marketing e Vendas
Áera A
Time Hub
Área B
PARA ESCALAR A AGILIDADE
COM KANBAN, FAÇA MAIS
KANBAN!
@rodrigoy

4YouSee
• Empresa dedicada a oferecer
uma solução integral de
software para Digital Signage.
Desde 2009 somos especialistas
em comunicação utilizando
displays digitais, sendo líder de
mercado no Brasil e América
Latina.

Depois de entender um
pouco do contexto,
aplicamos o método
S.T.A.T.I.K

S.T.A.T.I.K
Systems Thinking Approach to
Introduce Kanban

STATIK
Step 0: Identifique os Serviços
O QUE É UM SERVIÇO?
• Serviço é tudo que tem lead time. Do pedido inicial do
cliente à entrega final.
• Uma ou mais pessoas colaborando para produzir produtos
(geralmente intangíveis) de trabalho para um cliente que
solicita o trabalho e é quem aceita ou reconhece a entrega
do trabalho concluído.
• O termo também pode ser aplicado ao produto do trabalho
que o serviço oferece.

STATIK
1: Compreenda o que torna o serviço adequado para o cliente
2: Compreenda as fontes de insatisfação com o sistema atual
3: Analise a demanda
4: Analise a capacidade
5: Modele o fluxo do trabalho
6: Descubra classes de serviços
7: Desenhe o Sistema Kanban (fluxo)
8: Socialize o desenho e negocie a implementação
Para cada serviço:

Insatisfações
Dificuldade de visualizar
todo trabalho que estava
comprometido para os
clientes;
Não havia previsibilidade
nas entregas e estimativas
sempre falhavam;
Urgências não eram medidas
e as estimativas eram
drasticamente afetadas
devido às interrupções;
Centralização das
informações em
determinadas pessoas da
equipe;
Os tipos de serviços não
eram mapeados o que
fazia a equipe trabalhar
de "graça" gerando
desperdícios;
Equipe altamente
pressionada pela alta
quantidade de trabalho
não concluído;
Baixa qualidade das
entregas.
Dificuldade na
comunicação e silos de
conhecimento.
Clientes que cancelaram
contrato devido à baixa
qualidade do atendimento

Diagnóstico realizado
Descobrimos que uma equipe tinha 86 itens de trabalho em andamento para
uma equipe(time de desenvolvedores) de 15 pessoas;
Havia tarefas com mais de 1 ano no fluxo de trabalho e o tempo médio para
entrega de 1 item era de 122 dias;
Tempo de permanência no fluxo de até 294 dias (Isso porque as demandas iam para produção e
ficavam pendentes de realizar o teste integrado) em até 85% das vezes
Havia serviço que era considerado suporte técnico, sendo feito gratuitamente para os clientes,
isso gerava uma grande carga de trabalho na equipe e longas filas o que gerava insatisfação dos
clientes.

PRIMEIRA VERSÃO DO QUADRO
UPSTREAM DOWNSTREAM

UPSTREAM DOWNSTREAM
Commitment
point

Cumulative Flow Diagram
Em Produção Entrega Cliente Entrega Suporte Publicado
Para Publicar Testado Em Teste Integração Pronto para Teste Integração
Testando Para Testar Em Dev Pronto para Dev

0
5
10
15
20
25
30
35
1 55,5 110 164,5 219 273,5 328 382,5 More
LEAD TIME (EM DIAS)
HISTOGRAMA DE LEAD TIME
P85% → 294 dias

0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
26/03/2019 31/03/2019 05/04/2019 10/04/2019 15/04/2019 20/04/2019 25/04/2019 30/04/2019 05/05/2019 10/05/2019 15/05/2019
Distribuição do Lead Time (dias)

0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74
AGING WIP
AGING WIP médio = 120 dias

Após aplicar o STATIK
Trabalho em processo total foi reduzido drasticamente passando de até 86 itens
na etapa de diagnóstico para no máximo 18 itens após "arrumar a casa";
Tempo de permanência no fluxo de até 18 dias em 85% das vezes sendo que
todas as demandas passam por manual de aceitação e saem com teste
automatizado;
Os serviços realizados pela equipe de suporte como cortesia, passaram a ser cobrados o que
possibilitou aumento de equipe para entrega mais rápida e com maior qualidade. Antes do serviço
passar a ser monetizado foi realizado uma pesquisa com os clientes onde 85% aceitou ser cobrado
pelo serviço;

Comunicação mais facilitada devido a gestão a vista;
Adoção de práticas como pair programming;
Após aplicar o STATIK

Classes de Serviço e Tipos de Demanda

10/05/2019
14/05/2019
16/05/2019
20/05/2019
22/05/2019
24/05/2019
28/05/2019
30/05/2019
03/06/2019
05/06/2019
07/06/2019
11/06/2019
13/06/2019
17/06/2019
19/06/2019
24/06/2019
26/06/2019
28/06/2019
02/07/2019
04/07/2019
08/07/2019
10/07/2019
12/07/2019
16/07/2019
18/07/2019
22/07/2019
24/07/2019
26/07/2019
30/07/2019
01/08/2019
05/08/2019
07/08/2019
09/08/2019
13/08/2019
16/08/2019
20/08/2019
22/08/2019
26/08/2019
28/08/2019
30/08/2019
03/09/2019
05/09/2019
10/09/2019
12/09/2019
15/09/2019
17/09/2019
19/09/2019
23/09/2019
25/09/2019
27/09/2019
01/10/2019
03/10/2019
07/10/2019
10/10/2019
11/10/2019
15/10/2019
17/10/2019
21/10/2019
23/10/2019
25/10/2019
29/10/2019
31/10/2019
04/11/2019
06/11/2019
08/11/2019
12/11/2019
14/11/2019
CUMULATIVE FLOW DIAGRAM
Em Produção Entrega Cliente Entrega Suporte Para Publicar
Testado Em Teste Integração Pronto para Teste Integração Testando
Para Testar Em Dev Pronto para Dev

0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
5 6 7 8 9 10
MESES
WIP x THROUGHPUT
WIP TH
100% a mais de
THROUGHPUT
27% (média) a menos de
WIP

0,00
100,00
200,00
300,00
400,00
500,00
600,00
1
4
7
10
13
16
19
22
25
28
31
34
37
40
43
46
49
52
55
58
61
64
67
70
73
76
79
82
85
88
91
94
97
100
103
106
109
112
115
118
121
124
127
130
133
136
139
142
145
148
151
154
157
160
163
166
169
172
175
178
181
184
187
190
193
196
199
AGING WIP
AGING WIP médio = 17 dias
85%

0
10
20
30
40
50
60
15/05/2019 04/06/2019 24/06/2019 14/07/2019 03/08/2019 23/08/2019 12/09/2019 02/10/2019 22/10/2019 11/11/2019
LEAD TIME DISTRIBUITION
LT médio = 24 dias
LT médio = 12 dias

123
24
12
0
20
40
60
80
100
120
140
Março a Abril Maio Outubro
Lead Time Médio
80%
50%

10 HISTÓRIAS P/ SEMANA
PREVISIBILIDADE – QUANDO FICARÁ PRONTO?
P85% →

LEAD TIME
MODA 91
MEDIANA 91
MÉDIA 122,66
PERCENTIL 85 294,15
PERCENTIL 15 35,75
MODA 1
MEDIANA 6
MÉDIA 19,28
PERCENTIL 85 26,30
PERCENTIL 15 2,00
Março a Abril/2019 Maio a Novembro/2019
98,9%
93,4%
84,4%
91,1%
94,4%
Melhoria de

ML0 → ML2 (ML3T)
MAR A OUT/2019

“Hoje temos uma equipe bem mais
focada em bons processos de
engenharia o que aumentou
consideravelmente a qualidade e
estabilidade do software em produção.”
Wemerson Silva, CTO
https://www.linkedin.com/in/wemersonsilva/

Sobre Kanban
• David Anderson
• Kanban: Successful Evolutionary
Change for your Technology Business
• Lessons in Agile Management: On the
Road to Kanban
• Essential Kanban Condensed
• Mike Burrows
• Kanban from the Inside
• Corey Ladas
• Scrumban and Other Essays on
Kanban Systems for Lean Software
Dev
• Jim Benson
• Personal Kanban – The Book
• Personal Kanban 101
• Why Limit WIP: We are Drowning in
Work
• Yuval Yeret
• Holyland Kanban
• Dan Vacanti
• Actionable Agile
• Don Reinertsen
• Principle of Product
Development Flow
• Mattias Skarin
• Real-World Kanban
• Klaus Leopold, Siegfried
Kaltenecker
• Kanban Change
Leadership: Creating a
Culture of Continuous
Improvement
• Practical Kanban

• Andrew Stellman and Margaret C. L. Greene
• Learning Agile: Understanding Scrum, XP, Lean, and Kanban
• Marcus Hammarberg and Joakim Sundén Foreword by Jim Benson
• Kanban in Action
• Paul Klipp
• Getting Started with Kanban
• Tonianne DeMaria Barry & Jim Benson
• Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life
• Henrik Kniberg
• Lean from the trenches: Managing Large-Scale Projects with Kanban
• Raymond S. Louis
• Custom Kanban: Designing the System to Meet the Needs of Your
Environment
• John M. Gross & Kenneth R. McInnis
• Kanban Made Simple: Demystifying and Applying Toyota’s Legendary
Manufacturing Process
• Mahesh Singh
• 10 Factors to Consider for your Kanban Board Design
1.Digité Blog – https://www.digite.com/blog/
2.David Anderson Blog – http://www.djaa.com/blog
3.Lean Kanban Inc. Blog – http://leankanban.com/blog/
4.Everyday Kanban Blog – http://everydaykanban.com
5.Klaus Leopold – https://www.leanability.com/de/category/blog-de/
6.Arne Roock – http://www.software-kanban.de/
7.Frank Vega – http://www.vissinc.com/blog/
8.Dave White – https://agileramblings.com/
9.Hakan Forss – https://hakanforss.wordpress.com/
10.Jim Benson –
http://moduscooperandi.com/blog/ and http://www.personalkanban.com/p
k/blog/
11.Lean Enterprise Institute – https://www.lean.org/LeanPost/
12.David Peterson – http://blog.davidpeterson.co.uk/
13.Andy Carmichael – http://xprocess.blogspot.co.uk/
14.Yuval Yeret – http://yuvalyeret.com/
15.Agile Sparks – http://www.agilesparks.com/blog/
16.Ben Linders – https://www.benlinders.com/
17.Yuval Yeret – http://yuvalyeret.com/
18.Rob Bowley – http://blog.robbowley.net/
19. Rodrigo Oliveira http://rodrigoalmeidadeoliveira.wordpress.com
20. Software Zen - https://softwarezen.me/
21. André Suman: http://blogdocaze.com.br/
22. Celson Martins: http://celsoavmartins.blogspot.com/
23. Rodrigo Yoshima: http://blog.aspercom.com.br/
Sobre Kanban

KANBAN E OS SEGREDOS DA GESTÃO DE SERVIÇOS E MUDANÇAS

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