Sistema Kanban como gestor da transformação organizacional, como através dele, estamos alavacando a agilidade

1. Sistema Kanban como gestor
da transformação
organizacional
Michelle Moraes Teodoro
Bora

2. Um pouco sobre mim...
Michelle Moraes Teodoro
• PMI-ACP
• Kanban
• Design Thinker
• Green Belt Cer9ficação
• 10 anos experiência em Lean
• Co-organizadora Agile Campinas &
Região
Agile Coach | IBM

3. 108 anos
empresa centenária
Por$ólio grande e diversificado de
produtos e serviços
Meu cenário
§ Área mainframe
§ Suporte de sistemas
§ Times misturados: pessoas da
localidade e remotos
~ 300
pessoas
+ 80
Clientes
Contas dos Estados
Unidos, Canadá, Asia
Pacífica e Europa
Cenário

4. Agile Coach
dedicada
Agile Champion
Pessoa que faz parte do 1me mas possue o papel
de Agile Champion (mul1plicador das prá1cas
ágies)
Desafios

5. 2017
Workshops + Ferramentas Agile
+ Início da mudança de cultura
2018
Agile Workshop para
habilitar o VP das áreas
Como viabilizar os “próximos
passos” do resultado do
Workshop?
Kanbanizando a transformação
Retrato de Mainframe

6. Step 1: Entenda o que torna o
serviço adequado para o cliente (fit for
purpose)
Step 2: Entenda as fontes de
insa7sfação do sistema atual
Step 3: Análise de demanda
Step 4: Análise de capacidade
Step 5: Fluxo de trabalho
Step 6: Classe de serviço
Step 7: Desenho do sistema Kanban
Step 8: Socialize o desenho e negocie a implementação
STATIK (System Thinking Approach to Implement Kanban)

7. Step 0
Iden%ficar serviço
Step 6
Classe de serviço
Step 7
Desenho do Sistema Kanban
Step 8
Socialize o desenho e negocie a
implementação
2
*NEW* Step
Soluções
3
4
5 6
STATIK na Transformação ágil
Step 2
Entenda as fontes de
insatisfação do sistema atualStep 5
Fluxo de trabalho
1
Step 1
Entenda o que torna o serviço
adequado para o cliente (fit for
purpose)
Step 3
Análise de demanda
Step 4
Análise de capacidade
EvolutionSystem
Thinking

8. Iden%ficar o serviço
15
13
22
61
17
32
11
17
9
*
Definido que a análise de cada serviço será feito
por Interação (duração de 15 dias)
197 serviços iden;ficados

9. Evolution
Genesis
1
Fluxo de
trabalho
2
Demanda e
capacidade
- Criação dos squads de acordo
com o direcionamento de Agile
for Services
- Consolidação de lista de
serviços
- Mapear o processo
- Indicar hands off
- Tempo de espera
- Tempo ativo
- Pontos de dores
- Work type
- Clientes
- Volume de demanda
- ExpectaEvas
- Lead Eme
- Previsibilidade
- Proposta de soluções de
melhorias do processo:
Automação, melhoria de
processo, upskilling e
redesenho do Eme
- Idea log
3
Propostas
soluções melhoria
do processo
Pre-work

10. Itera&on #
Interação dura 15
dias. Cada Agile
Champion escolhe
o serviço que será
analisado
Agile Champion
analisa com o
Time o serviço
Revisão Delivery
Service
Manager
Implementação
de soluções
Kanban & Replenishment Mee&ng
Apresentação das soluções
propostas de hand off e
pontos de dores.
Evolu&on
Fluxo de
trabalho
Demanda e
Capacidade
Delivery Planning
Mee&ng
Soluções Kaizen
Par?cipação do
Delivery Service Leader,
DSM e Agile Champions

11. Quadro Kanban: Evolution
Backlog
Rep
Queue
Workflow
modeling
Demand &
Capability Solutions
SDL
Review
Kanban & Replenishment MeeEng
Delivery Planning MeeEng

12. Kaizen
Design Thinking: priorização das propostas de soluções

13. Priorização
Validação
Planejamento
Implementação
Avaliação
Qualidade
Kaizen: melhoria contínua
Aplicável para
outros clientes? Se
sim, reinicia o ciclo
Aplicável para
outros
clientes? Se
não, finaliza o
ciclo
Ponto de
compromeAmento
Ponto de
entrega
Seleção da solução mais importante de
acordo com os critérios definidos
Consultar com os envolvidos
o quão viável as soluções
são
Iden=ficar qual cliente a solução irá ser
aplicada. Envolver os responsáveis.
Quebrar o plano em tarefas
Distribuir e identificar as tarefas
planejadas
Medir os resultados, coletar com o
cliente e os envolvidos feedback
Documentar e compar=lhar a
solução. Novo ciclo de melhoria, se
aplicável, para um diferente cliente

14. Quadro Kanban: Kaizen
Kanban & Replenishment Mee8ng
Delivery Planning Mee8ng
Backlog Validate Plan
Kaizen
Deployment Evaluate
Quality
Gate
Closed

15. System Thinking
5
Fit for
purpose /
Satisfação e
insatisfação
6
Classe de
serviço
7
Desenho do
sistema
- Expectativa da liderança e
cliente
- F4P score
- Score satisfaction
- Time, cliente e liderança
satisfação e insatisfação
- Regras de priorização
- Classe de serviço definida
- Quadro Kanban
- Desenho do cartão (MVP)
- Regras e responsabilidades
- Cadências
- Conexão com os quadros
(porMolio)
- Aprovação do Ome,
liderança e cliente
8
Roll out

16. Kanban Portfolio
100%
10%Backlog
20%
30%
80%
50%
60%
70% 90%
Closed
40%
Visualização, gerenciamento e priorização de fluxo na transformação ágil

17. Unidade: 1 serviço por DSM Interação: 30 dias WIP: 1 cartão/DSM
Management System
Genesis Fluxo de
trabalho
Análise de
Demada e
Capacidade
Fit for
purpose /
SaFsfação e
insaFsfação
Classe de
serviço
Desenho do
sistema
Roll out
- Criação dos
squads de
acordo com o
direcionamento
de Agile for
Services
- Lista de
serviços
Mapear o
processo
- Indicar hands
off
- Tempo de
espera
- Tempo aEvo
- Pontos de
dores
- Work type
- Clientes
- Volume de
demanda
- ExpectaEvas
- Lead Eme
- Previsibilidade
- Proposta de
doluções de
melhorias do
processo:
• Automação
• Melhoria de
processo
• Upskilling
• Redesenho
do Eme
- Idea log
- ExpectaEva da
liderança e
cliente
- F4P score
- Score
saEsfacEon
- Time, cliente e
liderança
saEsfação e
insaEsfação
- Regras de
priorização
- Classe de
serviço
definida
- Quadro
Kanban
- Desenho do
cartão (MVP)
- Regras e
responsabilidad
es
- Cadências
- Conexão com
os quadros
(por[olio)
- Aprovação do
Time, liderança
e cliente
Proposta de
soluções
EvoluFon System Thinking

18. Resultados
✔42 quadros Kanban criados
✔ Liderança usando o Kanban
✔ Maioria dos quadros no nível de maturidade 1 - 2
Kanban Portfolio
Kanban Evolution + System
Thinking
Kanban Kaizen
Team Kanban
Team Kanban
Team Kanban
Team Kanban
Team Kanban
Leadership
Kanban
Management System

19. Resultados
42
Quadros
Kanban
Todos usando
ferramenta
online
47
Squads
criados
Redesenho realizado
após a análise dos
serviços prestados e
suas
interdependências
197
Serviços
listados
45%
Serviços
analisados
Aumento do NPS da área
Maior dos úl<mos anos
278
Propostas de
soluções de
o<mização de
serviço
10%
Finalizadas
QuanHtaHvos

20. Resultados
Evolução da
maturidade
organizacional
Prá$cas ágeis
alavacam
competências
Serviços
otimizados
Processos padrão,
integrados e
repe7veis
Ágil, Design
Thinking e
introdução de
DevOps
Formas padrão
de trabalho
Aumento da nossa eficácia
Referência
global
QualitaFvos
De
implementação
ágil na área de
mainframe

21. Sistema Kanban como gestor da transformação organizacional
Agile Workshop
Evolu>on
Kaizen
Implementação
projetos estratégicos
Showcases
Criação Quadros
Kanban
System Thinking
End
1º temporada
Prontos para a
2º temporada?
Mudança evolucionária
Referência global

22. Inspiração
David J Anderson - Kanban: Mudança
Evolucionária de sucesso para seu
negócio de tecnologia
David J Anderson - Kanban
Maturity Model
Ray Immelman – Great Boss,
Dead Boss

23. /michellemteodoro Agile Campinas & Região