Este documento fornece instruções detalhadas sobre como elaborar atas de reuniões de forma correta e completa. Ele explica que as atas devem registrar de forma concisa e fiel os fatos, decisões e ocorrências de uma reunião e, após assinadas, constituem prova legal do que ocorreu. Além disso, fornece diretrizes sobre o formato, estrutura, termos de abertura e encerramento, e outros aspectos técnicos para a elaboração adequada de atas.

1. ELABORAÇÃO DE ATAS
EXELÊNCIA TÉCNICOS

2.  Registro sucinto de fatos, ocorrências,
resoluções e decisões de uma assembleia,
sessão ou reunião. O essencial é lembrar que a
ata não é uma transcrição de tudo o que foi
falado, mas sim um documento que registra de
forma clara e resumida as ocorrências de uma
reunião. Após assinada pelo secretário e por
todos os presentes, a ata constitui prova de que
houve a reunião, das decisões nela tomadas, e
das manifestações de todos os participantes.

3. É DOCUMENTO DE VALOR JURÍDICO.
Por essa razão, deve ser redigida de tal
maneira que não se possa modificá-la
posteriormente.

4.  Texto completamente contínuo, sem
parágrafos ou listas de itens, ou seja,
reduzido como se o texto inteiro fosse um
único e longo parágrafo.

5.  Números, valores, datas e outras
expressões sempre representados por
extenso, sem emprego de abreviaturas ou
siglas, sem emendas, rasuras ou uso de
corretivo.

6.  Para ressalvar erro constatado durante a
redação, usa-se a palavra “digo”, depois da
qual se repete a palavra ou expressão
anterior ao mesmo erro. Ex.: Aos dezesseis
dias do mês de maio, digo, do mês de
setembro de mil, novecentos e noventa e
nove, reuniu-se o...

7.  Quando se constata erro ou omissão após
a redação , usa-se a expressão “em tempo”,
que é colocada após o escrito, seguindo se a
emenda ou acréscimo. Ex.: Em tempo: Na
linha onde se lê abono, leia-se abandono.

8.  As atas devem ser lavradas pelo secretário
eleito e, em sua falta, por secretário
nomeado apenas para um determinado
momento.

9.  Os livros de atas serão guardados em lugar
seguro, sob a responsabilidade do
secretário, e somente sairão do arquivo para
o seu exame pelo órgão competente.

10.  As partes de uma ata variam segundo a
natureza das reuniões. As mais importantes
e que mais frequentemente aparecem são
as seguintes:

11. a) Título, exemplo: ATA Nº10;
b) dia, mês, ano e hora da reunião (por
extenso);
c) local da reunião;
d) pessoas presentes, devidamente
qualificadas (conselheiros, professores,
delegados, etc.);

12. e) presidente e secretário do trabalhos;
f) ordem do dia (discussões, votações,
deliberações, etc.);
g) fecho;
h) assinaturas dos presentes,
preferencialmente, por extenso (não rubrica).

13. TERMO DE ABERTURA
 Deve ser incluído o termo de abertura, da
seguinte forma:
“Contém este livro [número de páginas por extenso]
páginas numeradas de 01 a [número de páginas] e
assinaladas com a rubrica do presidente(diretor),
como segue, _________, e destina-se à transcrição
das atas das reuniões de [Conselho de Classe,
Conselho Escolar, Grêmio Estudantil, etc.] da
Escola/Colégio [.....], com sede à [endereço do
estabelecimento], tendo como mantenedora o
Governo do Estado do Paraná”

14. TERMO DE ENCERRAMENTO
 O termo de encerramento deve ser da seguinte
forma:
“Contém este livro [número de páginas por extenso]
páginas numeradas de 01 a [número de páginas],
assinaladas com a rubrica do presidente(diretor),
como segue,_________, e destinou-se à transcrição
das atas das reuniões de [Conselho de Classe,
Conselho Escolar, Grêmio Estudantil, etc.] da
Escola/Colégio [.....], com sede à [endereço do
estabelecimento], tendo como mantenedora o
Governo do Estado do Paraná.”

15. O termo de abertura faz parte das folhas
numeradas e deve ser feito na primeira folha
numerada. O termo de encerramento deve
ser feito na última página numerada do livro.

16. NO CASO DE SER DIGITADA,
DEVERÁ OBEDECER OS SEGUINTES PADRÕES:
 Formatação do texto da ata:
Deve ser utilizada uma das seguintes fontes:
“ARIAL”, “COURIER NEW”, “TIMES NEW
ROMAN”, devendo ser 12 o tamanho padrão. A
fonte escolhida deverá ser usada em todas as
atas que compuserem o livro.
Recomenda-se que se utilize a “COURIER
NEW”, pois ela ocupa todos os espaços da
página igualmente, facilitando o alinhamento.

17.  O espaçamento entre linhas deve ser um e
meio, para permitir maior clareza do texto e
tornar sua leitura mais fácil;
 Todo o corpo de uma ata deve constituir um
só parágrafo.
 Todo o título de ata deve ser feito com texto
centralizado, letras em negrito e de tamanho
igual a 14.

18.  Quando a ata começar em uma folha nova
deve-se usar o traço diagonal para os
espaços de linha deixados em branco numa
folha.
 As folhas impressas deverão ser coladas no
livro ata; Deverão obedecer o seguinte
formato padronizado: 26,5 X 19; Com
margem de 2(dois) centímetros de cada
lado.

19.  Após ter o trabalho pronto, com todas as
correções feitas deve-se utilizar o recurso de
hifenização e alinhamento de ambas as
margens, esquerda e direita. (justificar); Não
imprimir textos nos versos das folhas,
apenas a frente de cada folha deverá ser
utilizada.

20. FAZER CONSTAR NO RODAPÉ DA PÁGINA
 - Cópia Fiel do Livro Ata nº....., folha......, Ata
nº ...../....

21. MODELOS DE ATAS
 Classificação;
 Reclassificação;
 Erro de Relatório Final;
 Avaliação de Conhecimentos ( art. 14;
regularização de vida escolar)

22. CONSULTA SOBRE O CASO DE “REFAZER” ATAS:
 “Segundo Eurico Back e Geraldo Mattos, em
'Roteiro de Linguagem Técnica, 1975, FTD:
A ata não pode ser refeita,
 tendo em vista que a ata é o registro ou
lançamento fiel dos fatos ocorridos numa
reunião.
 Como a ata é um documento de valor
jurídico, deve ser lavrada de tal forma que
nada lhe poderá ser acrescentado, nem
modificado(...)'

23.  Se após a realização de uma reunião com a
consequente lavratura da ata, houver nova
discussão sobre o mesmo assunto com
alteração daquelas decisões, realiza-se
outra reunião e lavra-se a ata
correspondente, de modo que a ata anterior
continua inalterável, porém, perdendo seu
valor pelas novas decisões tomadas.”

24. FONTES
 http://www.efetividade.net/2007/09/13/model
o-de-ata-desempenhe-o-secretariado-de-
reunioes-com-efetividade/
 http://www.ipib.org/download/guiaatas.pdf
 http://www.arquivopublico.pr.gov.br/arquivos/
File/pdf/manual_comunicacao.pdf