Aula 4 aux.de contabilidade-aldeir

CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE
Profº ALDEIR LOPES
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes
Veículos utilizados pela comunicação interna
dentro de uma empresa.
•Relatórios- são utilizados para o
acompanhamento de alguns processos
organizacionais, tendo uma certa periodicidade
para sua elaboração, sendo necessária a
avaliação de seus dados.

• É uma maneira eficaz de manter o público
interno bem informado. É um instrumento
flexível, que oferece amplas possibilidades de
exposição, tanto pelo volume, quanto pela
apresentação gráfica, com a possibilidade do
uso de imagens, gráficos e tabelas, o que
facilita a compreensão.
• Tem a finalidade de “prestar contas”, de
maneira simples, das atividades realizadas
pela instituição.

• Circulares– Tem um formato e tamanho
menor que os relatórios, as circulares são
utilizadas para comunicar resultados de
pesquisas, relatórios, ações que devem ser
acompanhadas por seus respectivos
responsáveis.

Boletins– Os boletins podem conter matérias
de interesse do público externo, dependendo do
objetivo estabelecido para o mesmo.

• Memorando - É uma comunicação escrita,
rápida e interna, somente para funcionários e
operários. Não é tão formal quanto a carta
comercial ou ofício.

• Carta - É um documento simples, pois nela
podem aparecer a narração, a descrição, a
reflexão ou o parecer dissertativo.
• O que determina a abordagem, a linguagem e
os aspectos formais de uma carta é o m a que
ela se destina: um amigo, um negócio, um
interesse pessoal, uma pessoa amada, um
familiar, um seção de jornal ou revista.

• Ofício - O ofício é uma correspondência oficial
enviada a alguém, normalmente funcionário
ou autoridade pública.
• E-mail – sistema de transmissão de
informações que permite a comunicação
entre pessoas por meio de serviço de correio
eletrônico.

• Atas - É o registro dos assuntos que foram
tratados em uma reunião.
• Normalmente após a redação da ata a mesma
é copiada em um livro apropriado, só para
esse fim, porque ela será lida no início da
próxima reunião e deverá ser assinada por
todos os membros nela citados como
presentes.

• Após assinada pelo secretário e por todos os
presentes, a ata constitui prova de que houve
a reunião, das decisões nela tomadas, e das
manifestações de todos os participantes

• Devido a ter como requisito não permitir que
haja qualquer modificação posterior, o seu
formato renuncia a quebras de linha eletivas,
espaçamentos verticais e paragrafação,
ocupando virtualmente todo o espaço
disponível na página.

• As características básicas da formatação de
atas são:
• Texto completamente contínuo, sem
parágrafos ou listas de itens - ou seja,
reduzido como se o texto inteiro fosse um
único e longo parágrafo;

• Números, valores, datas e outras expressões
sempre representados por extenso;
• Sem emprego de abreviaturas ou siglas;
• Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
• Todos os verbos descritivos de ações da
reunião usados no pretérito perfeito do
indicativo (disse, declarou, decidiu...);

• Caso a ata esteja sendo registrada
diretamente em livro de atas manuscrito, os
confortos da edição do texto não estarão
disponíveis. Neste caso, se houver erro do
Secretário, o mesmo deverá ser
imediatamente corrigido sem rasurar ou
emendar, mas sim usando o "digo", como no
exemplo: "(...) O diretor propôs adquirir
imediatamente vinte mil, digo, trinta mil
unidades de matéria-prima (...)".

• Caso perceba-se o erro apenas ao final da
composição da ata, mas antes que a mesma
seja assinada, pode-se retificar no término do
texto, como no exemplo: "Em tempo: onde
consta 'vinte mil unidades de matéria-prima',
leia-se 'trinta mil unidades de matéria-
prima‘.”
• Veja a seguir um modelo de texto de ata.

•Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria
colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-
Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília - São Paulo. A reunião foi presidida pelo
Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do
Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos
os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi
previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da
seguinte ressalva: onde constou 'vinte mil unidades de matéria-prima', leia-se 'trinta mil unidades de
matéria-prima'. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse
suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado
do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que
definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos
funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente
aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal
a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da
Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao
Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia
para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais,
tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima
reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio
Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.

• ATENÇÃO
• O essencial é lembrar que a ata não é uma
transcrição de tudo o que foi falado, mas sim
um documento que registra de forma
resumida e clara as deliberações, resoluções
e demais ocorrências de uma reunião.

• Não se deixe levar pelo formalismo! O
importante de uma ata é registrar com
fidelidade e clareza o que se discutiu, sem
deixar margem para alterações posteriores.
Pense mais no conteúdo e menos no modelo,
e você fará as atas mais efetivas

As instalações para arquivar documentos
devem ser:
a) Úmidas
b) Pouco iluminadas
c) Contra incêndio
d) Com bastante iluminação solar

É uma comunicação escrita, rápida e interna,
somente para funcionários e operários. Não é
tão formal quanto a carta comercial ou ofício.
a) ata
b) relatório
c) memorando
d) ofício

O capital será tanto da iniciativa privada
quanto dos órgão públicos.
a) Empresa privada
b) Empresa mista
c) Empresa rural
d) Empresa pública

Relacione :
a) Arquivo corrente b) Arquivo intermediário
c) Arquivo permanente d) Eliminação
( ) Com uso pouco freqüente
( ) Destruição de documentos e informações
( ) Ainda ativos nos processos de trabalho e
freqüentemente utilizados
( ) Documentos preservados

Relacione :
a) Planejamento b) Direção ou coordenação
c) Controle d) Organização
( ) Abrange as decisões entre os objetivos
esperados e resultados alcançados.
( ) Ordem nas coisas.
( ) Ações futuras e recursos necessários para
realizar objetivos.
( ) Orientar as pessoas para atingir os objetivos
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