Conhecimento específico agente administrativo

O nosso objetivo é a sua Aprovação

CONHECIMENTO ESPECÍFICO
AGENTE ADMINISTRATIVO

REDAÇÃO DE EXPEDIENTE
APOSTILA
CONCEITO

Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização.
"Apostila é o ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens,
exarado em documento oficial, com finalidade de atualizá-lo." (Regulamento de
Correspondência do Exército - art. 192)

GENERALIDADES
A apostila tem por objeto a correção de dados constantes em atos administrativos anteriores ou
o registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em
outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, etc.
Normalmente, a apostila é feita no verso, do documento a que se refere. Pode, no entanto,
caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada
(com timbre oficial), que se anexará ao documento principal. É lavrada como um termo e
publicada em órgão oficial.

PARTES
São, usualmente, as seguintes:
a) Título - denominação do documento (apostila).
b) Texto - desenvolvimento do assunto.
c) Data, às vezes precedida da sigla do órgão.
d) Assinatura - nome e cargo ou função da autoridade.


APOSTILA
0 funcionário a quem se refere o presente Ato passou a ocupar, a partir de V de janeiro de
1966, a classe de Professor ............. ....... código EC
do Quadro único de Pessoal - Parte
Permanente, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, de acordo com a relação nominal
anexa ao Decreto nº 60.906, de 28 de junho de 1967, publicado no Diário Oficial de 10 de julho
de 1967.
DP, ................

(Dos arquivos da UFRGS)
APOSTILA
Diretor

O nome do membro suplente do Conselho Fiscal da Caixa Econômica Federal (CEF)
constante na presente Portaria é José Rezende Ribeiro, e não como está expresso na mesma.
Rio de janeiro (G13),

de

de

(DOU de 31-3-1971, p. 2.517)

José Flávio Pécora, Secretário-Geral.

ATA
Você certamente já participou de alguma reunião em seu trabalho ou mesmo de uma
assembléia do condomínio onde reside. Deve ter notado que inicialmente é designado um
secretário que deverá lavrara atado encontro. Você sabe o que é e para que serve uma ata?
A ata é um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as
resoluções a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembléia, sessão
ou reunião. A expressão correta para a redação de uma ata é lavrar uma ata.
Uma das funções principais da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de uma
empresa, associação, instituição. Serve como documento para consulta posterior, tendo em
alguns casos caráter obrigatório.
Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas específicas. Analisemos al gumas delas.


- Deve ser escrito à mão, em livro especial, com as páginas numeradas e rubricadas. Esse
livro deve conter termo de abertura e encerramento.
- A pessoa que numerar e rubricar as páginas do livro deverá também redigir o termo de
abertura.
Termo de Abertura - é a indicação da finalidade do livro.
Este livro contém 120 páginas por mim numeradas e rubricadas e se destina ao registro de
atas da Escola Camilo Gama.
Termo de Encerramento - é redigido ao final do livro, datado e assinado por pessoa
autorizada.
Eu, Norberto Tompsom, diretor do Colégio Camilo Gama, declaro encerrado este livro de atas.
Parnaíba, 21 de junho de 1996

Norberto Tompsom
- Na ato não deve haver parágrafo, mesmo se tratando de assuntos diferentes, a fim de se
evitar espaços em branco que possam ser adulterados.
- Não são admitidas rasuras. Havendo engano, usam-se expressões, tais como: aliás, digo, a
seguir escreve-se o termo correto. Se a incorreção for notada ao final, usa-se a expressão em
tempo, escrevendo-se em seguida "onde se lê ... leia-se ... ".
A ata obedece a uma estrutura fixa e padronizada. Observe:
Introdução - Deve conter o número e a natureza da reunião, o horário e a data (completa)
escritos por extenso, o local, o nome do presidente da reunião e dos demais participantes.
Desenvolvimento - Também chamado contexto. Nele deverão estar contidos ordenadamente
os fatos e decisões da reunião, de forma sintética, precisa e clara.
Encerramento - É o fecho, a conclusão. Deverá constar a informação de que o respon sável,
após a leitura da ata, deu por encerrada a reunião e que o redator a lavrou em tal horário e
data. Deverá informar também que se seguem as assinaturas.
Já está sendo aceita atualmente a ata datilografada depois de encerrada a reunião. Porém, as
anotações são feitas à mão, durante a reunião.
Ao datilografar, todas as linhas da ata devem ser numeradas e o espaço que sobra à margem
direita, deve ser preenchido com pontilhado.


Modernamente, por se necessitar de maior praticidade e rapidez, as empresas vêm
substituindo a ata por um determinado tipo de ficha. É uma ficha prática, fácil de preencher e
manusear, embora não possua o mesmo valor jurídico de uma ata.
MODELOS
a) Modelos de introdução (partes iníciais)
CONSELHO PENITENCIÁRIO FEDERAL
Ata da 791º Reunião Ordinária
Aos dezesseis dias do mês de dezembro do ano de mil, novecentos e setenta, no quarto andar
do Bloco "0" da Avenida L-2, do Setor de Autarquias Sul, na Sala de Despachos do
Procurador-Geral da justiça, sob a presidência do Doutor José Júlio Guimarães Lima, reuniu-se
o Conselho Penitenciário Federal. Estiveram presentes os Conselheiros Hélio Pinheiro da
Silva, Elísio Rodrigues de Araújo, Abelardo da Silva Comes, Nestor Estácio Azambuja
Cavalcanti, Miguel Jorge Sobrinho, Otto Mohn e o Membro Informante Tenente Pedro Arruda
da Silva. Aberta a sessão, foi lida e, em votação, aprovada a ata da reunião anterior. Na fase
de comunicações, o Tenente Pedro Arruda da Silva comunicou que, por força constitucional,
voltará para a Polícia Militar do Distrito Federal, deixando, assim, a direção do Núcleo de
Custódia de Brasília.
(DOU de 31-3-1971, p. 2.510)
ATESTADO
CONCEITO
Atestado é o documento mediante o qual a autoridade comprova um fato ou situação de que
tenha conhecimento em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce.
"Atestados administrativos" são atos pelos quais a Administração comprova um fato ou uma
situação de que tenha conhecimento por seus órgãos competentes. (Hely Lopes Meirelles Direito Administrativo Brasileiro)
GENERALIDADES
0 atestado comprova fatos ou situações não necessariamente constantes em livros, papéis ou
documentos em poder da Administração. Destina-se, basicamente, à comprovação de fatos ou
situações transeuntes, passíveis de modificações freqüentes. Tratando-se de fatos ou
situações permanentes e que constam nos arquivos da Administração, o documento
apropriado para comprovar sua existência é a certidão. 0 atestado é mera declaração, ao
passo que a certidão é uma transcrição. Ato administrativo enunciativo, o atestado é, em
síntese, afirmação oficial de fatos.
PARTES
a) Título - denominação do ato (atestado).


b) Texto - exposição do objeto da atestação. Pode-se declarar, embora não seja obrigatório, a
pedido de quem e com que finalidade o documento é emitido.
Como bem lembram Marques Leite e Ulhoa Cintra, no seu Novo Manual de Estilo e Redação,
"se se tratar de dotes, habilidades, ou qualidades de alguma pessoa, o atestante deverá cuidar
de especificar com grande clareza os dados pessoais do indivíduo em questão (nome
completo, naturalidade, estado civil, domicílio)". A recomendação é muito oportuna, pois tais
atestados impõem responsabilidade particularmente grande a quem os fornece.
São perfeitamente dispensáveis, no texto do atestado, expressões como "nada sabendo em
desabono de sua conduta", "é pessoa de meu conhecimento", etc., já que só pode atestar
quem conhece a pessoa e acredita na inexistência de algo que a desabone.
c) Local e data - cidade, dia, mês e ano da emissão do ato, podendo-se, também, citar,
preferentemente sob forma de sigla, o nome do órgão onde a autoridade signatária do atestado
exerce suas funções.
Assinatura - nome e cargo ou função da autoridade que atesta.
MODELOS
ATESTADO
Atesto que FULANO DE TAL é aluno deste Instituto, estando matriculado e freqüentando, no
corrente ano letivo, a primeira série do Curso de Diretor de Teatro.
Seção de Ensino do Instituto de Artes da UFRGS, em Porto Alegre, aos 2 de julho de 1971.
ATESTADO
Chefe da Seção de Ensino
Atesto, para fins de direito, atendendo a pedido verbal da parte interessada, que FULANO DE
TAL é ex-servidor docente desta Universidade, aposentado, conforme Portaria nº 89, de
7-2-1964, publicada no DO de 21-1,-1965, de acordo com o artigo 176, inciso III, da Lei nº
1.711, de 28-10-1952, combinado com o artigo 178, inciso III, da mesma Lei, no cargo de
Professor de Ensino Superior, do Quadro de Pessoal, matrícula nº 1-218.683, lotado na
Faculdade de Medicina.
Porto Alegre, 10 de outubro de 1972.
Sérgio Ornar Fernandes, Diretor do Departamento de Pessoal.
CERTIDÃO
Certidão é o ato pelo qual se procede a publicidade de algo relativo à atividade Cartorária, a fim
de que, sobre isso, não pairem mais dúvidas. Possui formato padrão próprio, termos essenciais
que lhe dão suas características. Exige linguagem formal, objetiva e concisa.


TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDÃO:
- Afirmação: CERTIFICO E DOU FÉ QUE,
- Identificação do motivo de sua expedição: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA,
- Ato a que se refere: REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTÓRIO,
NÃO LOGREI ENCONTRAR AÇÃO MOVIDA CONTRA EVANDRO MEIRELES, RG
4025386950, NO PERÍODO DE 01/01/1990 ATÉ A PRESENTE DATA
- Data de sua expedição: EM 20/06/1999.
- Assinatura: O ESCRIVÃO:
Ex.
CERTIDÃO

CERTIFICO E DOU FÉ QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver
sido determinado, revendo os assentamentos constantes deste Cartório, em especial o
processo 00100225654, constatei, a folhas 250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS
PENDENTES DE PAGAMENTO, em valor total de R$1.535,98, conforme cálculo realizado em
14/05/1997, as quais deverão ser pagas por JOAQUIM JOSÉ DA SILVA XAVIER, devidamente
intimado para tanto em 22/07/1997, sem qualquer manifestação, de acordo com o despacho
exarado a folhas 320, a fim de lançamento como Dívida Ativa.
Em 20/06/1998.
O Escrivão.
CIRCULAR
MODELOS
CIRCULAR Nº 55, DE 29 DE JUNHO DE 1973.
Prorroga o prazo para recolhimento, sem multa, da Taxa de Cooperação incidente sobre
bovinos.
O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuições, comunica aos
Senhores Exatores que, de conformidade com o Decreto nº 22.500, de 28 de junho de 1973,
publicado no Diário Oficial da mesma data, fica prorrogado, até 30 de setembro do corrente
exercício, o prazo fixado na Lei nº 4.948, de 28 de maio de 1965, para o recolhimento, sem a
multa moratória prevista no artigo 71 da Lei nº 6.537, de 27 de fevereiro de 1973, da Taxa de
Cooperação incidente sobre bovinos.


Lotário L. Skolaude,
Diretor-Geral.
(DO/RS de 11-5-1973, p. 16 - com adaptações)

CIRCULAR Nº 1, DE 10 DE OUTUBRO DE 1968.
O Excelentíssimo Senhor Presidente da República, em observância aos princípios de
racionalização administrativa inscritos no Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967,
recomenda a Vossa Excelência a adoção, pelo órgão central de pessoal, de imediatas
providências no sentido de que os atos relativos ao funcionalismo, notadamente exoneração,
promoção e redistribuição de pessoal, a serem submetidos e assinados por Sua Excelência,
tenham o caráter coletivo, devendo abranger num só ato o maior número possível de casos
individuais.
Rondon Pacheco,
Ministro Extraordinário para os Assuntos do Gabinete Civil.
(DOU de 11-10-1968, p. 8.920)

DECLARAÇÃO
Como vimos em um dos exemplos de requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma declaração de conclusão do Curso de Administração de Empresas. Tal declaração, além de
servir-lhe como documento provisório, também facilitará o andamento do processo para
expedição de seu diploma. Você alguma vez precisou apresentar uma declaração? Conhece
esse documento?
Inúmeras são as situações em que nos é solicitado ou recomendado que apresentemos uma
declaração. Por vezes, em lugar de declaração usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo
valor. São declarações de boa conduta, prestação de serviços, conclusão de curso, etc.
A declaração (atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idónea que nele
assume a responsabilidade sobre uma situação ou a ocorrência de um fato. Portanto, é uma
comprovação escrita com caráter de documento.
A declaração pode ser manuscrita em papel almaço simples (tamanho ofício) ou digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes:


Timbre - impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa. Atualmente a
maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declarações particulares usa-se
papel sem timbre.
Título - deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta.
Texto - deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título. Dele deve constar:
- Identificação do emissor. Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facilitar:
os abaixo assinados.
- O verbo atestarldeciarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular
ou do plural.
- Finalidade do documento - em geral costuma-se usar o termo "para os devidos fins", mas
também pode-se especificar: "para fins de trabalho", "para fins escolares", etc.
- Nome e dados de identificação do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para
facilitar a visualização.
- Citação do fato a ser atestado.
Local e data - deve-se escrevê-los a cerca de três linhas do texto.
Assinatura - assina-se a cerca de três linhas abaixo do local e data.
Observe o trecho que encerra essa declaração:
"... quando se efetivou a sua cessão para o Setor de
Almoxarífado. "
Você sentiria dificuldade para escrever a palavra cessão? Ficaria na dúvida entre: sessão,
seção ou cessão? Isso é comum. Trata-se, no caso, do que chamamos homônimos. São
palavras de pronúncia idêntica, mas com grafias e significados diferentes. Vejamos as
diferenças:
cessão - doação; ato de ceder.
sessão - reunião; espetáculo de teatro, cinema, etc. apresentado várias vezes.
seção - corte; divisão; parte de um todo; segmento; numa publicação, local reservado a
determinado assunto: seção literária, seção de esportes.
INFORMAÇÃO
Informação nº DCCCE/394/73
Processo nº R/25.726-73


Senhor Diretor do Departamento de Pessoal:
Encaminha a Direção do Instituto de Geociências o pedido de dispensa, a partir de 3 de
outubro de 1973, da função gratificada, símbolo 2-F, de Secretário do referido Instituto,
formulado pelo funcionário Fulano de Tal.
2. O requerente é agregado ao símbolo 5-F, do Quadro Único de Pessoal - Parte Permanente,
desta Universidade, sendo aproveitado pela Portaria nº 677, de 27 de agosto de 1968, para
exercer a função gratificada, símbolo 2-F, de Secretário do Instituto de Geociências,
desenvolvendo suas atividades em regime de tempo integral e dedicação exclusiva, conforme
aplicação determinada pela Portaria nº 459, de 15 de julho de 1969.
3. Isso posto, de acordo com o preceituado no artigo 77 da Lei nº 1.711, de 28 de outubro de
1952, nada obsta a que seja atendida a solicitação, motivo por que remetemos, em anexo, os
atos necessários à efetivação da medida.
À consideração de Vossa Senhoria.
DCCE, em 16 de outubro de 1973.

Noé Esquivel,
Diretor.

(Dos arquivos da UFRGS)
OFÍCIO E OFÍCIO-CIRCULAR
I - CONCEITO
"Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e
superiores, e entre a Administração e particulares, em caráter oficial." (Meirelles, Hely Lopes apud "Redação Oficial", de Adalberto Kaspary).
A luz desse conceito, deduzimos que:
1) Somente autoridades (de órgãos oficiais) produzem ofícios, e isso para tratar de assuntos
oficiais.
2) O ofício pode ser dirigido a:
a - outras autoridades;
b - particulares em geral (pessoas, firmas ou outro tipo de entidade).


3) Entidades particulares (clubes, associações, partidos, congregações, etc.) não devem usar
esse tipo de correspondência.
4) No universo administrativo, o ofício tem sentido horizontal e ver tical ascendente, isto é, vai
de um órgão publico a outro, de uma autoridade a outra, mas, dentro de um mesmo órgão, não
deve ser usado pelo escalão superior para se comunicar com o escalão inferior (sentido vertical
descendente).
5) O papel utilizado é específico e da melhor qualidade.
6) O ofício esta submetido a certas normas estruturais, que são de consenso geral.
1 - Margens
a) Da esquerda - a 2,5 cm a partir da extremidade esquerda do papel.
b) Da direita - a 1,5 cm da extremidade direita do papel.
Nada pode ultrapassá-la, nem a data, nem o nome do remetente.
Para ser perfeitamente alinhada, não e permitido:
* Usar grafismo (tapa-margem);
* afastar sinal de pontuação da palavra;
* deixar espaço de mais de dois toques entre a última e a penúltima palavra;
* espaçar as letras de uma palavra.
2 - Timbre
Brasão (da Republica, estado ou município), em geral centralizado, a 1 cm da extremidade
superior da folha, seguido da designação do órgão.
3 - Numeração
A dois espaços-padrão da designação do órgão.
O espaço-padrão interlinear do oficio e de 1,5 ou 2, conforme a marca da maquina.
Consiste em: Of. Nº ..., ou Of. Circ. Nº .... seguido do numero e, se for conveniente, sigla(s) do
órgão expedidor.
No caso dos ofícios-circulares que não tenham uma numeração especifica, a palavra "circular"
deve ser posta entre parênteses depois do número.


4 - localidade e Data
Coloca-se na mesma linha do número, desde que haja espaço suficiente, procurando fazer
coincidir o seu fim com a margem da direita.
Cuidados especiais com a data:
Não se devem abreviar partes do nome da localidade que também não deve ser seguida da
sigla do estado.
* O nome do mês não se grafa com letra maiúscula.
* Entre o milhar e a centena do ano não vai ponto nem espaço.
* Põe-se o ponto após o ano.
ERRADO - P.Alegre/RS, 18 de Junho de 1.985
CERTO - Porto Alegre, 18 de junho de 1985.
5 - Vocativo
Inicia a três espaços-padrão abaixo da data e a 2,5cm da margem esquerda.
Consiste simplesmente da expressão "Senhor(es)" seguido de cargo ou função do destinatario:
Senhor Governador, Senhores Deputados, Senhor Gerente, Senhor Diretor-Geral, Senhor
Chefe, etc.
Não ha unanimidade quanto à pontuação do vocativo; pode-se usar virgula, ponto ou dois
pontos.
6 - Introdução
Praticamente inexiste.
"Encaminhamos..." etc.

Vai-se direto ao que interessa: "Comunicamos...", "Solicitamos...",

7 - Texto
Consiste na exposição, de forma objetiva e polida, do assunto, fazendo-se os parágrafos
necessários. Estes podem ser numerados a partir do segundo.
8 - Fecho
Modernamente, usam-se apenas "Atenciosamente" ou "Respeitosamente", seguidos de vírgula.
O alinhamento e o do parágrafo, ou coloca-se acima da assinatura. Não se numera.
9 - Signatário
Nome e cargo do remetente, encimados pela assinatura, sem traço, a direita do papel.


10 - Destinatário
Ocupando 2, 3 ou 4 linhas, seu final deve coincidir com a extremidade inferior do papel.
Ex.: A Sua Excelência o Senhor
Dr. Fulano de Tal,
DD. Governador do Estado do Rio Grande do Sul PORTO ALEGRE (RS)
Nos ofícios corriqueiros, dispensa-se o nome do destinatário.
Ex.: Ao Senhor Diretor do Colégio X PORTO ALEGRE (RS)
Importante: Caso o ofício ocupe mais de uma folha, o que acontece quando, em media, não
cabe em 17 linhas, o destinatário permanece na primeira folha, indo para a ultima apenas o
signatário.
Observação: Podem ainda constar no oficio o numero de anexos e as iniciais do redator e
datilógrafo. (Veja-se o esquema.)
ORDEM DE SERVIÇO
MODELOS
ORDEM DE SERVIÇO Nº 2-72
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atribuições, em aditamento à
Ordem de Serviço nº 1-72, de 10-1-72, desta Secretaria, determina que terão expediente
externo também na parte da manhã, no horário das oito às onze horas, os seguintes órgãos do
Tesouro do Estado, sediados na Capital:
a) Subordinados à Coordenadoria-Geral do ICM:
Divisão de Fiscalização da Grande Porto Alegre (DCP);
Divisão de Fiscalização do Trânsito de Mercadorias (DIM);
Divisão do Recenseamento e Programação Fiscais (RP).
b) Subordinado à Inspetoria-Geral da Fazenda:
Exatoria Estadual de Porto Alegre.
Porto Alegre, 13 de janeiro de 1972.
José H. M. de Campos, Secretário da Fazenda.


ORDEM DE SERVIÇO Nº GG/2-73
O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições e em
continuidade ao plano de centralização, na Capital, do pagamento de despesas do Interior,
objetivando o melhor aproveitamento dos interesses orçamentários do Estado, de modo a
permitir a elaboração da programação financeira de desembolso ajustada à efetiva
disponibilidade do Tesouro, determina:
I - que, a partir de 11 de janeiro de 1973, todas as despesas realizadas no Interior, pelos
órgãos da Administração Direta, sejam processadas na Capital, pelas respectivas repartições e
encaminhadas para o Tesouro do Estado, que efetuará o pagamento, através da rede
bancária, nas correspondentes localidades;
II - o uso de distribuição de tabelas de crédito às Exatorias Estaduais, através da Contadoria
Setorial junto à Fazenda, fica reservado, tão-somente, para as despesas que,
necessariamente, devam ser atendidas no local de sua realização e referentes às seguintes
rubricas:
a) SERVIÇOS DE TERCEIROS
Comunicações.
b) ENCARGOS DIVERSOS
Ajudas de custo e diárias de viagem; Custas e emolumentos;
Despesas pequenas de pronto pagamento.
Palácio Piratini, em Porto Alegre, ... de.....

de.....
Edmar Fetter,
Vice-Governador do Estado, em exercício.

PORTARIA
MODELOS
PORTARIA Nº 3.109, DE 13 DE ABRIL DE 1971.
O MINISTRO DO TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL, usando de suas atribuições e
considerando o número insuficiente de Agentes de Inspeção na Delegacia Regional do
Trabalho no Estado do Maranhão;


considerando que a situação peculiar daquele Estado, em relação às condições de produção e
trabalho, exige, da parte deste Ministério, providências especiais e imediatas;
considerando, ainda, o que consta no Processo nº..................... MTPS/319.974-70,
RESOLVE:

Fica elevado para cinqüenta por cento, na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do
Maranhão, o percentual previsto na Portaria Ministerial d 3.144, de 2 de março de 1970.
Júlio Barata
(DOU de 20-4-1971, p. 2.928)

PORTARIA Nº 15, DE 28 DE FEVEREIRO DE 1972.
O MINISTÉRIO DE ESTADO DO PLANEJAMENTO E COORDENAÇÃO GERAL, usando de
suas atribuições legais e de acordo com a alínea b do inciso 11 do artigo 1º do Decreto nº
66.622, de 22 de maio de 1970, resolve:
Art. 1º Alterar o Anexo A - Plano de Busca - do Plano Setorial de Informações do Ministério do
Planejamento e Coordenação Geral, aprovado pela Portaria nº 131, de 24 de novembro de
1970.
Art. 2º A presente Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.
João Paulo dos
Reis Velloso
(DOU de 7-3-1972, p. 1.948)

RELATÓRIO
Senhor Diretor Geral
Encaminhamos a esta Diretoria Geral o presente relatório das averiguações efetuadas em
nosso departamento com a finalidade de verificar irregularidades ocorridas no período de 01 de
janeiro à 31 de dezembro de 2000.
Comunicamos a Vossa Senhoria que após as averiguações efetuadas constatamos o seguinte:


1) As compras efetuadas através de terceiros não apresentavam valores a maior;
2) As notas recebidas de fornecedores não conferem com as faturas pagas;
3) As mercadorias constantes nas notas foram entregues regularmente ;
4) Os pagamentos foram efetuados de acordo com as faturas apresentadas;
5) Após comparação entre as notas e as faturas verificou-se uma diferença de R$ 5.000,00;
6) Questionamos junto ao fornecedor para repor mercadorias referente a diferença
apresentada.
Junto a este relatório encaminhamos a Vossa Senhoria cópia de toda a documentação
necessária a sua apreciação.
Sem mais no momento.
Aguardamos seu despacho.

Fulano de Tal,
Chefe de Serviço.

REQUERIMENTO
I - CONCEITO
É a correspondência através da qual um particular requer a uma autoridade pública algo a que
tem ou julga ter direito.
Portanto, não utiliza papel oficial e não tolera bajulação.
1 - Margens
As mesmas do ofício.
2 - Vocativo
Coloca-se ao alto da folha, a partir da margem esquerda, não podendo ultrapassar os 2/3 da
linha, caso em que deve ser harmoniosamente dividido. A localidade só deve constar, se a
autoridade destinatária não estiver na da origem. Jamais se põe o nome da autoridade.


Exemplo:
Ilustríssimo Senhor Superintendente Regional do Departamento de Policia Federal PORTO
ALEGRE (RS)
3 - Texto
Inicia com o nome completo do requerente (sem o pronome "eu"), a 2,5cm da margem, em
destaque.
Quanto aos demais dados de identificação, que se põem em continuação ao nome, tais como
nacionalidade, estado civil, filiação, lotação, endereço, números de documentos etc. , somente
cabem aqueles que sejam estritamente necessários ao processamento do pedido.
Dependendo da circunstancia, e importante enumerar os motivos, dar a fundamentação legal
e/ou prestar esclarecimentos oportunos.
Redige-se na terceira pessoa.
4 - Fecho
Põe-se abaixo do texto, no alinhamento do parágrafo.
Consiste numa destas expressões:
Nestes termos,
pede deferimento.
...............
Pede deferimento.
..............
Espera deferimento.
................
Aguarda deferimento.
................
Termos em que pede deferimento.


Qualquer uma pode ser abreviada com as iniciais maiúsculas, seguidas de ponto: P. D., A. D.
etc.
5 - Local e data
Também no alinhamento do parágrafo. (Ver observações no ofício.)
6 - Assinatura
A direita da folha, sem traço e sem nome, se este for o mesmo do inicio.
III - MODELOS (Extraídos do livro "Redação Oficial", de Adalberto J. Kaspary)
Senhor Diretor do Colégio Estadual Machado de Assis:
FULANO DE TAL, aluno deste colégio, cursando a primeira série do segundo grau, turma D,
turno da manhã, requer a Vossa Senhoria o cancelamento de sua matrícula, visto que fará um
estágio profissional de três meses no Estado de São Paulo, a partir do dia 22 do corrente.
Termos em que pede deferimento.
Porto Alegre, 12 de maio de 1974.
Fulano de Tal

Senhor Diretor de Pessoal
da Superintendência dos Transportes do Estado do RS:
FULANO DE TAL, funcionário público estadual, ocupante do cargo de Auxiliar de
Administração, lotado e em exercício no Gabinete de .Orçamento e Finanças, da Secretaria da
Fazenda, matricula nº 110.287, no Tesouro do Estado, requer a Vossa Senhoria que lhe seja
expedida certidão de seu tempo de serviço nessa Superintendência, a fim de anexá-la ao seu
processo de Iicença-prêmio, já em andamento na Secretaria da Administração.
Espera deferimento.
Porto Alegre, 14 de março de 1975.

Fulano de Tal
Excelentíssimo Senhor Secretario da Administração do Governo do Estado do Rio Grande do
Sul:


FULANO DE TAL, brasileiro, solteiro, com 26 anos, filho de.................... e de................ natural,
de Gramado, neste Estado, residente e domiciliado nesta Capital, na Avenida João Pessoa,
582 - ap. 209, requer a Vossa Excelência inscrição no Concurso Público para o Cargo de
Oficial Administrativo a ser realizado por essa Secretaria, conforme edita] divulgado no Diário
Oficial de 14 do corrente, para o que anexa os documentos exigidos na citada publicação.
Nestes termos,
pede deferimento.
Porto Alegre, 24 de maio de 1974.
Fulano de Tal

NOÇÕES DE
RELAÇÕES HUMANAS
CONTEXTOS E DEMANDAS DE HABILIDADES SOCIAIS
Eu mesmo, Se transponho o umbral enigmático, Fico outro ser, De mim desconhecido.
C. Drummond de Andrade
Os diferentes contextos dos quais participamos contribuem, de algum modo, para a
aprendizagem de desempenhos sociais que, em seu conjunto, dependem de um repertório de
habilidades sociais. A decodificação dos sinais sociais, explícitos ou sutis, para determinados
desempenhos, a capacidade de selecioná-los e aperfeiçoá-los e a decisão de emiti-los ou não
são alguns dos exemplos de habilidades aprendidas para lidar com as diferentes demandas
das situações sociais' a que somos cotidianamente expostos.
O termo demanda pode ser compreendido como ocasião ou oportunidade diante da qual se
espera um determinado desempenho social em relação a uma ou mais pessoas.
As demandas,são produtos da vida em sociedade regulada pela cultura de subgrupos. Quando
algumas pessoas não conseguem adequar-se a elas (principalmente as mais importantes) são
consideradas desadaptadas provocando reações de vários tipos. O exemplo mais extremo é o
do fôbico social que não consegue responder às demandas interpessoais de vários contextos,
isolando-se no grupo familiar e, mesmo neste, mantendo um contato social bastante
empobrecido.
Quando, por alguma razão, um contexto provê aprendizagem de determinadas habilidades
sociais, mas não cria oportunidade para que sejam exercidas, as necessidades afetivas a elas
associadas podem não ser satisfeitas. Em nossos programas de desenvolvimento de relações
interpessoais com universitários, os estudantes freqüentemente apresentam dificuldade de
expressar carinho (apesar do desejo de fazê-lo) porque, em suas famílias, seus pais não
incentivam e nem mesmo permitem "essas liberdades".


Ao nos depararmos com as diferentes demandas sociais, precisamos inicialmente identificá-las
(decodificá-las) para, em seguida, decidirmos reagir ou não, avaliando nossa competência para
isso. A identificação ou decodificação das demandas para um desempenho interpessoal
depende, criticamente, da leitura do ambiente social, o que envolve, entre outros aspectos:
a) atenção aos sinais sociais do ambiente (observação e escuta);
b) controle da emoção nas situações de maior complexidade;
c) controle da impulsividade para responder de imediato;
d) análise da relação entre os desempenhos (próprios e de outros) e as conseqüências que
eles acarretam.
Não é muito fácil identificar os sinais que, a cada momento, indicam demandas para
desempenhos excessivamente elaborados. Por exemplo, quando o ambiente social é
extremamente ameaçador, pode provocar ansiedade, requerendo respostas de enfrentamento
ou fuga que variam na adequação às demandas. Em outras palavras, é como se o indivíduo
dissesse a si mesmo:
Aqui é esperado que eu... (leitura do ambiente social ou das demandas);
Não posso concordar com isso, eu preciso dizer que... (análise da própria necessidade de
reagir a uma demanda);
Acho melhor não dizer nada agora... (decisão quanto a apresentar ou não um desempenho em
determinado momento).
Diferentes tipos de demandas interpessoais podem aparecer sob combinações variadas.
Algumas combinações, no entanto, parecem típicas de contextos específicos e requerem
conjuntos de habilidades sociais que podem ser cruciais para a qualidade dos relacionamentos
aí desenvolvidos. O contexto mais significativo da vida da maioria das pessoas é o familiar.
Além deste, podem-se destacar, como inerente à vida social na maior parte das culturas, a
escola, o trabalho, o lazer, a religião e o espaço geral de cotidianidade (ruas, praças, lojas
etc.). Segue-se uma análise dos contextos familiar, escolar e de trabalho que, não obstante
suas especificidades, contemplam também muitas das habilidades sociais requeridas nos
demais.
1. o contexto familiar
A vida familiar se estrutura sobre vários tipos de relações (marido-mulher, pais-filhos, entre
irmãos e parentes) com uma ampla diversidade de demandas interpessoais. O desempenho
das habilidades sociais para lidar com elas pode ser uma fonte de satisfação ou de conflitos no
ambiente familiar. Dada a inevitabilidade de conflitos o caráter saudável de muitos deles
depende da forma de abordá-los e resolvê-los o que remete, em última instância, à
competência social dos envolvidos.


Relações conjugais
Embora, na sociedade atual, as pessoas já possuam um razoável conhecimento de seu
parceiro antes de optarem por uma vida em comum, mesmo assim, com o passar do tempo,
pode ocorrer a deterioração de alguns comportamentos mutuamente prazerosos (reforçadores)
e o aparecimento ou maximização de outros de caráter aversivo. Em um relacionamento novo,
cada pessoa procura exibir ao outro o melhor de si mesma, mas, ao longo do tempo, o
cotidiano doméstico pode alterar drasticamente esse repertório. Além disso, a maioria das
pessoas, ao se casarem, possuem algumas idéias românticas sobre o amor que, além de não
se concretizarem, dificultam a identificação e o enfrentamento das dificuldades conjugais.
Considerando o conceito de compromisso (referido no Capítulo 2), crucial. para o caso das
relações conjugais, a qualidade desse relacionamento depende, criticamente, de quanto os
cônJuges investem na sua continuidade e otimização. O auto-aperfeiçoamento de ambos em
habilidades sociais conjugais garante, em parte, esse compromisso. No entanto, quando
apenas um dos parceiros alcança um desenvolvimento sócio-afetivo rápido, diferenciando-se
excessivamente do outro, ele pode reavaliar os próprios ganhos na relação como insatisfatórios
e dispor-se à busca de relacionamentos alternativos, provocando a sua ruptura. Uma fonte de
ruptura ocorre, portanto, quando há uma ausência de compromisso com a própria relação e/ou
com o desenvolvimento do outro.
Em uma revisão da literatura de pesquisas sobre Terapia Conjugal, Gottman e Ruschel
identificaram algumas habilidades essenciais para a qualidade do relacionamento conjugal,
destacando aquelas associadas à aprendizagem e ao controle dos estados afetivos que
desencadeiam conflitos e reduzem a capacidade de processamento de informações. Tais
habilidades incluem: acalmar-se e identificar estados de descontrole emocional em si e no
cônjuge, ouvir de forma não defensiva e com atenção, validar o sentimento do outro,
reorganizar o esquema de interação do casal de modo a romper o ciclo
queixa-crítica-defensividade-desdém. Acrescentam, também, a este conjunto, a habilidade de
persuadir o cônjuge a não tomar nenhuma decisão enquanto o estado de excitação
psicofísiológica estiver sem autocontrole adequado.
Freqüentemente, um dos cônjuges expressa pensamentos e sentimentos de forma explosiva,
extrapolando nas queixas e críticas. Se a reação do outro seguir na mesma direção, gera
descontrole de ambos e uma alta probabilidade de manutenção do ciclo descrito acima, o que
tende a piorar ainda mais a situação. Daí a importância da habilidade de acalmar o outro. Ouvir
não defensivamente permite que o cônjuge exponha por completo o seu pensamento e pode
servir para validar seu sentimento (empatia). Adicionalmente, a fala calma facilita a
organização do conteúdo da mensagem, aumenta a probabilidade de clareza e,
conseqüentemente, de compreensão, tendo o efeito provável de acalmar. As situações de
conflito geralmente exigem outras habilidades como as de admitir o erro, desculpar-se ou pedir
mudanças de comportamento.
Existem casais que são bastante atenciosos com amigos, colegas de trabalho e pessoas que
lhes prestam serviço e, no entanto, deixam de dar essa mesma quantidade de atenção ao
cônjuge. A maioria que age assim parece não ter a intenção de colocar o cônjuge em segundo
plano, porém acaba por negligenciar um elemento importante do relacionamento, ignorando
situações e oportunidades para exercer a habilidade de dar atenção.


Muitas vezes, a imagem idealizada, ou real no começo do relacionamento, de uma pessoa
bem-humorada, amável, carinhosa etc. vai se desvanecendo, gerando insatisfação e
desinteresse. Bom humor, gentileza mútua, carinho e atenção precisam ser cultivados no
cotidiano da relação. Para isso, é muito importante a habilidade de prover conseqüências
positivas quando o cônjuge apresenta esses comportamentos. A sinceridade, no entanto, é
fundamental, caso contrário poderá parecer que há pretensão de manipulação. Há um velho
adágro popular que cai bem nesta situação: amor com amor se paga. Em muitas situações em
que o comportamento do outro caminha na direção de desempenhos favoráveis à qualidade do
relacionamento, pode ser importante que os cônjuges explicitem claramente esses aspectos,
por meio da habilidade de dar feedback positivo. Da mesma maneira, pedir feedback é uma
habilidade que favorece uma avaliação conjunta.
São muitos os problemas resolvidos diariamente por apenas um dos membros da díade
conjugal em assuntos que afetam a ambos. Esses problemas, ou são corriqueiros, ou possuem
tal urgência que demandam ações imediatas. O partilhar decisões pelo casal produz, no
entanto, um equilíbrio nas relações de poder, na medida que ambos decidem e são,
igualmente, responsáveis pelo êxito ou fracasso de todo empreendimento.
Um subgrupo particularmente relevante de habilidades sociais conjugais é representado pelas
de relacionamento íntimo. Nesta categoria, os desempenhos sociais possuem características
singulares, com o padrão não verbal tendo um peso considerável na interação. O conteúdo (o
que se diz), a forma (como se diz) e a ocasião (quando se diz) são componentes importantes e
precisam ser bem dosados e ajustados às preferências das pessoas envolvidas. Isso significa
que requisitos não fundamentais em outros contextos ganham, aqui, um estatuto especial
como, por exemplo, as discriminações sutis das mensagens enviadas em códigos e elaboradas
no processo de interação.
Relações pais-filhos
As relações pais-filhos possuem um caráter afetivo, educativo e de cuidado que cria muitas e
variadas demandas de habilidades sociais. O exercício dessas habilidades é, em geral,
orientado para o equilíbrio entre os objetivos afetivos imediatos e os objetivos a médio e longo
prazo de promover o desenvolvimento integral dos filhos e prepará-los para a vida. Argyle
identifica três estratégias básicas pelas quais os pais educam seus filhos: a) por meio das
conseqüências (recompensas e punições), b) pelo estabelecimento de normas, explicações,
exortações e estímulos e c) por modelação. Cada uma dessas estratégias baseia-se em ações
educativas que supõem um repertório elaborado e diversificado de habilidades sociais dos
pais.
À medida que crescem, os filhos desenvolvem interesses, idéias e hábitos que podem gerar
conflitos familiares. Nem sempre é fácil para os pais a identificação dos sinais que apontam
para a iminência de um conflito entre eles e os filhos ou para os estágios iniciais de um
comportamento reprovado no contexto dos valores familiares. Inversamente, é também difícil
identificar os estágios iniciais de um comportamento desejável que pode estar sendo
mascarado pela predominância de outros indesejáveis. Na maioria das vezes, presta-se mais
atenção aos comportamentos que perturbam ou quebram normas estabelecidas. Com
freqüência os pais buscam interromper ' esses comportamentos com medidas punitivas ou
corretivas que produzem resultados pouco efetivos porque os suprimem apenas
momentaneamente e, ainda, podem gerar vários sentimentos negativos, como a raiva, o
abatimento, a revolta etc.


Essas situações constituem ocasião para o exercício de um conjunto de ações educativas que
podem alterar drasticamente a qualidade da relação e promover comportamentos mais
adequados dos filhos. A literatura enfatiza a importância de apresentar feedback positivo para
os desempenhos considerados adequados tão logo eles ocorram. Elogiar e fornecer
conseqüências positivas incentivam e fortalecem desempenhos incipientes que, em etapas
posteriores, serão mantidos por suas conseqüências naturais. A maioria dos pais faz isso
quando está ensinando os filhos a andar, falar ou ler, mas costuma negligenciar a
apresentação de conseqüências positivas quando se trata de comportamentos que consideram
"obrigação" como estudar, organizar-se, demonstrar gentileza, apresentar iniciativa na solução
de pequenos problemas pessoais etc.
Muitos pais queixam-se de que, especialmente na adolescência, os filhos se tornam esquivos,
buscando maior contato com os companheiros do que com eles. A adolescência é, sem dúvida,
um período de grandes conquistas e descobertas por parte dos jovens, podendo produzir
inquietação aos pais. E o momento de experimentar as novas possibilidades cognitivas e o
despertar sexual, mas também um período de grande labilidade emocional, dadas suas
alterações hormonais. Em qualquer etapa, mas particularmente nesta, são importantes várias
outras ações educativas como as de combinar normas e regras de convivência coerentes com
os valores familiares e estabelecer consenso sobre padrões de conduta a serem assumidos
por todos. Em outras palavras, decidir com os filhos como traduzir valores em comportamentos,
o que implica em diálogo e nas habilidades a ele inerentes.
Assim como muitas situações requerem o autocontrole dos sentimentos evitando-se agravar
conflitos potenciais, outras podem requerer sua expressão. Em tais casos, embora a demanda
apareça sem se anunciar, a expressão de raiva ou desagrado requer controle emocional se o
objetivo for educativo mais do que meramente de descarga emocional. A habilidade dos pais
de expressar adequadamente raiva e desagrado fornece modelo de autocontrole. Quando
esses sentimentos são gerados por comportamentos dos filhos que violam os acordos e as
normas combinados, a situação pode requerer a habilidade de defender os próprios direitos em
uma visão de reciprocidade.
Em muitos momentos da relação pais-filhos, ocorrem críticas de ambos os lados. A maioria de
nós tem facilidade em fazer críticas que apenas humilham as pessoas, mas dificuldade em
apresentar as construtivas. Além disso, a habilidade de desculpar-se pode ser importante para
diminuir ressentimentos e induzir atitudes construtivas em relação à dificuldade vivida.
2. O contexto escolar
A Educação é uma prática eminentemente social que amplia a inserção do indivíduo no mundo
dos processos e dos produtos culturais da civilização. A escola é um espaço privilegiado, onde
se dá um conjunto de interações sociais que se pretendem educativas. Logo, a qualidade das
interações sociais presentes na educação escolar constitui um componente importante na
consecução de seus objetivos e no aperfeiçoamento do processo educacional.
O discurso oficial sobre os objetivos e metas da instituição escolar, preconizado e
continuamente reafirmado em termos de formação para a vida e para a cidadania, já inclui,
naturalmente, a articulação entre aprendizagem e desenvolvimento. O desenvolvimento sócioemocional não pode ser excluído desse conjunto, especialmente quando se observa, nos dias
atuais, uma escalada de violência atingindo crianças e jovens e manifestando-se, inclusive, no
contexto escolar. Há, portanto, uma concordância quase unânime sobre a necessidade de


aprimoramento das competências sociais de alunos, professores e demais segmentos da
escola.
Mas é necessário destacar a importância de uma clara compreensão sobre que tipo de
habilidades efetivamente contribui para essa preparação para a vida. Em um de nossos
estudos, uma amostra significativa de professores da rede pública valorizou as habilidades
pró-sociais em níveis significativamente superiores à valorização atribuída às habilidades
assertivas e de enfrentamento. Como são complementares, é importante que todos esses
conjuntos sejam, igualmente, desenvolvidos na escola. Habilidades como liderar, convencer,
discordar, pedir, mudança de comportamento, expressar sentimentos negativos, lidar com
críticas, questionar, negociar decisões, resolver problemas etc. precisam também ser
promovidas pela escola. A emissão competente de tais habilidades pode constituir um antídoto
importante aos comportamentos violentos, especialmente se desenvolvidos paralelamente às
habilidades de expressar sentimentos positivos, valorizar o outro, elogiar, expressar empatia e
solidariedade e demonstrar boas maneiras.
Os estudantes excessivamente tímidos ou muito agressivos enfrentam maiores dificuldades na
escola, pois em geral apresentam déficits nas chamadas habilidades de sobrevivência em
classe: prestar atenção, seguir instruções, fazer e responder perguntas, oferecer e pedir ajuda,
agradecer, expor opiniões, discordar, controlar a própria raiva ou tédio, defender-se de
acusações injustas e pedir mudança de comportamento de colegas, no caso de chacotas e
provocações. Além das conseqüências sobre a aprendizagem, tais dificuldades podem se
reverter em problemas de auto-estima no desenvolvimento sócio-emocional.
Além disso, uma ampla literatura vem mostrando correlação entre déficits no repertório de
habilidades sociais dos alunos e suas dificuldades de aprendizagem e baixo rendimento
escolar. Embora a funcionalidade dessa relação ainda esteja sob investigação, não é difícil
imaginar a importância de habilidades como as de perguntar, pedir ajuda, responder perguntas,
dar opinião, expressar dificuldade etc. sobre a aprendizagem nesse contexto e, em particular,
como forma de obter atenção e cuidado por parte da professora.
3. o contexto de trabalho
Qualquer atuação profissional envolve interações com outras pessoas onde são requeridas
muitas e variadas habilidades sociais, componentes da competência técnica e interpessoal
necessária para o envolvimento em várias etapas de um processo produtivo.
A competência técnica usualmente faz parte dos objetivos educacionais dos cursos
profissionalizantes de segundo e terceiro graus e dos treinamentos que ocorrem no âmbito das
organizações. No entanto, a competência interpessoal raramente é relacionada como objetivo
de formação profissional ocorrendo, de forma assistemática, como um subproduto desejável do
processo educativo, por vezes referido como currículo oculto.
Embora existam ocupações em que grande parte das atividades é realizada quase que
isoladamente, como, por exemplo, a do restaurador de obras-de-arte, do copista de obras
antigas ou do arquivista em um escritório, ainda assim há um processo complementar que
depende da interação social. Tal processo pode ser de recepção de itens de tarefa, negociação
de contrato, reuniões, supervisão de atividades, aperfeiçoamento por meio de cursos etc.
Pode-se dizer que praticamente nenhum trabalho ocorre no isolamento social total. Por outro


lado, existem outras atividades em que a realização da tarefa se dá quase que totalmente na
relação com o outro, ou seja, elas são mediadas por interações sociais. São as ocupações de
vendedor, recepcionista, telefonista, professor, médico, assistente social, terapeuta etc.
Os novos paradigmas organizacionais que orientam a reestruturação produtiva têm priorizado
processos de trabalho que remetem diretamente à natureza e qualidade das relações
interpessoais. Entre tais aspectos, pode-se citar a ênfase na multiespecialização associada à
valorização do trabalho em equipe, intuição, criatividade e autonomia na tomada de decisões,
ao estabelecimento de canais não formais de comunicação como complemento aos formais, ao
reconhecimento da importância da qualidade de vida e à preocupação com a auto -estima e
com o ambiente e cultura organizacionais.
Essas mudanças imprimem demandas para habilidades como as de coordenação de grupo,
liderança de equipes, manejo de estresse e de conflitos interpessoais e intergrupais,
organização de tarefas, resolução de problemas e tomada de decisões, promoção da
criatividade do grupo etc. As inovações constantes e o desenvolvimento organizacional no
mundo do trabalho requerem, ainda, competência para falar em público, argumentar e
convencer na exposição de idéias, planos e estratégias. O trabalho em pequenos grupos
mostra a necessidade de habilidades de supervisão e monitoramento de tarefas e interações
relacionadas ao processo produtivo que, para ocorrerem adequadamente, exigem competência
em requisitos como os de observar, ouvir, dar feedback, descrever, pedir mudança de
comportamento, perguntar e responder perguntas entre outras.
NOÇÕES DE
ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS
TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO
O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas
situações.
- DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO
GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA.
- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA
MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO
ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA.
- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO No
BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!
- VAMOS ENTÃO Ao ARQUIVO NACIONAL? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO
MATERIAL INTERESSANTE!


Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos
diferentes, não é mesmo?
Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço
ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra
arquivo para citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e
conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito
federal.
E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui,
pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que
bastante relacionados entre si.
Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a
origem da palavra, que ainda não está esclarecida.
Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa
palácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de
guarda e depósito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do
latim archivum que significa, também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram
guardados.
Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:
Arquivo
É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR
UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES,
ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS
FUTUROS.
Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as
funções de um arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que
seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a
funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em
conseqüência da anterior: servir à história, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as
mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a
interesses pessoais ou oficiais.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é?


O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi
consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por
algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.
E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados
em quatro grupos, de acordo com:
- a natureza da entidade que os criou;
- os estágios de sua evolução;
- a extensão da sua atenção;
- a natureza dos seus documentos.
Vamos analisar cada um desses grupos em separado.
De acordo com a entidade criadora
Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:
PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou
estadual ou municipal.
Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.
INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas,
corporações não-lucrativas, sociedades e associações.
Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.
COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias.
Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco.
FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por
pessoas, individualmente.
Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e
casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e
venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
De acordo com o estágio de evolução
Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um
destes três estágios:


ARQUIVO DE PIUMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e
freqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.
Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e
utilização. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as
requisições de material do ano em curso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do
arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem ser
consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica
àquela que os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas
proximidades das repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma
vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo
permanente.
Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.
ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que
perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles são
conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para
fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de
arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito.
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século.
De acordo com a extensão da atenção
Os arquivos se dividem em:
ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de
um arquivo corrente.
Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso,
portanto, as atividades de arquivo corrente são centralizadas.
Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.
De acordo com a natureza de seus documentos
Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em:
ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas,
disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles
merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas
também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.


Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma
de advocacia.
ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado
assunto, de um campo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa,
entre outros. São chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos.
Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.
Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais
de um grupo? Veja!
. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de
âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do
governo do estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade
ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode
ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria.
Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos
alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza,
exatamente, o documento de um arquivo?
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de
alguns documentos que possam estar sob sua guarda.
Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Só
para exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua
lista:
- cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores;
- histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários;
- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;
- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias;
- relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos;
- fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza;
- certidões de um modo geral.
A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito do
que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão:


Documento
É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU
FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE
PROVA OU DE INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS
INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE
ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA
FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí
eles serem classificados em dois grupos:
Quanto ao gênero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos
documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras.
É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos
físicos ou espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos
anteriores: contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas,
relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e
correspondências.
Quanto à natureza do assunto
Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:
OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma
loja; escala de plantão de uma imobiliária.
SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de
salvaguarda para sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em
outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem
circular.
Ultra-secreto - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de
Estado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças
militares e políticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).
Secreto - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de
pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao
seu estudo ou manuseio.


Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original,
necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes
de operações econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou
materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos,
psicossociais e militares de países estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais
foram obtidos; materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem
classificação anterior.
Confidencial - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços
administrativos.
Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um
indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de
importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e
negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional.
Reservado - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.
Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução;
cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
ORGANIZAÇÃO
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o
desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- análise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantação e acompanhamento.
Levantamento de dados
Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela
pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa
entidade - sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil
compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação.
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser
complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.
Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,
cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes


(cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso;
volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos
de arquivamento adotados); existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de
arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processes adotados para
conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos
de classificação etc.
Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal
encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da
Área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações,
proteção contra incêndio).
Análise dos dados coletados
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a
analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para
formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no
sistema a ser implantado.
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição
correspondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos
pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes
que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e
permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano
arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da
instituição a que pretende servir.
Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do
arquivo na estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos
serviços de arquivo; escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de
normas de funcionamento; recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento;
constituição de arquivos intermediário e permanente; recursos financeiros.
Posição do arquivo na estrutura da instituição
Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de
arquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível,
isto é, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista
que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse
critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações
administrativas.


Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgão
mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os
órgãos que tenham como matéria-prima a informação.
Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numa
memória de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da
constituição de sistemas de informação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de
recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos
tempos.
Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à
centralização ou descentralização dos serviços de arquivo.
Centralização
Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da
documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de
controle - recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de
uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado de
Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominado similar.
Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:
treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de
normas e procedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos
arquivísticos mais completes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e
equipamentos.
A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria
desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional,
em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente
autônomas ou específicas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente
distantes uma das outras, As vezes em Áreas geográficas diferentes - agências, filiais,
delegacias -carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com
eficiência, de seus programas de trabalho.
Descentralização
Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser
desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. .
O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração
as grandes áreas de atividades de uma instituição.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e
Transportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses
departamentos se desãobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade da
descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível de


Departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarão
reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos
pelas divisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá ser mantido
também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.
A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:
- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos;
- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos
órgãos.- de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição,
movimentação e expedição dos documentos correntes.
a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos
Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e
os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas
especiais ou funções específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em
áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.
Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus
funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de
arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo
para transferência etc.
Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicações
designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para
responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados.
A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.
b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos
Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens rele vantes os
sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de
controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do
arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc.
Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como
agente de recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da
correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo
setorial da documentação administrativo da instituição.


A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de
caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito
conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos
e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas
disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os
fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.
Coordenação
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e
eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente
planejada, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras.
A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais;
estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de
operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de
operação, a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a orga nização
ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal
destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de
serviço; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para
exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.
Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo
arquivo permanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os
seus arquivos correntes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado,
também chamado arquivo de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos
transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente
que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os
documentos ao Ihe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e
preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela
Arquivologia.
Escolha de métodos de arquivamento
A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no
momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no
arranjo da documentação corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser
ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número.
Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação
de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método
principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:


PATRIMÔNIO
Brasília
Rio de Janeiro
São Paulo

PESSOAL
ADMISSÃO
Aguiar, Celso
Bareta, Haydde
Borges, Francisco
Cardoso, Jurandir
Castro, Lúcia
Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto
Séllos, Zilda
Silva, Ana Maria

DEMISSÃO

FOLHAS DE PAGAMENTO
jan. a jul. de 1980
aço. a dez. de 1980
jan. a jul. de 1981


PROMOÇÃO
Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações
assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto
Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto
Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em
Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica.
Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos
geográfico, alfabético e numérico cronológico, como auxiliares.
Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a
documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento ordenados e arquivados pelo número de controle que Ihe é atribuído ao dar entrada e que, daí
por diante, irá Ihe servir de referência - e o grupo constituído de todo o restante da
documentação, ordenada por assuntos.
Estabelecimento de normas de funcionamento
Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação
é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo
em seus diversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço
é, na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com
modelos e formulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo da
instituição.
Recursos humanos
Formação e regulamentação profissional
O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. No
entanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas
encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da
organização.
Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essa
simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos,
surgindo dificuldades na classificação dos papéis.
Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento
para um perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja,
separação dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos
documentos inúteis.


Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da
instituição, fonte e base de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a
repetição, simplifica e racionaliza o trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoal
especializado nas técnicas de arquivo.
"Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podem
significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.
Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos
especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições.
O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para o
conhecimento de nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal.
Assim é que, a é de março de 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do
curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística
como habilitação profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi instituído o
Curso Superior de Arquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de 1978, foi
sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do
mesmo ano, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de
arquivo.
Atributos
Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de
um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de
arquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espírito
metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder
de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
Escolha das instalações e equipamentos
De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local
adequado, quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de
umidade, temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir
ampliações futuras.
Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arqui vos da
Franga, tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados
por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais
destinados A guarda de documentos. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao
final deste volume.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles
que estão envolvidos com a organização dos arquivos.
Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis
A realização do trabalho arquivístico.


Material de consumo
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as
guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.
Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma
informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de
cor.
Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou
seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua
finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.
No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua
finalidade e funções, conforme veremos em seguida.
Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou
nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal.
A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.
Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício
passa uma vareta que prende as guias à gaveta.
Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.
A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção,
e fechada quando indica o princípio e o fim.
Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corres ponder
à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira
posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição.
Quanto à sua função, a guia pode ser ainda:
- primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;
- secundária - indica uma subdivisão da primária;
- subsidiária - indica uma subdivisão da secundária;
- especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.


O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a
projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as
secundárias em segunda posição e assim por diante.
Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do
arquivo.
Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escre vem as
notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para
guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter
projeção. Elas se dividem em:
- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em
ordem cronológica;
- miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas
pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.
Material permanente
O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes
para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar
em conta os seguintes requisites:
- economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências);
- conveniência do serviço (arrumação racional);
- capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades);
- invulnerabilidade (segurança);
- distinção (condições estáticas);
- resistência (conservação).
Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As
firmas especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de
fabricação. As mais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes,
armários de aço etc. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e
eletrônicos, bem como as estantes deslizantes.
Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes
encadernados.
Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de
diversas dimensões, onde são guardados os documentos.


Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os
documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados
verticalmente.
Arquivos horizontais antigos
- pombal (em forma de escaninhos);
- sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha).
Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes.
Caixa de transferencia - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos
permanentes.
Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são
colocadas as caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes,
empregando-se pastas suspensas laterais.
Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou
conjugado com gavetas para fichas e documentos.
Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas
sobre as outras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos
presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do
fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa
correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma
esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções,
nas quais são feitas as notações.
Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das
outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econô mico. As
gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas.
Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto
de apoio para as pastas suspensas.
Constituição de arquivos intermediários e permanentes
Toda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumula
através dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise,
avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais,
seja por exigências legais, ou ainda por questões meramente históricas.
Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo
permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.
Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar
evidenciada a sua real necessidade.


Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação
oficial e de sua descentralização física.
As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no
caso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares,
disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação.
Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas
para instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção.
Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas,
concernentes a tais serviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento
no sentido de sensibilizá-los.
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o
projeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da
situação real encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o
plano propriamente dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem
adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantação.
Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo
Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização
que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.
Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem
introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de
neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que
administrativo de uma organização.
Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do
pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de
arquivo, como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação
dependerá, em grande parte, o êxito desses serviços.
A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um
acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades,
falhas ou omissões que venham a ocorrer.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas,
modelos e formulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de
arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os
procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e
a continuidade do trabalho através dos tempos.


Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que
estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a
experiência nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os
manuais de arquivo. São eles:
- apresentação, objetivos e abrangência do manual;
- informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua
interação e subordinação;
- organogramas e fluxogramas;
- concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia; detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação
de documentos com seus respectivos códigos e índices; - tabelas de temporalidade de
documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado.
Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto e
atualizado, a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da
própria instituição.
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente
consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para
tomada de decisões das administrações etc.
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas
atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos
correntes. Por isso, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação
similar.
Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatro
setores distintos as atividades dos arquivos correntes:
1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação
2. Expedição
3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
4. Empréstimo e consulta
4.1 Protocolo
No que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas para
cada caso:


4.1.1 Recebimento e classificação
4.1.2 Registro e movimentação
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos.
ARQUIVO CORRENTE
E PROTOCOLO
Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que
funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como
encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para
analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento
dado a alguns documentos em uma empresa.
FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA
RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS:
- UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA
DE PESSOAL;
- VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS
FUNCIONÁRIOS;
- DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM
MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA.
Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses
documentos?
Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos.
Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando
tratar-se de uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se
destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o
seu arquivamento.
Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrã-los, porque não são documentos
oficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados
fora.
Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam ser
abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo
com os procedimentos adotados pela administração.
Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem
suas finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já


nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos
arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo.
Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu
possível arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a
classificação que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá
mais tarde, quando for arquivado.
Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle de
tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser
desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos.
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de
correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e
empréstimo de documentos são os serviços de arquivo.
Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum,
na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente
denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que
respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento.
Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e
procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a
um critério adequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor
qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.
SERVIÇOS DE PROTOCOLO
Observe este ofício:

Para:Banco do Estado S.A.
Diretoria Financeira

Senhor Diretor,

Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço
Patrimonial de nossa empresa...

Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos
adotados na empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.


Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles
específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício,
despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe análise e parecer.
Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que,
após analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à
Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício,
despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento.
A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou -o ao
Setor de Arquivo da empresa.
Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo
tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro;
distribuição e movimentação; expedição de correspondência.
PROTOCOLO
É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,
REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É
TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU,
AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que
eles cumpram suas finalidades com eficiência?
Rotinas de recebimento e classificação
Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas
particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de
documentos são:
- Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote,
- Correios ou entregue em mãos.
- Separação da correspondência oficial da particular.
- Distribuição da correspondência particular.
- Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
- Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários.
- Abertura da correspondência ostensiva.


- Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a
existência de antecedentes.
- Requisição dos antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lã, o setor encarregado de
registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada,
isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
- Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela
empresa e definido pelo arquivista.
- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador
datador do protocolo). Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o documento será
encaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado.
- Elaboração do resumo do assunto tratado no documento.
- Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.
Rotinas de registro e movimentação
Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Ali os
documentos chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos
outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma
empresa para outra, de modo geral, elas compreendem:
- Preparação da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos,
dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são
preenchidas.
Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de
classificação colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E também há uma
parte denominada dístribuíção, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitação
do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento).
Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu
andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é
possível sabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao
documento.
- Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e
encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas,
com registro e anotações, devem ser anexados ao documento.
Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor precisa retirar a ficha
de protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor.
Essa passagem do documento de um setor a outro, a redístribuição, deve ser feita através do
setor responsável pelo registro e movimentação.


- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de
assunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a
documentação que passa pelos serviços de protocolo como também, para facilitar a pesquisa
do documento, quando necessário. Eis um exemplo de ficha de procedência
- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo.
- Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem redistribuídos e
anotação do novo destino nas respectivas fichas.
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.
Rotinas de expedição
Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:
- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas
cores e quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta
imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor
de origem, após a expedição.
- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.
- Separação do original das cópias.
- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes
que lhes deram origem.
SERVIÇOS DE ARQUIVO
Preste atenção a esta situação, bem comum em uma empresa:
- FLÁVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS
DADOS
QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO.
- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ
DEVE
ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR
DE


ARQUIVO?
Como você vê, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do
arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de empréstimo.
E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. Depois de
tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, é arquivada. No arquivo fica
guardada, podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da
instituição.
Vemos, assim, que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o
arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta, sempre que
necessário.
E o que compreende cada uma dessas atividades?
Arquivamento da documentação
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve haver
a preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao
documento no serviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para
arquivá-lo. E como esses documentos são classificados?
Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os
documentos.
Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos
técnicos responsáveis, em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. E
esses métodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de
atividade, escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente
assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos
documentos, por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa.
Empréstimo e consulta de documentos do arquivo
Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer:
- ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO!JÁ FOI PARA O ARQUIVO.
- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.
São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida, onde fica guardado tudo
aquilo que não vamos mais precisar.
Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Desde o
recebimento da documentação até o seu arquivamento, o trabalho arquivístico precisa ser feito
de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação.


Logo, é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso, facilitando o
empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles
precisarem. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança, para que
nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.
Assim, as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores.
- Preencher o formulário de recibo de documentação, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo é muito importante, já que registra a saída do documento, permitindo informar, com
segurança, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para
empréstimo, juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes, em ordem
cronológica, do mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulário de cobrança da documentação, sempre que a pasta emprestada não
for devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra,
embora possamos recomendar um período em torno de dez dias, podendo ser renovado
mediante sua reapresentação ao setor.
- Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava
no lugar da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi
assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Como é afirmamos anteriormente, a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas
arquivar, mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem
solicitadas.
A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras
preocupações que deve ter a secretaria, unia vez que é sua responsabilidade assessorar a
chefia. Para tanto, necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a


que serve, como: tipos físicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de
sigilosidade, volume, assuntos de que tratam etc.
Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com
a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
• Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra
arquivada.
• Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a
um índice e posteriormente no local arquivado.
• Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a
uma tabela.
Como escolher o sistema adequado?
Para acertar, antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. Somente
através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá, pode-se
escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. Por exemplo,
podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em
arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos,
como necessitam de índice para a localização dos documentos, resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as
informações sem a orientação de uma pessoa, mas de uma tabela disposta no arquivo de
forma a auxiliá-los.
Métodos de arquivamento
Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa A
facilidade de guarda e pesquisa. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os
sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos
que a ele se adaptam.
Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os elementos a serem considerados
nos documentos, para efeito de classificação, são:
• Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem).
• Local (de expedição ou recebimento dos documentos).
• Data (de elaboração, validade ou referência dos documentos).
• Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos).
• Número (de ordem, código etc.).


A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo,
respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.
No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são:
• Alfabético.
• Geográfico.
• Numérico (simples, cronológico, decimal...
• Por assuntos.
Método alfabético
Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa,
constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o
elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética.
As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de
alfabetação, separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. O número e o tipo de
guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados.
A confecção do arquivo é simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma
para cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados
cronologicamente.
Além das pastas individuais, utilizam-se também as pastas miscelâneas, para agrupar
correspondentes avulsos. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por
correspondente dentro de cada miscelânea. O correspondente que ultrapassar este número
deve receber pasta individual. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea
deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e, dentro desta, pela ordem cronológica.
O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é
efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu
perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de
determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas, firmas e
instituições no arquivo, solucionando os casos duvidosos. Essas regras têm por finalidade:
• Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critérios que facilitem o
arquivamento e a consulta.
• Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo, evitando entradas múltiplas e a
conseqüente perda de informações.
A - Regras


1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, pri meiramente o
último nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes
iguais, prevalece a ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corrêa, Antônio
Corrêa, João Carlos
Correa, Paulo
2. As partículas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van,
Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como
parte integrante do nome. Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo
3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou não por hífen, não são
separados. Exemplos:
Castelo Branco, Sérgio
Villa-Lobos, Heitor
4. Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior. Exemplos:
Santa Rita, Válter
Santo lnácio, Ana
São Benito, Inácio
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na
ordenação alfabética. Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides


Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem
de elemento de distinção. Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6. Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses
depois do nome e não são considerados na alfabetação.
Exemplos:
Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
Pinto, Antônio Eduardo (Dr.)
7. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome, que corresponde ao da família
do pai. Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, José
8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, Árabes etc. são registrados na ordem em que se
apresentam. Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang
Mao Tsé Tung
9. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra.
Exemplo:
Sant'Ana, Armindo, lê-se e arquiva-se Santana
10. Os sinais gráficos, como crase, til, cedilha etc., não são considerados na alfabetação.
Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanhã, Raul


11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.
Exemplos:
Álvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos Ltda
12. As expressões usadas no comércio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem
ser consideradas na alfabetação. Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Espírita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as
letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Exemplos:
CEEE
UFRGS
14. Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além de seu nome por extenso, também
por uma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há
necessidades de seus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada
como entrada no arquivo. Exemplo:
ADVB... ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil
• Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:
ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil
• Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:
Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB
15. A correspondência recebida de seção, divisão ou departamento de uma empresa ou
instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento, divisão, seção.
Exemplos:

UFRGS - Departamento de Pessoal


UFRGS - Escola de Engenharia
16. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos
Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem
localizadas em uma mesma cidade, são colocados os endereços. Exemplos:
União S.A. - RJ, Rio de Janeiro
União S.A. - RS, Porto Alegre
17. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se
apresentam. Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundação Getúlio Vargas
18. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser
precedidos do nome do país, em língua portuguesa. Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross
19. Nos títulos de congressos, conferências, simpósios etc., os números arábicos, romanos ou
escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada.)Exemplos:
Conferência Latino-americana de Pediatras (II).
Seminário Francês de Patologia (13º).
Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo).
20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem
ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso.
Exemplos:
Ferragem 2 (dois) irmãos
Inseticida mata 7 (sete)
3 (três) M do Brasil
O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente, normalmente, para organizar arquivos
comerciais. Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem
classificados, pode haver dúvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou
pode-se ampliar e modificar as já existentes, para atender a casos específicos, desde que
sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito.


B - Ordenando alfabeticamente
Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois
critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos
são corretos. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento.
A definição de um único critério de alfabetação, com a conseqüente exclusão do outro, é de
fundamental importância para o trabalho de arquivo. São eles:
Letra por letra

Palavra por palavra

Porta

Porta

Porta-algodão

Porta-algodão

Portada

Porta-discos

Porta-discos

Porta-espada

Portador

Portada

Porta-espada

Portador

Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários
do seu arquivo se você misturar os dois critérios!
Método numérico
Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo:
processes, legislação, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organização para o
arquivo é o método numérico.
Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é, indireta, pois há necessidade de se recorrer
a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.
O método numérico pode ser:
A - Simples
Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de
chegada destes ao arquivo, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, pois
teremos um índice para auxiliar na localização.


Este arquivo vai exigir como controles:
• Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura
de duas ou mais pastas para o mesmo correspondente.
• Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome
do correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. O índice é, indispensável,
pois, com o crescimento do arquivo, toma-se impossível localizar os documentos.
Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples, pode-se reaproveitar o
número de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo
correspondente, o que já não deve ocorrer no serviço público, rede bancária, arquivos
hospitalares etc., onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as
operações a serem realizadas, pois nesses casos o número passa a identificar
permanentemente um cliente.
O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos,
sendo utilizado em larga escala na indústria, comércio, escolas, rede bancaria etc.
Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está
matriculado, nos clubes que freqüenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso é método
numérico de arquivaniento!
B - Cronológico
Neste método numera-se o documento, e não a pasta. É o que ocorre nas repartições públicas
- o documento, depois de receber uma capa, onde são colocados o número de protocolo e
outras informações, passa a formar um processo. Este processo será acompanhado durante a
tramitação, por uma ficha numérica (ficha de protocolo), onde será indicada toda a
movimentação do documento dentro da repartição. Paralelamente, são confeccionados índices
alfabéticos para os nomes dos envolvidos, assunto e procedência dos documentos, a fim de
agilizar as buscas.
Método geográfico
Neste método, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou
procedência da informação. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico
depende de uma estrutura geográfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vários países: nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver
documentos procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los
alfabeticamente no arquivo, após a capital. Exemplos:
• ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito


Córdoba
Hotel Las Palmas
Valdez Miranda, Carlos
Corrientes
Del Vale, Luis
Sanches de Vidal, Emílio

• BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Ministério do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, José Olalvo
Cuiabá
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Curitiba
Rosado, José (Dr.)
Transportes Valverde Ltda.
b) Um país: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em
rigorosa ordem alfabética.
c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, também
em ordem alfabética.
d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades
com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.


e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes
dos correspondentes em ordem alfabética.
Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no
arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou
agências em vários Estados, cidades e países, e ainda para firmas que trabalham com
reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.
Método por assuntos
Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento,
pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. Sua aplicação, no entanto,
requer planejamento prévio, além de requisitos como:
• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as
atividades-fins da mesma.
• Análise minuciosa e interpretação da documentação.
Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos.
Cabe a cada instituição, de acordo com suas características individuais, e após estudo
detalhado, elaborar esse plano ou tabela de assuntos.
Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes
procedimentos:
• Agrupar os assuntos principais ou grandes classes.
• Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os
particulares).
• Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a
sinonímia e os termos técnicos).
• Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo.
A - Ordenação dos assuntos de forma alfabética
Unia vez elaborada a tabela de classificação, pode-se organizar um arquivo alfabético de
assuntos de duas maneiras:
a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados,
considerando-se simplesmente a seqüência das letras. Exemplos:
• Artigos para calçados
• Calcados ortopédicos
• Calçados para crianças


• Calçados para homens
• Calçados para senhoras
• Calçados sob medida
• Conserto de calçados
• Fábricas de calçados
• Lojas de calçados
b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de
suas subdivisões, também em rigorosa ordem alfabética. Exemplos:
CALÇADOS
• Artigos
• Consertos
• Fábricas
• Lojas
• Ortopédicos
• Para crianças
• Para homens
• Para senhoras
• Sob medida
B - Ordenação dos assuntos de fornia numérica
Nesta modalidade, além do plano de classificação, deverá ser elaborado um índice alfabético
remissivo, pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida
localização.
a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes, segundo o plano de
classificação, recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as
subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais. Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondência expedida


1.2 Correspondência recebida
1.3 Livros
1.3.1 Sugestões para aquisição
1.3.2 Orçamentos
1.4 Ponto dos funcionários
1.5 Estatísticas
1.5.1 Consultas
1.5.2 Empréstimos
1.5.3 Serviços técnicos
1.6 Relatórios anuais

2. NÚCLEO DE EXTENSÃO
2.1 Cadastro de professores
2.2 Certificados
2.3 Cursos
2.3.1 Atendente de livraria
2.3.2 Atualização para secretárias
2.3.3 Correspondência informatizada
2.3.4 Estenogratia
2.3.5 Técnicas de arquivo
2.4 Material didático
2.5 Propostas in company
2.6 Relatórios anuais


A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. O plano de
classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da
empresa e a expansão das classes de assuntos, a numeração crescera também.
b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado a
bibliotecas. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey). Esta
classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religião
3 - Ciências Sociais
4 - Filologia
5 - Ciências Puras
6 - Ciências Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
9 - História e Geografia.
Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre
do geral para o específico). Tomemos a classe é, de Ciências Aplicadas, como exemplo:
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Ciências e Artes Doméstcas
650 - Serviços gerenciais
660 - Indústrias químicas
670 - Manufaturas
680 - Manufaturas, Miscelânea
690 - Construção


611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Saúde pública
615 - Terapêutica
616 - Clínica médica
617 - Cirurgia
618 - Ginecologia
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratório
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endócrino
616.5 Dermatologia
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9 Doenças diversas

e assim por diante.
Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização
dos itens desejados.
A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. Requer o estudo
detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes
principais de assuntos e suas subdivisões.


RELAÇÕES PÚBLICAS
COMUNICAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS
Não há como negar a importância que a comunicação exerce no desempenho das relações
públicas. Aliás, as relações públicas vão se efetivar de acordo com a maior ou menor
adequação e precisão da comunicação. É sempre bom lembrar o que é necessário para que a
comunicação aconteça:
Emissor

a pessoa que emite a mensagem

Receptor

aquele para quem se dirige a mensagem

Mensagem o que se deseja transmitir
Canal o meio pelo qual se transmite a mensagem
Código

o sistema de sinais convencionais

Feed15ack a resposta dada ao receptor

Vamos ver como funciona a comunicação!
João deseja contar à Lúcia que recebeu uma bolsa de estudos para continuar os estudos da
faculdade. Ele lhe telefona e diz: "Lúcia, acabei de ganhar uma bolsa de estudos!" Ao que ela
responde: Ioão, que bom! Então vamos comemorar!"
Emissor

João

Receptor

Lúcia

Mensagem "Lúcia, acabei de ganhar uma bolsa de estudos!"
Canal o telefone
Código

a linguagem falada, isto é, a língua portuguesa

Feedback

"João, que bom! Então vamos comemorar!"

Barreiras à comunicação
Não é sempre que a intenção de se comunicar é bem-sucedida, pois emissor e receptor podem
acabar não se entendendo de forma satisfatória. São distúrbios e obstáculos que impedem ou
restringem a eficácia da comunicação, ligados ao emissor, ao receptor ou a ambos, a
problemas relacionados ao canal ou ao código de comunicação.


A emoção é um fator que tanto pode facilitar quanto dificultar a comunicação. Se o assunto nos
agrada, gostamos de falar e de ouvir sobre ele. No entanto, se houver bloqueio emocional... O
emissor reage de forma que é dificil tocar no assunto. O receptor, por sua vez, "nem quer ouvir
falar disso". Assim, a transmissão e/ou a recepção da mensagem fica bloqueada.
Lidar com pessoas com a emoção à flor da pele é situação comum para quem trabalha na
recepção de clínicas, hospitais, laboratórios, consultórios, enfim, ambientes em que as
questões relacionadas à doença estão muito presentes. É preciso manter um certo
distanciamento para evitar maiores envolvimentos, a fim de não compartilhar as vivências dos
clientes como se fossem suas.
Também é comum nos locais que já têm fama de mau atendimento, onde as pessoas já
chegam predispostas, com má vontade, agressivas, porque sabem o que vão enfrentar. O
recepcionista deve considerar as más condições dadas pela burocracia da organização, mas
não deve tentar justificar uma conduta profissional má com argumentos tais como "ganho muito
pouco para ficar ouvindo reclamações". Todo e qualquer profissional deve desempenhar suas
funções com eficiência, fazendo o melhor que pode, pois dessa forma não se desvaloriza, nem
perde sua dignidade.
Você já deve ter vivido, ou mesmo presenciado situações, em que uma pessoa, ao relatar
algum acontecimento, omite ou distorce propositalmente informações. E claro que não cabe a
voce, recepcionista, desmentir o que lhe foi dito. É seu dever, contudo, buscar as informações
corretas, procurando, de forma delicada, fazer com que o cliente corrija o dado incorreto,
através de um questionamento objetivo e direto.
Veja um exemplo:
Um cliente chega atrasado ao dentista e, depois de cinco minutos de espera, diz que tinha hora
marcada e que está esperando há mais de meia hora. Afirma também que outros já foram
atendidos à sua frente.
Você, ao perceber sua intenção, deve pedir-lhe para confirmar o horário marcado, alertando-c,
educadamente sobre o atraso e mostrando-lhe que as marcações da agenda estão sendo
seguidas rigidamente. Pode também sugerir-lhe a marcação de uma nova consulta. Apresente
soluções possíveis, agindo com objetividade.
Uma pessoa de posição hierárquica superior pode achar que não precisa se comunicar ou
responder a subordinados. Tal atitude corta a possibilidade de diálogo. O emissor pode perder
ou distorcer o conteúdo da mensagem quando reage defensivamente (ou com hostilidade ou
com medo de "falar bobagens") diante de alguém que ocupa cargo ou posto de chefia.
Aja sempre com naturalidade. Nenhuma hierarquia deve dar motivos que prejudiquem o
relacionamento interpessoal.
Situações de tensão ou euforia, de cansaço físico ou mental, prejudicam a emissão ou a
recepção de uma mensagem. Não é dificil perceber que em determinados horários do dia há
uma considerável baixa de produtividade depois de uma longa jornada de trabalho em contato
direto com o público.


Quando se aproxima a hora de seu almoço, ou mesmo o final do expediente, é natural se
impacientar. É bom evitar muitas horas sem se alimentar ou ingerir líquidos. Você pode
aproveitar os momentos em que estiver desocupado e só, para comer, beber ou ir ao toalete.
Caso isso seja impossível, faça breves intervalos a fim de atender às suas necessidades
básicas.
É importante lembrar que os períodos de lazer e férias são fundamentais para a sua saúde
fisica e mental, acarretando melhor qualidade em seu trabalho. Quando o emissor e/ou o
receptor vêm de uma experiência de enfrentamento, pode haver distorção na comunicação. É
sempre desaconselhável a opinião preconcebida. Evite ambientes hostis e não deixe que as
generalizações o impeçam de ver a particularidade de cada situação. Sabendo da intenção
agressiva do outro, evite o confronto. Lembre-se do dito popular: "Quando um não quer, dois
não brigam."
E quando você for emissor?
Se você for procurado para fornecer alguma informação técnica, evite abusar de termos muito
específicos de sua área de atuação. Esse tipo de linguagem pode acabar afastando o cliente
porque lhe dá a impressão de que está sendo "enganado", o que pode afetar a credibilidade da
instituição para a qual você trabalha.
Alguma vez você, ao pedir uma informação, sentiu que estava sendo "enrolado", que a pessoa
não sabia informar o que você queria saber? É uma sensação muito desagradável, não é
mesmo?
Muitas vezes, por não usar as palavras adequadas, ou por não saber como transmitir sua idéia,
o emissor não consegue transmitir a mensagem. Essa dificuldade pode ser resultado de
diferenças culturais - é o caso de uma pessoa que se expressa muito bem em seu grupo, com
pessoas com quem está acostumada, mas que encontra problemas em fazê-lo em outro grupo.
Veja esta situação:
A recepcionista de um posto de saúde que presta atendimento a pessoas de baixa renda
precisa comunicar a um cliente que, apesar da consulta marcada, o médico não poderá
atendê-lo por conta de uma emergência.
- Meu senhor, infelizmente, por motivo que foge à nossa determinação, o doutor incumbido de
atendê-lo não poderá comparecer, devido a uma urgência que restringe seu deslocamento a
este centro médico.
Você deve ter percebido que, embora correta, a mensagem não foi transmitida, pois a
linguagem usada pela recepcionista está inadequada. Em primeiro lugar, deve-se falar de
forma mais simples, isto é, usando-se palavras que façam parte do vocabulário dos clientes.
Por outro lado, deixou de apresentar ao cliente uma alternativa para futura consulta,
dificultando a sua volta ao posto de saúde.
Seria bem mais simples, por exemplo, que dissesse assim:


- Seu Augusto, houve uma emergência e o dr. João não poderá atendê-lo. O senhor quer
marcar nova consulta? Qual a sua preferencia de dia e horário?
Bem mais direto, claro e eficaz, você concorda?
Devemos evitar o uso de códigos impróprios, o que geralmente acontece quando usamos
gírias ou linguagem muito específica de uma determinada área. Alguns grupos criam um
código muito particular de comunicação, até mesmo para impedir que outras pessoas possam
entender suas conversas. Você já tentou acompanhar uma conversa entre médicos, por
exemplo? É quase impossível, não é mesmo? Isso acontece principalmente por causa do uso
de nomes científicos familiares a eles, mas não a você.
Em uma empresa que tenha uma área de atuação muito específica, é comum acontecer de
seus funcionários usarem expressões que as outras pessoas desconheçam. Isso é tão comum
de acontecer que já se tornou até tema de brincadeiras.
Sempre que possível, você deverá checar o nível de linguagem de seu interlocutor e tentar
adequar a linguagem à sua capacidade de compreensão. É preciso que haja alguma
identidade de repertório entre vocês, ou seja, que ambos reconheçam o sentido das palavras
usadas na comunicação.
Veja, por exemplo, o caso de um comprador de um imóvel que, ao ler o contrato, hesita diante
do termo "inadimplência". O vendedor, ao notara expressão de dúvida, imediatamente
explica-lhe que essa palavra significa "descumprimento de qualquer das cláusulas contratuais".
Agindo assim, ele procura ultrapassar uma barreira de comunicação, oferecendo ao comprador
a explicação do termo e, além disso, demonstrando sua disposição de não enganá-lo.
Quanto às gírias, que nem sempre são compreendidas por todos e há mesmo pessoas que as
rejeitam, um recepcionista, porque lida com um público muito diversificado, deve evitá-las.
E quando a timidez atrapalha a comunicação? A vergonha, o receio de falar "bobagem", o
medo de falar errado e de não ser aceito, impedem não só a comunicação, mas também o
relacionamento interpessoal. Pessoas que não dizem o que sentem e pensam não se
relacionam de uma forma produtiva com as outras pessoas.
Vamos imaginar a seguinte situação:
Joana está em uma reunião com a diretora da biblioteca onde trabalha como recepcionista.
Após ter explicado as novas tarefas de Joana, a diretora pergunta-lhe se está tudo entendido e
se está de acordo.
Joana responde que sim. Isso, porém, não é verdade, pois discorda de alguns pontos, mas a
timidez a impede de expressar sua opinião. É fácil concluir que o silêncio provocado pela
timidez atinge tanto Joana quanto a diretora. Se a recepcionista tivesse exteriorizado sua
opinião, provavelmente contribuiria com novas idéias, demonstrando sua capacidade de
análise e interesse pela qualidade de serviços prestados pela biblioteca.
A capacidade de trocar idéias com outras pessoas só ajuda a melhorar. No ambiente de
trabalho, passe sua mensagem da forma mais simples que puder, tenha segurança sobre o


que está falando, verifique se todos entenderam o que foi dito e se coloque à disposi ção para
ajudar em qualquer dúvida que tenham.
Quando o emissor se utiliza de palavras que podem ter diferentes interpretações, ou quando o
receptor atribui outro sentido ao que foi dito, o duplo sentido impede a compreensão exata da
mensagem.
Quando uma pessoa inicia a conversa a partir do que supõe que a outra pessoa pensa,
conhece ou sabe, omitindo quaisquer esclarecimentos, a comunicação corre risco. Nunca tente
imaginar o que o outro sabe ou pensa. Mesmo que a outra pessoa já domine o assunto, fale
tudo o que precisa ser informado, pois reforçar um determinado tema trará mais segurança
para voce e para o seu ouvinte.
E você no papel de receptor?
É importante que você demonstre sempre disponíbilidade para ouvir os outros. Alguém que
ouve mas que não demonstra qualquer reação pode dar ao outro a impressão de que nada do
que diz está sendo consíderado e, por isso, deve parar de falar
Ouvir as pessoas é uma questão de respeito. Às vezes ficamos tão envolvidos com nossa
atividade de trabalho que não entendemos o que o outro está querendo dizer. Nesses
momentos, é necessário parar, criar um distanciamento e se "ligar" para ouvir a opinião de
outras pessoas.
Tirar conclusões precoces por achar que já sabe de antemão o que o outro tem a dizer ("Ele
bate sempre na mesma tecla.") é um vício que impede o diálogo. É melhor buscar outras
informações para ter uma opinião sobre um determinado assunto.
O receptor pode perder parte da mensagem ou toda ela, se não conseguir se concentrar no
que o outro diz. Estar atento ao trabalho é fundamental, pois a falta de atenção pode trazer
problemas. No entanto, você, por estar distraído, pode não entender uma pergunta e, por isso,
não responder como deveria.
É comum que as pessoas, ao procurarem a recepção, estejam apressadas, ansiosas e não
compreendam que você esteja atendendo várias pessoas ao mesmo tempo. Procure
demonstrar tranqüilidade, tratando-as com delicadeza, atenção e interesse em resolver todos
os problemas.
Como as experiências anteriores de cada pessoa podem predispô-Ias a filtrar ou a distorcer a
mensagem, nunca deixe que o seu conhecimento ou sua opinião o impeçam de ouvir e
aprender. Às vezes uma pessoa, que aparentemente sabe menos que você, consegue
entender melhor e mais rápido uma determinada situação. Isto não significa que saiba mais,
mas que, naquele momento, entendeu melhor a situação. Só isso.
Na ansiedade de nos fazer ouvir, às vezes, atropelamos a fala das pessoas, adiantando
nossas opiniões. Isso acaba por impedir que ouçamos o outro. Saber ouvir é fundamental para
o seu trabalho. Através das informações recebidas, você poderá agir de forma mais clara e
precisa.


"Por que será que ele fez isso? O que será que está querendo? Por que tinha de dizer aquilo?"
Observações como essas, e mais as tentativas de 1er nas entrelinhas", podem dar sentido,
ajudar no entendimento das palavras e do comportamento das outras pessoas. É preciso,
contudo, cuidado de não se atribuir propósitos falsos ao que o outro diz. É perigoso tentar
descobrir o que "está por trás", porque se estabelece um contato superficial e de pouca
confiança. Não cabe a você desvendar intenções. Ter uma relação de confiança com o seu
interlocutor é importante.
Portanto, quando você tiver alguma dúvida, em vez de ficar imaginando o que pode estar
acontecendo, procure esclarecimentos com as pessoas certas.

Aberturas à comunicação
Para que haja uma perfeita e eficiente realização do processo de comunicação, pressupõe-se
que todos os seus elementos estejam em perfeita integração e harmonia. O objeto da mensagem, o meio pelo qual ela é transmitida e o próprio código utilizado devem ser comuns ao
emissor e ao receptor, isto é, a você e à pessoa a quem você se dirige. Você deve tratar a
mensagem do modo mais cuidadoso possível, para que não surjam obstáculos à comunicação.
Para evitar essas dificuldades, é preciso que você leve em consideração alguns pontos básicos
sobre o que deve ou não fazer.
Uma relação de mútua confiança permite a eliminação ou a neutralização de possíveis
interferências no processo de comunicação. Escute atenta e ativamente o outro, demonstrando
interesse na mensagem de seu interlocutor.
Para conseguir esse bom relacionamento, destacamos aqui pontos que você pode observar.
Esses procedimentos podem ajudá-lo a expressar melhor sua atenção.
Embora seja muito comum em situações de bate-papo, a repetição de expressões como
"sabe", "entendeu", "olha só", "tá", "né", não contribui para a eficiência da comunicação e pode
acabar se tornando vício de linguagem, que em nada auxilia na transmissão do que se quer
dizer. Se essas expressões têm a função de chamar a atenção do ouvinte, seu uso excessivo
só prejudica a transmissão da mensagem:
"Olha só: o gerente dessa seção, sabe, está em reunião, entendeu?"
Se excluirmos essas expressões, o conteúdo da mensagem não se altera, e a frase fica mais
concisa:
"O gerente dessa seção está em reunião."
Evite, também, palavras ou frases ambíguas, ou seja, que podem ser entendidas de maneiras
diferentes. Observe a frase:
João viu a explosão do carro."


Não é possível saber se João estava no carro e viu alguma explosão ou se João viu um carro
explodir. A ambigüidade, duplo sentido, prejudica a comunicação entre as pessoas. Ela é
especialmente perigosa em um texto escrito, já que não possui os recursos não -verbais da
situação de fala.
Tome muito cuidado, também, para não pronunciar palavras de maneilra errada. Há algumas
expressões que são habitualmente pronunciadas de forma incorreta, mas você deve evitar
isso.
Para ficarmos restritos a um exemplo da área administrativa, basta lembrar o caso de "rubrica".
Embora muitas pessoas pronunciem-na como i& rubrica", com acento tônico na primeira sílaba,
a pronúncia correta é "rubrica", com acento tônico na segunda sílaba. Se você ficarem dúvida
sobre a pronúncia de alguma palavra, procure um bom dicionário ou mesmo uma gramática da
língua portuguesa. Lá a pronúncia correta das palavras está indicada.
Por mais incrível que lhe possa parecer, até ojeito de sua postura corporal influencia na sua
boa comunicação. Quem gosta de falar com uma pessoa sentada, largadona? Ninguém, não é
verdade? Então, evite cruzar os braços, tamborilar com os dedos sobre a mesa, mastigar a
ponta da caneta e consultar as horas durante a conversa.
Mantenha-se tranqüilo e atento enquanto estiver falando com seu interlocutor. As atitudes
apontadas são, em geral, indicativas de impaciência e o interlocutor pode ter a impressão de
que você deseja se livrar dele. Mostre sempre uma atitude calma e receptiva.
Sua expressão facial deve revelar também disposição para o diálogo e a sinceridade de suas
palavras, expondo as suas reações à fala da outra pessoa.
Quando se conversa pessoalmente com alguém, além da linguagem verbal, é possível
observar os gestos, as expressões faciais e corporais, enfim, dispõe-se de muitos recursos
para compreender e ser compreendido pelo outro. Esses recursos são tão fundamentais que
podem ser determinantes para a interpretação do que é dito. Muitas vezes sabemos que um
olhar, um gesto de mão, ganham muito mais significado do que as palavras enunciadas. Nada
de cara feia. Todos gostamos de falar com pessoas que nos olham diretamente, sem fugir do
olhar de seu interlocutor e sem demonstrar desconfiança.
Demonstre sempre que está acompanhando o que a outra pessoa diz, com palavras ou
atitudes. Não abuse, porém, de sons de concordância, como os famosos "hã-hã". Evite
também os excessivos acenos de cabeça na demonstração de sua aceitação da mensagem da
outra pessoa. Formule bem suas perguntas, de modo a proporcionar, sempre que possível,
algum tipo de resposta ao emissor. Evite as perguntas fechadas, que geram respostas
monossilábicas, do tipo "sim", "não" ou "talvez".
Amenize as perguntas diretas com expressões do tipo "quem sabe", "se possível", "talvez".
Isso fará o interlocutor sentir-se mais à vontade para expressar suas opiniões e idéias. Não
coloque questões excessivamente agressivas, desafiantes ou avaliativas, para não criar uma
situação de tensão entre vocês, pois é muito comum que as pessoas reajam criando barreiras
à comunicação, numa postura defensiva. Se possível, prefira perguntas que comecem com o
que, como, onde, quando. Isso esclarece o tipo de resposta esperada. Estruturando assim as
suas questões, você receberá respostas mais precisas e objetivas.


Não exagere na quantidade de perguntas, para não parecer que o está submetendo a um
interrogatório. Pergunte-lhe apenas o essencial. Nada de criar tensões, avalie se está
entendendo claramente o que ele lhe diz, e só então faça novas perguntas.
Depois de fazer uma pergunta, é importante que você aguarde a resposta, pois muitas vezes é
necessário um tempo para pensar antes de responder. Não demonstre impaciência: aquilo que
é óbvio para você pode não ser tão evidente para todos. Procure expressar suas divergências
de modo respeitoso e delicado, sem interromper a fala da outra pessoa. É melhor esperar que
termine o enunciado para então você expressar com tranqüilidade suas divergências. Contradizer desnecessariamente o que a outra pessoa está dizendo torna o diálogo improdutivo.
Mesmo que haja diferenças entre emissor e receptor, é essencial que um objetivo comum seja
estabelecido, numa demonstração de respeito e aceitação. Para tanto, abstenha-se de fazer
julgamentos, admita que outra pessoa tenha crenças, idéias e valores diferentes dos seus. A
pluralidade de opiniões é um fator positivo e não deve ser motivo de discussões inúteis.
Discriminar é um comportamento negativo que só traz prejuízo ao convívio social.
Tente estabelecer uma relação de empatia com o interlocutor, respeitando seu ponto de vista e
levando em conta seus valores, colocando-se no lugar dele. Isso contribuirá muito para que a
outra pessoa sinta-se à vontade para expressar suas opiniões.

Comunicação telefônica
A necessidade de comunicação rápida e eficiente fez com que o telefone se tornasse um dos
meios de comunicação mais utilizados hoje em dia. No cotidiano de um serviço de recepção,
seja na empresa, no escritório ou em qualquer outra instituição, é comum atender a pedidos de
informações telefônicas, anotar recados e registrar chamadas.
Evite que o telefone toque mais que três vezes, pois o cliente que está do outro lado da linha
pode ficar impaciente com a demora. Caso precise fazer o cliente esperar, diga o nome da
empresa, cumprimente-o e lhe explique que no momento a linha está ocupada ou que a
pessoa não poderá atender. É desagradável ficar esperando na linha ouvindo "musiquinha"
sem saber por quanto tempo.
Não é muito difícil perceber a importância de se segurar bem o fone. Em geral a distância de
dois a quatro centímetros dos lábios é a indicada para uma boa transmissão. A proximidade ex cessiva pode causar vibrações. Por outro lado, afastar demais o fone pode tornar a voz fraca e
distante. Aliás, você deve estar atento à sua acuidade auditiva. Se você não estiver escutando
bem, poderá transmitir recados errados ou fazer confusão nas chamadas telefônicas.
Você sabe como é desagradável conversar com alguém que grita ao telefone. Com certeza, já
passou pela experiência de ter de afastar o fone do ouvido por não agüentar o volume da voz
do outro. Se a ligação não estiver boa e apresentar ruídos, é preferível tentar uma outra
ligação.
É comum associar-se o fato de ser uma ligação de lugar distante com a necessidade de se
falar mais alto. Você sabe que não há a menor lógica nisso, pois, com freqüência, uma ligação
local é mais precária que uma interurbana ou internacional.


Não caia, contudo, no outro extremo. Falar baixo demais pode ser tão ou mais prejudicial à
comunicação. Se você também notar que seu interlocutor está falando muito baixinho, peça-lhe
de ma neira delicada que aumente um pouco o volume de voz.
Mais, importante do que se ter uma voz bonita, é saber empregá-Ia bem. E usar o ritmo
adequado, a modulação expressiva. Fala claramente, pronunciando bem as palavras, nem
muito rápido, nery excessivamente devagar, é sempre conveniente. Uma voz que segue o
ritmo pedido pela comunicação é muito bem-vinda.
Ao telefone, a voz torna-se nosso cartão de apresentação, por tanto, nada melhor do que uma
voz clara, um tom agradável. Sabemos que cada pessoa tem seu estilo próprio de se
expressar, portanto, não existem regras de uma forma ideal de comunicação telefônica. É
necessário, contudo, reafirmar que a clareza da linguagem, sua objetividade e concisão são
fundamentais para uma comunicação mais eficiente. Quase sempre a linguagem rebuscada
afetada, o uso indiscriminado de termos eruditos ou pouco comum acabam por prejudicar a
comunicação.
No entanto é preciso que não se confunda objetividade, linguagem simples, com expressões
vulgares, gírias, palavras que demonstrem excessivo grau de intimidade.
Quanto às palavras estrangeiras, se você não souber a pronúncia correta, busque auxílio em
dicionários ou com pessoas que dominem essa língua estrangeira. No caso de não entender
alguma palavra, não tenha constrangimento em pedir para repetir, se senti que sua
compreensão é importante para a comunicação.

Listas telefônicas
A organização das listas telefônicas brasileiras segue a um padrão nacional. Assim, onde quer
que você more ou esteja, saberá consultar as listas telefônicas locais. Existem várias listas,
mas as mais usadas são as de Assinantes, Endereços e Páginas Amarelas. É necessário,
contudo, que você saiba tirar o máximo proveito delas, utilizando-as devidamente, pois elas
contêm informações que certamente agilizarão seu trabalho.
Das listas de assinantes, constam os nomes dos assinantes de uma ou várias cidades
circunvizinhas.
Há cidades com população muito grande, onde essas listas são apresentadas por regiões ou
bairros. Caso você necessite consultar uma lista diferente daquela que cobre sua área, disque
para a companhia de sua cidade e solicite o número desejado.
Nas listas os nomes dos assinantes aparecem por ordem alfabética. Você deve, portanto,
procurar pelo último sobrenome simples ou composto.
Exemplo: Pedro Camargo Santos
Você deve procurar: Santos, Pedro C. Antônio Gonçalves Júnior


Procure: Gonçalves Jr., Antônio

Há casos, entretanto, em que o sobrenome que consta da lista não é o último e sim aquele
pelo qual a pessoa é comumente conhecida.
Exemplo: Maria Vieira Botelho
Você pode também procurar: Vieira Botelho, Maria
Em muitas ocasiões, você terá necessidade de procurar nomes de firmas, empresas. Nesses
casos, comumente se procura pelo nome por extenso, entretanto, há casos em que da lista
constam simplesmente as siglas.
Exemplo: Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial - SENAC
Procure: SENAC - Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial
Da lista de endereços, fazem parte todos os logradouros (ruas, avenidas, praças, travessas
etc.) da cidade. Esses endereços também obedecem à ordem alfabética.
Exemplo: Travessa Siqueira Campos
Procure: Siqueira Campos, tv.
Em casos de nomes de ruas que incluam títulos, exclua o t e procure pelo primeiro nome:
Exemplo: Avenida Marechal Deodoro da Fonseca

Procure: Deodoro da Fonseca, Mal., av.
Você deve consultar as listas páginas amarelas por categorias de atividades. Se você precisa
consultar as lojas que vendem móveis, por exemplo, deve procurar, primeiramente, por móveis,
embora tenha também a opção de buscar, por subtítulos, mais especificamente: móveis de
escritório, dormitórios, estofados etc.
Códigos e serviços prestados
Além de conhecer e bem utilizar as listas, é interessante que você saiba que as empresas
telefônicas prestam outros serviços.
Devido à freqüência com que você deverá consultar a relação de códigos e serviços oferecidos
pelas companhias telefônicas, julgamos importante que você liste alguns de maior utilidade.
Em anexo, fornecemos uma lista com esses telefones para que você a tenha sempre à mão.


Atendimento em locais específicos
É sempre importante, antes de começar a trabalhar em uma instituição, conhecer sua área de
atuação. Isso porque há algumas especificidades no trabalho prestado por um recepcionista
em certos tipos de empresa.
O trabalho de recepção em um hospital envolve, sobretudo, um grande respeito pela situação
de tensão em que se encontram as pessoas que por lá transitam. Mesmo no caso das
maternidades, onde geralmente predomina a circulação de pessoas alegres, algumas
costumam estar sob tensão. É preciso, por isso, prestar serviço de forma que o cliente sinta-se
à vontade para expor suas necessidades e perceba que você, de fato, está empenhado em
resolver seus problemas.
Esteja preparado, portanto, para reações mais emocionais, como expressões de tristeza, raiva,
indignação. Quando presenciar alguma situação assim, procure agir com calma, delicadeza e
profissional ismo, de modo a transmitir tranqüilidade e solidariedade ao cliente.
Na maior parte das vezes, uma pessoa que se dirige à recepção de um hospital está nervosa,
chateada, sob tensão. O tratamento dado ao cliente, além de atencioso, deve refletir interesse
e delicadeza. A imagem que a instituição passa para quem está sen do atendido deve ser de
confiança e credibilidade. Mas também existem as manifestações de alegria que, por vezes,
são exageradas e até mesmo barulhentas. Sem ser ranzinza, ou antipático, mostre ao cliente
que hospital é lugar de silêncio.
A preocupação com a aparência do recepcionista é um aspecto que, como sabemos, não se
limita apenas aos hospitais. Os cuidados com os aspectos de higiene pessoal - unhas cortadas
e limpas, cabelos penteados - sempre estão presentes. O uso de perfume, tão agradável em
muitos ambientes, deve ser cauteloso. Como quase tudo, em excesso, pode causar
transtornos, ainda mais em se tratando de um hospital.
Caso seja necessário que um cliente aguarde na sala de espera, demonstre periodicamente
que não se esqueceu dele e que está providenciando seu atendimento. É preciso que você se
lembre de que, em situações de tensão, é mais difícil controlar a ansi edade e o tempo parece
não passar. Uma de suas tarefas, portanto, será a de tranqüilizar os clientes na sala de espera.
Você sabe como são comuns os comentários a respeito de longas horas passadas em salas de
espera. Não ficamos sempre com uma sensação de tempo perdido e uma imagem muito ruim
dos profissionais que nos fizeram esperar?
Note a diferença nessas situações de atendimento em hospitais:
Hospital São Tomé
O Hospital São Tomé, preocupado com a melhoria da qualidade, reforçou o atendimento
oferecido aos seus clientes. A excelência de seu atendimento começa na recepção. Ao se
dirigir à recepcionista, o cliente já pode observar que ela está uniformizada, o que
facilita a
identificação dos funcionários e a padronização dos mesmos.
Nélson tinha uma consulta marcada nesse hospital. Ao se dirigir à recepcionista, informou-se
sobre sua consulta. A recepcionista foi confirmar no computador, dia e horário previamente


marcados. Após a verificação, pediu que aguardasse um pouco, pois o médico a quem
consultaria encontrava-se no centro cirúrgico, mas logo viria atendê-lo. A recepcionista
ofereceu algumas revistas ao paciente, propondo-lhe que aguardasse seu chamado
confortavelmente sentado.
Alguns minutos depois, a recepcionista telefonou para o centro cirúrgico, informando o médico
de que Nélson ainda o aguardava. O médico pediu-lhe que em cinco minutos o encaminhasse
ao seu consultório. Ela se dirigiu a Nélson, informando-o de que seria atendido em cinco
minutos. Decorrido o tempo previsto, ela o encaminhou ao consultório do médico.
Nélson ficou muito satisfeito e bem impressionado com o excelente atendimento recebido,
superando em muito suas expectativas.

NOÇÕES DE
ADMINISTRAÇÃO
FINANCEIRA
Lidar com finanças e construir patrimônio são duas ações que acompanham o homem há
muitos séculos. Não precisamos, no entanto, analisar profundamente a história. Basta nos
atermos ao nosso dia-a-dia e observar como estamos freqüentemente usando esses conceitos.
A partir daí, torna-se fácil transpô-los para a realidade das empresas, aplicando-os em nosso
trabalho.

FINANÇAS
Para compreender o conceito de finanças, vamos imaginar a seguinte situação.
Antônio recebeu hoje o salário do mês. Observe como ele o administra. Primeiro, Antônio
separa uma parte do dinheiro para o pagamento das contas de luz, gás, telefone, condomínio e
também do aluguel. Outra parte é destinada aos gastos com transporte, alimentação e
eventuais despesas médicas. O que sobra, Antônio deposita no banco. Assim ele pretende
juntar o dinheiro suficiente para poder comprar o tão sonhado videocassete.
De acordo com a situação vivida por Antônio, podemos concluir que todos nós somos
administradores financeiros de nosso dinheiro, ou seja, todos nós lidamos com finanças.
E isso acontece quando fazemos nosso planejamento financeiro doméstico; quando
levantamos nossos fundos de reserva, verificando onde e quanto do dinheiro de que dispomos
será guardado; quando empregamos e distribuímos nosso dinheiro; quando confrontamos
nossos planos originais com o que efetivamente pode ser realizado.
Logo, pode-se entender por finanças a guarda, a aplicação e a distribuição de recursos
financeiros.


É dessa forma que podemos entender as finanças de uma empresa.
As finanças de uma empresa representam a administração de seus recursos, desde a
aquisição até a distribuição eficiente.

PATRIMÔNIO
Sabemos que, no início da civilização, o homem habitava cavernas e buscava os frutos
silvestres e a água para saciar sua fome e sua sede.
Com o tempo, passou a guardar frutos e a água dentro da caverna, para poder utilizá-la de
acordo com suas necessidades de consumo. Nascia aí o conceito primitivo de patrimônio.
Eram patrimônio também todos os bens e mercadorias obtidos através do comércio.
BEM = aqui é entendido como tudo aquilo que a pessoa possui, seja para uso, troca ou
consumo.
Nesse contexto histórico, o comércio se baseava apenas na simples troca de mercadorias.
Logo, todo o excedente da produção era diretamente trocado por outros produtos com a única
finalidade de manter a substância do grupo.
Com a invenção da moeda como forma de aquisição de mercadorias, as sociedades passaram
a buscar o acúmulo de bens visando à geração de riquezas. Ampliava-se assim o conceito de
patrimônio, que já não existia mais, somente, com a finalidade de manter a subsistência do
homem, mas, sim, com finalidade econômica.
Com o acúmulo de riquezas, as sociedades passaram a criar reservas de recursos suficientes
para negociá-los com terceiros, através de empréstimos. Assim nasciam os conceitos de
direitos e obrigações.
DIREITOS = são todos os valores que alguém tem a receber de terceiros.
OBRIGAÇÕES = são todos os valores que alguém tem a pagar.
Hoje o patrimônio constitui um conjunto de bens, direitos e obrigações de uma pessoa, que
poder ser física (o indivíduo) ou jurídica (a empresa).

EXERCÍCIO
Na relação de itens a seguir, coloque, dentro dos parênteses, B para os bens, D para os
direitos e O para as obrigações:


Apartamento

(

)

Dinheiro

(

)

Promissórias a pagar

(

)

Automóveis

(

)

Duplicatas a receber

(

)

Impostos a pagar

(

)

Lucros a distribuir

(

)

Dividendos a pagar

(

)

Terras

(

)

Máquinas

(

)

Contas a receber

(

)

Salários a pagar

(

)

Jóias

(

)

Prestações a receber

(

)

Caminhões

(

)

Respostas: B,D,O,B,D,O,O,O,B,B,D,O,B,D,B

Após a compreensão dos conceitos de finanças e patrimônio, pré-requisitos para o
desenvolvimento de seu estudo sobre administração financeira, vamos dar um segundo passo,
buscando agora conhecer os objetivos e as funções da administração financeira dentro de uma
empresa.

O OBJETIVO
Ao iniciar suas atividades, toda empresa tem a administração voltada para a realização de seus
objetivos.


Nos dias de hoje, principalmente devido às mudanças no perfil do público consumidor e na
própria estrutura empresarial, as empresas destacam entre seus maiores objetivos a qualidade
nos produtos e serviços oferecidos e a produtividade do trabalhador.
Para garantir a consecução dos objetivos mais gerais de uma empresa, todos os setores que a
constituem precisam responder eficientemente aos seus objetivos específicos. No caso da
administração financeira, seu papel é o de garantir à empresa a obtenção de lucros.
É importante não esquecermos que a realização dos objetivos da administração das empresas
deve responder a alguns princípios, como o cumprimento de suas obrigações sociais:
pagamento de impostos, atendimento às exigências da legislação do país e controle das
agressões que sua produção e atividades possam fazer ao meio ambiente.

Aumentando o patrimônio da empresa
Para aumentar o valor do patrimônio de uma empresa a administração financeira precisa ter
em mente alguns aspectos, como as perspectivas de investimento a longo prazo, a destinação
do lucro em exercício, a consideração do risco assumido e o aumento ou a manutenção do
valor de mercado da empresa.
O investimento a longo prazo
Chamamos de investimento todos os gastos que uma empresa faz para melhorar a qualidade
de seus serviços. Para garantir a manutenção das atividades e a consecução dos lucros, toda
empresa realiza investimentos, que podem ser de curto ou de longo prazo.
Como toda empresa é constituída com a perspectiva da evolução dos lucros e da manutenção
de suas atividades por tempo indeterminado, a administração financeira precisa considerar,
sempre, a importância do investimento a longo prazo. Ao planejar esses investimentos, muitas
vezes a administração financeira pode até sacrificar um lucro imediato com o objetivo de
conseguir maiores benefícios futuros para a empresa.
Todo investimento a longo prazo precisa de um acompanhamento e de uma avaliação sobre as
tendências e o desenvolvimento do mercado. Ao mesmo tempo, a empresa que realiza
investimentos em tecnologia, novos produtos e treinamento de pessoal estará mais bem
preparada para assimilar e se adaptar às mudanças, seja nos processos de trabalho, seja
atendendo às novas exigências do mercado.
Destinação do lucro
0 lucro apurado no final de um período contábil pode ter várias destinações, como criação de
reservas (que não são distribuídas aos acionistas); bonificações (distribuídas aos acionistas em
forma de novas ações) ou dividendos (distribuídos aos acionistas em forma de dinheiro).


Ao estabelecer uma política de dividendos, cabe à administração financeira questionar quanto
do lucro deve ser distribuído aos acionistas e quanto deve ser retido para financiar a expansão
dos negócios.
O risco
A administração financeira precisa sempre considerar os riscos a serem assumidos. 0
investidor só considera satisfatório deixar de receber os lucros de uma aplicação, no prazo
combinado, caso haja possibilidade de recebê-los com rendimentos maiores no futuro. 0
retorno deve ser compatível com o risco assumido.
* valor de mercado
* capacidade de uma empresa gerar lucros, seu conceito junto aos credores, assim como sua
tecnologia e sua competência gerencial são fatores que podem manter ou aumentar o valor da
empresa no mercado.
Logo, nenhum desses fatores pode deixar de ser considerado nas pesquisas e nos projetos de
investimento da administração financeira.
AS FUNÇÕES
Vamos analisar a seguinte situação, vivida pela empresa Delta: ela apresenta saldo de caixa
inativo, excesso de estoque e três máquinas paralisadas à espera de reposição de peças.
Na sua opinião, o administrador financeiro da empresa Delta está cumprindo suas funções de
forma eficiente?
Mesmo sem sabermos quais são as funções de um administrador financeiro, percebemos que
em nenhuma empresa pode ocorrer uma situação semelhante à da empresa Delta.
Para que a administração financeira atinja seus objetivos ela deve executar suas funções
essenciais, que são planejamento financeiro, aquisição, otimização e distribuição dos recursos,
além do controle financeiro.

Planejamento financeiro
É comum usarmos o verbo planejar para expressar aquilo que estamos pensando em realizar.
Veja só: Luiza está planejando viajar.
Luiza também planejou a compra de seu apartamento, mas foi obrigada a mudar os planos.
Frases como essas são usuais porque tudo na vida merece um planejamento, seja ele simples,
seja complexo.


Mas por que sentimos essa necessidade? Porque precisamos definir antecipadamente o que
desejamos alcançar, como e quando será feito e por quanto e por quem será feito.
Na administração financeira, o planejamento visa a estabelecer a quantidade de recursos que
serão investidos em novos mercados e quanto será destinado ao reaparelhamento de
máquinas, veículos, móveis, equipamentos, etc.

Aquisição de recursos
Os recursos de uma empresa podem ser obtidos internamente, por meio das próprias
operações da firma (venda de suas mercadorias ou serviços), ou externamente (empréstimos
bancários, créditos concedidos pelo governo, etc.), através de negociações de financiamento.
Cabe à administração financeira decidir qual é a forma de captação mais adequada às
operações normais, rotineiras e aos novos projetos a serem implantados na empresa.
Os recursos podem ser utilizados para adquirir maiores estoques, financiar um volume maior
de vendas a crédito, comprar ativos imobilizados (automóveis, terrenos, jóias, etc.) e aumentar
o saldo de caixa para transações ou mesmo por precaução.

Otimização dos recursos
Toda empresa, desde o momento em que inicia suas operações e começa a funcionar, realiza
gastos. Os gastos de uma empresa são as despesas, os custos ou mesmo os investimentos
feitos para a produção de bens e serviços.

DESPESAS
são os gastos que decorrem das atividades operacionais.

CUSTOS
são os gastos atribuídos à fabricação dos produtos ou à realização dos serviços.

INVESTIMENTOS
como você já viu, são os gastos efetuados para manter as atividades e permitir a obtenção dos
lucros.


Otimizar os recursos de uma empresa significa exatamente aplicá-los com eficácia, procurando
um adequado equilíbrio orçamentário entre as despesas, os custos e os investimentos.
Por exemplo, no momento em que uma empresa é criada, surgem os gastos iniciais com a
legalização. A partir daí, toma-se necessário contratar um contador ou um técnico em
contabilidade para orientar os procedimentos de abertura da empresa, registrar o contrato
social e cadastrar a empresa em vários órgãos da Prefeitura, Estado, Receita Federal, etc.
Depois que a empresa está registrada, já podendo exercer sua atividade legal, o próprio
objetivo do negócio gera outros gastos, como contratação de pessoal para o trabalho;
pagamento de aluguel e taxas públicas (despesas); pagamento de impostos ligados à
produção e à venda (custos); compra de matéria-prima ou mercadorias (custos); treinamento
do pessoal para desempenho das funções (investimento) e compra de equipamentos
(investimento).

Distribuição eficiente de recursos
Para alcançar o lucro desejado e preservar a capacidade de pagar seus compromissos nos
vencimentos, torna-se necessário que a empresa distribua equilibradamente os recursos por
todos os seus setores.
É importante destacar que para uma correta distribuição de recursos, com menor probabilidade
de erro, a área financeira precisa estar integrada às demais áreas da empresa.

Controle financeiro
O controle financeiro tem início no ponto em que o planejamento da empresa termina.
Esse controle tem por objetivo verificar se os recursos destinados à consecução das atividades
estão sendo aplicados conforme o planejado e avaliar a necessidade de correções e
adaptações para que os resultados previstos ao longo do planejamento sejam atingidos.

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA PÚBLICA
Difere da administração financeira particular e está regulamentada pela Lei Complementar nº
101/2000 a seguir:

LEI COMPLEMENTAR Nº 101, DE 4 DE MAIO DE 2000.


Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá
outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu
sanciono a seguinte Lei Complementar:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1o Esta Lei Complementar estabelece normas de finanças públicas voltadas para a
responsabilidade na gestão fiscal, com amparo no Capítulo II do Título VI da Constituição.
§ 1o A responsabilidade na gestão fiscal pressupõe a ação planejada e transparente, em que
se previnem riscos e corrigem desvios capazes de afetar o equilíbrio das contas públicas,
mediante o cumprimento de metas de resultados entre receitas e despesas e a obediência a
limites e condições no que tange a renúncia de receita, geração de despesas com pessoal, da
seguridade social e outras, dívidas consolidada e mobiliária, operações de crédito, inclusive por
antecipação de receita, concessão de garantia e inscrição em Restos a Pagar.
§ 2o As disposições desta Lei Complementar obrigam a União, os Estados, o Distrito Federal e
os Municípios.
§ 3o Nas referências:
I - à União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, estão compreendidos:
a) o Poder Executivo, o Poder Legislativo, neste abrangidos os Tribunais de Contas, o Poder
Judiciário e o Ministério Público;
b) as respectivas administrações diretas, fundos, autarquias, fundações e empresas estatais
dependentes;
II - a Estados entende-se considerado o Distrito Federal;
III - a Tribunais de Contas estão incluídos: Tribunal de Contas da União, Tribunal de Contas do
Estado e, quando houver, Tribunal de Contas dos Municípios e Tribunal de Contas do
Município.

Art. 2o Para os efeitos desta Lei Complementar, entende-se como:
I - ente da Federação: a União, cada Estado, o Distrito Federal e cada Município;
II - empresa controlada: sociedade cuja maioria do capital social com direito a voto pertença,
direta ou indiretamente, a ente da Federação;


III - empresa estatal dependente: empresa controlada que receba do ente controlador recursos
financeiros para pagamento de despesas com pessoal ou de custeio em geral ou de capital,
excluídos, no último caso, aqueles provenientes de aumento de participação acionária;
IV - receita corrente líquida: somatório das receitas tributárias, de contribuições, patrimoniais,
industriais, agropecuárias, de serviços, transferências correntes e outras receitas também
correntes, deduzidos:
a) na União, os valores transferidos aos Estados e Municípios por determinação constitucional
ou legal, e as contribuições mencionadas na alínea a do inciso I e no inciso II do art. 195, e no
art. 239 da Constituição;
b) nos Estados, as parcelas entregues aos Municípios por determinação constitucional;
c) na União, nos Estados e nos Municípios, a contribuição dos servidores para o custeio do seu
sistema de previdência e assistência social e as receitas provenientes da compensação
financeira citada no § 9o do art. 201 da Constituição.
§ 1o Serão computados no cálculo da receita corrente líquida os valores pagos e recebidos em
decorrência da Lei Complementar n o 87, de 13 de setembro de 1996, e do fundo previsto pelo
art. 60 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias.
§ 2o Não serão considerados na receita corrente líquida do Distrito Federal e dos Estados do
Amapá e de Roraima os recursos recebidos da União para atendimento das despesas de que
trata o inciso V do § 1o do art. 19.
§ 3o A receita corrente líquida será apurada somando-se as receitas arrecadadas no mês em
referência e nos onze anteriores, excluídas as duplicidades.

CAPÍTULO II
DO PLANEJAMENTO

Seção I
Do Plano Plurianual
Art. 3o (VETADO)
Seção II
Da Lei de Diretrizes Orçamentárias


Art. 4o A lei de diretrizes orçamentárias atenderá o disposto no § 2 o do art. 165 da Constituição
e:
I - disporá também sobre:
a) equilíbrio entre receitas e despesas;
b) critérios e forma de limitação de empenho, a ser efetivada nas hipóteses previstas na alínea
b do inciso II deste artigo, no art. 9o e no inciso II do § 1o do art. 31;
c) (VETADO)
d) (VETADO)
e) normas relativas ao controle de custos e à avaliação dos resultados dos programas
financiados com recursos dos orçamentos;
f) demais condições e exigências para transferências de recursos a entidades públicas e
privadas;
II - (VETADO)
III - (VETADO)
§ 1o Integrará o projeto de lei de diretrizes orçamentárias Anexo de Metas Fiscais, em que
serão estabelecidas metas anuais, em valores correntes e constantes, relativas a receitas,
despesas, resultados nominal e primário e montante da dívida pública, para o exercício a que
se referirem e para os dois seguintes.
§ 2o O Anexo conterá, ainda:
I - avaliação do cumprimento das metas relativas ao ano anterior;
II - demonstrativo das metas anuais, instruído com memória e metodologia de cálculo que
justifiquem os resultados pretendidos, comparando-as com as fixadas nos três exercícios
anteriores, e evidenciando a consistência delas com as premissas e os objetivos da política
econômica nacional;
III - evolução do patrimônio líquido, também nos últimos três exercícios, destacando a origem e
a aplicação dos recursos obtidos com a alienação de ativos;
IV - avaliação da situação financeira e atuarial:
a) dos regimes geral de previdência social e próprio dos servidores públicos e do Fundo de
Amparo ao Trabalhador;
b) dos demais fundos públicos e programas estatais de natureza atuarial;


V - demonstrativo da estimativa e compensação da renúncia de receita e da margem de
expansão das despesas obrigatórias de caráter continuado.
§ 3o A lei de diretrizes orçamentárias conterá Anexo de Riscos Fiscais, onde serão avaliados os
passivos contingentes e outros riscos capazes de afetar as contas públicas, informando as
providências a serem tomadas, caso se concretizem.
§ 4o A mensagem que encaminhar o projeto da União apresentará, em anexo específico, os
objetivos das políticas monetária, creditícia e cambial, bem como os parâmetros e as projeções
para seus principais agregados e variáveis, e ainda as metas de inflação, para o exercício
subseqüente.

Seção III
Da Lei Orçamentária Anual
Art. 5o O projeto de lei orçamentária anual, elaborado de forma compatível com o plano
plurianual, com a lei de diretrizes orçamentárias e com as normas desta Lei Complementar:
I - conterá, em anexo, demonstrativo da compatibilidade da programação dos orçamentos com
os objetivos e metas constantes do documento de que trata o § 1 o do art. 4o;
II - será acompanhado do documento a que se refere o § 6 o do art. 165 da Constituição, bem
como das medidas de compensação a renúncias de receita e ao aumento de despesas
obrigatórias de caráter continuado;
III - conterá reserva de contingência, cuja forma de utilização e montante, definido com base na
receita corrente líquida, serão estabelecidos na lei de diretrizes orçamentárias, destinada ao:
a) (VETADO)
b) atendimento de passivos contingentes e outros riscos e eventos fiscais imprevistos.
§ 1o Todas as despesas relativas à dívida pública, mobiliária ou contratual, e as receitas que as
atenderão, constarão da lei orçamentária anual.
§ 2o O refinanciamento da dívida pública constará separadamente na lei orçamentária e nas de
crédito adicional.
§ 3o A atualização monetária do principal da dívida mobiliária refinanciada não poderá superar
a variação do índice de preços previsto na lei de diretrizes orçamentárias, ou em legislação
específica.
§ 4o É vedado consignar na lei orçamentária crédito com finalidade imprecisa ou com dotação
ilimitada.


§ 5o A lei orçamentária não consignará dotação para investimento com duração superior a um
exercício financeiro que não esteja previsto no plano plurianual ou em lei que autorize a sua
inclusão, conforme disposto no § 1o do art. 167 da Constituição.
§ 6o Integrarão as despesas da União, e serão incluídas na lei orçamentária, as do Banco
Central do Brasil relativas a pessoal e encargos sociais, custeio administrativo, inclusive os
destinados a benefícios e assistência aos servidores, e a investimentos.
§ 7o (VETADO)
Art. 6o (VETADO)
Art. 7o O resultado do Banco Central do Brasil, apurado após a constituição ou reversão de
reservas, constitui receita do Tesouro Nacional, e será transferido até o décimo dia útil
subseqüente à aprovação dos balanços semestrais.
§ 1o O resultado negativo constituirá obrigação do Tesouro para com o Banco Central do Brasil
e será consignado em dotação específica no orçamento.
§ 2o O impacto e o custo fiscal das operações realizadas pelo Banco Central do Brasil serão
demonstrados trimestralmente, nos termos em que dispuser a lei de diretrizes orçamentárias
da União.
§ 3o Os balanços trimestrais do Banco Central do Brasil conterão notas explicativas sobre os
custos da remuneração das disponibilidades do Tesouro Nacional e da manutenção das
reservas cambiais e a rentabilidade de sua carteira de títulos, destacando os de emissão da
União.

Seção IV
Da Execução Orçamentária e do Cumprimento das Metas
Art. 8o Até trinta dias após a publicação dos orçamentos, nos termos em que dispuser a lei de
diretrizes orçamentárias e observado o disposto na alínea c do inciso I do art. 4 o, o Poder
Executivo estabelecerá a programação financeira e o cronograma de execução mensal de
desembolso.
Parágrafo único. Os recursos legalmente vinculados a finalidade específica serão utilizados
exclusivamente para atender ao objeto de sua vinculação, ainda que em exercício diverso
daquele em que ocorrer o ingresso.
Art. 9o Se verificado, ao final de um bimestre, que a realização da receita poderá não
comportar o cumprimento das metas de resultado primário ou nominal estabelecidas no Anexo
de Metas Fiscais, os Poderes e o Ministério Público promoverão, por ato próprio e nos
montantes necessários, nos trinta dias subseqüentes, limitação de empenho e movimentação
financeira, segundo os critérios fixados pela lei de diretrizes orçamentárias.


§ 1o No caso de restabelecimento da receita prevista, ainda que parcial, a recomposição das
dotações cujos empenhos foram limitados dar-se-á de forma proporcional às reduções
efetivadas.
§ 2o Não serão objeto de limitação as despesas que constituam obrigações constitucionais e
legais do ente, inclusive aquelas destinadas ao pagamento do serviço da dívida, e as
ressalvadas pela lei de diretrizes orçamentárias.
§ 3o No caso de os Poderes Legislativo e Judiciário e o Ministério Público não promoverem a
limitação no prazo estabelecido no caput, é o Poder Executivo autorizado a limitar os valores
financeiros segundo os critérios fixados pela lei de diretrizes orçamentárias.
§ 4o Até o final dos meses de maio, setembro e fevereiro, o Poder Executivo demonstrará e
avaliará o cumprimento das metas fiscais de cada quadrimestre, em audiência pública na
comissão referida no § 1o do art. 166 da Constituição ou equivalente nas Casas Legislativas
estaduais e municipais.
§ 5o No prazo de noventa dias após o encerramento de cada semestre, o Banco Central do
Brasil apresentará, em reunião conjunta das comissões temáticas pertinentes do Congresso
Nacional, avaliação do cumprimento dos objetivos e metas das políticas monetária, creditícia e
cambial, evidenciando o impacto e o custo fiscal de suas operações e os resultados
demonstrados nos balanços.
Art. 10. A execução orçamentária e financeira identificará os beneficiários de pagamento de
sentenças judiciais, por meio de sistema de contabilidade e administração financeira, para fins
de observância da ordem cronológica determinada no art. 100 da Constituição.

CAPÍTULO III
DA RECEITA PÚBLICA

Seção I
Da Previsão e da Arrecadação
Art. 11. Constituem requisitos essenciais da responsabilidade na gestão fiscal a instituição,
previsão e efetiva arrecadação de todos os tributos da competência constitucional do ente da
Federação.
Parágrafo único. É vedada a realização de transferências voluntárias para o ente que não
observe o disposto no caput, no que se refere aos impostos.


Art. 12. As previsões de receita observarão as normas técnicas e legais, considerarão os
efeitos das alterações na legislação, da variação do índice de preços, do crescimento
econômico ou de qualquer outro fator relevante e serão acompanhadas de demonstrativo de
sua evolução nos últimos três anos, da projeção para os dois seguintes àquele a que se
referirem, e da metodologia de cálculo e premissas utilizadas.
§ 1o Reestimativa de receita por parte do Poder Legislativo só será admitida se comprovado
erro ou omissão de ordem técnica ou legal.
§ 2o O montante previsto para as receitas de operações de crédito não poderá ser superior ao
das despesas de capital constantes do projeto de lei orçamentária.
§ 3o O Poder Executivo de cada ente colocará à disposição dos demais Poderes e do Ministério
Público, no mínimo trinta dias antes do prazo final para encaminhamento de suas propostas
orçamentárias, os estudos e as estimativas das receitas para o exercício subseqüente,
inclusive da corrente líquida, e as respectivas memórias de cálculo.
Art. 13. No prazo previsto no art. 8 o, as receitas previstas serão desdobradas, pelo Poder
Executivo, em metas bimestrais de arrecadação, com a especificação, em separado, quando
cabível, das medidas de combate à evasão e à sonegação, da quantidade e valores de ações
ajuizadas para cobrança da dívida ativa, bem como da evolução do montante dos créditos
tributários passíveis de cobrança administrativa.

Seção II
Da Renúncia de Receita
Art. 14. A concessão ou ampliação de incentivo ou benefício de natureza tributária da qual
decorra renúncia de receita deverá estar acompanhada de estimativa do impacto orçamentáriofinanceiro no exercício em que deva iniciar sua vigência e nos dois seguintes, atender ao
disposto na lei de diretrizes orçamentárias e a pelo menos uma das seguintes condições:
I - demonstração pelo proponente de que a renúncia foi considerada na estimativa de receita
da lei orçamentária, na forma do art. 12, e de que não afetará as metas de resultados fiscais
previstas no anexo próprio da lei de diretrizes orçamentárias;
II - estar acompanhada de medidas de compensação, no período mencionado no caput, por
meio do aumento de receita, proveniente da elevação de alíquotas, ampliação da base de
cálculo, majoração ou criação de tributo ou contribuição.
§ 1o A renúncia compreende anistia, remissão, subsídio, crédito presumido, concessão de
isenção em caráter não geral, alteração de alíquota ou modificação de base de cálculo que
implique redução discriminada de tributos ou contribuições, e outros benefícios que
correspondam a tratamento diferenciado.


§ 2o Se o ato de concessão ou ampliação do incentivo ou benefício de que trata o caput deste
artigo decorrer da condição contida no inciso II, o benefício só entrará em vigor quando
implementadas as medidas referidas no mencionado inciso.
§ 3o O disposto neste artigo não se aplica:
I - às alterações das alíquotas dos impostos previstos nos incisos I, II, IV e V do art. 153 da
Constituição, na forma do seu § 1o;
II - ao cancelamento de débito cujo montante seja inferior ao dos respectivos custos de
cobrança.

CAPÍTULO IV
DA DESPESA PÚBLICA

Seção I
Da Geração da Despesa
Art. 15. Serão consideradas não autorizadas, irregulares e lesivas ao patrimônio público a
geração de despesa ou assunção de obrigação que não atendam o disposto nos arts. 16 e 17.
Art. 16. A criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que acarrete
aumento da despesa será acompanhado de:
I - estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício em que deva entrar em vigor e
nos dois subseqüentes;
II - declaração do ordenador da despesa de que o aumento tem adequação orçamentária e
financeira com a lei orçamentária anual e compatibilidade com o plano plurianual e com a lei de
diretrizes orçamentárias.
§ 1o Para os fins desta Lei Complementar, considera-se:
I - adequada com a lei orçamentária anual, a despesa objeto de dotação específica e
suficiente, ou que esteja abrangida por crédito genérico, de forma que somadas todas as
despesas da mesma espécie, realizadas e a realizar, previstas no programa de trabalho, não
sejam ultrapassados os limites estabelecidos para o exercício;
II - compatível com o plano plurianual e a lei de diretrizes orçamentárias, a despesa que se
conforme com as diretrizes, objetivos, prioridades e metas previstos nesses instrumentos e não
infrinja qualquer de suas disposições.


§ 2o A estimativa de que trata o inciso I do caput será acompanhada das premissas e
metodologia de cálculo utilizadas.
§ 3o Ressalva-se do disposto neste artigo a despesa considerada irrelevante, nos termos em
que dispuser a lei de diretrizes orçamentárias.
§ 4o As normas do caput constituem condição prévia para:
I - empenho e licitação de serviços, fornecimento de bens ou execução de obras;
II - desapropriação de imóveis urbanos a que se refere o § 3 o do art. 182 da Constituição.

Subseção I
Da Despesa Obrigatória de Caráter Continuado
Art. 17. Considera-se obrigatória de caráter continuado a despesa corrente derivada de lei,
medida provisória ou ato administrativo normativo que fixem para o ente a obrigação legal de
sua execução por um período superior a dois exercícios.
§ 1o Os atos que criarem ou aumentarem despesa de que trata o caput deverão ser instruídos
com a estimativa prevista no inciso I do art. 16 e demonstrar a origem dos recursos para seu
custeio.
§ 2o Para efeito do atendimento do § 1 o, o ato será acompanhado de comprovação de que a
despesa criada ou aumentada não afetará as metas de resultados fiscais previstas no anexo
referido no § 1o do art. 4o, devendo seus efeitos financeiros, nos períodos seguintes, ser
compensados pelo aumento permanente de receita ou pela redução permanente de despesa.
§ 3o Para efeito do § 2 o, considera-se aumento permanente de receita o proveniente da
elevação de alíquotas, ampliação da base de cálculo, majoração ou criação de tributo ou
contribuição.
§ 4o A comprovação referida no § 2 o, apresentada pelo proponente, conterá as premissas e
metodologia de cálculo utilizadas, sem prejuízo do exame de compatibilidade da despesa com
as demais normas do plano plurianual e da lei de diretrizes orçamentárias.
§ 5o A despesa de que trata este artigo não será executada antes da implementação das
medidas referidas no § 2o, as quais integrarão o instrumento que a criar ou aumentar.
§ 6o O disposto no § 1o não se aplica às despesas destinadas ao serviço da dívida nem ao
reajustamento de remuneração de pessoal de que trata o inciso X do art. 37 da Constituição.
§ 7o Considera-se aumento de despesa a prorrogação daquela criada por prazo determinado.


Seção II
Das Despesas com Pessoal

Subseção I
Definições e Limites
Art. 18. Para os efeitos desta Lei Complementar, entende-se como despesa total com pessoal:
o somatório dos gastos do ente da Federação com os ativos, os inativos e os pensionistas,
relativos a mandatos eletivos, cargos, funções ou empregos, civis, militares e de membros de
Poder, com quaisquer espécies remuneratórias, tais como vencimentos e vantagens, fixas e
variáveis, subsídios, proventos da aposentadoria, reformas e pensões, inclusive adicionais,
gratificações, horas extras e vantagens pessoais de qualquer natureza, bem como encargos
sociais e contribuições recolhidas pelo ente às entidades de previdência.
§ 1o Os valores dos contratos de terceirização de mão-de-obra que se referem à substituição
de servidores e empregados públicos serão contabilizados como "Outras Despesas de
Pessoal".
§ 2o A despesa total com pessoal será apurada somando-se a realizada no mês em referência
com as dos onze imediatamente anteriores, adotando-se o regime de competência.
Art. 19. Para os fins do disposto no caput do art. 169 da Constituição, a despesa total com
pessoal, em cada período de apuração e em cada ente da Federação, não poderá exceder os
percentuais da receita corrente líquida, a seguir discriminados:
I - União: 50% (cinqüenta por cento);
II - Estados: 60% (sessenta por cento);
III - Municípios: 60% (sessenta por cento).
§ 1o Na verificação do atendimento dos limites definidos neste artigo, não serão computadas as
despesas:
I - de indenização por demissão de servidores ou empregados;
II - relativas a incentivos à demissão voluntária;
III - derivadas da aplicação do disposto no inciso II do § 6 o do art. 57 da Constituição;
IV - decorrentes de decisão judicial e da competência de período anterior ao da apuração a que
se refere o § 2o do art. 18;


V - com pessoal, do Distrito Federal e dos Estados do Amapá e Roraima, custeadas com
recursos transferidos pela União na forma dos incisos XIII e XIV do art. 21 da Constituição e do
art. 31 da Emenda Constitucional no 19;
VI - com inativos, ainda que por intermédio de fundo específico, custeadas por recursos
provenientes:
a) da arrecadação de contribuições dos segurados;
b) da compensação financeira de que trata o § 9 o do art. 201 da Constituição;
c) das demais receitas diretamente arrecadadas por fundo vinculado a tal finalidade, inclusive o
produto da alienação de bens, direitos e ativos, bem como seu superávit financeiro.
§ 2o Observado o disposto no inciso IV do § 1 o, as despesas com pessoal decorrentes de
sentenças judiciais serão incluídas no limite do respectivo Poder ou órgão referido no art. 20.
Art. 20. A repartição dos limites globais do art. 19 não poderá exceder os seguintes
percentuais:
I - na esfera federal:
a) 2,5% (dois inteiros e cinco décimos por cento) para o Legislativo, incluído o Tribunal de
Contas da União;
b) 6% (seis por cento) para o Judiciário;
c) 40,9% (quarenta inteiros e nove décimos por cento) para o Executivo, destacando-se 3%
(três por cento) para as despesas com pessoal decorrentes do que dispõem os incisos XIII e
XIV do art. 21 da Constituição e o art. 31 da Emenda Constitucional n o 19, repartidos de forma
proporcional à média das despesas relativas a cada um destes dispositivos, em percentual da
receita corrente líquida, verificadas nos três exercícios financeiros imediatamente anteriores ao
da publicação desta Lei Complementar;
d) 0,6% (seis décimos por cento) para o Ministério Público da União;
II - na esfera estadual:
a) 3% (três por cento) para o Legislativo, incluído o Tribunal de Contas do Estado;
b) 6% (seis por cento) para o Judiciário;
c) 49% (quarenta e nove por cento) para o Executivo;
d) 2% (dois por cento) para o Ministério Público dos Estados;
III - na esfera municipal:


a) 6% (seis por cento) para o Legislativo, incluído o Tribunal de Contas do Município, quando
houver;
b) 54% (cinqüenta e quatro por cento) para o Executivo.
§ 1o Nos Poderes Legislativo e Judiciário de cada esfera, os limites serão repartidos entre seus
órgãos de forma proporcional à média das despesas com pessoal, em percentual da receita
corrente líquida, verificadas nos três exercícios financeiros imediatamente anteriores ao da
publicação desta Lei Complementar.
§ 2o Para efeito deste artigo entende-se como órgão:
I - o Ministério Público;
II- no Poder Legislativo:
a) Federal, as respectivas Casas e o Tribunal de Contas da União;
b) Estadual, a Assembléia Legislativa e os Tribunais de Contas;
c) do Distrito Federal, a Câmara Legislativa e o Tribunal de Contas do Distrito Federal;
d) Municipal, a Câmara de Vereadores e o Tribunal de Contas do Município, quando houver;
III - no Poder Judiciário:
a) Federal, os tribunais referidos no art. 92 da Constituição;
b) Estadual, o Tribunal de Justiça e outros, quando houver.
§ 3o Os limites para as despesas com pessoal do Poder Judiciário, a cargo da União por força
do inciso XIII do art. 21 da Constituição, serão estabelecidos mediante aplicação da regra do §
1o.
§ 4o Nos Estados em que houver Tribunal de Contas dos Municípios, os percentuais definidos
nas alíneas a e c do inciso II do caput serão, respectivamente, acrescidos e reduzidos em 0,4%
(quatro décimos por cento).
§ 5o Para os fins previstos no art. 168 da Constituição, a entrega dos recursos financeiros
correspondentes à despesa total com pessoal por Poder e órgão será a resultante da aplicação
dos percentuais definidos neste artigo, ou aqueles fixados na lei de diretrizes orçamentárias.
§ 6o (VETADO)

Subseção II
Do Controle da Despesa Total com Pessoal


Art. 21. É nulo de pleno direito o ato que provoque aumento da despesa com pessoal e não
atenda:
I - as exigências dos arts. 16 e 17 desta Lei Complementar, e o disposto no inciso XIII do art.
37 e no § 1o do art. 169 da Constituição;
II - o limite legal de comprometimento aplicado às despesas com pessoal inativo.
Parágrafo único. Também é nulo de pleno direito o ato de que resulte aumento da despesa
com pessoal expedido nos cento e oitenta dias anteriores ao final do mandato do titular do
respectivo Poder ou órgão referido no art. 20.
Art. 22. A verificação do cumprimento dos limites estabelecidos nos arts. 19 e 20 será
realizada ao final de cada quadrimestre.
Parágrafo único. Se a despesa total com pessoal exceder a 95% (noventa e cinco por cento)
do limite, são vedados ao Poder ou órgão referido no art. 20 que houver incorrido no excesso:
I - concessão de vantagem, aumento, reajuste ou adequação de remuneração a qualquer título,
salvo os derivados de sentença judicial ou de determinação legal ou contratual, ressalvada a
revisão prevista no inciso X do art. 37 da Constituição;
II - criação de cargo, emprego ou função;
III - alteração de estrutura de carreira que implique aumento de despesa;
IV - provimento de cargo público, admissão ou contratação de pessoal a qualquer título,
ressalvada a reposição decorrente de aposentadoria ou falecimento de servidores das áreas de
educação, saúde e segurança;
V - contratação de hora extra, salvo no caso do disposto no inciso II do § 6 o do art. 57 da
Constituição e as situações previstas na lei de diretrizes orçamentárias.
Art. 23. Se a despesa total com pessoal, do Poder ou órgão referido no art. 20, ultrapassar os
limites definidos no mesmo artigo, sem prejuízo das medidas previstas no art. 22, o percentual
excedente terá de ser eliminado nos dois quadrimestres seguintes, sendo pelo menos um terço
no primeiro, adotando-se, entre outras, as providências previstas nos §§ 3 o e 4o do art. 169 da
Constituição.
§ 1o No caso do inciso I do § 3 o do art. 169 da Constituição, o objetivo poderá ser alcançado
tanto pela extinção de cargos e funções quanto pela redução dos valores a eles atribuídos.
§ 2o É facultada a redução temporária da jornada de trabalho com adequação dos vencimentos
à nova carga horária.
§ 3o Não alcançada a redução no prazo estabelecido, e enquanto perdurar o excesso, o ente
não poderá:


I - receber transferências voluntárias;
II - obter garantia, direta ou indireta, de outro ente;
III - contratar operações de crédito, ressalvadas as destinadas ao refinanciamento da dívida
mobiliária e as que visem à redução das despesas com pessoal.
§ 4o As restrições do § 3 o aplicam-se imediatamente se a despesa total com pessoal exceder o
limite no primeiro quadrimestre do último ano do mandato dos titulares de Poder ou órgão
referidos no art. 20.

Seção III
Das Despesas com a Seguridade Social
Art. 24. Nenhum benefício ou serviço relativo à seguridade social poderá ser criado, majorado
ou estendido sem a indicação da fonte de custeio total, nos termos do § 5 o do art. 195 da
Constituição, atendidas ainda as exigências do art. 17.
§ 1o É dispensada da compensação referida no art. 17 o aumento de despesa decorrente de:
I - concessão de benefício a quem satisfaça as condições de habilitação prevista na legislação
pertinente;
II - expansão quantitativa do atendimento e dos serviços prestados;
III - reajustamento de valor do benefício ou serviço, a fim de preservar o seu valor real.
§ 2o O disposto neste artigo aplica-se a benefício ou serviço de saúde, previdência e
assistência social, inclusive os destinados aos servidores públicos e militares, ativos e inativos,
e aos pensionistas.

CAPÍTULO V
DAS TRANSFERÊNCIAS VOLUNTÁRIAS
Art. 25. Para efeito desta Lei Complementar, entende-se por transferência voluntária a entrega
de recursos correntes ou de capital a outro ente da Federação, a título de cooperação, auxílio
ou assistência financeira, que não decorra de determinação constitucional, legal ou os
destinados ao Sistema Único de Saúde.
§ 1o São exigências para a realização de transferência voluntária, além das estabelecidas na lei
de diretrizes orçamentárias:
I - existência de dotação específica;


II - (VETADO)
III - observância do disposto no inciso X do art. 167 da Constituição;
IV - comprovação, por parte do beneficiário, de:
a) que se acha em dia quanto ao pagamento de tributos, empréstimos e financiamentos
devidos ao ente transferidor, bem como quanto à prestação de contas de recursos
anteriormente dele recebidos;
b) cumprimento dos limites constitucionais relativos à educação e à saúde;
c) observância dos limites das dívidas consolidada e mobiliária, de operações de crédito,
inclusive por antecipação de receita, de inscrição em Restos a Pagar e de despesa total com
pessoal;
d) previsão orçamentária de contrapartida.
§ 2o É vedada a utilização de recursos transferidos em finalidade diversa da pactuada.
§ 3o Para fins da aplicação das sanções de suspensão de transferências voluntárias constantes
desta Lei Complementar, excetuam-se aquelas relativas a ações de educação, saúde e
assistência social.

CAPÍTULO VI
DA DESTINAÇÃO DE RECURSOS PÚBLICOS PARA O SETOR PRIVADO
Art. 26. A destinação de recursos para, direta ou indiretamente, cobrir necessidades de
pessoas físicas ou déficits de pessoas jurídicas deverá ser autorizada por lei específica,
atender às condições estabelecidas na lei de diretrizes orçamentárias e estar prevista no
orçamento ou em seus créditos adicionais.
§ 1o O disposto no caput aplica-se a toda a administração indireta, inclusive fundações públicas
e empresas estatais, exceto, no exercício de suas atribuições precípuas, as instituições
financeiras e o Banco Central do Brasil.
§ 2o Compreende-se incluída a concessão de empréstimos, financiamentos e refinanciamentos,
inclusive as respectivas prorrogações e a composição de dívidas, a concessão de subvenções
e a participação em constituição ou aumento de capital.
Art. 27. Na concessão de crédito por ente da Federação a pessoa física, ou jurídica que não
esteja sob seu controle direto ou indireto, os encargos financeiros, comissões e despesas
congêneres não serão inferiores aos definidos em lei ou ao custo de captação.
Parágrafo único. Dependem de autorização em lei específica as prorrogações e composições
de dívidas decorrentes de operações de crédito, bem como a concessão de empréstimos ou


financiamentos em desacordo com o caput, sendo o subsídio correspondente consignado na lei
orçamentária.
Art. 28. Salvo mediante lei específica, não poderão ser utilizados recursos públicos, inclusive
de operações de crédito, para socorrer instituições do Sistema Financeiro Nacional, ainda que
mediante a concessão de empréstimos de recuperação ou financiamentos para mudança de
controle acionário.
§ 1o A prevenção de insolvência e outros riscos ficará a cargo de fundos, e outros mecanismos,
constituídos pelas instituições do Sistema Financeiro Nacional, na forma da lei.
§ 2o O disposto no caput não proíbe o Banco Central do Brasil de conceder às instituições
financeiras operações de redesconto e de empréstimos de prazo inferior a trezentos e sessenta
dias.

CAPÍTULO VII
DA DÍVIDA E DO ENDIVIDAMENTO

Seção I
Definições Básicas
Art. 29. Para os efeitos desta Lei Complementar, são adotadas as seguintes definições:
I - dívida pública consolidada ou fundada: montante total, apurado sem duplicidade, das
obrigações financeiras do ente da Federação, assumidas em virtude de leis, contratos,
convênios ou tratados e da realização de operações de crédito, para amortização em prazo
superior a doze meses;
II - dívida pública mobiliária: dívida pública representada por títulos emitidos pela União,
inclusive os do Banco Central do Brasil, Estados e Municípios;
III - operação de crédito: compromisso financeiro assumido em razão de mútuo, abertura de
crédito, emissão e aceite de título, aquisição financiada de bens, recebimento antecipado de
valores provenientes da venda a termo de bens e serviços, arrendamento mercantil e outras
operações assemelhadas, inclusive com o uso de derivativos financeiros;
IV - concessão de garantia: compromisso de adimplência de obrigação financeira ou contratual
assumida por ente da Federação ou entidade a ele vinculada;
V - refinanciamento da dívida mobiliária: emissão de títulos para pagamento do principal
acrescido da atualização monetária.


§ 1o Equipara-se a operação de crédito a assunção, o reconhecimento ou a confissão de
dívidas pelo ente da Federação, sem prejuízo do cumprimento das exigências dos arts. 15 e
16.
§ 2o Será incluída na dívida pública consolidada da União a relativa à emissão de títulos de
responsabilidade do Banco Central do Brasil.
§ 3o Também integram a dívida pública consolidada as operações de crédito de prazo inferior a
doze meses cujas receitas tenham constado do orçamento.
§ 4o O refinanciamento do principal da dívida mobiliária não excederá, ao término de cada
exercício financeiro, o montante do final do exercício anterior, somado ao das operações de
crédito autorizadas no orçamento para este efeito e efetivamente realizadas, acrescido de
atualização monetária.

Seção II
Dos Limites da Dívida Pública e das Operações de Crédito
Art. 30. No prazo de noventa dias após a publicação desta Lei Complementar, o Presidente da
República submeterá ao:
I - Senado Federal: proposta de limites globais para o montante da dívida consolidada da
União, Estados e Municípios, cumprindo o que estabelece o inciso VI do art. 52 da
Constituição, bem como de limites e condições relativos aos incisos VII, VIII e IX do mesmo
artigo;
II - Congresso Nacional: projeto de lei que estabeleça limites para o montante da dívida
mobiliária federal a que se refere o inciso XIV do art. 48 da Constituição, acompanhado da
demonstração de sua adequação aos limites fixados para a dívida consolidada da União,
atendido o disposto no inciso I do § 1o deste artigo.
§ 1o As propostas referidas nos incisos I e II do caput e suas alterações conterão:
I - demonstração de que os limites e condições guardam coerência com as normas
estabelecidas nesta Lei Complementar e com os objetivos da política fiscal;
II - estimativas do impacto da aplicação dos limites a cada uma das três esferas de governo;
III - razões de eventual proposição de limites diferenciados por esfera de governo;
IV - metodologia de apuração dos resultados primário e nominal.
§ 2o As propostas mencionadas nos incisos I e II do caput também poderão ser apresentadas
em termos de dívida líquida, evidenciando a forma e a metodologia de sua apuração.


§ 3o Os limites de que tratam os incisos I e II do caput serão fixados em percentual da receita
corrente líquida para cada esfera de governo e aplicados igualmente a todos os entes da
Federação que a integrem, constituindo, para cada um deles, limites máximos.
§ 4o Para fins de verificação do atendimento do limite, a apuração do montante da dívida
consolidada será efetuada ao final de cada quadrimestre.
§ 5o No prazo previsto no art. 5o, o Presidente da República enviará ao Senado Federal ou ao
Congresso Nacional, conforme o caso, proposta de manutenção ou alteração dos limites e
condições previstos nos incisos I e II do caput.
§ 6o Sempre que alterados os fundamentos das propostas de que trata este artigo, em razão de
instabilidade econômica ou alterações nas políticas monetária ou cambial, o Presidente da
República poderá encaminhar ao Senado Federal ou ao Congresso Nacional solicitação de
revisão dos limites.
§ 7o Os precatórios judiciais não pagos durante a execução do orçamento em que houverem
sido incluídos integram a dívida consolidada, para fins de aplicação dos limites.

Seção III
Da Recondução da Dívida aos Limites
Art. 31. Se a dívida consolidada de um ente da Federação ultrapassar o respectivo limite ao
final de um quadrimestre, deverá ser a ele reconduzida até o término dos três subseqüentes,
reduzindo o excedente em pelo menos 25% (vinte e cinco por cento) no primeiro.
§ 1o Enquanto perdurar o excesso, o ente que nele houver incorrido:
I - estará proibido de realizar operação de crédito interna ou externa, inclusive por antecipação
de receita, ressalvado o refinanciamento do principal atualizado da dívida mobiliária;
II - obterá resultado primário necessário à recondução da dívida ao limite, promovendo, entre
outras medidas, limitação de empenho, na forma do art. 9 o.
§ 2o Vencido o prazo para retorno da dívida ao limite, e enquanto perdurar o excesso, o ente
ficará também impedido de receber transferências voluntárias da União ou do Estado.
§ 3o As restrições do § 1 o aplicam-se imediatamente se o montante da dívida exceder o limite
no primeiro quadrimestre do último ano do mandato do Chefe do Poder Executivo.
§ 4o O Ministério da Fazenda divulgará, mensalmente, a relação dos entes que tenham
ultrapassado os limites das dívidas consolidada e mobiliária.
§ 5o As normas deste artigo serão observadas nos casos de descumprimento dos limites da
dívida mobiliária e das operações de crédito internas e externas.


Seção IV
Das Operações de Crédito

Subseção I
Da Contratação
Art. 32. O Ministério da Fazenda verificará o cumprimento dos limites e condições relativos à
realização de operações de crédito de cada ente da Federação, inclusive das empresas por
eles controladas, direta ou indiretamente.
§ 1o O ente interessado formalizará seu pleito fundamentando-o em parecer de seus órgãos
técnicos e jurídicos, demonstrando a relação custo-benefício, o interesse econômico e social
da operação e o atendimento das seguintes condições:
I - existência de prévia e expressa autorização para a contratação, no texto da lei orçamentária,
em créditos adicionais ou lei específica;
II - inclusão no orçamento ou em créditos adicionais dos recursos provenientes da operação,
exceto no caso de operações por antecipação de receita;
III - observância dos limites e condições fixados pelo Senado Federal;
IV - autorização específica do Senado Federal, quando se tratar de operação de crédito
externo;
V - atendimento do disposto no inciso III do art. 167 da Constituição;
VI - observância das demais restrições estabelecidas nesta Lei Complementar.
§ 2o As operações relativas à dívida mobiliária federal autorizadas, no texto da lei orçamentária
ou de créditos adicionais, serão objeto de processo simplificado que atenda às suas
especificidades.
§ 3o Para fins do disposto no inciso V do § 1 o, considerar-se-á, em cada exercício financeiro, o
total dos recursos de operações de crédito nele ingressados e o das despesas de capital
executadas, observado o seguinte:
I - não serão computadas nas despesas de capital as realizadas sob a forma de empréstimo ou
financiamento a contribuinte, com o intuito de promover incentivo fiscal, tendo por base tributo
de competência do ente da Federação, se resultar a diminuição, direta ou indireta, do ônus
deste;

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