O documento define o conceito de ata como um documento que resume reuniões e assembleias, registrando fatos, decisões e debates. Ele explica como as atas devem ser elaboradas, sem rasuras ou correções, usando termos no pretérito perfeito. Por fim, apresenta um modelo de ata de reunião extraordinária para aprovação de despesas imprevistas de uma empresa, com votação e decisões sobre horas extras.

1. Gêneros textuais.<br />Ata.<br /> Conceitos.<br />Ata e um “documento de registro” no qual se resumem reuniões e assembléias de entidades publica ou particulares dele constando, fatos, ocorrências, decisões, resoluções, debates, votações, disposições, normas etc. A ata é a vida da empresa, reunindo todos os atos fundamentais da sua existência e trajetória no mundo empresarial. <br />Elaboração.<br />Geralmente, as atas são transcritas pelo secretario, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro.<br />Devido ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia as quebra de linhas eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na pagina. <br />Ao final da ata o espaço restante na linha deve ser completada com um traço;<br />Números, valores, datas e outras expressões sempre representadas por extenso;<br />Sem emprego de abreviaturas ou siglas;<br />Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;<br />Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse,declarou,decidiu...)<br />Caso a ATA esteja sendo registrada diretamente em livro de ATAS manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do secretário o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo “(...) o diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria prima (...)”. Caso perceba-se o erro somente no final da composição da Ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “em tempo: onde consta ‘vinte mil de matéria prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria prima”;<br />Partes de uma ata <br />As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões cujos eventos se registram. Entretanto,as mais importantes e que mais freqüentemente aparecem,alem do titulo e das assinaturas, são as seguintes:<br />Abertura<br />Relação e identificação das pessoas presentes <br />Ordem do dia<br />Fecho. <br /> Modelo de ata de reunião<br />Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.<br />