O documento fornece instruções sobre como elaborar atas de reuniões de forma concisa e precisa. Deve-se registrar os fatos, decisões e manifestações de forma clara em um único parágrafo, sem possibilidade de alterações posteriores, para que a ata tenha valor jurídico. A ata deve seguir um padrão com título, data, local, participantes, assinaturas e não pode ser refeita.

1. ELABORAÇÃO
DE
ATAS
SETOR DE DOCUMENTAÇÃO/SERE
NRE – LARANJEIRAS DO SUL

2. Registro sucinto de fatos, ocorrências,
resoluções e decisões de uma assembléia,
sessão ou reunião. O
essencial é lembrar que a ata não é uma
transcrição de tudo o que foi falado, mas sim
um documento que
registra de forma clara e resumida as
ocorrências de uma reunião. Após assinada
pelo secretário e por todos
os presentes, a ata constitui prova de que
houve a reunião, das decisões nela tomadas, e
das manifestações de
todos os participantes.

3. É documento de valor
jurídico.
Por essa razão, deve ser
redigida de tal maneira que
não se possa modificá-la
posteriormente.

4. Texto completamente contínuo,
sem parágrafos ou listas de
itens, ou seja, reduzido como se
o texto inteiro fosse um único e
longo parágrafo;

5. Números, valores, datas e outras
expressões sempre representados por
extenso;
Sem emprego de abreviaturas ou siglas;
Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo.

6. Para ressalvar erro constatado
durante a redação, usa-se a
palavra
“digo”, depois da qual se repete a
palavra ou expressão anterior ao
mesmo erro.
Ex.: Aos dezesseis dias do mês de
maio, digo, do mês de setembro de
mil, novecentos e noventa e nove,
reuniu-se o... .

7. Quando se constata erro ou omissão
após a redação , usa-se a
expressão “em tempo”, que é
colocada após o
escrito, seguindo-se a emenda ou
acréscimo.
Ex.: Em tempo: Na linha onde se lê
abono, leia-se abandono.

8. As atas devem ser lavradas
pelo secretário eleito e, em
sua falta, por secretário
nomeado apenas para um
determinado momento.

9. Os livros de atas serão guardados em
lugar seguro, sob a responsabilidade
do secretário, e somente sairão do
arquivo para o seu exame pelo órgão
competente.

10. As partes de uma ata variam segundo
a natureza das reuniões. As mais
importantes e que mais
frequentemente aparecem são as
seguintes::

11. a) Título, exemplo: ATA Nº10;
b) dia, mês, ano e hora da reunião (por
extenso);
c) local da reunião;
d) pessoas presentes, devidamente
qualificadas (conselheiros,
professores, delegados, etc.);

12. e) presidente e secretário do trabalhos;
f) ordem do dia (discussões, votações,
deliberações, etc.);
g) fecho;
h) assinaturas dos presentes,
preferencialmente, por extenso (não
rubrica).

13. TERMO DE ABERTURA

14. Deve ser incluído o termo de abertura, da
seguinte forma:
“Contém este livro [número de páginas por
extenso] páginas numeradas de 01 a [número
de páginas] e assinaladas com a rubrica do
presidente(diretor), como segue, _________, e
destina-se à transcrição das atas das reuniões
de [Conselho de Classe, Conselho Escolar,
Grêmio Estudantil, etc.] da Escola/Colégio [.....],
com sede à [endereço do estabelecimento],
tendo como mantenedora o Governo do Estado
do Paraná

15. O termo de encerramento deve
ser da seguinte forma:
“Contém este livro [número de páginas por
extenso] páginas numeradas de 01 a [número
de páginas], assinaladas com a rubrica do
presidente(diretor), como segue,_________, e
destinou-se à transcrição das atas das reuniões
de [Conselho de Classe, Conselho Escolar,
Grêmio Estudantil, etc.] da Escola/Colégio [.....],
com sede à [endereço do estabelecimento],
tendo como mantenedora o Governo do Estado
do Paraná.

16. O termo de abertura faz parte das
folhas numeradas e deve ser feito na
primeira folha numerada. O termo de
encerramento deve ser feito na última
página numerada do livro.

17. NO CASO DE SER
DIGITADA,
DEVERÁ OBEDECER
OS SEGUINTES
PADRÕES:

18. Formatação do texto da ata:
Deve ser utilizada uma das seguintes fontes:
“ARIAL”, “COURIER NEW”, “TIMES NEW
ROMAN”, devendo ser 12 o tamanho padrão. A
fonte escolhida deverá ser usada em todas as
atas que compuserem o livro.
Recomenda-se que se utilize a “COURIER
NEW”, pois ela ocupa todos os espaços da
página igualmente, facilitando o alinhamento.

19. O espaçamento entre linhas deve ser
um e meio, para permitir maior
clareza do texto e tornar sua leitura
mais fácil;

20. Todo o corpo de uma ata deve
constituir um só parágrafo.

21. Todo o título de ata deve ser feito com
texto centralizado, letras em negrito e
de tamanho igual a 14.

22. Quando a ata começar em uma folha
nova deve-se usar o traço diagonal
para os espaços de linha deixados
em branco numa folha.

23. As folhas impressas deverão ser
coladas no livro ata;
Deverão obedecer o seguinte
formato padronizado: 26,5 X 19;
Com margem de 2(dois) centímetros
de cada lado

24. Após ter o trabalho pronto, com todas
as correções feitas deve-se utilizar o
recurso de hifenização e alinhamento
de ambas as margens, esquerda e
direita. (justificar);
Não imprimir textos nos versos das
folhas, apenas a frente de cada folha
deverá ser utilizada.

25. FAZER CONSTAR
NO
RODAPÉ DA PÁGINA
- Cópia Fiel do Livro Ata nº.....,
folha......, Ata nº ...../.... .

26. MODELOS DE ATAS
• Classificação;
• Reclassificação;
• Erro de Relatório Final;
• Avaliação de Conhecimentos ( art.
14; regularização de vida escolar)

27. Consulta sobre o caso de
“refazer” atas:
• “Segundo Eurico Back e Geraldo Mattos, em
'Roteiro de Linguagem Técnica, 1975, FTD: A
ata não pode ser refeita,
• tendo em vista que a ata é o registro ou
lançamento fiel dos fatos ocorridos numa
reunião.
• Como a ata é um documento de valor jurídico,
deve ser lavrada de tal forma que nada lhe
poderá ser acrescentado, nem modificado(...)'

28. Se após a realização de uma reunião
com a conseqüente lavratura da ata,
houver nova discussão sobre o mesmo
assunto com alteração daquelas
decisões, realiza-se outra reunião e
lavra-se a ata correspondente, de
modo que a ata anterior continua
inalterável, porém, perdendo seu valor
pelas novas decisões tomadas.”

29. FONTES:
http://www.efetividade.net/2007/09/13/modelo-de-ata-desempenhe-o-
secretariado-de-reunioes-com-efetividade/
http://www.ipib.org/download/guiaatas.pdf
http://www.arquivopublico.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/manual_comunicacao.pdf