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Estabelecendo um Escritório de
Projetos


Ricardo Viana Vargas, MSc, IPMA-B, PMP
ricardo.vargas@macrosolutions.com.br

                            © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Ricardo Viana Vargas, MSc, IPMA-B, PMP
Ricardo Vargas é especialista em gerenciamento de projetos, portfólio e riscos. Foi, nos últimos 15 anos, responsável por mais
de 80 projetos de grande porte em diversos países, nas áreas de petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações,
informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a 18 bilhões de dólares.


Foi o primeiro voluntário latino-americano a ser eleito para exercer a função de presidente do conselho diretor (Chairman) do
Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, com cerca de
500 mil membros e profissionais certificados em 175 países.

Ricardo Vargas escreveu dez livros sobre gerenciamento de projetos, publicados em português e inglês, com mais de 200 mil
exemplares vendidos mundialmente. Recebeu em 2005 o prêmio PMI Distinguished Award pela sua contribuição para o
desenvolvimento do gerenciamento de projetos e o PMI Professional Development Product of the Year pelo workshop
PMDome®, considerado a melhor solução do mundo para o ensino do gerenciamento de projetos.

É professor de gerenciamento de projetos em diversos cursos de MBA, participando do conselho editorial de revistas
especializadas no Brasil e nos Estados Unidos. Vargas é revisor reconhecido da mais importante referência no mundo sobre
gerenciamento de projetos, o PMBOK Guide. Foi também chair da tradução oficial do PMBOK para o português.


Engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela UFMG, Ricardo Vargas tem também o Master Certificate in
Project Management pela George Washington University, além de ser certificado pelo PMI como Project Management
Professional (PMP) e pela International Project Management Association como IPMA-B. Participou do programa de
negociações para executivos da Harvard Law School.

Durante onze anos, a partir de 1995, desenvolveu em conjunto com dois sócios um dos mais sólidos negócios de tecnologia,
gerenciamento de projetos e terceirização do mercado brasileiro, que contava com 4,000 colaboradores e gerava uma receita
anual de 50 milhões de dólares em 2006, quando Ricardo Vargas vendeu sua participação para se dedicar integralmente à
internacionalização de seus trabalhos em gerenciamento de projetos.

É membro da Association for Advancement of Cost Engineering (AACE), da American Management Association (AMA), da
International Project Management Association (IPMA), do Institute for Global Ethics e da Professional Risk Management
International Association (PRMIA).

                                                                                                                                 2
                                     © BY MACROSOLUTIONS SA. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Sumário




          © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
PMO
 O Escritório do Projeto é um local central para
   conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as
    atividades do projeto;
   obter uma visão global e panorâmica de todo o
    projeto sem se perder em detalhes;
   ser o centro de informações e controle.
 Ele também é a casa do time do projeto, onde
  todo o suporte está disponível.




                © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Justificativas

    Não há um padrão para reportar

    desempenho.
    Os gerentes de projeto estão

    sobrecarregados e sem tempo para análise
    de dados e tomada de decisão.
    As lições aprendidas não são documentadas.

    Reconhece-se a gerência de projetos como

    competência crítica para o seu sucesso.




                 © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Gerenciamento de Portfólio



              Organização                                           Estratégia




                                Gerenciamento
      Metas                                                                      Ativos
                                 de Portfólio




                    Projetos                                  Recursos




                 © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Justificativa para a Criação de PMO’s




              © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Benefícios dos Escritórios




              © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Fatores Chaves para a Implementação
Valor do Gerenciamento de Projetos
 São raras as
  empresas que não
  utilizam do
  Gerenciamento de
  Projetos e que
  conseguem fazer
  sucesso sem
  desperdício de
  tempo e de
  dinheiro.
Tipos de PMO
    Projeto

    Autônomo
    Project Support

    Office
    Enterprise

    Project Support
    Office
Projeto Autônomo
    Escritório de projeto separado das operações

    da empresa
    É destinado ao gerenciamento de um projeto

    ou programa específico.




              © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Projeto Autônomo
                                             Conselho Diretor




             Projeto Autônomo                                             Operações



                                                      PMO

                                                                           Departamento de
                                                                              Marketing


    Equipe        Equipe                              Equipe

                                                                           Departamento de
                                                                             Engenharia




                                                                            Departamento
                                                                             Financeiro




                                                                           Departamento de
                                                                             Informática




                © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Project Support Office
    É escritório de projeto de esfera

    departamental para apoio a diversos
    projetos simultâneos.
    Fornece suporte, ferramentas e serviços de

    planejamento, controle de prazos, custos,
    qualidade, dentre outros.
    Fornece recursos técnicos, metodologia de

    gerenciamento de projetos, metodologia de
    gestão do conhecimento, interfaces
    organizacionais.




              © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Project Support Office


                                                                    Conselho Diretor




                Departamento de                   Departamento                          Departamento de   Departamento de
                  Informática                      Financeiro                             Engenharia         Marketing

PMO




      Operações do
                                      Projetos
      Departamento




                                  © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Enterprise Project Support Office
    É escritório de projetos de esfera corporativa,

    atuando no gerenciamento estratégico de
    todos os projetos da organização.
    Suas principais funções são

     planejamento estratégico dos projetos;
     gerenciamento de projetos
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               © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Enterprise Project Support Office



                                                           Conselho Diretor


                                                                                                 PMO




          Departamento de                                   Departamento                                         Departamento de
            Informática                                      Financeiro                                            Engenharia




Operações do                               Operações do                                                Operações do
                            Projetos                                             Projetos                                          Projetos
Departamento                               Departamento                                                Departamento




                                       © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
O Cenário Atual
 Muita gente fala. Pouca gente
  conhece. Quase ninguém tem
  um PMO…
 Pouco preparo dos
  interessados na implantação
  dos escritórios de projeto têm
  gerado profundas frustrações
  nas empresas.
 Utilização errada da estrutura
  de PMO com o interesse de
  “fiscalizar” e “controlar” áreas
  da empresa.



                © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Os 5 Erros dos Escritórios de Projetos

   Acreditar que implementar um escritório de projetos é instalar um
   software.


   Não buscar apoio dos alto-executivos, acreditando ser esse um
   trabalho meramente técnico.


   Implantar visando criar um ambiente de fiscalização e não um
   ambiente de colaboração.


   Seguir a “moda” do todo mundo está fazendo...


   Querer implementar a solução em todas as áreas de uma vez. O bom
   é inimigo do ótimo...




                    © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Os 5 Acertos dos Escritórios de Projetos

   Investir... Investir... Investir na mudança de cultura.


   Criar um ambiente de colaboração e de ganhos para todos, e não
   apenas para os executivos.


   Criar, de modo democrático, o padrão de trabalho a ser utilizado.



   Buscar alinhar estrategicamente os projetos com os objetivos
   empresariais.

   Romper o paradigma do imediatismo. Aceitar que os resultados não
   são tão diretos e instantâneos.




                      © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Desafios na Implementação dos PMO

  Vencer a descentralização das informações.

  Conseguir aceitação dos padrões de trabalho.

  Vencer o “mito” da fiscalização e punição.

  Ter calma e aceitar os resultados não tão

  imediatos.
 Não desistir nunca.




              © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
Conclusões
    Mantenha foco nos detalhes.

    Não existe uma pílula mágica.

    Cuide dos aliados.

    Transforme os resistentes em

         colaboradores. Como:
      Envolva-os no processo
       (Latham e Locke).
      Reforce o lado positivo da
       mudança.
      Não seja o “dono” nem desperte
       a inveja em quem não participa
       do processo.
      Trate com naturalidade a
       mudança. Não é a primeira e
       nem a última…

                   © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
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 técnico sobre gerenciamento de
    projetos, riscos e portfólio.

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  • 1. Estabelecendo um Escritório de Projetos Ricardo Viana Vargas, MSc, IPMA-B, PMP ricardo.vargas@macrosolutions.com.br © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 2. Ricardo Viana Vargas, MSc, IPMA-B, PMP Ricardo Vargas é especialista em gerenciamento de projetos, portfólio e riscos. Foi, nos últimos 15 anos, responsável por mais de 80 projetos de grande porte em diversos países, nas áreas de petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações, informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a 18 bilhões de dólares. Foi o primeiro voluntário latino-americano a ser eleito para exercer a função de presidente do conselho diretor (Chairman) do Project Management Institute (PMI), maior organização do mundo voltada para a administração de projetos, com cerca de 500 mil membros e profissionais certificados em 175 países. Ricardo Vargas escreveu dez livros sobre gerenciamento de projetos, publicados em português e inglês, com mais de 200 mil exemplares vendidos mundialmente. Recebeu em 2005 o prêmio PMI Distinguished Award pela sua contribuição para o desenvolvimento do gerenciamento de projetos e o PMI Professional Development Product of the Year pelo workshop PMDome®, considerado a melhor solução do mundo para o ensino do gerenciamento de projetos. É professor de gerenciamento de projetos em diversos cursos de MBA, participando do conselho editorial de revistas especializadas no Brasil e nos Estados Unidos. Vargas é revisor reconhecido da mais importante referência no mundo sobre gerenciamento de projetos, o PMBOK Guide. Foi também chair da tradução oficial do PMBOK para o português. Engenheiro químico e mestre em Engenharia de Produção pela UFMG, Ricardo Vargas tem também o Master Certificate in Project Management pela George Washington University, além de ser certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP) e pela International Project Management Association como IPMA-B. Participou do programa de negociações para executivos da Harvard Law School. Durante onze anos, a partir de 1995, desenvolveu em conjunto com dois sócios um dos mais sólidos negócios de tecnologia, gerenciamento de projetos e terceirização do mercado brasileiro, que contava com 4,000 colaboradores e gerava uma receita anual de 50 milhões de dólares em 2006, quando Ricardo Vargas vendeu sua participação para se dedicar integralmente à internacionalização de seus trabalhos em gerenciamento de projetos. É membro da Association for Advancement of Cost Engineering (AACE), da American Management Association (AMA), da International Project Management Association (IPMA), do Institute for Global Ethics e da Professional Risk Management International Association (PRMIA). 2 © BY MACROSOLUTIONS SA. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 3. Sumário © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 4. PMO  O Escritório do Projeto é um local central para  conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades do projeto;  obter uma visão global e panorâmica de todo o projeto sem se perder em detalhes;  ser o centro de informações e controle.  Ele também é a casa do time do projeto, onde todo o suporte está disponível. © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 5. Justificativas Não há um padrão para reportar  desempenho. Os gerentes de projeto estão  sobrecarregados e sem tempo para análise de dados e tomada de decisão. As lições aprendidas não são documentadas.  Reconhece-se a gerência de projetos como  competência crítica para o seu sucesso. © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 6. Gerenciamento de Portfólio Organização Estratégia Gerenciamento Metas Ativos de Portfólio Projetos Recursos © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 7. Justificativa para a Criação de PMO’s © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 8. Benefícios dos Escritórios © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 9. Fatores Chaves para a Implementação
  • 10. Valor do Gerenciamento de Projetos  São raras as empresas que não utilizam do Gerenciamento de Projetos e que conseguem fazer sucesso sem desperdício de tempo e de dinheiro.
  • 11. Tipos de PMO Projeto  Autônomo Project Support  Office Enterprise  Project Support Office
  • 12. Projeto Autônomo Escritório de projeto separado das operações  da empresa É destinado ao gerenciamento de um projeto  ou programa específico. © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 13. Projeto Autônomo Conselho Diretor Projeto Autônomo Operações PMO Departamento de Marketing Equipe Equipe Equipe Departamento de Engenharia Departamento Financeiro Departamento de Informática © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 14. Project Support Office É escritório de projeto de esfera  departamental para apoio a diversos projetos simultâneos. Fornece suporte, ferramentas e serviços de  planejamento, controle de prazos, custos, qualidade, dentre outros. Fornece recursos técnicos, metodologia de  gerenciamento de projetos, metodologia de gestão do conhecimento, interfaces organizacionais. © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 15. Project Support Office Conselho Diretor Departamento de Departamento Departamento de Departamento de Informática Financeiro Engenharia Marketing PMO Operações do Projetos Departamento © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 16. Enterprise Project Support Office É escritório de projetos de esfera corporativa,  atuando no gerenciamento estratégico de todos os projetos da organização. Suas principais funções são   planejamento estratégico dos projetos;  gerenciamento de projetos interdepartamentais;  gestão do conhecimento empresarial. © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 17. Enterprise Project Support Office Conselho Diretor PMO Departamento de Departamento Departamento de Informática Financeiro Engenharia Operações do Operações do Operações do Projetos Projetos Projetos Departamento Departamento Departamento © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 18. O Cenário Atual  Muita gente fala. Pouca gente conhece. Quase ninguém tem um PMO…  Pouco preparo dos interessados na implantação dos escritórios de projeto têm gerado profundas frustrações nas empresas.  Utilização errada da estrutura de PMO com o interesse de “fiscalizar” e “controlar” áreas da empresa. © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 19. Os 5 Erros dos Escritórios de Projetos Acreditar que implementar um escritório de projetos é instalar um software. Não buscar apoio dos alto-executivos, acreditando ser esse um trabalho meramente técnico. Implantar visando criar um ambiente de fiscalização e não um ambiente de colaboração. Seguir a “moda” do todo mundo está fazendo... Querer implementar a solução em todas as áreas de uma vez. O bom é inimigo do ótimo... © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 20. Os 5 Acertos dos Escritórios de Projetos Investir... Investir... Investir na mudança de cultura. Criar um ambiente de colaboração e de ganhos para todos, e não apenas para os executivos. Criar, de modo democrático, o padrão de trabalho a ser utilizado. Buscar alinhar estrategicamente os projetos com os objetivos empresariais. Romper o paradigma do imediatismo. Aceitar que os resultados não são tão diretos e instantâneos. © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 21. Desafios na Implementação dos PMO Vencer a descentralização das informações.  Conseguir aceitação dos padrões de trabalho.  Vencer o “mito” da fiscalização e punição.  Ter calma e aceitar os resultados não tão  imediatos.  Não desistir nunca. © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 22. Conclusões Mantenha foco nos detalhes.  Não existe uma pílula mágica.  Cuide dos aliados.  Transforme os resistentes em  colaboradores. Como:  Envolva-os no processo (Latham e Locke).  Reforce o lado positivo da mudança.  Não seja o “dono” nem desperte a inveja em quem não participa do processo.  Trate com naturalidade a mudança. Não é a primeira e nem a última… © BY RICARDO VIANA VARGAS. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS
  • 23. Visite www.ricardo-vargas.com Para acessar outras apresentações, podcasts, videos e conteúdo técnico sobre gerenciamento de projetos, riscos e portfólio. © BY MACROSOLUTIONS SA