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Escritório de Projetos e
  Escritório de Processos:
  Diferenças e Tendências


ELO Group
contato@elogroup.com.br
tel: 21 2561-5619
Agenda
• Algumas confusões práticas
• As funções “básicas” do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos
• Modelo geral de inserção dos escritórios
• A proposta do CPIO: além da integração entre Processos e Projetos
• Os diferentes modelos de inserção do Esc. de Processos
• Questões práticas para implantação
• O outsorcing do escritório de processos... uma tendência
Objetivos da discussão

• Promover uma discussão prática:

  – das principais diferenças entre os escritórios
    de projetos e os escritórios de processos

  – dos diferentes modelos de escritório de
    processos e da possibilidade e dos desafios
    da incorporação destes pelo escritório de
    projetos
Algumas confusões práticas


       os processos...
        os projetos...
 os processos de projeto...
e os projetos de processos...
...os projetos e os processos...

   “Um projeto é um empreendimento temporário
    com o objetivo de criar um produto ou serviço
                                          único”.
                                         PMBOK

  “Uma cooperação de atividades distintas para a
realização de um objetivo global, orientado para o
   cliente final que lhes é comum. Um processo é
          repetido de maneira recorrente dentro da
                                         empresa”.
                                        SALERNO
...os processos de projeto...

          Iniciação
           Iniciação


                                Planejamento
                                Planejamento


                                                                          Execução
                                                                          Execução

    Organizações
orientadas à projetos                                                                Controle
                                                                                     Controle
                                     CEO




               Compras   Finanças   Produção   Marketing   Distribuição




Projeto
                                                                                                Encerramento
                                                                                                Encerramento
Projeto



Projeto



Projeto
...os projetos de processos...

                             Projeto
                             Projeto
             Melhoria




              Processo


                       Ação recorrente
                       Ação recorrente
                         no dia a dia
                         no dia a dia
As funções “básicas” do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos

       Escritório de Projetos                             Escritório de Processos

•   Treinamento e desenvolvimento de              •   Treinamento e desenvolvimento de pessoal
    pessoal nas melhores práticas de gestão           nas melhores práticas de gestão de
    de projetos                                       processos
•   Guardião da metodologia de gestão de          •   Guardião da metodologia de gestão de
    projetos (padrões, regras, medidas de             processos (padrões, regras, medidas de
    desempenho etc..)                                 desempenho etc..)
•   Consolidação dos registros,                   •   Consolidação dos registros,
    documentações, avaliação de melhores              documentações, avaliação de melhores
    práticas e difusão de aprendizados                práticas e difusão de aprendizados
•   Apoio ao gestor do projeto no                 •   Apoio ao gestor do processo no
    acompanhamento e avaliação do projeto             acompanhamento e avaliação do processo
•   Avaliar e gerir o portfólio de projetos e a   •   Avaliar e gerir o portfólio de processos e a
    sua governança                                    sua governança
•   Realizar a interlocução entre os gerentes     •   Realizar a interlocução entre os gerentes
    de projetos e a alta administração                de processos e a alta administração
•   Integração dos múltiplos projetos e           •   Integração dos múltiplos processos e
    gestores de projetos, consolidando suas           gestores de processos, consolidando suas
    informações                                       informações
As funções “básicas” do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos

       Escritório de Projetos                             Escritório de Processos

•   Treinamento e desenvolvimento de              •   Treinamento e desenvolvimento de pessoal
    pessoal nas melhores práticas de gestão           nas melhores práticas de gestão de
    de projetos                                       processos
•   Guardião da metodologia de gestão de          •   Guardião da metodologia de gestão de
                    Funções semelhantes, mas sobre
    projetos (padrões, regras, medidas de             processos (padrões, regras, medidas de
    desempenho etc..)
                          objetos distintos...        desempenho etc..)
•   Consolidação dos registros,    •                  Consolidação dos registros,
    documentações, avaliação de melhores              documentações, avaliação de melhores
    práticas e difusão de aprendizados                práticas e difusão de aprendizados
•   Apoio ao gestor do projeto no                 •   Apoio ao gestor do processo no
    acompanhamento e avaliação do projeto             acompanhamento e avaliação do processo
•
                       ...exigindo competências muito
    Avaliar e gerir o portfólio de projetos e a
                                       •              Avaliar e gerir o portfólio de processos e a
    sua governança      diferenciadas para cada um... sua governança
•   Realizar a interlocução entre os gerentes     •   Realizar a interlocução entre os gerentes
    de projetos e a alta administração                de processos e a alta administração
•   Integração dos múltiplos projetos e           •   Integração dos múltiplos processos e
    gestores de projetos, consolidando suas           gestores de processos, consolidando suas
    informações                                       informações
Modelo geral de inserção dos escritórios
                                                           CEO




                                 VP de                                   VP de         VP de
          Escritório de                    CFO             COO
                                Compras                                 Marketing   Distribuição
          Projetos e/ou
           Processos
                                                     Áreas Funcionais

                                Compras   Finanças       Produção       Marketing   Distribuição




                      GPc
Gerente de Processo
                      GPc

                          GPj
 Gerente de Projeto
                          GPj
Modelo geral de inserção dos escritórios

                      As responsabilidades dos CEO
                       As responsabilidades dosescritórios podem variar
                                                escritórios podem variar
                        desde um “simples suporte” até uma atuação
                         desde um “simples suporte” até uma atuação
                      executiva,VPcomresponsabilização VP de
                      executiva,com responsabilizaçãopelos resultados
                                  de                     pelos resultados
                                                                VP de
          Escritório de                 CFO    COO
                                Compras                                 Marketing   Distribuição
          Projetos e/ou
           Processos
                                                     Áreas Funcionais

                                Compras   Finanças       Produção       Marketing   Distribuição




                       GPc
Gerente de Processo
                       GPc

                          GPj
 Gerente de Projeto
                          GPj
Institucionalizando a gestão dos processos e dos projetos


• Proposta de resposta à necessidade de institucionalizar a
  gestão dos processos e/ou dos projetos tornando-as, de
  forma efetiva, parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da
  cultura da organização.

• Há necessidade de internalização na estrutura do negócio,
  de forma a buscar resultados organizacionais concretos,
  como ganhos de eficiência, qualidade, custos e prazos,
  através da adoção de práticas uniformes, controles,
  consolidação e análise de informações, indicadores e
  capacitação.

• Seu maior desafio é a permanência –Busca manter que a
  lógica da gestão de processos e projetos vão continuar
  internalizadas e atualizadas na organização.
                                   (Grupo de Produção Integrada, 2004)
Definindo a atuação do Escritório de Processos

• Unidade normativa e coordenadora,
   – Prescreve métodos e ferramentas que orientem o gerenciamento dos
     processos-chave da organização
   – atua como elo de comunicação e negociação entre os diferentes
     departamentos envolvidos nos processos gerenciados.

• A visão sistêmica do Escritório sobre o processo permite uma
  análise mais eficaz e integrada
   – Recebe sugestões de melhoria que beneficiem o processo como um
     todo.
   – Instância organizacional responsável por inserir e gerir a prática de
     gestão ‘de’ ou ‘por’ processos no escopo de atuação e na cultura da
     organização.

• Promove o consecução dos objetivos da Engenharia e Gestão de
  Processos,
   – Integração através da uniformização do entendimento da forma de
     trabalho,
   – análise e melhoria do fluxo de informações e
   – explicitação do conhecimento sobre os processos, armazenando know
     how organizacional.
                              (Grupo de Produção Integrada, 2004)
A proposta do CPIO: além da integração entre
Processos e Projetos
Atuação do Escritório de Processos
• Gerenciando o Ciclo do Processo
   –   Identifica o processo;
   –   Modela, estuda, analisa e identifica problemas;
   –   Identifica formas de melhorar o processo;
   –   Projeta um processo melhorado;
   –   Implanta o novo processo;
   –   Implementa o novo processo;
   –   Registra e avalia os resultados;
   –   Acompanha os resultados;
   –   Registra os caminhos percorridos e gera aprendizado.

• Atuando de forma normativa e coordenadora
   – Não executa os processos;
   – Prescreve os métodos e ferramentas que orientam a atuação
     durante o Ciclo do Processo;
   – Representa o elo de comunicação entre os diferentes
     departamentos envolvidos nos processos gerenciados.
                             (Grupo de Produção Integrada, 2004)
O Escritório de Processos em uma organização
    (completamente) funcional

                                                     Presidência



                                  Escritório de
                                   Processos




                                                  Áreas Funcionais

                TI          RH        Compras         Finanças       Produção   Marketing   Distribuição




Processo 1     GF1          GF2                         GF3                        GF4




Processo 2     GF5                       GF6                           GF7




Processo N                  GF8                                        GF9                     GF10




 GF = Gestores Funcionais
                                        (Grupo de Produção Integrada, 2004)
O Escritório de Processos em uma organização matricial


                                         Presidência



                        Escritório de
                         Processos




             RH    TI          Compras    Finanças     Produção   Marketing   Distribuição




Processo 1



Processo 2



Processo 3



Processo N

                                           (Grupo de Produção Integrada, 2004)
CEO
     Modelo 1
                           VP de                                   VP de         VP de
                                      CFO            COO
                          Compras                                 Marketing   Distribuição




        CPIO
                                               Áreas Funcionais
     Escritório de
TI                   RH   Compras   Finanças       Produção       Marketing   Distribuição
      Processos



      Gestor de
      Processo


      Gestor de
      Processo


      Gestor de
      Processo


      Gestor de
      Processo




                            (Grupo de Produção Integrada, 2004)
Modelo 2                                         CEO




                            VP de                                   VP de         VP de
         CPIO                          CFO            COO
                           Compras                                 Marketing   Distribuição




                                                Áreas Funcionais
      Escritório de
TI                    RH   Compras   Finanças       Produção       Marketing   Distribuição
       Processos



       Gestor de
       Processo


       Gestor de
       Processo


       Gestor de
       Processo


       Gestor de
       Processo




                              (Grupo de Produção Integrada, 2004)
O Escritório de Processos em uma organização funcional

                                                        Presidência



                                     Escritório de
                                      Processos




                                                     Áreas Funcionais

                  TI            RH       Compras         Finanças       Produção   Marketing   Distribuição



GP
  Processo 1

GP
  Processo 2

GP
  Processo 3

GP
  Processo N




                                                                    (Grupo de Produção Integrada, 2004)
   GP = Gestores de Processos
O funcionamento do Escritório de Processos
                                             Processos Gerenciais


      Defi ni ção do escopo de      Definição dos níveis de            Definição do Plano de
       atuação do escritório         serviço do escri tóri o            Ação do escritório


        Gest ão do escritório    Gest ão de relacionamento
                                                                     Definição do Orçamento
      (definição de cargas de      com a alta direção da
                                                                           do escritório
     trabalho, prioridades, etc)          empresa


                                             Processos Finalisticos
       Definição de métodos,                                              Capacitação da
                                    Suporte aos gestores na
     padrões para model agem,                                         organi zação nos temas
                                     gestão dos processos
       melhoria e gestão d...                                           afetos à gestão d...
                                      (cálculo dos indicadores de     (projeto de melhoria, técnicas
                                  processos, anális e dos resultados,    de análise e melhoria de
                                 ide ntificação de pontos de melhoria)    processos, Six Sigma,
                                                                            Modelagem, etc.)

     Promoção da difusão das      Prospecção e apoio a     Gestão de compliance e
     melhores prát icas (entre   adoção de modelos de     atendimento a certificados
             áreas)            referência (ITIL,SCOR,etc.) de quali dade, SOX, etc.


      Gestão dos projetos de       Avali ação da maturi dade
                                                                        Gest ão da Mudança
      mel horia dos processos            dos processos


                                                                    Divulgação dos processos
     Gestão da Interface entre       Gest ão da qualidade e
                                                                       para a organização
            Processos                 layout dos model os
                                                                          (intranet, etc.)


                                             Processos de suporte

           Gestão de recursos        Criação dos artefatos para Seleção e prospecção de
         (alocação de pessoas,          a aplicação na gestão         ferramentas de
                  etc.)               (t emplates, formulários... model agem de processos


      Organização de workshops Organi zação e Controle de                 Gestão de versões e
              e eventos                 reuni ões                         diretórios do projeto



           Registro de l ições
              aprendi das
Questões práticas para implantação

• É importante que seja bem definido (e comunicado) o
  papel do escritório !
• A seleção de profissionais com perfil alinhado ao papel
  desejado é crucial para o sucesso !
• O escritório deve ficar em uma posição de linha,
  permitindo um bom trânsito com todas as áreas da
  organização !
• Apesar de atribuições gerais semelhantes, os
  conhecimentos necessários para os escritórios de
  processos e projetos são distintos! Os objetos são
  diferentes!
• Os escritórios de processos e projetos podem compor a
  mesma unidade organizacional, mas cuidado, cada
  objeto exige conhecimentos específicos. Garanta a
  capacitação necessária !
O outsorcing do escritório de processos... uma tendência


              Cliente                             Process Factory
•   O que a organização deseja?
     – Documentação de processos e
        procedimentos sempre atualizada
     – Controles e Matrizes de Risco       •   O que a Process Factory pode fazer
        atualizadas                            para sua organização?
     – Processos, modelos e                     – Atualização da Base de Modelos de
        documentação compliance                    Processos
     – Planos de Ação para melhoria             – Atualização dos Controles Internos
                                                   e Matrizes de Risco
•   Benefícios para a organização               – Adequação aos modelos de
     – Foco no core business !!                    referência
     – Redução de custos para                   – Análise de Resultados
       manutenção do staff para gestão          – Acompanhamento dos planos de
       de processos                                ação
     – Acesso a competência
       especializada e sempre atualizada
     – Acesso aos principais modelos de
       referência e melhores práticas
O outsorcing do escritório de processos... uma tendência


              Cliente                            Process Factory
•   O que a organização deseja?
     – Documentação de processos e
        procedimentos sempre atualizada
                               uma tendência !!Process Factory pode fazer
                               uma tendência a!!
     – Controles e Matrizes de Risco   • O que
        atualizadas                           para sua organização?
     – Processos, modelos e                    – Atualização da Base de Modelos de
                  Outsourcing das atividades do
                  Outsourcing das atividades do
        documentação compliance                   Processos
     – Planos de Ação para melhoria            – Atualização dos Controles Internos
                     escritório de processos
                     escritório de processos      e Matrizes de Risco
•   Benefícios para a organização              – Adequação aos modelos de
     – Foco no core business !!                   referência
     – Redução de custos para                  – Análise de Resultados
       manutenção do staff para gestão         – Acompanhamento dos planos de
       de processos                               ação
     – Acesso a competência
       especializada e sempre atualizada
     – Acesso aos principais modelos de
       referência e melhores práticas
O que a ELO pode fazer por você...
• Modelo de referência do escritório de processos
   – Processos mapeados do escritório de processos que servem como referência
     para a implantação de um escritório de processos na sua organização.
• Projeto e implantação do escritório de processos
   – Definição de atribuições para o Escritório
   – Organização interna do Escritório
   – Implantação de artefatos (templates, ferramentas etc.) para suporte as ações do
     escritório de processos
   – Relacionamento com demais áreas da organização
   – Definição de mecanismos de governança
• Capacitação da equipe do escritório de processos
• Outsourcing da gestão de processos
   – Lógica de relacionamento
   – Fábrica de processos
   – Service level agreements
Suportada pelo ELO BPM Framework


                    Estratégia
                     de BPM




                                               Governança e suporte à
                                                gestão dos processos
          Projeto dos    Controle dos
          processos       processos




     Implantação                  Execução e
    dos processos                coordenação
ELO BPM Framework
 Desdobrar estratégia de negócios                                                    Acompanhar medidas de desempenho
 Definir a cadeia de valor                                                           Auditar o compliance dos processos
 Definir a identidade de processos                                                   Monitorar os riscos e perdas
 Definir os direcionadores de                                                        Registrar lições aprendidas
 desempenho                                                                          Divulgar processos e resultados
 Mapear objetivos organizacionais
 Definir política de risco

Mapear e documentar os processos
                                                        Estratégia                                                 Definir governança de
                                                         de BPM
                                                                                                                   processos (atores e




                                                                                          Governança e suporte à
Diagnosticar os processos




                                                                                           gestão dos processos
Priorizar processos                                                                                                responsabilidades)
Avaliar modelos de referência                                                                                      Avaliar maturidade no BPM
Elaborar as matrizes de risco                 Projeto dos    Controle dos                                          Definir métodos e padrões
                                              processos       processos
Redesenhar processos                                                                                               Coordenar as ações de
Simular e selecionar processos ideais                                                                              alinhamento (TI, RH etc.)
                                                                                                                   Planejar e gerir projetos de
                                                                                                                   BPM
                                                                                                                   Manter documentação do
                                         Implantação                  Execução e
                                        dos processos                coordenação                                   BPM




Garantir a gestão da mudança
Adequar estrutura organizacional                                                   Promover a coordenação do processo
Adequar sistema de indicadores e incentivos                                        Garantir a integração entre as áreas
Adequar os sistemas de TI                                                          Acompanhar a execução de ponta a
Adequar competências                                                               ponta
Capacitar os profissionais nos novos processos
Principais produtos e serviços

                                                               BPM Risk
      ELOstrategy matrix
      Elo strategy matrix
                                                  Process Performance
     ELOprocess identity
     Elo process identity                              Management

     Roadmap para implantação                           BPM compliance
         de política de risco                                                                       Implantação de escritório
                                                                                                          de processos

      ELO process                               Estratégia
                                                 de BPM
                                                                                                    BPM Maturity Model




                                                                           Governança e suporte à
                                                                            gestão dos processos
        framework
                                      Projeto dos    Controle dos
ITIL / ISO 20.000 - Gestão de         processos       processos                                     Process factory e BPM
         Serviços de TI                                                                               Process factory
                                                                                                         outsourcing
Modelagem e redesenho                                                                                  Riscos em
     de processos                Implantação                  Execução e                             BPM outsourcing
                                dos processos                coordenação
                                                                                                       outsourcing
Mapeamento de riscos e
  projeto de controles
                                                                                                    ELO project planning
                                Framework de
                                   integração

                                Automação de                               Implantação de elementos
                                  processos                                  de coordenação lateral
ELO Group
contato@elogroup.com.br
www.elogroup.com.br
tel: 21 2561-5619



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Escritórios de Projetos e Processos: Diferenças e Tendências

  • 1. Escritório de Projetos e Escritório de Processos: Diferenças e Tendências ELO Group contato@elogroup.com.br tel: 21 2561-5619
  • 2. Agenda • Algumas confusões práticas • As funções “básicas” do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos • Modelo geral de inserção dos escritórios • A proposta do CPIO: além da integração entre Processos e Projetos • Os diferentes modelos de inserção do Esc. de Processos • Questões práticas para implantação • O outsorcing do escritório de processos... uma tendência
  • 3. Objetivos da discussão • Promover uma discussão prática: – das principais diferenças entre os escritórios de projetos e os escritórios de processos – dos diferentes modelos de escritório de processos e da possibilidade e dos desafios da incorporação destes pelo escritório de projetos
  • 4. Algumas confusões práticas os processos... os projetos... os processos de projeto... e os projetos de processos...
  • 5. ...os projetos e os processos... “Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único”. PMBOK “Uma cooperação de atividades distintas para a realização de um objetivo global, orientado para o cliente final que lhes é comum. Um processo é repetido de maneira recorrente dentro da empresa”. SALERNO
  • 6. ...os processos de projeto... Iniciação Iniciação Planejamento Planejamento Execução Execução Organizações orientadas à projetos Controle Controle CEO Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Projeto Encerramento Encerramento Projeto Projeto Projeto
  • 7. ...os projetos de processos... Projeto Projeto Melhoria Processo Ação recorrente Ação recorrente no dia a dia no dia a dia
  • 8. As funções “básicas” do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos Escritório de Projetos Escritório de Processos • Treinamento e desenvolvimento de • Treinamento e desenvolvimento de pessoal pessoal nas melhores práticas de gestão nas melhores práticas de gestão de de projetos processos • Guardião da metodologia de gestão de • Guardião da metodologia de gestão de projetos (padrões, regras, medidas de processos (padrões, regras, medidas de desempenho etc..) desempenho etc..) • Consolidação dos registros, • Consolidação dos registros, documentações, avaliação de melhores documentações, avaliação de melhores práticas e difusão de aprendizados práticas e difusão de aprendizados • Apoio ao gestor do projeto no • Apoio ao gestor do processo no acompanhamento e avaliação do projeto acompanhamento e avaliação do processo • Avaliar e gerir o portfólio de projetos e a • Avaliar e gerir o portfólio de processos e a sua governança sua governança • Realizar a interlocução entre os gerentes • Realizar a interlocução entre os gerentes de projetos e a alta administração de processos e a alta administração • Integração dos múltiplos projetos e • Integração dos múltiplos processos e gestores de projetos, consolidando suas gestores de processos, consolidando suas informações informações
  • 9. As funções “básicas” do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos Escritório de Projetos Escritório de Processos • Treinamento e desenvolvimento de • Treinamento e desenvolvimento de pessoal pessoal nas melhores práticas de gestão nas melhores práticas de gestão de de projetos processos • Guardião da metodologia de gestão de • Guardião da metodologia de gestão de Funções semelhantes, mas sobre projetos (padrões, regras, medidas de processos (padrões, regras, medidas de desempenho etc..) objetos distintos... desempenho etc..) • Consolidação dos registros, • Consolidação dos registros, documentações, avaliação de melhores documentações, avaliação de melhores práticas e difusão de aprendizados práticas e difusão de aprendizados • Apoio ao gestor do projeto no • Apoio ao gestor do processo no acompanhamento e avaliação do projeto acompanhamento e avaliação do processo • ...exigindo competências muito Avaliar e gerir o portfólio de projetos e a • Avaliar e gerir o portfólio de processos e a sua governança diferenciadas para cada um... sua governança • Realizar a interlocução entre os gerentes • Realizar a interlocução entre os gerentes de projetos e a alta administração de processos e a alta administração • Integração dos múltiplos projetos e • Integração dos múltiplos processos e gestores de projetos, consolidando suas gestores de processos, consolidando suas informações informações
  • 10. Modelo geral de inserção dos escritórios CEO VP de VP de VP de Escritório de CFO COO Compras Marketing Distribuição Projetos e/ou Processos Áreas Funcionais Compras Finanças Produção Marketing Distribuição GPc Gerente de Processo GPc GPj Gerente de Projeto GPj
  • 11. Modelo geral de inserção dos escritórios As responsabilidades dos CEO As responsabilidades dosescritórios podem variar escritórios podem variar desde um “simples suporte” até uma atuação desde um “simples suporte” até uma atuação executiva,VPcomresponsabilização VP de executiva,com responsabilizaçãopelos resultados de pelos resultados VP de Escritório de CFO COO Compras Marketing Distribuição Projetos e/ou Processos Áreas Funcionais Compras Finanças Produção Marketing Distribuição GPc Gerente de Processo GPc GPj Gerente de Projeto GPj
  • 12. Institucionalizando a gestão dos processos e dos projetos • Proposta de resposta à necessidade de institucionalizar a gestão dos processos e/ou dos projetos tornando-as, de forma efetiva, parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da cultura da organização. • Há necessidade de internalização na estrutura do negócio, de forma a buscar resultados organizacionais concretos, como ganhos de eficiência, qualidade, custos e prazos, através da adoção de práticas uniformes, controles, consolidação e análise de informações, indicadores e capacitação. • Seu maior desafio é a permanência –Busca manter que a lógica da gestão de processos e projetos vão continuar internalizadas e atualizadas na organização. (Grupo de Produção Integrada, 2004)
  • 13. Definindo a atuação do Escritório de Processos • Unidade normativa e coordenadora, – Prescreve métodos e ferramentas que orientem o gerenciamento dos processos-chave da organização – atua como elo de comunicação e negociação entre os diferentes departamentos envolvidos nos processos gerenciados. • A visão sistêmica do Escritório sobre o processo permite uma análise mais eficaz e integrada – Recebe sugestões de melhoria que beneficiem o processo como um todo. – Instância organizacional responsável por inserir e gerir a prática de gestão ‘de’ ou ‘por’ processos no escopo de atuação e na cultura da organização. • Promove o consecução dos objetivos da Engenharia e Gestão de Processos, – Integração através da uniformização do entendimento da forma de trabalho, – análise e melhoria do fluxo de informações e – explicitação do conhecimento sobre os processos, armazenando know how organizacional. (Grupo de Produção Integrada, 2004)
  • 14. A proposta do CPIO: além da integração entre Processos e Projetos
  • 15. Atuação do Escritório de Processos • Gerenciando o Ciclo do Processo – Identifica o processo; – Modela, estuda, analisa e identifica problemas; – Identifica formas de melhorar o processo; – Projeta um processo melhorado; – Implanta o novo processo; – Implementa o novo processo; – Registra e avalia os resultados; – Acompanha os resultados; – Registra os caminhos percorridos e gera aprendizado. • Atuando de forma normativa e coordenadora – Não executa os processos; – Prescreve os métodos e ferramentas que orientam a atuação durante o Ciclo do Processo; – Representa o elo de comunicação entre os diferentes departamentos envolvidos nos processos gerenciados. (Grupo de Produção Integrada, 2004)
  • 16. O Escritório de Processos em uma organização (completamente) funcional Presidência Escritório de Processos Áreas Funcionais TI RH Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Processo 1 GF1 GF2 GF3 GF4 Processo 2 GF5 GF6 GF7 Processo N GF8 GF9 GF10 GF = Gestores Funcionais (Grupo de Produção Integrada, 2004)
  • 17. O Escritório de Processos em uma organização matricial Presidência Escritório de Processos RH TI Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo N (Grupo de Produção Integrada, 2004)
  • 18. CEO Modelo 1 VP de VP de VP de CFO COO Compras Marketing Distribuição CPIO Áreas Funcionais Escritório de TI RH Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Processos Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo (Grupo de Produção Integrada, 2004)
  • 19. Modelo 2 CEO VP de VP de VP de CPIO CFO COO Compras Marketing Distribuição Áreas Funcionais Escritório de TI RH Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Processos Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo (Grupo de Produção Integrada, 2004)
  • 20. O Escritório de Processos em uma organização funcional Presidência Escritório de Processos Áreas Funcionais TI RH Compras Finanças Produção Marketing Distribuição GP Processo 1 GP Processo 2 GP Processo 3 GP Processo N (Grupo de Produção Integrada, 2004) GP = Gestores de Processos
  • 21. O funcionamento do Escritório de Processos Processos Gerenciais Defi ni ção do escopo de Definição dos níveis de Definição do Plano de atuação do escritório serviço do escri tóri o Ação do escritório Gest ão do escritório Gest ão de relacionamento Definição do Orçamento (definição de cargas de com a alta direção da do escritório trabalho, prioridades, etc) empresa Processos Finalisticos Definição de métodos, Capacitação da Suporte aos gestores na padrões para model agem, organi zação nos temas gestão dos processos melhoria e gestão d... afetos à gestão d... (cálculo dos indicadores de (projeto de melhoria, técnicas processos, anális e dos resultados, de análise e melhoria de ide ntificação de pontos de melhoria) processos, Six Sigma, Modelagem, etc.) Promoção da difusão das Prospecção e apoio a Gestão de compliance e melhores prát icas (entre adoção de modelos de atendimento a certificados áreas) referência (ITIL,SCOR,etc.) de quali dade, SOX, etc. Gestão dos projetos de Avali ação da maturi dade Gest ão da Mudança mel horia dos processos dos processos Divulgação dos processos Gestão da Interface entre Gest ão da qualidade e para a organização Processos layout dos model os (intranet, etc.) Processos de suporte Gestão de recursos Criação dos artefatos para Seleção e prospecção de (alocação de pessoas, a aplicação na gestão ferramentas de etc.) (t emplates, formulários... model agem de processos Organização de workshops Organi zação e Controle de Gestão de versões e e eventos reuni ões diretórios do projeto Registro de l ições aprendi das
  • 22. Questões práticas para implantação • É importante que seja bem definido (e comunicado) o papel do escritório ! • A seleção de profissionais com perfil alinhado ao papel desejado é crucial para o sucesso ! • O escritório deve ficar em uma posição de linha, permitindo um bom trânsito com todas as áreas da organização ! • Apesar de atribuições gerais semelhantes, os conhecimentos necessários para os escritórios de processos e projetos são distintos! Os objetos são diferentes! • Os escritórios de processos e projetos podem compor a mesma unidade organizacional, mas cuidado, cada objeto exige conhecimentos específicos. Garanta a capacitação necessária !
  • 23. O outsorcing do escritório de processos... uma tendência Cliente Process Factory • O que a organização deseja? – Documentação de processos e procedimentos sempre atualizada – Controles e Matrizes de Risco • O que a Process Factory pode fazer atualizadas para sua organização? – Processos, modelos e – Atualização da Base de Modelos de documentação compliance Processos – Planos de Ação para melhoria – Atualização dos Controles Internos e Matrizes de Risco • Benefícios para a organização – Adequação aos modelos de – Foco no core business !! referência – Redução de custos para – Análise de Resultados manutenção do staff para gestão – Acompanhamento dos planos de de processos ação – Acesso a competência especializada e sempre atualizada – Acesso aos principais modelos de referência e melhores práticas
  • 24. O outsorcing do escritório de processos... uma tendência Cliente Process Factory • O que a organização deseja? – Documentação de processos e procedimentos sempre atualizada uma tendência !!Process Factory pode fazer uma tendência a!! – Controles e Matrizes de Risco • O que atualizadas para sua organização? – Processos, modelos e – Atualização da Base de Modelos de Outsourcing das atividades do Outsourcing das atividades do documentação compliance Processos – Planos de Ação para melhoria – Atualização dos Controles Internos escritório de processos escritório de processos e Matrizes de Risco • Benefícios para a organização – Adequação aos modelos de – Foco no core business !! referência – Redução de custos para – Análise de Resultados manutenção do staff para gestão – Acompanhamento dos planos de de processos ação – Acesso a competência especializada e sempre atualizada – Acesso aos principais modelos de referência e melhores práticas
  • 25. O que a ELO pode fazer por você... • Modelo de referência do escritório de processos – Processos mapeados do escritório de processos que servem como referência para a implantação de um escritório de processos na sua organização. • Projeto e implantação do escritório de processos – Definição de atribuições para o Escritório – Organização interna do Escritório – Implantação de artefatos (templates, ferramentas etc.) para suporte as ações do escritório de processos – Relacionamento com demais áreas da organização – Definição de mecanismos de governança • Capacitação da equipe do escritório de processos • Outsourcing da gestão de processos – Lógica de relacionamento – Fábrica de processos – Service level agreements
  • 26. Suportada pelo ELO BPM Framework Estratégia de BPM Governança e suporte à gestão dos processos Projeto dos Controle dos processos processos Implantação Execução e dos processos coordenação
  • 27. ELO BPM Framework Desdobrar estratégia de negócios Acompanhar medidas de desempenho Definir a cadeia de valor Auditar o compliance dos processos Definir a identidade de processos Monitorar os riscos e perdas Definir os direcionadores de Registrar lições aprendidas desempenho Divulgar processos e resultados Mapear objetivos organizacionais Definir política de risco Mapear e documentar os processos Estratégia Definir governança de de BPM processos (atores e Governança e suporte à Diagnosticar os processos gestão dos processos Priorizar processos responsabilidades) Avaliar modelos de referência Avaliar maturidade no BPM Elaborar as matrizes de risco Projeto dos Controle dos Definir métodos e padrões processos processos Redesenhar processos Coordenar as ações de Simular e selecionar processos ideais alinhamento (TI, RH etc.) Planejar e gerir projetos de BPM Manter documentação do Implantação Execução e dos processos coordenação BPM Garantir a gestão da mudança Adequar estrutura organizacional Promover a coordenação do processo Adequar sistema de indicadores e incentivos Garantir a integração entre as áreas Adequar os sistemas de TI Acompanhar a execução de ponta a Adequar competências ponta Capacitar os profissionais nos novos processos
  • 28. Principais produtos e serviços BPM Risk ELOstrategy matrix Elo strategy matrix Process Performance ELOprocess identity Elo process identity Management Roadmap para implantação BPM compliance de política de risco Implantação de escritório de processos ELO process Estratégia de BPM BPM Maturity Model Governança e suporte à gestão dos processos framework Projeto dos Controle dos ITIL / ISO 20.000 - Gestão de processos processos Process factory e BPM Serviços de TI Process factory outsourcing Modelagem e redesenho Riscos em de processos Implantação Execução e BPM outsourcing dos processos coordenação outsourcing Mapeamento de riscos e projeto de controles ELO project planning Framework de integração Automação de Implantação de elementos processos de coordenação lateral