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A Dinamus decidiu montar um festival de Rock
Bandas nacionais e internacionais
Evento para 50 mil pessoas
Diretrizes:
6 meses de organização e divulgação
5 milhões de reais de orçamento
Gerente de Projetos: Fred
FESTIVAL DE ROCK – ROCK IN SUMARÉ
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paulista
Lucratividade de 15%
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Festival de
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Planejamento
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Planos
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Subtotal - 4.010.000
_____CUSTOS
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Total de Aquisições -
4.010.000
Sub-total -
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Reserva de contingência (5%) -
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Reserva de gerenciamento (3%) -
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O projeto é
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Valor
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Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Total de Aquisições - 4.010.000
Sub-total - 4.085.000
Reserva de contingência (5%) - 204.250
Reserva de gerenciamento
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122.550
Total - 4.411.800
O PROJETO CONTINUA VIÁVEL?
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RECURSOS HUMANOS
Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto
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TEMPO
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Parcerias/
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______ ____ __ _________DEFINIR LISTA DE ATIVIDADES
Entrega ID Nome da Atividade
Pessoas 1 Definir equipes
Pessoas 2 Treinar equipes
Bandas 3 Selecionar
Bandas 4 Definir agenda
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Infra 6 Contratar estruturas de ferro
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Parcerias 10 Buscar patrocinadores
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais
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Festival
de Rock
Pré-evento
Bandas
Infraestrutra
Pessoas
SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES
Entrega ID Nome da Atividade Predecessora
Pessoas 1 Definir equipes
Pessoas 2 Treinar equipes 1
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Bandas 4 Definir agenda 3
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Infra 6 Contratar estruturas de ferro
Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem
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Infra 9 Montar 6,7,8
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II
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ESTIMAR RECURSOS
Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos
Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury
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Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II John, Fred
ESTIMAR TRABALHO
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Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury 1
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Infra 7 Contratar empresa de
montagem/desmontagem
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Infra 9 Montar 6,7,8 Fred 20
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon 90
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred 90
Publicidade 11 Contratar agência de
publicidade
5 II John, Fred 20
CRONOGRAMA Inicio 02/01
Shows 21/06
Encerramento 17/07
O projeto
continua
viável?
Hotplay
BlueFloyd
Aquasmith
Goldalica
Seane
Para-choques
Os Cunhados
Barão Verde
L Quest
Ratos de
Sótão
QUALIDADE
Requisitos de Qualidade:
Papel revista
Impressão colorida
A5
Tolerância:
Papel comum invés de
Revista
Como mensurar:
Checklist de itens
obrigatórios a cada lote
BANDAS CONFIRMADAS
RISCOS
Risco Impacto Probabilidade Exposição
Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4
24
Plano de Resposta aos
Riscos
Plano de Custos
+ ?
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Reserva de gerenciamento
(3%)
-
122.550
Total - 4.411.800
Cronograma
COMUNICAÇÃO
Quem O que Quando Como
Marketing e
Financeiro
Número de pessoas no
evento
Nos dias do
evento
Relatório final
Marketing Análise de satisfação do
público
Nos dias do
evento
Relatório final
GP e
Patrocinador
Andamento da montagem Pré -evento E-mail
Marketing e
Financeiro
Volume de ingressos
vendidos
Ao longo do
projeto
Relatório final
Financeiro Volume de negócios Ao longo do
projeto
Relatório final
Quem precisa ser
informado?
De que? Quando?
Quem precisa ser
informado?
De que? Quando?
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Reserva de gerenciamento (3%) -
122.550
Total - 4.411.800
APROVAÇÃO DOS PLANOS
Plano de Resposta aos
Riscos
Cronograma
Plano de Custos
Plano de
Recursos HumanosPlano de Riscos
Risco Im
p
Pro
b
Exp
Haver atraso na montagem por
causa de chuvas
3 2 6
Equipamento de som ser
danificado
3 1 3
Haver dificuldades para contratar
as bandas
2 2 4
Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do
projeto
Fred Gerente do
Projeto
Projetos • Gerenciar toda a
execução do projeto
Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação
da campanha publicitária
John Comprador Compras • Supervisionar a
Prazos
EXECUÇÃO
PLANEJAMENTO
Definições Planos Local
Contratação de Pessoas
Contrato com as Bandas
Parcerias
Patrocínios
Publicidade
PRÉ-EVENTO
Hotplay
BlueFloyd
Aquasmith
Goldalica
Seane
Para-choques
Os Cunhados
Barão Verde
L Quest
Ratos de
Sótão
BANDAS CONFIRMADAS
__ ______PRÉ-EVENTO
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QUAL O IMPACTO NO PROJETO?
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Plano de Resposta
AÇÃO DE CONTINGÊNCIA PLANEJADA
Risco Impacto Probabi-
lidade
Exposição
Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4
ID do Risco Estratégia Estratégia
1 Aceitar Minimizar impacto construindo coberturas o mais breve
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replanejar o projeto.
Atraso total de 1 semana
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IMPACTO NO CRONOGRAMA
Despesas Qtd Valor
R$
Total de Aquisições - 4.010.000
Sub-total - 4.085.000
Reserva de contingência
(5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento
(3%)
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122.550
Total - 4.411.800
Festival de
Rock
Planejamen
to
Definições
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Pré-evento
Pessoas
Bandas
Infraestrutu
ra
Parcerias /
Patrocínios
Publicidade
Evento
Shows
Serviços
Comércio
Diversões
Pós-evento
Desmontag
em
Fechament
o de contas
Avaliação
geral
Despesas Qtd Valor R$
Total de Aquisições
-
4.010.000
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Reserva de contingência (5%)
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122.550
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4.411.800
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Festival de
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Planejamento
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Planos
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Bandas
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Patrocínios
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de contas
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MONITORAMENTO E CONTROLE
Plano de Custos Custo
A reserva de gerenciamento foi
utilizada para aumentar a duração
do show da HotPlay
Plano de Qualidade
Despesas Qt
d
Valor
R$
Total de Aquisições
-
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-
4.085.000
Reserva de contingência (5%)
-
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122.550
Total
-
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Risco Imp Prob Exp
Haver atraso na montagem por causa
de chuvas
3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as
bandas
2 2 4
Riscos
A reserva de gerenciamento foi
utilizada para aumentar a
duração do show da HotPlay
Plano de Riscos
Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do
projeto
Fred Gerente do
Projeto
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Plano de RH
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Marketing e
Financeiro
Volume de ingressos vendidos Ao longo do
projeto
Relatório final
Financeiro Volume de negócios Ao longo do
projeto
Relatório final
Aquisições Qtd Valor
R$
Agência de publicidade 1
500.000
Empresa de Segurança 10
60.000
Transportadora 1 100.000
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Plano de Aquisições
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  • 4. Objetivo Fomentar o Rock no interior paulista Lucratividade de 15% TERMO DE ABERTURA Justificativa Exposição da marca Parcerias e Patrocínios Contatos para novos eventos
  • 5. Identificação de Stakeholders Patrocinadores Serviços públicos Bandas internacionais Bandas nacionais Comunidade Público-alvo Serviços contratados P O D E R I N T E R E S S E
  • 7. Escopo “O que você vai produzir?”
  • 8. Festival de Rock para 50 mil pessoas com duração de 2 dias 10 bandas (7 nacionais e 3 internacionais) Área total de 10.000m2 ESCOPO DO PRODUTO Comércio Lanchonetes Pizzarias Restaurantes Cervejarias Outros interessados Diversão Parque Bungee jump Tirolesa Asa delta Serviços Segurança Transporte público Bombeiros Polícia Emergência Banheiros
  • 9. Organizar o evento como um todo Contratar e organizar parcerias, patrocínio, diversões e serviços (inclusive logística) Contratar propaganda e acompanhar a divulgação Escopo Negativo: Registro de vídeo e fotográfico do evento ESCOPO DO PROJETO
  • 10. Estudo de mercado assegura o público Patrocinadores arcarão com a construção dos stands e lojas Redes deTV farão a cobertura do evento Zoneamento deve ser seguido à risca PREMISSAS RESTRIÇÕES
  • 11. ESCOPO – ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO Festival de Rock Planejamento Definições Planos Local Pré-evento Pessoas Bandas Infraestrutura Parcerias / Patrocínios Publicidade Evento Shows Serviços Comércio Diversões Pós-evento Desmontagem Fechamento de contas Avaliação geral
  • 12. ESCOPO - DICIONÁRIO DA EAP Pacote Descrição Definições Definir Bandas, tema, parcerias, zoneamento etc Planos Planejar todas as áreas do PMBOK, com enfoque em Aquisições Local Planejamento da contratação e estruturação do local do festival Descreve detalhes sobre os pacotes de trabalho da EAP Festival de Rock Planejamento Planos Local Definições
  • 13. AQUISIÇÕES Aquisições Custos Mostra os produtos, serviços (e terceirizações) a serem adquiridos para execução do projeto Aquisições Qtd Valor R$ Aluguel do Local 1 600.000 Aluguel e Montagem de estruturas 1 1.000.000 Agência de publicidade 1 500.000 Empresa de Segurança 10 60.000 Transportadora 1 100.000 Parque 1 250.000 Bandas 10 1.500.000 Subtotal - 4.010.000
  • 14. _____CUSTOS Despesas Qtd Valor R$ Transporte 50x5 7.500 Alimentação 50x5 5.000 Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500 Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 O projeto é viável?
  • 15. Projeto VIÁVEL!! Despesas Qt d Valor R$ Transporte 50x5 7.500 Alimentação 50x5 5.000 Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500 Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 O PROJETO CONTINUA VIÁVEL? $4.411.800 Plano de Custos = Termo de Abertura $5.000.000
  • 16. RECURSOS HUMANOS Nome Papel Depto Responsabildiades Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto • Fazer o controle financeiro Fred Gerente do Projeto Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha publicitária John Comprador Compras • Supervisionar a contratação de todos os fornecedores de serviços, comércio, diversão e bandas.
  • 18. Parcerias/ Patrocínios Publicidade ______ ____ __ _________DEFINIR LISTA DE ATIVIDADES Entrega ID Nome da Atividade Pessoas 1 Definir equipes Pessoas 2 Treinar equipes Bandas 3 Selecionar Bandas 4 Definir agenda Bandas 5 Fechar contrato Infra 6 Contratar estruturas de ferro Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem Infra 8 Contratar empresa de transporte Infra 9 Montar Parcerias 10 Buscar patrocinadores Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais Publicidade 12 Contratar agência de publicidade Festival de Rock Pré-evento Bandas Infraestrutra Pessoas
  • 19. SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES Entrega ID Nome da Atividade Predecessora Pessoas 1 Definir equipes Pessoas 2 Treinar equipes 1 Bandas 3 Selecionar Bandas 4 Definir agenda 3 Bandas 5 Fechar contrato 4 Infra 6 Contratar estruturas de ferro Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 Infra 9 Montar 6,7,8 Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II
  • 20. ESTIMAR RECURSOS Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon Bandas 3 Selecionar Lennon Bandas 4 Definir agenda 3 Fred Bandas 5 Fechar contrato 4 John Infra 6 Contratar estruturas de ferro John Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem John Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 John Infra 9 Montar 6,7,8 Fred Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II John, Fred
  • 21. ESTIMAR TRABALHO Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos Duração (dias) Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury 1 Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon 15 Bandas 3 Selecionar Lennon 15 Bandas 4 Definir agenda 3 Fred 10 Bandas 5 Fechar contrato 4 John 45 Infra 6 Contratar estruturas de ferro John 10 Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem John 10 Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 John 10 Infra 9 Montar 6,7,8 Fred 20 Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon 90 Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred 90 Publicidade 11 Contratar agência de publicidade 5 II John, Fred 20
  • 22. CRONOGRAMA Inicio 02/01 Shows 21/06 Encerramento 17/07 O projeto continua viável?
  • 23. Hotplay BlueFloyd Aquasmith Goldalica Seane Para-choques Os Cunhados Barão Verde L Quest Ratos de Sótão QUALIDADE Requisitos de Qualidade: Papel revista Impressão colorida A5 Tolerância: Papel comum invés de Revista Como mensurar: Checklist de itens obrigatórios a cada lote BANDAS CONFIRMADAS
  • 24. RISCOS Risco Impacto Probabilidade Exposição Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6 Equipamento de som ser danificado 3 1 3 Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4 24 Plano de Resposta aos Riscos Plano de Custos + ? Despesas Qtd Valor R$ Transporte 50x5 7.500 Alimentação 50x5 5.000 Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 Cronograma
  • 25. COMUNICAÇÃO Quem O que Quando Como Marketing e Financeiro Número de pessoas no evento Nos dias do evento Relatório final Marketing Análise de satisfação do público Nos dias do evento Relatório final GP e Patrocinador Andamento da montagem Pré -evento E-mail Marketing e Financeiro Volume de ingressos vendidos Ao longo do projeto Relatório final Financeiro Volume de negócios Ao longo do projeto Relatório final Quem precisa ser informado? De que? Quando? Quem precisa ser informado? De que? Quando?
  • 26. Despesas Qtd Valor R$ Transporte 50x5 7.500 Alimentação 50x5 5.000 Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 APROVAÇÃO DOS PLANOS Plano de Resposta aos Riscos Cronograma Plano de Custos Plano de Recursos HumanosPlano de Riscos Risco Im p Pro b Exp Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6 Equipamento de som ser danificado 3 1 3 Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4 Nome Papel Depto Responsabildiades Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto Fred Gerente do Projeto Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha publicitária John Comprador Compras • Supervisionar a
  • 29. Contratação de Pessoas Contrato com as Bandas Parcerias Patrocínios Publicidade PRÉ-EVENTO Hotplay BlueFloyd Aquasmith Goldalica Seane Para-choques Os Cunhados Barão Verde L Quest Ratos de Sótão BANDAS CONFIRMADAS
  • 30. __ ______PRÉ-EVENTO Montagem da Estrutura e Som Chuva atrasa montagem
  • 31. QUAL O IMPACTO NO PROJETO? Tríplice Restrição Que ação vai ser tomada? Requer alguma mudança integrada?
  • 32. Plano de Resposta AÇÃO DE CONTINGÊNCIA PLANEJADA Risco Impacto Probabi- lidade Exposição Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6 Equipamento de som ser danificado 3 1 3 Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4 ID do Risco Estratégia Estratégia 1 Aceitar Minimizar impacto construindo coberturas o mais breve possível. Se as chuvas ocorrerem antes, será preciso replanejar o projeto.
  • 33. Atraso total de 1 semana Muitas horas-extras Custo aumentou em 100.000 IMPACTO NO CRONOGRAMA Despesas Qtd Valor R$ Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800
  • 34. Festival de Rock Planejamen to Definições Planos Local Pré-evento Pessoas Bandas Infraestrutu ra Parcerias / Patrocínios Publicidade Evento Shows Serviços Comércio Diversões Pós-evento Desmontag em Fechament o de contas Avaliação geral Despesas Qtd Valor R$ Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 CHECAGEM FINAL DO PRÉ-EVENTO Cronograma Plano de Custos Plano de Qualidade
  • 35. Milhares de pessoas entrando no Festival Tirolesa, roda-gigante, muito chopp! Todas as emissoras de TV cobrindo o evento No dia do Evento!!
  • 36. A banda BlueFloyd faltou o evento!! NO SEGUNDO DIA … O Risco não havia sido previsto, e agora?? A Hotplay aceita aumentar seu tempo de show pela bagatela de R$100.000 Solicitar Analisar Aprovar Implementar
  • 37. Reserva de Gerenciamento: R$122.550 Foi possível contratá-los!! O Público foi embalado ao som de sua música ORANGE: “Look at the stars…. Look how they shine on you” AÇÃO DE CONTORNO
  • 39. MONITORAMENTO E CONTROLE Cronograma Tempo Houve um atraso de 1 semana, sem impacto no prazo final Festival de Rock Planejamento Definições Planos Local Pré-evento Pessoas Bandas Infraestrutura Parcerias / Patrocínios Publicidade Evento Shows Serviços Comércio Diversões Pós-evento Desmontagem Fechamento de contas Avaliação geral Escopo Foi 100% cumprido, com uma Mudança Integrada no show do BlueFloyd e Hotplay
  • 40. MONITORAMENTO E CONTROLE Plano de Custos Custo A reserva de gerenciamento foi utilizada para aumentar a duração do show da HotPlay Plano de Qualidade Despesas Qt d Valor R$ Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 Qualidade Sem desvios significativos Risco Imp Prob Exp Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6 Equipamento de som ser danificado 3 1 3 Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4 Riscos A reserva de gerenciamento foi utilizada para aumentar a duração do show da HotPlay Plano de Riscos
  • 41. Nome Papel Depto Responsabildiades Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto Fred Gerente do Projeto Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha publicitária John Comprador Compras • Supervisionar a Plano de RH Plano de Comunicação Quem O que Quando Coomo GP e Patrocinador Andamento da montagem Pré -evento E-mail Marketing e Financeiro Volume de ingressos vendidos Ao longo do projeto Relatório final Financeiro Volume de negócios Ao longo do projeto Relatório final Aquisições Qtd Valor R$ Agência de publicidade 1 500.000 Empresa de Segurança 10 60.000 Transportadora 1 100.000 Parque 1 250.000 Bandas 10 1.500.000 Subtotal - 4.010.000 Plano de Aquisições Recursos Humanos Sem desvios significativos Comunicação Ajustes para comunicar ao público a mudança ocorrida nos shows Aquisições Ampliação de contrato Litígio MONITORAMENTO E CONTROLE
  • 42. PÓS-EVENTO - ENCERRAMENTO Desmontagem do Evento Pagamento de fornecedores Avaliação geral (lições aprendidas) O projeto foi bem sucedido? O que pode ser melhorado no próximo?
  • 43. Que lições aprendidas obteve com o case? Sua percepção sobre a Gestão de Projetos mudou? Se fosse se autoavaliar novamente, qual seria sua pontuação? DISCUSSÃO FINAL
  • 44. Curso Básico de Gestão de Projetos Coordenação: Eli Rodrigues www.elirodrigues.com