Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré

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Neste case completo (e gratuito) é mostrado todo o processo de gerenciamento de projetos, desde a iniciação até a finalização. Mas espere! Muitos contratempos vão acontecer ao longo do projeto!

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Case de Gerenciamento de Projetos - Rock in Sumaré

  1. 1. A Dinamus decidiu montar um festival de Rock Bandas nacionais e internacionais Evento para 50 mil pessoas Diretrizes: 6 meses de organização e divulgação 5 milhões de reais de orçamento Gerente de Projetos: Fred FESTIVAL DE ROCK – ROCK IN SUMARÉ
  2. 2. Prazos INICIAÇÃO
  3. 3. Objetivo Fomentar o Rock no interior paulista Lucratividade de 15% TERMO DE ABERTURA Justificativa Exposição da marca Parcerias e Patrocínios Contatos para novos eventos
  4. 4. Identificação de Stakeholders Patrocinadores Serviços públicos Bandas internacionais Bandas nacionais Comunidade Público-alvo Serviços contratados P O D E R I N T E R E S S E
  5. 5. Prazos PLANEJAMENTO
  6. 6. Escopo “O que você vai produzir?”
  7. 7. Festival de Rock para 50 mil pessoas com duração de 2 dias 10 bandas (7 nacionais e 3 internacionais) Área total de 10.000m2 ESCOPO DO PRODUTO Comércio Lanchonetes Pizzarias Restaurantes Cervejarias Outros interessados Diversão Parque Bungee jump Tirolesa Asa delta Serviços Segurança Transporte público Bombeiros Polícia Emergência Banheiros
  8. 8. Organizar o evento como um todo Contratar e organizar parcerias, patrocínio, diversões e serviços (inclusive logística) Contratar propaganda e acompanhar a divulgação Escopo Negativo: Registro de vídeo e fotográfico do evento ESCOPO DO PROJETO
  9. 9. Estudo de mercado assegura o público Patrocinadores arcarão com a construção dos stands e lojas Redes deTV farão a cobertura do evento Zoneamento deve ser seguido à risca PREMISSAS RESTRIÇÕES
  10. 10. ESCOPO – ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO Festival de Rock Planejamento Definições Planos Local Pré-evento Pessoas Bandas Infraestrutura Parcerias / Patrocínios Publicidade Evento Shows Serviços Comércio Diversões Pós-evento Desmontagem Fechamento de contas Avaliação geral
  11. 11. ESCOPO - DICIONÁRIO DA EAP Pacote Descrição Definições Definir Bandas, tema, parcerias, zoneamento etc Planos Planejar todas as áreas do PMBOK, com enfoque em Aquisições Local Planejamento da contratação e estruturação do local do festival Descreve detalhes sobre os pacotes de trabalho da EAP Festival de Rock Planejamento Planos Local Definições
  12. 12. AQUISIÇÕES Aquisições Custos Mostra os produtos, serviços (e terceirizações) a serem adquiridos para execução do projeto Aquisições Qtd Valor R$ Aluguel do Local 1 600.000 Aluguel e Montagem de estruturas 1 1.000.000 Agência de publicidade 1 500.000 Empresa de Segurança 10 60.000 Transportadora 1 100.000 Parque 1 250.000 Bandas 10 1.500.000 Subtotal - 4.010.000
  13. 13. _____CUSTOS Despesas Qtd Valor R$ Transporte 50x5 7.500 Alimentação 50x5 5.000 Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500 Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 O projeto é viável?
  14. 14. Projeto VIÁVEL!! Despesas Qt d Valor R$ Transporte 50x5 7.500 Alimentação 50x5 5.000 Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500 Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 O PROJETO CONTINUA VIÁVEL? $4.411.800 Plano de Custos = Termo de Abertura $5.000.000
  15. 15. RECURSOS HUMANOS Nome Papel Depto Responsabildiades Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto • Fazer o controle financeiro Fred Gerente do Projeto Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha publicitária John Comprador Compras • Supervisionar a contratação de todos os fornecedores de serviços, comércio, diversão e bandas.
  16. 16. TEMPO Definir atividades Sequenciar Estimar Trabalho Estimar Recursos
  17. 17. Parcerias/ Patrocínios Publicidade ______ ____ __ _________DEFINIR LISTA DE ATIVIDADES Entrega ID Nome da Atividade Pessoas 1 Definir equipes Pessoas 2 Treinar equipes Bandas 3 Selecionar Bandas 4 Definir agenda Bandas 5 Fechar contrato Infra 6 Contratar estruturas de ferro Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem Infra 8 Contratar empresa de transporte Infra 9 Montar Parcerias 10 Buscar patrocinadores Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais Publicidade 12 Contratar agência de publicidade Festival de Rock Pré-evento Bandas Infraestrutra Pessoas
  18. 18. SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES Entrega ID Nome da Atividade Predecessora Pessoas 1 Definir equipes Pessoas 2 Treinar equipes 1 Bandas 3 Selecionar Bandas 4 Definir agenda 3 Bandas 5 Fechar contrato 4 Infra 6 Contratar estruturas de ferro Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 Infra 9 Montar 6,7,8 Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II
  19. 19. ESTIMAR RECURSOS Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon Bandas 3 Selecionar Lennon Bandas 4 Definir agenda 3 Fred Bandas 5 Fechar contrato 4 John Infra 6 Contratar estruturas de ferro John Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem John Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 John Infra 9 Montar 6,7,8 Fred Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II John, Fred
  20. 20. ESTIMAR TRABALHO Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos Duração (dias) Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury 1 Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon 15 Bandas 3 Selecionar Lennon 15 Bandas 4 Definir agenda 3 Fred 10 Bandas 5 Fechar contrato 4 John 45 Infra 6 Contratar estruturas de ferro John 10 Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem John 10 Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 John 10 Infra 9 Montar 6,7,8 Fred 20 Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon 90 Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred 90 Publicidade 11 Contratar agência de publicidade 5 II John, Fred 20
  21. 21. CRONOGRAMA Inicio 02/01 Shows 21/06 Encerramento 17/07 O projeto continua viável?
  22. 22. Hotplay BlueFloyd Aquasmith Goldalica Seane Para-choques Os Cunhados Barão Verde L Quest Ratos de Sótão QUALIDADE Requisitos de Qualidade: Papel revista Impressão colorida A5 Tolerância: Papel comum invés de Revista Como mensurar: Checklist de itens obrigatórios a cada lote BANDAS CONFIRMADAS
  23. 23. RISCOS Risco Impacto Probabilidade Exposição Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6 Equipamento de som ser danificado 3 1 3 Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4 24 Plano de Resposta aos Riscos Plano de Custos + ? Despesas Qtd Valor R$ Transporte 50x5 7.500 Alimentação 50x5 5.000 Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 Cronograma
  24. 24. COMUNICAÇÃO Quem O que Quando Como Marketing e Financeiro Número de pessoas no evento Nos dias do evento Relatório final Marketing Análise de satisfação do público Nos dias do evento Relatório final GP e Patrocinador Andamento da montagem Pré -evento E-mail Marketing e Financeiro Volume de ingressos vendidos Ao longo do projeto Relatório final Financeiro Volume de negócios Ao longo do projeto Relatório final Quem precisa ser informado? De que? Quando? Quem precisa ser informado? De que? Quando?
  25. 25. Despesas Qtd Valor R$ Transporte 50x5 7.500 Alimentação 50x5 5.000 Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 APROVAÇÃO DOS PLANOS Plano de Resposta aos Riscos Cronograma Plano de Custos Plano de Recursos HumanosPlano de Riscos Risco Im p Pro b Exp Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6 Equipamento de som ser danificado 3 1 3 Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4 Nome Papel Depto Responsabildiades Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto Fred Gerente do Projeto Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha publicitária John Comprador Compras • Supervisionar a
  26. 26. Prazos EXECUÇÃO
  27. 27. PLANEJAMENTO Definições Planos Local
  28. 28. Contratação de Pessoas Contrato com as Bandas Parcerias Patrocínios Publicidade PRÉ-EVENTO Hotplay BlueFloyd Aquasmith Goldalica Seane Para-choques Os Cunhados Barão Verde L Quest Ratos de Sótão BANDAS CONFIRMADAS
  29. 29. __ ______PRÉ-EVENTO Montagem da Estrutura e Som Chuva atrasa montagem
  30. 30. QUAL O IMPACTO NO PROJETO? Tríplice Restrição Que ação vai ser tomada? Requer alguma mudança integrada?
  31. 31. Plano de Resposta AÇÃO DE CONTINGÊNCIA PLANEJADA Risco Impacto Probabi- lidade Exposição Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6 Equipamento de som ser danificado 3 1 3 Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4 ID do Risco Estratégia Estratégia 1 Aceitar Minimizar impacto construindo coberturas o mais breve possível. Se as chuvas ocorrerem antes, será preciso replanejar o projeto.
  32. 32. Atraso total de 1 semana Muitas horas-extras Custo aumentou em 100.000 IMPACTO NO CRONOGRAMA Despesas Qtd Valor R$ Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800
  33. 33. Festival de Rock Planejamen to Definições Planos Local Pré-evento Pessoas Bandas Infraestrutu ra Parcerias / Patrocínios Publicidade Evento Shows Serviços Comércio Diversões Pós-evento Desmontag em Fechament o de contas Avaliação geral Despesas Qtd Valor R$ Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 CHECAGEM FINAL DO PRÉ-EVENTO Cronograma Plano de Custos Plano de Qualidade
  34. 34. Milhares de pessoas entrando no Festival Tirolesa, roda-gigante, muito chopp! Todas as emissoras de TV cobrindo o evento No dia do Evento!!
  35. 35. A banda BlueFloyd faltou o evento!! NO SEGUNDO DIA … O Risco não havia sido previsto, e agora?? A Hotplay aceita aumentar seu tempo de show pela bagatela de R$100.000 Solicitar Analisar Aprovar Implementar
  36. 36. Reserva de Gerenciamento: R$122.550 Foi possível contratá-los!! O Público foi embalado ao som de sua música ORANGE: “Look at the stars…. Look how they shine on you” AÇÃO DE CONTORNO
  37. 37. Sucesso de Público Negócios Comemoração!
  38. 38. MONITORAMENTO E CONTROLE Cronograma Tempo Houve um atraso de 1 semana, sem impacto no prazo final Festival de Rock Planejamento Definições Planos Local Pré-evento Pessoas Bandas Infraestrutura Parcerias / Patrocínios Publicidade Evento Shows Serviços Comércio Diversões Pós-evento Desmontagem Fechamento de contas Avaliação geral Escopo Foi 100% cumprido, com uma Mudança Integrada no show do BlueFloyd e Hotplay
  39. 39. MONITORAMENTO E CONTROLE Plano de Custos Custo A reserva de gerenciamento foi utilizada para aumentar a duração do show da HotPlay Plano de Qualidade Despesas Qt d Valor R$ Total de Aquisições - 4.010.000 Sub-total - 4.085.000 Reserva de contingência (5%) - 204.250 Reserva de gerenciamento (3%) - 122.550 Total - 4.411.800 Qualidade Sem desvios significativos Risco Imp Prob Exp Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6 Equipamento de som ser danificado 3 1 3 Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4 Riscos A reserva de gerenciamento foi utilizada para aumentar a duração do show da HotPlay Plano de Riscos
  40. 40. Nome Papel Depto Responsabildiades Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto Fred Gerente do Projeto Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha publicitária John Comprador Compras • Supervisionar a Plano de RH Plano de Comunicação Quem O que Quando Coomo GP e Patrocinador Andamento da montagem Pré -evento E-mail Marketing e Financeiro Volume de ingressos vendidos Ao longo do projeto Relatório final Financeiro Volume de negócios Ao longo do projeto Relatório final Aquisições Qtd Valor R$ Agência de publicidade 1 500.000 Empresa de Segurança 10 60.000 Transportadora 1 100.000 Parque 1 250.000 Bandas 10 1.500.000 Subtotal - 4.010.000 Plano de Aquisições Recursos Humanos Sem desvios significativos Comunicação Ajustes para comunicar ao público a mudança ocorrida nos shows Aquisições Ampliação de contrato Litígio MONITORAMENTO E CONTROLE
  41. 41. PÓS-EVENTO - ENCERRAMENTO Desmontagem do Evento Pagamento de fornecedores Avaliação geral (lições aprendidas) O projeto foi bem sucedido? O que pode ser melhorado no próximo?
  42. 42. Que lições aprendidas obteve com o case? Sua percepção sobre a Gestão de Projetos mudou? Se fosse se autoavaliar novamente, qual seria sua pontuação? DISCUSSÃO FINAL
  43. 43. Curso Básico de Gestão de Projetos Coordenação: Eli Rodrigues www.elirodrigues.com

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