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Projeto Plataforma Aquarius
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• Concessão de
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• Inclusão de
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• Relatório
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Anual
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Informática
• Planejamento da
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inovadora
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Não foi possível evitar que o início do projeto
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0.
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críticos 1.
Construir
Visão de
Futuro
2.
Modelar os
processos
3.
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Os resultados esperados
Concessão de
Incentivos
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“O Governo solicita informações demais”
“O tempo de resposta não é satisfatório”
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Cadastramento de
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Ganho esperado
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Resultados práticos
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Processos
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Futuro
Situação
Atual
Analisar
Melhorias
Redesenhar e
Especificar
Desen...
aquarius.mcti.gov.br
Considerações finais
o Gestão de Processos como um meio para transformar a organização
(alinhamento com a estratégia e ger...
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[BPM DAY Brasília 2012] Transformação dos serviços prestados pelo MCTI à Sociedade Recurso

  1. 1. Como estabelecer um novo paradigma de gestão no serviço público por meio do foco na sociedade e na transparência Brasília, 03 de julho de 2012
  2. 2. • Organização Pública • Crescimento acelerado da economia • Busca por maior eficiência Governamental • Transparência nas relações Governo – Empresas • Ensejo de melhoria na gestão sobre os processos organizacionais • Disponibilização de informação gerencial/estratégica Contexto
  3. 3. Projeto Plataforma Aquarius A Plataforma Aquarius tem como objetivo modernizar e dinamizar a Gestão Estratégica do MCTI, e garantir maior transparência e melhores resultados aos investimentos públicos em ciência, tecnologia e inovação. Sua implementação é feita por meio de três subprojetos: •Subprojeto 1 – Reorganização administrativa e estratégica do MCTI (gestão por processos) •Subprojeto 2 – Integração com o Portal da Transparência e SIGs do MCTI •Subprojeto 3 – Plataforma de gestão de informação estratégica e consolidação da Sala de Situação
  4. 4. • Concessão de Incentivos • Inclusão de Modelos • Relatório Demonstrativo Anual Lei de Informática • Planejamento da Contratação • Seleção de Fornecedor • Gestão do Contrato Aquisição de bens e serviços • Gestão do Acesso a Informação Lei de Acesso à Informação Subprojeto 1 Implantação da Gestão por Processos no MCTI por meio da modelagem e automação de 7 processos estruturantes e críticos do MCTI, integrando-os aos sistemas existentes Instituição Coordenadora: MCTI Instituição Executora: CGEE Instituições envolvidas: Instituto Publix e ELO Group
  5. 5. Armadilhas evitadas e Abordagem inovadora Armadilhas evitadas Abordagem adotada Investimento de milhões na aquisição de software de BPMS seguida de tentativa de uso Utilização de um software de BPMS open source e de forma incremental se faz investimentos de acordo com a maturidade da intervenção Mapeamento de processos em grande escala (60 a 200 processos) Mapeamento focal em um tema com tratamento fim-a-fim (abrangente) de poucos processos Automação dissociada do mapeamento Mapeamento concomitante com a automação
  6. 6. Armadilha não evitada Não foi possível evitar que o início do projeto fosse feito com processo excessivamente complexo, envolvendo três (!?) Ministérios.
  7. 7. Método de Trabalho 0. Identificar processos críticos 1. Construir Visão de Futuro 2. Modelar os processos 3. Analisar melhorias e valor gerado 4. Redesenhar e especificar 5. Desenvolver, testar e homologar o fluxo automatizad o. 6. Implementa r e treinar as equipes Reuniões com os Secretários para definição dos processos Oficina com os envolvidos nos processos Reuniões com envolvidos nos processos Reuniões com pessoas chave e reuniões de validação Reuniões com pessoas chave e reuniões de validação Reuniões intermediárias de validação Implantação dos fluxos automatizados e treinamento das equipes Execução dos Projetos de Processos 1. Construir Visão de Futuro 2. Modelar 3. Analisar Melhorias e Valor Gerado 4. Redesenhar e Especificar 5. Desenvolver, Testar e Homologar 6. Implementar e Treinar Performance Tempo Melhoria e Inovação
  8. 8. Os resultados esperados Concessão de Incentivos Redução do tempo total do processo Informações gerenciais para o processo decisório e acompanhamento do fluxo Melhoria da segurança jurídica para servidores Tempo médio total da concessão de incentivos (desde a demanda até deliberação) Faturamento consolidados das empresas do setor de TIC Número de pleitos concedidos por produto/modalidade Número de empresas incentivadas •Tempo médio de resposta ao pleiteante do status da solicitação de concessão de incentivos Percentual de completude da Base de conhecimento sobre conceitos e fundamentos sobre o Pleito da Lei de Informática Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  9. 9. Os resultados esperados “O Governo solicita informações demais” “O tempo de resposta não é satisfatório” “Quando o resultado sai eu mudei meu portfolio” “A mesma informação é solicitada por diversos órgãos do governo” Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  10. 10. Investimento Público Renúncia fiscal foi da ordem de 9,8 bilhões de reais no período de 2008 a 2010 Diferença de investimento em P&D entre Empresas Incentivadas e Não Incentivadas. (Em R$ mil) Evolução do número de novos produtos passíveis de incentivo Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  11. 11. Morosidade na execução do processo Concessão de Incentivos Informações gerenciais insuficientes para acompanhamento do processo? Excesso na quantidade de atores envolvidos? Acúmulo processual de anos anteriores? Insuficiência de informações para análise técnica? Redundância de atividades e análises? Força de trabalho reduzida? Elevado trâmite de papéis e número de protocolos? Volume de solicitações crescentes? Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  12. 12. Situação Atual Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica SEPIN & SDP Análise da Classificação Fiscal CTI-PC Emissão da Nota COANA COANA (SRF) Elaboração de Parecer Conjunto SEPIN & SDP Protocolo de entrada de documentos Protocolo MDIC Anexação de documentos SDP (MDIC) Instrução de processo e Assinatura de Parecer Conjunto Protocolo MDIC Assinatura de Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. SEPIN (MCTI) Análise Jurídica CONJUR (MCTI) Assinatura de Portaria Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Portaria Protocolo MDIC Encaminhamento de Portaria SDP (MDIC) Análise Jurídica CONJUR (MDIC) Encaminhamento de Portaria SDP (MDIC) Assinatura de Portaria Gabinete MDIC Protocolo de saída de Portaria Protocolo MDIC Encaminhamento de Portaria SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de Portaria PGFN (MF) Assinatura de Portaria Gabinete MF Publicação no DOU SEPIN (MCTI) Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  13. 13. Agenda de Melhorias Priorizada Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar Bloqueio na submissão de pleitos incompletos Integração com Sistema de emissão de Certidões Redução do número de assinaturas dos documentos Memória de dados cadastrais (Validar dados em vez de requerer que o pleiteante recadastre os dados) Geração de relatórios gerenciais Funcionalidade para integração de atores (COMENTÁRIOS) Funcionalidade para integração de atores (VIDEOCONFERÊNCIAS) Eliminação de campos redundantes no SIGPLAN Criação de mecanismos de gestão do conhecimento Feedbacks da empresa sobre do processo de concessão de incentivos Automação do processo de análise jurídica Eliminação de documentos físicos Estruturação de dados setoriais Acompanhamento do status do pleito eletronicamente Adoção de assinaturas eletrônicas (certificação digital) Atualização da listagem de documentação exigida para submissão do pleito Definição de prazos para a etapas do processo Revisão das informações disponibilizadas para o pleiteante para submissão de pleito Consolidação de informações relacionadas ao processo de concessão de incentivos Revisão das exceções previstas para atendimento do PPB
  14. 14. Ganho esperado Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar 0 50 100 150 200 250 300 350 400 Tempo Total Estimado Outras Etapas Análise Jurídica e Assinatura dos Ministros Assinaturas SEPIN e SDP Análise Técnica, CTI-PC e COANA 0 50 100 150 200 250 300 350 400 108 Dias 56% Esta redução, apesar de parecer drástica, foi baseada em tempos que os Ministérios envolvidos já conseguiram alcançar. Há possibilidade desta estimativa ser ainda mais positiva. 244 Dias 384 Dias 72% 220 Dias 51% 245 Dias 56%279 Dias 61%
  15. 15. Mudanças na forma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica SEPIN & SDP Análise da Classificação Fiscal CTI-PC Emissão da Nota COANA COANA (SRF) Elaboração de Parecer Conjunto SEPIN & SDP Protocolo de entrada de documentos Protocolo MDIC Anexação de documentos SDP (MDIC) Instrução de processo e Assinatura de Parecer Conjunto Protocolo MDIC Assinatura de Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. SEPIN (MCTI) Análise Jurídica CONJUR (MCTI) Assinatura de Portaria Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Portaria Protocolo MDIC Encaminhamento de Portaria SDP (MDIC) Análise Jurídica CONJUR (MDIC) Encaminhamento de Portaria SDP (MDIC) Assinatura de Portaria Gabinete MDIC Protocolo de saída de Portaria Protocolo MDIC Encaminhamento de Portaria SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de Portaria PGFN (MF) Assinatura de Portaria Gabinete MF Publicação no DOU SEPIN (MCTI) Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  16. 16. Mudanças na forma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica SEPIN & SDP Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de Parecer Conjunto virtualmente e Elab. Minuta Portaria Interministerial SEPIN & SDP Análise Jurídica conjunta e virtual CONJUR (MCTI & MDIC) Anexação de documentos SDP (MDIC) Instrução de processo e Assinatura de Parecer Conjunto Protocolo MDIC Assinatura de Parecer Conj. e Elab. Minuta Port. Inter. SEPIN (MCTI) Assinatura de Portaria Gabinete MCTI Protocolo de Entrada de Portaria Protocolo MDIC Assinatura de Portaria Gabinete MDIC Protocolo de saída de Portaria Protocolo MDIC Encaminhamento de Portaria SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de Portaria PGFN (MF) Assinatura de Portaria Gabinete MF Publicação no DOU SEPIN (MCTI) Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  17. 17. Mudanças na forma de trabalhar Cadastramento de pleitos Pleiteante Análise técnica SEPIN & SDP Acesso ao Fórum de discussão Análise Presencial de recursos e pendências CTI-PC Emissão da Nota COANA virtualmente COANA (SRF) Elaboração de Parecer Conjunto virtualmente e Elab. Minuta Portaria Interministerial SEPIN & SDP Análise Jurídica conjunta e virtual CONJUR (MCTI & MDIC) Instrução de processo pelo MCTI Assinatura de Portaria Gabinete MCTI Ofício de Encaminhamento SEPIN (MCTI) Protocolo de Entrada de Portaria Protocolo MDIC Assinatura de Portaria Gabinete MDIC Protocolo de saída de Portaria Protocolo MDIC Encaminhamento de Portaria SRFB (MF) Análise Jurídica e assinatura de Portaria PGFN (MF) Assinatura de Portaria Gabinete MF Publicação no DOU SEPIN (MCTI) Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  18. 18. Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar BPMS É uma novo modelo de sistemas que visam o completo e integrado atendimento a Gestão por Processos É um software para criar softwares que resolvem um problema específico
  19. 19. BPMS Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  20. 20. Virtualização do Trabalho Automação de Atividades Integração entre Sistemas Eliminação do tempo entre as Atividades Pró–Atividade do Processo Múltiplas Formas de Interação Conformidade e Integridade do Processo Monitoramento e Controle do Processo Melhoria Contínua do Processo Benefícios da Automação de Processos Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar
  21. 21. Automatiza Executa Modela Monitora Casos de Uso Diagrama de Classes Modelo Entidade Relacionamento Diagrama de Sequência Programação Desenvolvimento Tradicional X BPMS
  22. 22. G 2 G Ministérios Ministros de Estado CertidõesSIASGSIAFI INSS SICONV . . .
  23. 23. Resultados práticos Identificar Processos Visão de Futuro Situação Atual Analisar Melhorias Redesenhar e Especificar Desenvolver e Homologar Implementar e Treinar Acompanhamento via smartphones e tablets Painel de Acompanhamento Executivo do Processo Fluxo automatizado
  24. 24. aquarius.mcti.gov.br
  25. 25. Considerações finais o Gestão de Processos como um meio para transformar a organização (alinhamento com a estratégia e geração de valor público) o Não se trata de uma discussão de mapeamento ou de fluxo. Trata-se de amadurecer a forma de pensar e melhorar a gestão o Integração entre modelagem e automação de processos (praticamente concomitantes) o Uso de tecnologia de BPMS com componentes subscritos e open source o Foco no tempo, custos e qualidade da implementação o Disponibilização das informações em ambiente de sala de situação e transparência o Adoção de dispositivos móveis (smartphones e tablets) de acompanhamento o Dimensão das redes sociais o Conformidade obtida a partir da adequação dos processos a normas e regras vigentes (“law enforcement”) o Publicação de informações não sigilosas na internet (“Open Government”)

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