Este documento discute os conceitos, objetivos e processos da gestão estratégica de contas a pagar em empresas. Apresenta as principais fases do processo de contas a pagar, desde a contratação até o pagamento, e destaca a importância da interação deste setor com outras áreas como compras, contratos e contabilidade. Também descreve os principais documentos e controles necessários para a gestão adequada das contas a pagar de uma organização.

1. Gestão Estratégica de Contas a Pagar Ministrante Edson Paulo Evangelista

2. Gestão Estratégica de Contas a Pagar Esta apresentação poderá ser baixada em: www.facebook.com/StyllusConsultoria http://twitter.com/#/StyllusConsult

3. O que é Contas a Pagar? Certamente já ouvimos alguns conceitos “erroneos” sobre este setor vital de uma organização, tais como: “ Não se discute. Paga-se, pois o gasto já foi realizado”. “ O setor de Contas a Pagar é o último vagão do trem de compras. Não há o que contestar”.

4. O que é Contas a Pagar? “ No vencimento, caso a empresa não possua caixa suficiente, deve-se fazer um empréstimo ( hot , conta garantida, factoring ) para pagar o valor vencido”.

5. O que é Contas a Pagar? Administrar pagamentos se configura uma tarefa complexa, mas não impossível. Gerenciar compromissos financeiros assumidos é função nobre e de vital importância nas empresas (algumas delas não dão o reconhecido valor!).

6. O que é Contas a Pagar? Todos os compromissos legalmente constituídos, autorizados e consumados deverão ser pagos. Como e quando pagar pode ser a diferença, em termos de produtividade;

7. O que é contas a pagar? Conceito: “ É a arte de honrar os compromissos (compras de materiais e serviços), devidamente constituídos e autorizados pela empresa, com o maior prazo possível e menor custo empresarial”.

8. Objetivos, funções e responsabilidades Compete aos profissionais da área de Contas a Pagar as seguintes funções e responsabilidades: Montar o processo de pagamento antes da data de vencimento, detectando e corrigindo eventuais divergências;

9. Objetivos, funções e responsabilidades Controlar todos os contratos firmados que requeiram pagamentos em datas predeterminadas, inteirando-se dos seus cálculos e atualizações; Manter sistemático contato com fornecedores internos e externos, de forma a facilitar a comunicação (geralmente, a grande vantagem nas negociações de encargos financeiros se consegue neste nível, ou no nível imediatamente superior);

10. Objetivos, funções e responsabilidades Preparar, para a Tesouraria, posição diária e semanal dos compromissos a liquidar, para efeito do fluxo de caixa operacional; Estar sempre atento para as vantagens financeiras estratégicas em pagar ou postergar determinado compromisso.

11. Objetivos, funções e responsabilidades Principais objetivos são: Confrontação do contas a pagar; Efetivação do pagamento; Entrada de documentos (fontes internas e externas) Setor de contas a pagar Liquidação de pagamentos bancos e demais fontes externas

12. Objetivos, funções e responsabilidades Conclusão: Podemos assegurar que todos os pagamentos correspondentes às aquisições de recursos e que só sejam efetuados (pagamentos), após a constatação da autenticidade e exatidão do respectivo material o serviço adquirido pela empresa.

13. Organograma DIRETOR PRESIDENTE DIRETOR INDUSTRIAL DIRETOR FINANCEIRO DIRETOR COMERCIAL ADM. DE CONTRATOS CONTABILIDADE TESOURARIA CONTAS A RECEBER CONTAS A PAGAR CAIXA E BANCOS SERVIÇOS MATERIAIS REGISTROS E LANÇAMENOS CONCILIAÇÃO

14. Níveis Organizacionais Estratégico Tem como função o planejamento, a organização e o controle dos objetivos, das políticas, da estratégias e dos recursos da organização. Tático Tem como função a coordenação a direção e a supervisão das metas e tarefas determinadas pelo nível estratégico. Operacional Tem como função executar as atividades determinadas pelo nível tático.

15. 1º Fase: CONTRATAÇÃO – fase em que, pela emissão da Autorização de Fornecimento (pedido de compra) ou emissão de contrato, a compra ou serviço se formaliza entre as partes contratantes (empresa x fornecedor). Fases do Contas a Pagar

16. Fases do Contas a Pagar 2º Fase: EFETIVAÇÃO – corresponde ao momento no qual o fornecedor entrega o material ou conclui a prestação do serviço, junto com a emissão do documento fiscal (nota fiscal, nota fiscal de serviço ou conhecimento de frete).

17. Fases do Contas a Pagar 3º Fase: VALIDAÇÃO – é a fase em que o setor de recebimento de materiais ou a área solicitante do serviço contratado confirma a efetivação da compra de acordo com as condições da contratação ou com a conferência dos produtos entregues, considerando os aspectos quantitativos, financeiros, físico-químicos, entre outros.

18. Fases do Contas a Pagar 4º Fase: PROCESSAMENTO DE CONTAS A PAGAR – etapa em que se confronta os dados do documento de contratação (pedido de compra, contratos) com as informações dos documentos de efetivação (notas fiscais, conhecimento de frete), comparando-os com a respectiva validação (nota de recebimento, atestado de execução dos serviços).

19. Fases do Contas a Pagar 5º fase: PAGAMENTO – aqui a Tesouraria efetua o pagamento para, posteriormente, anexar o comprovante ao processo, ou seja, a duplicata quitada ou o recibo.

20. Importância do Contas a Pagar O profissional da área de Contas a Pagar (administração de pagamentos) deverá ter sempre presente que, do rigor na execução das atividades do seu dia-a-dia de trabalho, dependerá o sucesso da organização que representa, em alcançar as metas financeiras estabelecidas.

21. Importância do Contas a Pagar Empresas que contam com profissionais de Contas a Pagar despreparados perdem receitas, sem, contudo se aperceber disso, dado o volume financeiro movimentado diariamente. Daí, porque, a facilidade em afirmar com tanta segurança que o sistema de Contas a Pagar bem estruturado é fundamental em qualquer organização.

22. INTERAÇÃO DO CONTAS A PAGAR COM OUTRAS ÁREAS DA EMPRESA A área de administração de pagamentos (CONTAS A PAGAR) se relaciona direta e indiretamente com várias unidades administrativas da organização. No nosso caso, podemos classificar as áreas de Contas a Pagar, Tesouraria e Contabilidade, como unidades administrativas principais, e Compras, Contratos e Almoxarifados (Recepção de Mercadorias), como unidades administrativas secundárias.

23. Interação do Contas a Pagar com outras áreas da empresa Atualmente o contas a pagar tem a interação com todas as áreas desde a aquisição do material (pois é muito comum antes de efetuar uma determinada compra o solicitante recorrer a este setor para solicitar a melhor data para pagamento) até a entrega dos documentos para a contabilidade da empresa. Ciente ainda que um lançamento indevido poderá comprometer toda uma operação e contábil/fiscal da organização.

24. Documentação e conferência de créditos a fornecedores O setor de contas a pagar é o último a verificar se os procedimentos foram cumpridos como o determinado e estabelecidos pela organização. Portanto é de suma importância a conferencia dos documentos, das autorizações e revisão dos cálculos.

25. Tipos de documentos Existem vários documentos a serem observados pelo contas a pagar, mas é imprescindível destacarmos dois tipos, os hábeis e não-hábeis :

26. Controles internos e documentos de contas a pagar Hábeis – São os documentos previstos na legislação comercial/fiscal e servem de suporte (comprobatórios) para a contabilidade, exemplos: notas fiscais, recibos, notas promissórias etc. Não-hábeis – São os documentos não aceitos pela legislação comercial/fiscal e não servem como suporte para a contabilidade. Exemplos: Nota de débito, nota de crédito, etc..

27. Documentos a serem observados Pedido de compras; Documento emitido pelo departamento de compras com as características e prazos firmados entre as partes.

28. Documentos a serem observados Nota fiscal / DANFE; Documento emitido pela empresa (contratada) com a descrição do produto ou serviços executados ou entregues.

29. Documentos a serem observados Fatura / Duplicata; Documento emitido juntamente com a nota fiscal, caracterizando a venda, por ocasião da entrega.

30. Documentos a serem observados A respeito da duplicata, podemos, ainda, destacar os seguintes passos: Endosso : a duplicata é transferível por endosso, no verso do título, mesmo antes de ser aceita; Aval: a duplicata pode ser garantida por meio de aval, como os demais títulos de crédito. O aval deve ser aposto no verso do documento ou na parte inferior esquerda do anverso.

31. Documentos a serem observados Nota de debito; Documento emitido pelo setor financeiro, visando evidenciar valores a serem deduzidos do total a pagar.

32. Documentos a serem observados Autorização de pagamento Documento emitido pelos departamentos da organização com a função de validar o pagamento a ser efetuado (documento essencial e indispensável ao contas a pagar).

33. Documentos a serem observados Ainda na autorização de pagamento não podemos deixar de comentar sobre os limites de alçadas. Método esse muito utilizado pelas empresas a fim de agilizar os procedimentos internos, porém este deve ser verificado com frequência pelo contas a pagar.

34. Documentos a serem observados Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) Tópico esse muito importante ao setor de contas a pagar pois é muito comum o pagamento dos profissionais através desse meio.

35. Documentos a serem observados Porém o setor de contas a pagar deverá ser muito mais criterioso na verificação desse dos documentos emitidos nesta condição e observar algumas condições: a) descontos de impostos e contribuições; b) manutenção e guarde desse documento como um pagamento comum sem desrespeitar a legislação previdenciária;

36. Documentos a serem observados c) documentação pessoal do autônomo: c.1) carteira de identidade; c.2) registro no órgão profissional ou de classe ( no caso de profissões regulamentadas – CRA, CREA, CRC etc). c.3) inscrição na prefeitura; c.4) inscrição no INSS; c.5) cadastro de pessoa física – CPF;

37. Documentos a serem observados OBS: Importante lembrar que atualmente o RPA é um importante instrumento de comprovação de pagamento, porém ele onera o respectivo serviço em mais 20% (vinte por cento) que deverão ser recolhidos ao INSS.

38. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS A implantação dos processos de terceirização nas empresas é uma tendência cada vez mais consolidada. O grande número de prestadores de serviços e fornecedores de materiais e produtos regidos por contratos, faz a empresa definir um setor especifico para o gerenciamento dessas atividades.

39. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS São as chamadas áreas de “Controle e Avaliação” que as empresas também chamam de “ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS”. Esta área deve participar das atividades técnicas de negociação, celebração, monitoramento, avaliação dos contratos e respectivos controles.

40. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS Compete aos gestores de contratos, fiscalizar e acompanhar de maneira segura as tratativas formalizadas entre as partes (organização x fornecedores), salvaguardando os interesses da empresa, evitando exposições legais, custos desnecessários e desgastes, permitindo dessa forma a verificação continua e eficaz da obras, serviços e compras de materiais.

41. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS Cabe ainda a esta área subsidiar as demais áreas da organização, informando sobre os principais pontos que influenciam na fiscalização dos contratos: as medições efetuadas pela contratada; o reembolso das despesas, alterações contratuais; exigências obrigatórias ou não. As responsabilidades contratuais (penais, civis, trabalhistas e previdenciárias), entre outras.

42. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS IMPORTANTE: É fundamental a sincronia entre este setor e o contas a pagar justamente para que este não efetue qualquer pagamento em desconformidade com o pactuado.

43. Abatimentos de impostos e contribuições Um dos principais pontos a serem observados pelo contas a pagar é referente aos abatimentos de impostos e contribuições. A não observância desse ponto trará a empresa conseqüências da responsabilidade solidária (INSS) pela não retenção e pagamentos dessa contribuição. Sem contar com o custo operacional e o desgaste dessas operações.

44. Abatimentos de impostos e contribuições Vejamos a seguir as principais retenções de impostos e contribuições a serem observadas pelo Contas a Pagar:

45. PIS/COFINS E CSLL - RETENÇÕES Estão sujeitas à retenção na fonte as receitas provenientes da prestação de serviços e do fornecimento de bens efetuados por pessoa jurídica de direito privado, independentemente de se enquadrarem ou não no regime da não-cumulatividade da cobrança da contribuição para o PIS/PASEP e da COFINS (art. 31, §1º, da Lei 10.833/03).

46. PIS/COFINS E CSLL - RETENÇÕES Serviços de Limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores e locação de mão-de-obra, assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, bem como pela remuneração de serviços profissionais.

47. PIS/COFINS E CSLL - RETENÇÕES IMPORTANTE As empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da retenção, para estas contribuições.

48. VALORES INFERIORES A R$ 5.000,00 É dispensada a retenção para pagamentos de valor igual ou inferior a R$ 5.000,00. Ocorrendo mais de um pagamento no mesmo mês à mesma pessoa jurídica, deverá ser efetuada a soma de todos os valores pagos no mês para efeito de cálculo do limite de retenção, compensando-se o valor retido anteriormente.

49. ALÍQUOTAS DE RETENÇÃO PIS / PASEP.................................0,65% COFINS........................................3,00% CSLL.............................................1,00% TOTAL..........................................4,65%

50. RECOLHIMENTO Os valores retidos deverão ser recolhidos ao Tesouro Nacional, de forma centralizada, pelo estabelecimento matriz da pessoa jurídica que efetuar a retenção. O recolhimento das importâncias retidas deverá ser efetuado até o último dia útil da quinzena subseqüente , à aquela em que tiver ocorrido o pagamento à pessoa jurídica fornecedora dos bens ou prestadora do serviço.

51. RETENÇÕES - INSS A empresa contratante de serviços prestados mediante cessão de mão-de-obra ou empreitada, inclusive em regime de trabalho temporário, a partir da competência fevereiro de 1999, deverá reter 11% do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços e recolher à Previdência Social a importância retida.

52. SERVIÇOS SUJEITOS Á RETENÇÃO - CESSÃO DE MÃO DE OBRA OU EMPREITADA Estarão sujeitos à retenção, se contratados mediante cessão de mão-de-obra ou empreitada, os serviços de: I - limpeza, conservação ou zeladoria, que se constituam em varrição, lavagem, enceramento ou em outros serviços destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservação de praias, jardins, rodovias, monumentos, edificações, instalações, dependências, logradouros, vias públicas, pátios ou de áreas de uso comum;

53. SERVIÇOS SUJEITOS Á RETENÇÃO – CESSÃO DE MÃO DE OBRA OU EMPREITADA II - vigilância ou segurança, que tenham por finalidade a garantia da integridade física de pessoas ou a preservação de bens patrimoniais; III - construção civil, que envolvam a construção, a demolição, a reforma ou o acréscimo de edificações ou de qualquer benfeitoria agregada ao solo ou ao subsolo ou obras complementares que se integrem a esse conjunto, tais como a reparação de jardins ou passeios, a colocação de grades ou de instrumentos de recreação, de urbanização ou de sinalização de rodovias ou de vias públicas;

54. A RETENÇÃO NOS CASOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL Na construção civil, quando os serviços abaixo relacionados forem executados com equipamentos mecânicos, não constando no contrato o valor referente a equipamento, deverá ser discriminada a respectiva parcela na Nota Fiscal, fatura ou recibo, não podendo a importância relativa aos serviços em relação ao valor bruto ser inferior a:

55. A RETENÇÃO NOS CASOS DE CONSTRUÇÃO CIVIL Drenagem 50% (cinqüenta por cento); Obras de arte (pontes e viadutos) 45% (quarenta e cinco por cento); Pavimentação asfáltica 10% (dez por cento); Terraplenagem / Aterro Sanitário 15% (quinze por cento); Demais serviços com utilização de meios mecânicos 35% (trinta e cinco por cento).

56. RECOLHIMENTO A falta de recolhimento das importâncias retidas, no prazo legal, configura, em tese, crime contra a Seguridade Social nos termos da alínea "d" do artigo 95 da Lei nº 8.212/91, ensejando representação fiscal para fins penais. " Art. 95. Constitui crime: d) deixar de recolher, na época própria, contribuição ou outra importância devida à Seguridade Social e arrecadada dos segurados ou do público".

57. IRPF-PJ - Imposto de Renda Retido na Fonte Pessoa Jurídica Neste outro caso ocorre pela prestação de serviços constantes na legislação do IR arts. 647, 649 em diante, caso o serviço que estiver sendo prestado constar na legislação, este deverá ser retido na fonte pagadora a titulo de antecipação o percentual correspondente (Ver Anexo I).

58. IRPF-PJ - Imposto de Renda Retido na Fonte Pessoa Jurídica Texto do RIR/99: Art. 647. Estão sujeitas à incidência do imposto na fonte, à alíquota de 1,5% (um e meio por cento) , as importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, civis ou mercantis, pela prestação de serviços caracterizadamente de natureza profissional.

59. Os serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância e por locação de mão-de-obra, estão sujeito a retenção, a alíquota de 1% (um porcento) conforme art. 649 RIR/99. IRPF-PJ - Imposto de Renda Retido na Fonte Pessoa Jurídica

60. ISSQN – IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS DE QUALQUER NATUREZA ISS – A Lei Complementar 116/03, define que para alguns serviços o ISS será devido no local de prestação de serviços e alguns e ainda por conta dessa mesma Lei e legislações municipais deverão ser retidos na fonte tal percentual de 2 a 5%.

61. COMO DETERMINAR SE UM SERVIÇO DEVE TER RETENÇÃO DE ISS? A primeira análise que temos que efetuar é qual o tipo de serviço esta sendo contratado e qual o seu local de execução? Após realizada essa análise preliminar, temos que verificar se o objeto da contratação consta na lista de serviços que cita a L.C. 116/03 em consonância com o artigo 3º desta Lei.

62. COMO DETERMINAR SE UM SERVIÇO DEVE TER RETENÇÃO DE ISS? Diante dessa definição vamos analisar o seguinte caso:

63. 1) Identificação do serviço. 2)Verificar se este serviço consta na lista de serviços da LC 116/03 – item 7.02. Este serviço esta no inciso III da referida lei (pag. 10). Nome da empresa FATURA Endereço: Av. Marechal de Costa Aguiar, 1500 DATA: 30 de abril de 2011. Campinas - São Paulo FATURA nº 100 Telefone (019) 555-0190 Fax (019) 555-0191 COBRAR DE: Descrição do projeto ou serviço Nome da empresa: Modelo Ltda. Endereço: Av. Ipiranga, 1500 - São Paulo - SP DESCRIÇÃO VALOR Prestação de serviços de engenharia, referente ao mês 04/2011. Total dos Serviços.............................................................................................. 6.000,00 Total dos Materiais empregados........................................................................ 4.000,00 SUBTOTAL R$ 10.000,00 ALÍQUOTA DE IMPOSTO 5,00% IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS 300,00 TOTAL R$ 10.000,00

64. RECOLHIMENTO BASE DE CÁLCULO É o preço do serviço, contratado. ALÍQUOTAS Mínima de 2% e Máxima de 5%

65. Noções básicas de matemática financeira aplicadas ao contas a pagar O que não podemos esquecer é que esta aplicabilidade é fundamental e totalmente usual no dia a dia do contas a pagar, para os mais diversos tipos de pagamentos, validos para antecipação ou para cálculo de mora (atraso).

66. Noções básicas de matemática financeira aplicadas ao contas a pagar Porcentagem Muito utilizada para os cálculos de mora e de concessão de descontos, as representações podem ser feitas de 3 (três) maneiras: Utilizando o símbolo %; Fração decimal (10/100); Notação decimal (0,10);

67. Noções básicas de matemática financeira aplicadas ao contas a pagar Juros Conceito do ponto de vista do detento do capital, ou seja aquele que empresta (ou aplica) o dinheiro, os juros representam a importância a ser recebido, a título de remuneração, pela cessão temporária de um capital (aqui usado no sentido restrito de dinheiro).

68. Noções básicas de matemática financeira aplicadas ao contas a pagar do ponto de vista daquele que faz uso do capital, ou seja, aquele que toma o dinheiro emprestado, os juros representam a importância a ser paga, a titulo de despesa, pela utilização temporária de um capital.

69. Juros Simples São aqueles calculados sempre com base no mesmo capital inicial, ao longo dos períodos de tempo. Isso equivale a dizer que o valor dos juros, em cada um dos períodos de tempo, será sempre igual.

70. Juros Compostos Os juros compostos são aqueles calculados com base no capital inicial, mais o valor dos juros gerados até o período imediatamente anterior ( juros sobre juros ). Com o valor dos juros de um período passa a produzir rendimentos no período seguinte, o valor, período a período, será sempre de valor presente.

71. Multa Temos dois tipos de multas: MORA – decorre do atraso de uma obrigação o caráter punitivo pela a infração do combinado (neste caso o contrato ou duplicata). PUNITIVA – decorre de uma infração legal (Lei).

72. Desconto Tem como condição a beneficiar o contratante/comprador, pela adimplência ou pagamento antecipado.

73. Desconto Tipos de descontos Descontos simples são obtidos com cálculos lineares, mas os Descontos compostos são obtidos com cálculos exponenciais.

74. Discussão e estudos de casos Como já comentamos setor de contas a pagar é fundamental para a vitalidade econômico-financeira da empresa, e por esse mesmo fator existem grandes problemas a serem resolvidos com “inteligência, expertise e criatividade” do profissional da área.

75. Discussão e estudos de casos A seguir relatamos alguns problemas que se não passamos por tais situações, com certeza vamos nos deparar e temos que ter em mente a visão estratégica do negócio e não o lado pessoal.

76. Pagamentos com urgência; Documentação incompleta ou incorreta; Intromissão externa; Discussão e estudos de casos

77. F I M www.facebook.com/StyllusConsultoria http://twitter.com/#/StyllusConsult www.styllusconsultoria.com.br