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ROTINAS FINANCEIRAS
     (Amostra)




                            Página: 1
 
Apresentação 
 
O  curso  de  Auxiliar  Financeiro  desenvolvido  nessa  apostila  tem  como  principal 
objetivo  qualificar  o  aluno  para  a  realização  da  rotina  operacional  do 
Departamento Financeiro em Pequenas, Médias e Grandes empresas. 
Esse  tipo  de  qualificação  é  carente  no  mercado,  sendo  poucas  instituições  de 
ensino e treinamento que ministram esse tipo de qualificação. 
Por isso extraia o máximo de conhecimento do Treinamento e ganhe qualificação 
no que diz respeito a rotina operacional, pois esse é o foco do curso. 
Entre a rotina operacional que iremos abordar destacamos: 

      ⇒ Elaborar  o  quadro  demonstrativo  de  previsão  de  pagamentos  e 
        recebimentos  diários,  emitindo  os  cheques  para  aprovação  e 
        assinaturas. 
      ⇒ Controlar e emitir o fluxo de caixa, registrando e indicando as prováveis 
        movimentações de ingressos e desembolsos de caixa.  
      ⇒ Realizar a conciliação bancária diária.  
      ⇒ Elaborar  e  emitir  o  relatório  mensal  de  provisão  de  fornecedores, 
        encaminhando para a área de contabilidade.  
      ⇒ Realizar,  eventualmente,  contatos  com  fornecedores  com  pagamento 
        em  atraso,  objetivando  a  negociação  de  prazo,  isenção  de  juros  e 
        multas. 
      ⇒ Fazer  levantamento  de  pagamentos  e  recebimentos,  constatando  as 
        irregularidades  e  emitindo  relatórios  para  subsidiar  decisões  gerenciais 
        e da diretoria. 
      ⇒ Manter  permanente  contato  com  os  bancos,  visando  o  estreitamento 
        do relacionamento com a emissora. 
      ⇒ Elaborar,  controlar  e  emitir  dados  e  relatórios  para  otimizar  
        desempenho e  tomadas de decisão da gerência.  
      ⇒ Programar,  controlar  e  efetuar  pagamentos   diversos,  elaborando, 
        conferindo e emitindo cheques. 
      ⇒ Acompanhar a execução financeira, efetuando as necessárias deduções 
        das ações orçamentárias. 
      ⇒ Realizar consulta de clientes nos órgãos de cadastro. 

 

Bom curso a Todos. 

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1. FUNÇÕES UNIVERSAIS DA ADMINISTRAÇÃO 
 
A  administração  de  uma  empresa  compreende  diversas  funções,  as  quais  estão 
citadas abaixo: 
                
• Previsão ( Planejamento) : envolve a avaliação do futuro e das providências, 
    em  termos  de  alocação  de  recursos,  para  que  se  alcance  o  previsto. 
    Corresponde à fixação de metas, objetivos e prazos gerais; 
 
• Organização:  é  a  função  que  dota  a  empresa  do  que  necessita,  estrutura  as 
    coisas quer seja no aspecto material, quer no social. Correspondem à criação 
    e  disposição  dentro  da  empresa  de  diversos  setores,  departamentos,  seções 
    ou  divisões  internas,  e  atribuição  das  diversas  funções  que  cada  um 
    desempenhará, de forma que se obtenha um todo harmônico; 
 
• Comando:  é  a  função  que  fará  com  que  o  sistema  atue,  procura  sempre 
    maximizar o retorno para que se alcance o objetivo global da organização; 
 
• Coordenação: referem‐se à articulação das diversas atividades num conjunto 
    em  que  umas  complementam  as  outras.  Pode  ser  entendida  também  como 
    sendo a função que adapta os meios para que os objetivos sejam alcançados; 
 
• Controle:  é  a  função  que  verifica  se  a  execução  está  de  acordo  com  o 
    planejado,  asseguram  que  os  planos  sejam  cumpridos  identificando  desvios, 
    erros  e  falhas  no  sentido  de  se  corrigir  o  curso  dos  processos  enquanto  é 
    possível e ao mesmo tempo evitar a repetição dos erros. 
 
               É  importante  salientar  que  a  função  administrativa  não  é  exclusiva 
da  alta  administração  da  empresa  e  ocorre  em  todos  os  níveis  hierárquicos  da 
organização 

                                

 

 

                              
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2. Função do Departamento Financeiro dentro das Organizações. 

 O  Departamento  Financeiro  é  estratégico 
em qualquer empresa, pois será responsável 
por administrar a entrada e saída de dinheiro 
oferecendo  aos  Gestores  informações 
importantes na tomada de decisão. 

 

O  Departamento  Financeiro  é  composto  de 
três divisões: 

 
2.1‐Contas a Pagar 

A  adequada  administração  das  Contas  a  Pagar  tem  por  finalidade  informar  ao 
empresário sobre o vencimento dos compromissos, prioridades de pagamento e 
montante dos valores a pagar. Um bom gerenciamento dos pagamentos depende 
da exatidão e precisão dessas informações. 

Para que seja garantida a confiabilidade necessária, faz‐se importante a completa 
integração  entre  o  departamento  Financeiro  e  as  demais  áreas  da  empresa 
(geradoras de pagamentos). É preciso que sejam criadas regras e procedimentos 
claros  para  que  não  ocorram  problemas  como:  pagamentos  indevidos  e/ou 
atrasados,  pagamento  de  juros  e  multas,  indisposição  com  fornecedores  e  fluxo 
de caixa negativo. 

Mas  como  realizar  e  controlar  as  Contas  a  Pagar?  O  processo  deve  seguir  os 
seguintes passos: 

‐Conferência e aprovação do pagamento (atividades realizadas pela área que deu 
origem ao evento a ser pago ‐ as demais são executadas pelo próprio Financeiro); 

 

 

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‐Cadastramento, agendamento e controle dos prazos e montantes de pagamento; 

‐Autorização e efetivação do pagamento; 

‐Conciliação e baixa do pagamento. 

Os  conceitos  de  provisionamento,  previsão  e  realização  devem  estar  bastante 
claros  durante  todo  o  processo.  Além  disso,  para  que  seja  garantido  o 
cumprimento do orçamento, recomenda‐se estabelecer limites customizados por 
área  para  compra  de  produtos  ou  serviços.  Outra  possível  medida  para 
desburocratizar  o  processo  é  a  determinação  de  um  “caixinha”  semanal  para  as 
áreas.  No  final  do  período  previamente  estabelecido,  faz‐se  a  prestação  de 
contas. 

Como  pode  ser  visto,  Contas  a  Pagar  é  um  daqueles  setores  que  nenhuma 
empresa deseja ter, mas que todas elas precisam para a viabilização do negócio. 
Em  se  tratando  de  um  mal  necessário,  nada  melhor  do  que  estruturar  um 
processo eficiente e controlado para que os gestores não precisem se preocupar 
com  ele.  Desta  forma  evitam‐se  todas  as  dores  de  cabeça  geradas  por  um  mau 
gerenciamento  dos  pagamentos  e  fica  garantida  a  realização  de  todos  os 
compromissos da empresa. 
 
2.2‐Contas a Receber 

O  processo  de  Contas  a  Receber  trata  de  todas  as  entradas  de  capital  na 
companhia.  Esse  recebimento  pode  ser  proveniente  tanto  da  operação  da 
empresa, quanto da venda de ativos ou do crédito originado por cancelamento de 
pagamentos já realizados. Sendo assim, qualquer negócio tem Contas a Receber 
para  que  sejam  operacionalizados  os  modos  de  recebimento  dos  clientes,  dos 
parceiros ou mesmo dos fornecedores. 

O  bom  andamento  das  atividades  relacionadas  a  esse  processo  depende  do 
controle  e  da  garantia  de  recebimento  dos  montantes  devidos  nos  prazos 
acordados. A fim de gerenciar corretamente o Contas a Receber de uma empresa, 
a área Financeira deve cadastrar 3 níveis recebimentos: as contas provisionadas, 
as previstas e as realizadas. 

Conceitualmente falando, a diferença básica entre elas é: 


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‐Provisões  são  estimativas  de  prazos  e  valores  a  receber  baseadas  nos  dados 
históricos da corporação e nas suas metas empresariais; 

‐Previsões também são estimativas. Entretanto, nesse momento já se baseiam em 
documentos (títulos a receber); 

‐Realizados são os recebimentos já efetivados, ou seja, já é possível confirmá‐los 
na conta bancária da empresa. 

Com  o  objetivo  de  minimizar  ainda  mais  a  inadimplência,  pode‐se  fazer  uma 
análise  de  crédito  prévia  do  cliente.  Entretanto,  em  qualquer  processo  a 
colocação  de  controles  reduz  a  agilidade.  Sendo  assim,  o  ideal  seria  realizar  a 
análise  de  crédito  seletiva  (para  aqueles  clientes  com  maior  potencial  de  se 
tornarem inadimplentes). 

Pode‐se  notar  que  o  efetivo  gerenciamento  de  Contas  a  Receber  reduz  a 
inadimplência,  dá  subsídios  à  área  de  Cobrança  e,  principalmente,  dá 
tranqüilidade  ao  empresário  pois    controla  a  entrada  de  dinheiro,  vital  para 
sobrevivência de qualquer negócio 
As  empresas  devem  saber  sempre  todas  as  contas  vencidas  e  que  não  foram 
pagas.  O  departamento  financeiro  deve  fazer  um  relatório  de  vencimento  para 
todas  as  contas  a  receber,  mostrando  o  total  do  valor  das  contas  pendentes  a 
serem pagas em menos de 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias, e assim por diante, 
por exemplo.  

Comparando  este  relatório  com  relatórios  anteriores,  o  gerente  financeiro  pode 
comparar as contas a receber com padrões históricos. Além disso, todas as contas 
vencidas  deveriam  ser  contatadas  diretamente  pelo  correio,  por  telefone  ou 
ainda, pessoalmente. Se os clientes com altas contas pendentes forem chamados 
regularmente, há maior probabilidade de recebimento. 

Desempenho de contas a receber: 

O desempenho de contas a receber pode ser avaliado por diversos fatores, entre 
eles: 

∙Prazo concedido pela área comercial 

Deve  ser  analisada  a  evolução  histórica  dos  prazos  de  faturamento  concedidos 
pela área comercial. 


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∙Agilidade de entrega de produtos e mercadorias ou de conclusão de prestação de 
serviços 

Deve ser analisada a evolução  histórica dos prazos médios de atraso de entrega 
de produtos e mercadorias ou de conclusão de prestação de serviços em relação 
aos prazos médios contratados. 

 

Qualidade de crédito e cobrança 

 Deve ser analisada a evolução histórica dos prazos médios de atraso em relação 
aos prazos médios de faturamento. 




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Amostra rotinas financeiras

  • 1. Centro de Treinamento ROTINAS FINANCEIRAS (Amostra) Página: 1
  • 2.   Apresentação    O  curso  de  Auxiliar  Financeiro  desenvolvido  nessa  apostila  tem  como  principal  objetivo  qualificar  o  aluno  para  a  realização  da  rotina  operacional  do  Departamento Financeiro em Pequenas, Médias e Grandes empresas.  Esse  tipo  de  qualificação  é  carente  no  mercado,  sendo  poucas  instituições  de  ensino e treinamento que ministram esse tipo de qualificação.  Por isso extraia o máximo de conhecimento do Treinamento e ganhe qualificação  no que diz respeito a rotina operacional, pois esse é o foco do curso.  Entre a rotina operacional que iremos abordar destacamos:  ⇒ Elaborar  o  quadro  demonstrativo  de  previsão  de  pagamentos  e  recebimentos  diários,  emitindo  os  cheques  para  aprovação  e  assinaturas.  ⇒ Controlar e emitir o fluxo de caixa, registrando e indicando as prováveis  movimentações de ingressos e desembolsos de caixa.   ⇒ Realizar a conciliação bancária diária.   ⇒ Elaborar  e  emitir  o  relatório  mensal  de  provisão  de  fornecedores,  encaminhando para a área de contabilidade.   ⇒ Realizar,  eventualmente,  contatos  com  fornecedores  com  pagamento  em  atraso,  objetivando  a  negociação  de  prazo,  isenção  de  juros  e  multas.  ⇒ Fazer  levantamento  de  pagamentos  e  recebimentos,  constatando  as  irregularidades  e  emitindo  relatórios  para  subsidiar  decisões  gerenciais  e da diretoria.  ⇒ Manter  permanente  contato  com  os  bancos,  visando  o  estreitamento  do relacionamento com a emissora.  ⇒ Elaborar,  controlar  e  emitir  dados  e  relatórios  para  otimizar   desempenho e  tomadas de decisão da gerência.   ⇒ Programar,  controlar  e  efetuar  pagamentos   diversos,  elaborando,  conferindo e emitindo cheques.  ⇒ Acompanhar a execução financeira, efetuando as necessárias deduções  das ações orçamentárias.  ⇒ Realizar consulta de clientes nos órgãos de cadastro.    Bom curso a Todos.  WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 1
  • 3.     1. FUNÇÕES UNIVERSAIS DA ADMINISTRAÇÃO    A  administração  de  uma  empresa  compreende  diversas  funções,  as  quais  estão  citadas abaixo:    • Previsão ( Planejamento) : envolve a avaliação do futuro e das providências,  em  termos  de  alocação  de  recursos,  para  que  se  alcance  o  previsto.  Corresponde à fixação de metas, objetivos e prazos gerais;    • Organização:  é  a  função  que  dota  a  empresa  do  que  necessita,  estrutura  as  coisas quer seja no aspecto material, quer no social. Correspondem à criação  e  disposição  dentro  da  empresa  de  diversos  setores,  departamentos,  seções  ou  divisões  internas,  e  atribuição  das  diversas  funções  que  cada  um  desempenhará, de forma que se obtenha um todo harmônico;    • Comando:  é  a  função  que  fará  com  que  o  sistema  atue,  procura  sempre  maximizar o retorno para que se alcance o objetivo global da organização;    • Coordenação: referem‐se à articulação das diversas atividades num conjunto  em  que  umas  complementam  as  outras.  Pode  ser  entendida  também  como  sendo a função que adapta os meios para que os objetivos sejam alcançados;    • Controle:  é  a  função  que  verifica  se  a  execução  está  de  acordo  com  o  planejado,  asseguram  que  os  planos  sejam  cumpridos  identificando  desvios,  erros  e  falhas  no  sentido  de  se  corrigir  o  curso  dos  processos  enquanto  é  possível e ao mesmo tempo evitar a repetição dos erros.    É  importante  salientar  que  a  função  administrativa  não  é  exclusiva  da  alta  administração  da  empresa  e  ocorre  em  todos  os  níveis  hierárquicos  da  organização                                                                      WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 2
  • 4.   2. Função do Departamento Financeiro dentro das Organizações.   O  Departamento  Financeiro  é  estratégico  em qualquer empresa, pois será responsável  por administrar a entrada e saída de dinheiro  oferecendo  aos  Gestores  informações  importantes na tomada de decisão.    O  Departamento  Financeiro  é  composto  de  três divisões:    2.1‐Contas a Pagar  A  adequada  administração  das  Contas  a  Pagar  tem  por  finalidade  informar  ao  empresário sobre o vencimento dos compromissos, prioridades de pagamento e  montante dos valores a pagar. Um bom gerenciamento dos pagamentos depende  da exatidão e precisão dessas informações.  Para que seja garantida a confiabilidade necessária, faz‐se importante a completa  integração  entre  o  departamento  Financeiro  e  as  demais  áreas  da  empresa  (geradoras de pagamentos). É preciso que sejam criadas regras e procedimentos  claros  para  que  não  ocorram  problemas  como:  pagamentos  indevidos  e/ou  atrasados,  pagamento  de  juros  e  multas,  indisposição  com  fornecedores  e  fluxo  de caixa negativo.  Mas  como  realizar  e  controlar  as  Contas  a  Pagar?  O  processo  deve  seguir  os  seguintes passos:  ‐Conferência e aprovação do pagamento (atividades realizadas pela área que deu  origem ao evento a ser pago ‐ as demais são executadas pelo próprio Financeiro);      WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 3
  • 5.   ‐Cadastramento, agendamento e controle dos prazos e montantes de pagamento;  ‐Autorização e efetivação do pagamento;  ‐Conciliação e baixa do pagamento.  Os  conceitos  de  provisionamento,  previsão  e  realização  devem  estar  bastante  claros  durante  todo  o  processo.  Além  disso,  para  que  seja  garantido  o  cumprimento do orçamento, recomenda‐se estabelecer limites customizados por  área  para  compra  de  produtos  ou  serviços.  Outra  possível  medida  para  desburocratizar  o  processo  é  a  determinação  de  um  “caixinha”  semanal  para  as  áreas.  No  final  do  período  previamente  estabelecido,  faz‐se  a  prestação  de  contas.  Como  pode  ser  visto,  Contas  a  Pagar  é  um  daqueles  setores  que  nenhuma  empresa deseja ter, mas que todas elas precisam para a viabilização do negócio.  Em  se  tratando  de  um  mal  necessário,  nada  melhor  do  que  estruturar  um  processo eficiente e controlado para que os gestores não precisem se preocupar  com  ele.  Desta  forma  evitam‐se  todas  as  dores  de  cabeça  geradas  por  um  mau  gerenciamento  dos  pagamentos  e  fica  garantida  a  realização  de  todos  os  compromissos da empresa.    2.2‐Contas a Receber  O  processo  de  Contas  a  Receber  trata  de  todas  as  entradas  de  capital  na  companhia.  Esse  recebimento  pode  ser  proveniente  tanto  da  operação  da  empresa, quanto da venda de ativos ou do crédito originado por cancelamento de  pagamentos já realizados. Sendo assim, qualquer negócio tem Contas a Receber  para  que  sejam  operacionalizados  os  modos  de  recebimento  dos  clientes,  dos  parceiros ou mesmo dos fornecedores.  O  bom  andamento  das  atividades  relacionadas  a  esse  processo  depende  do  controle  e  da  garantia  de  recebimento  dos  montantes  devidos  nos  prazos  acordados. A fim de gerenciar corretamente o Contas a Receber de uma empresa,  a área Financeira deve cadastrar 3 níveis recebimentos: as contas provisionadas,  as previstas e as realizadas.  Conceitualmente falando, a diferença básica entre elas é:  WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 4
  • 6. ‐Provisões  são  estimativas  de  prazos  e  valores  a  receber  baseadas  nos  dados  históricos da corporação e nas suas metas empresariais;  ‐Previsões também são estimativas. Entretanto, nesse momento já se baseiam em  documentos (títulos a receber);  ‐Realizados são os recebimentos já efetivados, ou seja, já é possível confirmá‐los  na conta bancária da empresa.  Com  o  objetivo  de  minimizar  ainda  mais  a  inadimplência,  pode‐se  fazer  uma  análise  de  crédito  prévia  do  cliente.  Entretanto,  em  qualquer  processo  a  colocação  de  controles  reduz  a  agilidade.  Sendo  assim,  o  ideal  seria  realizar  a  análise  de  crédito  seletiva  (para  aqueles  clientes  com  maior  potencial  de  se  tornarem inadimplentes).  Pode‐se  notar  que  o  efetivo  gerenciamento  de  Contas  a  Receber  reduz  a  inadimplência,  dá  subsídios  à  área  de  Cobrança  e,  principalmente,  dá  tranqüilidade  ao  empresário  pois    controla  a  entrada  de  dinheiro,  vital  para  sobrevivência de qualquer negócio  As  empresas  devem  saber  sempre  todas  as  contas  vencidas  e  que  não  foram  pagas.  O  departamento  financeiro  deve  fazer  um  relatório  de  vencimento  para  todas  as  contas  a  receber,  mostrando  o  total  do  valor  das  contas  pendentes  a  serem pagas em menos de 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias, e assim por diante,  por exemplo.   Comparando  este  relatório  com  relatórios  anteriores,  o  gerente  financeiro  pode  comparar as contas a receber com padrões históricos. Além disso, todas as contas  vencidas  deveriam  ser  contatadas  diretamente  pelo  correio,  por  telefone  ou  ainda, pessoalmente. Se os clientes com altas contas pendentes forem chamados  regularmente, há maior probabilidade de recebimento.  Desempenho de contas a receber:  O desempenho de contas a receber pode ser avaliado por diversos fatores, entre  eles:  ∙Prazo concedido pela área comercial  Deve  ser  analisada  a  evolução  histórica  dos  prazos  de  faturamento  concedidos  pela área comercial.  WWW.GPTITREINAMENTO.COM.BR - (11) 3237-2261 5