Apresentação utilizada no último dia do PMD - Monitoramento & Avaliação + Transição.

1. Gestão de Projetos Socias (PMD)
Dia 5

2. - Monitoramento;
- Avaliação;
- Controle e Tolerâncias!
Monitoramento, Avaliação e Controle do
projeto

3. Monitoramento, avaliação e controle (p.63)
Monitoramento, avaliação e controle
Identificação
e design
do projeto
Definição
do projeto
Transição
do projeto
Porta de decisão

4. Porque monitoramento, avaliação e controle?
Você já gerenciou um projeto sem riscos?

5. Porque monitoramento, avaliação e controle?
Escopo
Tempo
Quali-
dade
Custo
RISCO

6. Monitoramento, avaliação e controle
Qual é a diferença entre os 3?

7. Estrutura Lógica - Indicadores complementares
Descrição do
projeto
Indicadores
Fonte de
verificação
Pressupostos e/ou
riscos
Impacto
Objetivos
Resultados –
Produtos
Atividades
Fazer as coisas bem
feitas
(obter resultados)
MONITORAMENTO
Fazer o que deve ser
feito
(o sentido dos resultados)
AVALIAÇÃO

8. Monitoramento - ligado a resultados/produtos (p.64)
Descrição do
projeto
Indicadores Fonte de
verificação
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados-
Produtos
Atividades
Recursos/
Insumos*
Monitoramento
• Entrega do serviço
• Distribuição física
• Controle
financeiro
• Controle de
compras e
inventário
Ligado aos
componentes de
Recursos, Atividades
e
Resultados/Produtos.
Monitoramento
• Pressupostos
• Riscos A

9. 6 Elementos do Sistema de monitoramento (p.68)
Indicadores  Claramente definidos
 Com parâmetros e critérios
 Sistematicamente medidos
Cronograma e
orçamento
 Tempo e dinheiro são alocados para tarefas de monitoramento
 Processos de detalhes de cronograma para coleta de dados, análise, resumo,
avaliação e retorno
Equipe/parceiros  Responsabilidades de monitoramento identificadas claramente
 Competências
 Planejar atividades de monitoramento com a comunidade
 Capacitar os integrantes da comunidade em sistemas de monitoramento
baseados na comunidade
 Usar técnicas de monitoramento participativo
Um ciclo de
dados
 Incluindo um ciclo inteiro para gerenciar os dados de monitoramento:
Gerenciamento
de dados
 Existem procedimentos usados para garantir a integridade dos dados e seu
armazenamento adequado
Vínculo com o
próximo nível
 O sistema de monitoramento de projeto está vinculado ao próximo nível do
programa ou portfólio da organização
1. Coleta 2. Revisão 3. Resumo 4. Análise 5. Realimentação

10. Monitoramento de todo o projeto
Área de conhecimento Processo
Gerenciamento do
escopo
• Monitorar contrato/ata de constituição
• Monitorar EAP
Gerenciamento do tempo • Monitore o cronograma e faça um cronograma de
monitoramento
Gerenciamento de
recursos do projeto
• Monitore custos, faça análises financeiras
• Dirija a equipe do projeto, analise seu desempenho,
tome decisões
• Acompanhamento administrativo
Riscos • Monitoramento dos riscos
Gerenciamento da
justificativa do projeto
• Monitoramento dos pressupostos do Marco Lógico
Gerenciamento das
partes interessadas
• Monitorar responsabilidades
• Monitorar comunicação entre as partes
• Informe o desempenho aos interessados

11. Avaliação (p.65)
Recursos/
Insumos
Objetivos – A
lógica causal entre
os produtos e
objetivos está
correta?
Impactos - A
lógica causal entre
os objetivos e o
impacto está
correta?
Descrição do
projeto
Indicadores Fonte de
verificação
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados –
Produtos
Atividades

12. Avaliação (p.65)
Recursos/
Insumos
Objetivos - A
lógica causal entre
os produtos e
objetivos está
correta?
Impactos - A
lógica causal entre
os objetivos e o
impacto está
correta?
Descrição do
projeto
Indicadores Fonte de
verificação
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados –
Produtos
Atividades
Monitoramento de pressupostos –
Preste atenção especial ao
acompanhamento de pressupostos
nos níveis de Resultados e
Objetivos. Eles são DECISIVOS para o
sucesso do projeto.

13. Abordagens de Avaliação (p.69)
• Avaliação Intermediária
• Avaliação Final
• Avaliação Ex-Post
O projeto teve sucesso ao alcançar os resultados, metas e o impacto desejado?
O projeto foi relevante, efetivo e eficiente?
O projeto tem o potencial de ser sustentável em suas operações e impacto?
A teoria expressa na estrutura lógica foi confirmada?

14. Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença?
MONITORAMENTO AVALIAÇÃO
O que? O que?
Por quê? Por quê?
Quando? Quando?
Como? Como?

15. Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença?
MONITORAMENTO AVALIAÇÃO
O que? Revisão constante de atividades/
resultados e produtos – identifica ações
corretivas necessárias. Mede o progresso das
operações diárias do projeto.
O que? Coleta e análise de informação
para verificar o avanço na entrega dos
resultados e produtos e sua contribuição para
atingir objetivos e impactos.
Por quê? Identificar problemas e achar
soluções, medir avanços em comparação com
resultados e produtos, manter atividades no
cronograma, etc. Tomar decisões sobre os
recursos (vários). Ver tendências e padrões.
Por quê? Medir eficácia do projeto, ver se
Objetivos foram atingidos, verificar nível da
qualidade das coisas sendo feitas, aprender
lições p/ melhorias futuras, etc.
Quando? De forma contínua ao longo do
desenvolvimento do projeto.
Quando? Periodicamente, (a frequência
varia segundo projeto). Normalmente meio
termo, final e pós projeto.
Como? Visita de campo, registros, relatórios. Como? Avaliação Interna / Externa

16. Monitoramento/ Avaliação – Onde perpassam?
AVALIAÇÃO
Atividades
Impactos
MONITORAMENTO
Resultados e
Produtos
Objetivos

17. O plano de monitoramento e avaliação (p.67)
Hierarquia
Indicadore
s
Definição
dos Termos
Chave
Informações
necessárias
Fontes
de
dados
Métodos de
coleta de
dados
Quem
coleta
Frequênci
a da coleta
Usuários
Impacto
Objetivo(s)
Resultados
– Produtos
Atividades
Insumos*

18. Fonte de dados - Custo e complexidade da coleta (p.68)
Observação
Registros
existentes
(ex.: listas itens
domésticos)
Estatísticas
rotireiras
Entrevistas com
informantes
chave
Debates dos
grupos de
discussão
(grupo focal)
Pesquisas de
amostra
específica
Estudos
especiais ou
“pontuais”
O esforço realizado deve
ser proporcional à
melhoria na tomada de
decisões
RECURSOS
COMPLEXIDADE
Métodos de Coleta de Dados
+
+
-
-

19. Fonte de dados - Custo e complexidade da coleta (p.68)
Observação
Registros
existentes
(ex.: listas itens
domésticos)
Estatísticas
rotireiras
Entrevistas com
informantes
chave
Debates dos
grupos de
discussão
(grupo focal)
Pesquisas de
amostra
específica
Estudos
especiais ou
“pontuais”
O esforço realizado deve
ser proporcional à
melhoria na tomada de
decisões
RECURSOS
COMPLEXIDADE
Métodos de Coleta de Dados
+
+
-
-
Ciclo de dados inteiro
1. Coleta
2. Revisão
3. Resumo
4. Análise
5. Realimentação

20. Diferenças… (p.67)
Indicadores diretos X indiretos
Dados qualitativos X quantitativos
Dados primários X secundários
Revisando
a) A equipe do projeto mensura a mudança de comportamento de uma população
local, para isso usa indicadores ____________________.
b) A equipe verifica a qualidade da água por meio de medição de um indicador
____________________, sendo um dado ___________________.
c) Utilizo dados coletados de entrevistas semiestruturadas e grupos focais com os
beneficiários, ferramentas para obter dados _____________________ e
__________________.
d) O IBGE fornece anualmente os indicadores que preciso, que são dados
________________ e __________________.

21. Critérios para a coleta de
dados
Ferramenta Proposta
• Não há muito tempo
• Não há orçamento
• Não há informação dentro
da organização
• Não há muito tempo
• Há um orçamento
assignado
• Há informação secundária
identificada como útil
• Há tempo
• Não há orçamento
• Não há informação dentro
da organização
Custo e complexidade - coleta de dados

22. E o CONTROLE do projeto (p.70)

23. E o CONTROLE do projeto (p.70)
O que o gerente de projetos faz quando?
• A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto,
e você verifica que está com atraso de 1 mês?
• B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender
um público 30% maior?
• C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse
aulas de matemática básica?

24. E o CONTROLE do projeto (p.70)
O que o gerente de projetos faz quando?
A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do
projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês?
B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia
atender um público 30% maior?
C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse
aulas de matemática básica?
Definição de sistemas e de processos de tomada de decisão para gerenciar,
documentar e comunicar as discrepâncias entre os planos do projeto e a
realidade da implementação do projeto.
CONTROLE

25. E o CONTROLE do projeto (p.70)
PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO É UM
“MEIO PARA UM FIM" E NÃO UM FIM
EM SI MESMO
Não reconhecer que os planos originais são imperfeitos;
Medo de reconhecer para doadores externos (e internos) que o plano original não é
mais viável;
Relutância em revisitar os documentos originais para criar um plano novo e mais
adequado;
Falta de clareza com relação a qual processo precisa ser seguido para atualizar os
documentos do projeto.

26. Gestão de Mudanças do Projeto
Você já gerenciou um projeto no qual o escopo,
orçamento ou calendário foi alterada no meio
de seu andamento?
O que levou a essas alterações?
Havia algum processo claro para gestão
(controle) dessas mudanças?

27. Tolerâncias (p.71)
As tolerâncias do projeto definem os limites de
desempenho dentro dos quais o gerente de
projetos pode manter a autonomia.
O desafio será diferenciar quais problemas e respostas
propostos estão dentro da autoridade do gerente de
projetos e quais não estão.

28. Quando e por quem são definidas as tolerâncias? (p.71)

29. Tolerâncias no Controle de Mudanças (p.71)
0
50
100
150
200
250
Tempo Custo Alcance Risco Qualidade Benefícios
Ideal
Tolerância Máxima
Tolerância Mínima
Margem de
Tolerância

41. Transição
- Planejamento da Transição
- Encerramento do Projeto
- Aprendizados

42. Transição do Projeto (p.75)
Monitoramento, avaliação e controle
Identificação
e design
do projeto
Definição
do projeto
Transição
do projeto
Porta de decisão

43. O que acontece quando um projeto acaba?

44. Por que se chama fase de “transição”?

45. 4 alternativas de Transição:

46. 4 alternativas de Transição: (p.76)
Encerramento
ou Finalização
• O projeto é
formalmente
fechado e todas
as atividades de
encerramento
do projeto são
completadas
• Isso pode incluir
a transferência
para uma
organização
parceira
Extensão
• Negociação de
tempo extra
para concluir o
projeto (pode
ser com um
custo adicional
ou “sem” custo).
Expansão
• A equipe
identifica que
elementos do
projeto devem
ser replicados
• A equipe
identifica nova
área ou
população-alvo
Redesenho
ou Redesign
•O projeto é
refeito e
continua por
meio de uma
nova fase, com
intervenções ou
atividades
modificadas
Existe a extensão sem custo?

47. O que devemos fazer para desenvolver a transição
do projeto?

48. Verificação e aceitação (p.78)
Verificar o alcance e impacto do
projeto
(escopo do projeto ou
escopo do produto?)
Confirmar a aceitação das entregas

49. Encerramento do Projeto (p.78)
Administrativo
• >
•A equipe do projeto
foi liberada ou
realocada?
•Os equipamentos,
veículos, escritórios
do projeto foram
realocados,
vendidos ou
transferidos?
•Os relatórios do
projeto e
documentos de
encerramento estão
completos?
•Os arquivos do
projeto estão
atualizados?
Financeiro
•>
•<
•Todos os recursos
dos doadores foram
recebidos?
•Todas as contas a
receber
(adiantamentos do
projeto,
adiantamentos de
viagem e
adiantamentos para
os fornecedores)
foram liquidados?
•Todas as contas a
pagar foram pagas?
Contratual
•?
•?
•Todos os contratos
estão encerrados?
•Fornecedores?
Subcontratados?
Doadores?
Organizações
implementadoras?
Outros?
•O doador analisou e
aceitou os
resultados/produto
s do projeto?

50. Aprendizagem do Projeto
Projetos ProgramasSubportfolio
Subportfolio
Projetos Projetos ProgramasProgramas
Projetos ProjetosProjetos
Aprenda
antes
Aprenda
durante
Aprenda
depois

51. Aprendizagem do Projeto

52. Revisão após a ação (p.79)
• Atividade de
aprendizado simples,
rápida e versátil
• Relativamente direto
para organizar e
implementar
• Ajuda os participantes
a compreender o que
foi planejado em
comparação com o que
realmente aconteceu
Avaliação
• Mais formal, mais
recursos, mais tempo
Julgamento
• O projeto atingiu
os resultados e o
impacto?
• O projeto foi
relevante, eficaz e
eficiente?
• O projeto tem
potencial para ser
sustentável em sua
operação e
impacto?
• A lógica da
estrutura lógica é
sustentável?
Conhecimento
• O projeto
proporcionou
lições para
informar as
decisões sobre
operações, política
ou estratégia
relacionadas a
intervenções em
programas em
andamento ou
futuros?

53. Comemorar!! (p.79)
• Comemore conclusões bem
sucedidas
• Reconheça o encerramento
• Confirme as relações sociais

54. MatrizdePlanejamentoda
Transição(p.77)

63. Retroalimentação Geral – O “Projeto PMD”
Monitoramento, avaliação e controle
Identificação
e design
do projeto
Definição
do projeto
Transição
do projeto
Porta de decisão
Qual é a “cara” do “projeto PMD”?

64. O PMD é uma caixa de ferramentas!!

65. Término da Formação
• Avaliação
• Adaptação
do PMD
para a sua
organização
• Exame de
Certificação
• Próximo
PMD

66. Levando o PMD para a sua organização

67. Levando o PMD para a sua organização
• Quais ferramentas implementar?
– Quais ferramentas já temos na organização?
– Como levar novas ferramentas?
– Como não burocratizar em excesso a gestão?

68. Desafio Artístico