Gerenciamento de projetos para escritórios de arquitetura
1. Gerenciamento de Projetos para
Escritórios de Arquitetura
LAÍS CARVALHO GOMES
A R Q U I T E T A E M B A E M G E R E N C . D E P R O J E T O S
2. O que é?
PORTFÓLIO:
- Possui controle sobre todos os projetos de forma mais ampla.
- Escopo organizacional que muda de acordo com os objetivos da empresa.
PROGRAMAS :
- Objetivo Principal é a entrega final
- Grupo de projetos, subprogramas e atividades do programa.
- Alinha vários projetos para otimizar ou integrar recursos.
PORTFÓLIO
PROGRAMA
PROJETO
3. O que é?
PROJETO :
É um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
- Possui Início, meio e fim
- Pode ser finalizado por cancelamento ou por objetivo alcançado
- Tem elaboração progressiva / Desenvolvimento por etapas
PORTFÓLIO
PROGRAMA PROGRAMA
PROJETO PROJETO PROJETO PROJETO
4. Linear Arquitetura
Gerenciamento de melhor aplicação:
GERENCIAMENTO DE PROJETO E PORTIFÓLIO
Desenvolvimento de vários projetos diferentes ao mesmo tempo, sem ligações entre si,
mas com um objetivo final comum
5. Gerenciamento
DEFINIÇÃO:
É a aplicação de conhecimento, de habilidades, de ferramentas e técnicas a uma ampla
gama de atividades para atender aos requisitos de um determinado projeto.
O gerenciamento de projetos possui 10 áreas de conhecimentos.
16. Processos de Gerenciamento de
Projetos
Fases comuns as áreas de conhecimento:
- Iniciação
integração – TAP (termo de Abertura do Projeto)
partes interessadas – Identificação dos stakeholders
- Planejamento (Todas as áreas)
Definir o escopo e EAP
Planejar o gerenciamento da área em questão
Desenvolver o plano
Definir atividades
estimar e determinar recursos, custos e duração
Analisar os riscos
17. Processos de Gerenciamento de
Projetos
- Monitoramento e controle (Todas as áreas)
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Validar o escopo
- encerramento
integração – Encerrar o projeto
Aquisições – Encerrar as aquisições
18. 1. Integração
Processo de identificar todas as pessoas, grupos e organizações que podem impactar o
projeto.
TAP (Termo de Abertura do Projeto):
- Especificação do projeto, produto, serviço ou resultado descrito pelo cliente
- Acordos: Definições dos propósitos do projeto - Qualquer documento que define as
intenções iniciais.
- Business case: Estudo documentado de viabilidade econômica usado para determinar
a validade dos benefícios – Determina se o projeto justifica ou não o investimento.
19. Técnicas de facilitação
- Brainstorming – Coleta de dados e exercício de criatividade que pode ser usada para
identificar riscos, ideias ou soluções, usando um grupo de membros da equipe ou
especialistas no assunto.
- Resolução de conflitos
- Solução de problemas
- Gerenciamento de reuniões
20. 2. Escopo
Estabelece os processos necessários para garantir que o projeto seja concluído com
sucesso.
Escopo = Definição + Controle
Escopo do Produto = Características e funções que descrevem um produto, serviço ou
resultado
Escopo do Projeto = Trabalho que precisa ser realizado para a entrega do Produto.
Técnicas de coletar e controlar Requisitos:
- Entrevistas
- Grupos de discursões
- Oficinas facilitadas
21. 2. Escopo
EAP (Estrutura Analítica do Projeto):
Projeto = Entregas + Processos
PORTFÓLIO
PROJETO
PREFEITURA
DETALHA-
MENTO
PROJETO
EXECUTIVO
ANTEPROJETO FECHAMENTO
PLANTA
HUMANIZADA
IMAGENS
AMBIENTE 01
IMAGENS
AMBIENTE 02
PLANTA
SITUAÇÃO
PLANTA
COBERTURA
PAVIMENTO
TÉRREO
CORTE AA
CORTE BB
ELEVAÇÃO 01
GRADIL
MEMORIAL DE
CÁLCULO
LISTA DE
ESPECIFICAÇÃO
PLANTA DE
ACABAMENTOS
CORTES /
ELEVAÇÕES COM
ACABAMENTOS
PONTOS
ELÉTRICOS E
HIDRÁULICOS
ÁREAS
MOLHADAS
ÁREAS SECAS
MOBILIÁRIOS
ESQUADRIAS
PAGINAÇÃO DE
PISO
PAGINAÇÃO DE
FORRO
DETALHES
CONSTRUTIVOS
CARTA DE
AVALIAÇÃO
CARTA DE
ENTREGA
CARTA DE
ACEITE
LIÇÕES
APRENDIDAS
22. 3.Tempo
Fator de sucesso do projeto!
Inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.
- Planejar o cronograma
Definir a ferramenta a ser utilizada
Definir quem estará envolvido
Procedimentos organizacionais
- Técnicas Analíticas
Planejamento por ondas sucessivas, antecipação e esperas
Análise de alternativas
Métodos de avaliação de desempenho do cronograma
23. 4. Custo
Inclui os processos envolvidos no planejamento, estimativas, orçamentos,
financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser
terminado dentro do orçamento aprovado.
Planejamento
- Estimativa de custos
- Análise de reservas: de contingência (reserva para os riscos) e gerencial.
- Escolha do software para gerenciamento do projeto: Excel, M.S. Project, 5PM, etc.
- Análise das propostas dos fornecedores
24. Análise de custo benefício
<Retrabalho, >Produtividade, <Custo, >Satisfação
Custo de conformidade: (Dinheiro gasto durante o projeto)
Prevenção de custos: Fabricar um produto de qualidade
Custos de Avaliação: Avaliar / Testar / Inspecionar a qualidade do produto
Custo de falta de conformidade: (Dinheiro gasto após o projeto)
Falhas internas: Falhas encontradas pelo projeto
Falhas externas: Falhas encontradas pelo cliente
25. Técnicas de facilitação
- Metodologia FEL (Front-end loading)
- Linha de base dos custos
- Gerenciamento do valor agregado
- Previsão
- Índice de desempenho para término (IDPT)
- Análise de desempenho
26. 5. Qualidade
“grau com que um conjunto de características inerentes atende aos requisitos”
Processos de identificar os requisitos e padrões de qualidade do projeto e suas
entregas, além da documentação de como o projeto demonstrará conformidade com os
requisitos e padrões de qualidade.
Precisão – Homogeneidade de medições repetidas agrupadas com pouca dispersão.
Exatidão – Correção com que o valor medido se aproxima do valor real.
27. Modelos de qualidade
- Kaizen
melhoria contínua
- Gerencia da Qualidade Total
total quality management (tqm) – Qualidade em toda a organização, internas e externas)
- Junt in Time
Produção por demanda (sem armazenamento)
- Gold Plating
trabalho supérfluo – entregar além do necessário
28. Técnicas de facilitação
7 ferramentas de qualidade básica:
- Fluxograma – Diagrama utilizado para representar a sequência dos processos
- Diagrama de Pareto – gráfico de colunas que ordena as frequências
- Folhas de verificação – Check list
- Diagrama de Ishikawa ou “Espinha de peixe” – Diagrama de causa e efeito - Relação entre
efeito e possibilidades de causa, chegando a raiz do problema.
- Histograma – Gráfico de barras usado para mostrar a distribuição de variáveis obtidos por
medições.
- Diagrama de dispersão – Relações entre variáveis de um processo e sua intensidade
- Controle de estatística de processo
29. 6. Recursos Humanos
Processo de identificação e documentação de papéis, responsabilidades, habilidades
necessárias e relações hierárquicas do projeto.
- Estimar os recursos das atividades
- Linha de base
- Estrutura analítica dos recursos/Organizacional
30. Ferramentas e Técnicas
- Treinamento
- Reconhecimento e recompensas
- Ferramentas de avaliação dos funcionários - indicadores e avaliação 360º (feedback –
oral e escrita)
- Análise SWOT
- Kanban
31. 7. Comunicações
“As equipes são formadas por pessoas com objetivos comuns, onde o desempenho
conjunto é maior que a soma dos insumos individuais.”
Processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam
planejadas, geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas,
controladas, monitoradas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
32. Ferramentas e Técnicas
- Matriz de comunicação
- Relatórios de desempenho
- Informações sobre o desempenho do trabalho
- Reuniões
33. Regras para reuniões
1. Definir um limite de tempo
2. Agendar reuniões recorrentes com antecedência
3. Reunir-se com a equipe regularmente
4. Ter um objetivo para cada reunião
5. Criar pauta
6. Distribuir a pauta com antecedência e limitar-se a ela
7. Informar as pessoas sobre suas responsabilidades com antecedência
8. Reunir as pessoas certas
9. Designar entregas e prazos para todas as tarefas resultantes da reunião
10. Documente e publique as atas das reuniões
34. 8. Riscos
Risco:
Evento ou condições incertas que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo em um
ou mais objetivos do projeto.
Inclui processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas e
controle de riscos de um projeto.
- Viabilidade do projeto se baseia em cima dos riscos que ele tem.
35. Ferramentas e Técnicas
- Reuniões
- Técnicas de diagramas
- Análise de premissas
- Análise SWOT (foças, fraquezas, oportunidades e ameaças)
- Registro de riscos
- Análise qualitativa e quantitativa dos riscos
- Avaliação e Matriz de probabilidade e impacto dos riscos
- Categorização de riscos e avaliação de urgência dos riscos
36. 9. Aquisições
Processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando
abordagem e identificando fornecedores em potencial.
- SOW (Statement of Work - Declaração de trabalho)
- Matriz de rastreabilidade dos requisitos
37. 10. Partes Interessadas /
Stakeholders
Processo de identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem
impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto.
Fazer a análise e documentar informações relevantes relativas aos seus interesses e o
impacto no sucesso do projeto.
- Matriz de poder/interesse
- Registro das partes interessadas
38. Comparativo
Aplicações para o escritório:
1. ( ✓) Integração ( ✓) TAP – Termo de Abertura do Projeto
(Contrato/Proposta)
2. (✓) Escopo ( ✓) PQ e Contrato/Proposta
3. (+-) Tempo ( ✓) Cronograma
( X ) Controle durante a execução do projeto
(Daily Scrum Meeting)
4. (✓) Custo ( ✓) Aplicado somente em alguns projetos
5. (✓) Qualidade ( ✓) Check-list
39. Comparativo
6. (+-) Recursos Humanos ( X ) Treinamento
( X ) Ferramentas de avaliação dos funcionários -
indicadores e avaliação 360º (feedback – oral e escrita)
( X ) Metas X Recompensas
( ✓) Matriz RACI (adequado ao escritório)
( ✓) Kanban (adequado ao escritório)
7. ( X ) Comunicações ( X ) Matriz de comunicação
( X ) Relatórios de desempenho
( ✓) Reuniões
8. ( X ) Riscos
9. (+-) Aquisições
10. ( X ) Partes interessadas
40. Melhorias
1. Controle de tempo durante a execução: Incluir Project para controle dos projetos
2. Treinamento: 1º dia dos estagiários seria para explicar e passar um treinamento básico
da forma de trabalho e organização do escritório.
3. Ferramentas de avaliação: Criar avaliações interativas 360º a cada 6 meses ou quando
uma pessoa da equipe for sair, aplicando feedbacks particulares após o resultado das
avaliações.
4. Matriz de comunicação.
5. Relatórios de desempenho: Gerar relatórios mensais através da “consolidação da tabela
de atividades” existente no controle de horas.
6. Análise de causa e efeito para determinar o porque das entregas realizadas em cima do
prazo.
42. Status Report
Relatório do resumo do andamento do projeto.
Apresenta os pontos principais do projeto:
- Escopo
- Cronograma
- Custo
- Riscos
- Qualidade
43. Daily Scrum Meeting
Reunião diária com a Equipe
Normalmente é realizada em 15 minutos no início do dia, com objetivo de repassar as
atividades e responsabilidades de cada integrante da equipe.
- o que fez
- o que vai fazer
- impedimentos encontrados desde a reunião anterior.
44. Análise de causa e efeito
Analisar as causas e razões possíveis que fazem com que um problema ocorra através
do time do projeto.
Aplicação dentro do escritório:
Atraso na entrega dos projetos
Prejuízo em alguns projetos
45. Análise SWOT
Ferramenta Administrativa para planejamento e estratégias de negócios com foco na
otimização do desempenho em relação ao mercado.
Identifica pontos fracos e fortes / Ameaças e Oportunidades.
Exemplo
Força: Estrutura de entregas e apresentação
dos projetos
Fraqueza: Controle durante a execução
Oportunidade: Alteração do mercado, Mostra.
Ameaça: Concorrente, queda na economia.
46. Kanban
Ferramenta relacionada a utilização post-it para indicar o andamento dos fluxos de
produção de um ou vários projetos na empresa.
47. Matriz Raci
A matriz RACI, ou matriz de responsabilidade, utilizada para deixar claro aos envolvidos
a atribuição de responsabilidades.
Você pode utilizar a matriz para definir responsabilidades dentro de um determinado
processo, projeto, serviço ou mesmo no contexto de um departamento ou área de sua
organização.
48. Matriz Raci
Atividades /
Responsáveis
Cliente
(Patrocinador)
Alyne Ferreira Laís Carvalho Daniel Lopes Clarissa Rocha
Processo 01 A R I I I
Processo 02 C I I R
Processo 03 C I R I
Processo 04 C R I I
Processo 05 C I R I
Processo 06 C I I R
Processo 07 A R R I I
R - Responsável pela execução A - Autoridade para aprovar
C - Precisa ser consultado I - Precisa ser informado/
