Apresentação gestão documental para os dirigentes

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Apresentação gestão documental para os dirigentes

  1. 1. João Pessoa, 19 de junho de 2008
  2. 2. Maria das Graças Pereira Ana Flávia Fonseca Bernardina Freire Laudereida Marques MoraisExecução e participação Todos os colaboradores do NDA
  3. 3. Lei 8.159 – 08/01/1991
  4. 4. Política de gestão documental Legislação nacional Legislação e Regulamentação Legislação nacional Legislação Recursos e Regulamentação Humanos Materiais Gestão Documental Financeiros
  5. 5. GESTÃO DOCUMENTAL Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Art.3 – Lei 8.159)
  6. 6. GESTÃO DOCUMENTAL VANTAGENS • ECONOMIA • RACIONALIZAÇÃO DE GUARDA • PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS DE VALOR PERMANTE
  7. 7. Arquivo Gestão Corrente Documental Lei Arquivo Nº 8.159 Intermediário Diagnóstico Análise quantitativa Análise qualitativaProdução Tramitação Uso Avaliação Arquivamento
  8. 8. HISTÓRICO/PROBATÓRIOADMINISTRATIVO OrigemAtividade fim OrganizaçãoAtividade Meio Reformas(Razão de existir do Funcionamentodocumento) Desempenho Evolução S P E InstituiçãoJURÍDICO LEGAL R CPrazos de prescrição I U HISTÓRICO VALORES INFORMATIVO M DOS N Sobre: Á DOCUMENTOS D Pessoal FatosFISCAL R Á Reconstituição históricaPrazos previstos pelos I R Planejamentoórgãos fiscalizadores Pesquisa O I OOPERACIONAL HISTÓRICO/INTRÍNSECOPeríodo em que as de Guarda Permanente dosdocumentos são utilizadas Documentosna consecução dosprojetos Personalidades e Fatos marcantes
  9. 9. QUADRO COMPARATIVOCATEGORIAS DE SIGILO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO Decreto 2134 Decreto 4553 24/01/1997 27/12/2002 vigente a partir de 14/02/2003 ultra-secreto até 30 anos (renovável por até 50 anos (renovável mais 30 anos) indefinidamente) secreto até 20 anos até 30 anos confidencial até 10 anos até 20 anos reservado até 5 anos até 10 anos
  10. 10. •Diagnosticar;•Levantar a massa documental;•Capacitar a equipe;•Analisar e avaliar a documentação;•Estabelecer e executar ação conservacionista;•Elaborar TTD – Resolução 14 ( CONARQ);•Estabelecer política de transferência e recolhimento;•Elaborar PCD;
  11. 11. •Selecionar e preparar documentos para microfilmagense/ou digitalizações;•Elaborar layout;•Promover a institucionalização do sistema de arquivo;•Acondicionar e armazenar a documentação nosdepósitos;•Elaborar instrumentos de pesquisa;•Elaborar manual de procedimentos;
  12. 12. SITUAÇÕES QUE EVIDENCIAM ANECESSIDADE DE PLANEJAMENTO PROSPECÇÃO/ MONITORAMENTO DIAGNÓSTIC O PLANEJAMENTO PROGRAMAÇÃO AVALIAÇÃO DESAFIO
  13. 13. 2 ELABORAÇÃO DO PROJETO 1 DIAGNÓSTICO 3 EXECUÇÃO CICLO DO PLANEJAMENTO 6REPLANEJAMENTO 4 CONTROLE 5 AVALIAÇÃO
  14. 14. ELEMENTOS PARA ELABORAÇÃO DO PROJETO DE ARQUIVO Conhecimento da estrutura, alterações, LEVANTAMENTO objetivos e funcionamento da DE DADOS Instituição geradora e receptora de Obtenção do documentos, além de diagnóstico da profundo situação atual, para levantamento da formulação e proposta massa documental de alterações e existente. medidas a serem adotadas.ANÁLISE DOS DADOSCOLETADOS
  15. 15. PLANEJAMENTOA elaboração do plano arquivísticoconsidera prioritariamente asDISPOSIÇÕES LEGAIS e asNECESSIDADES DA INSTITUIÇÃO
  16. 16. ELEMENTOS DO PLANEJAMENTO• Posição do arquivo na estrutura da instituição• Coordenação dos serviços de arquivo: centralizado ou descentralizado• Recursos humanos;• Normas de funcionamento;• Recursos financeiros;• Instalações e equipamentos;
  17. 17. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO Capacitar todo o pessoal que trabalha com documentosSensibilizar todos os níveisda instituição
  18. 18. A secretária(o) é o responsável pelo arquivo e 60 a pelo suprimento 100 informacional de cada unidadeMédia deArquivamento/dia As atividades de arquivo são desempenhadas por terceiros, ou seja, ninguém da instituição é responsável por elas.
  19. 19. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO Testar as normas e rotinas Elaborar Manual de Arquivo onde estejam registrados procedi – mentos e instruções adotados
  20. 20. Junho a Outubro/2008
  21. 21. •Diagnóstico: NDA;•Levantamento da massa documental;•Capacitação da equipe;•Análise e avaliação;•Política conservacionista;•Política de transferência e recolhimento;
  22. 22. •Plano de arranjo;•Layout;•Institucionalização do sistema;•Acondicionamento e armazenagem dadocumentação;
  23. 23.  Fluxograma Documental – que consiste na elaboração oficial do tramite interno da documentação; Revisão Total da Organização da Documentação; Padronização da Documentação; Política de Recolhimento da Documentação; Fichamento das Séries Documentais; Elaboração do Manual de Serviço; Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de temporalidade Documental;
  24. 24.  Conclusão de colocação das etiquetas nas caixas; Conclusão dos Instrumentos de pesquisas; Elaboração da listagem, ata, termo e publicação do material a ser eliminado; Notação documental; Capacitação do pessoal da Casa; Automação e digitalização dos Arquivos.
  25. 25. “ Os arquivos não são, de maneira alguma, cemitérios dedocumentos velhos e esquecidos. A qualidade essencial dosarquivos está em registrarem, não somente as realizações, mastambém os processos pelos quais foram efetuados.” (L. White)
  26. 26. Dr. José Loureiro Lopes;Dr. Paulo Trindade Padilha;Dra. Ana Flávia Fonseca;Prof. Barreto E a todos e todas que colaborarem com esta iniciativa

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