gestão documental

2. João Pessoa, 19 de junho de 2008

3. Maria das Graças Pereira
Ana Flávia Fonseca
Bernardina Freire
Laudereida Marques Morais
Execução e participação
Todos os colaboradores do NDA

4. Lei 8.159 – 08/01/1991

5. Política de gestão documental
Legislação nacional
Legislação e Regulamentação
Legislação nacional
Legislação Recursos
e Regulamentação
Humanos
Materiais
Gestão Documental Financeiros

6. GESTÃO DOCUMENTAL
Conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente
e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para a guarda permanente.
(Art.3 – Lei 8.159)

7. GESTÃO DOCUMENTAL
VANTAGENS
• ECONOMIA
• RACIONALIZAÇÃO DE GUARDA
• PRESERVAÇÃO DE ACERVOS
DOCUMENTAIS DE VALOR PERMANTE

8. Arquivo
Gestão Corrente
Documental Lei
Arquivo
Nº 8.159 Intermediário
Diagnóstico
Análise quantitativa Análise qualitativa
Produção Tramitação Uso Avaliação Arquivamento

9. HISTÓRICO/PROBATÓRIO
ADMINISTRATIVO Origem
Atividade fim Organização
Atividade Meio Reformas
(Razão de existir do Funcionamento
documento) Desempenho
Evolução
S
P E Instituição
JURÍDICO LEGAL R C
Prazos de prescrição I U HISTÓRICO
VALORES INFORMATIVO
M DOS N Sobre:
Á DOCUMENTOS D Pessoal
Fatos
FISCAL R Á Reconstituição histórica
Prazos previstos pelos I R Planejamento
órgãos fiscalizadores Pesquisa
O I
O
OPERACIONAL HISTÓRICO/INTRÍNSECO
Período em que as de Guarda Permanente dos
documentos são utilizadas Documentos
na consecução dos
projetos Personalidades e Fatos
marcantes

10. QUADRO COMPARATIVO
CATEGORIAS DE SIGILO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO
Decreto 2134 Decreto 4553
24/01/1997 27/12/2002
vigente a partir de 14/02/2003
ultra-secreto até 30 anos (renovável por até 50 anos (renovável
mais 30 anos) indefinidamente)
secreto até 20 anos até 30 anos
confidencial até 10 anos até 20 anos
reservado até 5 anos até 10 anos

11. •Diagnosticar;
•Levantar a massa documental;
•Capacitar a equipe;
•Analisar e avaliar a documentação;
•Estabelecer e executar ação conservacionista;
•Elaborar TTD – Resolução 14 ( CONARQ);
•Estabelecer política de transferência e recolhimento;
•Elaborar PCD;

12. •Selecionar e preparar documentos para microfilmagens
e/ou digitalizações;
•Elaborar layout;
•Promover a institucionalização do sistema de arquivo;
•Acondicionar e armazenar a documentação nos
depósitos;
•Elaborar instrumentos de pesquisa;
•Elaborar manual de procedimentos;

13. SITUAÇÕES QUE EVIDENCIAM A
NECESSIDADE DE PLANEJAMENTO
PROSPECÇÃO/
MONITORAMENTO DIAGNÓSTIC
O
PLANEJAMENTO
PROGRAMAÇÃO
AVALIAÇÃO
DESAFIO

14. 2
ELABORAÇÃO
DO PROJETO
1
DIAGNÓSTICO
3
EXECUÇÃO
CICLO DO PLANEJAMENTO
6
REPLANEJAMENTO
4
CONTROLE
5
AVALIAÇÃO

15. ELEMENTOS PARA ELABORAÇÃO DO
PROJETO DE ARQUIVO
Conhecimento da
estrutura, alterações, LEVANTAMENTO
objetivos e
funcionamento da
DE DADOS
Instituição geradora e
receptora de
Obtenção do
documentos, além de
diagnóstico da
profundo
situação atual, para
levantamento da
formulação e proposta
massa documental
de alterações e
existente.
medidas a serem
adotadas.
ANÁLISE DOS DADOS
COLETADOS

16. PLANEJAMENTO
A elaboração do plano arquivístico
considera prioritariamente as
DISPOSIÇÕES LEGAIS e as
NECESSIDADES DA INSTITUIÇÃO

17. ELEMENTOS DO PLANEJAMENTO
• Posição do arquivo na estrutura da
instituição
• Coordenação dos serviços de arquivo:
centralizado ou descentralizado
• Recursos humanos;
• Normas de funcionamento;
• Recursos financeiros;
• Instalações e equipamentos;

18. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
Capacitar todo
o pessoal
que trabalha com
documentos
Sensibilizar todos os níveis
da instituição

19. A secretária(o) é o
responsável pelo arquivo e
60 a
pelo suprimento
100 informacional de cada
unidade
Média de
Arquivamento/dia
As atividades de arquivo são
desempenhadas por terceiros, ou seja,
ninguém da instituição é responsável
por elas.

20. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
Testar as normas e rotinas
Elaborar Manual de
Arquivo onde estejam
registrados procedi –
mentos e instruções
adotados

22. Junho a Outubro/2008

24. •Diagnóstico: NDA;
•Levantamento da massa documental;
•Capacitação da equipe;
•Análise e avaliação;
•Política conservacionista;
•Política de transferência e recolhimento;

25. •Plano de arranjo;
•Layout;
•Institucionalização do sistema;
•Acondicionamento e armazenagem da
documentação;

26.  Fluxograma Documental – que consiste na
elaboração oficial do tramite interno da
documentação;
 Revisão Total da Organização da Documentação;
 Padronização da Documentação;
 Política de Recolhimento da Documentação;
 Fichamento das Séries Documentais;
 Elaboração do Manual de Serviço;
 Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela
de temporalidade Documental;

27.  Conclusão de colocação das etiquetas nas
caixas;
 Conclusão dos Instrumentos de pesquisas;
 Elaboração da listagem, ata, termo e
publicação do material a ser eliminado;
 Notação documental;
 Capacitação do pessoal da Casa;
 Automação e digitalização dos Arquivos.

29. “ Os arquivos não são, de maneira
alguma, cemitérios de
documentos velhos e esquecidos.
A qualidade essencial dos
arquivos está em registrarem, não
somente as realizações, mas
também os processos pelos quais
foram efetuados.”
(L. White)

30. Dr. José Loureiro Lopes;
Dr. Paulo Trindade Padilha;
Dra. Ana Flávia Fonseca;
Prof. Barreto
E a todos e todas que
colaborarem com esta iniciativa