SEI | Serviços de arquivo

Cartilha
Serviços de Arquivo
(Usuário)
MINISTÉRIO DA FAZENDA
SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

É livre a reprodução exclusivamente para fins não comerciais, desde que a fonte seja citada.
Ministro da Fazenda
HENRIQUE DE CAMPOS MEIRELLES
Secretário-Executivo
EDUARDO REFINETTI GUARDIA
Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração
NERYLSON LIMA DA SILMA
Coordenadora-Geral de Recursos Logísticos
ROSE LEUDA FREITAS DAMASCENO
Coordenadora de Documentação e Sistemas de Logística
AMANDA FREITAS GOMES
Diagramação
DANIELE CRISTINA BASSO UNO
Revisão - 1ª edição
Imagem da Capa e Contracapa
Equipe Técnica - 1ª edição
CAROLINE LOPES DURCE
EDUARDO FERNANDES AUGUSTO
GABRIELA MACHADO DE SOUZA
Equipe Técnica - 2ª edição
CAROLINE LOPES DURCE
EDUARDO FERNANDES AUGUSTO
RENATA CHOAIRY
STEFANIE DRENKOW-LOLIES. Disponível em: <https://pixabay.com/>.
BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e
Administração. Coordenação-Geral de Recursos Logísticos. Serviços de arquivo (usuário): cartilha. 2. ed.
Brasília: Coordenação-Geral de Recursos Logísticos/SPOA, 2016.
Impresso no Brasil/ Printed in Brazil
37 p.

Brasília-DF
Dezembro/2016
Cartilha
Serviços de Arquivo
(Usuário)
2ª Edição

Brasil. Ministério da Fazenda. Secretaria Executiva. Subsecretaria de
Planejamento, Orçamento e Administração. Coordenação-Geral de
Recursos Logísticos.
Serviços de arquivo (usuário): cartilha. 2. ed. Brasília :
MF/SE/SPOA/COGRL, 2016.
37 p. : il. ; 21 cm.
1. Arquivos - Gestão. 2. Documentos – Organização. 3. Arquivos e
arquivamento (Documentos). 4. Brasil. Ministério da Fazenda.
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos (COGRL). I. Título.
CDD - 025.17
Registre sua manifestação no
Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda.
http://portal.ouvidoria.fazenda.gov.br/ouvidoria/
Telefone: 0800 702 1111
E-mail: ouvidormf@fazenda.gov.br
A SPOA agradece!
Secretaria Executiva
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração
Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
SAS Quadra 6 - Bloco O - Ed. Órgãos Centrais - 8º andar
CEP 70070-917 - Brasília - Distrito Federal - Brasil
Fone: 55 (61) 3412-5801
2016, COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS (COGRL)
cogrl.df.spoa@fazenda.gov.br
http://www.fazenda.gov.br/

Cartilha Serviços de Arquivo (Usuário) 3
CONSIDERAÇÕES INICIAIS
A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida também como Lei de
Arquivos, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados,
define no art. 1º que:
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elemento de prova e informação.
Visando ao aperfeiçoamento da gestão
de documentos no Ministério da Fazenda
(MF) e à racionalização das atividades
relacionadas, a Coordenação-Geral de
Recursos Logísticos (COGRL), da
Subsecretaria de Planejamento,
Orçamento e Administração (SPOA),
elaborou esta cartilha, que foi pensada
como um instrumento prático para o uso
cotidiano dos servidores.
Esta publicação tem como finalidade orientar, de forma didática e
simples, os usuários do Arquivo Geral, promovendo a eficiência e eficácia do
serviço.
Assim, a cartilha apresenta os procedimentos para transferência,
empréstimo, desarquivamento e consulta de documentos e processos no
âmbito da administração direta do Ministério da Fazenda, de acordo com o
estabelecido na Norma de Execução COGRL/SPOA nº 03, de 8 de dezembro de
2015.

DEFINIÇÕES
Com o objetivo de entender melhor o detalhamento dos serviços
prestados pelo Arquivo Geral, algumas definições de termos são importantes:
Acondicionamento: guarda do documento em espaço e condições adequadas.
Arquivo Geral: unidade do MF, responsável pela centralização do
arquivamento de documentos, em fase intermediária.
Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi
produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração.
Avaliação: procedimento de análise para verificar se os documentos e
processos já cumpriram os prazos de guarda em fase corrente.
Ciclo de vida documental: sucessão de fases pelas quais passam os
documentos, desde o momento em que são criados (produção) até a sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente). Ver fase corrente e fase
intermediária.
Classificação arquivística: procedimento de análise e identificação do conteúdo
de documentos e processos, de acordo com o código de classificação
pertinente.
Consulta: ação de examinar ou conhecer um documento ou processo.
Custódia: responsabilidade pela guarda e proteção de documentos ou
processos.
Desarquivamento: ato de retirar por tempo indeterminado documento ou
processo da custódia do Arquivo Geral.
Documento arquivístico: toda informação registrada que seja produzida e
acumulada no decurso das atividades meio e fim do MF, qualquer que seja o
suporte.
Empréstimo: cessão temporária de documentos ou processos para fins de
consulta, reprodução ou exposição.

6 Coordenação-Geral de Recursos Logísticos
Fase corrente: documentos que estão em curso ou são objetos de consultas
frequentes, conservados nos locais onde foram produzidos sob a
responsabilidade do órgão produtor.
Fase intermediária: documentos que não são mais de uso corrente, mas que,
por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no Arquivo
Geral, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e
destinação para serem eliminados ou recolhidos para a guarda permanente.
Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Organização: ordenação da documentação por meio da utilização de técnicas
arquivísticas de classificação, arranjo e descrição de documentos, visando à
recuperação das informações.
Processo (documento): conjunto de documentos avulsos, oficialmente
reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui
um conjunto conceitualmente indivisível. Ver documento arquivístico.
Processo (negócio): é a “organização lógica de pessoas, energia, equipamento
e procedimentos em atividades de trabalho projetadas para produzir um
resultado final” (PALL, 1987 apud FURLAN, 2011, p. 17).
Processo híbrido: processo constituído de documentos digitais e não digitais.
Suporte: material no qual são registradas as informações.
Transferência: envio da documentação de uma unidade organizacional do MF
para o Arquivo Geral, onde aguardarão sua destinação final – eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Unidade informacional: unidade indivisível que se constitui o documento ou
processo.

TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
Transferência é a passagem de documentos da fase corrente para a
intermediária. No MF, corresponde ao envio da documentação produzida
pelas unidades organizacionais para o Arquivo Geral da jurisdição, onde
aguardam sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
O principal objetivo da transferência é racionalizar o uso do espaço físico
nas áreas administrativas, mantendo, no Arquivo, documentos de valor
primário que não caracterizam necessidade de acesso imediato pelas unidades
produtoras ou acumuladoras.
Quadro 1 – Documentos que a unidade organizacional pode ou não transferir.
Documentos/Processos Transferência
Produzidos ou acumulados no decurso das atividades do MF e que
cumpriram prazo de guarda na fase corrente
Cópias e duplicatas
Passíveis de eliminação após a fase corrente (não possuem fase
intermediária)
Livros, periódicos e demais materiais bibliográficos

COMO EFETUAR A TRANSFERÊNCIA
Para preparar os documentos e processos a serem
transferidos ao Arquivo Geral, as unidades organizacionais
do MF devem seguir os procedimentos abaixo descritos:1
a) selecionar os documentos e processos que se
pretende transferir;
b) verificar se todos os documentos e processos estão
classificados, de acordo com o código de classificação
pertinente;
c) para documentos e processos não classificados, deve-se classificá-los,2
apondo, a lápis, no canto superior direito da folha/capa o código
correspondente ao assunto de que trata;
d) verificar, na respectiva tabela de temporalidade, se os documentos e
processos classificados cumpriram seus prazos de guarda na fase
corrente e se possuem prazo de guarda na fase intermediária:
d.1) documentos e processos que não cumpriram seus respectivos
prazos de guarda na fase corrente devem permanecer arquivados
na unidade;
d.2) documentos que cumpriram, mas não possuem prazo de guarda
da fase intermediária e têm como destinação final a eliminação,
devem ser eliminados pela própria unidade, de acordo com a
Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014;3
e) para cada processo a ser transferido, elaborar despacho4
com as
informações do código atribuído e do prazo de guarda no Arquivo Geral,
de acordo com a respectiva tabela de temporalidade.
1
O desenho do processo de negócio e seus detalhamentos estão disponíveis no Apêndice A desta cartilha.
2
Documentos da atividade-meio devem ser classificados de acordo com o código de classificação estabelecido
pela Resolução CONARQ nº 14/2001, e os da atividade-fim de acordo com o código de classificação pertinente
a cada órgão do MF. Para mais detalhes sobre classificação, veja a cartilha “Procedimentos para Classificação
Arquivística de Documentos”, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
3
Para mais detalhes sobre eliminação, veja a cartilha “Procedimentos para Eliminação de Documentos
Públicos”, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
4
Modelo disponível no Apêndice B e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

Observação: documentos e processos que não podem ser classificados
nos códigos de classificação existentes devem ser transferidos conforme
as orientações do Arquivo Geral de sua jurisdição.
O ideal é que documentos e
processos sejam classificados no
momento da produção.
Após realizados os procedimentos prévios, os próximos passos são:
a) verificar o período de transferência estabelecido para a unidade no
“Cronograma de Transferência de Documentos”;5
b) negociar com o responsável pelo Arquivo Geral, próximo ao período
estabelecido pelo cronograma, a quantidade de caixas a ser transferida;
c) tramitar ao Arquivo Geral, no sistema COMPROT, processos selecionados
para transferência;
d) identificar as caixas arquivo com “Etiqueta Padrão” devidamente
preenchida;6
e) preencher, assinar e carimbar a “Guia de Transferência de Documentos”
em duas vias;7
f) acondicionar documentos e processos nas respectivas caixas arquivo;
g) transportar as caixas ao Arquivo Geral, com acompanhamento de
servidor representante da unidade transferidora.
5
Disponibilizado pelo Arquivo Geral de cada jurisdição na Intranet SPOA.
6
Modelo disponível no Apêndice D e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
7
Modelo disponível no Apêndice C e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

Orienta-se que documentos sejam acondicionados
separadamente de processos. A unidade
transferidora deve agrupar os documentos ou
processos por assunto. Se a caixa não for
completamente preenchida, documentos ou
processos de outros assuntos podem ocupá-la.
Finalizada a conferência pelo Arquivo Geral e desde que os
procedimentos tenham sido executados corretamente pela unidade
transferidora, as duas vias da Guia de Transferência serão assinadas pelo
Arquivo Geral e terão os seguintes encaminhamentos:
a) uma via fica arquivada no Arquivo Geral;
b) a outra via é devolvida à unidade transferidora.
No caso de erro em alguns dos procedimentos de transferência, a
documentação será devolvida à unidade transferidora para as devidas
correções.
IMPORTANTE!
O material da caixa arquivo a ser utilizada deve ser avaliado de acordo
com o clima da região em que o Arquivo Geral está instalado. Em local
úmido, adotar caixa de polipropileno; em local seco, caixa de papelão.
Os documentos e processos transferidos passam à custódia do Arquivo
Geral, que poderá selecioná-los para eliminação com base na classificação
atribuída pela unidade produtora e de acordo com tabela de temporalidade
pertinente.
O acesso aos documentos e processos somente ocorrerá pela unidade
transferidora e por solicitação de empréstimo, desarquivamento ou consulta.
O acesso aos documentos e processos por outras unidades deve ser autorizado
pela unidade transferidora, conforme procedimentos discriminados a seguir.

ACESSO A DOCUMENTOS SOB CUSTÓDIA DO ARQUIVO
Após a transferência, o acesso aos documentos e processos sob custódia
do Arquivo Geral é facultado por meio de empréstimo, desarquivamento ou
consulta. Os procedimentos para cada modalidade de acesso são apresentados
a seguir.
EMPRÉSTIMO
Empréstimo é a cessão temporária de documentos ou processos para
fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.
Apenas as unidades organizacionais transferidoras podem solicitar o
empréstimo de documentos sob custódia do Arquivo Geral. O interessado que
não pertencer à unidade organizacional transferidora deve solicitar o
empréstimo à unidade, e esta, por sua vez, deve solicitar ao Arquivo Geral.
Para realizar o empréstimo de documentos ou processos que estão sob
custódia do Arquivo Geral, as unidades transferidoras devem seguir os
procedimentos abaixo descritos:8
a) preencher o formulário “Solicitação de Empréstimo/
Desarquivamento de Documentos” em duas vias,
com assinatura e carimbo do responsável pela
unidade requisitante;9
b) apresentar o formulário de solicitação ao Arquivo
Geral – uma via fica retida no Arquivo Geral, e a
outra, com assinatura da entrega dos
documentos/processos solicitados, com a unidade
requisitante;
8
O desenho do processo de negócio e seus detalhamentos estão disponíveis no Apêndice E desta cartilha.
9
Modelo disponível no Apêndice F e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

c) devolver os documentos/processos solicitados por empréstimo no prazo
de 30 dias a contar da data de entrega do documento pelo Arquivo
Geral, junto com a via do formulário “Solicitação de Empréstimo/
Desarquivamento de Documentos” do requisitante;
d) arquivar a via do formulário de solicitação devidamente datada e
assinada pelo Arquivo Geral, quando da devolução dos
documentos/processos emprestados.
O empréstimo de documentos e processos pode ser renovado uma
única vez, antes de findado o seu prazo de devolução, mediante prévia
solicitação ao Arquivo Geral.
Em hipótese alguma a devolução de documentos ou processos
emprestados pode ocorrer juntamente com a transferência da unidade ao
Arquivo Geral.
O empréstimo de documentos e processos acima de 60 dias fica
automaticamente caracterizado como desarquivamento.
DESARQUIVAMENTO
Desarquivamento é o ato de retirar documento ou
processo da custódia do Arquivo Geral por tempo
indeterminado e colocá-lo novamente em tramitação, para
fins de anexação de outro documento ou processo, tendo
em vista a continuidade da ação registrada.
Para realizar o desarquivamento de documentos ou
processos que estão sob custódia do Arquivo Geral, as
unidades transferidoras devem seguir os procedimentos
abaixo descritos:10
a) preencher o formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento
de Documentos” em duas vias, com assinatura e carimbo do responsável
pela unidade requisitante;11
10
O desenho do processo de negócio e seus detalhamentos estão disponíveis no Apêndice G desta cartilha.
11

b) apresentar o formulário de solicitação ao Arquivo Geral – uma via fica
retida no Arquivo Geral, e a outra, com assinatura da entrega dos
documentos/processos solicitados, com a unidade requisitante.
Findada a tramitação dos documentos ou processos desarquivados, a
unidade deve:
a) devolver os documentos/processos desarquivados ao Arquivo Geral,
junto com a via do formulário “Solicitação de Empréstimo/
Desarquivamento de Documentos” do requisitante;
b) arquivar a via do formulário de solicitação devidamente datada e
assinada pelo Arquivo Geral, quando da devolução dos
documentos/processos.
Em hipótese alguma a devolução de documentos ou processos
desarquivados pode ocorrer juntamente com a transferência da unidade ao
Arquivo Geral.
Todas as unidades da estrutura organizacional
transferidora podem solicitar o empréstimo ou
desarquivamento de documentos e processos sob
custódia do Arquivo Geral, exceto nos casos de
restrição e sigilo previstos em legislação.12
12
Para mais informações sobre hipóteses legais de restrição de acesso à informação por legislação específica,
consultar Quadro 2, página 18, da “Cartilha Procedimentos para Classificação de Informação em Grau de Sigilo”
da COGRL, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

CONSULTA
Consulta é a ação de examinar ou conhecer um documento ou processo.
Por se tratar de arquivo intermediário, a consulta aos documentos sob a
custódia do Arquivo Geral é facultada àqueles que deles forem interessados,
direta ou indiretamente, mas não ao público geral, e se dará por meio de:
• solicitação à unidade transferidora; ou
• Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), conforme dispõe a Lei nº
12.527/2011.
Para fins de registro, recomenda-se que a unidade transferidora
encaminhe a autorização de consulta por e-mail ao Arquivo Geral.
Caso necessário, o acesso aos documentos deve ser realizado nas
dependências do Arquivo, com supervisão de responsável, mediante registro
da consulta.
O consulente pode solicitar acesso aos
documentos à unidade de origem do documento, ou por
meio de Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), nunca
diretamente ao Arquivo Geral. A unidade transferidora
ou o SIC podem disponibilizar diretamente os
documentos, processos ou informações ao consulente,
ou orientar a consulta direta ao Arquivo Geral.
Dados estatísticos, documentos históricos e normativos custodiados pelo
Ministério da Fazenda estão à disposição do cidadão e, por meio do SIC, podem
ser consultados registros administrativos, informações sobre atos de governo e
informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral,
conforme regulamentado pela Lei de Acesso à Informação (LAI).13
Com relação
ao acesso à informação por meio do SIC, consulte a Carta de Serviços do MF.14
13
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
14
Disponível em <http://www1.fazenda.gov.br/carta/>.

OBSERVAÇÕES GERAIS
É expressamente vedado o acesso de pessoa não
autorizada, sob qualquer pretexto, ao acervo
documental, bem como sua entrada nas áreas de
trabalho internas ao Arquivo Geral. Nas dependências
do Arquivo, não será permitida a entrada de objetos
que possam causar danos aos documentos e
instalações.
O horário para realização de transferências, empréstimos,
desarquivamentos e consultas é de segunda a sexta-feira, das 9h às 12h e das
14h às 17h.
O extravio, destruição ou inutilização de
qualquer documento ou processo emprestado,
desarquivado ou consultado incorre, ao servidor
responsável, as penalidades dispostas no art. 25
da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no art.
72 do Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008.

Chegamos ao final da nossa cartilha, mas não deixe
de ler os Apêndices nas próximas páginas – são muito
importantes!
Apêndice A
Processo de Negócio: Transferência de Documentos e
Processos ao Arquivo Geral
Apêndice B
Modelo de Despacho para Processo
Apêndice C
Guia de Transferência de Documentos
Apêndice D
Etiqueta Padrão
Apêndice E
Processo de Negócio: Empréstimo de Documentos e
Processos
Apêndice F
Formulário Solicitação de
Empréstimo/Desarquivamento de Documentos
Apêndice G – Processo de Negócio: Desarquivamento
de Documentos e Processos
Para esclarecimentos sobre o conteúdo desta cartilha, entrar em
contato com o Arquivo Geral de sua jurisdição ou com a Divisão de
Documentação da COGRL/SPOA pelo e-mail
didoc.cogrl.df@fazenda.gov.br.

REFERÊNCIAS
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional
de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 21 out.
2015.
______. Lei nº 6.514, de 22 de julho de 2008. Dispõe sobre as infrações e
sanções administrativas ao meio ambiente, estabelece o processo
administrativo federal para apuração destas infrações, e dá outras
providências. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-
2010/2008/decreto/D6514.htm>. Acesso em: 21 out. 2015.
______. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 14, de 24 de outubro de
2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março
de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de
Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio. Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoi
d=65&sid=46>. Acesso em: 21 out. 2015.
______. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 40, de 9 de dezembro de
2014. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no
âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos –
SINAR. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/
cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=1017&sid=46>. Acesso em: 21 out. 2015.
FURLAN, José Davi (Tutor). Introdução ao BPM e CBOK: módulo 1: aula
inaugural. In: ELO GROUP. Curso de formação de gestores de processo. [Rio de
Janeiro]: ELO Group, 2011. p. 1-64. Educação a distância.

APÊNDICE A – PROCESSO DE NEGÓCIO: TRANSFERÊNCIA DE
DOCUMENTOS E PROCESSOS AO ARQUIVO GERAL15
15
Disponível também na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

Os procedimentos apresentados no fluxo são descritos a seguir:
UNIDADE TRANSFERIDORA:
A) selecionar os documentos e processos que se pretende transferir;
B) verificar se todos os documentos e processos estão classificados de acordo com o
código de classificação pertinente;
C) classificar16
documentos e processos não classificados, apondo, a lápis, no canto
superior direito da folha/capa o código correspondente ao assunto de que trata;
D) verificar, na respectiva tabela de temporalidade, se os documentos e processos
classificados cumpriram seus prazos de guarda na fase corrente e se possuem prazo
de guarda na fase intermediária:
D.1) documentos e processos que não cumpriram seus respectivos prazos de guarda
na fase corrente devem permanecer arquivados na unidade;
D.2) aqueles que cumpriram, mas não possuem prazo de guarda da fase
intermediária e têm como destinação final a eliminação, devem ser eliminados
pela própria unidade, de acordo com a Resolução CONARQ nº 40, de 9 de
dezembro de 2014;17
E) para cada processo a ser transferido, elaborar despacho18
com as informações do
código atribuído e do prazo de guarda no Arquivo Geral, de acordo com a respectiva
tabela de temporalidade;
F) verificar o período de transferência estabelecido para a unidade no “Cronograma de
Transferência de Documentos” do Arquivo Geral da jurisdição;19
G) negociar com o responsável pelo Arquivo Geral, próximo ao período estabelecido
pelo cronograma, a quantidade de caixas a ser transferida;
H) tramitar ao Arquivo Geral, no sistema COMPROT, processos selecionados para
transferência;
I) identificar as caixas arquivo com “Etiqueta Padrão” devidamente preenchida;20
J) preencher, assinar e carimbar a “Guia de Transferência de Documentos” em duas
vias;21
16
Para conhecer mais detalhes sobre classificação, veja a cartilha “Procedimentos para Classificação
Arquivística de Documentos”, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
17
Para conhecer mais detalhes sobre eliminação, veja a cartilha “Procedimentos para Eliminação de
Documentos Públicos”, disponível na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
18
Modelo disponível no Apêndice B e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
19
Disponibilizado pelo Arquivo Geral de cada jurisdição na Intranet SPOA.
20
Modelo disponível no Apêndice D e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.
21
Modelo disponível no Apêndice C e, para edição, na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

K) acondicionar documentos e processos nas respectivas caixas arquivo;
L) transportar as caixas ao Arquivo Geral, com acompanhamento de servidor
representante da unidade transferidora;
ARQUIVO GERAL:
M) conferir se:
M.1) os documentos e processos que estão sendo transferidos estão de acordo
com as informações que constam na Guia de Transferência;
M.2) os despachos dos processos estão com a especificação do código de
classificação de documentos pertinente;
M.3) a documentação já cumpriu os prazos de guarda em fase corrente, de acordo
com a tabela de temporalidade pertinente;
N) devolver a documentação à unidade transferidora para as devidas correções caso
seja encontrado algum erro nas informações sobre os documentos e processos que
estão sendo transferidos;
O) assinar o recebimento nas duas vias da Guia de Transferência caso as informações
estejam corretas:
O.1) arquivar a 1ª via da Guia de Transferência;
O.2) devolver a 2ª via à unidade transferidora;
UNIDADE TRANSFERIDORA:
P) proceder à correção dos dados no caso de inconsistência nas informações na
conferência do Arquivo Geral.

APÊNDICE B – MODELO DE DESPACHO PARA PROCESSO22
IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO/UNIDADE
PROCESSO Nº:
INTERESSADO(A):
ASSUNTO:
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO:
Considerando que o processo cumpriu prazo de guarda em fase corrente, proponho
encaminhá-lo ao Arquivo Geral da SAMF/[identificar a UF] para arquivamento por [informar
a quantidade de anos] anos.
À consideração superior.
[cidade], [dia] de [mês] de [ano].
_________________________________________
Assinatura e Matrícula do Servidor
De acordo.
Encaminhe-se ao Arquivo Geral da SAMF/[identificar a UF], conforme proposto.
[cidade], [dia] de [mês] de [ano].
_________________________________________
Assinatura e Matrícula do Responsável
22
O modelo para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

APÊNDICE C – GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS23
GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS Nº ______/______ Folha nº ___ de ___
1. DADOS DA UNIDADE DE PROCEDÊNCIA
1.1 Órgão / Unidade: 1.5 Ramal:
1.2 Código da Unidade no COMPROT: 1.6 Data:
1.3 Responsável pelo preenchimento: 1.7 Assinatura e carimbo:
1.4 Declaro que os processos abaixo identificados foram devidamente
classificados de acordo com o respectivo Código de Classificação, e poderão ter
os prazos de guarda avaliados pela Superintendência de Administração do
Ministério da Fazenda no Estado de ___________________________________,
de acordo com a Tabela de Temporalidade pertinente, podendo ser eliminados
pela SAMF conforme procedimentos definidos pela Resolução CONARQ nº
40/2014.
2. DADOS DO(S) ARQUIVO(S)
Gênero do Documento: [ ] Textuais [ ] Eletrônicos [ ] Cartográficos [ ] Audiovisuais [ ] Iconográficos
Nº da Caixa
Data-limite Assunto / Descrição
Provisório Definitivo
3. OBSERVAÇÕES
Para uso exclusivo do Arquivo Geral:
Atesto o recebimento do(s) documento(s)
descritos nesta Guia. ________________________
Assinatura e carimbo
____/____/____
Data
23
O formulário para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO (não é necessária a impressão desta página de instruções)
Observações gerais:
a) Preencher este formulário em duas vias;
b) Só é válido com assinatura do responsável da unidade de procedência.
Preenchimento dos campos:
1. Guia de Transferência de Documentos Nº: número sequencial, sob controle da unidade de
procedência, seguido do ano.
2. Gênero do Documento: os documentos podem ser definidos segundo os seus diferentes suportes.
• Textuais: são documentos que utilizam como linguagem básica a escrita. Exemplos: ofícios,
memorandos, processos, contratos, convênios, notas fiscais, documentos de pessoal.
• Eletrônicos: são documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos
eletrônicos, como CDs, DVDs, discos rígidos e documentos digitais.
• Cartográficos: são documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações
geográficas e arquitetônicas. Exemplos: plantas, mapas e perfis.
• Audiovisuais: são documentos filmográficos ou sonoros. Exemplos:
 Filmográficos: filmes videomagnéticos (CDs, DVDs) contendo imagens em movimentos;
 Sonoros: CDs, DVDs contendo registros fonográficos.
• Iconográficos: são documentos contendo imagens estáticas. Exemplos: fotografias, negativos,
desenhos e gravuras.
3. Nº da Caixa:
• Provisório: corresponde ao número da caixa na qual os documentos foram acondicionados na
unidade de procedência e transferidos com essa numeração ao Arquivo Geral.
• Definitivo: refere-se ao número da caixa atribuído durante o arquivamento no Arquivo Geral.
Este campo é de preenchimento exclusivo do Arquivo Geral.
4. Data-limite: corresponde ao intervalo do menor e do maior ano dos documentos. Exemplo: a caixa
que contém documentos dos anos 1992, 1993, 1995 e 1998 terá a data-limite estabelecida em 1992-
1998.
5. Assunto / Descrição: preencher com os códigos atribuídos aos documentos na classificação.
Quando os documentos não puderem ser classificados, descrever resumidamente o assunto de que
tratam.

APÊNDICE D – ETIQUETA PADRÃO24
24
O modelo para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

1. Fundo: corresponde à sigla do órgão ao qual está subordinada a unidade produtora dos
documentos contidos na caixa. Exemplos: SPOA, PGFN, RFB, SEAE.
2. Unidade: corresponde à unidade produtora dos documentos. Exemplos: COGRL, CJU, COPOL,
COGAP.
3. Descrição dos conteúdos: preencher com os códigos atribuídos aos documentos na classificação.
Quando os documentos não puderem ser classificados, descrever resumidamente o assunto de que
tratam.
4. Data-Limite: corresponde ao intervalo do menor e do maior ano dos documentos. Exemplo: a caixa
que contém documentos dos anos 1992, 1993, 1995 e 1998 terá a data-limite estabelecida em 1992-
1998.
5. Caixa nº: corresponde ao número da caixa na qual os documentos foram acondicionados na
unidade de procedência e transferidos com essa numeração ao Arquivo Geral.

APÊNDICE E – PROCESSO DE NEGÓCIO: EMPRÉSTIMO DE
DOCUMENTOS E PROCESSOS25
25

UNIDADE TRANSFERIDORA (REQUISITANTE):
A) preencher o formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de
Documentos” em duas vias, com assinatura e carimbo do responsável pela unidade
requisitante;26
Observação: apenas as unidades que compõem a estrutura organizacional
transferidora podem solicitar o empréstimo de documentos sob custódia do Arquivo
Geral. O interessado que não pertencer à estrutura organizacional transferidora,
deve solicitar o empréstimo à unidade responsável pela transferência, e esta, por sua
vez, deve solicitar ao Arquivo Geral. Nos casos de restrição e sigilo de informações
previstos em legislação, mesmo que as unidades componham a estrutura
organizacional, a solicitação de empréstimo deve ser feita à unidade transferidora
que, por sua vez, deve solicitar ao Arquivo Geral.
B) apresentar o formulário de solicitação ao Arquivo Geral;
ARQUIVO GERAL:
C) localizar os documentos/processos no acervo;
D) assinar as duas vias do formulário “Solicitação de Empréstimo / Desarquivamento de
Documentos”, entregues pela unidade requisitante:
D.1) reter a 1ª via no Arquivo Geral;
D.2) entregar a 2ª via à unidade requisitante, junto com os documentos/processos
solicitados;
E) encaminhar a documentação ao solicitante, estipulando e controlando o prazo de
devolução caso o empréstimo dos documentos/processos tenha sido solicitado por
interessado que não pertença à unidade transferidora;
F) devolver os documentos/processos solicitados por empréstimo no prazo de 30 dias a
contar da data de entrega do documento pelo Arquivo Geral, junto com a via do
formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos” do
requisitante;
26

ARQUIVO GERAL:
G) registrar o recebimento dos documentos/processos emprestados no formulário
“Solicitação de Empréstimo / Desarquivamento de Documentos”;
H) devolver a via do formulário de solicitação à unidade requisitante;
I) retornar os documentos/processos à sua caixa de arquivamento original;
J) arquivar a via do formulário de solicitação devidamente datada e assinada pelo
Arquivo Geral, quando da devolução dos documentos/processos emprestados.
OBSERVAÇÕES GERAIS:
• o empréstimo de documentos e processos pode ser renovado uma única vez,
antes de findado o seu prazo de devolução, mediante prévia solicitação ao Arquivo
Geral;
• em hipótese alguma a devolução de documentos ou processos emprestados pode
ocorrer juntamente com a transferência da unidade ao Arquivo Geral;
• o empréstimo de documentos e processos acima de 60 dias fica automaticamente
caracterizado como desarquivamento.

APÊNDICE F – FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO DE
EMPRÉSTIMO/DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS27
SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO/DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
Nº ______/______
1. SERVIÇO SOLICITADO [ ] Empréstimo [ ] Desarquivamento
2. DADOS DO(A) SOLICITANTE
2.1 Nome completo: 2.6 Assinatura e carimbo:
2.2 Órgão / Unidade:
2.3 Código da Unidade no Comprot:
2.4 Telefone: 2.5 Data da solicitação:
3. DADOS DO(S) DOCUMENTOS(S)
Espécie ou
Suporte
Nº do Documento
Nº da
Caixa
Assunto/Descrição Interessado
Atendido
(Sim/Não)
4. DADOS DA ENTREGA
4.1 Termo de responsabilidade 4.2 Para uso exclusivo do Arquivo Geral
Atesto o recebimento do(s) documento(s)
identificado(s) como “Sim” no campo “Atendido”.
Responsável pela entrega do documento:
_________________________ __
Assinatura e carimbo do solicitante
___/___/___
Data
_________________________ __
Assinatura e carimbo
4.3 Devolução
___/___/___
Data
_________________________ __
Assinatura e carimbo do recebedor
O PRAZO DE DEVOLUÇÃO (PADRÃO) É DE 30 DIAS ÚTEIS APÓS A DATA DE SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO
Obs.: Preencher em 2 (duas) vias e entregar no Arquivo Geral.
27
O formulário para edição está disponível para download na Intranet SPOA/Recursos Logísticos.

Observações gerais:
a) Empréstimo: transferência física de forma temporária de documento com a finalidade de
referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição;
b) Desarquivamento: retirada do documento sob guarda do Arquivo Geral por tempo indeterminado,
tendo em vista a continuidade da ação registrada pela unidade informacional, que volta a
tramitar.
1. N.º: este campo deve ser deixado em branco para preenchimento pelo Arquivo Geral.
2. Serviço solicitado: marcar com um “X” a opção do serviço que está sendo solicitado.
3. Dados do(a) solicitante: dados de identificação do solicitante, que não precisa necessariamente
ser o responsável pela retirada dos documentos.
4. Dados do(s) documento(s):
• Espécie ou Suporte: preencher a espécie do documento (processo, ofício, memorando,
convênio, etc). Se for necessário o empréstimo ou desarquivamento de todo o conteúdo de
uma caixa, preencha com a indicação “Caixa”;
• Nº do documento: preencher o número que identifica o documento, o dossiê, o processo ou o
número da caixa de arquivo;
• Nº da caixa: preencher com o número de caixa de arquivamento do documento;
• Assunto / Descrição: preencher o assunto descrito no COMPROT ou o assunto do dossiê no
qual o documento se encontra (dossiê de ofícios expedidos, dossiê de memorandos recebidos);
• Interessado: preencher o equivalente ao interessado que consta no COMPROT;
• Atendido (Sim/Não): é de preenchimento do Arquivo Geral.
5. Dados da entrega: nome da unidade do MF e sigla da unidade da federação da URE remetente.
• Termo de responsabilidade: quem preenche é o responsável do setor solicitante que recebeu
os documentos marcados com SIM no campo “Atendido”;
• Para uso exclusivo do Arquivo Geral: o Arquivo Geral preencherá os campos no momento da
entrega do documento ao setor solicitante;
• Data de devolução: é de preenchimento do Arquivo Geral para controlar a devolução e sua
possível renovação.

APÊNDICE G – PROCESSO DE NEGÓCIO:
DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS28
28

A) preencher o formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de
Documentos” em duas vias, com assinatura e carimbo do responsável pela unidade
requisitante;29
Observação: apenas as unidades que compõem a estrutura organizacional
transferidora podem solicitar o desarquivamento de documentos sob custódia do
Arquivo Geral. O interessado que não pertencer à estrutura organizacional
transferidora, deve solicitar o desarquivamento à unidade responsável pela
transferência, e esta, por sua vez, deve solicitar ao Arquivo Geral. Nos casos de
restrição e sigilo de informações previstos em legislação, mesmo que as unidades
componham a estrutura organizacional, a solicitação de desarquivamento deve ser
feita à unidade transferidora que, por sua vez, deve solicitar ao Arquivo Geral.
B) apresentar o formulário de solicitação ao Arquivo Geral;
ARQUIVO GERAL:
C) localizar os documentos/processos no acervo;
D) tramitar à unidade requisitante, no sistema COMPROT, os processos solicitados;
E) assinar as duas vias do formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de
Documentos”, entregues pela unidade requisitante:
E.1) reter a 1ª via no Arquivo Geral;
E.2) entregar a 2ª via à unidade requisitante, junto com os documentos/processos
solicitados;
Findada a tramitação dos documentos ou processos desarquivados, a unidade deve:
F) tramitar ao Arquivo Geral, no sistema COMPROT, os processos desarquivados;
G) devolver os documentos/processos desarquivados ao Arquivo Geral, junto com a via
do formulário “Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos” do
requisitante;
29

ARQUIVO GERAL:
H) registrar o recebimento dos documentos/processos desarquivados no formulário
“Solicitação de Empréstimo/Desarquivamento de Documentos”;
I) devolver a via do formulário de solicitação à unidade requisitante;
J) retornar os documentos/processos à sua caixa de arquivamento original;
Observação: caso não seja possível, devido a fatores como acréscimo de documentos
e consequente aumento do volume da unidade informacional, o Arquivo Geral deve
registrar a observação na listagem de transferência e alterar a localização no sistema
COMPROT.
K) arquivar a via do formulário de solicitação, devidamente datada e assinada pelo
Arquivo Geral, quando da devolução dos documentos/processos emprestados.
OBSERVAÇÃO: em hipótese alguma a devolução de documentos ou processos
desarquivados pode ocorrer juntamente com a transferência da unidade ao Arquivo
Geral.

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