Gestão de projetos básico

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Conceitos de gerenciamento de Projetos

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Gestão de projetos básico

  1. 1. Aprenda, compreenda, lembre e aplique conceitos importantes de gestão de projetos de forma simples. Gerenciamento de Projetos
  2. 2.  Conceitos básicos de Gerenciamento de Projetos  Importância do gerenciamento do projeto  10 áreas do conhecimento  Aplicação de gestão de projetos na minha função  Gestão do tempo Do que iremos falar:
  3. 3. Antes de começarmos.... O que é projetos para você?
  4. 4. Projeto? “Um projeto é um esforço temporário, com um inicio e um fim definido que visa criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. O que é
  5. 5. Projetos x Operações Temporário Único Contínuo Repetitivo
  6. 6. Tipos de projeto
  7. 7. Gestão “É a aplicação de conhecimento, habilidade, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender às suas demandas, sendo realizado por meio da integração dos seguintes processos: iniciação, planejamento, Execução, monitoramento e controle, e encerramento.” de projetos? O que é Fonte: (PMI 2008)
  8. 8. O guia Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK é um livro que apresenta um conjunto de práticas em gestão de projectos ou gerenciamento de projetos publicado pelo Project Management Institute e constitui a base do conhecimento em gerenciamento de projetos do PMI
  9. 9. Por que gestão de projetos é importante?
  10. 10. Por que Gestão de projetos é importante?  Diminuir os estouros de orçamento  Controlar o Escopo do projeto  Aumentar a taxa de sucesso dos projetos  Alinhar a comunicação com todos os stakeholders
  11. 11. Ciclo de vida do Projeto Monitoramento e Controle
  12. 12. Ciclo de vida do Projeto Iniciação/ Implantação Processo que formaliza a existência do projeto para a organização, define seus objetivos, suas principais entregas, nomeia o gerente do projeto e a equipe de suporte e inicia o processo de implantação. O que é feito? - Estudo do Edital - Levantamento de Requisitos - Sensibilização - Equipe de apoio definida
  13. 13. Ciclo de vida do Projeto Planejamento Processo que determinará o que deve ser feito, por quem será feito, quanto custará, e como deve ser feito de um modo mais detalhado O que é feito? - Desenvolvimento do plano de custos - Desenvolvimento do cronograma/ EAP - Plano do Projeto - Formação da equipe contratada
  14. 14. Ciclo de vida do Projeto Execução/ Operação É o Desenvolvimento das atividades previstas no planejamento, é a transformação dos planos em entregas para atingir os objetivos definidos na implantação O que é Feito? - Realização do cronograma - Aquisições para a execução do projeto - Aplicação de solução - Sessão de risco
  15. 15. Ciclo de vida do Projeto Monitoramento e Controle É a conferencia dos resultadosda execução com relação ao planejamento. É também onde se observa se na execução há possíveis problemas e desviosque possam influenciar os resultadosdo projeto O que é feito? - Relatórios - Reunião de acompanhamento - Acompanhamento in loco - Gestão de mudanças
  16. 16. Ciclo de vida do Projeto Encerramento Processo que formalizao encerramento do projeto ou da fase do projeto. Pode ser pelo fimdo contrato ou por cancelamentoseja pelo cliente ou pela empresa O que é feito? - Desmobilização - Encerramento formal do projeto - Lições aprendidas
  17. 17. Portfolio, Programa, Projeto
  18. 18. Áreas do conhecimento Integração Comunicação Risco Aquisição Recursos Humanos Qualidade EscopoCusto Stakeholders Tempo
  19. 19. Gerenciamento do Escopo Escopo refere-se ao trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificas. O processo de gerenciamento do Escopo contempla a Coleta de requisitos, definição do escopo, criação da EAP, verificação e controle do Escopo. Tudo que esta fora do escopo e é executado é chamado Goldplating. “É a garantia de que o projeto contemple apenas o trabalho necessário para atingir os objetivos e terminar o projeto com sucesso.”
  20. 20. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Definir o Escopo Criar a EAP Desenvolver relatório de Resultados Controle de mudanças escopo Reunião de alinhamento Gerenciamento do Escopo Desenvolver Relatório de avanço Coletar requisitos Controlar Escopo Validar Escopo
  21. 21. O que é EAP? “Estrutura Analítica de Projetos (EAP), é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes manejáveis. É estruturada em níveis orientada às entregas(deliverables) que precisam ser feitas para completar um projeto. A EAP serve como base para a maior parte do planejamento de projeto. A EAP não deve ser criada apenas pelo GP, e sim por outros membros da equipe que conheçam bem o produto.”
  22. 22. EAP Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias: Subprojeto Fase Pacote Atividade Marco
  23. 23. EAP Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias: Subprojeto: São grandes entregas dentro de um mesmo projeto. Quebrar um projeto grande em subprojetos garante uma gestão mais eficaz!  Fase  Pacote  Atividade  Marco
  24. 24. EAP Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:  Subprojeto Fase: A fase é a segunda divisão do projeto temos como boa prática, um marco ao fim de toda fase. Ela pode ser divida nas fases do Projeto, Iniciação, Planejamento, Monitoramento, Execução, Encerramento, ou pacotes de fornecimento, separação geográfica, escala de tempo ente outras.  Pacote  Atividade  Marco
  25. 25. EAP Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:  Subprojeto  Fase Pacote: É as entregas do projeto, sempre deve ser escrita no substantivo, Ex. Formação Educadores, Site, Portfolio Impresso...  Atividade  Marco
  26. 26. EAP Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:  Subprojeto  Fase  Pacote Atividade: É o nível mais baixo da EAP, é nele onde evidenciaremos as açõesa serem feitas para alcançar as entregas definidas na atividade. É sempre escrito como verbo e deve ser estar lincado com um “pai”. Para uma entrega-pai ser concluída, obrigatoriamente todas as tarefas filho devem ter sido concluídas.  Marco
  27. 27. EAP Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:  Subprojeto  Fase  Pacote  Atividade Marco: São atividades especiais do cronograma com duração zero, é um ponto de passagem de fase ou avanço no projeto, é também um importante ponto de verificação/avaliação.
  28. 28. 10 Mandamentos da EAP I- Cobiçarás a EAP do Próximo II – Explicitarás todas as entregas, inclusive as necessárias ao Gerenciamento III – Não usaras os nomes em vão IV – Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no dicionário da EAP V – Decomporás ate o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e controle necessário para a entrega da fase VI – Não decomporás em demasia, de forma que o custo/tempo de planejamento e controle não traga o beneficio correspondente VII – Honrarás o Pai VIII – Decomporás de forma que a soma das entregas dos componentes filho correspondam à entrega do elemento pai IX Não decomporás em somente uma entrega X – Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de uma entrega Fonte: Xavier (2009)
  29. 29. Gerenciamento do Tempo O gerenciamento do tempo visa definir e sequenciar as atividades, Estimar recursos e duração, desenvolver e controlar cronograma. o andamento das execuções das atividades no cronograma, é uma atividade que tem o envolvimento de todos os membros da equipe do projeto. Todo o membro da equipe do projeto é responsávelpor sinalizar o avanço do cronograma nas atividades que são de sua responsabilidade. “São os processos que vão garantir que o projeto seja executado e entregue no prazo planejado.”
  30. 30. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Definir Atividades Desenvolver Plano de trabalho Realizar Atividades Encerrar Cronograma Desenvolver relatório de Resultados Registrar avanço Inserir Questão Reunião de alinhamento Gerenciamento do Tempo Sequenciar Atividades Desenvolver Cronograma Controlar Cronograma
  31. 31. Sequenciar atividades Criando Dependências: Temos 3 tipos de dependências:  Obrigatórias: hard-logic, impreterivelmente uma coisa tem que acontecer antes da outra.  Arbitrarias  Externas Parede construída Parede pintada
  32. 32. Sequenciar atividades Criando Dependências: Temos 3 tipos de dependências:  Obrigatórias  Arbitrarias: São com base nas melhores praticas de mercado, ou na facilidade para a execução da equipe do projeto  Externas Site Revista Eletrônica
  33. 33. Sequenciar atividades Criando Dependências: Temos 3 tipos de dependências:  Obrigatórias  Arbitrarias  Externas: São aquelas que envolvem relações de dependência entre atividades dentro e fora do controle do projeto. Oficio Cliente Inicio do atendimento
  34. 34. Sequenciar atividades
  35. 35. Caminho Critico É o trajeto com menor folga, isto é, o caminho com maior numero de atividades interligadas, este deve ser sempre seu foco, pois o atraso de uma atividade esta diretamente relacionado ao atraso de um conjunto de outras.
  36. 36. Gestão do tempo Como faço para gerenciarminhas atividades no projeto?  Registro de atividades no cronograma  Desenvolvimento de plano de ação (questão)  Reunião de acompanhamento  Diário de atividades
  37. 37. Gerenciamento de Custos O gerenciamento de custos contempla planejar, estimar, monitorar e controlar os custos do projeto utilizando metodologia e técnicas que devem ser definidas claramente para toda a equipe do projeto. “É composto por 3 etapas: A estimativa do custo do projeto, a confecção do orçamento e o controle do projeto e correções.”
  38. 38. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Estimar custo Desenvolver Plano de trabalho Realizar Atividades Desenvolver relatório Controlar os custos Desenvolver Relatório de avanço Gerenciamento do Custo Desenvolver plano orçamentário
  39. 39. Gerenciamento da Qualidade Inclui os processo e as atividades da organização que determinam as politicas, objetivos e as responsabilidades de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido. O Gerenciamento da qualidade contempla o planejamento, a Realização da garantia e o controle da qualidade. “Qualidade é a medida pela qual o projeto preenche aquilo que foi requerido pelo cliente.” Confuso??
  40. 40. Escopo CustoTempo Gerenciamento da Qualidade
  41. 41. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Desenvolver Plano de qualidade Realizar panorama do projeto Desenvolver relatório de Resultados Desenvolver Relatório de Avanço Auditoria de processos Reunião de alinhamento Gerenciamento da qualidade Realizar garantia da qualidade Controlar a qualidade
  42. 42. Gerenciamento de Recursos Humanos O Gerenciamento de Recursos Humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. A equipe do projeto consiste nas pessoas com papeis e responsabilidades para a conclusão do projeto, este processo consiste em: desenvolver o plano de recursos humanos, mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto “O envolvimento e a participação dos membros da equipe desde o inicio agrega seus conhecimentos durante o processo de planejamento e fortalece o compromisso com o projeto.”
  43. 43. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Definir Equipe do projeto Formação inicial da Equipe local Formação continua da Equipe local Reunião de alinhamento in loco Gerenciamento do Recursos Humanos Desmobilização da equipe local Desenvolver equipe Gerenciar equipe Planejar o gerenciamento RH
  44. 44. Gerenciamento de Stakeholders O gerenciamento de stakeholders tem por objetivo identificar e gerenciar todos os envolvidos no projeto com poder de influenciar as ações. Os processos incluem a Identificação das partes interessadas, Planejamento, gerenciamento e controle do envolvimento dos stakeholders no projeto de modo garantir o alinhamento de expectativas e comunicação. “Stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha interesse ou seja afetado pelo projeto da empresa”
  45. 45. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Identificar os stakeholders Planejar Ger. dos Stakeholders Gerenciar Stakeholders Controlar stakeholders Reunião de alinhamento Gerenciamento do Stakeholders
  46. 46. Gerenciamento da Comunicação Inclui os processos necessários para assegurarque as informações do projeto sejam geradas, coletas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira apropriada. Podendo ser: Interna/Externa Formal/Informal Vertical/Horizontal Oficial/Não Oficial Escrita/Oral Verbal/Não verbal “Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre os diversos stakeholders no projetos, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento e diversas perspectivas e interesses na execução ou no resultado do projeto”
  47. 47. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Plano de comunicação Gerenciar comunicação Registros (ATA, diário de bordo...) Reunião de alinhamento Gerenciamento da comunicação
  48. 48.  Informar os evolvidos suas atividades  Arquivar documentação gerada no lugar adequado  Mantenha um canal de comunicação aberto  Certifique-se que a mensagem foi compreendida Como garantir uma comunicação eficaz?
  49. 49. Gerenciamento de Risco O risco é qualquer evento incerto ou condição que possa afetar o seu projeto, seja de modo positivo ou negativo. O risco do projeto é sempre no futuro, e quando ocorrem são considerados incidências. “Nem todos os riscos são negativos, alguns eventos ou condições podem ajudar o projeto, quando isso ocorre chamamos de risco da OPORTUNIDADE”
  50. 50. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Identificação de riscos iniciais Sessão de Risco Acompanhamento de plano de resposta ao risco Gerenciamento de Risco
  51. 51. Gerenciamento de Aquisição O Gerenciamento de Aquisições do Projeto é responsável por cuidar das compras e aquisições de produtos, serviços ou resultados necessários para a realização do trabalho. Inclui os processos de: Planejar, conduzir administrar e encerrar as aquisições. “Inclui tanto o processo de compra quanto a administração dos contratos ”
  52. 52. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Plano de Aquisições Conduzir aquisições Controlar aquisições Gerenciamento da Aquisição Encerrar Aquisições
  53. 53. Gerenciamento da Integração “É a junção de todas as demais áreas do conhecimento.” O Gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades Inclui características de unificação, consolidação, articulação e ações integradoras que são essenciais para o término do projeto, gerenciar com sucesso as expectativas das partes interessadas e atender aos requisitos.
  54. 54. Iniciação Monitoramento e Controle OperaçãoPlanejamento Encerramento Desenvolver Plano do Projeto Dirigir e o orientar o trabalho do Projeto Encerrar Projeto Desenvolver relatório de Resultados Reunião de alinhamento Gerenciamento da integração Desenvolver termo de abertura Realizar kickoff Lições aprendidas Controle integrado de mudanças
  55. 55. Em resumo.... Os grupos de processos e as áreas de conhecimento, são a chave para que todo o projeto aconteça com o mínimo de problemas possível. Monitoramento e Controle
  56. 56. 7 passos para gerenciamento do projeto  Definição de um projeto  Planejamento do escopo  Planejamento do cronograma  Planejamento dos Recursos Humanos, Aquisições e Custos  Planejamento da Comunicação e dos Riscos  Execução, Monitoração e Controle do Projeto  Encerramento do Projeto
  57. 57.  Produziu todas as entregas planejadas  Foi contemplado dentro do cronograma aprovado  Foi executado dentro do orçamento aprovado  Foi entregue de acordo com todas as especificações funcionais, de performance e de qualidade  Alcançou todas as suas metas, objetivos e propósitos  Atingiu todas as expectativas das partes interessadas O que é um projeto bem sucedido?
  58. 58. Por que tudo isso é tão importante?
  59. 59. Tente adivinhar o que é essa imagem....
  60. 60. Tente adivinhar o que é essa imagem....
  61. 61. “Equipes de projetos precisam agir em um conjunto harmonioso, apesar de suas diferente funções”
  62. 62. Equipe de projetos  Seja confiável  Mantenha o seu gerente de projetos informado sobre seu progresso  Seja flexível e disposto a mudar  Compartilhe informações e recursos com a sua equipe  Respeite os estilos de trabalho de outras pessoas  Seja positivo

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