4. Introdução
PMO é a área na qual serão atribuídas responsabilidades
relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado
de projetos;
Empresas que visam padronizar seus processos e alinhar a
sua visão estratégica, devem considerar a criação de um
PMO;
Para o nosso trabalho foi escolhida a empresa VSEIS. 4
5. VSEIS
Ano de Fundação: 2002
Localização: Vila Madalena - São Paulo/SP
Segmento: Internet e Design Gráfico
Missão: Garantir que o cliente sempre fique feliz ao final de
cada projeto
Visão: Estar entre as mais reconhecidas e admiradas
agências de Internet e Design do país até 2017
Objetivos: Aumentar o número de membros do time e da
estrutura física da empresa
Tipo de estrutura organizacional: Matricial forte
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8. As fases de implantação do PMO
Foram definidas seis fases para a implantação:
Planejamento;
Mapear e definir os processos;
Executar a implantação projeto piloto;
Comunicação e treinamento da equipe;
Operação;
Melhorias.
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10. Planejamento
Escolha do Gerente de Projetos;
Meta de redução de 10% no prazo de realização dos
projetos;
Aumentar para 75% o percentual de projetos que são
entregues dentro do prazo. Antes o percentual era de 45%;
O tipo de escritório de projeto escolhido foi o PMO (Project
Management Office);
A empresa estava no nível 2 (repetível) do CMM.
Contratação de uma ferramenta online para a gestão de
projetos. 10
11. Mapear e definir os processos
Conseguiu investimento junto à uma empresa parceira
(UNIWEB);
Escolha da ferramenta de gestão (Basecamp);
Mapeamento, documentação e disponibilização dos
processos;
Fluxo de trabalho e templates inseridos no Basecamp.
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12. Executar a implantação piloto
Escolha do projeto (UNIWEB);
Identificação dos riscos, como o impacto em projetos já em
andamento e o nível de maturidade da empresa UNIWEB;
Testes no Basecamp;
Análise da consistência dos dados fornecidos pelo
Basecamp.
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13. Comunicação e treinamento da equipe
Apresentada toda a estrutura do escritório de projetos,
sendo reforçada a sua função na organização;
Treinamento da equipe de acordo com os processos
definidos pelo PMO;
Treinamento específico para utilizar o Basecamp;
Esclarecimentos sobre o plano de comunicação.
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14. Operação
Implantação gradual do PMO, até atingir 100% dos projetos;
Estabelecida meta de aumento da lucratividade em 15%;
Criação de um programa de desenvolvimento contínuo da
equipe;
Criação de um plano de carreira.
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15. Melhorias
Início das rodadas de feedback com os funcionários;
Comparativo das metas com o planejamento;
Foi identificado que dois funcionários tiveram problemas na
utilização do Basecamp;
Realizados novos treinamentos com os funcionários.
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16. Considerações Finais
A implantação do PMO na VSEIS foi motivada pela visão
estratégica da empresa;
Estar no nível 2 do CMM facilitou a implantação do PMO;
A mentalidade jovem da empresa foi outro fator facilitador;
O PMO mostrou ser extremamente eficaz para o alcance
das metas estabelecidas.
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