Adm materiais final

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  1. 1. AAAADDDDMMMMIIIINNNNIIIISSSSTTTTRRRRAAAAÇÇÇÇÃÃÃÃOOOO DDDDEEEE MMMMAAAATTTTEEEERRRRIIIIAAAAIIIISSSS AAAADDDD MMMMIIIINNNNIIIISSSSTTTTRRRRAAAAÇÇÇÇÃÃÃÃOOOO
  2. 2. MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO PRÓ-REITORIA DE ENSINO DEPARTAMENTO DE EDUCAÇAO À DISTÂNCIA ESCOLA TÉCNICA ABERTA DO PIAUÍ - ETAPI CAMPUS TERESINA CENTRAL ADMINISTRAÇÃAAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAAÇÇÇÃÃÃOOOO DDDDEEEE MMMMAAAATTTTEEEERRRRIIIIAAAAIIIISSSS DISCIPLINA: Administração de Materiais
  3. 3. PRESIDENTE DA REPÚBLICA Luiz Inácio Lula da Silva MINISTRO DA EDUCAÇÃO Fernando Haddad GOVERNADOR DO ESTADO Wellington Dias REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA Francisco da Chagas Santana SECRETÁRIO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA DO MEC Carlos Eduardo Bielschowsky COORDENADORIA GERAL DA UNIVERSIDADE ABERTA DO BRASIL Celso Costa SECRETÁRIO DE EDUCAÇÃO DO ESTADO DO PIAUÍ Antonio José Medeiros COORDENADOR GERAL DO CENTRO DE EDUCAÇÃO ABERTA A DISTÂNCIA DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA Elanne Cristina Oliveira dos Santos SUPERITENDÊNTE DE EDUCAÇÃO SUPERIOR NO ESTADO Eliane Mendonça ORGANIZAÇÃO DO MATERIAL DIDÁTICO Claudete de Jesus Ferreira da Silva João Alves Almeida
  4. 4. Caro (a) Cursista, Boas Vindas! Seja muito bem vindo à disciplina ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS! Este é o seu livro-texto que trás até você um conteúdo claro e objetivo dos principais pontos relacionados a atividade de gestão e administração dos recursos materiais que toda e qualquer empresa necessita. Este texto foi preparado e elaborado para atender ao ensino e aprendizado dos estudantes que participam do programa Escola Técnica Aberta do Brasil (e-Tec Brasil), vinculado à Escola Técnica Aberta do Piauí (ETAPI) do Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia do Piauí (IFPI), em parceria com as Prefeituras Municipais dos respectivos pólos: Alegrete do Piauí, Batalha, Monsenhor Gil e Valença do Piauí.
  5. 5. AUTOR Professor João Alves Almeida, é graduado em Administração de Empresas e pós graduado em marketing. Possui larga experiência profissional em empresas públicas e privadas nos mais diferentes segmentos, tendo trabalhado em empresas comerciais e industriais de diferentes ramos de atividade, exercendo cargos de gerência e diretoria. Atualmente é professor de cursos de graduação e pós-graduação e consultor de empresas.
  6. 6. Conteúdo AULA I – INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1. INTRODUÇÃO 2. AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 4. EVOLUÇÃO E MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS NA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 5. PRINCIPAIS DESAFIOS DO ADMINISTRADOR DE MATERIAIS NA EMPRESA ATUAL 6. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS 7. ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS 8. PADRONIZAÇÃO 9. CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS AULA II – NOÇÕES BÁSICAS DE COMPRAS 1. NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE COMPRA 2. PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO SETOR DE COMPRAS 3. ETAPAS DO PROCESSO 4. MODALIDADES DE COMPRAS 5. CADASTRO DE FORNECEDORES 6. CONCORRÊNCIA 7. CONTRATAÇÃO 8. DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP) 9. RECEBIMENTO 10. REGULARIZAÇÃO AULA III – ALMOXARIFADO 1. ALMOXARIFADO 2. ARMAZENAGEM 3. UTILIZAÇÃO DE PALLETS 4. ESTRUTURAS MÉTÁLICAS PARA ARMAZENAGEM 5. ESCOLHA E MONTAGEM DO PEDIDO 6. FUNÇÕES DA ARMAZENAGEM APÓS A SEPARAÇÃO DE PEDIDOS AULA IV – DISTRIBUIÇÃO FÍSICA E LOGÍSTICA 1. INTRODUÇÃO À DISTRIBUIÇÃO FÍSICA 2. SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO FÍSICA 3. INTERFACES DA DISTRIBUIÇÃO COM OUTRAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS 4. TRANSPORTES 5. CUSTOS DE DISTRIBUIÇÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
  7. 7. Índice Geral 1. INTRODUÇÃO 7 1. NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE COMPRA 7 INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 14 1.0 INTRODUÇÃO 15 1.2.0 AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 15 1.2.1 CONCEITOS PRÁTICOS DE ADMINISTRAÇÃO 16 1.2.1.2 Os dez mandamentos da boa administração 16 1.2.2 As empresas e seus recursos 16 1.2.3 As empresas e a administração de materiais 16 1.2.4 O administrador de materiais 17 1.2.5 Procedimentos fundamentais de administração de materiais 17 1.2.6 AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 18 1.2.6.1 Cadastramento 18 1.2.6.2 Gestão 19 1.2.6.3 Compras 19 1.2.6.4 Recebimento 19 1.2.6.5 Almoxarifado 19 1.2.6.6 Inventário físico 19 1.3.0 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 19 ORGANOGRAMA GERENCIAL TRADICIONAL 19 SISTEMA MODERNO DE GERENCIAMENTO 20 1.4.0 EVOLUÇÃO E MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS NA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 20 1.4.1 A logística e a administração de materiais 20 ORGANOGRAMA LÓGISTICO PARA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 21 1.4.2 Técnicas de administração japonesas 22 1.4.3 Informática 22 1.5.0 Principais desafios do administrador de materiais na empresa atual 22 1.6.0. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS 23 1.6.1 Conceito 23 1.6.2 Tipos de classificação 23 1.6.3 Classificação quanto ao tipo de demanda 23 1.6.3.1 Materiais de estoque 23 1.6.3.2 Materiais não de estoque 24 1.6.4 Classificação em materiais críticos 25 1.6.5 Classificação quanto a perecibilidade 25 1.6.6 Classificação quanto à periculosidade 26 1.6.7 Classificação quanto à possibilidade de fazer ou comprar 26 1.6.8 Classificação quanto ao tipo de estocagem 26 1.6.9 Classificação quanto à dificuldade de aquisição 26 1.6.10 Classificação quanto ao mercado fornecedor 27 1.7.0 ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS 27 1.7.1 DEFINIÇÃO 27 1.7.2 OBJETIVO 27 1.7.3 CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO 28
  8. 8. 1.7.4 ESTRUTURA E FORMAÇÃO DA ESPECIFICAÇÃO 28 1.7.5 TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO 29 1.7.6 NORMALIZAÇÃO 30 1.7.6.1 Vantagens da normalização 30 1.7.6.2 Definição 30 1.8.0 PADRONIZAÇÃO 32 1.8.1 Definição 32 1.8.2 Objetivos da padronização 32 1.8.3 Vantagens da padronização 32 1.9.0. CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS 33 1.9.1 Conceito 33 1.9.2 Objetivo 33 1.9.3 Características da codificação 33 1.9.4 Principais sistemas de codificação 34 1.9.4.1 Sistema de Codificação Alfabético 34 1.9.4.2 Sistema de codificação numérico 34 1.9.4.3 Sistema de codificação alfanumérico 35 1.9.4.4 Sistema de Codificação Decimal Simplificado 35 1.9.4.5 Código de barras 36 NOÇÕES BÁSICAS DE COMPRAS 38 2.0 NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE COMPRA 39 2.1 Organização do Setor de compras 39 2.2 Principais atribuições do setor de compras 40 2.2.1 Cadastro de Fornecedores 40 2.2.2 Processamento 40 2.2.3 Compras Locais 41 2.2.4 Compras por Importação 41 2.2.5 Diligenciamento (follow-up) 41 2.3 Etapas do processo 41 2.4.0 Modalidades de Compra 42 2.4.1 Compra Normal 42 2.4.2 Compra em emergência 42 2.5.0. CADASTRO DE FORNECEDORES 42 2.5.1 Critérios de cadastramento 43 2.5.2 Procedimentos para cadastro 44 5.5.3 Aprovação de cadastro 46 5.5.4 Seleção de fornecedores 46 5.5.5 Avaliação de fornecedores 46 2.6.0 CONCORRÊNCIA 47 2.6.1 Modalidades de coleta de preços 47 2.6.2 Dispensa de concorrência 47 2.6.3 Condições gerais da concorrência 48 2.6.4 Etapas da concorrência 49 2.7.0. CONTRATAÇÃO 49 2.8.0 DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP) 50 2.8.1 Procedimentos para diligenciamento 51 2.8.2 Modalidades de diligenciamento 51 2.8.2.1Atuação preventiva 51 2.8.2.2 Atuação curativa 52
  9. 9. 2.8.3Procedimentos especiais 52 2.9.0. RECEBIMENTO 52 2.9.1 ENTRADA DE MATERIAIS 53 2.9.2 CONFERÊNCIA QUANTITATIVA 53 2.9.3 CONFERÊNCIA QUALITATIVA 54 2.9.3.1 Modalidades de inspeção de materiais 54 2.9.3.2 Roteiro seqüencial de inspeção 54 2.10.0 REGULARIZAÇÃO 55 2.10.1 Documentos envolvidos na regularização 55 2.10.2 Processamento 55 2.10.3 Devolução ao fornecedor 55 2.10.4 Motivos de reclamação e/ou devolução ao fornecedor 56 3.0 ALMOXARIFADO 58 3.1.1 Conceito 58 3.1.2 Objetivos 58 3.1.3 Atividades do almoxarifado 58 3.1.4 Eficiência do almoxarifado 59 3.1.5 Organização do almoxarifado 59 3.2 ARMAZENAGEM 59 3.2.1.Objetivos 59 3.2.2 Arranjo Físico (layout) 60 3.2.3. Critérios de Armazenagem 62 3.2.4 Utilização cúbica e acessibilidade 63 3.3.0.UTILIZAÇÃO DE PALLETS 65 3.3.1. Vantagens 65 3.3.2. Dificuldades 65 3.3.3. Classificação 66 3.3.3.1. Tipos 66 3.3.3.2. Seleção 66 3.3.3.3. Materiais para fabricação 66 3.4.0 Estruturas metálicas para armazenagem 67 3.4.1 Outros tipos de estrutura porta-pallet 68 3.4.1.1 Drive-in 68 3.4.1.2 Drive-trhough 69 3.4.1.3 Armazenagem dinâmica 69 3.4.1.4 Push back 69 3.4.2 Armazenagem pelo sistema flow rack 70 3.4.3 Estrutura cantilever 70 3.5.0 Localização do estoque 71 3.5.1. Estocagem em função das características do material 72 3.5.2. Métodos de Localização de estoque 72 3.5.3. Estocagem centralizada ou descentralizada 73 3.5.4. Sistema de Localização de materiais dentro do depósito 74 3.6.0. Escolha e montagem do pedido 75 3.7.0. Funções da armazenagem após a separação de pedidos 76 3.7.1 Acumulação de itens 76 3.7.2 Embalagem 76 3.7.3 Formação de cargas 77 3.7.4 Expedição 77
  10. 10. 3.7.5 Croos-docking 78 4.0 INTRODUÇÃO À DISTRIBUIÇÃO FÍSICA 40 4.1.1 Canais de distribuição 40 4.1.2. Classificação 41 4.2.0 SISTEMA DE DISTRIBUIÇÃO FÍSICA 41 4.2.1 Atividades do sistema de distribuição física 41 4.2.2 Natureza dos produtos a transportar 42 4.2.3 Estrutura para a distribuição 42 4.3.0 INTERFACES DA DISTRIBUIÇÃO COM OUTRAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS 43 4.3.1 Marketing 43 4.3.2 Produção 43 4.3.3 Logística 43 4.4.0 TRANSPORTES 43 4.4.1. O administrador de transportes 43 4.4.2 As principais funções do departamento de transporte 43 4.4.3. Tipos de frota de transporte 44 4.4.4. Seleção da modalidade de transporte 44 4.4.5. Influência da localização da empresa no transporte 44 4.4.6. Meios de transporte 44 4.5.0 Transporte ferroviário 45 4.5.1 Transporte rodoviário. 45 4.5.2 Transporte aéreo 46 4.5.3Transporte hidroviário 47 4.5.4 Transporte Dutoviário (Tubulação) 47 4.6.0 CUSTOS DE DISTRIBUIÇÃO 48 4.6.1 Origens dos recursos de transporte 48 4.6.2 Conceito de custo total 48
  11. 11. Índice de Figuras Figura 1 : Fluxograma da Administração de Materiais .......................... 18 Figura 2 - Organograma Tradicional ..................................................... 19 Figura 3 - Organograma moderno de Administração de Materiais ........ 20 Figura 4 - Organograma logístico. ........................................................ 21 Figura 5 - Modelo de código de barras adotado no Brasil. .................... 36 Figura 6 – Charge - piada.com ............................................................. 37 Figura 7 - Fluxograma do processo de compras. ................................... 39 Figura 8 - Atividades do setor de compras. ........................................... 40 Figura 9 - Modelo de solicitação de compra. ........................................ 41 Figura 10 - Modelo de ficha de cadastro de fornecedor ......................... 44 Figura 11 - Modelo de Ficha de cotação de preços................................ 47 Figura 12 - Ficha de compra de material ............................................... 49 Figura 13 - Ficha de autorização de fornecimento de material............... 50 Figura 14 - Fluxograma das atividades do almoxarifado. ...................... 58 Figura 15 - layout ................................................................................. 61 Figura 16 - Planta baixa com layout de um armazém ............................ 62 Figura 17 - pallet. ................................................................................ 65 Figura 18 - tipos de pallets ................................................................... 66 Figura 19 - : empilhadeira com garfo frontal......................................... 67 Figura 20 - estrutura metálica porta-pallet convencional. ...................... 68 Figura 21 - estrutura metálica porta-pallet drive-in. .............................. 68 Figura 22 - : estrutura metálica porta-pallet para armazenagem dinâmica.69 Figura 23 - estrutura metálica porta-pallet tipo push-back. .................... 70 Figura 24 - estrutura de armazenagem do tipo flow rack. ...................... 70 Figura 25 - estrutura metálica do tipo cantilever. .................................. 71 Figura 26 - estrutura metálica do tipo cantilever. .................................. 71 Figura 27 - : sistema cross docking ....................................................... 78 Figura 28 - alternativas de sistemas de distribuição............................... 78 Figura 29 - esquema básico de distribuição. .......................................... 40 Figura 30 - atividades envolvidas na distribuição. ................................. 40 Figura 31 - distribuição dos tipos de transporte no Brasil. ..................... 45 Figura 32 - Transporte ferroviário de cargas. ........................................ 45 Figura 33 - caminhão-baú, opção de transporte rodoviário de cargas. ... 46 Figura 34 - avião-cargueiro. Opção de transporte aéreo de cargas ......... 46 Figura 35 - navio-cargueiro. Opção de transporte hidroviário ............... 47 Figura 36 - oleodutos ou gasodutos. ..................................................... 47
  12. 12. 14 Objetivos 1 Aula INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Meta da Aula Levar o aluno a entender o que é a Administração de Materiais e compreender a sua importância para a administração das empresas. Ao final desta aula, você deverá ser capaz de: • Compreender os principais conceitos de Administração de Materiais. • Entender as principais tendências da Administração de Materiais. • Conhecer como se faz a classificação, a especificação e a codificação de materiais.
  13. 13. 15 1.0 INTRODUÇÃO O objetivo principal da Administração de materiais é determinar quando e quanto adquirir, para repor o estoque. Como a formação de estoque é ponto crucial, surge imediatamente a pergunta: “por que sempre há falta de materiais?”, já que a empresa sempre procura, ao mesmo tempo: - Manter o nível operacional da empresa; - Suprir os consumidores por meio de adequado atendimento; - Manter os investimentos em estoques em níveis ideais. Os problemas relacionados com gerenciamento de estoques estão principalmente ligados à ação: o que deve ser feito para controlar o equilíbrio e estabelecer ações apropriadas? Por que devemos ter estoques? O que afeta o equilíbrio dos estoques que mantemos? Para isso é preciso: - Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo; - Inter-relacionar-se com as outras atividades afins; - Fazer com que todo o gerenciamento de materiais (gestão, compras e armazenagem), seja considerado como atividade integrante do Sistema de Abastecimento; - Racionalizar a manipulação dos insumos materiais (matérias-primas, materiais secundários e outros) através de uma coordenação específica. A Administração de Materiais coordena todas essas atividades através do estabelecimento de normas, critérios e rotinas operacionais, buscando manter todo o sistema funcionando harmonicamente. Esse funcionamento depende das seguintes atividades: - Cadastramento, que compreende as atividades de classificar, especificar e codificar; - Gerenciamento de estoque, que compreende as atividades de formação do estoque; - Obtenção do material, que compreende a atividade de comprar; - Guarda do material, que compreende as atividades de receber, armazenar, conservar e distribuir. 1.2.0 AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
  14. 14. 16 1.2.1 CONCEITOS PRÁTICOS DE ADMINISTRAÇÃO 1.2.1.2 Os dez mandamentos da boa administração 1- Análise do mercado; 2- Perfil do público; 3- Compras e estoques; 4- Custos e formação de preços; 5- Fluxo de caixa; 6- Ponto de equilíbrio; 7- Planejamento tributário; 8- Estrutura comercial; 9- Política de recursos humanos; 10- Informática. 1.2.2 As empresas e seus recursos Recurso é o meio pelo qual a empresa realiza suas operações. Os principais recursos empresariais são: a. Recursos materiais; b. Recursos financeiros; c. Recursos humanos; d. Recursos mercadológicos; e. Recursos administrativos. 1.2.3 As empresas e a administração de materiais EMPRESAS EXISTENTES CARACTERÍSTICAS 1. Industriais a. Compram matérias-primas. b. Transformam as matérias-primas em produtos acabados. c. Vendem os produtos acabados às empresas comerciais. 1. Comerciais Compram e vendem produtos acabados. 2. Prestadoras de serviços Não compram nem vendem materiais. Quadro 01: Os tipos de empresas e a relação com Administração de Materiais. ENTRADA SAÍDA CONTROLE REPOSIÇÃO Por compra. Por venda Efetivação. Por compra. Por fabricação interna. Por utilização interna (manutenção). Cálculo de níveis. Por fabricação interna.
  15. 15. 17 Por transferência (entre filiais). Processamento. Quadro 02: Movimentação de estoque nas empresas. 1.2.4 O administrador de materiais O administrador é o profissional a quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção de empresas na área de sua habilitação, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade. O administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento da máquina administrativa provada ou pública, visando aumentar a produtividade, rentabilidade e controle de resultados. Determina os métodos gerais de organização e planeja a utilização eficaz de mão-de-obra, equipamentos, material, serviços e capital. Orienta e controla as atividades de organização, conforme os planos estabelecidos e a política adotada, bem como as normas previstas nos regulamentos da empresa. Elabora rotinas de trabalho, tendo em vista a implantação de sistemas que devem conduzir a melhores resultados com menores custos, o que demanda a utilização de organogramas, fluxogramas e outros instrumentos de trabalho. 1.2.5 Procedimentos fundamentais de administração de materiais PROCEDIMENTO ESCLARECIMENTO O que deve ser comprado Implica a especificação de compra, que traduz as necessidades da empresa. Como deve ser comprado Revela o procedimento mais recomendável. Quando deve ser comprado Identifica a melhor época. Onde deve ser comprado Implica o conhecimento dos melhores segmentos de mercado. De quem deve ser comprado Implica o conhecimento dos fornecedores da empresa. Por que preço deve ser comprado Evidencia o conhecimento da evolução dos preços no mercado. Em que quantidade deve ser comprado Estabelece a quantidade ideal, por meio da qual haja economia na compra. Quadro 03: Procedimentos fundamentais de Administração de Materiais. Os principais motivos que justificam atenção especial à função abastecimento são: a) Inúmeros órgãos dependem de seu desempenho; b) Necessidade de gerenciar grande variedade de itens, geralmente em consideráveis quantidades, ao menor risco de falta e ao menor custo possível; c) A exigência de grande número de informações, rápidas e precisas, a qualquer instante;
  16. 16. 18 d) Os estoques representam parcela razoável do ativo, isso os torna uma inversão demasiadamente vultosa para que seja ignorada, pois muitas vezes, os lucros ficam retidos nos estoques excessivos. Dessa forma, podemos definir: a) Material: todas as coisas contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou constituintes na linha de atividade de uma empresa; b) Administração de Materiais: planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o momento de sua concepção até seu consumo final. 1.2.6 AMPLITUDE DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS incluir itens no estoque e pedidos de compra CADASTRAMENTO Classificação Codificação Especificação Padronização catalogação SOLICITAÇÃO PARA: GESTÃO Níveis de ressuprimento equilíbrio entre estoque e consumo ALMOXARIFADO Armazenagem distribuição INVENTÁRIO FÍSICO REQUISIÇÕES DE MATERIAIS Figura 1 : Fluxograma da Administração de Materiais Fonte: Viana, 2000, p.42. 1.2.6.1 Cadastramento COMPRAS Concorrência julgamento diligenciamento RECEBIMENTO Físico Contábil Visa cadastrar os materiais necessários à manutenção e ao desenvolvimento da empresa. Implica o reconhecimento perfeito de sua classificação, estabelecimento de codificação e determinação da especificação, objetivando a emissão de USUÁRIOS DE MATERIAIS
  17. 17. 19 catálogo para utilização dos envolvidos nos procedimentos de Administração de Materiais. 1.2.6.2 Gestão Visa ao gerenciamento dos estoques por meio de técnicas que permitam manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros e níveis de ressuprimento e acompanhando sua evolução. 1.2.6.3 Compras Tem por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais e/ou serviços, provenientes das solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas. 1.2.6.4 Recebimento Visa garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada nas encomendas. 1.2.6.5 Almoxarifado Visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final. 1.2.6.6 Inventário físico Visa ao estabelecimento de auditoria permanente de estoques em poder do Almoxarifado, objetivando garantir a plena confiabilidade e exatidão de registros contábeis e físicos. 1.3.0 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ORGANOGRAMA GERENCIAL TRADICIONAL ÓRGÃOS SUPERIORES Produção Finanças Comercial Compras Gerenciamento e controle de estoques Figura 2 - Organograma Tradicional
  18. 18. 20 Fonte: Viana, 2000, p.44. SISTEMA MODERNO DE GERENCIAMENTO ÓRGÃOS SUPERIORES Materiais Finanças Comercial Produção Gestão Compras Almoxarifado Figura 3 - Organograma moderno de Administração de Materiais Fonte: Viana, 2000, p.44. 1.4.0 EVOLUÇÃO E MUDANÇAS SIGNIFICATIVAS NA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 1.4.1 A logística e a administração de materiais Logística é uma operação integrada para cuidar de suprimentos e distribuição de produtos de forma racionalizada, o que significa planejar, coordenar e executar todo o processo, visando à redução de custos e ao aumento da competitividade da empresa. “A logística empresarial trata de todas atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável”. Ronald H. Ballou.
  19. 19. 21 ORGANOGRAMA LÓGISTICO PARA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Administração de Materiais Figura 4 - Organograma logístico. Fonte: Viana, 2000, p. 46. O papel estratégico da logística na empresa: Almoxarifado Recebimento Armazenagem Venda de Inservíveis - Funções reguladoras do ciclo logístico: Suprimentos e distribuição física. - Composto logístico: administração de compras, planejamento de estoques, movimentação e armazenagem de materiais e transportes. A composição dos custos logísticos: - Movimentação e armazenagem + estoque + transporte. Significância dos custos logísticos: - Custo industrial básico = 70%. - Custos logísticos = 30%. Inventário Físico Compras Cadastro de Fornecedores Compras Locais Compras por Importação Follow-up Diligenciamento Distribuição Gestão de Estoques Cadastramento de Materiais Previsão de Consumo
  20. 20. 22 1.4.2 Técnicas de administração japonesas Sistema Kanban ou Filosofia de Perda Zero – norma de completa eliminação de qualquer tipo de perda, fundamentada em que a perda eleva o custo desnecessariamente, devendo-se produzir sem perdas, com a melhor qualidade e ao menor custo. Just in time – é a produção na quantidade necessária, no momento necessário, para atender à variação de vendas com mínimo de estoque em produtos acabados, em processos e em matéria-prima. Jidoka – ou autocontrole é um controle visual, em que cada operador poderá controlar sua qualidade e sua produção com um mínimo de perdas. 1.4.3 Informática - Internet; Intranet; Extranet. 1.5.0 Principais desafios do administrador de materiais na empresa atual Problema de manutenção do estoque - Encomendas em quantidades maiores elevam o estoque médio e o custo de mantê-lo; - Manter um estoque custa os juros sobre o capital empatado; - Também custam as despesas de manutenção física: aluguel de armazéns, salários dos funcionários envolvidos; - Para reduzir os custos de manutenção deve-se encomendar aos fornecedores entregas menores e mais freqüentes; - Contudo, estas também têm seu custo; - A produção prefere preparar a maquinaria menos vezes e de fabricar volumes maiores; - O setor financeiro quer reduzir o custo da manutenção do estoque por meio da fabricação freqüente de pequenos lotes e produção quer fabricações prolongadas e espaçadas; - A maneira de resolver o problema é a determinação de um lote de tamanho economicamente correto: lote econômico de compra. O futuro da Administração de materiais é: - Qualidade total, via a praticidade e a economia; - Disseminação da informática; O futuro do gerenciamento de estoques é administrar estoque nenhum.
  21. 21. 23 1.6.0. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS 1.6.1 Conceito A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. A classificação deve considerar os seguintes atributos: - abrangência: deve tratar de uma gama de características em vez de reunir apenas materiais para serem classificados; - flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação, de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento de estoques; - praticidade: a classificação deve ser direta e simples. 1.6.2 Tipos de classificação Existem várias formas de classificação de materiais, sendo as principais: - Quanto ao tipo de demanda; - Materiais críticos; - Quanto a perecibilidade; - Quanto à periculosidade; - Quanto à possibilidade de fazer ou comprar; - Quanto aos tipos de estocagem; - Quanto a dificuldade de aquisição; - Quanto ao mercado fornecedor. 1.6.3 Classificação quanto ao tipo de demanda A classificação por tipo de demanda pode ser dividida em: - Materiais de estoque; - Materiais não de estoque. 1.6.3.1 Materiais de estoque São materiais que devem existir em estoque e para os quais são determinados critérios e parâmetros de ressuprimento automático, com base na demanda prevista e na importância para a empresa. Os critérios de ressuprimento fixados para esses materiais possibilitam a renovação do estoque sem a participação do usuário. Os materiais de estoque são classificados: - Quanto à aplicação; - Quanto ao valor do consumo anual; - Quanto à importância operacional. A - Quanto à aplicação A1. Materiais produtivos – são todos os materiais ligados direta ou indiretamente ao processo de fabricação;
  22. 22. 24 A2. matérias-primas – materiais básicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo da empresa; A3. produtos em fabricação – também denominados materiais em processamento, são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo da empresa; A4. produtos acabados – são os produtos constituintes do estágio final do processo produtivo, já prontos; A5. materiais de manutenção – materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em manutenção; A6. materiais improdutivos – todo e qualquer material não incorporado às características do produto fabricado; A7. Materiais de consumo geral – materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para fins que não sejam de manutenção. B – Quanto ao valor do consumo anual Método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Utiliza-se como ferramenta de classificação a Curva ABC ou Curva de Pareto. Os materiais são classificados em A, B ou C: - Materiais A: materiais de grande valor de consumo; - Materiais B: materiais de médio valor de consumo; - Materiais C: materiais de baixo valor de consumo. C – Quanto à importância operacional Adota-se a classificação da importância operacional, visando identificar materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa; C1. Materiais X: materiais de aplicação não importante, com possibilidade de uso de similar existente na empresa; C2. Materiais Y: materiais de importância média, com ou sem similar na empresa; C3. Materiais Z: materiais de importância vital sem similar na empresa, cuja falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas. Em se tratando de empresa industrial, a seleção XYZ pode ser facilitada por meio das seguintes indagações: a. Material é imprescindível ao equipamento? b. Equipamento pertence à linha de produção? c. Material possui similar? 1.6.3.2 Materiais não de estoque São materiais de demanda imprevisível para os quais não são definidos parâmetros para o ressuprimento automático. São características desses materiais: - Inexistência de regularidade de consumo;
  23. 23. 25 - Aquisição somente é efetuada a partir da solicitação do usuário; - São comprados para utilização imediata; - São debitados no centro de custo de aplicação; - Podem ser comprados para uso posterior, ficando temporariamente estocado no almoxarifado. 1.6.4 Classificação em materiais críticos São materiais de reposição específica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja a demanda não é previsível e cuja decisão de estocar é tomada com base na análise de risco que a empresa corre, caso esses materiais não estejam disponíveis quando necessário. Os materiais críticos podem ser identificados da seguinte forma: Por problemas de obtenção Material importado Existência de um único fornecedor Escassez no mercado Material estratégico De difícil fabricação ou obtenção Por razões econômicas Material de elevado valor Material com elevado custo de armazenagem Material com elevado custo de transporte Por problemas de armazenagem e transporte Material perecível Material de alta periculosidade Material de elevado peso Material de grandes dimensões Por problemas de previsão Material com utilização de difícil previsão Por razões de segurança Material para equipamento vital da produção Material de reposição de alto custo Quadro 04: Classificação de materiais críticos. Fonte: Viana, 2000, p.56. 1.6.5 Classificação quanto a perecibilidade É o critério de classificação pelo qual o material é adquirido em função da probabilidade ou não de perecer ou de desaparecer suas propriedades físico-químicos. Esse critério permite tomar as seguintes medidas: a. determinar lotes de compra mais racionais; b. programar revisões periódicas para detectar falhas de estocagem; c. selecionar adequadamente os locais de estocagem; d. utilizar técnicas adequadas de manuseio e transporte; e. orientar os funcionários quanto aos cuidados a serem observados. Os materiais podem ser classificados em: - perecíveis; - não perecíveis.
  24. 24. 26 Os materiais perecíveis podem ser classificados ainda: - pela ação higroscópica; - pela limitação do tempo; - instáveis; - voláteis; - por contaminação pela água; - por contaminação por partículas sólidas; - pela ação da gravidade; - por queda, colisão ou vibração; - pela mudança de temperatura; - pela ação da luz; - por ação de atmosfera agressiva; - pela ação de animais. 1.6.6 Classificação quanto à periculosidade Visa identificar materiais que, por suas características físico-químicas, possuam incompatibilidade com outros, oferecendo riscos à segurança durante o manuseio, transporte e armazenagem desses materiais. 1.6.7 Classificação quanto à possibilidade de fazer ou comprar Essa classificação determina quais os materiais que poderão ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados. O custo de recuperação de um material deve ser inferior ao de compra de um novo. 1.6.8 Classificação quanto ao tipo de estocagem Os materiais podem ser agrupados: - estocagem permanente: deve sempre existir saldo no almoxarifado; - estocagem temporária: materiais que necessitam ficar estocados no almoxarifado durante determinado tempo até sua utilização. 1.6.9 Classificação quanto à dificuldade de aquisição As dificuldades na obtenção de materiais podem provir de: - fabricação especial; - escassez no mercado; - sazonalidade; - monopólio ou tecnologia exclusiva; - logística sofisticada; - importações. Quanto à dificuldade de aquisição, os materiais podem ser classificados em: - F – fácil aquisição; - D – difícil aquisição. Os principais benefícios desse tipo de classificação são: - dimensionar os níveis de estoque;
  25. 25. 27 - selecionar o método a ser adotado para ressuprimento; - propiciar maior experiência aos compradores. 1.6.10 Classificação quanto ao mercado fornecedor Os materiais desse grupo classificação em função do: - mercado nacional; - mercado estrangeiro; - materiais em processo de nacionalização. 1.7.0 ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS Depende da especificação o ressuprimento necessário às atividades da empresa, evitando a compra de materiais em desacordo com as necessidades. O sucesso de uma boa especificação depende de: - existência de catalogação de nomes, que deve ser padronizada; - estabelecimento de padrões de descrição; - existência de programa de normalização de materiais. 1.7.1 DEFINIÇÃO São definições de especificação: “É a descrição das características de um material, com a finalidade de identificá-lo e distingui-lo de seus similares”. “É a representação sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto, um material ou um processo, indicando-se, sempre que for apropriado, o procedimento por meio do qual se possa determinar se os requisitos estabelecidos são atendidos”. “É a definição dos requisitos globais, tanto gerais como mínimos, que devem obedecer aos materiais, tendo em vista a qualidade e a segurança deles”. “É o tipo de norma que se destina a fixar condições exigíveis para aceitação e/ou recebimento de matérias-primas, produtos semi-acabados, produtos acabados etc”. Conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial – Conmetro. 1.7.2 OBJETIVO Os principais objetivos da especificação são: - facilitar às tarefas de coleta de preços; - facilitar a negociação empreendida pelo comprador com o fornecedor; - cuidados no transporte; - identificação; - inspeção; - armazenagem; - preservação dos materiais;
  26. 26. 28 - fixar os requisitos e características exigíveis na fabricação e no fornecimento de materiais; - eliminação de dúvidas que porventura se apresentem na identificação de um material. 1.7.3 CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO A descrição deve ser concisa, completa e permitir a individualização; deve-se abolir a utilização de vocábulos referentes a marcas comerciais, gírias e regionalismos. Os requisitos para a montagem da especificação devem ser: - descrição sumária e objetiva; - termos técnicos adequados e usuais; - critérios de qualidade para determinado uso. A descrição padronizada de um material obedece aos seguintes critérios: - a denominação deverá ser sempre no singular; - a denominação deverá prender-se ao material especificamente e não a sua forma ou embalagem, apresentação ou uso; Exemplo: Barra de aço – errado; Aço em barra – certo; - utilizar denominações únicas para materiais da mesma natureza; - utilizar abreviaturas devidamente padronizadas. 1.7.4 ESTRUTURA E FORMAÇÃO DA ESPECIFICAÇÃO A especificação é montada por meio da seguinte estrutura: a. Nome básico: trata-se do primeiro termo da especificação. Exemplos: a. lâmpada; b. sabão. b. Nome modificador: trata-se do termo complementar. Exemplos: a. lâmpada incandescente; b. lâmpada fluorescente; c. sabão em pó; d. sabão líquido. c. Características físicas: são informações detalhadas sobre as propriedades físicas e químicas dos materiais, tais como: densidade, peso específico, granulometria, viscosidade, dureza, resistência. Deve apontar tolerâncias das propriedades indicadas, métodos de análise dessas propriedades, padrões ou normas a serem observadas (ABNT, DIN, ANSI, SAE etc.).
  27. 27. 29 d. Unidade metrológica: são informações referentes à unidade de fornecimento do material, a unidade de controle adotada pela empresa, bem como o fator de conversão da unidade de fornecimento para a unidade de controle. e. Medidas: são desenhos dimensionais e tolerâncias limites de qualidade para fabricação e aceitação pelo consumidor, bem como outras medidas: capacidade, potência (HP), freqüência (HZ), corrente (A), tensão (V) etc. f. Características de fabricação: indicar os processos de fabricação, detalhes de construção ou execução. g. Características de operação: garantias exigidas, testes a serem executados durante o processo de produção e testes de aceitação. h. Cuidados com relação ao manuseio e armazenagem; i. Embalagem: visa a integridade do material evitando perdas até o consumo final. 1.7.5 TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO A fim de garantir a homogeneidade da descrição e garantir que os materiais de um mesmo grupo contenham as mesmas informações na mesma seqüência, faz-se necessário a padronização da especificação. Esta poderá ser: a) Conforme amostra: utilizada quando há dificuldades em detalhar as características do material. b) Por padrão e características físicas: utilizada quando se trata de materiais que possuam normas técnicas ou quando há condições de fornecer todos os dados conhecidos de um material. - Exemplo: parafuso métrico, cabeça sextavada, em aço classe de resistência 5.6 (ABNT-EB-168), cadmiado, diâmetro 6,00 mm, passo 1,00 mm, comprimento 16 mm, corpo todo roscado, acabamento grosso, conforme norma ABNT PB-40. c) Por composição química: utilizada quando há exigências de teor predeterminado para os componentes químicos do material. - Exemplo: sulfato, amônia, para análise, solução 10% H2S; d) Por marca de fábrica: utilizada quando se deseja garantir a qualidade do material, aceitando-se a marca como padrão. Pode ser aceito ou não equivalente. - Exemplo: rolamento SKF 3210, ou equivalente;
  28. 28. 30 e) Conforme desenho: utilizada quando a forma e as características do material são complexas, não havendo possibilidade de especificação por nenhum dos tipos descritos. No desenho, estão contidas todas as dimensões e características, inclusive o tipo de matéria-prima para fabricação. 1.7.6 NORMALIZAÇÃO A norma é fruto do consenso, de acordo firmado entre partes. A empresa não foge a essa regra, carece de normas, desde as de cunho absolutamente administrativo até as normas técnicas. 1.7.6.1 Vantagens da normalização As principais vantagens da normalização são: - simplificação; - intercambialidade; - comunicação; - adoção racional de símbolos e códigos; - economia geral; - segurança; - defesa do consumidor; As principais vantagens técnicas da normalização são: - menor tempo utilizado no planejamento; - maior segurança e menor possibilidade de diferenciações pelo uso de produtos normalizados; - menor possibilidade de falhas técnicas na seleção; - economia de tempo par o processo técnico de produção; - simplificação das decisões pelos responsáveis; - simplificação nos entendimentos entre projetistas, montadores e engenheiros de produção; - menor tempo de preparação do pessoal técnico; - simplificação dos métodos de montagem em conformidade com as normas; - limitação de correções no decorrer da produção; - asseguramento da intercambialidade e reutilização de peças, desempenhos, embalagens e gabaritos de verificação, processos e produtos melhorados; - eliminação de preconceitos que possam surgir pela programação mal elaborada; - possibilidade de cálculos mais econômicos. 1.7.6.2 Definição A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), na NB-0, definiu norma como: “É a classe de norma técnica que constitui um conjunto metódico e preciso de preceitos destinados a estabelecer regras para execução de cálculos, projetos, fabricação, obras, serviços ou instalações, prescrever condições mínimas de segurança na execução ou utilização de obras, máquinas ou
  29. 29. 31 instalações, recomendar regras para elaboração de outras normas e demais documentos normativos”. Pela Resolução nº 03/76 e amparado pela Lei nº 5.966, de 11- 12-1973, o conselho Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial – Conmetro – define Norma Brasileira: “É o documento elaborado segundo procedimentos e conceitos emanados do sistema Conmetro, e demais documentos legais dela decorrentes. De acordo com a sua classificação, s normas brasileiras são resultantes de um processo de consenso nos diferentes Fóruns do sistema, cujo universo abrange o Governo, o setor produtivo, o comércio e os consumidores. As normas brasileiras em suas prescrições visam a obter: a. defesa dos interesses nacionais; b. racionalização na fabricação ou produção e na troca de bens e serviços, por meio de operações sistemáticas e repetitivas; c. proteção dos interesses dos consumidores; d. segurança de pessoas e bens; e. uniformidade dos meios de expressão e comunicação”. As normas diferem quanto à forma e ao tipo, dependendo dos aspectos particulares de um assunto a ser abordado. Os tipos de norma são: a. procedimento ou norma propriamente dita; b. especificação; c. padronização; d. método de ensaio; e. terminologia; f. simbologia; g. classificação. Os níveis de elaboração ou aplicação das normas podem ser: a. nível individual; b. nível de empresa; c. nível de associação; d. nível nacional; e. nível regional; f. nível internacional. A normalização envolve os seguintes princípios: a. a normalização é essencialmente um ato de simplificação; b. a normalização é uma atividade social, bem como econômica, e sua promoção deve ser fruto da cooperação mútua de todos os interessados;
  30. 30. 32 c. a simples publicação de uma norma tem pouco valor, a menos que ela possa ser publicada; logo, a aplicação pode acarretar sacrifícios de poucos para o benefício de muitos. 1.8.0 PADRONIZAÇÃO 1.8.1 Definição É a análise de materiais a fim de permitir seu intercâmbio, possibilitando, assim, redução de variedades e conseqüente economia. É uma forma de normalização que consiste na redução do número de tipos de produtos ou componentes, dentro de uma faixa definida, ao número que seja adequado para o atendimento das necessidades em vigor em sua ocasião. De acordo com a ABNT, na NB-0: “É a classe de norma técnica que constitui um conjunto metódico e preciso de condições a ser feitas, com o objetivo de uniformizar formatos, dimensões, pesos ou outras de elementos de construção, materiais, aparelhos, objetos, produtos industriais acabados, ou, ainda, de desenhos e projetos”. Entende-se padronização como sinônimo de simplificação. 1.8.2 Objetivos da padronização a) Diminuir o número de itens no estoque em aspectos técnicos e econômicos para a empresa; b) Simplificação de materiais, eliminando os tipos ineficientes evitando o desperdício; c) Permitir a compra em grandes lotes; d) Diminuir o trabalho de compras; e) Diminuir os custos de estocagem; f) Reduzir a quantidade de itens estocados; g) Adquirir materiais com maior rapidez; h) Evitar a diversificação de materiais de mesma aplicação; i) Obter maior qualidade e uniformidade. 1.8.3 Vantagens da padronização a) Reduzir o risco de falta de materiais no estoque: reduzindo variedades, gerenciam-se menores quantidades de itens com maiores quantidades o que diminui o valor do imobilizado em estoque e os perigos de obsolescência; b) Permitir compra em grandes lotes: ampliando o poder de compra pela aquisição de maiores quantidades de menos itens, a padronização reduz o número de concorrências, as compras mais eficientes e possibilita, inclusive, a obtenção de preços mais convenientes;
  31. 31. 33 c) Reduzir a quantidade de itens no estoque: reduzindo as variedades, consegue-se diminuir o custo de armazenamento, simplificar os meios de estocagem, melhorando o layout e diminuindo o espaço físico. 1.9.0. CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS 1.9.1 Conceito È a representação por meio de um conjunto de símbolos alfanuméricos ou simplesmente numéricos que traduzem as características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, para se transformar em linguagem universal de materiais na empresa. Nada mais é do que uma variação da classificação de materiais. Consiste em ordenar os materiais da empresa segundo um plano metódico e sistemático, permitindo pela simples execução de um número, uma letra ou uma combinação de números e letras, a pronta identificação de um entre vários materiais existentes no almoxarifado. O código é secreto, só entendendo-o quem possuir o Plano de Codificação. Não há padronização definida para o estabelecimento do Plano de Codificação, o qual pode ser desenvolvido a critério de cada interessado. 1.9.2 Objetivo Tem por objetivo propiciar aos envolvidos a solicitação de materiais por seu código, em lugar do nome habitual, e possibilitar a utilização de sistemas automatizados de controle, objetivando: a. Facilitar a comunicação interna na empresa no que se refere a materiais e compras; b. Evitar a duplicidade de itens no estoque; c. Permitir as atividades de gestão de estoques e compras; d. Facilitar a padronização de materiais; e. Facilitar o controle contábil dos estoques. 1.9.3 Características da codificação Uma codificação é boa quando a simples visualização do código por aqueles que o manuseiam permite identificar, de modo geral, o material. Da combinação da codificação com a especificação obtém-se o Catálogo de materiais. O sistema de codificação selecionado deve possuir as seguintes características:
  32. 32. 34 a. Expansivo: o sistema deve possuir espaço para a inserção de novos itens e para a ampliação de determinada classificação; b. Preciso: o sistema deve permitir somente um código para cada material; c. Conciso: o sistema deve possuir o mínimo possível de dígitos para definição dos códigos; d. Conveniente: o sistema deve ser facilmente compreendido e de fácil aplicação; e. Simples: o sistema deve ser de fácil utilização. 1.9.4 Principais sistemas de codificação Os principais sistemas de codificação são: - alfabético; - numérico; - alfanumérico; - decimal simplificado ou universal. Exemplos: ARTIGO SISTEMA DE CODIFICAÇÃO ALFABÉTICO NUMÉRICO ALFANUMÉRICO DECIMAL Régua de madeira de 30cm RM/A 670.000 RM/620 1.03.001 Régua de madeira de 50cm RM/B 670.001 RM/621 1.03.002 Régua plástica de 30 cm RP/A 680.002 RP/720 1.04.001 Quadro 05: Sistemas de codificação de materiais Fonte: Trigueiro, 2001, p. 24. 1.9.4.1 Sistema de Codificação Alfabético Consiste em utilizar letras ou combinações de letras para a identificação simbólica dos materiais. Exemplo: RM – Régua de Madeira RM/A – Régua de Madeira de 30 cm Esse sistema é pouco usado por ser difícil de memorizar e possuir pouca possibilidade de, com o crescimento do número de itens, continuar a ser aplicado. 1.9.4.2 Sistema de codificação numérico É aquele que utiliza numeral para a identificação de cada elemento de classificação. É mais utilizado devido a sua facilidade de concepção, bem como o grande número de materiais que poderão ser codificados.Exemplo: CPF: 420516573-00 CNPJ: 01006330/000166
  33. 33. 35 1.9.4.3 Sistema de codificação alfanumérico É o sistema que se caracteriza pela combinação de letras com algarismos. Exemplo: Placa de automóvel: LVF-5636 1.9.4.4 Sistema de Codificação Decimal Simplificado Procura identificar os seus conjuntos genéricos (grupo) e os subconjuntos genéricos (subgrupos), bem como seus respectivos elementos (materiais), por seqüências numéricas individuais. Sua estrutura é a seguinte: 1ª 2ª 3ª Aglutinadora Individualizada Descritiva a) Aglutinadora É o chamado grupo chave que designa o agrupamento de materiais. Exemplo: 1- matéria-prima 2- material secundário 3- material inflamável 4- material de higiene e limpeza 5- material de expediente b) individualizada Identifica cada um dos materiais que constam do primeiro grupo. c) Descritiva É aquela que servirá para identificar o material codificado, dado as características específicas. Exemplo: 1ª CHAVE 2ª CHAVE 3ª CHAVE 05 – Material de escritório 00 – borracha 000 – borracha p/ desenho 002 – borracha p/ lápiz 004 – borracha p/ máquina 02 - lápis 000 – lápis preto NB n°1 002 – lápis p/ desenho 004 – lápis vermelho n°1 04 - régua 000 – régua de madeira 30cm 002 – régua de plástico 50cm
  34. 34. 36 Assim, para requisitar ou identificar a borracha para máquina, utilizamos o código: 05.00.004. 05 00 004 GRUPO CLASSE CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO 1.9.4.5 Código de barras Símbolo composto por barras paralelas de larguras e espaçamentos variados, e que apresenta por vantagens: - Aperfeiçoar a alimentação de dados; - Rapidez em operações com grande número de itens; - Economia; - Aplicação no armazenamento, em compras e em vendas; - Financeiras; - Dispensa de etiquetação e re-etiquetação de cada produto com o preço; - Exeqüibilidade de operações de descontos sobre determinados itens ou promoções. Figura 5 - Modelo de código de barras adotado no Brasil. Fonte: Internet. QUESTÕES E EXERCÍCIOS 1. Como a Administração de Materiais afeta e é afetada pelas outras áreas da Administração (finanças, marketing, produção, recursos humanos e sistemas de informação)? 2. Que problemas ou dificuldades você considera que uma empresa poderá enfretar na implantação de uma correta gestão de materiais?
  35. 35. 37 3. Qual é a importância da classificação de materiais? 4. Faça uma relação de 20 produtos industrializados que são comprados com freqüência na sua casa. Identifique em suas embalagens a numeração do código de barras. Em seguida, identifique o código do país, do fabricante e do produto. Compare a sua lista com a de seus colegas de curso e verifique as semelhanças e diferenças entre as listas. Para saber mais, consulte: - www.eanbrasil.com.br - Assista ao vídeo: www.youtube.com: tec-módulo III gestão de pequenas empresas 09 (1 de 2) e (2 de 2). Fonte: www.piada.com Figura 6 – Charge - piada.com
  36. 36. 38 Objetivos 2 Aula NOÇÕES BÁSICAS DE COMPRAS Meta da Aula Fazer o aluno compreender a importância da função compras e a correta aplicação de suas etapas. Ao final desta aula, você deverá ser capaz de: - Reconhecer a importância da organização de compras. - Conhecer as principais ferramentas de compras. - Realizar corretamente a contratação de fornecedores.
  37. 37. 39 2.0 NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE COMPRA O ato de comprar inclui as seguintes etapas: a. determinação do que, de quanto e de quando comprar; b. estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica, relacionando-os para consulta; c. promoção de concorrência, para a seleção do fornecedor vencedor; d. fechamento do pedido, mediante autorização de fornecimento ou contrato; e. acompanhamento ativo durante o período que decorre entre o pedido e a entrega; f. encerramento do processo, após recebimento do material,, controle da qualidade e da quantidade. Pedido de compra Negociação Adjudicação do pedido Processamento da compra Julgamento Concorrência Diligenciamento (follow-up) Figura 7 - Fluxograma do processo de compras. Fonte: Viana, 2000, p.173. 2.1 Organização do Setor de compras Alguns princípios fundamentais devem ser considerados na organização do setor: a. autoridade para compra; b. registro de compras; c. registro de preços; d. registro de fornecedores. Para complementar a organização deve-se visar os objetivos da administração de materiais: a. material na especificação; b. qualidade e quantidade desejadas; c. melhor preço de mercado; d. prazo desejado. Outras atividades estão relacionadas à compra: a. Pesquisa: - estudo de mercado; Cadastro de fornecedores Recebimento
  38. 38. 40 - estudo de materiais; - análise de preços; - investigação das fontes de fornecimento; - vistoria dos fornecedores. b. Aquisição: - análise das cotações; - entrevistas com vendedores; - promoção de contratos, sempre que possível, em substituição aos processos individuais; - negociação; - efetivação das encomendas. As principais atribuições do setor de compras são: a. manter atualizadas as informações dos fornecedores cadastrados; b. efetuar as licitações, de conformidade com as necessidades da empresa, identificando no mercado as melhores condições comerciais; c. garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, mediante diligenciamento; d. manter atualizados os registros necessários à atividade. Compras Compras locais Processamento Compras por importação Figura 8 - Atividades do setor de compras. Fonte: Viana, 2000, p.175. Cadastro de fornecedores Diligenciamento 2.2 Principais atribuições do setor de compras 2.2.1 Cadastro de Fornecedores É o órgão responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e serviços. 2.2.2 Processamento Órgão responsável pelo recebimento dos documentos referentes aos pedidos de compra e montagem dos respectivos processos.
  39. 39. 41 2.2.3 Compras Locais A diferença fundamental nessas atividades é a formalidade no serviço público e a informalidade na iniciativa privada. As leis nºs 8.666/93 e 8.883/94 formalizam as licitações no serviço público. 2.2.4 Compras por Importação Envolvem a participação de especialistas em comércio exterior e estão expostas a contínuas modificações de regulamentos. 2.2.5 Diligenciamento (follow-up) Atividade que objetiva garantir o cumprimento das cláusulas contratuais, com especial atenção para o prazo de entrega acordado, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes em observância aos interesses da empresa. . Figura 9 - Modelo de solicitação de compra. Fonte: Trigueiro, 2001, p. 35. 2.3 Etapas do processo As principais fases do fluxo básico da compra são: a) preparação do processo – recebimento dos documentos e montagem do processo de compra; b) planejamento da compra – indicação de fornecedores e a elaboração de condições gerais e específicas; c) seleção de fornecedores – seleção para a respectiva concorrência em função da sua avaliação de desempenho; d) concorrência – expedição de consulta, abertura, análise e avaliação de propostas e negociação;
  40. 40. 42 e) contratação – julgamento da concorrência, negociação com o fornecedor vencedor e a adjudicação do pedido; f) controle de entrega – ativação, por meio do diligenciamento do fornecedor envolvido, o recebimento do material e o encerramento do processo. 2.4.0 Modalidades de Compra 2.4.1 Compra Normal Procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais e técnicas na aquisição de materiais, por meio de todas as etapas. É a mais vantajosa, pois permite ao comprador o estabelecimento de condições ideais para a empresa. 2.4.2 Compra em emergência Acontece quando a empresa falha na elaboração do planejamento ou no atendimento de necessidade oriunda de problemas operacionais. Observa-se a perda de várias etapas fundamentais, o que torna a compra em emergência desvantajosa, porque os preços obtidos são elevados em relação aos da compra normal. 2.5.0. CADASTRO DE FORNECEDORES São atribuições do cadastro de fornecedores: - qualificar e avaliar o desempenho dos fornecedores de materiais e serviços; - acompanhar a evolução do mercado; - subsidiar as informações e tarefas do comprador; - efetuar a manutenção dos dados cadastrais; - pontuar cada fornecedor com méritos e deméritos durante as fases de consulta e fornecimento. As premissas do cadastro de fornecedores são: - preço; qualidade; prazo. Essas premissas determinam a atuação do setor: - ter registrado fornecedores cujos produtos ou serviços possam ser de interesse efetivo ou potencial da empresa; - garantir um plantel de fornecedores com padrão acima do mínimo necessário; - despertar o interesse do fornecedor em manter-se atualizado perante as metas da empresa; - antecipar-se às necessidades de aquisição da empresa.
  41. 41. 43 2.5.1 Critérios de cadastramento A quantidade de empresas mantidas no cadastro varia em função do número e da diversidade dos materiais consumidos. Esse número não deve ser tão reduzido e nem tão elevado, mantendo uma quantidade equilibrada. Os critérios para cadastramento são: a) Critérios políticos São definidos pela administração da empresa, tendo como fatores: estabelecimento de prioridades para cadastramento de empresas da região ou do Estado, prioridade nas consultas a empresas de pequeno a médio porte etc. b) Critérios técnicos Envolvem as carências de abastecimento, na procura de desenvolvimento de novas alternativas de fornecimento. c) Critérios legais Aplicados exclusivamente às empresas estatais, autárquicas e do serviço público.
  42. 42. 44 Figura 10 - Modelo de ficha de cadastro de fornecedor Fonte: Trigueiro, 2001, p. 37. 2.5.2 Procedimentos para cadastro Basicamente, os fatores de decisão para inclusão de fornecedores fundamentam-se: - na estabilidade econômico-financeira; - na idoneidade comercial; - na capacidade produtiva; - na capacidade técnica; - na tradição no mercado. Os critérios para cadastramento envolvem duas fases distintas: a. fase inicial – análise preliminar; b. fase final – análise complementar. a) Fase inicial – análise preliminar Consiste na análise sumária e rápida dos documentos preliminares apresentados pelo interessado no cadastramento. Para tanto, os interessados devem apresentar:
  43. 43. 45 a. ato constitutivo da empresa, estatutos ou contrato social e alterações; b. atestados de capacidade técnica e/ou de fornecimento a outras empresas de ramo e porte equivalente; c. atestados de capacidade e idoneidade financeira; d. cópias dos dois últimos balanços; e. linha de produtos e/ou serviços oferecidos. Com esses documentos a empresa compradora poderá realizar as seguintes análises: a1) Análise social Verifica-se seu objetivo, capital e composição acionária. Com isso procura-se evitar o cadastro de empresas que em cuja composição acionária constem funcionários da empresa que está cadastrando; sócio e ex-sócio de empresas excluídas do cadastro por falta grave; sócio de empresa já cadastrada para a mesma linha de materiais etc. a2) Análise econômico-financeira É constatada por meio de balanços, referências bancárias e cartas de crédito, cadastrando apenas empresas tidas como solventes. a3) Análise técnica preliminar É realizada com base nos atestados de capacidade técnica e na relação de equipamentos, visando constatar a tradição comercial da empresa, o interesse nos materiais e serviços oferecidos, a necessidade ou não de visita técnica, a qualificação de produtos ou testes de materiais. b) Fase final – análise complementar Procede-se à análise complementar para as empresas aprovadas na fase preliminar, definindo ou não o registro. b1) Análise jurídica É realizada utilizando-se as certidões positivas dos cartórios de feitos executivos, certidões negativas de falência ou concordata e inscrições fiscais de âmbito federal, estadual e municipal. b2) Análise técnica conclusiva Sendo necessária, realiza-se a visita técnica, em companhia de especialistas no campo envolvido, por meio da qual obtêm-se os seguintes elementos para avaliação: a. recursos humanos: quantidade, qualidade e especialização; b. recursos materiais: maquinário, ferramental e instalações; c. organização: programação, controle da produção, segurança e lay-out; d. produção: capacidade, flexibilidade e diversificação;
  44. 44. 46 e. controle de qualidade: recebimento, produção e produto. 5.5.3 Aprovação de cadastro Depois de coletar os dados dos fornecedores a empresa deve efetuar a análise do conceito técnico do fornecedor: - Deficiente – não deverá obter registro; - Regular – poderá vir a ser registrada; - Bom e excelente – deverão ser cadastradas. 5.5.4 Seleção de fornecedores São os seguintes os critérios de seleção: - O fornecedor da última compra deve sempre ser indicado; - Não indicar fornecedores com atrasos na entrega; - Evitar consultas em grupos reduzidos de fornecedores; - Priorizar as consultas aos fabricantes; - Evitar a consulta a fornecedores com baixo índice de cotação. 5.5.5 Avaliação de fornecedores Os fornecedores devem ser constantemente e sistematicamente avaliados por meio dos seguintes critérios: a) Desempenho comercial; b) Cumprimento de prazos de entrega; c) Qualidade do produto; d) Desempenho do produto em serviço. a) Desempenho comercial São os seguintes aspectos: - Coleta de preços: número de respostas às consultas e obediência as condições gerais de fornecimento. - Cumprimento das condições contratuais: condições de pagamento, reajustes de preços, preços propostos e ética comercial. b) Cumprimento dos prazos de entrega O fornecedor é avaliado quanto a: - Cumprimento dos prazos de entrega; - Presteza no atendimento de emergências. c) Qualidade do produto O fornecedor é avaliado por meio da quantidade de devoluções efetuadas. d) Desempenho do produto em serviço O fornecedor é avaliado por meio das ocorrências de desempenho insatisfatório no serviço.
  45. 45. 47 2.6.0 CONCORRÊNCIA Concorrência é o procedimento inicial para a aquisição de materiais e serviços, por meio de consulta formal ao mercado, compreendendo a expedição de consulta aos fornecedores, abertura, análise e avaliação das propostas. 2.6.1 Modalidades de coleta de preços A coleta de preços pode ser: - normal; - em emergência; - para contratação mediante autorização de fornecimento; - para contratação por longo prazo. Figura 11 - Modelo de Ficha de cotação de preços Fonte: Trigueiro, 2001, p. 44. 2.6.2 Dispensa de concorrência A dispensa de concorrência é admitida quando: - aquisições de pequenos valores; - conveniência administrativa; - concorrência sem resposta; - concorrência com preços superiores aos do mercado; - fornecedor exclusivo; - compra de imóvel.
  46. 46. 48 2.6.3 Condições gerais da concorrência a) Preço Os preços unitários deverão ser cotados por item e incluir todas e quaisquer despesas e ônus. O proponente deve indicar expressamente se o preço cotado é reajustável. b) Alternativas Cotações para materiais similares aos discriminados ou alternativas de execução de serviços deverão ser apresentadas à parte. c) Garantia O proponente deverá garantir o produto ou serviço contra defeitos de fabricação, de material ou de execução, por período mínimo adequado a cada situação. d) Aceitação do material A aceitação do material está condicionada à conferencia de quantidade e de qualidade. Caso o material não seja aprovado, os encargos de frete e seguro, de ida e volta, correrão por conta do fornecedor. e) Outras condições Serão desqualificadas as propostas sem prazo de entrega, manuscrita, sem assinatura, entregue fora do prazo estabelecido, com preços ilegíveis ou sujeitos a qualquer tipo de confirmação posterior a critério do proponente, por ocasião da eventual encomenda ou da entrega, ou, ainda, que deixem de atender a quaisquer das exigências contidas nas instruções. f) Informações adicionais Algumas empresas, conforme o caso, costumam adotar a prática de indicar preço-teto ou preço de referência: - Preço-teto: é o preço máximo estipulado para aquisição. - Preço de referencia: é o preço mencionado como parâmetro formalmente ou informalmente.
  47. 47. 49 Figura 12 - Ficha de compra de material Fonte: Trigueiro, 2001, p. 38. 2.6.4 Etapas da concorrência a) Montagem do processo; b) Estipulação de datas de devolução e de abertura; c) Expedição e endereçamento; d) Recepção das propostas dos fornecedores; e) Abertura; f) Avaliação; g) Negociação; h) Adjudicação. 2.7.0. CONTRATAÇÃO A adjudicação representa a garantia mútua por meio da celebração do contrato de compra firmado entre comprador e vendedor. Utilizam-se os seguintes instrumentos para a adjudicação: - autorização de fornecimento; - contrato de longo prazo.
  48. 48. 50 Figura 13 - Ficha de autorização de fornecimento de material Fonte: trigueiro, 2001, p.46. 2.8.0 DILIGENCIAMENTO (FOLLOW-UP) A criação do setor de diligenciamento serve para a prevenção de eventuais desvios, objetivando garantir o cumprimento do prazo de entrega acordado, monitorando, fiscalizando, acompanhando e documentando as encomendas pendentes nos respectivos fornecedores. A atuação do diligenciamento pauta-se na localização e antecipação de problemas, no intuito de evitar surpresas desagradáveis, cobrando e oferecendo alternativas para os inevitáveis atrasos, que a empresa não pode suportar, por meio de contratações com outros fornecedores. O diligenciamento permite e possibilita que a empresa trabalhe: - com estoques relativamente mais baixos; - por meio de riscos mínimos de falta de material; - com menor imobilização de capital.
  49. 49. 51 O termo inglês follow-up significa seguir, acompanhar, agendar, daí sua aplicação na área de compras. O diligenciamento tem os seguintes objetivos: a) atingir e manter esquema de acompanhamento das encomendas para informar, sistematicamente, a situação de cada material em fase de aquisição; b) atingir e manter esquema de acompanhamento que possibilite o cumprimento dos prazos de entrega acordados e posicionando a situação das encomendas de materiais cujos estoques estejam críticos; c) atingir e manter o fluxo de informações ao comprador e ao cadastro de fornecedores relativas ao desempenho obtido no cumprimento dos prazos de entrega estabelecidos e ao grau de dificuldade provocado no diligenciamento. 2.8.1 Procedimentos para diligenciamento O grau de acompanhamento pode ser estabelecido em função dos seguintes fatores: a) possibilidade de falta no estoque do material em aquisição; b) natureza da compra: normal, urgente, de emergência; c) curva de consumo; d) necessidade do usuário. 2.8.2 Modalidades de diligenciamento Na gestão de estoques não se admite atraso, mas sim tolerância nos prazos de entrega, para evitar a ruptura do estoque e garantir a continuidade do abastecimento, pois a tolerância é inferior ao nível de emergência. Assim, o diligenciamento atua de três maneiras diferenciadas: a) atuação preventiva; b) atuação curativa; c) procedimentos especiais. 2.8.2.1Atuação preventiva O objetivo da atuação preventiva é evitar que ocorram atrasos na entrega de materiais encomendados que normalmente são: - materiais a vencer; - carteira de encomendas por fornecedor; - encomendas em aberto por fornecedor. Nesses casos devem ser avaliados: - a totalidade da carteira do fornecedor; - as encomendas a vencer nos próximos 15 dias; - a necessidade de convocar o fornecedor a prestar esclarecimentos;
  50. 50. 52 - as solicitações de prorrogação de prazos de entrega em função da posição do saldo físico, da tradição de consumo e da necessidade da empresa; - os problemas de ordem técnica ou comercial. 2.8.2.2 Atuação curativa O seu objetivo é evitar que os atrasos, quando ocorrerem, sejam longos, de tal forma que o atraso médio das encomendas vencidas seja curto, para não ocorrer a ruptura do estoque, analisando: - número de itens vencidos por fornecedor; - atraso individual das encomendas; - atraso médio do fornecedor. 2.8.3Procedimentos especiais Outros procedimentos, dependendo da empresa, podem vir a ser adotados para atender a necessidades particulares: - ativação de materiais para reformas; - ativação de materiais para reparos; - ativação de materiais críticos. Os instrumentos para acompanhar essas encomendas são: - relação geral de materiais para reformas, reparos gerais ou críticos; - relatório de materiais a vencer nos próximos 15 dias; - relatório de materiais vencidos; - relatório de materiais por fornecedor. 2.9.0. RECEBIMENTO A atividade de recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa. São atividades básicas do recebimento: a. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais; b. Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada; c. Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; d. Proceder a conferência visual, verificando condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; e. Proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; f. Decidir pela recusa aceite ou devolução, conforme o caso; g. Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor;
  51. 51. 53 h. Liberar o material desembaraçado para estoque no Almoxarifado. São vantagens do uso do sistema de recebimento: a. Racionalização e agilização, no âmbito operacional, das rotinas e procedimentos, em todos os segmentos do processo; b. Maior integração com os sistemas envolvidos; c. Estabelecimento de critérios administrativos mais adequados, para tratamento de pendências; d. Minimização das ocorrências de erros no processamento das informações. A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases: - 1ª fase: entrada de materiais; - 2ª fase: conferência quantitativa; - 3ª fase: conferência qualitativa; - 4ª fase: regularização. 2.9.1 ENTRADA DE MATERIAIS Representa o início do processo de recebimento, tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores, proceder à triagem da documentação suporte do recebimento, encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes ao sistema. a) Recebimento na portaria da empresa • Cadastramento dos dados de recepção. b) Recebimento no almoxarifado • Está voltada para a conferência de volumes; • Posicionamento do veículo no local exato de descarga; • Providenciar equipamento e material de descarga necessários. b1) Etapas do Recebimento no almoxarifado a. Exame de avarias e conferência de volumes. b. Recusa de recebimento. c. Liberação do Transportador. d. Descarga. 2.9.2 CONFERÊNCIA QUANTITATIVA É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: 1. Manual: para casos de pequenas quantidades. 2. Por meio de cálculo: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades.
  52. 52. 54 3. Por meio de balanças contadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças, como parafusos, porcas ou arruelas. 4. Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças. 5. Medição: em geral, as medições são efetuadas por meio de trenas. 6. Critérios de tolerância. 2.9.3 CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atividade também conhecida como Inspeção técnica que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. A análise de qualidade é efetuada por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de fornecimento com as condições consignadas na nota fiscal pelo fornecedor e examina os itens a seguir: a. Características dimensionais; b. Características específicas; c. Restrições de especificação. 2.9.3.1 Modalidades de inspeção de materiais a. Acompanhamento durante a fabricação: torna-se conveniente, por questões de segurança operacional, acompanhar in loco todas as fases de produção. b. Inspeção no fornecedor, produto acabado: por interesse da empresa compradora, será feita a inspeção do produto adquirido acabado em cada respectivo fornecedor. c. Inspeção por ocasião do recebimento: a inspeção dos materiais adquiridos pela empresa será feita por ocasião dos respectivos recebimentos. 2.9.3.2 Roteiro seqüencial de inspeção a) Documentos para inspeção a. Especificação de compra do material e alternativas aprovadas durante o transcorrer do processo de aquisição. b. Desenhos e catálogos técnicos. c. Padrão de inspeção. b) Seleção do tipo de inspeção Se total ou por amostragem, em conformidade com a Norma ABNT NB-309, utilizando-se conceitos estatísticos. c) Preparação do Material para inspeção Retirar a proteção ou embalagem que envolve o material. d) Análise visual Objetiva verificar sem a ajuda de instrumentos, o acabamento do material para detectar defeitos.
  53. 53. 55 e) Análise dimensional Objetiva verificar, utilizando instrumentos de medição, as dimensões dos materiais em análise. • Ensaios Os ensaios comprovam a qualidade, resistência mecânica, balanceamento, desempenho, funcionamento etc. a. Ensaios mecânicos: ensaios destrutivos. b. Ensaios elétricos. • Testes Os testes não destrutivos visam garantir a sanidade interna do material. • Consulta ao usuário do material • Resultado final É a liberação ou recusa do material analisado. 2.10.0 REGULARIZAÇÃO Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, por meio do laudo de inspeção técnica e da confrontação quantidades conferidas versus faturadas, respectivamente, para decisão de aceitar ou recusar e, finalmente, pelo encerramento do processo. 2.10.1 Documentos envolvidos na regularização a. Nota fiscal. b. Conhecimento de transporte rodoviário de carga. c. Documento de contagem efetuada. d. Parecer da inspeção. e. Especificação da compra. f. Catálogos técnicos. g. Desenhos. 2.10.2 Processamento O material liberado deverá ser processado mediante o documento de Comunicação de Recebimento. Esse documento dará origem as seguintes situações: a. Liberação de pagamento ao fornecedor; b. Liberação parcial de pagamento ao fornecedor; c. Devolução de material ao fornecedor; d. Reclamação de falta ao fornecedor; e. Estrada do material no estoque. 2.10.3 Devolução ao fornecedor Quando constatada irregularidade insanável, providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao fornecedor.
  54. 54. 56 2.10.4 Motivos de reclamação e/ou devolução ao fornecedor Os motivos mais freqüentes são: 1. Reclamação envolvendo casos de quantidade física diferente da faturada: a. Diferença de peso a menor; b. Diferença de quantidade a menor. 2. Devolução ao fornecedor, envolvendo problemas de qualidade ou quantidades maiores que as compradas: a. Embalagem em desacordo com a especificação. b. Material recebido com avarias. c. Material recebido diferente do solicitado. d. Diferença de peso a maior. e. Diferença de quantidade a maior. f. Material já fornecido anteriormente. QUESTÕES E EXERCÍCIOS 1. Por que a gestão correta da atividade de compras de materiais de uma empresa é considerada atualmente tão ou mais importante que a atividade de vendas? 2. Em quais aspectos a compra na modalidade normal é mais vantajosa que a compra em emergência? 3. O que o responsável pelo setor de compras pode fazer para evitar a contratação de maus fornecedores? 4. Por que a formalização do contrato de fornecimento por si só não garante que a empresa compradora iár efetivamente receber o material supostamente adquirido? 5. Faça uma pesquisa com comerciantes de sua região é levante informações sobre seus procedimentos de compras, como é feito o controle e quais problemas eles já enfrentaram com seus fornecedores. Depois, forme um grupo de debate com seus colegas de turma e compare os resultados levantados. Para saber mais, assista: www.youtube.com : negócios e soluções – estoque parte 1/3 , 2/3 e 3/3 – TV Sebrae.
  55. 55. 57 Objetivos 3 Aula ALMOXARIFADO Levar o aluno a entender a Meta da Aula importância do correto armazenamento de materiais e sua influência na gestão das empresas Ao final desta aula, você deverá ser capaz de: • Conhecer o que é um almoxarifado. • Identificar os principais critérios de armazenamento. • Avaliar as principais técnicas para armazenar.
  56. 56. 58 3.0 ALMOXARIFADO 3.1.1 Conceito - É o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoques da empresa. 3.1.2 Objetivos O principal objetivo do almoxarifado é impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza. Também são objetivos, assegurar: - O material adequado; - A quantidade exata; - O local certo; - Normas adequadas; - Preservação da qualidade; - Instalações adequadas; - Recursos de movimentação e distribuição suficientes; - Atendimento rápido e eficiente; - Proteger contra furtos e desperdícios. 3.1.3 Atividades do almoxarifado DESCARGA RECEBIMENTO E IDENTIFICAÇÃO TESTES Figura 14 - Fluxograma das atividades do almoxarifado. Fonte: Viana, 2000, p. 273. DECISÃO DE ACEITE OU DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR INVENTÁRIO SEPARAÇÃO DAS REQUISIÇÕES DE MATERIAL DISTRIBUIÇÃO VERIFICAÇÃO DA QUANTIDADE E QUALIDADE ARMAZENAGEM EXPEDIÇÃO
  57. 57. 59 3.1.4 Eficiência do almoxarifado A eficiência do almoxarifado depende: a) Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento das viagens de ida e volta. b) Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas. c) Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica. 3.1.5 Organização do almoxarifado As principais atribuições do almoxarifado são as seguintes: a) Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; b) Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; c) Manter atualizados os registros necessários. 3.2 ARMAZENAGEM 3.2.1.Objetivos O objetivo do armazenamento é maximizar o espaço disponível nas três dimensões do prédio: comprimento, largura e altura, da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Assim, deve-se observar: a) Determinação do local, em recinto coberto ou não; b) Definição adequada do layout; c) Definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais; d) Ordem, arrumação e limpeza, de forma constante; e) Segurança patrimonial, contra furtos, incêndio etc. A armazenagem compreende seis fases: FASES DESCRIÇÃO 1ª Verificação das condições pelas quais o material foi recebido, no tocante à proteção e embalagem. 2ª Identificação dos materiais. 3ª Guarda na localização adequada (endereçamento). 4ª Informação da localização física de guarda ao controle. 5ª Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento. 6ª Separação de pedidos para distribuição. Quadro 06: Fases da armazenagem.
  58. 58. 60 Com a otimização do armazém, consegue-se: a) Máxima utilização do espaço (ocupação do espaço); b) Efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos); c) Pronto acesso a todos os itens (seletividade); d) Máxima proteção aos itens estocados; e) Boa organização; f) Satisfação das necessidades dos clientes. Tarefas realizadas na administração de armazéns a) Oferecer um atendimento pontual aos clientes; b) Manter um controle dos itens, de modo que eles possam ser encontrados pronta e corretamente; c) Minimizar o esforço físico total e, conseqüentemente, o custo de transporte dos produtos para dentro e fora do depósito; d) Fornecer elos de comunicação com os clientes. Atividades relacionadas ao armazém: a) Receber produtos; b) Identificar os produtos; c) Despachar os produtos para armazenamento; d) Guardar os produtos; e) Escolher os produtos; f) Preparar a remessa; g) Despachar a remessa; h) Operar um sistema de informações. 3.2.2 Arranjo Físico (layout) O arranjo físico é a disposição física dos equipamentos, pessoas e materiais, da maneira mais adequada ao processo produtivo. Significa a colocação racional dos diversos elementos combinados para proporcionar a comercialização dos produtos. O arranjo físico é representado pelo layout, que significa colocar, dispor, ocupar, localizar, assentar. O layout é o gráfico que representa a disposição espacial, a área ocupada e a localização dos equipamentos, pessoas e materiais.
  59. 59. 61 Figura 15 - layout Fonte: Trigueiro,2001, p.25. Objetivos do layout: a) Assegurar a utilização máxima do espaço; b) Propiciar a mais eficiente movimentação de materiais; c) Propiciar a estocagem mais econômica, em relação às despesas de equipamento, espaço, danos do material e mão-de-obra; d) Fazer do armazém um modelo de boa organização. Para projetar um layout de um depósito deve-se: a) Definir a localização de todos os obstáculos; b) Localizar as áreas de recebimento e expedição; c) Localizar as áreas primárias, secundárias, de separação de pedidos e de estocagem; d) Definir o sistema de localização de estoque; e) Avaliar as alternativas de layout do armazém. Os principais aspectos do layout a serem verificados são os seguintes: a) Itens de estoque b) Corredores - Devem facilitar o acesso às mercadorias em estoque. - Quanto maior a quantidade de corredores maior será a facilidade de acesso e tanto menor o espaço disponível para o armazenamento. - Armazenamento com prateleiras requer um corredor para cada duas filas de prateleiras. - A largura dos corredores é determinada pelo equipamento de manuseio e movimentação de materiais.
  60. 60. 62 - A localização dos corredores é determinada em função das portas de acesso e da arrumação das mercadorias. c) Portas de acesso - Deve permitir a passagem dos equipamentos de manuseio e movimentação de materiais, tanto sua altura como a largura devem ser devidamente dimensionadas. - O local de expedição ou de embarque de mercadorias deve ser projetado para facilitar as operações de manuseio, carga e descarga. - O acostamento para veículos deve considerar a quantidade diária de embarques e desembarques, bem como o tempo de carga e descarga de caminhões. • Prateleiras e estruturas - Deve considerar o peso dos materiais. - As mercadorias leves devem permanecer na parte superior das estruturas e as mais pesadas na parte inferior. - O piso deve ser resistente para suportar o peso das mercadorias estocadas e o trânsito dos equipamentos de movimentação. Figura 16 - Planta baixa com layout de um armazém . Fonte: Internet 3.2.3. Critérios de Armazenagem A armazenagem pode ser simples ou complexa. A armazenagem se torna complexa em virtude de algumas características dos materiais como:
  61. 61. 63 • Fragilidade, combustibilidade, volatização, oxidação, explosividade, intoxicação, radiação, corrosão, inflamabilidade, volume, peso e forma. Os materiais de armazenagem complexa apresentam as seguintes necessidades especiais: a) Preservação especial; b) Equipamentos especiais de prevenção de incêndios; c) Equipamentos de movimentação especiais; d) Meio ambiente especial; e) Estrutura de armazenagem especial; f) Manuseio especial com uso de EPI’s. As alternativas de armazenamento são as seguintes: a) Armazenagem por agrupamento; b) Armazenagem por tamanhos; c) Armazenagem por freqüência; d) Armazenagem especial: - Ambiente climatizado; - Inflamáveis; - Perecíveis. e) Armazenagem em área externa; f) Coberturas alternativas: - Galpão móvel; - Galpão fixo. 3.2.4 Utilização cúbica e acessibilidade − Os produtos não são apenas estocados no chão, mas no espaço cúbico do depósito. − A capacidade do depósito depende da altura em que as mercadorias podem ser estocadas. − Também é exigido espaço para corredores, balcões de recebimento e entrega, escritórios e áreas para a escolha e montagem dos pedidos. − Para o cálculo do espaço para armazenamento, precisa-se de uma estimativa para o estoque máximo. Exemplo 01: Supondo-se que um máximo de 90.000 caixas deva ser estocado, sendo que 30 caixas cabem em cada pallet. É necessário um espaço para 3.000 pallets. Se os pallets forem empilhados em número de três, serão necessárias 1.000 posições de pallets. - Pallet é uma plataforma que, geralmente, tem aproximadamente as seguintes dimensões 1,22 x 1,02 x 0,1m. a) Acessibilidade − Significa a capacidade de alcançar os produtos desejados com um mínimo de trabalho.
  62. 62. 64 − Se nenhum outro produto tivesse que ser movido para que fosse possibilitado o acesso a uma unidade de armazenamento, não haveria problema algum de acessibilidade. − Quando várias unidades de armazenamento são armazenadas em uma área, cada produto deve ficar acessível, oferecendo um mínimo de dificuldade. b) Utilização cúbica Deve ser criado algum método para aumentar a utilização cúbica e manter a acessibilidade. Exemplo: itens empilhados ao longo de uma parede. 1 1 2 3 4 1 1 2 3 4 10 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 − Há acesso para todos os itens, exceto para o item 9, mas a utilização cúbica não está maximizada. − Há espaço para 30 pallets, mas apenas 21 espaços estão sendo utilizados (70%). Exemplo 02: Um pequeno depósito estoca cinco unidades de armazenamento diferentes em cargas de pallets. Se os pallets são empilhados em número e três e deve haver 100% de acessibilidade, quantas posições de pallets são necessárias? Qual a utilização cúbica? Unidade de armazenamento A 04 pallets Unidade de armazenamento B 06 pallets Unidade de armazenamento C 14 pallets Unidade de armazenamento D 08 pallets Unidade de armazenamento E 05 pallets TOTAL 37 pallets Resposta: Unidade de armazenamento Posições de pallets A: 04 pallets 02 B: 06 pallets 02 C: 14 pallets 05 D: 08 pallets 03 E: 05 pallets 02 Total 14 − Em 14 posições de pallets, há espaço para armazenar 14 x 3 = 42 pallets. − Número de pallets realmente armazenados = 37. − Utilização cúbica = 37 / 42 x 100 = 88%
  63. 63. 65 3.3.0.UTILIZAÇÃO DE PALLETS A paletização consiste na combinação de peças pequenas e isoladas, com o objetivo de realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. O pallet é uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível com a introdução de garfos de empilhadeira, paleteira ou outros sistemas de movimentação, e que permite o arranjo e o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o transporte num único carregamento. Figura 17 - pallet. Fonte: Internet. 3.3.1. Vantagens a) Melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente o espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo. b) Economia nos custos do manuseio de materiais, por meio de redução nos custos da mão-de-obra e do respectivo tempo normalmente necessário para as operações braçais. c) Possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual; d) Compatibilidade com todos os meios de transporte; e) Facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais; f) Permite disposição uniforme do estoque de materiais, o que, por sua vez, concorre para reduzir a obstrução nos corredores do armazém e pátios de descarga; g) Os pallets podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como paleteiras, empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem. 3.3.2. Dificuldades a) Utilização de embalagens não padronizadas; b) Pesos dos paletts;
  64. 64. 66 c) Vida curta e pragas que os atacam, quando fabricados em madeira. 3.3.3. Classificação 3.3.3.1. Tipos a) Pallet de face simples: - Com duas entradas; - Com quatro entradas. b) Pallet de face dupla: - Com duas entradas; - Com quatro entradas. Figura 18 - tipos de pallets . Fonte: internet. 3.3.3.2. Seleção Deve-se considerar na escolha de um pallet: − Peso; resistência; tamanho; necessidade de manutenção; material empregado na construção; umidade; tamanho das entradas para os garfos; tipo de construção; tipo de carga a ser carregada; capacidade de empilhamento; custo. 3.3.3.3. Materiais para fabricação Os pallets podem ser fabricados em madeira, em plástico ou metal. a) Pallets de madeira Desvantagens: durabilidade, necessidade de reposição e custo de reposição. b) Pallets de plástico Vantagens: resistência à umidade; resistência aos agentes químicos; baixo peso; superfícies lisas, sem pregos, parafusos ou grampos; baixo custo.
  65. 65. 67 Desvantagens: escorregadio; durabilidade comprometida; dificuldade de reparo. c) Pallets metálicos Vantagens: extremamente duráveis; grande rigidez e estabilidade. 3.4.0 Estruturas metálicas para armazenagem Para a correta utilização e otimização de todo o espaço do armazém, deve-se orientar a seleção de tipos de estruturas para armazenagem e para isso deve-se determinar a largura mínima de corredores e a altura máxima de empilhamento para manuseio de materiais: Manuseio Largura mínima do corredor (m) Altura máxima de empilhamento Manual 1,00-1,50 1,50-2,00 Empilhadeiras de contrapeso 3,00-4,00 4,00-5,00 Empilhadeiras retráteis 2,00-3,00 4,00-5,00 Empilhadeiras de garfos laterais 1,50-2,00 10,00-15,00 Empilhadeiras direcionais com garfos retráteis 1,50-2,00 10,00-15,00 Transelevadores de garfos deslocáveis para entrada lateral 1,00-1,50 10,00-15,00 Quadro 07: largura e altura dos corredores em função do tipo de equipamento utilizado. Figura 19 - : empilhadeira com garfo frontal. Fonte: internet. Os principais tipos de estruturas metálicas para armazenagem são: a) Estrutura leve em prateleiras de bandejas b) Estrutura porta-palete convencional c) Outros tipos de estrutura porta-palete d) Armazenagem pelo sistema flow rack e) Estrutura cantilever
  66. 66. 68 3.4.1 Outros tipos de estrutura porta-pallet Foram desenvolvidos para sistemas de alta densidade e para armazenagem dinâmica. 3.4.1.1 Drive-in Trata-se de porta-palete constituído de bloco contínuo, não separado por corredores intermediários, por meio do qual as empilhadeiras movimentam-se dentro da própria estrutura, para depositar ou retirar materiais. É recomendado para grande quantidade e pequena variedade de materiais. Figura 20 - estrutura metálica porta-pallet convencional. Fonte: Internet. Figura 21 - estrutura metálica porta-pallet drive-in. Fonte: Internet. Vantagens: a) Excelente aproveitamento da área disponível, maximizando o volume armazenado pela virtual ausência de corredores. b) Armazenamento, na metade da área, do mesmo número de paletes de um porta-palete convencional. c) Quando comparado com outro sistema de alta densidade, o investimento é relativamente baixo, proporcionando baixo custo por lugar-palete. d) Utilização de vários tipos de empilhadeiras, com mínimas modificações na estrutura de proteção do operador.
  67. 67. 69 e) Não havendo superposição de cargas, eliminação do esmagamento acidental ou mesmo da queda de pilhas. Desvantagens: a) Movimentação dos paletes que estão à frente para atingir os do meio. b) Movimentação do estoque, retirando-se por último o que entrou primeiro, condição que limita a variedade dos materiais selecionados para armazenamento, não se prestando, evidentemente, a perecíveis. 3.4.1.2 Drive-trhough A empilhadeira atravessa a estrutura, alimentando por um lado e retirando pelo lado oposto. 3.4.1.3 Armazenagem dinâmica Indicado para materiais a serem armazenados de conformidade com o método primeiro que entra primeiro que sai. − Corredores de acesso somente serão necessários para carga e descarga dos paletes. − Vários túneis são montados lado a lado. − Os paletes se movimentam sobre pistas de rolos ou de trilhos, por ação da gravidade, sem necessidade de empilhadeiras ou operadores. − São colocados por um lado, deslizam e retirados pelo outro. Figura 22 - : estrutura metálica porta-pallet para armazenagem dinâmica. Fonte: Internet. 3.4.1.4 Push back Trata-se de sistema por impulsão, que melhora a rotatividade e aumenta a seletividade, perfeito para até 4 paletes de profundidade, utilizando-se apenas um corredor para colocação e retirada do palete. − O palete colocado no trilho é empurrado pelo palete seguinte aclive acima.
  68. 68. 70 Figura 23 - estrutura metálica porta-pallet tipo push-back. Fonte: Internet. 3.4.2 Armazenagem pelo sistema flow rack Sistema que atende materiais de até no máximo 80kg/m. Os materiais são carregados pelo lado mais alto e descarregados pela frente, permitindo fácil acesso e rápida reposição. Figura 24 - estrutura de armazenagem do tipo flow rack. Fonte: Internet. 3.4.3 Estrutura cantilever Estrutura utilizada para armazenagem de peças de grande comprimento, barras, tubos e perfis. Os materiais armazenados nessa estrutura são manuseados por empilhadeira lateral.
  69. 69. 71 Figura 25 - estrutura metálica do tipo cantilever. Fonte: Internet. Figura 26 - estrutura metálica do tipo cantilever. Fonte: Internet. 3.5.0 Localização do estoque Relaciona-se com a localização de itens individuais no depósito. Não existe um único sistema universal de localização de estoque que seja adequado para todas as situações, mas há vários sistemas básicos que podem ser utilizados. O sistema ou sistemas a serem utilizados depende: − do tipo de produtos estocados; − do tipo de instalações de estocagens necessárias; − do processamento e do tamanho dos pedidos.
  70. 70. 72 3.5.1. Estocagem em função das características do material Os principais sistemas básicos de localização de estoques são: o Agrupar itens funcionalmente relacionados: agrupar os itens de utilização semelhante. Exemplo: colocar todos os itens de ferragens na mesma área do depósito. O pessoal encarregado do depósito se torna familiarizado com as localizações dos itens. o Agrupar itens de giro rápido (estocagem por freqüência): consiste em colocar, o mais próximo possível da saída, o material cuja freqüência de movimento é alta. Se os itens de giro rápido são colocados perto da área de recebimento e embarque, o trabalho de movê-los para dentro e para fora do estoque é reduzido. Itens de giro mais lento podem ser colocados em áreas mais remotas do depósito. o Agrupar itens fisicamente semelhantes (estocagem por tamanho (acomodabilidade), peso e espécies de materiais (ferro fundido, latão, madeira, etc.)): esses itens muitas vezes exigem suas próprias instalações de armazenamento e seu material de manuseio adequado. Itens acondicionados em pequenas embalagens podem exigir prateleiras, enquanto itens pesados, tais como pneus ou tambores, exigem instalações e equipamentos diferentes. Comidas congeladas exigem espaço de armazenamento em congeladores. o Colocar o estoque de trabalho e o estoque de reserva em locais separados (estocagem com separação entre lote de reserva e lote diário): quantidades relativamente pequenas de estoque de trabalho podem ser posicionadas perto da área de entrega e de remessa, enquanto o estoque de reserva, utilizado para repor o estoque de trabalho, pode ser colocado em um ponto mais remoto. 3.5.2. Métodos de Localização de estoque Existem dois sistemas básicos para atribuir locais específicos para itens individuais e que podem ser utilizados com qualquer um dos sistemas de localização anteriores: a) Localização fixa. - Atribui-se a uma unidade de armazenamento uma localização ou localizações permanentes e nenhum outro material é estocado ali. Vantagens Desvantagens Facilitam a localização de materiais. Possibilita armazenar e retirar itens com um mínimo de registros. Tem uma utilização cúbica ruim, não economizam espaço. São geralmente utilizados em pequenos depósitos, onde o aproveitamento do espaço não é

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