Administrando sua carteira de projetos

1. EXPLEO Em busca do melhor vôo aos projetos da sua empresa FEVEREIRO DE 2006
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Gestão de Portfolio –
administrando sua carteira de projetos
Mais importante que fazer projetos corretamente é fazer os
projetos corretos
André Silveira, PMP
Toda empresa está sujeita a recursos trabalho em andamento, concluído e trabalho
limitados, sejam financeiros ou de pessoal. A aprovado para execução.
alta gerência decide na aplicação destes
O foco não está no custo, mas sim no valor
recursos com o objetivo de atingir seus
que o trabalho traz a empresa. Projetos
objetivos. Assim, faz-se necessário a
então são eliminados ou postergados de
aplicação de um processo de priorização que
acordo com o valor que contribuem para o
permita identificar que projetos são mais
negócio.
importantes, quais trazem maior retorno e
que riscos estão envolvidos. Usando esta abordagem as decisões de
projeto se tornam decisões de negócio, assim
A partir desta definição direcionam-se os
garantem que o acompanhamento do
recursos para os projetos de maior prioridade
progresso e desempenho do projeto seja feito
e valor.
continuamente por aqueles que tomam as
Sabemos que este processo é complexo, decisões para o negócio.
principalmente em empresas de grande
porte, com centenas de projetos e diversos O que tem de fato impulsionado a
departamentos disputando os escassos adoção da Gestão de Portfolio?
recursos, na esperança de ter “seus” projetos
priorizados. Iniciativas de Tecnologia da informação (TI)
têm sofrido pressão para mostrar seu valor
Empresas sem critérios claros de seleção de para as empresas, orçamento e recursos
projetos, que permeiem toda a organização e escassos e um ambiente regulatório pós
orientados à luz de sua estratégia correm um Sarbanes-Oxley exige mais transparência e
alto risco de investir em projetos errados. comprometimento em relação aos grandes
investimentos.
Executando os projetos corretos
As principais forças convergentes para
Gestão de Portfolio, ou carteira de adoção são:
investimentos, é um termo muito usado em
finanças. O conceito remete a aplicação de • Provar o valor de TI para o negócio –
recursos de forma a maximizar seu retorno e 40% do capital investido é
minimizar seu risco. Para isto é necessário desperdiçado principalmente pela
avaliar diferentes opções de investimento e falta de alinhamento estratégico
escolher àquelas que melhor atendam os (Meta Group)
objetivos do investidor. • Orçamentos restritos e recursos
requerem alocação correta
A gestão de portfolio de projetos, Project • Aumento da necessidade de um
Portfolio Management (PPM), compartilha maior transparência e acurácia em
muitos dos conceitos envolvidos na gestão de transações e relatórios financeiros
carteiras de investimentos. corporativos
Com despesas de TI representando cerca de
Este processo fornece uma forma de escolha,
50% dos gastos de capital e projetos
priorização, autorização e gerenciamento de
fracassados beirando a casa dos 40%, existe
todo o trabalho em uma empresa, incluindo
uma baixa tolerância a desperdício em um
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ambiente econômico como o atualmente • Melhoria no equilíbrio de trabalho –
vivido. depois de categorizar seu portfolio a
empresa pode equilibrar melhor seus
Gestão de Portfolio de Produtos investimentos por tipo de projeto (ex.
redução de custos, aumento de
A aplicação da Gestão de Portfolio não se participação de mercado)
restringe a projetos de Tecnologia da • Aumento de colaboração – se a gestão
Informação. Departamentos de marketing e de portfolio de projetos for aplicada em
pesquisa e desenvolvimento (P&D) começam toda a empresa, os departamentos
a utilizar os mesmos conceitos aplicados a necessitarão operar mais coesos, uma
administração de portfolio de produtos. vez que os objetivos são comuns
Para cada 11 idéias de novos produtos, 3
entram na fase de desenvolvimento, 1,3 são Analistas do Gartner, divulgaram no Gartner
lançados e apenas 1 tem sucesso no PPM show de 2005 que empresas que
mercado1. Estima-se que 46% de todos os implementaram processos e ferramentas de
recursos alocados em desenvolvimento de gestão de portfolio têm obtido de 10 a 25%
produtos e comercialização são gastos em de reduções em custos e aumento de 5 a
produtos que são cancelados ou falham em 40% no retorno sobre investimento (TIR,
oferecer um retorno sobre investimento VPL) no portfolio de projetos para o mesmo
adequado.2 orçamento, ao financiar projetos de alto valor
Estudos como os acima citados, confirmam e cancelar projetos de alto custo e baixo
também o enorme desperdício de recursos no retorno.
desenvolvimento de produtos. Ciclos de vida
de produtos cada vez menores, pressão dos A necessidade do equilíbrio
acionistas por uma governança eficaz e a
Quanto maior a abrangência da aplicação da
constante demanda por produtos inovadores
gestão de portfolio de projetos maiores serão
faz da gestão de portfolio uma ferramenta
os ganhos colhidos.
essencial ao sucesso de empresas que
desejam crescer por meio de novos produtos. Os conceitos aqui apresentados podem ser
aplicados em diversas escalas, dependendo
Benefícios da Gestão de Portfolio do tamanho de sua empresa e da quantidade
e complexidade de seus projetos.
Entre os diversos benefícios3 da
administração do portfolio de projetos O primeiro passo está na compreensão da
podemos citar: composição dos portfolios atuais e,
juntamente com o planejamento estratégico,
• Mudança do foco de custos para o foco entender como eles estão alinhados.
em investimentos – decisões tomadas
em função do valor trazido pelo projeto Sua empresa pode ter portfolios classificados
• Melhoria da alocação de recursos – aloca por diversas formas, por exemplo:
os recursos aos projetos prioritários • A área de Tecnologia da Informação
• Melhoria no alinhamento em relação a pode ter como uma de suas
estratégia – decisões tomadas em um classificações o tipo de trabalho:
contexto amplo de metas e objetivos da Operacional (ex. operação de um
empresa help-desk), projetos (ex. implantação
de um sistema), melhoria (ex. um
1
A.L. Page “PDMA new product development upgrade de aplicativo) suporte (ex.
survey: Performance and best practices,” paper correção erros de uma aplicação)
conferência PDMA – Product Development • Marketing pode ter portfolios
Management Association, Chicago 1991. classificados por categorias de
2
Booz-Allen & Hamilton, New Product mercado: penetração (produtos ou
Management. serviços para aumento de
3
participação de mercado),
Parte dos conceitos apresentados foi re-editada
diversificação (novos produtos, novos
com a permissão da TenStep.
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mercados), Exploração (novos informações geradas em nível de projeto.
produtos, mesmos mercados). Assim, fica claro que o sucesso da gestão de
portfolio de projetos depende do
comprometimento da alta gerência na
Existem diversas maneiras de se classificar
construção e manutenção de um ambiente de
portfolios, o importante é descrevê-los de
gerenciamento de projetos eficaz.
forma que representem as diversas
perspectivas de seu negócio e englobem todo Como tomar uma decisão de escolha entre
o trabalho executado pela empresa. projetos sem um critério padrão de seleção
ou de avaliação de riscos? Como continuar a
Assim como em uma carteira de
investir em um projeto em andamento sem
investimentos, a alta direção da empresa
saber sua data de entrega com precisão?
precisa equilibrar seus portfolios de projetos,
Será que os recursos humanos necessários
contrabalançando riscos e retornos.
estão disponíveis?
Da mesma forma que existem investidores
Iniciativas como a implantação de um
conservadores, moderados ou agressivos a
Escritório de Projetos (PMO) e seu constante
empresa deverá se posicionar definindo seu
aprimoramento e incremento gradativo de
perfil de acordo com o momento em que se
novas responsabilidades, são fundamentais
encontra, levando em consideração todas as
para a consolidação de um ambiente de
forças do mercado.
gerenciamento de projetos de sucesso.
Algumas implementações de gestão de
Do desenvolvimento de um processo de
portfolio de projetos partem diretamente
seleção de projetos, a compilação do
para a tentativa de identificar e priorizar o
desempenho de diversos projetos ou a
trabalho do portfolio. Certamente este é um
implementação da revisão e alocação de
dos maiores benefícios do uso da gestão de
recursos, as atividades do escritório de
portfolio de projetos, entretanto existe um
projetos são de suma importância no apoio à
risco de você começar a discordar sobre qual
tomada de decisão.
é o trabalho que traz mais valor a empresa.
Um projeto com alto ROI (Retorno sobre
Investimento) pode não estar alinhado com a Ferramentas de Administração de
estratégia da empresa comprometendo seus Portfolio
objetivos em médio prazo. Confirmando a importante e inevitável
Torna-se fundamental refletir a estratégia da ligação entre administração de portfolio de
empresa em seus portfolios, estabelecendo o projetos e gerenciamento de projetos, as
equilíbrio entre projetos como meta. principais empresas de software como IBM,
Computer Associates, Microsoft ou SAP,
Certamente sua empresa nunca consiga oferecem ferramentas que integram
obter o equilíbrio perfeito, uma vez que funcionalidades que vão da iniciação,
muitas das forças envolvidas não podem ter planejamento, execução e controle de
sua ingerência. Neste caso, cabe então a alta projetos a administração de portfolios.
gerência re-ajustar seu portfolio buscando o
novo equilíbrio. A partir destes sistemas pode-se definir
papéis, estabelecer equipes, alocar trabalho
aos melhores recursos disponíveis
A importância da qualidade da
(acessando banco de dados de competências
informação
em sistemas de recursos humanos),
De forma a obter uma capabilidade eficaz de estabelecer seus próprios fatores críticos de
gestão de portfolio a empresa precisa ter sucesso, definir objetivos de custo, avaliar o
uma capabilidade eficaz de gerenciamento de status de seu portfolio a partir de diversas
projetos que suporte seus processos. perspectivas ou ser alertado sobre o status
de cada projeto quanto a atrasos ou estouros
Esta situação requer dos executivos e da alta de orçamento.
gerência o reconhecimento de que a
qualidade da gestão de portfolio está Estes sistemas, por meio de painéis de
diretamente condicionada a qualidade das controle oferecem à alta gerência as
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informações relevantes em alto-nível,
simultaneamente permitem aos membros da Como anda a gestão de seus
equipe de projetos se aprofundarem em um projetos?
nível mais detalhado, chegando até as suas Utilize estas perguntas para investigar como
atividades no projeto. sua empresa trata o tema Gestão de Portfolio
Onde começar: processos ou • Quão bem sua empresa está
administrando seu Portfolio de
ferramentas?
Projetos?
A experiência tem demonstrado que parte do • Seu portfolio reflete e apóia a
sucesso de uma implementação de gestão de estratégia de seu negócio?
portfolio está na capacidade de configurar o • Cada projeto está alinhado com os
fluxo de trabalho de acordo de acordo com os objetivos estratégicos de sua
processos que melhor se adeqüem ao empresa?
ambiente corporativo existente. • A distribuição dos investimentos em
seus projetos reflete suas prioridades
Da gestão de demanda a seleção de
estratégicas?
portfolios, do acompanhamento da execução
• O valor econômico do total de seu
a obtenção dos benefícios, deve-se iniciar
portfolio é maior do que você investiu
com processos bem definidos e uma
nele?
ferramenta de apoio.
• Uma vez que algum projeto inicia
A obtenção dos benefícios da gestão de existe uma pequena probabilidade de
portfolio de projetos requer uma mudança de que seja cancelado?
cultura, por isto, deve ser tratada como tal. • Os projetos de sua empresa são
eficientes em termos de prazo de
Seu progresso e colheita de resultados estão entrega?
diretamente ligados ao senso de urgência em • Seus índices de sucesso e
obtê-los, conseqüentemente, ao nível de desempenho de lucro de seus
comprometimento e governança projetos estão atendendo às
demonstrado pela alta gerência em adotá-la expectativas?
como instrumento de gestão. • A opinião de pessoas-chave em sua
Como vimos gestão de portfolio de projetos é empresa é freqüentemente captada
um processo complexo, diretamente na tomada de decisões de projetos?
dependente do estado de maturidade de • Você tem considerado qual é o
gerenciamento de projetos em que a equilíbrio correto de projetos para
empresa se encontra. seu novo portfolio de produtos?
• Existem projetos redundantes sendo
É preciso respeitá-lo, planejando e executados?
executando um plano de implantação que • Todos os projetos em andamento
galgue, etapa por etapa, cada um de seus foram justificados em um critério de
degraus, de forma consistente e segura. Só negócios sólido?
assim uma implantação como esta pode se
concretizar e se manter como um poderoso e
eficaz instrumento de gestão.
Apesar da grandeza dos desafios, gestão de
portfolio veio para ficar. Cerca de 50% das André Silveira, PMP, MBA
duas mil maiores empresas mundiais, Global
2000, adotaram alguma forma de gestão de Especialista em planejamento, gestão e controle de
projetos, certificado PMP, Project Management
portfolio em 2004.4
Professional, pelo Project Management Institute,
que representa a instituição de maior prestígio
internacional em Gerenciamento de Projetos.
Engenheiro, Administrador possui MBA em
Marketing, com vasta experiência e vivência
internacional em gestão de projetos.
4
Meta Group. Sócio-diretor da Expleo.
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